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Règlement intérieur des voyages

L’association Autour de l’art a pour objet de favoriser, développer et


promouvoir la connaissance de l’art contemporain et la découverte du
patrimoine artistique et culturel.

L’un des moyens mis en œuvre pour réaliser cet objectif est l’organisation
de voyages à but culturel, artistique et pédagogique.

Nous organisons 3 types de voyages:

 Des visites-découvertes d’une journée, généralement en bus, permettant


de découvrir un musée, une exposition, un site ou un événement régional.

 Des voyages d’étude de 3 ou 4 jours dans une grande ville européenne


à l’occasion d’un événement majeur de l’art contemporain et comprenant
aussi la visite des sites et musées de cette ville.

 Et, chaque année, un voyage du cycle l’histoire de l’art in situ pour


découvrir l’histoire de l’art d’une période dans un lieu particulièrement
représentatif de l’activité artistique de cette époque. Ce type de voyage
est toujours préparé par des conférences faites par le guide-conférencier
qui accompagnera le voyage.

Les voyages proposés par l’association ne sont pas des "voyages


organisés" tels que les proposent les agences de voyages. L’accent est mis sur
le côté culturel artistique et éducatif : les visites guidées des musées et
expositions se font avec l’association et leur prix est inclus dans celui du voyage.
Cependant la plus grande liberté vous est laissée pour la restauration et les
activités touristiques.

Quand les repas de midi et du soir ne sont pas prévus dans le descriptif
du voyage, vous devez vous organiser seul ou par groupe d’affinité pour les
assurer. Un plan de la ville et une liste de quelques restaurants vous sont
fournis.

En plus de l’hébergement et des transports l’association prend en charge


les visites guidées des musées prévues dans le descriptif et dont le programme
est affiché chaque jour à l’hôtel. Ces programmes laissent du temps libre pour
d’autres visites, culturelles, artistiques ou touristiques.

Quand le voyage n’est pas effectué en car, vous vous rendez à l’heure
aux points de rendez-vous dans les musées. Quand les déplacements ne
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peuvent se faire à pied nous vous remettrons un "pass" permettant d’utiliser
gratuitement les transports en commun pendant la durée du séjour.

L’hébergement est précisé dans le descriptif, sur la base d’un prix en


chambre double. La possibilité de chambre individuelle est possible mais
exceptionnelle.

Toutes les informations concernant le déroulement du voyage sont


indiquées sur le site de l’association. Aucune autre information ne sera donnée
par téléphone.

Inscriptions

Seuls les adhérents à jour de leur cotisation peuvent s’inscrire aux


voyages. Les parents, conjoints, enfants etc. de membres peuvent aussi
s’inscrire... à condition de devenir membres de l’association et d’acquitter leur
cotisation. Les enfants de moins de 12 ans ne peuvent pas voyager avec nous,
les mineurs de plus de 12 ans voyagent sous la responsabilité de leurs parents.
Le fait d’être membre d’une association elle-même membre de notre association
ne permet pas de s’inscrire à un voyage : l’adhésion doit être individuelle.

Les bulletins d’inscription sont joints aux descriptifs envoyés chaque


trimestre aux adhérents. On peut aussi les trouver sur le site voyart.org sous
forme d’un lien cliquable dans chaque descriptif de voyage. Il faut remplir ce
bulletin et le signer pour attester que vous avez pris connaissance du
Règlement Intérieur des Voyages (ce document).

Pour le premier voyage, vous devrez joindre à votre bulletin une


attestation d’assurance responsabilité civile chef de famille.

Paiement

Pour être inscrit à un voyage, vous devez joindre à votre bulletin un


chèque du montant demandé. Aucune inscription ou réservation sous quelque
forme que ce soit ne pourra être faite sans un chèque.

Si vous réglez en même temps des cotisations et des voyages, merci de


faire des chèques séparés : un pour les cotisations et un pour chaque voyage.

Un supplément de prix peut être demandé après l’inscription dans le cas


exceptionnel ou l’un de nos prestataires augmente lui-même ses tarifs : Coût
additionnel du à l’augmentation du prix de carburants pour le transport aérien
par exemple.

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Pour certains voyages il est prévu la possibilité d’un paiement fractionné :
Vous nous remettez 2 chèques, l’un est débité quand votre inscription est
confirmée, l’autre à une date ultérieure précisée sur le bulletin d’inscription.

Tous les inscrits reçoivent une confirmation d’inscription téléphonique ou


par courriel et leur chèque est encaissé. Quand un voyage est complet, vous
êtes mis sur liste d’attente et vous en êtes prévenus.

Assurance annulation

L’association n’étant pas une agence de voyage pratiquant un barème


fixe pour les remboursements en cas d’annulation, vous ne trouverez pas
d’assureur pouvant vous proposer une assurance annulation.

Il n’y a que deux cas ou l’association souscrit en votre nom une assurance
annulation :

Quand le voyage se fait en avion, le prix du vol est assuré


Quand le voyage est sous-traité à une agence de voyage, la totalité du
voyage est assurée.

L’existence de l’assurance annulation est alors mentionnée dans le descriptif


et son coût inclus dans le prix du voyage.

Attention, l’assurance annulation ne couvre que des causes bien précises


d’annulation, à titre indicatif :

 Décès, maladie grave ou accident de l’assuré ou de l’un de ces proches,

 Dommages matériels importants au domicile de l’assuré,

 Obtention d’un emploi ou d’un stage pendant le voyage pour un chômeur,

 Mutation obligeant l’assuré à déménager.

 ... Une copie du contrat d’assurance vous sera donnée lors de la réunion
d’information. En cas d’annulation, il est de votre responsabilité de suivre
les indications qui y figurent et contacter l’association, l’assureur et
éventuellement le transporteur, dans les meilleurs délais et de lui fournir
toutes les pièces justificatives requises au contrat.

Annulation hors assurance

Aucun remboursement n’est possible quand vous annulez une visite-


découverte (voyage d’une journée), mais vous pouvez faire profiter un autre
membre de votre inscription en prévenant l’association. Si vous ne trouvez pas
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de remplaçant, l’association proposera votre place, gratuitement, à un élève de
la classe préparatoire de l’école d’art de l’Agglomération

Si vous annulez un voyage, quel qu’en soit le motif, nous vous


rembourserons du prix de votre voyage diminué des frais que nous avons
engagés au moment de votre annulation. Ces frais comprennent la quote-part
des frais fixes : bus, conférencier, accompagnateur... et les frais déjà engagés
et non remboursables par le prestataire : avion, hôtel si annulation tardive etc.

Si vous trouvez un remplaçant ou s’il y a une liste d’attente nous ne


retiendrons que les frais de changements de réservation que nous aurons à
supporter.

Attention : A partir d’un certain délai avant un voyage en avion, les billets
ne sont plus transférables et nous ne pouvons plus prendre un nouveau billet :
vous ne pouvez donc plus être remplacé et nous retiendrons les frais
mentionnés plus haut

Le remboursement à la suite d’une annulation n’intervient au plus tôt


qu’une semaine après la fin du voyage pour que nous puissions réunir les
éléments permettant d’en calculer le montant.

Assurance Assistance-Rapatriement

L’association n’inclut pas en général d’assurance Assistance-


Rapatriement mais quand c’est le cas, cela est mentionné explicitement sur le
descriptif.

Si vous pensez avoir besoin d’une telle garantie c’est de votre


responsabilité de vous assurer auprès de votre assureur, de votre banque ou
d’un organisme tel qu’Europ Assistance, Mondial Assistance, Routard
Assistance etc. Il vous suffira de fournir la date, la destination et la durée de
voyage à l’un de ces organismes pour obtenir un devis et vous assurer.

Avant de souscrire une telle assurance, vérifiez que vous n’êtes pas déjà
couvert par votre police responsabilité civile chef de famille. Les assurances
liées aux cartes de crédit haut de gamme : Carte Premier ou Gold ne vous
couvrant que si vous payez le voyage avec ces cartes ne peuvent être utilisées
car l’association demande un paiement par chèque.

Pour les voyages en Europe, la carte européenne de Sécurité Sociale


disponible auprès de votre caisse vous assure de pouvoir être remboursé des
soins médicaux à l’étranger dès votre retour en France.

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Réductions, bourses de voyages, invités

L’association offre aux élèves des classes préparatoires de l’école d’art


de participer aux voyages en car à des prix très réduits ; Des bourses de
voyages peuvent être offertes à des jeunes gens très motivés dont les moyens
ne leur permettraient pas de payer le voyage. Ces bourses sont financées par
les dons des membres bienfaiteurs de l’association et décidées par le bureau
sur proposition du directeur de l’école.

Quand toutes les demandes d’inscription à une visite découverte ont été
satisfaites et qu’il reste quelques places vides dans le bus, le bureau peut
décider de les offrir à des invités en remerciement des services qu’ils auraient
rendus à l’association.

Accompagnateurs et Guides conférenciers

Les accompagnateurs et guides-conférenciers sont bénévoles, Ils ne


payent pas leur voyage, en totalité ou en partie mais ne peuvent prétendre à
aucune autre rétribution ou remboursement de frais. Le coût des
accompagnateurs et des guides conférenciers ne peut dépasser 10% du coût
total du voyage auquel ils participent. Les accompagnateurs sont les personnes
qui ont organisé le voyage et qui s’occupent des détails matériels et de
l’animation sur place.

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voyart@ouvaton.org - www.voyart.org

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