Crear una expresin En este artculo se explica cmo crear y usar expresiones en Microsoft Office Access 2007, el equivalente

de las frmulas en Microsoft Office Excel 2007. Se proporciona informacin bsica sobre las expresiones: qu son, por qu se usan y dnde se usan. Adems, en este artculo se explica cmo crear expresiones desde cero y cmo crearlas mediante la herramienta denominada Generador de expresiones. Observe que la informacin facilitada en este artculo se aplica a las expresiones en general, pero los pasos de los procedimientos se aplican nicamente a Office Access 2007. NOTA Si necesita informacin sobre la creacin de expresiones condicionales, que son expresiones que devuelven slo los valores que cumplen una condicin especificada, vea el artculo Crear expresiones condicionales (booleanas). Expresiones En Office Access 2007, una expresin es el equivalente de una frmula en Office Excel 2007. Una expresin se compone de varios elementos que se usan, solos o en combinacin, para generar un resultado. Esos elementos pueden ser: Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, las propiedades de estos campos o controles. Operadores, como + (ms) o - (menos). Funciones, como SUMA o PROMEDIO as como los argumentos que se usan con las funciones. Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o nmeros no calculados por una expresin. Se usa una expresin para realizar un clculo, recuperar el valor de un campo o control, proporcionar criterios a una consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados, y definir un nivel de grupo para un informe. Se usa una expresin cuando se necesitan crear valores que no residan directamente en los datos. Por ejemplo, puede que necesite calcular el impuesto sobre las ventas de un pedido, o bien, calcular el valor total del propio pedido. Otras veces, necesitar agregar criterios a una consulta o un filtro, es decir, informacin que determina qu registros va a devolver la consulta o van a aparecer cuando se aplique un filtro. En otros casos, puede que desee definir un valor predeterminado o una regla de validacin para un campo o control. En todos estos casos, se usa una expresin. En la siguiente tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y cmo suelen usarse: Expresin =[FechaRequerida]-[FechaEnvo] Finalidad Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos controles de cuadro de texto (denominados FechaRequerida y FechaEnvo) de un informe. Establece en la fecha actual el valor predeterminado de un campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora. Crea un campo calculado en una consulta. Se usa para especificar los criterios de un campo Fecha/Hora en una consulta. Devuelve el valor del control SubtotalPedido del subformulario Pedidos que est en el formulario Pedidos.

Fecha() PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100 Entre #01.01.2005# Y #31.12.2005# =[Subformulario Pedidos].Formulario!SubtotalPedido >0

Establece una regla de validacin para los campos numrico de una tabla: los usuarios debern especificar valores mayores que cero. Tal y como puede comprobar en los ejemplos anteriores, una expresin de Access no es slo un clculo matemtico sino que tiene diversas finalidades. Asimismo, puede observar que las expresiones de ejemplo difieren entre ellas en algunos aspectos. Por ejemplo, algunas expresiones comienzan con el operador de igualdad =. Cuando se calcula un valor para un control ubicado en un formulario o informe, se usa el operador = para comenzar la expresin. En otros casos, no se usa el operador =. Por ejemplo, cuando se escribe una expresin en una consulta o en la propiedad Valor predeterminado o Regla de validacin de un campo o control, no se usa el operador = a menos que se agregue la expresin a un campo de texto de una tabla. En algunas casos, como cuando se agregan expresiones a consultas, Access quita el operador = automticamente. Para obtener ms informacin sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artculo Gua de la sintaxis de expresiones. En las siguientes secciones se describen ms detalladamente las distintas partes de una expresin. Los ejemplos que figuran en las secciones incluyen asimismo descripciones breves de la sintaxis de esas expresiones. Identificadores Un identificador es el nombre de un campo, una propiedad o un control. Los identificadores se usan en las expresiones para hacer referencia al valor asociado a un campo, una propiedad o un control. Por ejemplo, consideremos la expresin =[FechaRequerida][FechaEnvo]. Esta expresin resta el valor del campo o control FechaEnvo del valor del campo o control FechaRequerida. En esta expresin, FechaRequerida y FechaEnvo son los identificadores. Operadores

Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritmticos esperados como +, -, * (multiplicar) y / (dividir). Se pueden usar asimismo los operadores de comparacin para comparar valores, los operadores de texto para concatenar (combinar) texto, los operadores lgicos para determinar los valores True o False, y otros operadores especficos de Access. Para obtener informacin detallada sobre los operadores, vea la seccin Tabla de operadores. Funciones y argumentos Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones se usan para una amplia variedad de operaciones, como el clculo de valores, la manipulacin de texto y fecha y los resmenes de datos. Por ejemplo, una funcin que se usa frecuentemente es la funcin Fecha, que devuelve la fecha actual. La funcin Fecha puede usarse de diversas maneras, como una expresin que establece el valor predeterminado de un campo en una tabla. De ese modo, cuando se agrega un nuevo registro, el valor predeterminado del campo es la fecha actual. Algunas funciones requieren argumentos. Un argumento es un valor que proporciona datos a la funcin. Si una funcin requiere ms de un argumento, los argumentos van separados mediante una coma. Por ejemplo, consideremos la funcin Fecha en la siguiente expresin de ejemplo: =Formato(Fecha(),"mmmm d, aaaa") En este ejemplo se usan dos argumentos: en primer lugar, la funcin Fecha proporciona la fecha actual. El segundo argumento, separado del primero por una coma, es una cadena de texto que indica a la funcin Formato cmo debe aplicar formato al valor de la fecha. Tenga en cuenta que la cadena de texto est encerrada entre comillas. Como regla general, cuando se necesita suministrar texto, ste se coloca entre comillas. Esta expresin tambin ilustra un principio que debe recordar cuando siga este procedimiento: a menudo se puede usar el valor devuelto por una funcin como argumento de otra funcin. Para obtener ms informacin sobre cmo usar las comillas y la sintaxis de expresiones en general, vea el artculo Gua de la sintaxis de expresiones. Por ltimo, Access admite numerosas funciones incorporadas. Para obtener vnculos a la informacin sobre las funciones, vea el artculo Funciones (organizadas por categora). Constantes Una constante es un elemento con nombre cuyo valor se mantiene constante mientras se ejecuta Access. Normalmente, las constantes que ms se usan en las expresiones son True, False y Nulo. Asimismo, se pueden definir constantes propias en cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede usar en los procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programacin que Access usa. NOTA No se pueden usar constantes de Microsoft Visual Basic en las funciones personalizadas usadas en las expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los das de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday representa el lunes, y as sucesivamente. Cada una de estas constantes tiene un valor numrico correspondiente: el valor numrico de vbSunday es 1, de vbMonday es 2, y as sucesivamente. No se pueden usar estas constantes en las funciones personalizadas a las que se llama desde una expresin. En ese caso, se deben usar los valores numricos. Valores Se pueden emplear valores literales en las expresiones, como el nmero 1.254 o la cadena "Especifique un nmero del 1 al 10". Los valores numricos pueden ser una serie de dgitos, incluidos un signo y un separador decimal si es preciso. En caso de que falte el signo, Access supone que se trata de un valor positivo. Para convertir un valor en un valor negativo, incluya el signo menos (-). Tambin se puede usar la notacin cientfica. Para ello, incluya "E" o "e" y el signo del exponente (por ejemplo, 1,0E-6). Cuando use cadenas de texto como constantes, colquelas entre comillas. En algunos casos, Access insertar las comillas. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresin para una regla de validacin o criterios de consulta, Access coloca automticamente las cadenas de texto entre comillas Por ejemplo, si escribe el texto Pars, Access muestra "Pars" en la expresin. Si desea que una expresin genere una cadena que se encuentre realmente entre comillas, podr colocar la cadena anidada entre comillas simples (') o entre tres grupos de comillas dobles ("). Por ejemplo, las siguientes expresiones son equivalentes Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "Pars" ' Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "Pars" " " Para usar valores de fecha u hora, colquelos entre signos de almohadilla (#). Por ejemplo, #7-3-07#, #7-mar-07# y #mar-7-2007# son valores de fecha vlidos. Cuando Access detecta un valor de fecha u hora entre caracteres #, trata automticamente el valor como un tipo de datos Fecha/Hora. Por qu se usan las expresiones En Access, se usan expresiones cuando se necesita realizar cualquiera de las siguientes tareas: Calcular valores que no existen directamente en los datos. Se pueden calcular valores para los campos de tabla, consultas y controles en formularios e informes.

Definir un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario o informe. Los valores predeterminados aparecern cada vez que se abra una tabla, un formulario o un informe. Crear una regla de validacin. Las reglas de validacin controlan qu valores los usuarios pueden especificar en un campo o control. Definir criterios para una consulta. En la siguiente ilustracin se muestran algunas expresiones tpicas que se usan en los casos aqu descritos:

Por ejemplo, supongamos que necesita calcular el importe total en dlares de un artculo de lnea en una factura. Normalmente, no se almacena el total de los artculos de lnea en la base de datos, sino que se calcula, segn proceda, a partir de dos artculos que deben almacenarse en la base de datos: la cantidad y el precio. A continuacin, se usa una expresin como sta para calcular el valor: =CMoneda([Cantidad]*[Precio]) Esta expresin multiplica la cantidad por el precio y, a continuacin, usa la funcin CMoneda (convertir en moneda) para convertir el resultado en el tipo de datos Moneda. Tambin se puede calcular un descuento para cada pedido. Se puede crear asimismo un campo en una consulta que calcule un total de artculo de lnea y, a continuacin, usar ese valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta generada a partir de este clculo se denomina campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresin en una consulta calcula los totales de artculos de lnea con un descuento aplicado: PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio unidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100 La expresin asigna a la columna resultante el nombre PrecioTotal. Se crea un campo calculado cuando se necesitan realizar clculos u operaciones con los datos de dos o ms campos de tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan los nombres y apellidos en distintos campos. Si desea combinar los nombres y apellidos y mostrarlos en un solo campo, deber crear un campo calculado en una consulta. Algunos usuarios intentan crear ese tipo de campos calculados directamente en tablas pero, de manera predeterminada, las tablas no admiten este tipo de operacin: no proporcionan un campo o propiedad a la que se pueda agregar la expresin necesaria. Un campo calculado que combine los nombres y apellidos sera como ste: [Nombre] & " " & [Apellido]. En este caso, los signos de Y comercial combinan los valores de los campos Nombre y Apellido con un espacio: las comillas dobles separadas por un espacio. Se pueden usar asimismo expresiones para proporcionar un valor predeterminado a un campo de tabla o un control. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha cuyo valor predeterminado debe ser la fecha actual, escriba Fecha() en el cuadro de propiedad Valor predeterminado de ese campo. Se pueden usar asimismo expresiones para definir una regla de validacin. Por ejemplo, puede que use una regla de validacin que requiere que la fecha especificada sea posterior o igual que la fecha actual. En ese caso, defina el valor del cuadro de propiedad Regla de validacin en >= Fecha(). Por ltimo, tambin se pueden usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Por ejemplo, supongamos que desea ver las ventas de productos correspondientes a los pedidos enviados en un perodo de tiempo determinado. Puede especificar criterios para definir un intervalo de fechas y Access devuelve slo las filas que cumplen los criterios: Entre #1/1/2007# Y #31/12/2007# Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuacin, ejecute la consulta, se devolvern slo los valores que coincidan con las fechas especificadas. Dnde y cmo usar las expresiones Se pueden usar expresiones en muchos puntos de una base de datos. Por ejemplo, los formularios, informes, tablas, consultas y macros tienen todos propiedades que aceptan expresiones. Por ejemplo, se pueden usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de los controles. Se pueden usar asimismo en la propiedad Regla de validacin de los campos de

tabla. Adems, cuando se escribe cdigo de VBA para un procedimiento de evento o un mdulo, a menudo se usan expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o consulta. Descripcin breve de la sintaxis de las expresiones Las expresiones usan a menudo los datos de las tablas y consultas as como los datos almacenados en los controles de formularios e informes. Para usar esos datos, las expresiones hacen referencia a los nombres de los campos de las tablas y consultas as como a los nombres de los controles. Para usar nombres de campos y controles en las expresiones, colquelos entre corchetes ([ ]). Por ejemplo, si desea usar un campo de tabla denominado Precio unidad en una expresin, escriba [Precio unidad]. Si escribe un nombre que no incluya espacios ni caracteres especiales, Access lo coloca automticamente entre corchetes. Si un nombre incluye espacios o caracteres especiales, deber escribir los corchetes. Para obtener ms informacin sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artculo Gua de la sintaxis de expresiones. Usar expresiones en controles de formularios e informes Puede asignar un nombre a un control calculado definiendo la propiedad Nombre del control. El nombre debe ser nico entre todos los nombres de controles del formulario o informe. Adems, debe ser distinto de cualquier nombre de campo o control usado en la expresin para ese control, y debe ser diferente de cualquier nombre de campo de la tabla o consulta subyacente. Puede usar este nombre para hacer referencia al valor del control en otras expresiones del formulario o informe. Los puntos ms comunes donde se usan expresiones son: En un control de cuadro de texto de un formulario o informe De este modo se crea un control calculado. Por ejemplo, supongamos que desea crear un subtotal que sume todos los artculos de lnea en un formulario de pedido. El subtotal del formulario podra ser como ste:

Para calcular el subtotal, coloque un control de cuadro de texto en el formulario y establezca la propiedad Origen del control del cuadro de texto en la siguiente expresin: =Suma([campo_de_tabla]) En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores de subtotal. Ese campo puede residir en una tabla o consulta. La funcin Suma calcula el total de un conjunto de valores del origen de registros. En los siguientes pasos se explica cmo escribir una expresin en un control de cuadro de texto. Escribir una expresin en un control de cuadro de texto En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el cuadro de texto que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Propiedades para mostrar la hoja de propiedades del control. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. En la ficha Datos o la ficha Todas de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen del control del cuadro de texto y, a continuacin, escriba = y el resto de la expresin. Por ejemplo, para calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]) y asegrese de reemplazar el nombre del campo con campo_de_tabla. O bien, Haga clic en el botn Generar expresiones. situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresin mediante el Generador de

La hoja de propiedades ser similar a la que aparece en la siguiente ilustracin:

Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios. Usar expresiones en criterios de consulta Se usan expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolver nicamente las filas que cumplan los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya fecha de envo corresponde al ao 2004. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresin en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo se usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada FechaEnvo. Para definir un intervalo de fechas, especifique los siguientes criterios: Entre #01.01.2004# Y #31.12.2004# La columna FechaEnvo ser similar a la que aparece en la siguiente ilustracin.

La expresin determina si los valores de la columna FechaEnvo forman parte del intervalo de fechas especificado. Observe que las fechas aparecen entre signos de almohadilla (#). Access trata los valores entre signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Si es la primera vez que usa Access, al tratar esos valores como datos de fecha u hora, se pueden realizar clculos con ellos. Para obtener ms informacin sobre el uso de los datos de fecha y hora, vea los artculos Especificar un valor de fecha u hora e Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha. Especificar criterios en la cuadrcula de diseo de la consulta En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que desee especificar criterios. Escriba la expresin de criterio. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Configuracin de consultas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de expresiones y generar los criterios. NOTA No coloque el operador = delante de la expresin de criterio. Si desea disponer de un rea ms amplia para escribir la expresin, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro de dilogo Zoom.

Usar expresiones para crear campos calculados en una consulta Se usa una expresin para crear un campo calculado en una consulta. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar el ao de envo de un pedido como parte de una consulta. Para crear el campo calculado, coloque la siguiente expresin en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta: Ao de envo: Formato([FechaEnvo],"aaaa") En este caso, la expresin usa la funcin Formato para extraer el ao de los valores de un campo denominado FechaEnvo. A continuacin, la funcin Formato aplica al ao el formato de cuatro dgitos. Al colocar Ao de envo: delante de la expresin se asigna a la columna resultante el nombre Ao de envo.

Crear un campo calculado en la vista Diseo de la consulta En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Haga clic en la celda Campo de la columna en la que desee crear el campo calculado. Escriba la expresin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Configuracin de consultas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de expresiones y generar los criterios. NOTA No coloque el operador = delante de la expresin de criterio, sino que comience la expresin con un nombre seguido de un signo de dos puntos. Por ejemplo, escriba PrecioTotal: para iniciar una expresin que cree un campo calculado denominado PrecioTotal. Usar expresiones en la propiedad Regla de validacin de un campo de tabla Otro punto donde las expresiones son tiles es la propiedad Regla de validacin de un campo de tabla. Supongamos que tiene una tabla denominada Inventario con un campo denominado Unidades disponibles y desea definir una regla que obligue a los usuarios a especificar un valor mayor o igual que cero. En otras palabras, el inventario nunca puede ser un nmero negativo. Para ello, use la expresin que aparece en la siguiente ilustracin.

Escribir una regla de validacin para un campo de tabla En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar. En la ficha General, haga clic en la propiedad Regla de validacin. Escriba la expresin. O bien, Haga clic en el botn Generar expresin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de expresiones. situado a la derecha del cuadro de propiedad para iniciar el Generador de expresiones y crear la

NOTA No coloque el operador = delante de la expresin cuando cree una regla de validacin. El punto clave que debe recordar cuando trabaje con expresiones de reglas de validacin es que deben devolver True para que se acepte el valor. Por ello, en este ejemplo, el valor de [Unidades disponibles] debe ser >=0. Si no es as, Access mostrar el texto que aparece en el cuadro de propiedad Texto de validacin. Si no se ha especificado ningn texto en el cuadro de propiedad Texto de validacin, Access mostrar su propio mensaje para indicar que el valor especificado est prohibido por la regla de validacin del campo. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Usar expresiones en la propiedad Regla de validacin de un control Puede establecer asimismo la propiedad Regla de validacin de un control. Por ejemplo, supongamos que usa un formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y desea asegurarse de que la ficha inicial no es anterior al 1/1/2004. Puede establecer las propiedades Regla de validacin y Texto de validacin del cuadro de texto en el que va a especificar la fecha inicial de la siguiente manera. Propiedad Regla de validacin Texto de validacin Valor >=#1/1/2004# No se puede especificar una fecha anterior a 1/1/2004.

Si intenta especificar una fecha anterior al 1/1/2004, aparecer un mensaje. Tras hacer clic en Aceptar, Access volver al cuadro de texto.

Especificar una regla de validacin para un control En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, Si el formulario o informe ya est abierto, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documentos y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botn Vista para alternar entre las vistas disponibles. Tambin puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del men. Haga clic con el botn secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Access muestra la hoja de propiedades del control. Haga clic en la ficha Todas y, a continuacin, haga clic en el cuadro de propiedad Regla de validacin. Escriba la expresin o haga clic en el botn Generar mediante el Generador de expresiones. situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresin

NOTA No coloque el operador = delante de la expresin cuando cree una regla de validacin. De manera opcional, cambie la propiedad Texto de validacin.

Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios. Si especifica un valor prohibido por la regla de validacin, puede presionar ESC mientras que el cursor est en el control para restaurar el valor original o predeterminado. A continuacin, puede especificar un valor que cumpla la regla de validacin. Si la propiedad Origen del control del control es un campo de tabla, se recomienda definir la propiedad Regla de validacin del campo, adems de la del control. De ese modo se aplica siempre la regla, independientemente del formulario o de la consulta que se use para actualizar el campo. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Usar expresiones para definir los valores predeterminados de un campo de tabla Puede usar una expresin para almacenar un valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo, supongamos que desea insertar automticamente la fecha y la hora en un campo denominado FechaPedido cada vez que agrega un nuevo registro. Podr usar una expresin similar a la siguiente.

La expresin usa la funcin Ahora para insertar la fecha y la hora en el campo FechaPedido. Especificar un valor predeterminado para un campo en una tabla En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar. En la ficha General, haga clic en la propiedad Valor predeterminado. Escriba la expresin o haga clic en el botn Generar mediante el Generador de expresiones. situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresin

Si enlaza un control a un campo de tabla y si el control y el campo tienen un valor predeterminado, el valor predeterminado del control tiene prioridad. Para obtener ms informacin sobre cmo definir los valores predeterminados, vea el artculo Establecer valores predeterminados para campos o controles. Usar expresiones para definir los valores predeterminados de los controles Otro punto donde suele usarse una expresin es la propiedad Valor predeterminado de un control. La propiedad Valor predeterminado de un control se comporta de manera similar a la propiedad Valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo, si desea especificar la fecha actual como valor predeterminado de un cuadro de texto denominado FechaPedido, puede usar una expresin como la siguiente.

Esta expresin usa la funcin Fecha para que se devuelva la fecha actual, pero no la hora. Si enlaza el cuadro de texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el valor predeterminado del control tiene prioridad. A menudo tiene ms sentido

establecer la propiedad Valor predeterminado del campo de tabla porque el valor predeterminado se aplica siempre al control, a menos que el control lo reemplace. Especificar un valor predeterminado para un control En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, Si el formulario o informe ya est abierto, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documentos y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botn Vista para alternar entre las vistas disponibles. Tambin puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del men. Haga clic con el botn secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Access muestra la hoja de propiedades del control. Haga clic en la ficha Todas y, a continuacin, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado. Escriba la expresin o haga clic en el botn Generar mediante el Generador de expresiones. Cierre la hoja de propiedades. Para obtener ms informacin sobre cmo definir los valores predeterminados, vea el artculo Establecer valores predeterminados para campos o controles. Usar expresiones para realizar acciones de macro En algunos casos, quizs desee llevar a cabo una accin o una serie de acciones en una macro solamente si se cumple una condicin concreta. Por ejemplo, supongamos que desea que se ejecute una accin de macro solamente si el valor de un cuadro de texto es igual a 10. Para ello, use una expresin para definir la condicin en la columna Condicin de la macro. En este ejemplo, se supone que el cuadro de texto se denomina "Items" (Elementos). situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresin

Escribir una condicin para una accin de macro En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la macro que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Si no ve la columna Condicin en el diseador de macros, en la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones. En la columna Condicin, haga clic en la celda en blanco situada junto a la accin de macro que desee cambiar y, a continuacin, escriba la expresin condicional. Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la macro. Al igual que en el caso de la propiedad Regla de validacin, la expresin en la columna Condicin debe devolver True o False. La accin de macro se ejecuta nicamente si la condicin es True. Para obtener ms informacin sobre la creacin de macros, vea los artculos Conceptos bsicos de las macros en Access 2007 y Crear una macro. Usar expresiones para agrupar y ordenar los datos de informes

Se usa el panel Agrupacin, orden y total para definir los niveles de agrupacin y criterios de ordenacin de los datos de un informe. El panel reemplaza el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar incluido en las versiones anteriores de Access. El panel se puede mostrar y usar nicamente cuando hay un informe abierto en la vista Diseo; el panel aparece en la misma ventana que el informe. En la siguiente ilustracin se muestra el panel tal y como aparece cuando se abre por primera vez:

Si es la primera vez que usa Access, la agrupacin es el proceso de combinar columnas que contienen valores duplicados. Por ejemplo, supongamos que una base de datos contiene informacin de ventas de las oficinas en diversas ciudades. Uno de los informes ms comunes en ese tipo de base de datos es "Ventas por ciudad", y la consulta que proporciona los datos del informe agrupa los datos por los valores de ciudad. Al agruparse la informacin, sta puede resultar ms fcil de leer y comprender. En cambio, la ordenacin es el proceso de imponer un orden en las filas (los registros) de los resultados de consulta. Por ejemplo, se pueden ordenar de manera ascendente o descendente los registros por sus valores de clave principal (u otro conjunto de valores en otro campo), o bien, se pueden ordenar, por ejemplo, alfabticamente por uno o varios caracteres. Cuando proceda, recuerde que, de manera predeterminada, las consultas en Access devuelven los registros usando el medio ms rpido posible. Cuando se crea una consulta, puede que Access devuelva los datos de una manera que tenga sentido, como por la secuencia de los valores de clave principal. No obstante, cuando los usuarios cambian los datos y agregan o quitan filas, puede que Access devuelva los datos en otra secuencia porque esa nueva secuencia es ms rpida. Se impone un criterio de ordenacin cuando se necesita que las consultas devuelvan los datos en la misma secuencia, independientemente de los campos realizados en esos datos. Para obtener ms informacin sobre la combinacin de valores de texto, vea la seccin Combinar valores de texto. Agregar agrupacin y ordenacin a un informe En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, Si el informe ya est abierto, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documentos y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botn Vista para alternar entre las vistas disponibles. Tambin puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del men. En la ficha Diseo, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. El panel Agrupacin, orden y total aparece en la parte inferior del rea de trabajo. Haga clic en Agregar un grupo para agregar un nivel de agrupacin al informe. O bien, Haga clic en Agregar un orden para agregar un criterio de ordenacin al informe. Aparece un nuevo grupo o criterio de ordenacin en el panel, adems de una lista de los campos que proporcionan datos para el informe. En esta ilustracin se muestra un grupo y un criterio de ordenacin nuevos, adems de una ventana que contiene los campos disponibles:

En la ventana que contiene los campos disponibles, haga clic en expresin para iniciar el Generador de expresiones. Escriba la expresin en el cuadro de expresin (cuadro superior) del Generador de expresiones. Asegrese de comenzar la expresin con el operador de igualdad (=). Agregar una expresin a un grupo o criterio de ordenacin existente Repita el paso 1 de la anterior seccin para abrir el informe en la vista Diseo. Haga clic en el grupo u orden que desee cambiar. Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de agrupacin) u Ordenar por (para los criterios de ordenacin). Aparece una ventana que contiene los campos disponibles. En la parte inferior de la ventana que contiene los campos, haga clic en expresin para iniciar el Generador de expresiones. Escriba la expresin en el cuadro de expresin del Generador de expresiones. Asegrese de comenzar la expresin con el operador de igualdad (=). Para obtener ms informacin sobre el Generador de expresiones, vea la siguiente seccin. Para obtener ms informacin sobre cmo agrupar y ordenar los datos en informes, vea el artculo Crear un informe agrupado o de resumen. Volver al principio Usar el Generador de expresiones para crear expresiones Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear expresiones. El Generador de expresiones permite obtener fcilmente acceso a los nombres de los campos y controles de una base de datos, as como a un gran nmero de las funciones incorporadas que estn disponibles cuando se escriben expresiones. Si sirve de ayuda, puede considerar el Generador de expresiones como una forma de buscar e insertar elementos difciles de recordar, como nombres de identificadores (por ejemplo, campos, tablas, formularios y consultas) as como nombres de funciones y argumentos. Puede usar el Generador de expresiones para crear expresiones desde cero, o bien, puede seleccionar una de las expresiones previamente generadas para mostrar los nmeros de pgina, la fecha actual y la fecha y hora actuales. Puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayor parte de las ubicaciones donde se escriben manualmente las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o bien, la propiedad Regla de validacin de un campo de tabla. En general, si ve el botn Generar ( ), puede hacer clic en l para iniciar el Generador de expresiones.

En la siguiente ilustracin y el texto que aparece a continuacin se muestra el Generador de expresiones:

Cuadro de expresin La seccin superior del generador contiene un cuadro de expresin donde se genera la expresin. Puede escribir manualmente la expresin en el cuadro o puede seleccionar elementos de las tres columnas en la seccin inferior del Generador de expresiones y agregarlos al cuadro de expresin. Para agregar un elemento, haga doble clic en l o seleccinelo en una de las columnas y, a continuacin, haga clic en Pegar. Botones de operador La seccin central del Generador de expresiones muestra botones que permiten insertar operadores aritmticos y lgicos comunes en la expresin. Para insertar un operador en el cuadro de expresin, haga clic en el botn apropiado. Para mostrar una lista ms exhaustiva de los operadores que se pueden usar en las expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en la columna inferior izquierda y, a continuacin, haga clic en la categora que desee en la columna central. La columna derecha mostrar todos los operadores de la categora seleccionada. Para insertar un operador, haga doble clic en l o seleccinelo y, a continuacin, haga clic en Pegar. Elementos de expresin La seccin inferior contiene tres columnas: En la columna izquierda se muestran carpetas con los formularios, informes, tablas y consultas de la base de datos, as como las funciones incorporadas disponibles, las funciones definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. En la columna central se muestran los elementos o categoras de elementos especficos de la carpeta seleccionada en la columna izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporradas en la columna izquierda, en la columna central se muestran las categoras de funciones. En la columna derecha se muestran los valores, si los hay, de los elementos seleccionados en las columnas izquierda y central. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la columna izquierda y, a continuacin, hace clic en una categora de funciones de la columna central, en la columna derecha se muestran todas las funciones incorporadas de la categora seleccionada. Para crear una expresin, escriba texto en el cuadro de expresin y pegue elementos de las otras reas en el Generador de expresiones. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna inferior izquierda para ver los objetos de la base de datos as como las funciones, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. Cuando hace clic en un elemento de la columna izquierda, las dems columnas cambian en consecuencia. Por ejemplo, cuando hace clic en el nombre de una tabla en la columna izquierda, la columna central muestra los campos de esa tabla. Cuando hace doble clic en Funciones y, a continuacin, hace clic en Funciones incorporadas, la columna central muestra todas las categoras de funciones y la columna derecha muestra las funciones de esas categoras. Cuando hace doble clic en una funcin para insertarla en una expresin, la funcin y el texto que indica los argumentos necesarios para esa funcin aparecen como texto de marcador de posicin en el cuadro de expresin. Podr reemplazar ese texto con los valores de argumento. Cuando pega un identificador (el nombre de un campo de tabla o control) en la expresin, el Generador de expresiones inserta slo las partes del identificador que son necesarias en el actual contexto. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades de un formulario denominado Clientes y, a continuacin, pega un identificador para la propiedad Visible del formulario en la expresin, el Generador de expresiones pega nicamente el nombre de la propiedad Visible. Si usa esta expresin fuera del contexto del formulario, deber incluir el identificador completo: Formularios![Clientes].Visible. Iniciar el Generador de expresiones en una tabla, un formulario o un informe En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la tabla, el formulario o el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Si abre una tabla, en la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar y, a continuacin, en la ficha General, haga clic en la propiedad que va a contener la expresin y haga clic en el botn Generar situado junto a la propiedad.

O bien, Si abre un formulario o informe, haga clic con el botn secundario en el control que desee cambiar, haga clic en Propiedades, busque la propiedad que va a contener la expresin y, a continuacin, haga clic en el botn Generar propiedad. Iniciar el Generador de expresiones en una consulta En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, Si la consulta est abierta, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Haga clic en la celda de la cuadrcula de diseo que va a contener la expresin. Por ejemplo, haga clic en la celda Criterios de la columna a la que desee proporcionar criterios, o bien, haga clic en la celda Campo de la columna donde desee crear un campo calculado. En la ficha Diseo, en el grupo Configuracin de consultas, haga clic en Generador. Para obtener ms informacin sobre la creacin de expresiones, incluidas expresiones de ejemplo y sintaxis de expresiones, vea el artculo Gua de la sintaxis de expresiones. Volver al principio Usar expresiones a efectos prcticos En esta seccin se presentan algunas de las formas en las que se pueden usar las expresiones para solucionar problemas y calcular la informacin necesaria para los formularios, informes y tablas. "Estampar" la fecha y hora actuales en un nuevo registro En algunas tablas, es importante realizar un seguimiento de ("estampar") la fecha o de la fecha y hora cuando se agrega un registro. Para que Access rellene automticamente ese valor, puede crear un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y establecer la propiedad Valor predeterminado del campo en Fecha() o Ahora(). La funcin Fecha devuelve la fecha actual almacenada en el reloj del sistema del equipo. La funcin Ahora devuelve la fecha y hora actuales. En los siguientes pasos se explica cmo agregar un nuevo campo a una tabla, establecer en Fecha/Hora el tipo de datos del campo y, a continuacin, agregar la funcin Ahora o Fecha al campo. Agregar un campo de Fecha/Hora y un campo de marca de hora En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos. Haga clic en la primera columna en blanco, situada en el extremo de la tabla. Si no encuentra la columna en blanco, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el campo, como Fecha de agregacin y, a continuacin, presione ENTRAR. O bien, Haga clic con el botn secundario del mouse en la columna, haga clic en Cambiar nombre, escriba un nombre para el campo y, a continuacin, presione ENTRAR. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista Tipo de datos y seleccione Fecha/Hora. Guarde los cambios, mantenga la tabla abierta y vaya al siguiente grupo de pasos. Agregar una expresin de fecha a un campo de Fecha/Hora Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la tabla y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la columna Nombre del campo, haga clic en el nuevo campo. En la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado. situado junto a la

Escriba Ahora() o Fecha(). Haga clic en el cuadro de propiedad Mostrar el Selector de fecha y establezca el valor en Nunca. Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la tabla. A partir de ahora, cuando agregue un nuevo registro a la tabla, Access insertar automticamente la fecha o la fecha y la hora en el campo Fecha de agregacin. Combinar valores de texto Para combinar los valores de dos o ms campos de texto, se usa el operador de Y comercial (&). Por ejemplo, supongamos que tiene un formulario denominado Empleados. Especifica el nombre y los apellidos de los empleados en distintos campos, pero desea mostrar el nombre completo del empleado en el encabezado de formulario. Para mostrar el nombre completo, puede usar esta expresin: =[Nombre] & " " & [Apellidos] La expresin usa el operador & para combinar los valores de los campos Nombre y Apellidos. La expresin usa asimismo un par de comillas dobles separadas por un carcter de espacio para insertar un espacio entre el nombre y los apellidos. Recuerde que los espacios entre los nombres de campo y los operadores de Y comercial no afectan a la apariencia de los datos (slo ayudan a que la expresin sea ms fcil de leer). Para insertar algo entre los campos, como un espacio, signo de puntuacin o texto literal, ese valor adicional debe colocarse entre comillas. A modo de otro ejemplo, puede usar esta expresin para mostrar los apellidos y nombres, separados por una coma: =[Apellidos] & ", " & [Nombre] En este caso, los valores entre comillas insertan una coma y un espacio entre los nombres. En los pasos de esta seccin, se supone que tiene un formulario y una tabla con los campos Nombre y Apellidos. Si no es as, puede modificar la expresin de estos pasos para que se ajuste a sus datos. Agregar un cuadro de texto con una expresin para nombres completos En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Datos. Cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a =[Nombre] & " " & [Apellidos] y, a continuacin, presione TAB. Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios. Puede que intente combinar registros sin ningn valor especificado en un campo. El valor ausente se denomina valor nulo. Cuando se usa el operador & y hay un campo sin valor, Access devuelve una cadena de longitud cero para ese campo. Por ejemplo, si el registro de un empleado tiene slo apellidos, la expresin del anterior ejemplo devuelve una cadena de longitud cero para el campo Nombre, un carcter de espacio y el valor del campo Apellidos. Al combinar valores, puede que desee incluir un valor, como una coma, slo cuando hay datos en un campo concreto. Para ello, use el operador + en vez del operador &. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Cliente y la tabla contiene los campos Ciudad, Regin y Cdigo postal. Desea combinar esos campos para un informe y puede que algunos registros no tengan ningn valor en el campo Regin. En ese caso, aparecer una coma no deseada delante del cdigo postal si usa el operador &. Para eliminar la coma no deseada, puede usar el operador +, tal y como se muestra en la siguiente expresin de ejemplo: =([Ciudad] & (", " + [Regin]) & " " & [Cdigo postal])

El operador + combina texto de la misma manera que el operador &. Sin embargo, el operador + admite la propagacin de valores nulos. Esto significa que si algn componente de una expresin es nulo, toda la expresin ser nula. En el anterior ejemplo, observe la seccin (", " + [Regin]). Dado que se usa el operador +, la expresin entre las parntesis internas incluye una coma slo si hay un valor en el campo Regin. Si no hay ningn valor, se aplica la propagacin de valores nulos, por lo que toda la expresin entre las parntesis internas ser nula y se "ocultar" la coma. Crear controles calculados para realizar clculos aritmticos Se pueden usar expresiones para restar, multiplicar y dividir los valores de dos o ms campos o controles. Por ejemplo, supongamos que registra la fecha en la que un cliente necesita recibir un pedido y la fecha de envo del pedido. Podr determinar con cuntos das de antelacin o retraso se envi un pedido restando el valor que figura en el campo FechaEnvo del valor que aparece en el campo FechaRequerida. Esto es posible porque Access puede realizar clculos aritmticos con fechas.

El resultado de un clculo de fecha se denomina intervalo. Este valor contiene un componente de das en el lado izquierdo del separador decimal y un componente de tiempo en el lado derecho. Si el valor devuelto es un nmero positivo, sabr con cuntos das de antelacin se envi el pedido. Si el valor es negativo, sabr con cuntos das de retraso se envi el pedido. Si el valor es 0, sabr que el pedido se envi a tiempo. En los pasos que se describen en esta seccin, se supone que dispone de un formulario enlazado a una tabla de datos que contiene pedidos. A su vez, la tabla Pedidos contiene los campos FechaRequerida y FechaEnvo. Puede modificar la expresin que figura en los siguientes pasos para que funcione con su base de datos. Agregar un cuadro de texto que contiene una expresin para calcular el nmero de das de antelacin o de retraso En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuacin, haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =[FechaRequerida]-[FechaEnvo] y, a continuacin, presione TAB. NOTA No olvide reemplazar los identificadores de FechaRequerida y FechaEnvo con los nombres de los campos de su tabla. Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la hoja de propiedades. Cuando usa los operadores +, , *, / o \ para realizar un clculo con dos valores y uno de los valores es nulo (es decir, no se ha especificado ningn valor), el valor de la expresin es nulo. Por ejemplo, si una de las fechas en la anterior expresin es nula, toda la expresin tambin ser nula. En un informe, esto genera un espacio en blanco. Si desea reemplazar el valor nulo con 0, puede usar la funcin Nz para convertir el valor nulo en cero. Por ejemplo: =Nz([FechaRequerida]-[FechaEnvo],0) NOTA Asimismo, puede configurar los campos de una tabla de modo que los usuarios no puedan especificar valores nulos. Al disear la tabla, establezca el valor de la propiedad Requerido de ese campo en S y establezca la propiedad Valor predeterminado de ese campo en un valor que no sea nulo. Sumar los valores de dos controles Puede que desee sumar los valores de dos controles. Por ejemplo, para calcular el costo total de un pedido, sumar los valores de los controles Subtotal y Transporte, tal y como se muestra en la siguiente ilustracin.

En los siguientes pasos, se supone que dispone de un formulario con dos controles que contienen datos numricos. En este caso, los controles se denominan Subtotal y Transporte. Puede modificar el nombre de los controles en la siguiente expresin para que sta funcione con sus datos.

Agregar un cuadro de texto con una expresin que calcula un total En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Todas. Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Propiedad Nombre Origen del control Formato Valor Total =[Subtotal]+[Transporte] Moneda

NOTA No olvide cambiar los identificadores en la expresin (Subtotal y Transporte) al nombre de los controles que figuran en su formulario. Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la hoja de propiedades. Multiplicar dos valores para calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado Supongamos que necesita calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado para un pedido. Para ello, puede usar una expresin que multiplique dos valores existentes: la tasa del impuesto sobre las ventas y el subtotal de cada pedido. Puede incluir la expresin en un control de cuadro de texto y mostrar los resultados en un formulario o informe. Para este ejercicio, suponemos que dispone de dos campos de tabla: Tasa de impuesto sobre las ventas y Subtotal. Asimismo, puede almacenar estos valores en otros controles de un formulario o informe, pero para este ejercicio suponemos que residen en una tabla. Agregar un cuadro de texto con una expresin para calcular el importe de un impuesto En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Todas. Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Propiedad Nombre Origen del control Formato Valor Impuesto sobre las ventas =[Subtotal]*[Tasa de impuesto sobre las ventas] Moneda

NOTA No olvide cambiar los identificadores de los campos (Subtotal y Tasa de impuesto sobre las ventas) a los nombres de los campos en su base de datos. Cierre la hoja de propiedades. Sumar y contar grupos de registros

A menudo va a tener que sumar los valores almacenados en un grupo de registros. Por ejemplo, puede que necesite calcular un total de grupo para el pie de grupo de un informe, o bien, un subtotal de pedido para los artculos de lnea en un formulario. Otras veces, puede que necesite contar el nmero de artculos en vez de sumarlos. Para calcular una suma para un grupo de registros, se usa la funcin Suma. Para contar un grupo de registros, se usa la funcin Cuenta. Por ejemplo, para contar el nmero de pedidos en un informe que muestra los pedidos agrupados por cliente, puede usar la siguiente expresin: =Cuenta([IdPedido]) Puede usar nombres de campo en la expresin de los argumentos de las funciones Suma y Cuenta, pero no puede usar nombres de control. Los nombres de campo pueden proceder de una tabla o consulta. Incluso puede usar el nombre de un campo calculado de una consulta. Sin embargo, cuando desea calcular el total de los valores de un control calculado, debe repetir la expresin usada en el control calculado. Cuando desea hacer referencia a la misma expresin ms de una vez en un formulario o si va a usar una funcin, como Suma, debe considerar si puede incluir la expresin en la consulta subyacente del formulario. De ese modo, el clculo puede realizarse en la consulta en vez del formulario. A menudo, los clculos se realizan con mayor rapidez en las consultas. Para obtener ms informacin sobre cmo sumar y contar, vea los siguientes artculos: En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en las que se pueden usar estas funciones. Crear un control calculado en un formulario y hacer referencia a ese control desde otro formulario A veces, puede que tenga que crear un control calculado (es decir, un control que usa una expresin como origen de datos) y, a continuacin, hacer referencia a los valores de ese control desde otro control ubicado en otro formulario. En los pasos descritos en esta seccin se explica cmo usar la funcin SUMA en un control calculado y, a continuacin, cmo hacer referencia a ese control desde otro formulario. En los pasos se supone el uso de una base de datos de pedidos y de un formulario de entrada de pedidos que est formado por dos componentes: un formulario principal y un subformulario. El formulario principal contiene datos sobre todo el pedido, como la direccin de facturacin y la direccin de envo. El subformulario contiene informacin detallada sobre los artculos de lnea del pedido, como los productos, las cantidades de cada producto y los precios unitarios de cada producto. Diferentes consultas proporcionan datos a cada componente y la consulta del subformulario tiene un campo calculado que se denomina PrecioTotal. En este ejemplo, el "precio total" es la cantidad de producto de cada artculo de lnea multiplicada por el nmero de artculos, descuentos, etc. Para calcular los subtotales de cada pedido, deber sumar los valores del campo PrecioTotal. Para ello, agregue la siguiente expresin a un cuadro de texto. En este ejemplo, el cuadro de texto est ubicado en el pie del subformulario:

En los siguientes pasos se explica cmo agregar el control calculado al subformulario. En la informacin que figura despus de estos pasos se explica cmo hacer referencia al control desde otro control. Agregar un cuadro de texto con una expresin que calcula subtotales en un subformulario En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el subformulario que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Si no ve la seccin del pie de formulario, haga clic en la barra Pie del formulario y, a continuacin, arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. En la seccin del pie de formulario, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuacin, haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Todas y, a continuacin, defina los valores de propiedad tal y como se muestra en la siguiente tabla. Propiedad Nombre Origen del control Valor Subtotal de pedido =Suma([Precio total])

Formato

Moneda

NOTA Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con su base de datos, no olvide cambiar el nombre del campo PrecioTotal al nombre del campo de su base de datos. Haga clic en el cuadro situado en la esquina superior izquierda o derecha del subformulario (es el cuadro situado junto a la regla) para mostrar las propiedades de todo el subformulario Busque el cuadro de propiedad Vista predeterminada y cambie su valor a Hoja de datos. Guarde los cambios, cierre la hoja de propiedades y vaya a los siguientes pasos. Si bien el cuadro de texto situado en el subformulario calcula el subtotal del pedido, puede que no desee mostrar los valores resultantes en el subformulario porque los subformularios a menudo aparecen como hoja de datos. Si se agrega un subtotal, esto significa al menos que los usuarios van a ver muchas veces el mismo valor. Por ejemplo, el resultado podra ser el siguiente: Producto Producto 1 Producto 2 Cantidad 4 5 Precio de la unidad 8,00 $ 9,00 $ Descuento 0,00% 0,00% Precio total 32,00 $ 45,00 $ Subtotal 137,00 $ 137,00 $

Producto 3 6 10,00 $ 0,00% 60,00 $ 137,00 $ Tal y como puede comprobar, parte de los datos de resumen pertenece a un solo campo y, a menudo, tiene ms sentido colocar ese campo en un formulario principal. Para ello, agregue un control al formulario principal que haga referencia al control del subformulario. En la siguiente ilustracin se muestra cmo hacerlo:

Nombre del control de subformulario en el formulario principal Propiedad Formulario, que proporciona acceso a los controles y propiedades del subformulario Nombre del control de cuadro de texto en el subformulario En los siguientes pasos se explica cmo crear un cuadro de texto que haga referencia a los valores de otro control. Crear el control En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario principal que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Busque el rea en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuacin, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Todas. Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Propiedad Nombre Origen del control Formato Valor Subtotal =[Subformulario Pedidos].Formulario![SubtotalPedido] Moneda

NOTA Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los identificadores (los nombres del formulario y del control entre corchetes) a los nombres que figuran en su base de datos. Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la hoja de propiedades.

Buscar un valor en una tabla Al disear un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea el valor al que est enlazado el formulario. Por ejemplo, supongamos que dispone de un formulario denominado Productos que est enlazado a una tabla denominada Productos. Tras disear el formulario, sin embargo, decide que el formulario debe mostrar el nombre del proveedor de cada producto, que reside en una tabla denominada Proveedores. Access permite realizar esta tarea de dos maneras distintas. Puede usar el Asistente para bsquedas para crear un campo de bsqueda (es la tcnica ms comn) o puede crear una expresin. En este tema no se aborda el Asistente para bsquedas. Si desea obtener ms informacin sobre este asistente, vea el artculo Agregar o cambiar un campo para buscar un valor en otra tabla. Para crear una expresin que busque valores en otra tabla, se usa la funcin DBsq. La funcin DBsq tiene tres argumentos: El nombre del campo cuyo valor se desea buscar La tabla o consulta donde est ubicado el campo De manera opcional, los criterios que se van a usar para buscar el registro Para agregar el proveedor, abra el formulario Productos en la vista Diseo y, a continuacin, agregue el cuadro de texto denominado Nombre del contacto. La expresin que debe usar para este cuadro de texto es: =DBsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & Formularios!Productos!IdProveedor) Agregar el cuadro de texto del proveedor En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario principal que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Busque el rea en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuacin, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Todas. Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Propiedad Etiqueta Origen del control Valor Nombre del contacto =DBsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & Formularios!Productos!IdProveedor)

Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la hoja de propiedades. Esta expresin busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre de contacto del proveedor cuyo identificador coincide con el valor del control IdProveedor en el formulario Productos. Observe cmo se usa el operador & para generar el tercer argumento. Un error comn que debe evitar es la colocacin de todo el argumento entre comillas. Slo debe colocarse entre comillas el texto delante del operador &. NOTA Como alternativa a la funcin DBsq, puede modificar la consulta subyacente de modo que incluya nicamente la informacin necesaria. A menudo resulta ms eficaz usar una consulta. Agregar una fecha de impresin a un informe Los usuarios de informes a menudo desean conocer la fecha de impresin de los informes. Esta informacin les indica si disponen de datos actualizados. Para que Access rellene la fecha, se usa la funcin Ahora o la funcin Fecha. La funcin Ahora devuelve la fecha y la hora actuales almacenadas en el reloj del equipo. La funcin Fecha devuelve nicamente la fecha actual. Puede usar la funcin Formato para aplicar al resultado de cualquiera de estas funciones alguno de los formatos de fecha y hora disponibles. Agregar la fecha de impresin a un informe En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Si no ve la seccin del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuacin, arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.

En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. En la seccin del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Todas y, a continuacin, defina los valores de propiedad tal y como se muestra en la siguiente tabla. Propiedad Nombre Origen del control Formato Valor Fecha de impresin ="Impresin " & Fecha() Fecha mediana

Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la hoja de propiedades. Imprimir el nmero de pgina en un informe Al disear un informe que ocupa ms de una pgina impresa, deber agregar nmeros de pgina. Para ello, puede usar la propiedad Pgina, que numera automticamente las pginas cuando se obtiene la vista previa o se imprime el informe. La propiedad Pgina est disponible nicamente cuando se obtiene la vista previa o se imprime un informe, por lo que no aparece en la hoja de propiedades del informe. Para usar la propiedad Pgina, coloque un cuadro de texto en el encabezado o pie del informe y, a continuacin, escriba Pgina en la propiedad Origen del control del cuadro de texto. Es el mismo procedimiento que el usado cuando se emplea la funcin Ahora o Fecha, excepto que no se incluyen parntesis detrs de la propiedad Pgina. En esta ilustracin se muestra cmo se agrega la propiedad Pgina directamente a un control de cuadro de texto:

Adems, puede crear asimismo una expresin que use las propiedades Pgina y Pginas. La propiedad Pginas devuelve el nmero total de pginas de un informe. Por ejemplo, la siguiente expresin genera la numeracin de pginas con el formato Pgina 1 de 10. ="Pgina " & [Pgina] &" de " & [Pginas] En los siguientes pasos se explica cmo agregar al pie de un informe una expresin que usa ambas propiedades. En los pasos se explica cmo agregar nmeros de pgina en la vista Diseo y en la vista Presentacin. Usar la vista Diseo para agregar la numeracin de pginas En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Si no ve la seccin del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuacin, arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. En la seccin del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Datos y, a continuacin, cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a: ="Pgina " & [Pgina] &" de " & [Pginas]. Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la hoja de propiedades. Usar la vista Presentacin para agregar la numeracin de pginas En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el informe que desee cambiar y haga clic en Vista Presentacin.

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Nmeros de pgina. Aparece el cuadro de dilogo Nmeros de pgina. Bajo Formato, haga clic en Pgina N de M. Bajo Posicin, seleccione una opcin. Bajo Alineacin, seleccione una opcin de la lista. Active o desactive la casilla de verificacin Mostrar el nmero en la primera pgina y, a continuacin, haga clic en Aceptar. NOTA El Generador de expresiones incluye algunas expresiones comunes que se pueden usar para la numeracin de pginas. Para obtener ms informacin sobre el Generador de expresiones, vea la seccin Usar el Generador de expresiones para crear expresiones. Imprimir parte de un valor en un informe Si los primeros o ltimos caracteres de un campo tienen un significado especial, puede organizar un informe en torno a esos caracteres. Por ejemplo, si los dos primeros caracteres en un cdigo de identificacin de producto indican el tipo de producto, podr agrupar los productos por los dos primeros caracteres del cdigo y, a continuacin, identificar cada grupo imprimiendo los caracteres en un encabezado de grupo. Se usa la funcin Izq para extraer los primeros n caracteres de un valor que aparece en un campo de texto y se usa la funcin Der para extraer los ltimos n caracteres. En ambos casos, el primer argumento es el nombre de campo o la expresin de texto, y el segundo argumento es el nmero de caracteres que se desea extraer. En la siguiente tabla se muestran expresiones que emplean estas funciones. Para las funciones, se supone que los datos residen en un campo de tabla denominado Id. de pieza. Si el valor de Id. de pieza es AA105 AA105 Esta expresin =Izq([Id. de pieza],2) =Der([Id. de pieza],3) Devuelve AA 105

Para obtener ms informacin sobre las funciones Izq y Der, vea los artculos Izq (funcin) y Der (funcin). Usar separadores de letras en una lista alfabtica Para realizar una identificacin rpida en una lista de productos, puede agrupar los productos por la primera letra de sus nombres e imprimir la letra en un encabezado de grupo, tal y como se muestra en la siguiente ilustracin.

Para comenzar un nuevo grupo cada vez que cambia la primera letra del nombre de producto y, a continuacin, ordenar alfabticamente los productos de cada grupo, cree dos grupos en el panel Agrupacin, orden y total y, despus, configure cada grupo tal y como se muestra en las siguientes tablas.

Agrupar por Nombre de producto

con A en la parte superior con seccin encabezado de

por el primer carcter sin seccin de pie

sin totales mantener todo el grupo junto en una pgina

hacer clic en el ttulo para agregar

Ordenar por Nombre de

con A en la parte

por

el

valor

sin totales

hacer clic en el ttulo

producto

superior con seccin encabezado de

completo con seccin de pie no mantener junto el grupo en una pgina

para agregar

Mostrar el panel Agrupacin, orden y total En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. Para imprimir slo la primera letra del nombre al comienzo de un nuevo grupo, use esta expresin en el cuadro de texto del encabezado Nombre de producto: =Izq([Nombre de producto],1) Imprimir el equivalente numrico de una fecha Puede organizar los registros de un informe mediante valores de fecha numricos para un perodo de tiempo, que puede ser un ao, un trimestre, un mes o una semana. Por ejemplo, un ao se divide en 53 semanas de calendario (la primera y la ltima semana del ao suelen ser semanas parciales). Con ese valor numrico, se pueden agrupar los pedidos enviados por la semana del ao. Para buscar parte de un valor de fecha numrico, como slo el mes o ao, se usa la funcin ParcFecha, que tiene la siguiente sintaxis: ParcFecha (intervalo, fecha[, primer_da_semana] [, primera_semana_ao]) El argumento intervalo es la abreviatura de la parte de la fecha que debe devolverse. Ejemplos de abreviaturas vlidas: "aaaa" para un ao de cuatro dgitos, "t" para un trimestre de calendario y "m" para un mes. El argumento fecha es un nombre de campo o una fecha literal, como "1-jul-07". Los argumentos primer_da_semana y primera_semana_ao son opcionales. El argumento primer_da_semana devuelve domingo, a menos que se especifique lo contrario. Para definir otro da, especifique un valor del 2 al 7 (1 es el valor predeterminado). El argumento primera_semana_ao devuelve la semana en la que cae el 1 de enero. Para especificar otra semana, escriba 2 3. Use 2 para especificar la primera semana que tenga al menos cuatro das en el nuevo ao; use 3 para especificar la primera semana completa del ao. La siguiente tabla contiene ejemplos de los resultados que se devuelven para un campo denominado "Das no laborables". El campo Das no laborables puede almacenar los das festivos que se celebran en los pases o regiones donde opera una compaa. Si el valor de Das no laborables es 1-ene-07 31-dic-07 31-dic-07 Esta expresin =ParcFecha("s",[Das no laborables]) =ParcFecha("ss",[Das no laborables]) =ParcFecha("aaaa",[Das no laborables]) Devuelve 2 (da de la semana) 53 (semana del ao) 2007 (ao de cuatro dgitos)

Para obtener ms informacin, vea el artculo ParcFecha (funcin). Para obtener ms informacin sobre cmo crear informes agrupados, vea el artculo Crear un informe agrupado o un informe de resumen. Comparar los resultados de varios aos Cuando desea analizar los resultados de ventas de ms de un ao, se recomienda agrupar los resultados por un perodo de tiempo, como un trimestre o mes. De ese modo, podr comparar rpidamente el rendimiento de un perodo de tiempo de un ao dado con el rendimiento del mismo perodo de tiempo de otro ao. Por ejemplo, supongamos que desea ver un informe denominado Resumen de ventas por trimestre con el nmero de pedidos enviados y los totales de ventas.

Para crear los encabezados y pies de grupo y especificar el criterio de ordenacin de este informe, se crean dos grupos, cada uno con su propio criterio de ordenacin, y se establecen las propiedades en el panel Agrupacin, orden y total para cada grupo y criterio de ordenacin, tal y como se muestra en las siguientes tablas. Observe que se usa una expresin para agrupar por el trimestre en el que se enviaron los pedidos.

Agrupar por expresin Use esta expresin: =ParcFecha("t",[FechaEnvo])

ascendente

por el completo

valor

sin totales

con el Trimestre

ttulo

con seccin de encabezado

con seccin de pie

mantener todo el grupo junto en una pgina

Agrupar por FechaEnvo

de ms antiguo a ms reciente sin seccin de encabezado

por ao

sin totales

hacer clic en el ttulo para agregar

con seccin de pie

no mantener junto el grupo en una pgina

Mostrar el panel Agrupacin, orden y total Abra el informe en la vista Diseo. En la ficha Diseo, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. Para imprimir el nmero de trimestre al comienzo de un nuevo grupo, coloque un cuadro de texto en el encabezado de grupo mediante la misma expresin que us en el cuadro Ordenar y agrupar: =ParcFecha("t", [FechaEnvo]) Calcular totales de artculos de lnea Supongamos que desea crear un informe de facturacin con informacin sobre un pedido. Necesita calcular el precio total (ventas totales de cada producto) de los artculos de lnea. Cree primero una consulta que proporcione los datos para el informe. Incluya en esa consulta todos los campos necesarios de todas las tablas necesarias, como la tabla Pedidos, la tabla Detalles de pedidos y la tabla Compradores. A continuacin, podr crear un campo calculado en la cuadrcula de diseo de la consulta que calcule el precio total de cada producto en la factura. Crear un campo calculado En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Haga clic en la fila Campo de una columna vaca en la cuadrcula de diseo de la consulta. Escriba un nombre, un signo de dos puntos (:) y una expresin en la celda Campo. El nombre y el signo de dos puntos definen un nombre descriptivo para el campo calculado. Para calcular un precio total, puede usar la siguiente expresin:

PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100 Observe que cuando cree un campo calculado en la cuadrcula de diseo de la consulta, no coloque el operador = delante de la expresin. Identificar pedidos que se enviaron tarde En el mejor de los casos, los pedidos se envan a tiempo. En ocasiones, puede que algunos pedidos se enven despus de la fecha estipulada y desee identificarlos en un informe. Para marcar todos los pedidos enviados con retraso en un informe que realiza un seguimiento de los envos, puede imprimir una marca de verificacin en una casilla de verificacin denominada Envo con retraso. Dado que la mayora de los pedidos se envan a tiempo, la marca de verificacin es ms fcil de detectar que el texto A tiempo o Con retraso. La expresin para este informe compara el valor del campo Fecha de envo con el valor del campo Fecha requerida. Si el valor del campo Fecha de envo es mayor (es decir, posterior) que el valor del campo Fecha requerida, la expresin devuelve el valor True y en el informe se muestra una marca de verificacin en la casilla de verificacin. Si el valor es False, la casilla de verificacin estar vaca. Agregar la casilla de verificacin Envo con retraso a un informe En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Casilla de verificacin. Arrastre el puntero en la seccin de detalles del informe para crear la casilla de verificacin. Haga clic con el botn secundario del mouse en la casilla de verificacin, haga clic en Propiedades en el men contextual y, a continuacin, haga clic en la ficha Todas de la hoja de propiedades. Establezca las propiedades de la casilla de verificacin de acuerdo con la siguiente tabla. Propiedad Nombre Origen del control Visible Valor Envo con retraso =[Fecha de envo]>[Fecha requerida] S

NOTA Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los nombres de campo en los identificadores a los que figuran en su base de datos. Guarde los cambios y, a continuacin, cierre la hoja de propiedades. Tabla de operadores Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritmticos como +, -, * (multiplicar) y / (dividir), adems de los operadores de comparacin para comparar valores, los operadores de texto para concatenar texto, los operadores lgicos para determinar los valores True o False, y otros operadores especficos de Access. Para obtener informacin detallada sobre el uso de estos operadores, vea las siguientes tablas: Operadores aritmticos Los operadores aritmticos se usan para calcular un valor a partir de dos o ms nmeros, o bien, para cambiar el signo de un nmero de positivo a negativo. Operador + Finalidad Sumar dos nmeros. Buscar la diferencia entre dos nmeros o indicar el valor negativo de un nmero. Multiplicar dos nmeros. Dividir el primer nmero entre el segundo nmero. Redondear ambos nmeros a enteros, despus dividir el primer nmero entre el segundo nmero y, a continuacin, truncar el resultado en un Ejemplo [Subtotal]+[Impuesto ventas] [Precio]-[Descuento] sobre las

* / \

[Cantidad]*[Precio] [Total]/[Nmero_de_elementos] [Registros]\[Habitaciones]

entero. Residuo Dividir el primer nmero entre el segundo nmero y devolver slo el resto. Elevar un nmero a la potencia de un exponente. [Registros] Residuo [Habitaciones]

Nmero ^ Exponente

Operadores de comparacin Los operadores de comparacin se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo. Operador < <= > >= = <> Finalidad Determinar si el primer valor es menor que el segundo valor. Determinar si el primer valor es menor o igual que el segundo valor. Determinar si el primer valor es mayor que el segundo valor. Determinar si el primer valor es mayor o igual que el segundo valor. Determinar si el primer valor es igual que el segundo valor. Determinar si el primer valor no es igual que el segundo valor.

En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado tambin ser Nulo. Dado que Nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparacin con Nulo es tambin desconocido. Operadores lgicos Los operadores lgicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los operadores lgicos tambin se les hace referencia con el trmino de operadores booleanos. Operador Y O Eqv Uso Expr1 Y Expr2 Expr1 O Expr2 Expr1 Eqv Expr2 Descripcin Es True si Expr1 y Expr2 tienen el valor True. Es True si Expr1 o Expr2 tiene el valor True. Es True si tanto Expr1 como Expr2 tienen el valor True, o bien, si tanto Expr1 como Expr2 tienen el valor False. Es True si Expr no es True. Es True si Expr1 es True o Expr2 es True, pero no ambos.

No OEx Operadores de concatenacin

No Expr Expr1 OEx Expr2

Los operadores de concatenacin se usan para combinar dos valores de texto en una sola cadena. Operador & + Uso cadena1 & cadena2 cadena1 + cadena2 Descripcin Combina dos cadenas en una sola cadena. Combina dos cadenas en una sola cadena y propaga los valores nulos.

Operadores especiales Los operadores especiales se usan segn lo descrito en la siguiente tabla. Operador Es Nulo o No es Nulo Como "modelo" Descripcin Determina si un valor es Nulo o No es Nulo. Busca valores de cadena coincidentes mediante los operadores de caracteres Operador Como Para obtener ms informacin

comodn ? y *. Entre val1 Y val2 Determina si un valor numrico o de fecha pertenece a un intervalo. Determina si un valor de cadena viene incluido en un conjunto de valores de cadena. Operador Entre...Y

En(cadena1,cadena2...)

Operador En

Para obtener ms informacin sobre cmo usar estos operadores, vea el artculo Gua de la sintaxis de expresiones.

Access > Consultas

Crear una consulta de seleccin sencilla

Mostrar todo

Una consulta de seleccin se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas especficas. Tambin se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta de seleccin, se puede usar siempre que sea necesario.

En este tema, se explica cmo crear consultas de seleccin sencillas que busquen datos en una tabla nica. Tambin se explica cmo mejorar la consulta definiendo criterios para los registros y agregando valores calculados.

En este artculo
Introduccin Crear una consulta Agregar criterios a la consulta Agregar clculos a la consulta Resumir los valores de la consulta

Introduccin
Una consulta de seleccin es un tipo de objeto de base de datos que muestra informacin en una vista Hoja de datos. Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinacin de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros.

Ya cree consultas de seleccin sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseo, los pasos son, en esencia, los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede especificar criterios para depurar los resultados.

Una vez creada la consulta de seleccin, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de seleccin son muy fciles de ejecutar: slo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos. Podr reutilizarlas siempre que lo necesite; por ejemplo, como origen de registros para un formulario, un informe u otra consulta.

NOTA

Para obtener informacin sobre el uso de una consulta como origen de registros para un formulario o informe, vea el artculo

Usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe.

Hay varios tipos de consulta, y cada una sirve para un fin distinto. Por ejemplo, una consulta de seleccin para presentar datos. Una consulta de accin cambia los datos de su origen de datos o crea una nueva tabla. Una consulta de parmetros le pide que especifique criterios cuando se ejecuta. En este tema, se tratan nicamente las consultas de seleccin.

NOTA

En este tema se describe cmo se crean consultas de seleccin que devuelven datos de una nica tabla. Si desea crear

consultas que devuelvan datos de dos o varias tablas, vea el artculo Crear una consulta basada en varias tablas.

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Crear una consulta

En este ejercicio, crear la consulta de seleccin Contactos de Londres. Puede crearla en la vista Diseo o mediante un asistente. Adems, si sabe cmo escribir instrucciones SQL, podr crear una consulta mientras trabaja en una vista SQL, simplemente escribiendo una instruccin SELECT sencilla.

Antes de comenzar, debe tener una tabla que contenga datos. A continuacin, se proporcionan datos de ejemplo en forma de tabla HTML.

IdClient e 1

Compaa Museo de Ciencias

Direcci n Rodeo de la Cruz 477 Carlos Pellegrini 1263 C/ Crcega 452 Av. Benavide s 4858

Ciudad Caracas

EdoOPr ov DF

CdigoPost al 12345

PasORegi n Venezuela

Telfon o (202) 5550122 (201) 5550123 (206) 5550042 (171) 5550125 (171) 5550165 (206) 5550007 (171) 5550178 (503) 5550086

Contact o Esteban Puerto

FechaNacimien to 03.12.1945

Lneas Areas Cielo Azul

San Cristba l I. de Margarit a Londres

Tchira

01234

Venezuela

David Santos

21.03.1959

Bodegas Cobra

Nueva Esparta

98100

Venezuela

Ezequiel Pic

01.04.1973

Contoso Pharmaceutic als Fourth Coffee

45678

RU

Manuel Pereira

16.06.1967

Londres

W1J 8QB

RU

Julin Precio

09.08.1971

Mensajeras consolidadas

Av. 5 de Mayo Porlamar 151 Strand

I. de Margarit a Londres

Nueva Esparta

98100

Venezuela

Cristina Portillo

27.05.1948

Graphic Design Institute Lpez e hijos, S.L.

WC2R 0ZA

RU

Mara Barrera

12.08.1961

Av. Libertado r 135 22 Wicklow Street

Barinas

DF

97200

Venezuela

Antonio Moreno

01.09.1975

Tailspin Toys

Londres

WC1 0AC

RU

Guillerm o Fernnd ez (171) 5550101 Tom Perham

15.02.1953

10

Woodgrove Bank

37 Lothbury

Londres

EC2R 7ED

RU

25.09.1938

Puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un programa de hojas de clculo, como Microsoft Office Excel 2007, e importar la hoja de datos resultante a una tabla de Microsoft Office Access 2007.

Escribir los datos de ejemplo manualmente

1.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

NOTA

No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deber hacerlo siempre que

agregue una tabla a la base de datos.

2.

Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar nuevo campo, como:

3.

Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre del segundo campo (tambin puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que termine de escribir todos los nombres de campo.

4.

Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

Al ir escribiendo los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Cada campo de una tabla tiene un tipo de datos especfico, como Nmero, Texto o Fecha/Hora. Los tipos de datos ayudan a escribir los datos de forma precisa y a evitar errores, como el uso de un nmero de telfono en un clculo. Puede especificar el tipo de datos de cada campo de una tabla y cambiar el tipo de datos de un campo en determinadas circunstancias. Para esta tabla de ejemplo, debera dejar que Access deduzca el tipo de datos.

5.

Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.

Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+G.

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.

6.

En el nombre Nombre de la tabla, escriba Clientes y haga clic en Aceptar.

Copiar la tabla en un programa de hojas de clculo e importarla a Access

1.

Inicie el programa de hojas de clculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

2.

Copie la tabla de ejemplo proporcionada en la seccin anterior y pguela en la primera celda de la primera hoja de clculo.

3.

Con la tcnica proporcionada por el programa de hojas de clculo, asigne un nombre a la hoja de clculo Clientes.

4.

Guarde el archivo de hoja de clculo en una ubicacin apropiada y vaya a los siguientes pasos.

1.

En una base de datos nueva o existente:

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

O bien,

Haga clic en Ms y seleccione un programa de hojas de clculo de la lista.

Aparece el cuadro de dilogo Obtener datos externos - Hoja de clculo de Nombre del programa.

2.

Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de clculo que cre en los pasos anteriores y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Se inicia el Asistente para importacin de hojas de clculo.

3.

De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de clculo del libro (Clientes, si ha seguido los pasos descritos en la anterior seccin), y los datos de la hoja de clculo aparecen en la seccin inferior de la pgina del asistente. Haga clic en Siguiente.

4.

En la siguiente pgina del asistente, seleccione Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

5.

En la siguiente pgina del asistente tiene la oportunidad de cambiar los nombres de campo y los tipos de datos o de omitir campos en la operacin de importacin, mediante los cuadros de texto y listas de Opciones de campo. No debe hacerlo para este ejemplo. Haga clic en Siguiente.

6.

En la pgina siguiente del asistente, en el cuadro Opciones de campo, seleccione S (Sin duplicados) en la lista Indexado y luego Entero largo en la lista Tipo de dato. Haga clic en Siguiente para continuar.

7.

En la pgina siguiente del asistente, seleccione la opcin Elegir la clave principal, elija IdCliente en la lista y haga clic en Siguiente.

8.

De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de clculo a la nueva tabla. Asegrese de que la tabla se denomina Clientes y haga clic en Finalizar.

9.

En la ltima pgina del asistente, tiene la opcin de guardar los pasos del proceso de importacin para usarlos ms adelante. Como est importando una tabla de ejemplo, no se recomienda que guarde estos pasos.

Generar la consulta.
En primer lugar, usar un asistente para crear la consulta, basndose en la tabla de ejemplo que acaba de crear. Despus, la mejorar en la vista Diseo. En cada paso, puede revisar la instruccin SQL que se genera automticamente mediante los pasos que vaya siguiendo.

1.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

2.

En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3.

En Tablas y consultas, haga clic en la tabla que contiene los datos que desea usar. En este caso, haga clic en Tabla: Clientes. Recuerde que una consulta tambin puede usar otra consulta como origen de registros.

4.

En Campos disponibles, haga doble clic en los campos Contacto, Direccin, Telfono y Ciudad. Esto los agrega a la lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cuatro campos, haga clic en Siguiente.

5.

Llame a la consulta Contactos de Londres y, a continuacin, haga clic en Finalizar.

Access mostrar todos los registros de los contactos en la vista Hoja de datos. Los resultados incluyen todos los registros, pero slo muestran los cuatro campos especificados en el asistente para consultas.

Revisar la instruccin SQL inicial

6.

Cierre la consulta. Tenga en cuenta que la consulta se guarda automticamente.

Volver al principio

Agregar criterios a la consulta

Para limitar el nmero de registros que se devuelven en los resultados de la consulta, puede especificar criterios.

Un criterio de consulta se puede considerar como una condicin que se especifica para un campo. El criterio especifica una condicin, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta, como "mostrar slo los registros en los que el valor de Ciudad sea Londres".

Abra la consulta en la vista Diseo. Agregar un criterio al campo Ciudad para ver en los resultados de consulta slo aquellos contactos que son de Londres. Tambin agregar criterios al campo Direccin y al campo Telfono para depurar an ms los resultados de la consulta.

1.

En la fila Criterios del campo Ciudad, escriba londres.

Ahora, agregue dos criterios ms para que los resultados sean ms tiles. Suponga que slo desea ver los registros en los que estn presentes tanto la direccin como el nmero de telfono.

2.

En la fila Criterios del campo Direccin, escriba No es Nulo AND <>"". Haga lo mismo en la fila Criterios del campo Telfono.

NOTA

El criterio, No es Nulo AND <>"", es verdadero siempre que haya un valor conocido no vaco para el campo para

el que es un criterio. Es falso siempre que haya un valor desconocido (Nulo) o cuando el valor conocido est vaco (""). Puede usar esta expresin para comprobar un campo para un valor conocido no vaco.

3.

Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados.

Revisar la instruccin SQL con criterios

Y si no desea que se combinen las condiciones con el operador AND? Dicho de otro modo, cmo especifica dos o ms criterios pero de modo que se incluyan los registros que satisfagan simplemente uno de ellos o ambos?

Especificar criterios alternativos mediante OR

Suponga que desea ver todos los registros en los que la ciudad es Londres y en los que se dispone al menos de un tipo de dato de contacto (ya sea la direccin o el nmero de telfono). Desea combinar los criterios mediante el operador OR, de la forma siguiente:

Para especificar criterios alternativos, use las filas Criterios y O en la cuadrcula de diseo. Todos los registros que cumplan los criterios definidos en la fila Criterios o en la fila O se incluyen en el resultado.

Ahora, modificar la consulta especificando criterios alternativos en las filas Criterios y O.

1.

Regrese a la vista Diseo.

2.

Quite la cadena No es Nulo AND <>"" de la fila Criterios del campo Telfono.

3.

En la fila O del campo Telfono, escriba No es Nulo AND <>"".

4.

En la fila O del campo Ciudad, escriba londres.

5.

Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados. En los resultados de la consulta, se mostrarn todos los registros que incluyan una direccin, un nmero de telfono, o ambos y en los que el campo Ciudad sea Londres.

NOTA

Para especificar ms de dos conjuntos de criterios alternativos, use las filas debajo de la fila O. Cada fila

representa un conjunto independiente de criterios.

Revisar la instruccin SQL con criterios revisados

Para obtener ms informacin sobre cmo especificar criterios para diversos tipos de campos, vea Ejemplos de criterios de consulta.

Volver al principio

Agregar clculos a la consulta

Una base de datos bien diseada no almacena simples valores calculados en tablas. Por ejemplo, una tabla puede almacenar la fecha de nacimiento de una persona pero no su edad actual. Si se conoce la fecha actual y la fecha de nacimiento de la persona, siempre se puede calcular la edad actual, por lo que no es necesario almacenar ese dato en la tabla. En vez de eso, se crea una consulta que calcula y muestra el valor pertinente. Los clculos se efectan cada vez que se ejecuta la consulta, de modo que, si los datos subyacentes cambian, tambin cambian los resultados calculados.

En este ejercicio, modificar la consulta Contactos de Londres para que muestre la fecha de nacimiento y la edad actual de cada contacto.

1.

Abra la consulta en la vista Diseo.

2.

En la ventana de la tabla Clientes, arrastre el campo FechaNacimiento a la primera columna en blanco de la cuadrcula de diseo. Tambin puede hacer doble clic en el nombre del campo para agregarlo automticamente en la primera columna en blanco.

3.

En la siguiente columna, en la fila Campo, escriba la expresin que calcule la edad para cada registro. Escriba Edad: DifFecha ("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()).

Edad es el nombre que utiliza para el campo calculado. Si no especifica un nombre, Access usar uno genrico para el campo, por ejemplo, EXPR1. La cadena a continuacin de los dos puntos (:) es la expresin que proporciona los valores para cada registro. La funcin DifFecha calcula la diferencia entre dos fechas cualesquiera y devuelve la diferencia en el formato especificado. El formato aaaa devuelve la diferencia en aos y los elementos [FechaNacimiento] y Fecha() de la expresin proporcionan los dos valores de fecha. Fecha es una funcin que devuelve la fecha actual y [FechaNacimiento] hace referencia al campo FechaNacimiento de la tabla subyacente.

NOTA

El clculo usado para Edad en este ejemplo es una aproximacin que puede resultar ligeramente imprecisa, en

funcin del mes actual.

Cambie a la vista Hoja de datos. Ver dos campos adicionales, FechaNacimiento y Edad, en el resultado.

Revisar la instruccin SQL con clculos

Para obtener ms informacin sobre cmo escribir expresiones que calculan valores en una consulta, vea el artculo Crear una expresin.

Volver al principio

Resumir los valores de la consulta

Resumir las columnas de una consulta es ms fcil en Office Access 2007, si se compara con la misma tarea en versiones anteriores de Access. Puede agregar, contar o calcular otros valores agregados y mostrarlos en una fila especial (denominada la fila Total) que aparece debajo de la fila asterisco (*) en la vista Hoja de datos.

Puede usar una funcin de agregado diferente para cada columna. Tambin puede optar por no resumir una columna.

En este ejercicio, modificar la consulta Contactos de Londres de modo que se muestre la fila Total.

1.

Abra la consulta en la vista Hoja de datos.

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

3.

Haga clic en la fila Total de la columna Contacto.

En la lista desplegable, puede elegir entre Ninguno y Cuenta. Dado que la columna Contacto contiene valores de texto, otras funciones como Suma y Promedio no son aplicables y no estn disponibles por lo tanto.

4.

Seleccione Cuenta para contar el nmero de contactos que se muestran en el resultado.

El nmero 5 aparece en la fila Total.

5.

En el campo Edad, seleccione Promedio. Dado que el campo Edad da como resultado un nmero, admite las funciones Suma,Promedio, Cuenta, Mximo, Mnimo, Desviacin estndar y Varianza.

Access muestra la edad promedio en la fila Total.

Para quitar el total de una columna, haga clic en la fila Total situada bajo la columna y, despus, seleccione Ninguno en la lista desplegable. Para ocultar la fila Total, en la ficha Inicio, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Totales.

NOTA

El uso de la fila Total no cambia la instruccin SQL base.

Access > Consultas

Contar datos mediante una consulta

En este artculo se explica cmo contar los datos devueltos por una consulta. Por ejemplo, en un formulario o informe, se puede contar el nmero de elementos incluidos en uno o varios campos de tabla o controles. Se pueden calcular asimismo valores medios y buscar los valores ms bajos, ms altos, ms antiguos y ms recientes. Adems, Microsoft Office Access 2007 incluye una nueva caracterstica denominada Fila Total que se puede usar para realizar un recuento de los datos de una hoja de datos sin tener que modificar el diseo de la consulta.

Qu desea hacer?
Obtener informacin sobre cmo realizar un recuento de los datos Contar datos mediante una fila Total Realizar un recuento de los datos mediante una consulta de totales Referencia a las funciones de agregado

Obtener informacin sobre cmo realizar un recuento de los datos

Se puede contar el nmero de elementos incluidos en un campo (una columna de valores) mediante la funcin Cuenta. La funcin Cuenta forma parte de un grupo de funciones denominadas funciones de agregado, que se usan para realizar un clculo en una columna de datos y devolver un solo valor. Access incluye varias funciones de agregado adems de la funcin Cuenta, como:

Suma para sumar una columna de nmeros.

Promedio para calcular el promedio de una columna de nmeros.

Mximo para buscar el valor ms alto de un campo.

Mnimo para buscar el valor ms bajo de un campo.

Desviacin estndar para medir el grado de dispersin de los valores con respecto a un promedio (una media).

Varianza para medir la varianza estadstica de todos los valores de una columna.

Office Access 2007 permite agregar la funcin Cuenta y otras funciones de agregado a una consulta de dos maneras distintas. Se puede:

Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva caracterstica Fila Total incluida en Office Access 2007 permite usar una funcin de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de una consulta sin tener que cambiar el diseo de la consulta.

Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo, para calcular subtotales de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los registros por la categora deseada y, a continuacin, sumar las cifras de ventas. En cambio, una fila Total calcula los totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.

NOTA

En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapi en el uso de la funcin

Cuenta, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para obtener ms informacin sobre el uso de las dems funciones de agregado, vea Referencia a las funciones de agregado ms adelante en este artculo.

Para obtener ms informacin sobre cmo usar las dems funciones de agregado, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Los pasos de las siguientes secciones se explican cmo agregar una fila Total y cmo usar una consulta de totales para realizar un recuento de los datos. Cuando proceda, recuerde que la funcin Cuenta funciona con ms tipos de datos que las dems funciones de agregado. Por ejemplo, se puede ejecutar la funcin Cuenta con cualquier tipo de campo, salvo con los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

En cambio, un gran nmero de las funciones de agregado funcionan nicamente con los datos de campos configurados con un tipo de datos especfico. Por ejemplo, la funcin Suma funciona nicamente con los campos configurados con el tipo de datos Nmero, Decimal o Moneda. Para obtener ms informacin sobre los tipos de datos que cada funcin requiere, vea Referencia a las funciones de agregado ms adelante en este artculo.

Para obtener informacin general sobre los tipos de datos, vea el artculo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo.

Volver al principio

Contar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a continuacin, seleccione la funcin Cuenta u otra funcin de agregado, como Suma, Mnimo, Mximo o Promedio. En esta seccin se explica cmo crear una consulta de seleccin bsica y agregar una fila Total.

Crear una consulta de seleccin bsica

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la seccin superior del diseador de consultas. En esta ilustracin se muestra una tabla tpica en el diseador de consultas:

3.

Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.

Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo que contiene los valores que desee contar.

Cada campo aparece en una columna de la cuadrcula de diseo de la consulta.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

5.

De manera opcional, vuelva a la vista Diseo y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseo. A continuacin, podr ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la cuadrcula de diseo y presione SUPRIMIR.

6.

De manera opcional, guarde la consulta.

Agregar una fila Total

1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en formato de Access 2007, haga clic con el botn secundario en la ficha de documento correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

Para una base de datos creada con una versin antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha situada debajo de Vista y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

En el panel de exploracin, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los resultados en una hoja de datos.

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Aparece una nueva fila Total debajo de la ltima fila de datos de la hoja de datos.

3.

En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuacin, seleccione Cuenta en la lista.

Ocultar una fila Total

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Para obtener ms informacin sobre cmo usar una fila Total, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

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Realizar un recuento de los datos mediante una consulta de totales

Se realiza un recuento de los datos mediante una consulta de totales en vez de una fila Total cuando hay que contar algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, se puede realizar un recuento de las transacciones de ventas o de las transacciones realizadas en una sola ciudad.

En general, se usa una consulta de totales en vez de una fila Total cuando se necesita usar el valor resultante en otra parte de la base de datos, como puede ser un informe.

Contar todos los registros de una consulta

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece en una ventana en la seccin superior del diseador de consultas.

3.

Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta y asegrese de incluir el campo del que desee realizar el recuento. Se puede realizar un recuento de los campos con la mayora de los tipos de datos, siendo la excepcin los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrcula de diseo y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

5.

En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.

6.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

7.

De manera opcional, guarde la consulta.

Contar registros en un grupo o una categora

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

Las tablas aparecen en una ventana en la seccin superior del diseador de consultas.

3.

Haga doble clic en el campo que contenga los datos de categora y en el campo que contenga los valores que desee contar. La consulta no puede contener otros campos descriptivos.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrcula de diseo y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

5.

En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.

6.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

7.

De manera opcional, guarde la consulta.

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Referencia a las funciones de agregado

En la siguiente tabla se muestran y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye ms funciones de agregado para las consultas que para la fila Total. Adems, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), se puede usar el conjunto ms amplio de funciones de agregado de SQL Server.

Funcin Suma

Descripcin Suma los elementos de una columna. Funciona nicamente con datos numricos y monetarios. Calcula el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numricos, de moneda o de fecha y hora. La funcin pasa por alto los valores nulos. Cuenta el nmero de elementos en una columna.

Se usa con los tipos de datos Nmero, Decimal, Moneda

Promedio

Nmero, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Cuenta

Todos los tipos de datos, excepto los que contienen datos escalares extensibles y complejos, como una columna de listas multivalor. Para obtener ms informacin sobre las listas multivalor, vea los artculos Gua de campos multivalor y Agregar o cambiar un campo de bsqueda que permita almacenar varios valores.

Mximo

Devuelve el elemento de mayor valor. En el caso de los datos de texto, el mayor valor es el ltimo valor alfabtico y Access no distingue maysculas de minsculas. La funcin pasa por alto los valores nulos. Devuelve el elemento de menor valor. En el caso de los datos de texto, el menor valor es el primer valor alfabtico y Access no distingue maysculas de minsculas. La funcin pasa por alto los valores nulos. Mide el grado de dispersin de los valores con respecto a un promedio (una media). Para obtener ms informacin sobre cmo usar esta funcin, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Nmero, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Mnimo

Nmero, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Desviacin estndar

Nmero, Decimal, Moneda

Varianza

Mide la varianza estadstica de todos los valores de la columna. Esta funcin se puede usar nicamente con datos numricos y monetarios. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un valor nulo. Para obtener ms informacin sobre las funciones de varianza, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Nmero, Decimal, Moneda

Access > Consultas

Crear una consulta de actualizacin

En este artculo se explica cmo crear y ejecutar una consulta de actualizacin. Se usa este tipo de consulta para actualizar o cambiar datos en un conjunto de registros.

Nota Cuando proceda, recuerde que no se puede usar una consulta de actualizacin para agregar registros nuevos a una base de datos ni para eliminar registros completos de una base de datos. Para agregar registros nuevos se usa una consulta de datos anexados, y para eliminar registros completos se usa una consulta de eliminacin. No obstante, se puede usar una consulta de actualizacin para establecer los datos de uno o varios campos en un valor nulo, un cambio que tiene el mismo efecto que eliminar parte de un registro. Asimismo, se puede usar una consulta de actualizacin para reemplazar valores nulos con otros datos, un cambio que tiene el mismo efecto que agregar datos.

Para obtener ms informacin sobre las consultas de datos anexados, vea el artculo Crear una consulta de datos anexados. Para obtener ms informacin sobre cmo usar las consultas de eliminacin para quitar datos y cmo usar las

consultas de actualizacin para establecer los datos existentes en NULL, vea el artculo Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

En este artculo

Obtener informacin sobre las consultas de actualizacin

Realizar una copia de seguridad de los datos

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Crear y ejecutar una consulta de actualizacin

Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla

Obtener informacin sobre las consultas de actualizacin

Las consultas de actualizacin se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros existentes. Las consultas de actualizacin son una especie de cuadro de dilogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifican un criterio de seleccin (el equivalente aproximado de una cadena de bsqueda) y un criterio de actualizacin (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, las consultas de actualizacin aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran nmero de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez.

Recuerde estas reglas a medida que avance:

No se puede usar una consulta de actualizacin para agregar registros nuevos a una tabla, pero se pueden cambiar valores nulos existentes a valores que no sean nulos. Para agregar registros nuevos a una o varias tablas, se usa una consulta de datos anexados.

Para obtener ms informacin sobre las consultas de datos anexados, vea el artculo Crear una consulta de datos anexados.

No se puede usar una consulta de actualizacin para eliminar registros completos (filas) de una tabla, pero se pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Para eliminar registros completos (un proceso por el que se elimina asimismo el valor de clave principal), se debe usar una consulta de eliminacin.

Para obtener ms informacin sobre las consultas de eliminacin, vea el artculo Usar una consulta de eliminacin para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Se puede usar una consulta de actualizacin para cambiar todos los datos de un conjunto de registros.

Adems, no se puede ejecutar una consulta de actualizacin con varios tipos de campos de tabla:

Campos que son el resultado de un clculo. Los valores en los campos calculados no residen permanentemente en las tablas; existen nicamente en la memoria temporal del equipo despus de que Access los calcule. Dado que los campos calculados no tienen una ubicacin de almacenamiento permanente, no se pueden actualizar.

Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de registros.

Campos de tipo Autonumrico. Los valores en los campos de tipo Autonumrico cambian nicamente cuando se agrega un registro a una tabla.

Campos en las consultas de unin.

Campos en las consultas de valores nicos y las consultas de registros nicos, que son consultas que devuelven valores o registros no duplicados. Esta regla se aplica cuando se usa una consulta de actualizacin y tambin cuando se intenta actualizar datos manualmente especificando valores en un formulario o una hoja de datos.

Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las relaciones de modo que se actualicen automticamente en cascada el campo de clave y todos los campos relacionados. Si se actualiza en cascada, Access actualiza automticamente los valores de clave externa en una tabla secundaria (la tabla en el lado varios de una relacin uno a varios) cuando se cambia un valor de clave principal en una tabla primaria (la tabla en el lado uno de una relacin uno a varios).

Nota No se pueden actualizar en cascada los registros que usen un campo de tipo Autonumrico para generar valores de clave principal.

Para obtener informacin sobre cmo activar y desactivar las actualizaciones en cascada, vea Habilitar las actualizaciones en cascada, ms adelante en este artculo.

Para obtener informacin general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o cambiar los datos existentes, vea el artculo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

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Realizar una copia de seguridad de los datos

Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de actualizacin. No se pueden deshacer los resultados de una consulta de actualizacin, por lo que con una copia de seguridad se asegura de poder invertir siempre los cambios.

Haga clic en el Botn Microsoft Office de datos.

, seleccione Administrar y, a continuacin, haga clic en Administrar esta base

En el cuadro de dilogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicacin para la copia de seguridad y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuacin, vuelve a abrir el archivo original.

Para volver a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versin original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versin original a la copia de seguridad y, a continuacin, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, Access deshabilita todas las consultas de accin (consultas de actualizacin, consultas de datos anexados, consultas de eliminacin y consultas de creacin de tabla), a menos que la base de datos resida en una ubicacin de confianza, o bien, a menos que la base de datos est firmada y sea de confianza. Si no es el caso, se puede habilitar la consulta para la actual sesin de base de datos haciendo clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes.

Si intenta ejecutar una consulta de accin y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la accin o el evento.

Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuacin:

Habilitar el contenido bloqueado

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Confiar en Office.

Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la Barra de mensajes

Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

Para obtener ms informacin sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artculo Proteger una base de datos de Access 2007.

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Crear y ejecutar una consulta de actualizacin

La forma ms segura de usar una consulta de actualizacin es crear primero una consulta de seleccin que pruebe los criterios de seleccin. Supongamos, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos S/No de No a S para un cliente determinado. Para ello, puede agregar criterios a la consulta de seleccin hasta que devuelva todos los registros de ese cliente que contengan No. Cuando est seguro de que la consulta devuelve los registros correctos, convirtala en una consulta de actualizacin, especifique los criterios de actualizacin y, a continuacin, ejecute la consulta para cambiar los valores seleccionados. En los pasos de esta seccin se explica cmo crear una consulta de seleccin y despus convertirla en una consulta de actualizacin.

Crear una consulta de seleccin

Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

Se abre el diseador de consultas y se abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla o las tablas que contengan los registros que desee actualizar, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseador de consultas y muestran todos los campos de cada tabla. En la siguiente ilustracin se muestra el diseador de consultas con una tabla tpica.

Haga doble clic en los campos que desee actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta.

Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrcula de diseo de la consulta.

Para agregar rpidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente ilustracin se muestra la cuadrcula de diseo de la consulta con todos los campos agregados.

De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cmo afectan a los resultados de una consulta.

Nota

En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodn para que la consulta sea ms

flexible y ms eficaz.

Para obtener ms informacin sobre el uso de los caracteres comodn en las consultas, vea el artculo Informacin de referencia sobre los caracteres comodn en Access.

Criterios >234

Efecto Devuelve todos los nmeros mayores que 234. Para buscar todos los nmeros menores que 234, use < 234.

>="Daz"

Devuelve todos los registros desde Daz hasta el final del alfabeto.

Entre #02.02.2007# Y #01.12.2007#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodn ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.

Sin "Alemania"

Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolver registros que contienen caracteres adems de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*"

Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Sin "*t"

Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

En(Canad,Reino Unido) Como "[A-D]*"

En una lista, busca todos los registros que contengan Canad o Reino Unido.

En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*"

Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?"

Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya ltima letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el carcter de subrayado (_) en vez del signo de interrogacin (?).

#02.02.2007#

Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples (') en vez de usar signos de almohadilla (#); por ejemplo, ('02.02.2007').

< Fecha() - 30 Fecha() Entre Fecha() Y 3,

Usa la funcin Fecha para devolver todas las fechas con una antigedad de ms de 30 das. Usa la funcin Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual. Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

AgregFecha("M", Fecha())

Es Nulo No es Nulo ""

Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir). Devuelve todos los registros que contienen un valor. Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero an no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un nmero de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un nmero.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los campos que no desee incluir en el diseo de la consulta y presionar SUPR para quitarlos. Adems, puede arrastrar campos adicionales a la cuadrcula de diseo de la consulta.

Realice los pasos siguientes.

Actualizar registros

En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

En este procedimiento se muestra cmo cambiar la consulta de seleccin a una consulta de actualizacin. Access agrega la fila Actualizar a a la cuadrcula de diseo de la consulta. En la siguiente ilustracin se muestra una consulta de actualizacin que devuelve todos los activos comprados despus del 5 de enero de 2005 y cambia la ubicacin a "Almacn 3" para todos los registros que cumplen ese criterio.

Busque el campo que contenga los datos que desee cambiar y escriba la expresin (los criterios de cambio) en la fila Actualizar a de ese campo.

Puede usar cualquier expresin vlida en la fila Actualizar a. En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y se explica cmo cambian los datos.

Expresin "Vendedor" #10.08.2007#

Resultado En un campo de texto, cambia un valor de texto a Vendedor. En un campo de tipo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 de agosto de

2007. S "NP" & [NmeroPieza] [PrecioUnidad] * [Cantidad] [Transporte] * 1,5 DSuma("[Cantidad] [PrecioUnidad]", "Detalles de pedidos", * En un campo de tipo S/No, cambia el valor No a S. Agrega "NP" al principio de cada nmero de pieza especificado. Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad. Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por ciento. Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores de IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresin actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por los valores de un campo denominado PrecioUnidad. La expresin usa la funcin DSuma porque funciona con ms de una tabla y ms de un campo de tabla. Derecha([CdigoPostalEnvo], 5) Trunca (quita) los caracteres situados ms a la izquierda en una cadena de texto o una cadena numrica y deja los cinco caracteres situados ms a la derecha. SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, [PrecioUnidad]) Cambia un valor nulo (desconocido o sin definir) a un valor cero (0) en un campo denominado PrecioUnidad.

"[IdProducto]=" & [IdProducto])

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Aparece un mensaje de alerta.

Haga clic en S para ejecutar la consulta y actualizar los datos.

Nota

Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. De forma

predeterminada, si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access no muestra esos campos en los resultados. Por ejemplo, puede que incluya campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y usa los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access no los muestra en los resultados.

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Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla

En numerosos casos, los usuarios de bases de datos tienen que actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla. Y a un gran nmero de esos usuarios a menudo les parece una tarea difcil de realizar. Cuando tenga que actualizar los datos de una tabla con los datos de otra, recuerde esta regla: los tipos de datos de los campos de origen y de destino deben coincidir o ser compatibles.

Asimismo, cuando se actualizan los datos de una tabla con los datos de otra tabla y se usan tipos de datos compatibles en vez de tipos de datos coincidentes, Access convierte los tipos de datos de esos campos en la tabla de destino. Como resultado, algunos de los datos de los campos de destino pueden truncarse (eliminarse). En la seccin Restricciones de conversin de tipos de datos se describen las formas en que se pueden y no se pueden convertir los tipos de datos. En la tabla se explica asimismo cundo la conversin de un tipo de datos puede cambiar o eliminar algunos o todos los datos de un campo as como qu datos podran eliminarse.

El proceso de actualizacin de los datos de una tabla con los datos de otra tabla se compone de los siguientes pasos:

Cree una consulta de actualizacin y agregue las tablas de origen y las de destino a la consulta.

Combine esas tablas en los campos que contienen la informacin relacionada.

Agregue los nombres de los campos de destino a la fila Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta.

Agregue los nombres de los campos de origen a la fila Actualizar a de la cuadrcula de diseo de la consulta mediante la siguiente sintaxis: [tabla_de_origen].[campo_de_origen].

En los pasos descritos en esta seccin se supone que se usan dos tablas similares. En este ejemplo, la tabla Clientes reside en una base de datos heredada y contiene datos ms recientes que la tabla Compradores. Como puede comprobar, han cambiado algunos de los nombres de director y, adems, algunas de las direcciones. Por ese motivo, se decide actualizar la tabla Compradores con los datos de la tabla Clientes.

La tabla Clientes

Id. de cliente 1 Nombre Baldwin Museum Science 2 Blue Airlines Yonder Carlos Pellegrini 1263 San Cristbal of Direccin Rodeo de la Cruz 477 Ciudad Caracas

Estado o provincia DF

Cdigo postal 12345

Pas regin

o Telfono (505) 5552122 Contacto Leonor Bernab

Venezuela

Tchira

23456

Venezuela

(104) 5552123

David Santos

Coho Winery

C/ 452

Crcega

I.

de

Nueva Esparta

34567

Venezuela

(206) 5552124

Ezequiel Pic

Margarita

Contoso

Av. Benavides

Lima

Lima

45678

Per

(171)

Manuel

Pharmaceuticals

4858

5552125

Pereira

Fourth Coffee

Av.

de

la

Ciudad de Mxico

56789

Mxico

(7) 5552126

Julin Precio

Constitucin 2222 6 Consolidated Messenger Ave. Mayo Porlamar 7 Graphic Institute Design Av. del 5 de

I.

de

Nueva Esparta

34567

Venezuela

(206) 5552125

Carlos Hernndez

Margarita

Buenos Aires

Buenos Aires

87654

Argentina

(916) 5552128

Carlos Gonzlez

Libertador 900

Litware, Inc.

Carrera 22 con Ave. Carlos

Barinas

Barinas

31415

Venezuela

(503) 5552129

Felipe Izquierdo

Soublette #835 9 Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas Barinas 31415 Venezuela

(503) 5552233

Guillermo Fernndez

Soublette #937 La tabla Compradores

Id. de cliente 1 Nombre Baldwin Museum of Science 2 Blue Airlines Yonder Direccin Rodeo de la Cruz 477 Carlos Pellegrini 1263 3 Coho Winery C/ 452 4 Contoso Pharmaceuticals Av. Benavides Crcega I. de San Cristbal Ciudad Caracas

Estado o provincia DF

Cdigo postal 12345

Pas regin

o Telfono (505) 555-2122 Director Esteban Puerto David Santos

Venezuela

Tchira

23456

Venezuela

(104) 555-2123

Nueva Esparta Lima

34567

Venezuela

(206) 555-2124

Ezequiel Pic Manuel Pereira

Margarita Lima

45678

Per

(171) 555-2125

4858 5 Fourth Coffee Calle Huevos 134 6 Consolidated Messenger Ave. Mayo Porlamar 7 Graphic Institute 8 Litware, Inc. Carrera con Carlos Soublette #835 9 Tailspin Toys Carrera con Carlos Soublette #937 Cuando proceda, recuerde que, aunque los tipos de datos de cada campo de tabla no deban coincidir, s deben ser compatibles, lo que significa que Access debe poder convertir los datos de la tabla de origen en un tipo que pueda usar la tabla de destino. En algunos casos, puede que el proceso de conversin elimine algunos datos. Para obtener ms informacin sobre las restricciones de conversin de los tipos de datos, vea la seccin Restricciones de conversin de tipos de datos. 22 Ave. Barinas Barinas 31415 Venezuela (503) 555-2233 Guillermo Fernndez 22 Ave. Design Cerrito 333 Buenos Aires Barinas Buenos Aires Barinas 31415 Venezuela 87654 Argentina (916) 555-2128 (503) 555-2129 Mara Barrera Antonio Moreno 5 de Ciudad de Mxico I. de Nueva Esparta 34567 Venezuela 56789 Mxico (7) 5552126 (206) 555-2125 Julin Precio Cristina Portillo

Margarita

En los pasos que se describen a continuacin, se supone el uso de las dos tablas de ejemplo anteriores. Puede adaptar los pasos para que se ajusten a sus datos.

Crear y ejecutar la consulta de actualizacin

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de origen y de destino para agregarlas a la consulta. Cada tabla aparece en una ventana del diseador de consultas. Cuando termine de agregar las tablas, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

Combine las tablas en los campos que contienen la informacin relacionada. Para ello, arrastre el campo relacionado de una tabla y colquelo en el campo equivalente de la otra tabla.

Por ejemplo, si usa las tablas de ejemplo anteriores, arrastre el campo Id. de cliente hasta el campo Id. de comprador. De este modo, Access crea una relacin entre esos campos de las dos tablas y usa esa relacin para combinar los registros relacionados.

En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

En la tabla de destino, haga doble clic en los campos que desee actualizar. Cada campo aparece en la fila Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta.

Si usa las tablas de ejemplo, agregue todos los campos excepto el campo Id. de comprador. Observe que el nombre de la tabla de destino aparece en la fila Tabla de la cuadrcula de diseo.

En la fila Actualizar a de la consulta, en cada una de las columnas que contienen un campo de destino, agregue el nombre de la tabla de origen y del campo de la tabla de origen correspondiente al campo de la tabla de destino. Asegrese de usar esta sintaxis: [Tabla].[Campo]. Los nombres de la tabla y del campo deben aparecer entre corchetes y deben ir separados con un punto

En esta ilustracin, donde se usan las tablas de ejemplo, se muestra parte de la cuadrcula de diseo. Fjese en la sintaxis de los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a.

Cuando proceda, recuerde que debe escribir correctamente los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a y de acuerdo con la puntuacin de los nombres de tabla y de campo originales. No obstante, no es necesario que coincidan las maysculas y minsculas.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Cuando se le pida que confirme la actualizacin, haga clic en S.

Restricciones de conversin de tipos de datos

En esta tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Access, se explican las restricciones de conversin de los tipos de datos y se describen brevemente las prdidas de datos que se pueden producir durante la conversin.

Conversin este tipo Texto

a De este tipo Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Cambios o restricciones Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255. Sin restricciones. Sin restricciones. Sin restricciones. Sin restricciones. El valor -1 (S en un campo S/No) se convierte en S. El valor 0 (No en un campo S/No) se convierte en No. Hipervnculo Access trunca los vnculos de ms de 255 caracteres. Sin restricciones. Sin restricciones. Sin restricciones. Sin restricciones. Sin restricciones. El valor -1 (S en un campo S/No) se convierte en S. El valor 0 (No en un campo S/No) se convierte en No. Hipervnculo Sin restricciones. El texto debe componerse de nmeros as como de separadores decimales y de moneda vlidos. El nmero de caracteres en el campo de tipo Texto debe ajustarse al tamao configurado para el campo de tipo Nmero.

Memo

Texto Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No

Nmero

Texto

Para obtener ms informacin sobre el tamao de los campos numricos, vea el artculo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numricos. Memo El campo Memo debe contener nicamente texto as como separadores decimales y de moneda vlidos. El nmero de caracteres en el campo Memo debe ajustarse al tamao configurado para el campo de tipo Nmero.

Para obtener ms informacin sobre el tamao de los campos numricos, vea el artculo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numricos. Nmero, pero con otro campo precisin Fecha/Hora Las fechas que se pueden convertir dependen del tamao del campo numrico. Recuerde que Access almacena todas las fechas como fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de punto flotante y de precisin doble. tamao u de otra El tamao de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el nuevo tamao de campo puede almacenar. Al cambiar la precisin, puede que Access redondee algunos valores.

Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de septiembre de 1900 superan el tamao de un campo de tipo Byte. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al 16 de septiembre de 1989 superan el tamao de un campo de tipo Entero.

Para poder alojar todas las posibles fechas, establezca la propiedad Tamao del campo del campo de tipo Nmero en Largo entero o mayor.

Para obtener ms informacin sobre las fechas de serie y la forma en que Access usa y almacena los valores de fecha, vea el artculo Especificar un valor de fecha u hora. Moneda Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del lmite de tamao configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir un campo de tipo Moneda en un campo de tipo Entero slo cuando esos valores son mayores que 255 y no superan 32.767. Autonumrico Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del lmite de tamao configurado para el campo. S/No Hipervnculo Fecha/Hora Texto Los valores "S" se convierten en -1. Los valores "No" se convierten en 0. No est disponible. El texto original debe ser una fecha o una combinacin de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.

Memo

El texto original debe ser una fecha o una combinacin de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.

Nmero Moneda Autonumrico S/No

El valor debe estar comprendido entre -657.434 y 2.958.465,99998843. El valor debe estar comprendido entre -657.434 $ y 2.958.465,9999 $. El valor debe ser mayor que -657.434 y menor que 2.958.466. El valor -1 (S) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0 (No) se convierte en medianoche (12:00 a.m.).

Hipervnculo Moneda Texto Memo Nmero Fecha/Hora Autonumrico S/No Hipervnculo Autonumrico Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo S/No Texto

No est disponible. El texto debe constar de nmeros y separadores vlidos. El texto debe constar de nmeros y separadores vlidos. Sin restricciones. Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor. Sin restricciones. El valor -1 (S) se convierte en 1 $ y el valor 0 (No) se convierte en 0 $. No est disponible. No se permite si el campo de tipo Autonumrico sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo Autonumrico sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo Autonumrico sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo Autonumrico sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo Autonumrico sirve como clave principal. No se permite si el campo de tipo Autonumrico sirve como clave principal. No est disponible. El texto original debe constar nicamente de S, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado.

Memo

El texto original debe constar nicamente de S, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado.

Nmero Fecha/Hora

Cero o Nulo se convierte en No, todos los dems valores se convierten en S. Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No; todos los dems valores se convierten en S.

Moneda Autonumrico Hipervnculo Hipervnculo Texto

Cero y Nulo se convierten en No; todos los dems valores se convierten en S. Access convierte todos los valores en S. No est disponible. Si el texto original contiene una direccin Web vlida, como adatum.com, www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access lo convierte en un hipervnculo. Access intenta convertir otros valores, por lo que se ve texto subrayado, y el cursor cambia cuando se elige el vnculo, pero los vnculos no funcionan. El texto puede contener cualquier protocolo Web vlido: http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais://, etc.

Memo Nmero

Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones. No se permite cuando un campo de tipo Nmero forma parte de una relacin. Si el valor original tiene forma de direccin IP (Protocolo de Internet) vlida (cuatro nmeros de tres dgitos separados por un punto: nnn.nnn.nnn.nnn) y los nmeros coinciden con una direccin Web, la conversin genera un vnculo vlido. En caso contrario, Access agrega http:// al principio de cada valor y los vnculos resultantes no son vlidos.

Fecha/Hora

Access agrega http:// al principio de cada direccin, pero los vnculos resultantes casi nunca funcionan.

Moneda

Access agrega http:// al principio de cada valor pero, al igual que en el caso de las fechas, los vnculos resultantes casi nunca funcionan.

Autonumrico

No se permite cuando un campo de tipo Autonumrico forma parte de una relacin. Access agrega http:// al principio de cada valor, pero los vnculos resultantes casi nunca funcionan.

S/No

Access convierte todos los valores S en -1 y todos los valores No en 0, y agrega http:// al principio de cada valor. Los vnculos resultantes no funcionan.