Gustavo:

Contenido de este documento

En primer trmino y anticipando mis disculpas por la vocacin docente ; extraje algunos conceptos que pueden resultarte de inters sobre lo qu es un ERP; para que puedas comprender el alcance y limitaciones de lo que te estoy proponiendo. En segundo lugar voy a comentarte algo especfico de Plataforma; dejando en un Anexo algunas funcionalidades que considero hoy fundamentales a tus requerimientos. En tercer lugar intento graficarte cmo podemos compatibilizar; o mejor dicho integrar tus desarrollos al ERP, para lograr satisfacer an ms ampliamente los requerimientos puntuales del negocio.

ERP - Planificacin de recursos empresariales

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls, Enterprise resource planning) son sistemas de informacin. La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la contabilidad.
Definicin

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin integrales que asocian los aspectos operativos, productivos, comerciales, contables y financieros Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica base de datos. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo" (salvando las limitaciones de permisos y seguridad). Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

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Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, modulares y adaptables:
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Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, el que un cliente haga un pedido o aprobacin de un servicio crea una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, Tesorera, Clientes, proveedores, compras, contratos, control de almacn, etc. Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

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Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones.

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En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen aprovechar para revisar y alinear sus procesos con el software. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, no siendo siempre imprescindible. Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. Esto diferencia un ERP con una suite de gestin o sistema de gestin.

Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples reas, intereses, roles y personajes. No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa.

Implantacin

A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. La consultora en materia de ERP es de dos tipos, la consultora de negocios y la consultora tcnica. La consultora de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compaa y evala su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalizacin de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultora tcnica muchas veces implica programacin, conectividad, seguridad. Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP comenten el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar un proveedor integrador. Este tipo de empresa integradora, ayuda en la implantacin y apoya tambin en aspecto de hardware, software y en la administracin del cambio.
Ventajas

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio.
Desventajas

Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

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La instalacin del sistema ERP es costosa.

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Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirn la confiabilidad de algunas aplicaciones. Una vez que el sistema est establecido, se reduce la flexibilidad. La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software. Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales del consumidor.

ERP versus software de gestin

La principal diferencia estriba en la definicin. Un ERP es una aplicacin que integra en un nico sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una manera centralizada. Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples aplicaciones independientes que ya sea duplican la informacin (aun cuando la enlacen automticamente) o no la centralizan en una nica base de datos en tiempo real. Tambin elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos). En definitiva, las suites de gestin y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente distinguibles desde un punto de vista tcnico, pero muchas veces comercial y publicitariamente confundidos. Esto ltimo es lo que hace que muchas empresas medianas o grandes, se enfrenten con graves problemas de gestin al implementar un software que crean ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o futuras, muchos de los procesos de negocio bsicos que la empresa usa o que ha pasado a usar con el devenir del tiempo.

PLATAFORMA ERP
Muchos especialistas en temas de software empresario aseguran que lo ms valioso en la compra de un ERP, es la calidad e integridad de la base de datos. Esto es as, puesto que esa base debe constituir el repositorio de todos los datos de la empresa; pudiendo existir ms o menos mdulos con funcionalidad especfica para llenar o consultar los datos contenidos. Plataforma es un producto certificado con normas ISO y que cuenta como soporte con una base de datos con ms de 1200 tablas asociadas entre s con una impecable integridad referencial y grandemente normalizadas.

Por lo tanto si bien es cierto que gran parte de los procesos de negocio de Centauro pueden estar contemplados hoy en Plataforma; ms importante an es que sea posible integrar otras aplicaciones especficas con el fin de completar la catomizacin o de generar informes y reportes ad-hoc.

Estos son los principales mdulos con los que cuenta hoy Plataforma para la optimizacin del funcionamiento de cada una de las reas de la empresa, cubriendo as la totalidad o del ciclo operativo. Esto les permitira partir de una funcionalidad completa en forma muy rpida y sencilla; integrando de forma casi inmediata los procesos de negocio, la gestin de cuentas corrientes, la contabilidad y las finanzas. A la vez, es de destacar y valorar que Centauro cuenta con experiencia y desarrollos propios de software con que hoy que pueden integrarse de modo sencillo en el ERP para lograr as extender la funcionalidad y satisfaccin del software instalado. Intec, quien es el fabricante de Plataforma ERP , y Plataforma CRM , brinda absoluta documentacin sobre el contenido y funcionamiento de los datos. Para ms informacin del producto consultar la pgina del fabricante en www.intecsoft.com.ar

La integracin
De acuerdo a lo conversado considero que puede resultar una buena solucin aprovechar el core del ERP. En este sentido menciono a continuacin las funcionalidades bsicas ms relevantes (no pretendiendo con esto describir la funcionalidad completa del software) Facturacin y Administracin de cuentas corrientes: 1. Facturacin electrnica con duplicado electrnico de acuerdo a normas de AFIP 2. Facturas por cuenta y orden. 3. Cuentas corrientes en distintas monedas.

4. Gestin de cobranza: registro y soporte a la gestin de cobranza (por comprobante, por vencimiento o por cliente) 5. Evaluacin de lmites de crdito (en cuenta corriente, valores, das de entrega de cheques, etc.) 6. Seguimiento de ordenes de servicio no facturadas. 7. Consultas web de clientes: El cliente accede a los datos de su cuenta corriente y se imprime comprobantes de facturacin o recibos. 8. Consultas varias: saldos (anticuacin, clasificacin, das promedio, etc), proyeccin financiera, historial y anlisis de las ventas.

Cuentas a Pagar 1. Compras 2. Cuentas corrientes 3. Tarjetas corporate 4. Fondos a Rendir 5. Planes de pago. 6. Autorizaciones electrnicas por lmites de importe, solicitudes de pago, . 7. Pagos y retenciones 8. Consultas varias Tesorera 1. Gestin Bancaria: saldos actuales y proyectados. 2. Conciliaciones. 3. Seguimiento de cheques propios y de terceros 4. Impresin de cheques. Contabilidad, Presupuesto, control financiero, activo fijo, 1. Balances mensuales, mayores, diario, 2. Centros de costos 3. Seguimiento de gastos directos asociados a cada operacin. 4. Cuentas de socios, anlisis de deudas previsionales e impositivas, . 5. Amortizaciones impositivas y contables 6. Informes de gastos. 7. Presupuesto econmico 8. Estado de origen y aplicacin de fondos (mtodo directo: por fecha de pago o cobro o por por fecha de efectivo dbito o acreditacin).Modelos configurables.

Sinergia: Los desarrollos propios se integran con el ERP.

En especial en temas operativos, es evidente que el nivel de detalle, calidad y personalizacin logrado por los desarrollos a medida difcilmente sea alcanzado por la aplicacin estndar del ERP; no obstante lo que s es posible, es integrar dichos desarrollos con Plataforma. Cmo se logra esto? A priori creo que la idea sera aprovechar en lo que ms se puede el repositorio de datos y las funcionalidades genricas (descritas en el apartado anterior) de Plataforma, estableciendo un punto de contacto en las fronteras de las relaciones con el cliente.

Clientes Proveedores Tesorera Contabilidad Presupuesto Activo Fijo AFIP, ....

aprobadas .

Mdulo de clientes

Desarrollo propio: soporte a medida de las Operaciones

Esto implica sencillamente que el software desarrollado por el equipo de sistemas de Centauro alimente la base de datos del ERP, por ejemplo con los datos de las ordenes de servicio

Luego Plataforma se encargar de Facturar respetando las pautas de esa orden de servicio aprobada .