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Contenido:
Denicin
de
proceso.
Jerarqua
de
procesos.
Documentacin
de
procesos
*Como
elaborar
procedimientos
Medicin
de
procesos
Mejora
de
procesos.
Proceso
?
Un
proceso
se
puede
denir
como
un
conjunto
estructurado
y
completo
de
ac4vidades
que
se
desarrollan
en
una
organizacin,
con
el
obje4vo
de
conseguir
un
resultado
para
un
cliente
(interno
o
externo)
que
sa4sfaga
plenamente
sus
requerimientos.
Un
conjunto
estructurado
de
ac4vidades
supone
que,
a
par4r
de
las
entradas
suministradas
por
un
proveedor,
mediante
ac4vidades
intermedias
se
ob4enen
unas
salidas
o
productos
para
un
cliente.
De
forma
simple:
Un
proceso
es
la
sucesin
de
pasos
y
decisiones
que
se
siguen
para
realizar
una
determinada
ac4vidad
o
tarea.
Proceso
Ac4vidad
Ac4vidad
Macroproceso Proceso
Conjunto
de
procesos,
los
cuales
se
han
agrupado
por
cierta
anidad
o
similitud
Conjunto
de
ac4vidades
para
conver4r
entradas
en
salidas
(algo
en
algo
ms)
Conjunto
de
tareas
que
se
realizan
para
lograr
un
n
determinado
-
La
secuencia
de
ac4vidades
se
puede
esquema4zar
mediante
un
Diagrama
de
Flujo,
mapa
inter
funcional
o
documentarse
a
travs
de
procedimientos
(es
divisible)
Acciones
realizadas
vistas
de
forma
individual,
su
conjunto
forman
las
ac4vidades
Ac4vidad Tarea
Reexines.
Un proceso no es un procedimiento: Un procedimiento es una descripcin escrita de un proceso, pero el proceso existe este escrito o no. Un proceso no es un diagrama o mapa: La definicin de un proceso puede tomar forma de un diagrama o mapa. Un proceso existe este mapeado o no. Un proceso no necesariamente produce un producto o servicio final, puede ser que produzca entradas para otros procesos.
Procesos en Cascada
Procedimientos
Procesos ESTRATGICOS.
Procesos SOPORTE.
P. de Negocio
P. De Soporte
Componentes de un proceso
Entrada
PROCESO
Materiales Equipos Recursos Informacin
Salida
Un proceso puede ser alimentado por procesos y a su vez alimentar a otros procesos
Consideraciones:
La
secuencia
e
interaccin
de
los
procesos
debe
de
ser
determinada
Las
entradas
y
salidas
de
un
proceso
deben
de
ser
determinadas.
Los
responsables
o
dueos
de
los
procesos
deben
de
ser
iden4cados.
Los
mtodos
para
controlar
los
procesos
as
como
los
criterios
de
medicin
deben
ser
denidos.
Los
obje4vos
para
cada
proceso
deben
ser
denidos.
Deben
de
haber
recursos
humanos,
materiales
y
de
informacin
para
que
los
procesos
se
realicen.
Consideraciones:
Los
proceso
deben
de
ser
monitoreados
y
medidos
Se
deben
de
tomar
acciones
sobre
los
resultados
del
monitoreo
y
la
medicin,
los
cuales
generalmente
derivan
en
planes
de
reaccin
cuando
los
resultados
son
nega4vos.
Dicho en pasos Paso uno (No mucho detalle): Defina procesos, secuencia e iteracin (mapeo de procesos). Paso dos (Ms Detalle): Defina los responsables del proceso, entradas, salidas (modelaje de procesos) Paso tres (Mucho detalle): Defina objetivos, mtodos de control, criterios y planes de reaccin (modelaje de procesos)
Ejercicio uno: Forme equipos y establezca un listado de procesos que se desarrollan en: Gerencia de desarrollo regional. Gerencia de asistencia tcnica pedaggica. Gerencia de asistencia tcnica en ges4n 30 min
PRIMER EJERCICIO
Forme 3 equipos de trabajo y construya una propuesta de mapa de primer nivel de la DNGD
Mapa de procesos
PEPSU
Interfuncinales
Fujogramas
Procedimientos
Procesos Gerencia Asistencia Tcnica Orientacion y asistencia tecnica para la elaboracion de presupuesto escolar. Ges4on y dotacion de cer4cados y libros de registro. Diseo y eleboracion de calendario escolar. Uso y manejo del sistema SIRPEA.
Procesos
Gerencia
de
Desarrollo
regional
Asistencia
tcnica
en
procesos
de
ges4n
y
planes
de
trabajo
a
las
dde.
Visitas
de
asistencia
tcnica
a
las
DDE.
Realizacin
de
reuniones
regionales.
Ges4n
de
procesos
de
mejora
en
las
DDE.
Creacin
y
asistencia
a
equipos
de
mejora
P. de Negocio
P. De Soporte
Como
documentar
a
medida
que
vamos
bajando
de
nivel
Los
mapas
4po
PEPSU
se
vuelven
complicados
y
hay
que
u4lizar
otra
metodologa.
Alumno Asistente de servicios estudiantiles Jefe de seccin
Solicita certificacin de notas Recibe solicitud y busca notas en archivo Verifica que notas estn correctas
Mapa interfuncinal
28
Smbolos Flujogramas
Inicio/Fin
de
un
proceso
Ac4vidad
a
desarrollar
Punto
de
control
/
Decisin
Enlace
con
otro
proceso
Evidencia
documental
Elementos
del
entorno
que
deben
ser
tomados
en
consideracin
Inpunts
o
entradas
a
un
proceso
N
Nombrar Coordinador/a de prcticas Decano/a /Director/a Nombrar y Asignar tutores a los alumnos Coordinador/a de prcticas? Nombramiento tutores
Tutora y orientacin
Realizar peticin a Gerencia Centros/Comisiones responsables de titulaciones Proponer Departamentos, Servicios o Unidades y tutores responsables Gerencia
Establecer contactos con las empresas y entidades Vicerrectorado de Oferta Docente y EEES/Consejo Social/ Centros Tramitar los convenios Centro/Comisin de Mster
Convocar las prcticas Centros/Comisiones responsables de los ttulos Seleccionar a los/las estudiantes rgano designado en convocatoria
Convocatoria de prcticas
NO
Trasladar acta a la UXA y su puesta a disposicin del Centro/Comisin convocante Responsable de Unidad de Apoyo a la Gestin de Centros y Departamentos
Fin
Alumno
Jefe de seccin
Solicita cerGcacin de notas Recibe solicitud y busca notas en archivo Verica que notas estn correctas
Elementos
de
un
procedimiento
1.
OBJETO:
Qu
pretende
resolver.
2.
ALCANCE:
mbito
de
aplicacin,
Clientes
con
sus
expectaGvas
y
necesidades.
ESTANDARES
DE
CALIDAD
3.
NORMATIVA
Y
DOCUMENTACIN
DE
REFERENCIA.
4.
RESPONSABLES
con
sus
RESPONSABILIDADES
5.
DESARROLLO
(El
cmo).
7.
REGISTROS
(Evidencias)
y
ARCHIVO.
PROCEDIMEINTO
Consideraciones No u4lice un leguaje complicado para los procedimientos. Sea claro en lo que dice, no documente ambigedades. Cuando necesite recopilar datos o informacin establezca un formato. Codique los formatos y estandarcelos. No asuma que el usuario conoce toda la informacin que sabe usted. Revise la efec4vidad del procedimiento. Puede ser que lo que ha documentado, no sea lo adecuado.
Ejercicio numero tres elaboracin de un procedimiento Forme tres equipos de trabajo: Elabore uno de los procedimientos que ha determinado para su rea. Reunin con departamentales (mensual) Asistencia tcnica (equipo de Francisco). Ges4n de Proyectos. Otros. Regstrelo en el control de documentos
Interrelacin de procesos
Proceso
de
Mejora
Documentacin
Anlisis
y
diagnos4co
Normalizacin
Estandarizacin
Control
Medicin
1. La
iden4cacin
y
secuencia
de
los
procesos.
2. La
descripcin
de
cada
uno
de
los
procesos.
3. El
seguimiento
y
la
medicin
para
conocer
los
resultados
que
ob4enen.
4. La
mejora
de
los
procesos
con
base
en
el
seguimiento
y
medicin
realizado.
Capacidad:
Ap4tud
de
una
organizacin,
sistema
o
proceso
para
realizar
un
producto
que
cumple
los
requisitos
para
ese
producto.
Ecacia:
Extensin
en
la
que
se
realizan
las
ac4vidades
planicadas
y
se
alcanzan
los
resultados
planicados.
Brindar informacin correcta Atencin al cliente oportunamente rea de tramites Realizar el tramite de acuerdo al promedio establecido
% de usuarios atendidos efec4vamente % de usuarios que son atendidos en un 4empo igual o inferior a 15 minutos
Indicadores
Un
indicador
es
un
soporte
de
informacin
(habitualmente
expresin
numrica)
que
representa
una
magnitud,
de
manera
que
a
travs
del
anlisis
del
mismo
se
permite
la
toma
de
decisiones
sobre
los
parmetros
de
actuacin
(variables
de
control)
asociados
Pasos generales para el establecimiento de indicadores en un proceso 1. Reexionar sobre la misin del proceso. 2. Determinar la 4pologa de resultados a obtener y las magnitudes a medir (CRITERIOS). 3. Determinar los indicadores representa4vos de las magnitudes a medir. 4. Establecer los resultados que se desean alcanzar para cada indicador denido (METAS- Estndard) 5. Formalizar los indicadores con los resultados que se desean alcanzar (obje4vos))
Indicadores
Gestin de Calidad en la Administracin Pblica Formalizar el indicador: dotar de un soporte al indicador y alresultado planicado
Ejercicio 4: Indicadores de procesos Elabore una propuesta para dos de los procesos que ha iden4cado en su rea de trabajo Recuerde:
Para que un proceso se encuentre bajo control es necesario que sea: 1) Entendido. 2) Documentado 3) Medido
Control
de
procesos
A travs de indicadores se analizan los resultados del proceso (para conocer si a l c a n z a n l o s r e s u l t a d o s e s p e r a d o s ) y s e t o m a n decisiones sobre las variables d e c o n t r o l ( s e a d o p t a n acciones). De la implantacin de estas decisiones se espera, a s u v e z , u n c a m b i o d e comportamiento del proceso y, por tanto, de los indicadores. Esto es lo que se conoce como bucle de control.
Control
de
procesos
Slo
es
posible
que
funcione
el
bucle
de
control
si
se
es
consciente
de
que
la
actuacin
sobre
las
variables
de
control
consiguen
alterar
los
resultados
del
proceso
y,
por
tanto,
los
indicadores,
es
decir,
si
existe
una
relacin
causa-efecto
entre
las
variables
de
control
y
los
indicadores.
Control
de
procesos
Los
datos
recopilados
del
seguimiento
y
la
medicin
de
los
procesos
deben
ser
analizados
con
el
n
de
conocer
las
caracters4cas
y
la
evolucin
de
los
procesos.
De
este
anlisis
de
datos
se
debe
obtener
la
informacin
relevante
para
conocer:
1. Qu
procesos
no
alcanzan
los
resultados
planicados.
2. Dnde
existen
oportunidades
de
mejora.
No
se
alcanzan
los
resultados
Planes
de
mejora
Efecto
potencial
Consecuencias
que
tendra
un
fallo
potencial
MODO DE FALLO: El conductor se pierde. Atascos No hay moto disponible Avera en la moto
AMFE
56
58
AMFE
59
AMFE
60
AMFE
61
AMFE
62
AMFE
64
AMFE
65
Ejercicio Realice un anlisis basado en AMFE para implementar algunas mejoras en el proceso que ha documentado.
Mejora
de
procesos
Para
mejorar
los
procesos,
se
4enen
que
considerar,
entre
otros,
los
siguientes
aspectos:
Anlisis
de
los
ujos
de
trabajo.
Fijar
los
obje4vos
de
sa4sfaccin
del
cliente
(tanto
internos
como
externos),
para
dirigir
la
ejecucin
de
los
procesos.
Desarrollar
las
ac4vidades
de
mejora
con
los
propietarios
y
actores
del
proceso.
Responsabilizar
e
involucrar
a
los
actores
del
proceso.
Ejercicio tres
Seleccione un proceso de los que se desarrollan su departamento de trabajo, siga la secuencia que se platea CMMI y establezca acciones de mejora con todo y calendario de implementacin y responsables