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MEJORA DE LA EFICIENCIA EN LA GESTIN INTEGRAL DE PROYECTOS DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES AGROPECUARIAS DE CHILE, CON EL USO DE ENTORNOS COLABORATIVOS Y COOPERATIVOS DE TRABAJO
Olga Cap-Iturrieta(p)(1)(2), Jaume Mata-Rubio(2), Francisco Hidalgo-Trujillo(2)(3), Santos Gracia-Villar(2)(3), Christian Estay-Niculcar(2)(3)(4) (1) Instituto de Investigaciones Agropecuarias INIA. Santiago, Chile. (2) Universidad Politcnica de Catalua. Departamento de Proyectos de Ingeniera, Barcelona, Espaa. (3) Fundacin Universitaria Iberoamericana - FUNIBER, Barcelona, Espaa. (4) Universidad Santa Mara. Guayaquil, Ecuador. SUMMARY In this document, a research institution is analyzed, which functions as a cooperative and collaborative group. INIA, the Chilean institution responsible for agricultural research and transfer of technology, proposes the use of Collaborative and Cooperative Work Environments (CCWE) as a tool which integrates certain technical characteristics and a work methodology; Two critical factors for the implementation of this type of environment in the organizations are analyzed, the technological factor and the human factor. This work analyses how an institution can be transformed from the indicated points of view, to improve the efficiency of the global administration of the projects, and ends describing some benefits which such an efficient CCWE in INIA and similar institutions in Latin America, since its main produce is the generation of knowledge. For this some recommendations and strategic actions are proposed. RESUMEN En este documento se analiza una institucin de investigacin bajo el aspecto cooperativo y colaborativo del trabajo en grupo. Para el INIA, institucin chilena responsable de la investigacin y transferencia de tecnologa agropecuaria, se propone el uso de Entornos Colaborativos y Cooperativos de Trabajo (ECCT) como una herramienta que integra ciertas caractersticas tcnicas ms una metodologa de trabajo, para ello se analizan dos factores crticos en la implantacin de este tipo de entornos en las organizaciones, el factor tecnolgico y el factor humano. En el trabajo se hace un anlisis de cmo se puede transformar una institucin, desde las dos perspectivas sealadas, para mejorar la eficiencia de la gestin integral de proyectos, y se finaliza exponiendo algunos beneficios que podra suponer un ECCT eficiente en el INIA y en instituciones similares de Latinoamrica, dado que su principal producto es la generacin de conocimiento. Para ello se proponen algunas recomendaciones y estrategias de accin.

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1. LOS ENTORNOS COLABORATIVOS Y COOPERATIVOS DE TRABAJO (ECCT) El trabajo en grupo es una actividad crucial en las organizaciones. La dispersin geogrfica, e incluso de huso horario de los distintos componentes del equipo de trabajo caracteriza a un gran nmero de organizaciones y representa un serio obstculo para la correcta realizacin y optimizacin del trabajo en grupo. Las tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC) pueden facilitar las diversas tareas y actividades a desempear por los distintos usuarios o componentes de los equipos de trabajo en las organizaciones. Sin embargo, la adquisicin de las ms modernas herramientas tecnolgicas no asegura un eficiente trabajo en grupo. Por ello, conviene tener en cuenta otro tipo de factores, adems del tecnolgico, para la implantacin de ECCT. 1.1. Definiciones 1.1.1. Entorno Colaborativo y Cooperativo de Trabajo (ECCT) Se entienden como Entorno Colaborativo y Cooperativo de Trabajo a aquellas aplicaciones informticas que asisten a un grupo de personas dedicadas a un objetivo comn cada una de ellas trabajando en su propio ordenador, compartiendo y aportando datos e informacin a travs de una interfaz multiusuario [Hidalgo, 2003]. El principal objetivo de este tipo de aplicaciones es proveer a los usuarios de herramientas que les permitan coordinar las diversas actividades de trabajo. Existen dos factores crticos en la implantacin de este tipo de entornos en las organizaciones. Por un lado, se puede hablar de un factor tecnolgico constituido por el conjunto de aplicaciones tecnolgicas disponibles en la organizacin y un factor, que llamaremos, humano y que recoge aspectos relacionados con el grupo de trabajo, el comportamiento humano y el propio trabajo en grupo. Convendr tener en cuenta que los ECCT estn constituidos por la adecuada interaccin entre estos factores. Por ejemplo, es habitual que una organizacin dotada de las ltimas aplicaciones informticas y las mejores tecnologas sea incapaz de realizar un trabajo grupal, por motivos que competen el comportamiento humano (capacitacin, actitud y adaptacin de los usuarios), la estructura del trabajo o proyecto en s (operativa, coordinacin, comunicacin) u otros motivos. 1.1.2. El Factor Tecnolgico Dado que el volumen de informacin que genera el trabajo en grupo de un conjunto de usuarios bajo dispersin geogrfica y/u horaria es muy grande y se genera en forma muy dinmica, es necesaria la utilizacin de aplicaciones TIC para tal manejo. Las herramientas de comunicacin permiten la interaccin entre usuarios que se encuentren potencialmente distantes. Es relevante la dimensin social que estas herramientas aportan a la organizacin, desapareciendo las barreras geogrficas, crendose entornos globales. 1.1.3. El Factor Humano: Entendemos por factor humano a la interaccin del trabajo en grupo (o proyecto, cooperativo y/o colaborativo), y el grupo de trabajo.

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El anlisis del Trabajo en Grupo es vital para la deteccin de procesos susceptibles a la mediacin de las herramientas tecnolgicas. Lo medular de las actividades y los procesos son la informacin que generan, sus flujos, los participantes y el modo como intervienen en la actividad del proyecto de trabajo en grupo. El Grupo de Trabajo aborda aspectos relacionados con el comportamiento humano y la capacitacin de los usuarios no slo para el uso de las herramientas tecnolgicas con las que se va a desarrollar el entorno, sino que, para adaptarse al nuevo modelo de trabajo. Se destaca la formacin y los aspectos psicolgicos y sociales. La implantacin de un ECCT requiere de un proceso de formacin tcnica para los usuarios en su uso y manejo con el propsito de que adems del correcto funcionamiento, se obtenga el mximo rendimiento de estas aplicaciones. La realizacin del trabajo en grupo representa un cambio radical en relacin al trabajo clsico de carcter social y psicolgico que afecta a los individuos de diversos modos. Psicolgicamente, afecta por un lado a aquellos aspectos relacionados con la capacidad cognitiva de los miembros del grupo, lo que la persona es capaz de hacer, y por otro, a aspectos relacionados con su voluntad, intereses, objetivos, valores y motivaciones. Socialmente, implica un cambio en el modo de relacionarse con los diferentes integrantes del proyecto y por ello, la implantacin de los ECCT hace imprescindible la consideracin de la variable cultural [Cabrera, 2001]. Una de las causas ms citada del fracaso en la implantacin de nuevos sistemas de informacin es la falta de consideracin de estos factores psicolgicos y sociales. 1.2. Modelo de interaccin entre los factores tecnolgico y humano Del mismo modo que tener las aplicaciones tecnolgicas ms desarrolladas no es suficiente para realizar un eficaz trabajo en grupo, la coordinacin de un equipo profesional excelente, con una buena estrategia de trabajo en grupo y con dispersin geogrfica resulta imposible sin el apoyo de las TIC. Mediante un riguroso anlisis de actividades, flujos de informacin y participacin se podr determinar cmo las TIC pueden contribuir al xito del trabajo en grupo, y esta es la propuesta para el INIA. El xito del ECCT es mximo cuando la combinacin de las diversas tecnologas se integra en los diversos procesos del proyecto y se dota a los usuarios de la formacin y entrenamiento adecuado. Los mayores beneficios de la implantacin de un ECCT no son solamente tcnicos o econmicos sino que, sobretodo, imponen una metodologa de trabajo socialmente distinta que optimizan la capacidad del grupo de trabajo. Resulta vasta y compleja la modelizacin de este tipo de entornos de trabajo, existen diversas teoras y modelos. La arquitectura de estos entornos se asemeja a las empleadas para describir aplicaciones groupware aunque difiere en que contempla la componente colaborativa de los ECCT. [Hidalgo, 2003] propone la siguiente arquitectura general de un ECCT (Figura1) e identifica los 9 componentes como sus integrantes, estos son: El Facilitador, encargado de establecer la estrategia a llevar a cabo y seleccionar los servicios de comunicaciones adecuados; Los Participantes, los usuarios e integrantes del proyecto colaborativo; Memoria Global e Individual: registro de informacin y actividades; Servicios Sincrnicos (SS); Servicios Asncronos(SA); Modulo Administrador (MA), que gestiona y administra el trabajo de los participantes; Modulo Inteligente (MI), como herramienta que acta de soporte a

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las tareas adems de desempear actividades de control; Modulo de Mltiples Medios, el conjunto de interfaces; y el Modulo de Comunicaciones.

Figura 1: Arquitectura General de un ECCT

2. DESCRIPCIN GENERAL DEL INIA El Instituto de Investigaciones Agropecuarias INIA es la institucin chilena responsable de la investigacin y transferencia de tecnologa para el sector agropecuario desde hace 40 aos. Dispone de una cobertura nacional a travs de 39 puntos de trabajo distribuidos a lo largo de 1.944 Km. Tiene una sede central, pero su operacin es descentralizada y basada en proyectos. El ao 1994 el INIA cambi su forma de operar la investigacin de Programas a Proyectos, constituyndose stos en la base del accionar institucional. Lo que ha significado que en slo una dcada se ha llegando a un total de casi 300 proyectos en ejecucin para el ao 2003, con cerca de 20 distintas fuentes de financiamiento. Para organizar la informacin de los proyectos en ejecucin, el INIA implement el ao 2000 una aplicacin en intranet: el Sistema Integrado de Proyectos SIP, que en su diseo original, contempla el proceso de investigacin desde la fase creativa que es la Idea de Proyecto, pasando por el Proyecto en Ejecucin, el Proyecto Terminado y el Proyecto Evaluado, lo que se esquematiza en la figura siguiente:

Figura 2: Proceso de Proyectos de I&D en el INIA

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El objetivo del SIP se defini como Disponer de una herramienta computacional establecida en red que permita desarrollar un Sistema de Informacin Gerencial Integrado que relacione la planificacin, el seguimiento y la evaluacin a la gestin del INIA, para mejorar la eficiencia y productividad del uso de los recursos. [CapIturrieta, 2000] 3. EL INIA COMO ECCT 3.1. El Factor Tecnolgico Los usuarios de la red INIA son 569, los programas y herramientas computacionales actualmente disponibles en el INIA se esquematizan en la tabla siguiente, en que se ha utilizado una clasificacin de acuerdo al tipo de tecnologa.

Tabla 1: Herramientas computacionales en uso en el INIA (2003)

Estos son los principales sistemas de informacin actualmente disponibles en el Instituto y que en su mayora han sido desarrollados en forma interna, de acuerdo las necesidades propias. [Chacn, 2003] 3.2. El Factor Humano El modo de trabajar de los empleados y colaboradores del INIA cambi con la implantacin del SIP. Durante muchos aos se trabaj mediante procesos y mecanismos basados en el flujo de papel, ahora la informacin de los proyectos est disponible para todos, desde cualquier lugar y no en un archivo fsico. Se puede afirmar que el principal problema no es tecnolgico, sino que comunicacional, los usuarios desconocen el uso que se hace de la informacin que

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ellos proporcionan y esto desincentiva su participacin, lo que restringe su cooperacin y colaboracin. Este problema surge porque las metas del trabajo grupal no son del conocimiento de todos. No se ha explicitado un objetivo comn, puesto que no ha habido una metodologa de implementacin de sistemas, que permita hacer comunes a todos los objetivos del sistema. Slo algunos usuarios consideran que el uso del sistema potencia su aprendizaje y hace ms eficiente su actividad laboral, para el resto slo es una imposicin que debe cumplirse. En resumen, no existe motivacin para aprovechar al mximo las herramientas disponibles y no se ha explicado ni modelado esta unin de Tecnologa ms factor humano. 3.3. Estado del INIA frente a la situacin que propone el modelo Aunque de manera explcita en el INIA no existe una arquitectura que regule el entorno de trabajo, se puede afirmar que los componentes que describe Hidalgo en su propuesta de arquitectura general de un Entorno Virtual de Trabajo Colaborativo y Cooperativo existen implcitamente. As, cuando el modelo menciona la figura del Facilitador, en el INIA su funcin es asumida por la Unidad de Planificacin, Seguimiento y Evaluacin UPSE de nivel nacional. Entre las funciones ms relevantes est el coordinar las diferentes herramientas informticas disponibles para proponer metodologas de trabajo, tanto para el SIP como para procedimientos semi automatizados. Los Participantes, son todos los empleados que participan de proyectos, cada uno mantiene registros, archivos, documentos de anlisis de elaboracin propia que se relaciona con la funcin que cumple en el proyecto, la informacin que fluye con el uso de las diferentes herramientas. De este modo cada uno colabora o coopera con el desarrollo del proyecto y acumula en sus acciones la memoria individual de su trabajo, que puede ser de conocimiento comn o de uso individual. En el caso de la Memoria Global e Individual existen sistemas de registros que permiten tener un historial de desarrollo de todos los proyectos en ejecucin pero si tomamos el Sistema Integrado de Proyectos como un todo, vemos que existen deficiencias en la Memoria Grupal de los procesos, es decir, en todos los procesos que involucran aceptacin y rechazo, y que no estn integrados al software, sino que se realizan por otros medios, como mails, actas, etc., se tiene que la informacin permanece dispersa en los diferentes discos duros de computadores personales. Esta informacin formara parte de la Memoria Individual de los participantes que intervinieron en cada etapa, sin embargo, esto no est sistematizado. Los Servicios Sincrnicos que estn en uso, son: chat, mesa de ayuda, video conferencia, comunicacin por voz; corresponden a la categora de Informacin y Comunicacin. Los softwares Administrativos, a pesar de estar en lnea, no mantienen interaccin en tiempo real entre participantes. Los Softwares de Gestin tienen un desarrollo mixto, en algunos de sus subprocesos, como asignaciones de cdigos, avisos en lnea indicando presencia o ausencia de usuarios, generacin instantnea de textos con mensajes para revisar o corregir, etc. El resto de herramientas descritas en la tabla 1, son todas Servicios Asncronicos que para su utilizacin no requieren de la participacin simultnea de varias personas. El Mdulo Administrador, son procesos que regulan los flujos de informacin, por ej. el ingreso de claves, el uso de atributos diferenciados segn la calidad del usuario. Las tareas sistemticas, estn ligadas a mecanismos que generan avisos en el sistema, como correos electrnicos que regulan el uso de las aplicaciones y la

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intervencin de determinadas personas en los procesos, cuando las normas de conducta establecidas lo consideran necesario. El sistema permite saber en todo momento quin est interactuando y registra cada movimiento de ingreso de informacin, lectura revisin, modificacin, aprobacin o rechazo, esto lo identificamos claramente con el Mdulo Inteligente. Puede recurrirse a este historial en cualquier momento que se solicite, para resolver problemas o identificar el uso del sistema o posibles errores que se produjeran al estar en ejecucin. El procesamiento de la informacin, su cruce en tablas y la consolidacin en informes est a cargo de subrutinas del software, corresponden al Mdulo de Mltiples Medios, esto permite al sistema adaptar los datos a lo que el usuario desea ver o rescatar como informacin para trabajar. Finalmente, el conjunto de herramientas que permiten el flujo de informacin, incluidas en la tabla 1, es lo que consideraremos como Mdulo de Comunicaciones. 4. CONCLUSIONES 4.1. Beneficios que podra suponer un ECCT en el INIA y en instituciones del sector. En el INIA, el principal producto es la generacin de conocimiento, se considera como una organizacin que debe operar de una manera adecuada para ser cada vez ms eficiente, necesita metodologas que permitan gestionar su memoria grupal. Por esto, los sistemas informticos que existen en el INIA pueden potenciarse si se adopta una estrategia de trabajo que le permita funcionar como un Entorno de Trabajo Colaborativo y Cooperativo, lo que significara cambios positivos sobretodo en el mejorar la calidad de la informacin y el mejor uso del tiempo, principalmente por la necesidad de un trabajo virtual eficiente al tener que interactuar entre personas que estn distantes fsicamente. El INIA, como otras instituciones similares del cono sur americano (EMBRAPA Brasil, INTA - Argentina, INIA - Uruguay) han desarrollado sus propios softwares de gestin, que cumplen con algunos requisitos de interaccin entre personas y sedes que pueden servir de base para convertirse, mediante algunos protocolos adecuados, en Entornos Virtuales de Trabajo Colaborativos y Cooperativos. En el caso del INIA Chile, la principal falencia para ser un buen ECCT es la falta de trabajo en equipo de los participantes del modelo, lo que significara una estrategia motivacional para optimizar su funcionamiento, es decir que las personas conozcan los beneficios de esta metodologa y de compartir el conocimiento. 4.2. Cmo llegar a la situacin deseada. Se propone una serie de recomendaciones, que pueden ser desarrolladas internamente en el INIA como estrategias de accin y que potenciaran el uso de sus softwares, que hoy estn en forma dispersa y desorganizada; convirtindose en un Entorno Virtual de Trabajo Colaborativo y Cooperativo ptimo. Para esto, es necesario que todos los participantes conozcan y estn conscientes de que la informacin es el principal bien de la institucin y que la informacin debe fluir para ser til, por lo tanto:

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Los usuarios deben conocer el uso que se hace de la informacin que ellos proporcionan. Las metas del trabajo grupal deben ser conocidas por todos y explicitarse un objetivo comn. El uso del sistema potencia su aprendizaje y hace ms eficiente su trabajo. Estimular el uso de las TIC para solucionar los problemas. Adoptar una estrategia de trabajo en grupo, para que exista un compromiso del equipo, y no se delegue en el jefe del proyecto todas las responsabilidades. Promover una cooperacin activa, en que cada usuario conozca exactamente las tareas que debe realizar y los plazos y requisitos de la informacin que debe proporcionar. Incentivar la colaboracin en las reas de conocimiento de cada persona. Disear una nueva normativa grupal para el trabajo. BIBLIOGRAFA Cabrera, . and Cabrera, E. F.. La Gestin de las Personas, clave en la implantacin de las nuevas Tecnologas de la Informacin. Economa Industrial(339 / III), 2001, pp 51-60. Cap-Iturrieta, O. Desarrollo de un Software de Planificacin, Seguimiento y Evaluacin, para la Gestin de Proyectos en el INIA. Instituto de Investigaciones Agropecuarias - INIA, Santiago de Chile, 2000. Chacn, G., and Santana, M. Aplicacin Intranet: "Sistema Integrado de Proyectos SIP". Primer Congreso Informtico Gubernamental Chileno, Santiago de Chile, 2003. Hidalgo-Trujillo, F., Fernndez-Diez, F., and Gracia Villar, S. Aplicacin de Entornos Colaborativos y Cooperativos en las empresas. VII Congreso Internacional de Ingeniera de Proyectos, Pamplona, Espaa, 2003 CORRESPONDENCIA Olga Cap Iturrieta Departamento de Proyectos de Ingeniera, UPC. Diagonal 647, planta 10 08028 Barcelona Telf. 934016640 olga.capo@upc.es

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