MEMORANDO

(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria) Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. rea de Difusin El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y posfirma "con copia" Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias:

y y y y y

Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones:

Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..." "Srvase comunicar a esta direccin el record de... " Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las formulas: "srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando mltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultanea, a varios destinatarios. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

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INTRODUCCION En el mundo actual, es necesario que el hombre domine todo los elementos que tiene al alcance a fin de desenvolverse con xito en su campo de accin. Uno de estos importantes elementos es el Lenguaje. En este sentido hemos tratado en lo posible de demostrar como se redacta el documento al cual denominamos EL MEMORANDUM. Debemos saber que la redaccin de un documento con el objetivo de comunicar algo, puede parecer tarea sencilla a la mayora de las personas, pero la verdad es que son muy pocos quienes pueden darse el lujo de poseer habilidades de redaccin de textos sin errores. No abundan quienes conocen bien las reglas de la ortografa, la gramtica y la sintaxis, no slo porque la gente lee muy poco hoy en da, sino tambin porque nos hemos acostumbradoa hacer las cosas de manera rpida, vertiginosa y sin prestar atencin al detalle, y mucho menos a la redaccin. Las condiciones que se deben tener en cuenta al momento de redactar son: claridad, concisin, ilacin, cortesa y pulcritud. Por estas razones y con el deseo de que vuestros compaeros eleven su conocimiento y puedan tener a su alcance el presente trabajo que sirva de gua y esperamos que le sea de suma utilidad, a la vez recomendndoles, leer bastante, escribir mucho, con sumo inters y especial cuidado.

EL MEMORANDUM La palabra memorando deriva de la voz latina: MEMORE = que quiere decir recordar algo, que debe tenerse en la memoria. El memorando es una comunicacin diplomtica en la que se transmite algo que debe tomarse en cuenta y que puede ser: - Una orden. - Un mensaje. - Un pedido. - Un permiso. - Una justificacin.

- Una amonestacin, etc. Este documento es muy simple y de uso comn entre personas que laboran en las distintas dependencias tanto estatales como privadas. En castellano se dice MEMORANDO, su plural es MEMORANDOS, pero familiarmente se le conoce como MEMO. CARACTERISTICAS: Se caracteriza por ser: - Un documento breve y directo. - Funcional y prctico. - Interno. - Circula dentro de la institucin. - Sobre todo de accin inmediata.

CLASES: Memorando Simple o Directo.- Se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir, amonestar, etc., va dirigido a un solo destinatario, para tratar asunto de trabajo. Es un documento que es dirigido de un jefe a un subalterno o aun jefe con otro de igual rango. Caractersticas: Comparte las mismas que con el oficio simple, pero con la diferencia que en la numeracin lleva la palabra M EM O RANDO como nombre de documento. Memorando Mltiple.- Es el que se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier informacin en forma simultnea a varios destinatarios. Se trata de un mismo texto con igual numeracin para varios destinatarios. Va dirigido igualmente que el memorando simple. Caractersticas: Tiene las mismas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que empledas MEMORANDO MULTIPLE como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de MEMORANDO CIRCULAR PARTES: 1. - Numeracin: Se escribe la palabra MEMORANDO seguida del cdigo o nmero correspondiente, del ao y de las iniciales de la institucin. Ejemplo: MEMORANDO N 4496 2010 DGE 2. - Informacin: Se escribe la palabra DE: seguida del nombre completo y cargo del remitente; luego la palabra A: seguida del nombre completo y cargo del destinatario; la palabra ASUN TO: seguida de un resumen del tema o texto del documento; y la palabra FECHA: seguida de la fecha del da. Ejemplo: DE A ASUNTO FECHA : : : :

3.- Cuerpo o Texto: Es la parte donde se expresa claridad y precisin, el motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario en forma directa y sin palabreras. A continuacin mencionamos algunos trminos que ya no se utilizan actualmente comparndolos con los trminos actuales.

Trminos Obsoletos 1.-Lleg a nuestras manos su informe 2.- El objeto de la presente 3.- Por medio de la presente 4.- Srvase, srvanse 5.- No es grato 6.- As mismo 7.- Agradecemos de antemano 8.- Quedamos de Ud. 9.- De nuestra consideracin 10.- Llegamos a la conclusin 11.- Adjunto a la presente 12.- Aperturar 13.- Recepcionar 14.- Priorizar 15.- Concretizar

Trminos Modernos 1.- Muchas gracias 2.- Nos complace 3.- Nos dirigimos a usted 4.- Agradeceremos 5.- Es grato 6.- Asimismo 7.- Agradecemos 8.- Nos despedimos 9.- Estimado seor 10.- Concluimos 11.- Adjunto 12.- Abrir 13.- Recibir 14.- Dar prioridad 15.- Concretar los acuerdos

4.- Despedida: Generalmente es muy simple con 1 2 palabras. Ejemplo: Atentamente, cordialmente, muy atentamente 5.- Firma y rbrica: Es la firma de la persona que remite el documento. Ejemplo: Pedro Daz Napur . GERENTE GENERAL 6.- Con copia o distribucin: Se utiliza cuando el documento debe ser entregado para su conocimiento a otra persona adems del destinatario. Ejemplo:

DISTRIBUCIN C.C. Dpto. de personal C.C. Archivo 7.- Iniciales: Se escriben las iniciales con maysculas las del jefe y con minsculas el de la secretaria. Ejemplo: PDN/fra

PARTES COMPLEMENTARIAS: Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

ESTILOS DE MEMORANDOS MODELO DE MEMORANDUM MEMORANDO N 0010-2010/GRL/GG DE A ASUNTO : Dr. Nstor Pantoja Huerta GERENTE GENERAL : Lic. Jaime Arambur Tapia JEFE DE PERSONAL : Modificacin de horario

FECHA : Huacho, 03 Julio de 2010 _______________________________________________________________________ Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 14 de los corrientes se modificar el horario de trabajo del personal el cual ser de 7:30 a.m. a 4:30 p.m. con un receso de 30 minutos, de 1:00 p.m. para el refrigerio. Haga conocer esta decisin al personal a cargo.

Atentamente,

_____________________________ Dr. Nstor Pantoja Huerta . GERENTE GENERAL .

C.C. Archivo NPH/fra