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Initiation l'utilisation et au paramtrage d'un site Sharepoint

par Fleur-Anne BLAIN (fablain.developpez.com)


Date de publication : 01/02/2009 Dernire mise jour : 05/05/2009

Ce tutoriel a pour but de vous initier la conception et gestion d'un site SharePoint travers son paramtrage et son utilisation. Ce tutoriel s'adresse aux dbutants, gestionnaires de sites ou plus particulirement de publication de contenu.

Initiation l'utilisation et au paramtrage d'un site Sharepoint par Fleur-Anne BLAIN (fablain.developpez.com)

Introduction...................................................................................................................................................................3 I - SharePoint, pour qui? Pourquoi?........................................................................................................................... 3 I-A - Dfinition.........................................................................................................................................................3 I-B - Objectifs et intrts principaux d'un site SharePoint..................................................................................... 3 II - Principales fonctionnalits......................................................................................................................................4 III - Architecture SharePoint........................................................................................................................................ 5 III-A - Architecture technique................................................................................................................................. 5 III-B - Contenu et structure d'un site......................................................................................................................5 IV - L'environnement SharePoint : une page type...................................................................................................... 6 V - La scurit : gestion des autorisations, groupes et utilisateurs............................................................................ 7 V-A - Grer les niveaux d'autorisations................................................................................................................. 8 V-A-1 - Dfinition et description des niveaux d'autorisations........................................................................... 8 V-A-2 - Gestion des niveaux d'autorisations : cration, modification, suppression.......................................... 9 V-B - Gestion des groupes : cration, modification, suppression........................................................................10 V-C - Gestion des utilisateurs : cration, modification, suppression....................................................................13 V-D - La connexion anonyme.............................................................................................................................. 14 V-D-1 - Activer l'accs anonyme sur un site..................................................................................................15 V-D-2 - Activer l'accs anonyme sur une bibliothque ou une liste...............................................................16 VI - Gestion de sites et collection de sites............................................................................................................... 18 VI-A - Qu'est-ce qu'un site et une collection de site ?.........................................................................................18 VI-B - Les modles de sites existants................................................................................................................. 18 VI-C - Cration et paramtrage d'un site.............................................................................................................21 VI-C-1 - Cration d'un site..............................................................................................................................21 VI-C-2 - Paramtrage d'un site et suppression.............................................................................................. 23 VI-C-2-a - Rubrique Utilisateurs et autorisations...................................................................................... 23 VI-C-2-b - Rubrique Aspect....................................................................................................................... 23 VI-C-2-c - Rubrique Galeries.....................................................................................................................26 VI-C-2-d - Rubrique Administration du site............................................................................................... 30 VI-C-2-e - Rubrique administration de la collection de site...................................................................... 33 VII - Gestion des pages............................................................................................................................................ 37 VII-A - Cration, modification et suppression de page de base ou de composants............................................ 37 VII-B - Gestion de contenu dans une page : les WebParts.................................................................................40 VIII - Gestion des bibliothques, listes et affichage.................................................................................................. 43 VIII-A - Les bibliothques..................................................................................................................................... 43 VIII-B - Les listes..................................................................................................................................................46 VIII-C - Gestion des vues.....................................................................................................................................48 Conclusion..................................................................................................................................................................51 Liens utiles................................................................................................................................................................. 51 Remerciements.......................................................................................................................................................... 51

-2Copyright 2009 - Fleur-Anne BLAIN. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' 3 ans de prison et jusqu' 300 000 E de dommages et intrets. Droits de diffusion permanents accords developpez LLC.
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Introduction
Ce tutoriel, destin aux dbutants et gestionnaire de contenu de sites, permet d'aborder des notions de bases concernant la comprhension globale d'un site SharePoint et tout ce qui se rapporte au paramtrage. Il permet d'avoir un aperu des fonctionnalits et possibilits de SharePoint mais n'a pas la prtention de tout regrouper. Nous dcouvrirons les sites SharePoint en 2 phases. La premire phase est compose d'une prsentation et dfinition d'un site SharePoint, ses objectifs et intrts, ses principales fonctionnalits (afin de dcouvrir l'tendue des possibilits de MOSS 2007) et son architecture technique (qui permet d'apprhender le fonctionnement gnral et les interactions possibles). De mme, nous aborderons une prsentation de l'environnement SharePoint, plus particulirement une page type et tout ce qui se rapporte la scurit et gestion des droits utilisateurs. Aprs avoir dcouvert l'environnement et quelques fonctionnalits, la seconde phase rfre tout ce qui se rapporte la gestion de sites, gestion de pages web, gestion de contenu comme les bibliothques ou les listes. Remarque : Les explications fournies sont ralises sur Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). Cependant, de nombreuses fonctionnalits se retrouvent dans Windows SharePoint Services (WSS) qui est un add-on gratuit de Windows Server 2003.

I - SharePoint, pour qui? Pourquoi? I-A - Dfinition


Un site SharePoint est par dfinition un point de partage, utilisant tous les avantages du web, car c'est un site web qui permet de partager des informations en gnrales, des documents, des plannings, etc. Il permet d'un point de vue plus global d'amliorer la communication au sein d'un systme d'information et de faciliter tous les changes. Un site SharePoint, d'un point de vue utilisateur ou gestionnaire de contenu, est facile d'utilisation, fournie une interface agrable sans aucun dveloppement, un contenu dynamique et responsabilise les utilisateurs. En effet, en fonction des droits, l'utilisateur peut lui mme apporter une information et participer la vie du site. Remarque : Cette dfinition n'est pas tout droit sortie d'un dictionnaire mais de mes impressions, par consquent elle n'est pas prendre au pied de la lettre et reste enrichir par votre propre exprience.

I-B - Objectifs et intrts principaux d'un site SharePoint


Les outils SharePoint permettent n'importe quelle personne (avec un site existant ou bien le matriel et logiciels ncessaires) de construire un site web sans aucun dveloppement. De nombreuses fonctionnalits rpondant la plupart des besoins en entreprise sont existantes, tout ce qui se rapporte la gestion du site, du contenu, de l'interface, etc. est paramtrable. L'intrt est donc d'utiliser au maximum ces fonctionnalits qui couvrent normment de besoin. Parfois celles-ci ne sont pas suffisantes. Dans ce cas un dveloppement spcifique est ncessaire mais dpasse largement le niveau de ce tutoriel. Avec un site SharePoint, il est possible d'accder une information travers une simple URL et un navigateur web, d'avoir des informations vivantes, qui voluent, un temps de raction moins important au niveau du transfert de l'information, etc. En plus d'offrir un accs facilit l'information, SharePoint est un vritable outil de travail, qui s'associe la suite Office et tous ces avantages : feuilles de calculs en ligne, reporting, planning et tches, etc. En rsum, ce type de site simplifie le travail, la prise de dcision, permet la collaboration et s'adapte tous les mtiers et presque tous les besoins.

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II - Principales fonctionnalits
Ceci est une prsentation exhaustive des possibilits de SharePoint mais permet de se faciliter la vie quant aux questions prliminaires sur la faisabilit. Dtail SharePoint permet de crer ses propres sites, ou pages trs aisment, en prcisant un nom, en choisissant un modle de site ou de page, etc. Des modles permettent de pr-remplir les pages ou de proposer des composants qui faciliteront l'obtention du rsultat escompt. Un site peut tre enregistr en tant que nouveau modle de sites. Gestion des utilisateurs, Gestion des profils utilisateurs, groupes , groupe d'utilisateurs gestion des droits par domaines NT, groupes ou utilisateurs. Ce type de gestion des droit permets de grer la visibilit pour un/des utilisateurs au niveau : sites, onglets, listes, bibliothques, rpertoire, documents. Par dfaut, les droits sur un site enfant sont les mmes que sur son parent. Ceci est modifiable. Moteur de recherche SharePoint permet de mettre en place un moteur de recherche trs puissant. Il permet de rechercher dans le contenu des documents stocks dans SharePoint, dans les mtadonnes associes aux documents ou des profils utilisateurs. Sa gestion s'effectue dans la centrale d'administration. Les rsultats sont aussi filtrs en fonction des droits utilisateurs, tous les sites peuvent ne pas tre dans la liste de recherche, etc. Statistiques d'utilisation du site Permet d'obtenir des statistiques concernant les visites du site SharePoint, le nombre de visites par jours, les mots les plus recherchs, les sites les plus utiliss, etc. Gestion documentaire Avec rsultats filtrs fonction des droits de l'utilisateur, prfrences des rsultats affichs paramtrables, abonnement flux RSS possible : notification par email, gestion des versions, gestion des validations, gestion de l'accs concurrent un document, etc. Gestion des tches et calendrier quipe Composant de type calendrier Outlook, synchronisation avec Outlook. Gestion planning Gantt project Excel services SharePoint permet de retrouver toutes les fonctionnalits d'Excel directement dans Fonctionnalits Cration de site(s), cration de page(s)

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Collecte d'informations Reporting Intgration de template (modle) documentaire

le site. Les import/export Excel-site et siteExcel sont possibles. Avis des utilisateurs, sondages, enqutes, aperu graphique des rsultats. Avec l'intgration d'Excel et reporting services (SSRS) d'SQL Server. Grace l'intgration d'InfoPath.

III - Architecture SharePoint III-A - Architecture technique

Remarque : Afin d'accder un site SharePoint, l'utilisateur a besoin d'un navigateur web ainsi que de Microsoft Office pour profiter de toutes les fonctionnalits que propose MOSS 2007. Concernant le serveur, il nous faut un Windows 2003 server pour le systme d'exploitation avec IIS 6 ou plus et ASP.net 2.0 activ dans les extensions de IIS. Il nous faut aussi installer le Framework DotNet 3.0, un Microsoft SQL Server 2005 et Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007).

III-B - Contenu et structure d'un site

Comme nous pouvons le voir, voici un exemple de collection de sites avec site racine, et plusieurs sous sites possibles.

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IV - L'environnement SharePoint : une page type


Nous allons dcouvrir l'environnement d'une page type et les premires possibilits offertes grce aux diverses actions du menu (lorsque l'on dispose dj d'un site cre). Une page se divise en trois parties principales : 1 2 3 Le menu gauche : qui permet d'accder tout le contenu du site. La page au centre : le corps de la page elle-mme. Le menu action du site permet d'atteindre 3 menus : crer, modifier la page et paramtres du site.

Le menu Actions du site est visible lorsque l'utilisateur connect et donc authentifi, et a suffisamment de droits pour le visualiser. Il permet de crer des pages, bibliothque ou liste. Il permet de modifier la page savoir ajouter, retirer ou modifier des composants WebPart (dans ce cas le site prcise que nous sommes en mode dition). Enfin, paramtres du site, permet de grer tout ce qui se rapporte aux paramtres du site (comme mettre le thme du site en rose :p) :

Concernant le menu crer :

Nous pouvons voir que la cration consiste en 4 parties : bibliothques, communications, suivi, listes personnalises et page web. Concernant le menu modifier la page :

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Lorsque l'on souhaite modifier la page courante, nous passons en mode dition. Nous pouvons voir les diffrents espaces d'ajout de webpart. Le menu Afficher tout le contenu du site permet de visualiser la structure du site. Il permet de travailler sur un lment du site comme une liste, crer une bibliothque, un forum de discussion, une enqute, une page, un sous-site. Pour les crations modification, soit nous passons par ce menu, soit toujours par le menu Actions du site.

Ce menu permet de visualiser la structure du site courant. Dans notre cas, nous pouvons constater que le site ne contient rien car il a t cre spcifiquement pour ce tutoriel, nous le modifierons au fur et mesure.

V - La scurit : gestion des autorisations, groupes et utilisateurs


La gestion des utilisateurs et autorisation peut se faire soit directement en cliquant dans le menu de navigation>Personnes et groupes, soit en passant par Actions du site>Paramtres du site>Personnes et groupes. A noter que la gestion des groupes et utilisateurs est possible uniquement pour les membres ayant un contrle total. Voici la vue administrateur des personnes et groupes. A noter que le menu de navigation s'est modifi pour afficher le dtail des groupes existants. De mme, une barre d'action s'est ajoute et permet la cration, d'effectuer une action ou encore de grer les paramtres de l'lment en cours.

Les autorisations se grent au niveau des permissions avances de ce mme menu.

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V-A - Grer les niveaux d'autorisations


Nous allons dbuter cette partie par la notion de niveau d'autorisation car par la suite ces niveaux d'autorisation sont applicables des groupes d'utilisateurs, des utilisateurs seuls, des bibliothques et listes, des dossiers et des documents.

V-A-1 - Dfinition et description des niveaux d'autorisations


Un niveau d'autorisation correspond un ensemble d'autorisations qu'il est possible d'attribuer des utilisateurs et/ ou groupes d'utilisateurs ou plus en dtail un site, une liste ou bibliothque, un dossier et mme un document, fonction des stratgies de scurit souhaites. Par dfaut, il existe 5 types de niveaux d'autorisations. Ceux-ci sont accessibles via les paramtres du site, soit Actions du site>Paramtres du site>Permissions avances puis Paramtres> Niveaux d'autorisations. Nous accdons alors cet cran listant les niveaux d'autorisations existants (notons qu'il y en a qui sont griss) :

Le contrle total : Ce niveau d'autorisation n'est pas modifiable ni supprimable. Celui-ci est accord par dfaut au propritaire du site. Droit de cration : Ce niveau d'autorisation permet d'effectuer tout ce qui se rapporte la cration de bibliothque ou liste et de modifier des pages. Droit de collaboration : Ce niveau d'autorisation permet de contribuer au site travers de la cration, modification et suppression d'lment de bibliothque ou liste (dossier ou document) ou encore de crer des pages web. Par dfaut, cette autorisation est affecte un groupe appel Contributeurs+nom du site.

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Droit de lecture : Ce niveau d'autorisation permet uniquement d'accorder un droit de lecture sur le site. Par dfaut, ce niveau d'autorisation est associ au groupe appel Lecteurs+nom du site. Accs limit : Ce niveau d'autorisation accs limit est un niveau non supprimable ni modifiable. Ce niveau d'autorisation est fait lorsque l'on veut ne donner accs qu' un document prcis, une bibliothque prcise. Attention, si ce niveau est appliqu un groupe ou un utilisateur, il faut aussi donner les accs ce mme groupe ou utilisateur la bibliothque contenant le document en question. Avoir les autorisations une information sans avoir les autorisations de son contenant ne permet pas d'y accder. Si un sous-site hrite des autorisations de son parent, la gestion des autorisations du soussite n'est pas possible. Soit il faut passer par le site parent et modifier les autorisations (ce qui est risqu pour tous les autres sites enfants au niveau de la stratgie de scurit choisie), soit rompre l'hritage des autorisations du site enfant.

V-A-2 - Gestion des niveaux d'autorisations : cration, modification, suppression


Pour crer un niveau d'autorisation, il nous suffit de reprendre le chemin prcdemment dcrit par les captures d'cran savoir : Actions du site>Paramtres>Autorisations avances. Ensuite, nous faisons Paramtres>Niveaux d'autorisations. Et ce niveau la, nous pouvons faire Ajouter un niveau d'autorisation.

Pour ajouter un niveau de permissions 2 catgories de renseignements sont demands : Nom et description Permissions

Concernant le nom et la description rien de plus simple il suffit de renseigner. Dans notre cas, nous allons crer un niveau d'autorisation groupe test que nous affecterons par la suite.

Concernant les permissions, elles se divisent elles-mmes en 3 catgories : Autorisations de liste Autorisations de site Autorisations personnelles

Il nous suffit de combiner les autorisations souhaites pour ces 3 catgories. Ci-dessous, un aperu des autorisations :

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Nous validons les autorisations choisies et notre nouveau niveau d'autorisation est cre.

Remarque : Certaines autorisations dpendent d'autres. SharePoint les coche automatiquement lorsqu'une autorisation a une dpendance avec une ou plusieurs autres. Par contre, si l'on dcide de revenir en arrire, SharePoint ne dcoche pas les dpendances (bien faire attention s'il faut les supprimer pour revenir en arrire). Ou bien il nous faut faire annuler. Pour modifier un niveau d'autorisation, il suffit de rester dans la fentre prcdente et de slectionner le niveau modifier. Enfin, pour supprimer un niveau d'autorisation, il nous faut toujours rester sur cette mme fentre o nous pouvons visualiser les diffrents niveaux d'autorisation possibles, en slectionner un et cliquer sur supprimer les niveaux d'autorisation slectionns.

V-B - Gestion des groupes : cration, modification, suppression


Aprs avoir slectionn Personnes et groupes, nous obtenons ce type d'affichage.

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Nous pouvons constater que notre menu s'est modifi. Nous pouvons voir les groupes existants, qui se crer par dfaut : membres, visiteurs et propritaires. De mme, un nouveau menu apparat. Ce menu va nous permettre d'accder la cration, modification, proprits, etc.

Commenons par crer un nouveau groupe. Pour cela, il nous faut faire nouveau>nouveau groupe.

Un groupe se caractrise par un nom et une description (facultatif), un propritaire, des paramtres, des autorisations concernant les demandes d'accs et enfin des permissions. Il existe plusieurs types d'autorisations : Contrle total Conception : permet aux membres de crer des listes, bibliothques et modifier des pages du site Collaboration : permet aux membres de crer, modifier le contenu de listes et bibliothques du site

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Lecture seule

Nous validons la cration de notre nouveau groupe (groupe test). Nous pouvons constater que le groupe a bien t cre car celui-ci apparat alors dans le menu de navigation :

Pour modifier un groupe, il suffit de se rendre sur Personnes et groupes>Groupe test dans notre cas, puis faire Paramtres>Paramtres du groupe. Nous retombons alors sur la mme fentre qu' la cration d'un groupe o il suffit de valider ou d'annuler toutes modifications.

Pour affecter un niveau d'autorisation spcifique (par exemple celui que nous avons cre prcdemment) notre groupe test, il suffit d'diter les permissions du groupe choisi (Permissions de site > Groupe test). Puis, il nous est possible de choisir le niveau d'autorisation que nous avions cre prcdemment :

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V-C - Gestion des utilisateurs : cration, modification, suppression


Pour ajouter un utilisateur, nous devons faire New>Ajouter un utilisateur que ce soit au niveau du site ou d'un groupe slectionn :

Ci-dessous, voici les informations renseigner lors de l'enregistrement d'un utilisateur dans un groupe :

Nous pouvons constater qu'il faut renseigner la personne ajouter bien entendu mais qu'il est possible soit de l'inclure dans le groupe avec les droits du groupe, soit de lui donner des droits spcifiques. Comme nous pouvons le constater, l'utilisateur cre est bien dans le groupe test que nous avions cre spcifiquement.

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Pour supprimer un utilisateur, il suffit de le slectionner (cocher la case) et de faire Actions>Supprimer un utilisateur d'un groupe comme suit :

Remarque : Un site enfant dispose par dfaut des mmes droits que le site parent. Si les autorisations doivent tre diffrentes, bien faire attention prciser Utiliser des autorisations uniques.

V-D - La connexion anonyme


La connexion anonyme est un paramtre utiliser avec prcaution et nous allons expliquer tout simplement pourquoi ci-dessous. Tout d'abord, activer la connexion anonyme, cela veut dire que les utilisateurs anonymes et ceux ne disposant pas normalement de droits d'accs sur le site web peuvent tout simplement parcourir tout le site. Parcourir tout le site

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signifie pouvoir lire les listes, les bibliothques, tous documents sur le site, etc. (si ceux-ci hritent des autorisations du site). Lorsque l'accs anonyme est activ (par l'administrateur du serveur), le propritaire du site peut alors : Activer l'accs anonyme tout un site Activer l'accs anonyme qu'a des listes et bibliothques du site Refuser tout accs

Voyons les droits accords aux utilisateurs anonymes ainsi que ceux non autoriss. Possibilits et droits en accs anonyme

Un utilisateur en connexion anonyme peut parcourir tout le site, lire des bibliothques, des listes, rpertoire lorsque ces mmes lments hritent des droits du site, en particulier lorsqu'il a t prcis que l'affichage des lments est accord aux utilisateurs anonymes. Impossibilits en accs anonyme

Un utilisateur en connexion anonyme ne peut pas par dfaut modifier le contenu du site, d'une liste, bibliothque ou autre disposant des mmes autorisations que le site. Remarque : Il est bien vident qu'activer l'accs anonyme et donnant un contrle total ne permettra pas d'historiser, ni de retracer les propritaires de chaque action effectue sur le site. De plus, un utilisateur anonyme disposant de tous les droits peut lui mme accorder un accs anonyme un site, modifier les droits, etc. sans que la personne soit identifie. Pour les sites plus scuriss, il est dconseill d'activer ce type de connexion.

V-D-1 - Activer l'accs anonyme sur un site


Comme prcis prcdemment, si l'administrateur n'a pas pralablement activ cette fonctionnalit au niveau de l'application web, l'option d'accs anonyme n'apparat pas dans les paramtres. Pour activer la connexion anonyme au niveau d'un site, il suffit de nous rendre Actions du site> Paramtres du site. Puis, au niveau des utilisateurs et permissions, nous cliquons sur permissions avances. Enfin, au niveau des paramtres, nous pouvons voir l'option accs anonyme (si l'administrateur l'a effectivement activ), comme suit :

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Ensuite, nous arrivons sur une fentre importante dans laquelle nous devons dfinir les droits que nous souhaitons accorder :

Il est possible de donner les droits en anonyme tout un site, uniquement aux listes et bibliothques ou enfin aucun droit.

V-D-2 - Activer l'accs anonyme sur une bibliothque ou une liste


Pour activer l'accs anonyme une liste ou une bibliothque, il faut bien videment que l'accs anonyme soit pralablement activ au niveau du site. Nous pouvons noter aussi qu'il faut que nos lments de site aient des droits spcifiques et non hrits du site car sinon pas d'accs anonyme possible. Nous disposons d'une bibliothque de document sur laquelle nous allons activer (et uniquement celle-ci) les droits anonymes. En effet, pour activer les droits anonymes, il faut dans un premier temps slectionner la liste ou bibliothque voulues.

Nous slectionnons donc bibliothque-anonyme et nous allons dans ses paramtres via Paramtres>ParamtresBibliothque comme suit :

Ensuite, il nous faut aller dans la colonne Autorisations et management de notre bibliothque afin de cliquer sur Permissions de cette bibliothque :

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Dans notre cas, le menu paramtre de la page permissions de notre bibliothque n'est pas disponible. En effet, celleci hritait des permissions du site qui la contient. Pour faire apparatre notre menu paramtres, il nous suffit de faire (au niveau de la page autorisations) Actions>Modifier les autorisations. Suite cela, le menu paramtre apparat. C'est dans ce menu paramtre que nous pouvons choisir d'activer la connexion anonyme cette bibliothque comme suit :

Ensuite, nous spcifions les droits accords aux utilisateurs anonymes sur cette bibliothque et nous validons :

Plus en dtail :

Remarque : Pour les bibliothques, seule l'option d'autorisation en lecture est disponible comme dans notre exemple.

- 17 Copyright 2009 - Fleur-Anne BLAIN. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' 3 ans de prison et jusqu' 300 000 E de dommages et intrets. Droits de diffusion permanents accords developpez LLC.
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VI - Gestion de sites et collection de sites VI-A - Qu'est-ce qu'un site et une collection de site ?
Un site SharePoint est un site web classique, comme nous avons l'habitude de les connatre, qui regroupe un ensemble de pages ainsi qu'une page d'accueil ou d'index. Un site SharePoint peut abriter des sites enfants ous sous-sites. Ces sites peuvent hriter des droits du site parent ou bien tre totalement indpendant d'un point de vue scurit. Remarque : Un site racine ou de niveau suprieur une URL du type http://nomserveur/. Un sous-site une URL du type http://nomserveur/nomsite/. Une collection de site est l'ensemble du site racine (de niveau suprieur) et de ses sous-sites. Il est possible de crer plusieurs collections de site sur un serveur WEB.

VI-B - Les modles de sites existants


MOSS 2007 propose des templates de site afin de nous aider obtenir plus rapidement une structure qui nous correspond et prdispose le site selon les fonctionnalits choisies (gestion documentaire, gestion des changes, affichage de contenu, etc.). Les modles sont disponibles selon 4 catgories : Collaboration Runion Entreprise Publication

Ces 4 catgories abritent elles-mmes des variantes de sites que nous allons dcouvrir par catgorie.

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Collaboration Site quipe

Runion Espace de travail de runion basique Site vide Espace de travail de runion vide Espace documentaire Espace de travail de runion dcisionnelle Wiki Espace de travail de runion libre Blog Espace de travail de runion multipages

Entreprise Publication Centre documentaire Site de publication de news, etc. Centre d'enregistrement Site personnalis Annuaire de site Centre de rapport Centre de recherche (simple ou avec onglets)

Catgorie collaboration

Site quipe

Site vide Espace documentaire

Wiki

Blog

Un site pour les quipes organiser rapidement et permet de partager des informations. Il fournit une bibliothque de documents, ainsi que des listes pour la gestion des annonces, des lments de calendrier, tches, et des discussions. Un site vierge personnaliser selon les besoins. Un site permettant de travailler ensemble sur un document. Il fournit une bibliothque de documents pour stocker le document et les fichiers, une liste de tches pour l'attribution todo, et une liste de liens pour des ressources lies aux documents. Un site collaboratif permettant de partager les rflexions et d'changer des ides. Il fournit des pages Web susceptibles d'tre adaptes rapidement pour enregistrer des informations et ensuite relis entre eux par le biais de mots-cls. Un site pour une personne ou une quipe pour crire des ides, des observations, et de l'expertise que les visiteurs du site peuvent commenter.

Catgorie runion

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Espace de travail de runion basique

Un site pour les quipes organiser rapidement et permet de partager des informations. Il fournit une bibliothque de documents, ainsi que des listes pour la gestion des annonces, des lments de calendrier, tches, et des discussions. Espace de travail de runion vide Un site vierge personnaliser selon les besoins. Espace de travail de runion dcisionnelle Un site pour les runions de prise de dcisions. Il propose des listes pour crer des tches, stockage des documents, et l'enregistrement des dcisions. Espace de travail de runion libre Il propose des listes de suivi pour les participants, fournissant des orientations, et de stocker des photos de l'vnement. Espace de travail de runion multipages Un site de planification, d'organisation et de saisie des rsultats d'une runion. Il propose des listes pour la gestion de l'ordre du jour et les participants aux runions en plus de deux pages vierges personnaliser selon les besoins. Catgorie entreprise

Centre documentaire Centre d'enregistrement

Site personnalis

Annuaire de site

Un site pour centraliser la gestion des documents en entreprise. Ce modle cre un site conu pour la gestion des documents. Les gestionnaires de dossiers peuvent configurer la table de routage pour diriger les fichiers des endroits prcis. Un site pour fournir des vues personnalises, des donnes. Il inclut une personnalisation des Web Parts et de la navigation qui est optimis pour les sites de My Site (mon espace personnalis). Un site pour l'inscription et de classement des sites importants dans votre organisation.

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Centre de rapport

Centre de recherche (simple ou avec onglets)

Il comprend des points de vue diffrents pour les sites classs, sites, et un plan du site. Un site pour crer, grer et fournir des pages Web, des tableaux de bord et des indicateurs cls de performance qui communiquent paramtres, les objectifs et stratgies. Un site pour la livraison de la recherche. La page d'accueil comprend un champ de recherche avec deux onglets: un pour les recherches gnrales, et un autre pour les recherches d'informations sur les personnes. Vous pouvez ajouter et personnaliser les onglets pour se concentrer sur d'autres champs de recherche ou le rsultat types. Le site de recherche sans onglet est plus simple.

Catgorie publication Site de publication de news, etc. Un site pour publier des articles et des liens vers des articles de journaux. Il comprend un chantillon page d'actualits et d'archives pour stocker plus de nouvelles.

VI-C - Cration et paramtrage d'un site VI-C-1 - Cration d'un site


Nous allons voir comment crer un site ou espace de travail. Ce site est en ralit un sous-site de notre site de niveau suprieur qui doit tre cr pralablement par notre super super administrateur. Nous allons donc crer en ralit un sous-site de notre site de niveau suprieur initiation-sharepoint. Pour cela, nous faisons Actions du site>Crer. Nous arrivons sur l'espace cration. A gauche, nous avons l'espace pages web :

Il nous suffit de slectionner Sites et espaces de travail. Comme toute cration, cela se divise en deux grandes parties. L'identification du site et tout ce qui se rapporte au type du site, droits, etc.

Au niveau de l'identification, c'est ici que nous devons spcifier un titre de site, une description (facultative) et une URL. Concernant les autres informations renseigner la cration du site, nous devons spcifier un type de site ( choisir un template), les droits que nous souhaitons utiliser pour ce site (hrits du site parent ou bien personnaliss fonction du site) puis des informations concernant la navigation. Dans notre cas, nous avons choisi un type de site Wiki qui hrite des droits de son site parent, puis nous faisons Crer.
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Et voila notre nouveau site Wiki cr. Celui-ci apparat par dfaut sous la forme d'un nouvel onglet comme suit :

L'onglet Home correspond notre site d'initiation SharePoint. Une autre possibilit existe pour effectuer une cration de site. Dans notre site parent, dans le menu de navigation nous avons un onglet Sites. Il nous suffit de cliquer dessus puis de faire Crer>Sites et espaces de travail. Nous pouvons justement voir dans notre onglet site, notre nouveau site visible dans le menu de navigation (car nous l'avons laiss visible la cration du site) :

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VI-C-2 - Paramtrage d'un site et suppression VI-C-2-a - Rubrique Utilisateurs et autorisations


Auparavant, nous avions dj utilis les paramtres du site, pour le thme, la cration de groupe, etc. Mais revenons tout de mme sur ce "tableau de bord" de paramtres qui permet d'accder en un clic tous les paramtres de notre site.

Il y a 5 rubriques comme nous pouvons le voir ci-dessus. La rubrique utilisateurs et permissions a t trait dans un prcdent chapitre donc nous n'allons pas revenir dessus.

VI-C-2-b - Rubrique Aspect


Titre, description et icne :

La rubrique aspect permet de modifier, paramtrer tout ce qui se rapporte l'aspect du site. C'est dans cette rubrique que nous pouvons modifier le titre du site, sa description et ajouter une icne (une image quelconque) comme cidessous :

Cette icne apparait alors sur toutes les pages de notre site :

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Remarque : Comme tout site web, tout fonctionne en URL. Par consquent, pour mettre une image ou une icne de site, il faut dans un premier temps l'uploader dans une bibliothque d'images. Trs souvent cette bibliothque existe dj mais n'est visible que lorsque l'on clique sur Voir tout le contenu du site. Il faut donc ensuite uploader l'image dans la bibliothque d'image puis noter son URL SharePoint (URL dans les paramtres de la bibliothque, suivie du nom complet de l'image. Arborescence :

Le lien Arborescence de la rubrique Aspect permet de grer l'affichage ou non de la fonctionnalit lancement rapide (contenu logique du site). Elle permet aussi d'afficher ou non l'arborescence du site (contenu physique du site).

Thme du site :

Nous disposons au niveau des thmes du site de nombreux choix existants par dfaut, il nous suffit d'en slectionner un et de l'appliquer :

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Gestion des onglets :

Il est possible d'ajouter/supprimer des onglets (identique celui cre avec notre site Performer). Pour cela, il suffit de crer un nouveau lien et de renseigner une URL et une description.

Lancement rapide :

Cette rubrique permet de modifier le menu de lancement rapide ( gauche), d'ajouter des catgories, des liens ou encore de modifier l'ordre d'affichage des catgories et liens.

Template de site :

Il est possible d'enregistrer son site en tant que nouveau modle de site. Un modle de site est un fichier se terminant par l'extension .stp. Nous devons renseigner un nom de template, apporter une description et surtout nous avons la possibilit ou non d'inclure aussi le contenu du site copier en modle. Par dfaut, cette option n'est pas coche ce qui semble logique car s'il contient des documents confidentiels, il ne faut bien videment pas les inclure dans le nouveau site (sauf exception).

Un message nous avertis mme du succs de l'opration et o nous pouvons retrouver notre template de site, savoir dans la rubrique galerie :
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Rinitialisation de page :

Si une page nous convient pas ou plus, il est possible de faire un "reset" de celle-ci en spcifiant l'url de la page en question. Ce qui permet de revenir une page "propre".

VI-C-2-c - Rubrique Galeries


Cette rubrique est en quelque sorte un catalogue de possibilit sur plusieurs aspects comme les webpart, les types de contenu rpertori, les templates de site, etc. Galerie des Master Page :

Une brve explication sur les Master Page : celles-ci permettent de donner son site ainsi que tous les sous-sites une apparence homogne, plus personnalise aussi bien sur la police, la mise en forme ou encore les graphiques. Une Master Page se caractrise par son extension .master comme nous pouvons le voir ci-dessous o la Master Page par dfaut s'appelle default.master :

Pour en savoir plus sur les Master Page, je vous invite lire le tutoriel Ronald Vasseur Galerie des types de contenu de site :

ASP.Net 2.0 : les Master Pages, Par

Un type de contenu c'est quoi? Ca sert quoi? Et bien un type de contenu permet d'organiser les informations, les documents, les listes ou encore les dossiers. Cela permet d'avoir une organisation homogne sur toute une collection de site, en affectant un type de contenu par exemple pour tous les dossiers traitants des contrats quelque

- 26 Copyright 2009 - Fleur-Anne BLAIN. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' 3 ans de prison et jusqu' 300 000 E de dommages et intrets. Droits de diffusion permanents accords developpez LLC.
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soit la division. Chaque lment contenant ce type de contenu contiendra les mmes colonnes d'informations (mtadonnes) renseigner.

Nous pouvons constater ci-dessous tous les types de contenu par dfaut de notre site (car nous n'en avons cr aucun). De mme, nous pouvons voir qu'ils sont regroups en catgories ou groupes comme Business Intelligence, type de contenu document, etc. Bien entendu, il est possible de crer ses propres types de contenu en cliquant sur Crer. Notre nouveau type de contenu hritera alors d'un type de contenu de site parent. Ci-dessous, les informations qu'il nous faut renseigner la cration d'un type de contenu de site :

Galerie des colonnes de site :

La galerie des colonnes de site est comme un catalogue de colonne rutilisable ds qu'on a besoin d'afficher ou d'utiliser une information. Cela vite lorsqu'on a plusieurs fois le mme besoin de la crer plusieurs fois. Elles peuvent donc tre utilises sur plusieurs listes, sur plusieurs sites. Ci-dessous, un aperu des colonnes (notons qu'elles sont groupes par catgorie de colonnes) :

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Pour crer nous aussi notre propre type de colonne, il nous suffit de cliquer sur crer afin d'obtenir la page suivante (qui n'est pas complte sur cette capture mais ce n'est que pour avoir un aperu) :

Il nous faut renseigner un nom de colonne, le type de la colonne et la rattacher un groupe ou bien crer un nouveau groupe. Enfin, des paramtres de colonnes supplmentaires peuvent tre ajouts. Il est possible de supprimer les colonnes existantes par dfaut. Pour cela, il nous suffit de les diter en cliquant dessus, puis de faire supprimer. Galerie des modles de site :

Comme nous l'avons vu prcdemment, il est possible d'enregistrer son site en tant que modle de site avec ou sans son contenu. Cela peut s'avrer trs utile lorsque plusieurs entits doivent dployer un site ayant la mme structure, arborescence et navigation. Au lieu de tout recrer l'identique, il suffit de dployer le template de site. Ces templates sont donc stocks dans cette galerie de modles de site.

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Galerie des modles de listes :

Nous disposons aussi de modles de liste que nous pouvons crer. A quoi cela sert? Simple, par exemple nous souhaitons crer notre propre liste de donnes et notre propre formulaire qui va avec, avec des champs spcifiques renseigner. Dans le mme temps, nous nous rendons compte que cette mme liste serait utile d'autres ou bien nous mme (pour la dupliquer). Et bien il suffit d'enregistrer notre liste en tant que modle afin de la rutiliser et celle-ci vient s'ajouter notre galerie de modles de liste.

Pour uploader, supprimer, etc. un modle de liste, il nous faut utiliser le menu de cette page. Galerie des WebPart :

La galerie des WebPart est un point centralis de stockage de tous les WebPart que nous pouvons utiliser pour nos pages de composants WebPart. Pour grer cette galerie de composant WebPart, il faut tre administrateur sur la collection de site ou bien tre propritaire du site en question (c'est--dire exercer un contrle total). C'est ici que nous pouvons ajouter nos propres composants WebPart par exemple.

Notons les deux types d'extensions prsentes pour les WebPart. Les WebPart sont classs par groupe. Enfin, il est possible d'importer ou d'exporter des WebPart, il suffit de rcuperer le fichier correspondant au WebPart voulu. Workflows :

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Cette page fait tat des flux de travail ou workflow existant dans notre collection de site. Elle dtaille les workflow actifs ou non ainsi que leur tat d'avancement.

VI-C-2-d - Rubrique Administration du site


Cette rubrique regroupe les fonctionnalits d'administration. Paramtres rgionaux :

Les paramtres rgionaux permettent de modifier les informations du type, rgion, calendrier, format de date, jours ouvrs, etc.

Bibliothques et listes du site :

Cette page regroupe toutes les listes et bibliothques existantes. En slectionner une, nous amne ses paramtres :

Pour ce qui est du dtail des listes et bibliothques, nous verrons cela un peu plus loin dans le tutoriel.

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Alertes utilisateurs :

Cette page regroupe tous les abonnements/alertes des utilisateurs. Pour cela, il nous suffit de slectionner un utilisateur du site, de mettre jour, puis nous avons accs une liste ou apparat la frquence d'abonnement ou encore l'lment auquel s'est abonn l'utilisateur (dans le cas ci-dessous il n'y a aucun abonnement) :

Flux RSS :

Cette page permet d'autoriser ou non l'abonnement d'un utilisateur un lment, document, etc. via les flux RSS et permet aussi de spcifier d'autres proprits comme suit :

Grce cela, un utilisateur peut s'abonner une bibliothque ou un document ou autre :

Visibilit de recherche :

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Cette page permet d'inclure ou non la collection de site ou un site spcifique dans le primtre du moteur de recherche ainsi que son mode d'indexation.

Sites et espaces de travail :

Cette page permet de visualiser tous les sites et espaces de travail auxquels nous avons accs. Elle permet de mme de crer de nouveaux sites et espaces de travail et voir les autorisations qui leurs ont t attribues.

Fonctionnalits du site :

Cette page permet d'activer ou non selon les besoins certaines fonctionnalits complmentaires pour un site donn. De cette page, il peut tre activ par exemple les fonctionnalits ncessaires au bon fonctionnement des services Excel.

Suppression du site :

Cette page permet de supprimer le site ainsi que son contenu. Bien entendu, une demande de confirmation sera effectue.

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Gestion de l'espace de recherche et ajout de liens connexes :

Cette page permet d'ajouter des liens prendre en compte lors de la recherche utilisateur via le moteur de recherche SharePoint. Il suffit d'ajouter ou supprimer les liens que nous souhaitons ajouter ou supprimer du champ de recherche.

VI-C-2-e - Rubrique administration de la collection de site


Paramtres de recherche :

Cette section permet d'ajouter ou non des champs personnaliss pour la recherche avance.

Paramtres de recherche :

Cette page permet de grer et consulter les champs de recherche. Il est possible d'jaouter de nouveaux champs, de dcider de l'ordre d'affichage de ceux-ci,etc.

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Gestion des mots cls :

Cette page permet de grer les mots cls du moteur de recherche (dfinition de mot cl, dure de validit, etc.).

Gestion de la corbeille de la collection de site :

Cette page permet de restaurer ou supprimer dfinitivement un lment de la collection de site (site, bibliothque, forums, autres) qui aurait t supprim.

Paramtre de rpertoire de site :

Cette page permet de dfinir un chemin relatif ou seront capturs tous les nouveaux sites. De mme, nous pouvons dfinir les mtdata obligatoires renseignes lors de la cration d'un site.

Rapport de visite des sites de la collection :

Cette fonctionnalit permet d'obtenir diffrent graphes de statistiques de visites concernant la collection de site. Pour y avoir accs, il faut activer certaines fonctionnalits (celles-ci vous seront explicitement demandes en cas d'inactivit). Nous pouvons constater que les statistiques sont ralises selon certains critres prsents dans le menu ci-dessous :

Gestion des fonctionnalits de la collection :

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Cette page permet d'activer ou de dsactiver certaines fonctionnalits ncessaires au bon fonctionnement de certains services SarePoint, au niveau de la collection de site.

Hierarchie de site :

Cette page permet de visualiser tous les sites cres sous notre site initiation SharePoint par exemple. Dans notre cas, nous n'en avons cr qu'un seul : Performer. Cette page nous donne de mme accs aux paramtres de chaque site rpertori dans cette liste.

Connexion un portail :

Cette page permet de crer un racourci d'accs un autre portail :

Gestion des paramtres d'audit :

Cette page permet de slectionner certains critres de suivi d'actions des utilisateurs afin de les intgrer aux statistiques.

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Rapport d'audit de la collection de site :

Cette page permet de visualiser diffrent rapports d'activit, de diffrents vnements, etc.

Politique de gestion de la collection de site :

Cette page permet crer et modifier des politiques de gestion de l'information sur une collection de site.

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Voila, nous venons de parcourir brivement tous les paramtres que nous pouvons rencontrer pour un site ou une collection de site.

VII - Gestion des pages


Dans cette partie, nous dcouvrirons divers moyens simples pour ajouter des pages notre site SharePoint et surtout comme leur attribuer du contenu trs simplement. Rappellons que nous utilisons des fonctionnalits natives de SharePoint par consquent, il n'y a pas de dveloppement. De mme, nous n'allons pas trait le sujet des Master Page. Cependant, nous pouvons toujours nous y intresser travers le tutoriel Masterpage Sharepoint - Alternative aux webparts, de Stephane Eyskens (un niveau avanc est ncessaire).

VII-A - Cration, modification et suppression de page de base ou de composants


Pour crer une page web, nous devons nous rendre sur le menu "Actions du site" et slectionner Crer comme suit :

Ce menu "Actions du site">Crer permet d'effectuer toutes les crations de site, de page ou encore de composants comme les bibliothques ou autres. Ensuite, nous arrivons sur les choix possibles de cration, dans notre cas, nous nous intresserons la rubrique appelle Pages Web et commencer par crer une page de base.

- 37 Copyright 2009 - Fleur-Anne BLAIN. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' 3 ans de prison et jusqu' 300 000 E de dommages et intrets. Droits de diffusion permanents accords developpez LLC.
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Il nous faut nommer la page puis l'enregistrer dans une bibliothque. S'il en existe aucune, SharePoint la crer pour nous. Les pages de base

Notre nouvelle page est donc accessible via une bibliothque. Si ca n'est pas assez glamour pour nous, nous avons toujours la possibilit via Actions du site>Paramtres du site>Navigation (faire un retour sur le chapitre VI-C-2-b. Rubrique Aspect si besoin), de mettre cette page directement en lien dans notre menu principal ( gauche).

Nous allons maintenant modifier le contenu de cette page. Pour cela, trs simple, il nous suffit de cliquer sur le lien d'dition de la page qui nous est propos droite comme suit :

Ensuite, nous avaons accs un diteur de texte qui ressemble un peu Word. Nous pouvons ajouter, du texte, des tableaux, des images, etc. (la barre d'outils est suffisamment explicite). Nous nous contenterons d'ajouter une petite phrase :

- 38 Copyright 2009 - Fleur-Anne BLAIN. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' 3 ans de prison et jusqu' 300 000 E de dommages et intrets. Droits de diffusion permanents accords developpez LLC.
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Et voila le rsultat :

Lors de la modification d'une page, celle-ci est dite verrouille. Personne d'autre ne peut la modifier tant que les modifications sur celle-ci ne sont pas valides ou annules. Pour supprimer cette page, dans notre cas nous l'avons laiss dans une bibliothque donc trs simple. Il nous suffit de cliquer sur la flche associe notre page et de choisir supprimer :

Les pages de composants

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Pour la cration de page de composant, au lieu de slectionner page de base, il nous faut slectionner page de composant WebPart. Ensuite, il nous la nommer et surtout slectionner une disposition de page qui nous convient. Fonction de la slection, la page sera dcoupe en plusieurs zones de composants afin de faciliter la prsentation.

Ci-dessous, nous pouvons voir les zones pr-disposes pour nous faciliter la vie et la rpartition du contenu de notre page. Nous pouvons voir aussi qu'il est possible d'en modifier le titre via le lien en haut gauche :

L'aspect jaune de la page signifie que nous sommes en mode dition et qu'il est possible de la modifier. Enfin, pour supprimer cette page, il suffit de faire comme prcdemment, dans notre cas se rendre dans la bibliothque et slectionner supprimer.

VII-B - Gestion de contenu dans une page : les WebParts


Un WebPart est un composant de page trs pratique qui permet tous d'ajouter du contenu une page : Images, textes, calendrier, etc. La liste des WebParts accessibles peut tre variable selon les choix des administrateurs. Dans notre cas, en est ne mode "par dfaut". Un exemple simple de choix de WebPart :

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Par exemple, nous allons ajouter dans le premier espace WebPart (horizontale) un composant diteur de texte (un des plus simple) comme suit :

Celui-ci est bien ajout et nous pouvons le modifier et ajouter le contenu voulu pour ce type de composant en slectionnant "Modifier WebPart partag". Sur la droite, une colonne grise permettant de modifier certaines informations apparat. En slectionnant l'diteur de texte, nous accdons un diteur de texte classique. Mais il est possible aussi d'ajouter du source (type HTML ou XML). De mme, cette fentre nous permet d'afiner l'aperu de notre composant via son contenu, son apparence, etc.

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Ensuite nous ajoutons un WebPart Image, auquel nous associons dans ses proprits le logo de developpez.com ainsi qu'une taille fixe.

Tout fonctionne en URL, par consquent, pour ajouter une image une page de composant, il faut au pralable l'ajouter dans une bibliothque (d'images) et slectionner son URL afin de faire le lien entre le WebPart Image et cette mme image. Voici une page de contenu, habille de quelques composants trs simple raliser et surtout maintenir et faire vivre :)

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Pour supprimer notre page, il nous suffit de slectionner Delete comme l'illustre l'image ci-dessous :

VIII - Gestion des bibliothques, listes et affichage


Nous allons voir les espaces collaboratifs permettant de stocker des documents ou de l'information savoir les bibliothques et les listes.

VIII-A - Les bibliothques


Une bibliothque de documents sert d'espace commun de stockage et organisation de documents : Word, Excel, Texte, PDF, images, etc. L'intrt tant de tout centraliser, d'avoir un systme simple d'ajout, de modification et suppression de documents. Cration d'une bibliothque :

Avant l'utilisation d'une bibliothque, nous devons la crer. Pour cela, comme chaque lment crer nous allons sur l'onglet "Action du site">Crer puis nous obtenons le menu bibliothque (il y a plusieurs types de bibliothque) :

Nous allons crer pour l'exemple une bibliothque de documents. Pour cela, nous devons lui attribuer un nom, choisir si oui ou non nous l'affichons directement dans le menu de navigation, une description si besoin, une gestion
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de version documentaire et un type de document par dfaut en cas de cration de document directement dans la bibliothque.

Modification d'une bibliothque :

Pour modifier une bibliothque, il nous suffit de nous rendre dans ses paramtres :

C'est que nous pouvons ajouter des colonnes d'informations c'est dire les mtadonnes. Les mtadonnes reprsentent les colonnes d'une liste/bibliothque. Par exemple, les colonnes " Cr " et " Cr par " reprsentant respectivement la date de cration d'un lment et son auteur sont automatiquement ajoutes par le systme. Mais il est aussi possible d'ajouter nos propres colonnes ou ajouter des colonnes templates existantes qui apparatront alors l'affichage de notre bibliothque. Nous allons ajouter une colonne spcifique, par exemple une colonne intitule valide afin de voir si un document est valid ou non a premire vue. Pour cela, nous devons utiliser le menu "Crer une colonne", la nommer, choisir son type et autre information puis valider comme suit :

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Cette colonne s'ajoute l'affichage par dfaut et devient alors un champ renseigner lors d'ajout ou modification de documents. Bien entendu, il est possible de supprimer cette colonne. Les colonnes cres par le systme sont indestructibles. Nous ne pourrons donc supprimer que nos propres colonnes. Nous allons voir comment ajouter un document ou rpertoire dans notre bibliothque. Pour cela trs simple, nous utilisons le menu New de notre bilbiothque. Nous pouvons alors soit ajouter un rpertoire soit un document de type Word (car c'est le template par dfaut que nous avions choisi prcdemment lors de la cration de notre bibliothque).

Pour ajouter un document, soit nous passons par le menu New comme prcdemment, soit nous tlchargeons un ou plusieurs documents :

Nous obtenons un menu classique parcourir afin d'accder nos fichiers uploader.

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Remarque : Nous pouvons retrouver notre colonne personnalise ci-dessus que l'utilisateur peut ou non cocher fonction du statut du document.

La suppression de nos rpertoires ou docouments se font exactement de la mme manire que pour notre page de composant. Suppression d'une bibliothque :

Pour supprimer notre bibliothque, nous devons retourner dans ses paramtres :

C'est aussi via le menu ci-dessus, qu'il est possible de modifier ou grer les droits de cette bibliothque. C'est dire grer quel groupe utilisateur a accs ou non la bibliothque ou quel utilisateur.

VIII-B - Les listes


Les listes permettent de crer des formulaires afin de stocker les informations sous forme de liste. Ces formulaires peuvent tre personnalis, nous pouvons contraindre ou non l'utilisateur a remplir tous les champs, etc.

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Nous crons donc notre liste appele Ma liste. Par dfault, lorsque nous voulons ajouter une ligne d'information notre liste, le formulaire ne contient qu'une seule information renseigner : le titre.

Remarque : Les champs obligatoires sont suivis d'une toile rouge. Nous allons crer notre propre formulaire afin de stocker des informations selon nos choix. Nous nous baserons ce qui a t vu dans les bibliothques car beaucoup de principes ou chemins d'accs sont identiques. Pour cela, nous devons nous rendre dans les paramtres de la liste, puis nous allons ajouter nos propres colonnes (dont identifiant que nous avons choisi de rendre obligatoire).

Et voil ce que donne notre formulaire :

La colonne " Titre " est automatiquement cre par le systme et est indestructible. Nous pouvons tout de mme la renommer si nous le souhaitons. Et voil ce que donne notre liste :
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Pour la modification ou la suppression de notre liste, tout comme pour les bibliothques, nous nous renderons dans paramtres.

VIII-C - Gestion des vues


Il est possible de crer diffrentes vues ou affichages. Une vue permet aussi de trier/grouper/filtrer/limiter les lments d'une liste ou d'une bibliothque. Pour modifier une vue existante ou crer sa propre vue, il nous suffit de cliquer sur le menu "View" et de slectionner l'item adquat. Dans notre cas, nous allons crer une toute nouvelle vue.

Dans notre cas, nous nous concentrerons sur une vue de type standard. Aprs avoir slectionn le type de vue vue standard, nous obtenons l'cran suivant qui nous permet de crer notre vue :

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Comme nous pouvons le voir ci-dessus, aprs avoir nomm notre vue, il nous faut choisir si celle-ci est personnelle ou public, si nous souhaitons appliquer cette vue en tant que vue par dfaut, etc. Mais surtout, nous avons accs divers sections trs pratiques : Colonnes, Trier, Filtrer, Group By, Total, Style, etc. Colonnes :

La gestion des colonnes dans une vue permet de slectionner les colonnes devant tre affiches par celle-ci mais surtout de les ordonner. Ceci, y compris nos colonnes perso :

Tri :

Trier nous permet de spcifier un ordre de tri ascendant ou descendant appliquer sur deux colonnes maximum.

Filtre :

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Cette section nous permet de filtrer les lments nos bibliothque sur certains critres appliqus aux mtadonnes. Par exemple, nous pouvons filtrer de telle sorte que la vue n'affiche que les documents ajouts ou crs la date du jour, ou encore fonction de l'auteur, etc.

Group By :

Cette section permet de grouper les lments par colonne tout comme un group by en SQL par comparaison.

Total :

Cette section permet d'afficher des rsultats de fonctions d'agrgations lies aux lments contenus dans la bibliothque comme suit :

Style :

Cette section nous permet d'appliquer un des style suivant notre vue :

Dossiers/Rpertoires :

Cette section permet d'afficher ou non le contenu de chaque rpertoire.

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Limites :

Cette section permet de limiter le nombre d'lments affichs par notre vue. Soit par page, soit sur le nombre total d'lments.

Mobiles :

Cette section permet de grer les paramtres mobiles pour notre vue.

Ces vues permettent de grer l'affichage des informations d'une page. Ce sont elles qui permettent d'ordonner les colonnes d'informations, grouper par nom ou autres. Plusieurs vues peuvent tre cres et appliques une page via le menu "view".

Conclusion
D'autres fonctionnalits existent comme le contrle de version, les systmes de workflow, les services Excel, les rapports, le moteur de recherche et bien d'autres. En ce qui concerne les dveloppeurs, une petite remarque s'impose. Ce type d'outil n'appartient pas aux applications web dites traditionnelles savoir que le dveloppement se fait exclusivement sur serveur. Traditionnellement, nous pouvons dvelopper en local puis dployer en test puis production. Avec ce type d'outil, tout doit tre dvelopp sur serveur. Dernier point, il existe un outil appel SharePoint Designer qui permet de concevoir des sites, des pages, vos MasterPage et bien d'autres choses que je vous laisse le soin de chercher selon vos besoins.

Liens utiles
Le forum SharePoint Tous les tutoriels SharePoint

Remerciements
Je remercie Bidou pour ses corrections ainsi que Ditch pour ses critiques constructives.

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