TEST DE SECRETARIADO.

[GUA PARA LA SECRETARIA EJECUTIVA]

1.- La regla de oro en la comunicacin es: a) Un estilo de escritura conciso, claro y de fcil lectura. b) Un pensamiento organizado y sistematizado. c) Conocer a la audiencia; saber a quien nos dirigimos. d) Una buena presencia.

2.- Un Neologismo es: a) Una palabra nueva o un nuevo significado de una palabra. b) Una palabra de origen extranjero adaptada a la pronunciacin espaola. c) Un vocablo de uso generalizado. d) Un tecnicismo o jerga profesional.

3.- El Diccionario de la Lengua Espaola de la RAE define el Protocolo como: a) El conjunto de tratamientos en el mbito civil y militar. b) Regla ceremonial establecida por decreto o costumbre. c) Ceremonia en la manera de tratarse a las personas en actos pblicos, ceremoniales o privados. d) El conjunto de tratamientos en el mbito empresarial.

4.- Cul de los siguientes tratamientos eclesisticos no corresponde al Papa?: a) Beatsimo Padre. b) Padre Santo. c) Santsimo Padre. d) Excelencia.

5.- A cul de las siguientes figuras no le corresponde el tratamiento de Excelentsimo?: a) Presidente del Gobierno. b) Jefe de la Casa de Su Majestad el Rey. c) Las Infantas. d) Fiscal General del Estado.

6.- A qu mbito se refiere el neologismo comn Optimizacin?: a) Comercio. b) Informtica. c) Economa. d) Tecnologa.

7.- La confidencialidad de la informacin: a) Es para todos los profesionales del secretariado. b) Es para los ejecutivos. c) Es para los administrativos. d) Es para los directivos.

8.- Qu concepto est muy ligado al trabajo de la secretaria?: a) Presentacin. b) Exactitud. c) Actualizacin. d) Los tres anteriores.

9.- Diariamente en las empresas se redactan muchas cartas, y stas: a) Reflejan la imagen de la compaa y de quien las firma. b) Son una tarea rutinaria. c) Se clasifican en tres tipos: protocolarias, de reclamacin y de informacin. d) Ninguna de las respuestas anteriores.

10.- Cul de los siguientes elementos no se encuentra en una carta?: a) Membrete. b) Antefirma. c) Saluda. d) Fecha.

11.- El saludo de una carta, debe ir seguido de: a) Una coma. b) Punto y coma. c) Dos puntos d) Ningn signo de puntuacin.

12.- Cul de los siguientes aspectos no es esencial en un envo masivo?: a) El mensaje que se quiere transmitir. b) Las reiteraciones. c) El grupo de personas o entidades a los que va dirigido. d) La presentacin.

13.- Lo ms importante de una base de datos es: a) El diseo. b) El mximo rigor. c) La sencillez. d) El orden y la sistematizacin.

14.- El informe en general tiene como fin fundamental: a) Recoger la informacin econmica de una empresa. b) Describir la actividad de una empresa. c) Exponer los datos correspondientes del personal de una empresa. d) Informar sobre un asunto determinado.

15.- Las cuentas ms importantes de la contabilidad de una empresa son: a) La de Activo y Pasivo y el balance de la situacin patrimonial. b) La de Ingresos y Gastos y el balance de la situacin patrimonial. c) La de prdidas y ganancias y el balance de la situacin patrimonial. d) Ninguna de las respuestas anteriores.

16.- Cul de los siguientes componentes no es bsico en el Marketing?: a) Identificar las necesidades del mercado. b) Obtener beneficios. c) Organizar la actividad comercial de una empresa. d) Satisfacer las necesidades de los clientes.

17.- La mejor fuente de informacin es sin duda: a) El propio archivo general de la compaa. b) Las publicaciones especializadas en el sector de la actividad de la compaa. c) Revistas y peridicos especializados. d) Informacin comercial: folletos, anuncios, etc ...

18.- Antes de emprender la tarea de organizar y elaborar un documento de gran envergadura, Cul de las siguientes acciones no debe llevarse a cabo?: a) Establecer los puntos que deben cubrirse en el documento. b) Acumular y desarrollar toda la informacin posible. c) Determinar los criterios de distribucin y actualizacin. d) Estructurar el documento.

19.- Lo ideal en un documento de gran envergadura es : a) Que los prrafos sean largos para dar la impresin de que lo expuesto es de gran relevancia. b) Que los prrafos se desarrollen sin ttulos y subttulos que distraigan al lector. c) Omitir todo tipo de grficos, tablas y figuras. d) Que ningn prrafo supere las 10 lneas.

20.- La opcin que ofrece WORD de crear documentos maestros, resulta idnea para: a) Elaborar resmenes y sntesis breves y concisas. b) Elaborar una gran cantidad de documentos distintos. c) Elaborar documentos muy largos y con las caractersticas de un manual. d) Elaborar ndices, tablas, grficos, etc...

21.- Todo proceso de comunicacin interrelaciona varios elementos: a) Emisor y receptor. b) Emisor, receptor y mensaje. c) Emisor, receptor, mensaje y canal o canales. d) Emisor, receptor y canal o canales.

22.- Los flujos de comunicacin pueden ser: a) Ascendentes, descendentes u horizontales. b) Verticales, horizontales o ascendentes. c) Ascendentes, descendentes o verticales. d) Horizontales, verticales o descendentes.

23.- Siempre o al menos casi siempre existe un rea responsable de la comunicacin interna en las empresas: a) Pequeas y medianas. b) Grandes. c) Grandes y medianas. d) La afirmacin anterior es falsa.

24.- La publicidad interna tiene como destinatarios: a) Los directivos de la empresa. b) Los clientes de las empresa. c) Los empleados de la empresa. d) Todos los componentes de la empresa.

25.- Cul de los siguientes no es uno de los criterios de seleccin por los que los responsables de la comunicacin interna pueden guiarse?: a) Criterio de transparencia. b) Criterio de accesibilidad. c) Criterio de cobertura. d) Criterio de comunicacin.

26.- Entre los principales soportes que permiten la implantacin de la publicidad interna, Cul de los siguientes sobra?: a) Memorndums. b) Memorias. c) Cartel o display. d) Manual de empresa.

27.- La finalidad de los documentos preimpresos es: a) Ofrecer una informacin especializada para un pblico especfico. b) Concienciar a la plantilla acerca de un aspecto de importancia estratgica para la compaa. c) Realizar pequeos informes para solicitar informacin. d) Realizar determinados trmites administrativos.

28.- Se denomina documento oficial: a) Al emitido por la direccin de una empresa. b) Al emitido por cualquiera de los rganos de la Administracin Pblica. c) Al emitido por letrados. d) Ninguna de las respuestas anteriores.

29.- Las clases de documentos oficiales son: a) Instancia, oficio, certificado y presentacin. b) Instancia, oficio y certificado. c) Instancia, certificado y presentacin. d) Instancia, certificado, presentacin y expediente.

30.- La definicin de firma electrnica es: a) Un programa informtico destinado a ser utilizado para la presentacin de servicios de firma por el prestador de los servicios de certificacin. b) Es un programa informtico que sirve para aplicar los datos de creacin de una firma. c) Es el conjunto de datos electrnicos utilizados como medio para identificar formalmente al autor del un documento. d) Instrumento que permite la identificacin del signatario por medios que ste mantiene bajo su exclusivo control.

31.- Las empresas en la utilizacin del fax, acostumbran a: a) Crear portadas individualizadas para cada cliente. b) Crear portadas individualizadas para cada sector. c) Crear un modelo de portada preestablecido. d) Crear portadas para los documentos de especial confidencialidad.

32.- Se denomina Red de rea local a: a) La red pblica que funciona segn los procedimientos y estndares que deciden sus propios usuarios. b) La aplicacin que permite la entrada a la red interna de una compaa a otras empresas con el fin de facilitar la comunicacin o informar. c) Una red de ordenadores de varias empresas conectadas entre s. d) Una red de ordenadores limitada a un rea determinada, generalmente una planta de un edificio o un edificio.

33.- La red de INTERNET tiene su origen en: a) ARPANET. b) PROFUSIN. c) DOGPILE. d) INTRANET.

34.- Cul de las siguientes afirmaciones sobre el correo electrnico es falsa?: a) Es menos formal que otro tipo de correspondencia. b) Es obligatorio escribir en el campo Asunto una frase significativa y que aporte informacin sobre el texto del mensaje. c) Lo ptimo es un mensaje de no ms de 24 lneas. d) La carpeta Borradores es en realidad un archivo temporal en el que se pueden almacenar mensajes pendientes de envo.

35.- Una pgina Web es: a) Un documento multimedia. b) Un documento URL. c) Un fichero HTTP. d) Un fichero HTML.

36.- WINDOWS ofrece la posibilidad de hacer una copia de seguridad completa con la opcin: a) Back-up. b) Mi PC. c) Macro. d) Visual Basic.

37.- Uno de los programas ms conocidos para mantener la privacidad del correo electrnico es: a) Lycos. b) TCP/IP. c) PGP. d) UCLA.

38.- El documento orientado a la organizacin de reuniones formales se denomina: a) Convocatoria. b) Orden del da. c) Acta. d) Las tres respuestas anteriores son vlidas.

39.- La Convocatoria es el documento mediante el cual: a) Se invita formalmente a una reunin. b) Se establecen los asuntos que se tratan en una reunin. c) Se recogen los asuntos tratados y los acuerdos adoptados en una reunin. d) Se comunican ideas, conocimientos o las caractersticas de una determinada reunin.

40.- La persona a cargo de la elaboracin de una presentacin es: a) Cualquier directivo. b) Un administrativo. c) Un profesional del secretariado. d) Ninguna de las respuestas anteriores.

41.- Un medio audiovisual: a) Puede suplir la falta de ideas. b) No suple la falta de ideas, pero ayuda a hacerlas ms atractivas. c) Es el medio ms econmico y el ms antiguo. d) Hoy por hoy es el medio ms popular, pero su principal inconveniente es la iluminacin.

42.- El medio audiovisual ms idneo para crear una presentacin multimedia es: a) El ordenador y can de proyeccin. b) El proyector de diapositivas. c) El retroproyector de transparencias. d) La pizarra de papel.

43.- Los colores para los textos tienen un significado que generalmente no es el mismo para todos; El significado atribuido al color morado es: a) Confianza, conocimiento, estimacin. b) Calidez, accin, poder, valor. c) Limpieza, pureza, profesionalidad. d) Dignidad, realizacin, frugalidad.

44.- Cul de los siguientes no es un formato de fichero de sonido?: a) AVI. b) SDN. c) PPF. d) AIF.

45.- Cul de las siguientes afirmaciones sobre el diseo y la estructura de ponencias es falsa?: a) El tamao de las hojas se ajustar al formato DIN A4. b) El documento contar con encabezado y pie de pgina. c) El tipo de letra ser en todo el documento Times New Roman. d) Las ilustraciones sern en blanco y negro.

46.- La definicin de archivo es: a) Conjunto de documentos que una persona, sociedad o institucin produce en el ejercicio de sus funciones o actividad. b) Conjunto de informacin que procede de fuentes, con el objetivo de comunicar. c) El documento que describe los criterios de clasificacin utilizados y su ubicacin fsica. d) Instrumento que sirve para desarrollar informacin.

47.- La microfilmacin es: a) Una tcnica complementaria de otras. Facilita la identificacin de los documentos y su incorporacin a los procesos informticos. b) Una tcnica que permite captar imgenes y textos de modo que cualquier documento puede convertirse en un fichero informtico. c) Una alternativa econmica. Permite visualizar los documentos con todo tipo de detalle, incluyendo sellos, firmas, etc... d) Una tcnica que facilita el almacenamiento en disco o cinta magntica de documentos generados fuera de la empresa.

48.- Las bases de datos, como mtodo de registro de la informacin ms gil y flexible, contiene una tabla principal. Cul de los siguientes datos no se incluye en ella?: a) Identificacin del documento. b) Nombre del autor. c) Palabras clave. d) Correspondencia de entrada y salida.

49.- La documentacin, en cuanto a su difusin, puede clasificarse en: a) Pblica, semipblica y confidencial. b) Pblica, semipblica y restringida. c) Pblica, restringida y confidencial. d) Pblica, privada y confidencial.

50.- A qu se denominan Llamadas sensibles?: a) A aquellas que requieren habilidades de negociacin y tacto. b) A aquellas que requieren estricta confidencialidad. c) A aquellas que nicamente pueden ser realizadas por los altos directivos. d) Ninguna de las respuestas anteriores.

51.- Cul de las siguientes no se considera una barrera en el proceso de comunicacin?: a) Basarse en presupuestos. b) No vocalizar. c) Estereotipos. d) Protocolo.

52.- Las tres cualidades fundamentales para actuar como relaciones pblicas son: a) Un saber, predisposicin por la comunicacin y una competencia. b) Un saber, una filosofa y predisposicin por la comunicacin. c) Un saber, una filosofa y una competencia. d) Un saber, predisposicin por la comunicacin y serenidad.

53.- En el caso de un visitante no esperado, lo habitual es: a) Indicar que slo se reciben visitas concertadas. b) Acompaarlo a la sala de espera e invitarlo a tomar asiento mientras se avisa a la persona con quien desea hablar. c) Indicar que vuelva a ltima hora de la jornada. d) Acompaarlo a la sala de espera e invitarlo a tomar asiento mientras se avisa a la persona que se encuentre desocupada en ese momento.

54.- Qu porcentaje de todos los negocios se lleva a cabo por telfono?: a) 100%. b) 75%. c) 50%. d) 25%.

55.- Para un registro minucioso de las llamadas recibidas se debe disponer de un documento que rena los siguientes campos: a) Fecha, hora, nombre y apellidos. b) Hora, nombre, apellidos y observaciones. c) Fecha, hora, nombre, apellidos y observaciones. d) Fecha, hora, nombre, apellidos, observaciones y situacin de la llamada.

56.- Al planificar una llamada, Cul de las siguientes acciones no resulta provechosa?: a) Tener a mano la informacin relevante. b) Tener a mano informacin de carcter personal de la persona a quien se va a llamar. c) Prever las cuestiones y preguntas que puede plantear el interlocutor. d) Organizar la informacin sobre el asunto a tratar por orden de importancia.

57.- El servicio Roaming es la posibilidad que se ofrece al abonado de : a) Poder conectarse a redes alternativas a la suya, para recibir llamadas. b) Poder conectarse a redes alternativas a la suya, para hacer llamadas. c) Poder conectarse a redes alternativas a la suya, para hacer y recibir llamadas. d) Poder conectarse a redes alternativas a la suya, para hacer y recibir llamadas o bien, para acceder a cualquier servicio ofrecido por stas.

58.- Si se recibe una llamada en estado de Roaming, la persona que llama: a) Seguir pagando el precio de la llamada como si sta se produjese en Espaa. b) Pagar el tramo internacional de esa llamada. c) Lo har a cobro revertido. d) Pagar el precio de la llamada como si sta se produjese en Espaa ms un pequeo porcentaje por ser un invitado de esa red.

59.- Cul de los siguientes servicios no es uno de los ms caractersticos de los Call-centers?: a) Servicios bancarios. b) Telemrketing. c) Servicio de meteorologa. d) Medios de pago.

60.- La Videoconferencia es un instrumento de comunicacin personal que permite: a) Establecer llamadas e intercomunicarlas secuencialmente. b) Celebrar reuniones en las que participan personas que se encuentran en lugares geogrficos distantes entre s. c) Establecer una llamada de telfono con la posibilidad de visualizar al receptor de la llamada. d) Ninguna de las respuestas anteriores.

RESPUESTAS
1) C 2) A 3) B 4) D 5) C 6) B 7) A 8) D 9) A 10) C 11) C 12) B 13) A 14) D 15) C 16) C 17) A 18) B 19) D 20) C 21) C 22) A 23) B 24) D 25) A 26) C 27) D 28) B 29) A 30) C 31) C 32) D 33) A 34) B 35) D 36) A 37) C 38) D 39) A 40) C 41) B 42) A 43) D 44) C 45) B 46) A

47) C 48) D 49) C 50) A 51) D 52) C 53) A 54) C 55) D 56) B 57) D 58) A 59) C 60) B