Formation secrétaire Année 2014 Instructeur GP1C ENIDASSON Razaka Adolphe, Chef div Formation SEMF

RESUME DES COURS WORD

Table des matières
Marche à suivre pour travailler dans Word.................................................................................................................................... 4
TABULATION:............................................................................................................................................................................................. 4
TABLEAU:..................................................................................................................................................................................................... 5
Reproduire la mise en forme................................................................................................................................................................ 5
Le style :......................................................................................................................................................................................................... 5
Avantages de l’utilisation de style :............................................................................................................................................... 5
Appliquer un style existant :............................................................................................................................................................. 5
Créer un style de texte........................................................................................................................................................................ 5
Créer un style de tableau :................................................................................................................................................................. 5
Modifier un style................................................................................................................................................................................... 5
Bloque de construction ou quickPart................................................................................................................................................ 6
Créer un bloc de construction dans une bibliothèque type................................................................................................. 6
Créer un bloc de construction dans les quickpart................................................................................................................... 6
Insérer un bloc de construction...................................................................................................................................................... 6
Insertion de contrô les.............................................................................................................................................................................. 7
Insertion texte enrichi........................................................................................................................................................................ 7
Insertion de liste déroulante............................................................................................................................................................ 7
Insertion sélecteur de date............................................................................................................................................................... 7
Modèle de document................................................................................................................................................................................ 7
Créer un modèle basé sur un document...................................................................................................................................... 7
Utilisation de modèle.......................................................................................................................................................................... 7
LA REPRESENTATION GRAPHIQUE :................................................................................................................................................ 8
Insérer un graphique en l'incorporant dans votre présentation....................................................................................... 8
Coller un graphique Excel dans un document et le lier à des données dans Excel.....................................................8
Modification............................................................................................................................................................................................ 8
LES REFERENCES :.................................................................................................................................................................................... 9
Table des matières............................................................................................................................................................................... 9
Notes de bas de page :......................................................................................................................................................................... 9
Création :............................................................................................................................................................................................. 9
Suppression :...................................................................................................................................................................................... 9
Légendes................................................................................................................................................................................................... 9
Insérer une légende......................................................................................................................................................................... 9
Création de la table des illustrations..................................................................................................................................... 10
LE PUBLIPOSTAGE:................................................................................................................................................................................ 10

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Création sans assistance.................................................................................................................................................................. 10

Création avec assistance.................................................................................................................................................................. 10
PROTECTION DE DOCUMENT WORD............................................................................................................................................. 11

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MARCHE À SUIVRE POUR TRAVAILLER DANS WORD

OUVRIR WORD:
1- Explorateur Windows → Dossier → Nouveau → Word
2- Ou Démarrer → Microsoft office → Word

ENREGISTRER LE NOUVEAU DOCUMENT

1- Cliquer sur bouton enregistrer
2- Ou Bouton office → enregistrer sous → choisir disque dans regarder dans → ouvrir ou créer
dossier (chemin d’accès) → saisir le nom de fichier → cliquer sur Enregistrer

FAIRE LA MISE EN PAGE

1- Aller dans Onglet Mise en page
2- cliquer Marges → Marges personnalisées ou cliquer sur lanceur de fenêtre Mise en page
3- définir les marges haut – bas – gauche – droite
4- choisir l’orientation : Portrait - Paysage
5- choisir Appliquer à: à tout le document ou à partir de ce point ou au texte sélectionné

SAISIR LE TEXTE
1- Mettre le point d’insertion à l’endroit ou on veut insérer le caractère
2- Saisir sans tenir compte les mises en forme
3- Ne pas mettre espace avant les signes ponctuations mais Entrer un après -

FAIRE LA MISE EN FORME

1- Il faut sélectionner les mots avant de faire la mise en forme de Police ; mettre seulement le point
d’insertion dans le paragraphe pour le mettre en forme.
2- police :
a) nom de la police
b) taille
c) couleur
d) graisse – italique – soulignement
e) espacement entre caractère
3- Paragraphe :
a) Retrait (utiliser les taquets de la règle horizontale) : 1ère ligne – retrait négatif – retrait à
gauche – retrait à droite
b) Alignement : à gauche – centré – à droite – justifié
c) Espacement : avant ou après le paragraphe = aller dans onglet mise en page→ groupe
paragraphe → Espacement
d) Interligne
e) Puce et numérotation

IMPRIMER
1- Il est conseillé de passer à l’aperçu avant impression avant d’imprimer le document
2- Bouton office → Imprimer ou CTRL + P

TABULATION:
 Les 5 types de tabulation
Gauche, centré, droite, décimal, barré
 Spécification de tabulation :
1ère méthode :
Accueil > groupe paragraphe -> clique sur bouton ouverture boite de dialogue >cliquer sur Tabulation…
-> Dans fenêtre tabulation remplir la position, choisissez le type et les points de suite > cliquez sur définir puis OK
2ème méthode :

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Utilisation de la règle
Cliquer sur le bouton situé au-dessus de la règle verticale jusqu’à l’obtention du type souhaité

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TABLEAU:
 Insérer et dessiner un tableau
Onglet insertion > groupe tableau > choisir entre tableau rapide, insérer un tableau et dessiner un tableau
 Convertir un texte en tableau
 Sélectionner le texte
 Aller dans Onglet insertion > Tableau > choisir Convertir le texte en tableau > une fenêtre s’ouvre
 Renseigner les nombres de colonnes et lignes, sélectionner le séparateur.
 Convertir un tableau en texte
 Mettre le curseur dans le tableau > aller dans Outils de tableau onglet Disposition > cliquer sur Convertir en
texte > une fenêtre s’ouvre et choisir un des séparateurs proposés et OK.

REPRODUIRE LA MISE EN FORME

 Sélectionner le texte à copier la mise en forme
 Cliquer sur le bouton reproduire la mise en forme dans l’onglet Accueil, groupe presse-papiers
 Sélectionner le texte à mettre en forme

LE STYLE :

AVANTAGES DE L’UTILISATION DE STYLE :

 Rapidité de l’application de la mise en forme

 Tous les éléments de même style sont modifiés en même temps.

APPLIQUER UN STYLE EXISTANT :

Accueil >groupe style -> sélectionner le style souhaité

CRÉER UN STYLE DE TEXTE

 Mettre en forme le texte

 Sélectionner et clique droit
 Aller dans style > enregistrer la sélection en tant que style rapide
 Une fenêtre s’ouvre > donner un nom et OK

CRÉER UN STYLE DE TABLEAU :

 Mettre le point d’insertion dans le tableau

 Aller dans outils de tableau onglet création
 Dans groupe Style de tableau, cliquer sur le bouton autres styles
 Choisir nouveau style de tableau, une fenêtre s’ouvre > donner un nom et cliquer sur OK

MODIFIER UN STYLE

 Mettre le curseur dans le texte ou tableau

 Accueil >groupe style cliquer sur afficher la fenêtre style
 Dans la fenêtre qui s’ouvre, le style courant est sélectionné > cliquer sur le bouton déroulant à droite et cliquer
Modifier… > la fenêtre de modification de style s’ouvre.

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On peut modifier ici le nom et la mise en forme ou aller dans le bouton Format (bas gauche) pour d’autres formats
de mise en forme.

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BLOQUE DE CONSTRUCTION OU QUICKPART

Il sert à mémoriser des éléments afin de les utiliser rapidement dans tout document Word.
Nom de fichier : Building blocks.dotx

CRÉER UN BLOC DE CONSTRUCTION DANS UNE BIBLIOTHÈQUE TYPE

C’est compléter les bibliothèques tableau, page de garde, En-tête, Pied de page et zone de texte avec ses propres
éléments
Cas tableau
 Insérer un tableau et mettez-le en forme et saisissez les textes qui feront partie du tableau
 Sélectionner le tableau
 Onglet Insertion > Groupe Tableau > Bouton Tableau > Tableaux rapides
 Sélectionner l’option Enregistrer la sélection dans la galerie de tableaux rapide
 Nommer le tableau
 Attribuez une éventuelle catégorie
 Cliquer sur OK

CRÉER UN BLOC DE CONSTRUCTION DANS LES QUICKPART

Pour tous les éléments que vous utilisez régulièrement mais que vous ne savez pas dans quelle bibliothèque les
classer, utilisez QuickPart.
 Saisissez un texte et mettez-le en forme ou insérez un objet quelconque
 Sélectionnez l’élément
 Onglet Insertion > Groupe Texte >Bouton QuickPart
 Sélectionner l’option Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart
 Nommez votre élément
 Attribuez une éventuelle catégorie
 Cliquez sur OK

INSÉRER UN BLOC DE CONSTRUCTION

 Placer le curseur à l’endroit où on veut insérer l’élément

 Ouvrir la bibliothèque concernée
 Cliquer sur l’élément à insérer.

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INSERTION DE CONTRÔLES
Avantages:
 Faciliter la tâche de l’utilisateur d’un modèle
 Rapidité de saisie
Pour bénéficier ces outils, il faut activer l’onglet Développeur de Word :
Bouton office > option Word > dans Standard cocher Afficher l’onglet Développeur dans le ruban

INSERTION TEXTE ENRICHI

Onglet Développeur > groupe Contrôles

 Cliquer sur mode création
 Mettre le curseur à l’endroit où on veut insérer le contrôle
 Cliquer sur texte enrichi

INSERTION DE LISTE DÉROULANTE

 Cliquer sur le contrôle zone de liste déroulante

 Cliquer sur propriétés
 Cliquer sur ajouter pour remplir la liste de choix

INSERTION SÉLECTEUR DE DATE

 Même procédé
 Sur propriétés on peut choisir le format de la date

MODÈLE DE DOCUMENT

CRÉER UN MODÈLE BASÉ SUR UN DOCUMENT

 Cliquez sur le Bouton Microsoft Office, puis sur Ouvrir.

 Ouvrez le document requis.
 Apportez les modifications qui doivent apparaître dans tous les nouveaux documents basés sur le modèle.
 Cliquez sur le Bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer sous.
 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Modèle Word.
 Attribuez un nom de fichier au nouveau modèle, sélectionnez Modèle Word dans la liste Type de fichier puis
cliquez sur Enregistrer.
 Fermez le modèle.

UTILISATION DE MODÈLE

 Double cliquer sur le modèle s’il était enregistré dans un dossier personnel
 Un nouveau document basé sur le modèle est créé
Ou
 Activez le bouton office > cliquez sur nouveau > cliquez sur mes modèles > cliquez sur le modèle personnel
souhaité
NB : Il faut d’abord mettre les modèles dans C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
pour qu’on les voie dans mes modèles

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LA REPRESENTATION GRAPHIQUE  :
Pour insérer une représentation graphique 2 méthodes sont possibles

INSÉRER UN GRAPHIQUE EN L'INCORPORANT DANS VOTRE PRÉSENTATION

Lorsque vous souhaitez manipuler les données associées au graphique dans Word, procédez comme suit :
 Dans Word, cliquez à l'endroit au niveau duquel vous souhaitez insérer le graphique.
 Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Graphique.
 Dans la boîte de dialogue Insérer un graphique, sélectionnez un graphique puis cliquez sur OK.
Une feuille de calcul Excel s’affiche à droite. Elle contient un tableau de données, encadré d’une bordure
bleue.
 Dans Excel, remplacez les données exemple en cliquant sur une cellule de la feuille de calcul puis en
entrant les données requises.
Vous pouvez également remplacer les exemples d'étiquettes d'axe dans Colonne A et le nom de l'entrée de
légende dans Ligne 1.

COLLER UN GRAPHIQUE EXCEL DANS UN DOCUMENT ET LE LIER À DES DONNÉES

DANS EXCEL

Vous pouvez créer une feuille de calcul Excel qui est liée à un document Word. Lorsque vous mettez à jour des
données dans la feuille de calcul Excel, les données sont également mises à jour dans le document Word.
 Dans Excel, sélectionnez le graphique en cliquant sur sa bordure puis, sous l'onglet Accueil, dans le
groupe Presse-papiers, cliquez sur Couper.
 Le graphique est supprimé mais les données demeurent dans Excel.
 Dans le document Word, cliquez à l'endroit au niveau duquel vous souhaitez insérer le graphique.
 Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller.
 Le bouton Options de collage indique que le graphique est lié à des données dans Excel.
 Enregistrez le document Word avec le graphique lié à des données dans Excel.
Lorsque vous rouvrez le document Word, cliquez sur Oui pour mettre à jour les données Excel.

MODIFICATION

3 onglets d’outils de graphique apparaissent :

- Création : pour modifier le style, les données
- Disposition : pour modifier les étiquettes
- Mise en forme : pour modifier le style de forme
a. Données :
- Onglet création
- Cliquez sur sélectionner des données
- Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les entrées dans la fenêtre qui s’ouvre.

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LES REFERENCES :

TABLE DES MATIÈRES

Pour créer une table des matières, vous devez choisir les styles des titres
a) Création :
 Cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer la table des matières,
 Sous l'onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquez sur Insérer une table des
matières, puis sur le style de table des matières souhaité
 On peut personnaliser la table des matières en cliquant sur options puis saisissez le niveau des styles
disponibles
b) Mise à jour
 Sous l'onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquez sur Mettre à jour la table.
 Cliquez sur Mettre à jour les numéros de page uniquement ou Mettre à jour toute la table.
c) Suppression
 Sous l'onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquez sur Table des matières.
 Cliquez sur Supprimer la table des matières.

NOTES DE BAS DE PAGE :

Les notes de bas de page et les notes de fin s'utilisent dans les documents imprimés pour expliquer, annoter
ou fournir des références sur le texte d'un document.

Principe : un appel de note est placé dans le texte ; il renvoie à une note en bas d’une page ou en fin de
document.

CRÉATION :

 cliquez à l'endroit où vous voulez insérer l'appel de note.

 Sous l'onglet Références, dans le groupe Notes de bas de page, cliquez sur Insérer une note de bas de
page ou Insérer une note de fin.
 Pour modifier le format des notes de bas de page ou des notes de fin, cliquez sur le lanceur de la boîte de
dialogue Notes de bas de page et procédez comme suit :
 Dans la zone Format, cliquez sur le format souhaité.
 Pour utiliser une marque personnalisée, cliquez sur Symbole puis choisissez une marque dans les
symboles disponibles.
 Cliquez sur Insérer.
Word insère le numéro de note et place le point d'insertion à cô té.

 Tapez le texte de la note.

 Double-cliquez sur le numéro de la note de bas de page ou de la note de fin pour revenir à la marque d'appel
dans le document.

SUPPRESSION :

Pour supprimer une note, supprimer son appel de note.

LÉGENDES

INSÉRER UNE LÉGENDE

 Sélectionnez l’objet, puis affichez la fenêtre «Légende», en activant le bouton «Insérer une légende».
 Ou bien : clic droit sur l’objet > « Insérer une légende ».
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 L’option « Nouvelle étiquette » permet de saisir une autre étiquette que celles proposées. De même, l’option
« Numérotation » permet de choisir un autre format de numérotation.

CRÉATION DE LA TABLE DES ILLUSTRATIONS

 Placez le curseur où doit commencer la table, puis activez le bouton « Insérer une table des légendes ».
 Choisissez les options souhaitées, notamment le type de Légende, qui correspond à l’étiquette.

LE PUBLIPOSTAGE:
un publipostage est l’ensemble des opérations à réaliser pour créer une lettre, enveloppe ou étiquette envoyée à
un ensemble de personnes, chaque courrier étant adapté au destinataire (civilité, nom, adresse, etc.).

La réalisation d’un publipostage requiert :

 Un 1er document contenant une source de données, en l’occurrence une liste de destinataires, avec leurs
coordonnées.
 Un 2ème document, qui sert de base au courrier envoyé.
Le publipostage est un 3ème document constitué à partir des deux fichiers précédents.

CRÉATION SANS ASSISTANCE

 La source de données :
 Créez un nouveau document
 Insérez un tableau qui contiendra les coordonnées des destinataires
 Saisissez les étiquettes, en première ligne du tableau = champs
 Saisissez les coordonnées des destinataires = enregistrement
 Enregistrez le fichier et fermez.

 Le document de base
C’est le document à envoyer (lettre, enveloppe…)
 Réalisation
 démarrage
 Activez le bouton « Démarrer la fusion et le publipostage ».
 Cliquez sur le type du document de base (par exemple, « Lettres »).
 Sélection de source de données
 Cliquez sur sélection des destinataires
 Choisissez entrer une nouvelle liste ou utiliser la liste existante
 Le bouton modifier la liste de destinataires modifie la liste des destinataires du document.

 Insertion de champs
 Placez le curseur
 Cliquez sur Insérer un champ de fusion
 Sélectionnez le champ puis cliquez sur insérer.
 Aperçu des résultats
 Activez le bouton aperçu des résultats
 Terminer et fusionner
3 options possibles :
 Modifier les documents individuels : la fusion s’effectue vers un nouveau document
 Imprimer les documents : le document fusionné est imprimé
 Envoyer mes messages électroniques

CRÉATION AVEC ASSISTANCE

Onglet Publipostage > activez Démarrer la fusion et le publipostage > sélectionnez Assistant Fusion et
publipostage pas à pas
1ère étape : type de document de base
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2ème étape : sélection du document de base

3ème étape : sélection de la source de données 
4ème étape : création du document principal
5ème étape : aperçu du document final
6ème étape : lancement de la fusion

PROTECTION DE DOCUMENT WORD

1ère méthode
 Bouton office
 Pointez sur préparer
 Cliquez sur chiffrer le document
 Saisissez 2 fois le mot de passe
 Cliquer sur OK
2ème méthode
Vous pouvez enregistrer un document avec un mot de passe pour la lecture et un mot de passe pour la
modification. Seules les personnes connaissant le premier pourront ouvrir le fichier, seules les personnes
connaissant le second pourront enregistrer le fichier.
 Définir un mot de passe
 Ouvrez le document, cliquez sur le Bouton Office, puis sur Enregistrer sous… (ou raccourci clavier ), le
dialogue Enregistrer sous s’affiche
 cliquez sur la flèche du bouton Outils, puis sur la commande Options générales
 Saisissez un mot de passe pour la lecture et éventuellement un mot de passe pour la modification,
 cliquez sur [OK], Word demande confirmation, retapez le mot de passe pour le lecteur, validez par [OK],
 retapez le mot de passe pour la modification, validez par [OK].
 Cliquez sur [Enregistrer].
Si vous avez protégé le document avec les deux protections, les deux mots de passes sont demandés à
l’ouverture du document. Si vous avez entré un seul mot de passe, seul ce mot de passe est demandé et le
document une fois ouvert pourra être modifié et enregistré.
 Retirer la protection par mot de passe
 Ouvrez le document, cliquez sur le Bouton Office, puis sur Enregistrer sous, cliquez sur la flèche du bouton
Outils, puis sur la commande Options générales
 Effacez le ou les mots de passe, cliquez sur [OK], puis sur [Enregistrer].

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