Astech Travaux

AS-TECH SOLUTIONS
AS-TECH
TRAVAUX
Notice utilisateurs
AS-TECH Solutions - 11c, rue de Courtalin - Val d’Europe Park - 77700 Magny-le-Hongre
AS-TECH Solutions – 1280, avenue des platanes – Future Building II – 34970 Lattes – Boirargues
T. : 01.60.42.74.40
Site : www.astech-solutions.com
1 GENERALITES.........................................................................................................................................4
1.1 Les ateliers..........................................................................................................................................................4

1.2 Les positions........................................................................................................................................................5
2 INTERVENTIONS....................................................................................................................................6
2.1 Création d’une intervention...............................................................................................................................6

2.1.1 Onglet dossier : Création depuis un atelier superviseur................................................................................6
2.1.2 Onglet dossier : Création depuis un atelier opérationnel..............................................................................8
2.1.3 Onglet notes...................................................................................................................................................9
2.2 Planification de l’intervention..........................................................................................................................10
2.2.1 Onglet affectation : la planification depuis un atelier superviseur..............................................................10
2.2.2 Onglet affectation : la planification depuis un atelier opérationnel............................................................11
2.3 Programmation de l’intervention.....................................................................................................................12
2.3.1 Onglet affectation : la programmation........................................................................................................12
2.4 Valorisation de l’intervention...........................................................................................................................15
2.4.1 Valorisation des heures effectuées en régie : Saisie des bons.....................................................................16
2.4.2 Valorisation des fournitures (consommables) : Sortie des pièces...............................................................17
2.4.3 Valorisation des Prestataires : Saisie Sous-Traitance...................................................................................18
2.4.4 Valorisation des Matériels et / ou véhicules (non consommables) : Saisie des prêts.................................19
2.4.5 Valorisation des Matériels et / ou véhicules (non consommables) : Onglet Ressources............................20
2.5 Clôture de l’intervention...................................................................................................................................21
3 FONCTIONS SUPPLÉMENTAIRES DEPUIS L’INTERVENTION ........................................................23
3.1 Gestion documentaire......................................................................................................................................23

3.2 Demande de devis à un prestataire..................................................................................................................25
3.3 Envoi d’emails...................................................................................................................................................27
3.3.1 Mails au demandeur.....................................................................................................................................27
3.3.2 Mails à l’intervenant.....................................................................................................................................28
3.3.3 Mails au prestataire......................................................................................................................................29
3.4 Valorisation prévisionnelle...............................................................................................................................30
3.4.1 Prévisionnel Main d’œuvre..........................................................................................................................31
3.4.2 Prévisionnel Fournitures..............................................................................................................................32
Titre : 621840736.docx
Date : Thursday 27 October 2022
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3.4.3 Prévisionnel Sous traitance..........................................................................................................................33
3.5 Emission d’un devis avant travaux....................................................................................................................34
3.6 Passage à la position en cours en masse..........................................................................................................35
4 PLANNING............................................................................................................................................36
4.1 Horaire..............................................................................................................................................................36
4.2 Planning intervenant.........................................................................................................................................37
5 MENUS SUPPLÉMENTAIRES..............................................................................................................40
5.1 Intervention rapide...........................................................................................................................................40

5.2 Clôture d’interventions.....................................................................................................................................43
5.3 Grille main d’œuvre..........................................................................................................................................45
5.4 Travaux répétitifs..............................................................................................................................................46
5.5 Saisie des travaux effectués par bien / par opération......................................................................................48
6 RECHERCHE ET CONSULTATION D’INTERVENTION ......................................................................51
6.1 Interventions : Onglet liste...............................................................................................................................51

6.1.1 La construction du tableau de pilotage : Partie centrale.............................................................................51
6.1.2 Les recherches : Partie gauche.....................................................................................................................54
6.2 Interventions terminées...................................................................................................................................57
7 LES STATISTIQUES..............................................................................................................................58
7.1 Le détail des travaux effectués.........................................................................................................................58

7.2 Editions récapitulatives.....................................................................................................................................59
7.3 Editions spécifiques à la valorisation................................................................................................................60
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1 GENERALITES
Le module de gestion des interventions permet de suivre l’activité technique : travaux en régie, fournitures et maté-
riels utilisés, travaux sous traités.
Cet applicatif va permettre de planifier les travaux à effectuer et d’en assurer le suivi technique et financier.
1.1 LES ATELIERS
Ce module s’organise en ateliers, paramétrés par Astech Solutions au démarrage du projet. Il existe 4 types d’ateliers
avec un principe hiérarchique :
 Méga Superviseur : vision complète de l’intégralité de l’activité de l’ensemble des autres ateliers
 Maxi Superviseur : vision des ateliers Superviseurs et Opérationnels qui lui sont rattachés
 Superviseur : vision des ateliers Opérationnels qui lui sont rattachés
 Opérationnel : vision et gestion de son activité propre uniquement
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1.2 LES POSITIONS
Chaque intervention est suivie grâce à un système de position. La position permet de connaître l’état d’avancement de
l’intervention.
Position Etat d’avancement Observation Repère

En attente Intervention créée Blanc
Affecté Intervention affectée à un atelier opé- Visible uniquement depuis un Rose
rationnel atelier superviseur
Demande devis Demande devis faite auprès d’un pres- Jaune
tataire
Attente confirma- Devis émis à destination d’un « client » Orange
tion du devis
Programmé Le bon de travail a été édité Vert
Pièces sorties Les fournitures ont été distribuées Bleu ciel
En cours Les travaux ont commencé Saisie main d’œuvre ou sous- Bleu
traitance effectuée
Suspendu Intervention suspendue Rouge
Terminé Intervention terminée pour l’atelier Visible uniquement si plu- Gris
concerné sieurs ateliers clôturent
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2 INTERVENTIONS
2.1 CRÉATION D’UNE INTERVENTION
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Interventions
2.1.1 ONGLET DOSSIER : CRÉATION DEPUIS UN ATELIER SUPERVISEUR
Un atelier superviseur peut créer une intervention mais devra obligatoirement l’affecter à un atelier opérationnel pour
sa prise en charge. Pour cet exemple, nous partons du Méga Superviseur 99
1) Cliquer sur Nouveau

2) En fonction des paramétrages prévus, choisir la destination de l’intervention si proposée
3) Cliquer sur Valider
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4) Attribution automatique d’un numéro d’intervention unique
5) Saisir la nature des travaux souhaitée (c’est le titre de l’intervention)
6) Sélectionner le type : les types sont créés au préalable par l’administrateur du module. Ils permettent d’iden-
tifier la cause de l’intervention
7) Modifier le degré d’urgence si nécessaire
8) Modifier la date d’intervention souhaitée (ce sera la date de programmation par défaut pour la suite)
9) Sélectionner l’équipement concerné : cela renseigne automatiquement le service d’affectation de cet équipe-
ment et les éléments du demandeur si un correspondant est renseigné sur le bien choisi. Sinon, il est possible
de renseigner le demandeur manuellement
10) Cliquer sur Valider puis sur l’onglet « Notes »
Nota bene :
 L’intervention a la position « En attente » (blanche)

 Les champs avec une étoile rouge sont obligatoires
 Les champs « Chantier », « Etape », « Phase » et « Section » n’apparaissent pas par défaut. Ils sont dépen-
dants de paramétrages spécifiques du logiciel (se rapprocher des services AS-TECH Solutions pour les activer
si nécessaire)
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2.1.2 ONGLET DOSSIER : CRÉATION DEPUIS UN ATELIER OPÉRATIONNEL
La principale différence avec le chapitre précédent concerne l’étape d’affectation. Le choix de l’atelier opérationnel
étant fait à la création de l’intervention, l’affectation est automatique.
Pour cet exemple, nous partons de l’atelier opérationnel 03 : Bâti Peinture
1) Sélectionner l’atelier opérationnel souhaité

2) En fonction des paramétrages prévus, choisir la destination de l’intervention si proposée
4) Renseigner les différents champs (voir chapitre précédent 2.1.1)
5) Valider
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2.1.3 ONGLET NOTES
1) Cliquer sur Modifier

2) Champ « Libellé » : Apporter les précisions nécessaires pour les techniciens de terrain. Ces informations appa-
raitront sur le bon de travail
3) Champ « Commentaire » : Apporter les précisions éventuelles pour les personnes qui consultent les interven-
tions sur le logiciel. Ces informations n’apparaitront pas sur le bon de travail
4) Champ « Annotation réglementaire » : ce champ est automatiquement renseigné si une annotation régle-
mentaire a été associée au bien concerné par l’intervention (par exemple, présence d’amiante)
5) Cliquer sur Valider puis sur l’onglet « Affectation »
Nota bene :
 L’onglet « Notes » passe en rouge lorsqu’une saisie a été faite.
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2.2 PLANIFICATION DE L’INTERVENTION
2.2.1 ONGLET AFFECTATION : LA PLANIFICATION DEPUIS UN ATELIER SUPERVISEUR

Cette partie est obligatoire lorsque l’on crée une intervention depuis un atelier superviseur. Elle consiste à indiquer
l’atelier (ou les ateliers) opérationnel(s) qui va (vont) prendre en charge cette intervention.

2) Sélectionner l’entité (atelier Opérationnel)
3) Les autres champs sont facultatifs mais permettent de planifier le travail à faire par cet atelier (intervenant,
opération, date de début et de fin prévue…)
5) Recommencer la procédure (points 1 à 4) pour un autre atelier opérationnel si besoin
Nota bene :
 L’intervention passe en position « Affecté » (rose) pour l’atelier superviseur

 L’intervention apparait dans la liste de l’atelier opérationnel en position « En attente » (blanche)
 Les listes « Equipe », « Intervenant », « Opération » et « Fournisseur » doivent être créés au préalable par
l’administrateur du module.
 Equipe : ensemble d’intervenants
 Intervenant : technicien de terrain qui va prendre en charge l’intervention
 Opération : action à réaliser
 Fournisseur : prestataire à qui l’on va confier l’intervention
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2.2.2 ONGLET AFFECTATION : LA PLANIFICATION DEPUIS UN ATELIER
OPÉRATIONNEL
Lorsque nous avons fait le choix de l’atelier opérationnel en création (chapitre 2.1.2), l’affectation à l’atelier est déjà
faite. Seul le bouton modifier est alors accessible (pour compléter les autres champs). Il n’est pas possible dans ce cas
d’ajouter un autre atelier opérationnel.

2) Compléter les champs souhaités : intervenant, opération, date de début et de fin prévue…
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2.3 PROGRAMMATION DE L’INTERVENTION
2.3.1 ONGLET AFFECTATION : LA PROGRAMMATION
1) Sélectionner l’atelier opérationnel (simple clic)

2) Cliquer sur le bouton « Programmer »
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3) Modifier la date de programmation si besoin (par défaut = date d’intervention souhaitée)
4) Choisir l’impression du bon (Oui = envoi direct à l’imprimante ou aperçu). Dans cet exemple, choix « Aperçu »
5) Modifier le nombre de copie désiré si besoin
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Le bon de travail reprend l’ensemble des éléments saisis précédemment.
Via la barre d’action située en haut de l’édition, il est possible de :
 : Imprimer le document
 : Exporter le document (Pdf, Word, Excel…)
 : Sortir de l’édition
Nota bene :
 L’intervention passe en position Programmé (vert)

 Le bouton « Programmer » est également disponible depuis l’onglet Dossier pour les ateliers opérationnels
seulement (onglet affectation obligatoire pour les ateliers superviseurs)
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2.4 VALORISATION DE L’INTERVENTION
La valorisation consiste à indiquer le travail réalisé et donc le coût correspondant. Il existe 4 possibilités de valorisa-
tion :
 Heures de travail en régie

 Fournitures (consommables) utilisées
 Travaux effectués par un prestataire
 Matériel et / ou véhicule utilisés
Chaque type de valorisation fait l’objet d’un chapitre ci-après.
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Interventions / Valoriser
1) Sélectionner l’intervention souhaitée

2) Si atelier opérationnel : cliquer sur le bouton « Valoriser » depuis l’onglet dossier ou l’onglet affectation
3) Si atelier superviseur : cliquer sur le bouton « Valoriser » depuis l’onglet affectation uniquement
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2.4.1 VALORISATION DES HEURES EFFECTUÉES EN RÉGIE : SAISIE DES BONS

2) Si un intervenant et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automati-
quement, sinon, les renseigner
3) Préciser la date de réalisation (par défaut date du jour)
4) Indiquer le temps passé
5) Modifier le prix unitaire si besoin (voir nota bene)
6) Modifier les heures proposées si besoin (soumis à paramétrage)
7) Modifier le type proposé si besoin
8) Valider
9) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs intervenants, ou plusieurs opéra-
tions ou plusieurs dates)
Nota bene :
 Le tarif unitaire se paramètre au démarrage du projet : il peut se baser sur l’intervenant, sur l’opération effec-
tuée, sur une table de tarifs…
 Après création d’une 1ère ligne, on peut la dupliquer pour faciliter la saisie des suivantes. Pour ce faire, après
avoir cliquer sur Nouveau, cliquer sur le bouton Duplication
 Les horaires des agents peuvent être saisis dans le menu Intervenant et ainsi faciliter la saisie des heures de
début et de fin si nécessaire
 Dès qu’une 1ère ligne de valorisation a été saisie, l’intervention passe en position « En cours » (bleu)
 Il est également possible de saisir les heures des agents via le menu « Grille main d’œuvre » (voir cha-
pitre 4.3)
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2.4.2 VALORISATION DES FOURNITURES (CONSOMMABLES) : SORTIE DES
PIÈCES

2) Sélectionner la référence utilisée (liée au module Stock) (ou saisir le champ Commentaire si pas de magasin)
3) Indiquer la quantité sortie
4) Le prix unitaire est rapatrié automatiquement en cas de sélection de référence existante ou doit être saisi si
utilisation du champ commentaire
5) Valider
6) Recommencer la procédure (point 1 à 5) pour les autres fournitures
Nota bene :
 Pour utiliser la fonction « Référence », il est nécessaire de disposer du module « Stocks Achats » d’AS-TECH
Solutions
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2.4.3 VALORISATION DES PRESTATAIRES : SAISIE SOUS-TRAITANCE

2) Si un fournisseur et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automati-
3) Renseigner le numéro de facture si connu
4) Préciser la date de réalisation (par défaut date du jour)
5) Indiquer la quantité et le prix unitaire
6) Indiquer la remise et / ou la pénalité si nécessaire
7) Possibilité de rattacher cette saisie à un contrat existant, à un marché…
8) Valider
9) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs fournisseurs, ou plusieurs opéra-
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2.4.4 VALORISATION DES MATÉRIELS ET / OU VÉHICULES (NON CONSOM -
MABLES) : SAISIE DES PRÊTS

2) Sélectionner le type de location
3) Sélectionner la référence utilisée (liée au module Prêt et réservation)
4) Le prix unitaire est rapatrié automatiquement
5) Modifier la date si nécessaire (par défaut date du jour)
6) Valider
7) Recommencer la procédure (point 1 à 6) pour les autres matériels
Nota bene :
 Pour utiliser cet écran, il est nécessaire de disposer du module « Prêt » d’Astech Solutions
 Cet onglet « Saisie des prêts » permet d’indiquer un matériel et un coût d’utilisation interne sans gestion de
planning de ressources. Pour gérer les plannings, utiliser l’onglet « Ressources » de l’intervention (voir cha-
pitre suivant)
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2.4.5 VALORISATION DES MATÉRIELS ET / OU VÉHICULES (NON CONSOM -
MABLES) : ONGLET RESSOURCES

2) Sélectionner le type de location
3) Sélectionner la référence utilisée (liée au module Prêt et réservation)
4) Indiquer la période du prêt (date et heure de début et de fin)
5) Préciser le type de tarification (dépend du paramétrage du module Prêt et réservation)
6) Valider
7) Recommencer la procédure (point 1 à 6) pour les autres matériels
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2.5 CLÔTURE DE L’INTERVENTION
Le mode de clôture dépend des paramétrages initiaux du logiciel. Les possibilités :
 Dernier atelier opérationnel qui clôture entraîne la clôture complète

 1er atelier qui clôture entraîne la clôture complète (déconseillé)
 Double clôture obligatoire : Clôture d’un atelier superviseur nécessaire après clôture de l’ensemble des ate-
liers opérationnels
1) Se positionner sur l’atelier souhaité

2) Cliquer sur le bouton « Clôturer » depuis l’onglet Dossier
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3) Préciser la date de clôture si nécessaire (par défaut date du jour ou date de dernière valorisation suivant pa-
ramétrage)
4) Indiquer si oui ou non il est nécessaire d’imprimer la facture (au choix par défaut suivant paramétrage)
5) Les autres champs sont également dépendants des paramétrages, par défaut, ils n’apparaissent pas
Nota bene :
 En fonction du mode de clôture choisi, l’intervention passe en position « Terminé » (gris) ou disparait de la
liste pour basculer dans les archives (Menu « Interventions terminées » disponible dans la colonne Statis-
tiques)
 Seules les interventions avec la position « En cours » peuvent être clôturées
Version : 1
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3 FONCTIONS SUPPLÉMENTAIRES DEPUIS L’INTERVENTION
3.1 GESTION DOCUMENTAIRE
Il est possible de lier à l’intervention des pièces jointes (images, pdf, liens internet…). Cette fonction doit être paramé-
trée au préalable.
1) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention

2) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Documents »
3) Visibilité des documents déjà disponibles (clic sur Visualiser pour les ouvrir)
4) Pour en ajouter un autre, cliquer sur « Nouveau » (2 fois)
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5) Saisir la référence (possibilité de l’automatiser via un paramétrage)
6) Indiquer le titre
7) Choisir le thème et le stockage
8) Nom physique : cli-
quer sur les points à
droite et aller cher-
cher le document
9) Valider
Le trombone jaune en haut à

droite précise la présence et le
nombre de documents dispo-
nibles
Il est possible d’afficher automatiquement la fenêtre

de gestion documentaire lors de la programmation de
l’intervention ou de la réédition du bon d’intervention.
Pour se faire, il convient de cocher OUI dans la section
« Edition des documents liés ».
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La valeur par défaut du radiobouton se renseigne
grâce au paramètre INTERV_EDITDOCPROG.
3.2 DEMANDE DE DEVIS À UN PRESTATAIRE

2) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Demande Devis »
3) Préciser une observation pour le fournisseur si nécessaire

4) Cliquer sur Apercevoir
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5) Choisir le fournisseur souhaité
6) Imprimer ou non le document
Nota bene :
 L’intervention passe en position « Demande devis » (jaune)
Version : 1
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 Cette action n’est possible que lorsque l’intervention est en position « En attente »
3.3 ENVOI D’EMAILS
Cette fonction doit être paramétrée au préalable.
3.3.1 MAILS AU DEMANDEUR

2) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Envoi par mail » (bouton disponible uniquement si une adresse mail est
renseignée pour le demandeur)
Version : 1
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3) Choisir le mail type à envoyer et cliquer sur Sélection
3.3.2 MAILS À L’INTERVENANT
1) Se positionner sur l’onglet Affectation de l’intervention

2) Cliquer sur le bouton « Envoi mail » (bouton disponible uniquement si un intervenant ou un fournisseur est
renseigné)
Version : 1
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3.3.3 MAILS AU PRESTATAIRE
1) Se positionner sur l’onglet Affectation de l’intervention

2) Cliquer sur le bouton « Envoi mail » (bouton disponible uniquement si un intervenant ou un fournisseur est
renseigné)
Version : 1
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3.4 VALORISATION PRÉVISIONNELLE
Le logiciel permet de planifier les ressources nécessaires à une intervention avant sa program-
mation.
1) Cliquer sur le bouton « Prévisionnel » sur l’onglet Dossier de l’intervention (depuis un atelier opérationnel)
2) Cliquer sur le bouton « Prévisionnel » sur l’onglet Affectation de l’intervention (depuis un atelier superviseur)
3) Choisir l’onglet souhaité : Prévisionnel Main d’œuvre / Pièces / Sous traitance

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3.4.1 PRÉVISIONNEL MAIN D’ŒUVRE

2) Si un intervenant et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automati-
3) Préciser la date prévue (par défaut date du jour)
4) Indiquer le temps prévu
5) Modifier le prix unitaire si besoin (renseigné par défaut si paramétré)
6) Modifier les heures proposées si besoin (soumis à paramétrage)
7) Valider
8) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs intervenants, ou plusieurs opéra-
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3.4.2 PRÉVISIONNEL FOURNITURES

2) Sélectionner la référence prévue (liée au module Stock) (ou saisir le champ Commentaire si pas de magasin)
3) Indiquer la quantité prévue
4) Le prix unitaire est rapatrié automatiquement en cas de sélection de référence existante ou doit être saisi si
utilisation du champ commentaire
5) Valider
6) Recommencer la procédure (point 1 à 5) pour les autres fournitures
Nota bene :
 Pour utiliser la fonction « Référence », il est nécessaire de disposer du module « Stocks Achats » d’Astech So-
lutions
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3.4.3 PRÉVISIONNEL SOUS TRAITANCE
Cet écran va permettre de prévoir l’intervention d’un prestataire externe mais également de générer un bon de com-
mande directement auprès du prestataire.

2) Si un fournisseur et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automati-
3) Préciser la date prévue (par défaut date du jour)
4) Indiquer la quantité et le prix unitaire
5) Indiquer la remise si nécessaire
6) Possibilité de rattacher cette saisie à un contrat existant, à un marché…
7) Valider
8) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs fournisseurs, ou plusieurs opéra-
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Il est possible de générer un bon de commande pour le prestataire via le bouton « Commande » à partir de ce prévi-
sionnel (nécessité de disposer du module Stocks Achats d’AS-TECH Solutions)
3.5 EMISSION D’UN DEVIS AVANT TRAVAUX
1) Saisir la valorisation prévisionnelle correspondant au devis à émettre (voir chapitre précédent 3.4)
3) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Attente confirmation du devis »
Version : 1
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4) L’intervention passe en position « Attente confirmation du devis » (orange)
3.6 PASSAGE À LA POSITION EN COURS EN MASSE
Depuis la liste des interventions, il est possible de changer la position d’interventions programmées à en cours via une
sélection multiple. Pour se faire, il convient de sélectionner les interventions souhaitées via un double clic (celles-ci
passent en rouge) et de cliquer sur le lien bleu « en cours ».
Seules les interventions en position programmée seront traitées.
Version : 1
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4 PLANNING
4.1 HORAIRE
Module Colonne Menu

Travaux Fichier Intervenant / Horaire
Cet écran sert à définir les heures travaillées par intervenant. Ces renseignements seront utilisés pour les plannings et
les arrêts.
Sur l’écran Intervenant, onglet horaire, pour renseigner un numéro de semaine, cliquer sur le lien Semaine, indiquer
l’année et la semaine désirée puis actualiser.
Pour renseigner un horaire par défaut annuel, ne rien indiquer dans semaine.
Pour renseigner un horaire par défaut sans tenir compte de l’année, ne rien indiquer dans année et semaine.
Pour créer plusieurs semaines avec les mêmes horaires ou sur un autre intervenant, créer une première semaine puis
la dupliquer en cliquant sur le lien duplication.
Version : 1
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4.2 PLANNING INTERVENANT
Module Colonne Menu

Travaux Planning Planning intervenant
L’affichage du planning intervenant présente :
- Les tâches prévues (Prévision main d’œuvre) en bleu

- Les tâches faites (Saisie main d’œuvre) en jaune
- Les arrêts (Saisie des arrêts) en rouge (couleur personnalisable et qui peut être différente en fonction de l’ar-
rêt)
Version : 1
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Lorsque les heures de début et de fin sont renseignées, les tâches apparaissent en fonction de ces heures, lorsqu’il n’y
a pas d’heure de début ou de fin, la tâche apparait dans la partie haute (hors horaires).
Il est possible d’ajuster les horaires ou de les déplacer grâce au clic gauche de la souris.
Grâce au clic droit de la souris il est également possible de les modifier, les dupliquer ou les supprimer.
Clic droit « Détails » :
Version : 1
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Les plannings des intervenants peuvent être affichés simultanément en cochant les cases qui
précèdent les noms (maximum 4 à la fois) :
Version : 1
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5 MENUS SUPPLÉMENTAIRES
5.1 INTERVENTION RAPIDE
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Intervention rapide
Ce menu a la même finalité que le menu Intervention. Il permet la création d’intervention en centralisant l’ensemble
des informations sur un même écran. Quel que soit le mode de création choisi, l’ensemble des interventions apparai-
tront dans le menu « Interventions ».

2) Choisir le ou les ateliers concernés
3) Indiquer la nature des travaux
4) Choisir le bien concerné
Version : 1
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5) A la sélection du bien, cet écran intermédiaire s’affiche, choisir le type
6) Compléter les autres champs si nécessaire
8) Le champ « Libellé » correspond à l’onglet notes (voir chapitre 2.1.3)

9) Les autres champs correspondent à l’onglet affectation (voir chapitre 2.2)
Version : 1
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11) L’intervention est créée
12) A partir des boutons bleus en bas de l’écran, il est possible de faire l’ensemble des actions vues dans les cha-
pitres précédents.
Version : 1
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5.2 CLÔTURE D’INTERVENTIONS
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Clôture d’interventions
Ce menu permet de faire des clôtures multiples d’intervention
1) Personnaliser l’affichage afin de pouvoir arbitrer les clôtures à effectuer (voir chapitre 5.1 : Intervention On-
glet Liste)
2) Filtrer les interventions à afficher grâce à la position à gauche de l’écran (« En cours » ou « Terminé » suivant
l’organisation retenue) puis actualiser
Version : 1
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3) Sélectionner les interventions à clôturer : soit via le bouton « sélection totale », soit en double cliquant sur
chaque ligne à clôturer (la ligne passe en rouge quand elle est sélectionnée). Il est également possible de sé-
lectionner un ensemble de lignes grâce à la touche majuscule du clavier (clic 1 ère ligne, clic dernière ligne en
maintenant la touche majuscule)
4) Cliquer sur Clôturer. L’intégralité des lignes sélectionnées (rouges) sont clôturées
Version : 1
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5.3 GRILLE MAIN D’ŒUVRE
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Grille main d’œuvre
Ce menu alimente la saisie des heures de régie, comme l’écran Saisie des bons (voir chapitre 4.2.1), seule la présenta-
tion de l’écran est différente.
1) Sélectionner l’atelier concerné

2) Sélectionner l’intervention à saisir
4) Le curseur se positionne dans le champ date et ouvre un calendrier, choisir la date souhaitée
5) Le curseur se positionne automatiquement dans le champ suivant « Intervenant », sélectionner l’intervenant
6) Le curseur se positionne automatiquement dans le champ Opération, sélectionner l’opération
7) Indiquer le temps et le temps facturé
8) Recommencer la procédure sur la ligne suivante si plusieurs intervenants ou opérations ou dates
Nota bene :
 En cliquant sur le signe + en début de ligne, il est possible de dupliquer celle-ci

 En faisant un clic droit sur le signe + en début de ligne, il est possible de dupliquer ou supprimer celle-ci
 Les lignes saisies sur cet écran apparaissent dans le menu « Saisie des bons »
Version : 1
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5.4 TRAVAUX RÉPÉTITIFS
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Travaux répétitifs
Ce menu a pour objectif de créer des interventions à échéance régulières (1 fois par semaine, par mois…). Ce chapitre
traite uniquement de l’onglet « Périodicité » spécifique aux travaux répétitifs, voir chapitre Intervention pour la créa-
tion des autres onglets.
Attention, un paramétrage spécifique est nécessaire pour activer cette fonction. Se rapprocher d’Astech Solutions.
1) Créer l’intervention (voir chapitre 2)

2) Anticiper les éléments à saisir : saisie prévisionnelle par exemple (qui sera reprise sur toutes les interventions
créées)
Version : 1
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3) Onglet périodicité, cliquer sur Modifier
4) Indiquer le type de périodicité (exemple : mensuel)
5) Indiquer le nombre de périodicité (exemple : 2 signifie tous les 2 mois)
6) Envoi les jours fériés : si case cochée, l’intervention sera créée même si l’échéance est un jour férié
7) Jours de la semaine, décocher éventuellement les jours où l’intervention ne doit pas se générer
8) Indiquer la date de début de traitement
9) Indiquer combien de jours à l’avance l’intervention doit se créer (exemple : 3 jours avant l’échéance calculée
l’intervention apparaitra dans le menu Interventions)
10) Indiquer la date de fin de traitement
11) Choisir la position dans laquelle l’intervention sera créée. Attention, si choix « Clôture », l’intervention n’ap-
paraitra pas dans le menu Intervention mais directement dans le menu « Intervention terminée » (dans ce
cas, prévoir une valorisation réelle)
Nota bene :
 Ce fonctionnement prévoit que les interventions seront automatiquement créées dans le menu Interventions
(ou Interventions terminées si choix Clôture) X jours avant l’échéance prévue
 Le bouton « Créer Interventions » permet de forcer cette création automatique et donc va créer toutes les in-
terventions prévues sur la période indiquée. Cette fonction est intéressante pour la gestion des plannings des
agents notamment mais peut être dangereuse car de nombreuses interventions générées peuvent « polluer »
la liste des interventions à gérer.
Version : 1
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5.5 SAISIE DES TRAVAUX EFFECTUÉS PAR BIEN / PAR OPÉRATION
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Saisie des travaux effectués par bien
Saisie des travaux effectués par opération
Ces menus permettent la saisie rapide des heures hors intervention et sont principalement utiles aux services de la
voirie ou des espaces verts.
Le fonctionnement est similaire à la saisie rapide de la main d’œuvre (Grille main d’œuvre) avec une validation unique
lorsque toutes les saisies sont effectuées et non lors de chaque mouvement. Cette validation génère des saisies
comptoirs avec des heures en réel.
Il y a 2 types de fonctionnement :
 Saisie intervenant (ou équipe) par bien
 Saisie Intervenant (ou équipe) par opération
Lors de l’entrée dans le formulaire « Saisie des travaux effectués par bien », après avoir renseigné un n° d’intervenant,
les heures passées pour la semaine à partir de la date indiquée classées par bien s’affichent.
Si aucun mouvement n’existe, ce sont les biens pré-sélectionnés d’une saisie précédente qui s’affichent.
Si aucune pré-sélection n’a été effectuée, l’écran sort vierge.
Version : 1
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Lors du clic sur le bouton modifier, la sélection multiple des biens s’affiche :
Il est possible de retrouver cette sélection multiple en cliquant sur le + de la première colonne. Celui-ci permet égale-
ment la suppression de la ligne :
Version : 1
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Saisie ensuite des opérations et temps réalisés par bien et par jour. Possibilité pour chaque
mouvement d’indiquer un commentaire en bas de l’écran.
Il est également possible de dupliquer le bien de la ligne en cliquant sur le + de la première colonne afin d’ajouter des
opérations pour le même bien et la même journée.
Une fois la saisie validée, on pourra, pour chaque ligne (sortie comptoir créée), ajouter des pièces et / ou du matériel,
voire dupliquer la semaine entière.
Version : 1
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Pour la « Saisie des travaux effectués par Opération » le fonctionnement est à l’identique
mais avec des sélections d’opérations en remplacement des biens.
6 RECHERCHE ET CONSULTATION D’INTERVENTION
6.1 INTERVENTIONS : ONGLET LISTE
Module Colonne Menu

Travaux Traitements Interventions
Cet écran « Liste » est disponible sur plusieurs menus du logiciel (Interventions, Clôtures d’interventions, Travaux ré-
pétitifs, Interventions terminées) et fonctionne toujours suivant la même organisation.
6.1.1 LA CONSTRUCTION DU TABLEAU DE PILOTAGE : PARTIE CENTRALE
Version : 1
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1) Cocher la case « Visible » pour faire apparaitre le tableau de bord des positions
2) Cocher les différentes cases du centre de l’écran pour construire votre propre tableau de pilotage (l’ordre des
coches correspond à l’ordre des colonnes et est consultable en bas au fur et à mesure de la construction)
3) Les colonnes du bas sont ensuite « déplaçables » grâce à un glisser-déplacer si nécessaire
4) Actualiser
Version : 1
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5) La partie gauche de l’écran est fixe et comprend toujours le numéro et le titre de l’in-
tervention
6) La partie centrale présente le tableau des interventions suivant les choix effectués
7) Ce tableau de bord est mémorisé et correspond à l’utilisateur connecté. Il reste néanmoins modifiable sui-
vant la même procédure.
8) Ce tableau de bord est exportable via l’enveloppe située en bas de l’écran
Nota bene :
 On peut revenir à l’écran précédent grâce au triangle noir situé dans la zone de recherche
 Chaque case cochée au centre de l’écran devient un critère de recherche supplémentaire (voir suite du cha-
pitre)
Version : 1
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6.1.2 LES RECHERCHES : PARTIE GAUCHE
1) Liste déroulante de critères : chaque case cochée à l’étape précédente devient un critère de recherche d’in-
tervention. Choisir le critère souhaité
2) Préciser le type de recherche : à partir de / commence par / contient / égal
3) Taper la recherche dans le champ jaune
4) Actualiser
Version : 1
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1) Position : cocher la ou les positions spécifiques à afficher (ce critère se cumule avec le précédent si double re-
cherche)
2) Possibilité de cocher ou décocher toutes les positions grâce au lien hypertexte bleu « Position »
Version : 1
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1) Possibilité de cumuler les recherches précédentes avec les filtres « fixes » prévus
2) Pour le champ souhaité, cliquer sur les points à droite de la ligne
3) Sélection la valeur souhaitée
4) Valider
5) Le code correspondant s’affiche dans le champ de filtre
6) Il est possible de sélectionner plusieurs valeurs suivant la même procédure pour un même champ (point 2 à 4
ci-dessus)
Version : 1
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6.2 INTERVENTIONS TERMINÉES
Module Colonne Menu

Travaux Statistiques Interventions terminées
L’ensemble des interventions clôturées ou rejetées sont enregistrées dans ce menu.
1) Possibilité de Déclôturer une intervention si nécessaire (elle réapparaîtra dans le menu « Intervention » en
position En cours)
2) Possibilité de modifier ou compléter une intervention depuis ce menu (valorisation supplémentaire par
exemple) suivant les mêmes procédures que le menu « Interventions »
Version : 1
Page 59 sur 62
7 LES STATISTIQUES
7.1 LE DÉTAIL DES TRAVAUX EFFECTUÉS
Module Colonne Menu

Travaux Statistiques Détail travaux
1) Sélectionner l’atelier souhaité

2) Préciser les postes de dépenses souhaités si nécessaire : Pièces, Régie, Sous-traitance
3) Indiquer les filtres souhaités (voir chapitre 5.1.2) ou taper la valeur recherchée dans « Désignation poste » :
par exemple « Plaquette » pour retrouver les changements de plaquettes de frein
4) Actualiser
Nota bene :
 Ce menu est également accessible depuis le référentiel des biens via l’engrenage
 Le résultat obtenu est exportable via l’enveloppe en bas de l’écran
 La colonne observation correspond au commentaire de la valorisation
Version : 1
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7.2 EDITIONS RÉCAPITULATIVES
Module Colonne Menu

Travaux Statistiques Impression récapitulative
Ce menu permet d’éditer des documents récapitulatifs concernant les interventions effectuées
5) Choisir la thématique : Champ Nom

6) Préciser l’édition souhaitée suivant la thématique : Champ Type
7) Préciser la période souhaitée
8) Cocher les options souhaitées
9) Partie centrale : renseigner les filtres éventuels (attention, principe de bornage donc si une seule valeur sou-
haitée, la mettre dans les 2 champs « De » et « Au »)
10) Partie centrale : possibilité de choisir le critère de tri souhaité en le faisant remonter en 1 er Critère (tout en
haut grâce à un glisser-déplacer)
11) Cliquer sur Apercevoir ou Imprimer
Version : 1
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7.3 EDITIONS SPÉCIFIQUES À LA VALORISATION
Module Colonne Menu

Travaux Statistiques Récapitulatif Opérations
Ce menu permet d’éditer des documents concernant l’activité effectuée, basée sur la valorisation des interventions
(Opérations, Intervenants, Sous-traitant) toutes interventions confondues.
1) Choisir la thématique : Champ Nom

2) Préciser l’édition souhaitée suivant la thématique : Champ Type
3) Préciser la période souhaitée
4) Cocher les options souhaitées
5) Partie centrale : renseigner les filtres éventuels (attention, principe de bornage donc si une seule valeur sou-
haitée, la mettre dans les 2 champs « De » et « Au »)
6) Partie centrale : possibilité de choisir le critère de tri souhaité en le faisant remonter en 1 er Critère (tout en
haut grâce à un glisser-déplacer)
7) Cliquer sur Apercevoir ou Imprimer
Version : 1
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1.1 Les ateliers..........................................................................................................................................................4

2.1 Création d’une intervention...............................................................................................................................6

3 FONCTIONS SUPPLÉMENTAIRES DEPUIS L’INTERVENTION ........................................................23

3.1 Gestion documentaire......................................................................................................................................23

5.1 Intervention rapide...........................................................................................................................................40

6 RECHERCHE ET CONSULTATION D’INTERVENTION ......................................................................51

6.1 Interventions : Onglet liste...............................................................................................................................51

7.1 Le détail des travaux effectués.........................................................................................................................58

1.1 LES ATELIERS

Position Etat d’avancement Observation Repère

2.1 CRÉATION D’UNE INTERVENTION

Module Colonne Menu

2.1.1 ONGLET DOSSIER : CRÉATION DEPUIS UN ATELIER SUPERVISEUR

1) Cliquer sur Nouveau

 L’intervention a la position « En attente » (blanche)

1) Sélectionner l’atelier opérationnel souhaité

1) Cliquer sur Modifier

 L’onglet « Notes » passe en rouge lorsqu’une saisie a été faite.

2.2.1 ONGLET AFFECTATION : LA PLANIFICATION DEPUIS UN ATELIER SUPERVISEUR

1) Cliquer sur Nouveau

 L’intervention passe en position « Affecté » (rose) pour l’atelier superviseur

1) Cliquer sur Modifier

2.3.1 ONGLET AFFECTATION : LA PROGRAMMATION

1) Sélectionner l’atelier opérationnel (simple clic)

Via la barre d’action située en haut de l’édition, il est possible de :

 : Exporter le document (Pdf, Word, Excel…)

 L’intervention passe en position Programmé (vert)

 Heures de travail en régie

Chaque type de valorisation fait l’objet d’un chapitre ci-après.

Module Colonne Menu

1) Sélectionner l’intervention souhaitée

1) Cliquer sur Nouveau

1) Cliquer sur Nouveau

1) Cliquer sur Nouveau

1) Cliquer sur Nouveau

1) Cliquer sur Nouveau

Le mode de clôture dépend des paramétrages initiaux du logiciel. Les possibilités :

 Dernier atelier opérationnel qui clôture entraîne la clôture complète

1) Se positionner sur l’atelier souhaité

3.1 GESTION DOCUMENTAIRE

1) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention

Le trombone jaune en haut à

Il est possible d’afficher automatiquement la fenêtre

3.2 DEMANDE DE DEVIS À UN PRESTATAIRE

1) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention

3) Préciser une observation pour le fournisseur si nécessaire

6) Imprimer ou non le document

 L’intervention passe en position « Demande devis » (jaune)

3.3 ENVOI D’EMAILS

Cette fonction doit être paramétrée au préalable.

3.3.1 MAILS AU DEMANDEUR

1) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention

3.3.2 MAILS À L’INTERVENANT

1) Se positionner sur l’onglet Affectation de l’intervention

3) Choisir le mail type à envoyer et cliquer sur Sélection

1) Se positionner sur l’onglet Affectation de l’intervention

3) Choisir le mail type à envoyer et cliquer sur Sélection

3) Choisir l’onglet souhaité : Prévisionnel Main d’œuvre / Pièces / Sous traitance

1) Cliquer sur Nouveau

1) Cliquer sur Nouveau

1) Cliquer sur Nouveau

3.5 EMISSION D’UN DEVIS AVANT TRAVAUX