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Introduccin
Las organizaciones acuden a estructuras que faciliten la entrega de productos y servicios a sus clientes. Con ese fin, disean sus canales de distribucin, fuerzas de ventas, formas de pago, exposicin de productos etc. La infraestructura fsica, la tecnologa y los procesos complementan esta labor. Cada vez es ms comn, que en la formulacin de la estrategia de negocio, estas estructuras estn apoyadas por procesos de innovacin tecnolgica. Sin embargo, no en todos los casos la apropiacin de tecnologa se realiza de manera organizada, contemplando el riesgo inherente a la complejidad y teniendo total conciencia del beneficio. En el caso de e-business la situacin no es diferente. Entre otras muchas razones, lo que motiva a actuar a los directivos manteniendo la inercia de presupuestos anteriores, es sencillamente que no tienen claro el tema. Es necesario entender, en que consiste una estrategia de e-business y cuales son sus componentes estructurales, con el fin de canalizar el esfuerzo al interior de las empresas. Canalizar el esfuerzo, significa disear procesos y adaptaciones tecnolgicas al interior de la organizacin, que permitan visualizar resultados en corto plazo, pero manteniendo una lnea de accin en el largo plazo. Pero, Qu significa una estrategia en este sentido? El concepto del e-business. No se puede abordar la formulacin de una estrategia de e-business, sin tener claro su concepto y como se relaciona con la estrategia general del negocio. Si bien es cierto, no existe una nica definicin del trmino e-business, la mayora de autores coinciden en que es una evolucin del modelo tradicional del negocio, que implica cambios estructurales apoyados en tecnologas que conservan los estndares de Internet y que incluye una visin de multicanalidad, es decir una trasformacin de los diferentes canales que un individuo o negocio utiliza para relacionarse con la organizacin. Entre estos canales se cuentan el telfono, Internet, correo electrnico, la fuerza de ventas, fax, etc. Como complemento del modelo tradicional, las estrategias de e-business ofrecen ventajas que tocan las diferentes actividades del negocio. Desde reducciones de costos asociadas a la automatizacin de procesos, mejoramiento de la relacin con los clientes a travs de nuevos canales de contacto, pasando por el fortalecimiento de los canales de ventas a travs de la automatizacin de los mismos, hasta el aprovechamiento de la experiencia y conocimiento que adquiere la organizacin; entre otros, son ventajas de utilizar canales electrnicos. Si tanto la estrategia general como la de e-business se basan en visiones de largo plazo, ellas comparten caractersticas que las hacen complementarias. De que manera se relacionan estas dos estrategias? Estrategia & e-estrategia. Las estrategias de e-business no estn desligadas de la estrategia general de la compaa y viceversa. Como todas las compaas que participan en el mercado tienen acceso a las diferentes tecnologas disponibles, la adquisicin de las mismas no genera por s sola ventajas competitivas. Es lo que cada compaa esta en capacidad de hacer y el mximo retorno que pueda obtener de estas inversiones, lo que hace la diferencia. En la prctica estas dos estrategias se fusionan de tal manera, que es difcil diferenciar claramente lo que corresponde a la estrategia de e-business y a la estrategia global de negocio. De la estrategia a la accin estratgica. Si bien es cierto, la conciencia sobre la implementacin del tema de ebusiness ha ido incrementando paulatinamente, en algunos casos no se tiene claridad sobre la manera de abordarlo. En otras palabras, una estrategia organizada que parta de entender el impacto de los cambios del entorno y la situacin interna de la organizacin, que permita definir las iniciativas a disear; que oriente la construccin de las soluciones que tecnolgicas, que facilite proyectar la continuidad en el tiempo; para finalmente acompaar su implantacin, con el fin de asegurar la apropiacin de la nueva forma de hacer el negocio. Hasta aqu se ha esbozado la esencia de un proceso ordenado para formular una estrategia de e-business. Aunque no todos los modelos y metodologas siguen en estricto orden las actividades propuestas; en la prctica conservan lineamientos similares. Hay pequeas variaciones en los detalles de cada paso, pero en el fondo mantienen una misma filosofa de accin. Qu consideraciones son relevantes en cada uno de ellos?. A continuacin se describen los 7 pasos para formular una estrategia de e-business.
Antes de emprender esfuerzos y comprometer recursos, es conveniente planear el proceso de formulacin de la estrategia. Es conveniente tomar conciencia de la situacin que enfrenta la compaa y el momento por el cual atraviesa; ya que el proceso deber acoplarse como parte de las actividades diarias y ello, conlleva el riesgo de caer ante el acoso del da a da. Tomar un tiempo para definir las metas en la formulacin y los puntos de chequeo que involucrar para garantizar que va avanzando en la direccin correcta, es til para evitar esfuerzos innecesarios.
Algunas organizaciones emprenden iniciativas sin considerar el esfuerzo que requerir disear la estrategia y terminan abandonado el objetivo; abatidas por la falta de tiempo y el afn tpico de la denominada cultura de apagar incendios. Evitar estas situaciones, implica dedicar tiempo para discutir la forma de abordar el desarrollo de la estrategia. Es necesario que el estratega, identifique los aspectos a considerar, liste las actividades que deber realizar para formular la estrategia, consulte temas que no domina y las posibles alternativas para obtener ese conocimiento. Adicionalmente, se hace indispensable formular un plan que permita estructurar la estrategia desde su lnea base y considere la logstica para hacer de su ejecucin un proceso dinmico y flexible. Es til indicar preguntas simples que le ayuden a identificar los pasos a seguir. Su formulacin apropiada favorece la bsqueda de soluciones, facilita la delimitacin del problema real y la forma de abordarlo. Cmo se realizar el entendimiento del negocio?, Qu herramientas utilizar para lograr este entendimiento? Que disponibilidad de tiempo existe para implementarla? Cmo verificar el avance en la formulacin? Qu tiempo hay disponible para formular su estrategia base? Qu personas deben involucrase en estas actividades?, Qu conocimiento es necesario para formular e implantar su estrategia y como obtenerlo? Qu nivel de profundidad es necesario en cada una de las fases de la estrategia?; son algunos ejemplos para comenzar la tarea. Finalmente, conviene validar si las respuestas obtenidas obedecen a preguntas correctamente formuladas y si muestran un camino que a la luz del sentido comn, expresa confianza y tranquilidad. Descrita la forma de iniciar el desarrollo de la estrategia, es necesario entender lo que sucede dentro y fuera de la organizacin para determinar hacia donde enfocar los esfuerzos.
Responder y validar tanto las respuestas obtenidas como las preguntas formuladas, debe llevar al estratega a punto donde minimiza la incertidumbre y donde se refleja de manera pertinente la realidad que percibe sobre el entorno de la organizacin. Entender lo que pasa dentro de su compaa. Entender, significa lograr claridad sobre los cambios que estn ocurriendo al interior de la organizacin, sus causas e impacto. En otras palabras; significa entender la evolucin en las fortalezas y debilidades de la empresa y como ellas se vern apoyadas por la estrategia de e-business. Para complementar esta actividad, es apropiado identificar los problemas, que suceden en los diferentes frentes de la compaa, procurando asociar unidades que permitan cuantificarlos en trminos de tiempo, dinero, etc. Dado que las percepciones sobre los problemas y oportunidades son diferentes, es conveniente realizar estas sesiones de manera organizada, involucrando a aquellas personas que estn relacionadas con los problemas. Nuevamente, formular preguntas correctas facilita la labor. Cmo esta la organizacin atendiendo a los clientes? Qu ineficiencias tiene en el proceso de llevar las ofertas al mercado? Que oportunidades puede aprovechar con el manejo de proveedores?. El anlisis prospectivo, la planeacin por escenarios, el manejo de modelos mentales entre otros, proveen herramientas que ayudan a elaborar mejor la formulacin en este punto. Lo importante al final es, que el resultado obtenido del anlisis mantenga coherencia, pertinencia, y verosimilitud con la realidad de la compaa. Una vez entendidos los aspectos internos y externos que direccionan su estrategia de e-business, es necesario definir los servicios que se involucraran, su orden, el momento en el tiempo en que sern implementados y el nivel de profundidad que requieren para soportar la estrategia global.
Que reas del negocio se pueden beneficiar con el uso de canales electrnicos y en que orden se debe abordar su mejoramiento? Una aproximacin a la estructuracin de las ideas en este paso, se puede hacer con ayuda de los conceptos enunciados por Deise [4], donde ilustra la forma como evolucionan las estrategias de e-business. Desde la ampliacin de canales en una primera instancia, seguida por la integracin de la cadena de valor de la compaa; continuando con la integracin de compaas del mismo sector y donde cada una de ellas se enfoca en las competencias que constituyen el ncleo de su negocio; hasta las iniciativas que permitan ofrecer servicios con proveedores de diferentes industrias. La utilizacin de herramientas, facilita la claridad a la hora de definir las ideas que darn lugar a la estrategia. Entre las herramientas y mtodos disponibles se encuentran el mtodo Delphi, los rboles de pertinencia, mtodos clsicos para manejo de incertidumbre. Estas herramientas facilitan el florecimiento, estructuracin y claridad de las ideas antes de continuar con el diseo.
Los procesos cambian dependiendo del grado de madurez de su estrategia. En la figura 2, se sugiri una forma de organizar las iniciativas de mejora y candidatas a ser implementadas en la estrategia de e-business. Tambin se agruparon en fases en el tiempo, donde cada fase representa un mayor grado de madurez de la organizacin en el uso de canales electrnicos. Pues bien, dependiendo de este grado de madurez la estrategia involucra cambios los diferentes procesos del negocio. En una fase inicial de ampliacin de canales, se cambian los procesos actuales que no son radicalmente diferentes a los ya existentes, pero que si representan una nueva forma en que la organizacin asume el da a da. Los procesos que normalmente son rediseados en esta fase, estn relacionados con mercadeo, ventas, gestin de ordenes de pedido, servicio al cliente, procesos de compras y abastecimiento. En una fase de integracin de cadena de valor, se requiere un cambio radical en la forma de ver los procesos. Los procesos ya no son vistos como conjuntos de actividades al interior de la empresa, si no que vinculan actividades realizadas en otras organizaciones como proveedores y socios de negocio. El proceso pierde su carcter interno; por lo que estn en su gran mayora completamente automatizados. La automatizacin de procesos se apalanca en tecnologa, para lo cual se requiere especial atencin en la identificacin de su arquitectura. Foco en la arquitectura tecnolgica: El diseo se enfoca tambin en identificar la arquitectura tecnolgica que soportar a la estrategia. El objetivo es disear el esqueleto tecnolgico de toda la operacin. De manera similar a la construccin de un edificio, donde se disean las bases, cimientos, estructuras de cada piso, redes elctricas, sistemas de ventilacin etc., la arquitectura tecnolgica dar un vistazo a los aspectos requeridos por la estrategia de e-business. En la prctica es importante verificar que la arquitectura definida resuelva el problema de negocio y contemple los sistemas actuales, incluyendo las formas de pasar de las tecnologas actuales a las siguientes versiones en cada uno de los canales. Adicionalmente los siguientes aspectos forman parte de lo que debe estar claro en cuanto a componentes tecnolgicos: Seguridad que requiere la informacin, nivel de desempeo mnimos para los procesos, nivel disponibilidad de los servicios, entre otros. Finalmente, es fundamental asegurar que los resultados del diseo son claros y entendidos por el equipo directivo de la organizacin. Dado que los cambios que implica la implantacin de una estrategia de e-business afectan directa e indirectamente a varias reas de la compaa, es pertinente que el equipo directivo evale la claridad, coherencia y pertinencia de la tecnologa que se ha seleccionado, antes de iniciar la construccin.
manera, que permita realizar cambios paulatinos; que aborden la solucin con resultados intermedios que puedan ponerse en produccin rpidamente y donde la organizacin perciba el beneficio, sin necesidad de esperar a que toda la estrategia este finalizada. Seguimiento continuo al proceso de construccin. Los planes detallados, las revisiones constantes y la evaluacin objetiva sobre el avance, son fundamentales para garantizar el entendimiento total y el xito de la construccin. En este punto, la estrategia pasa de ser un documento a convertirse en hechos concretos, lo que conlleva un alto riesgo de perder el foco con los detalles tcnicos y los problemas derivados de la reestructuracin del proceso. Frecuentemente y por falta de control, se construyen soluciones que difieren del diseo inicial y que implican esfuerzos adicionales posteriores para adaptar o retomar el camino. Finalmente, es necesario evaluar constantemente los servicios implantados. Una aproximacin para realizar esta tarea, es definir un modelo de medicin de los procesos y servicios, de tal manera que faciliten el establecimiento de mtricas efectivas para evaluar niveles de calidad prestados y los grados de satisfaccin que expresan los destinatarios. Una vez terminadas las pruebas en ambientes de operacin y estn vinculados los involucrados en el uso de los nuevos servicios; se proyecten los siguientes pasos que darn continuidad a su estrategia de e-business.
Finalmente, se puede lograr una combinacin entre las dos, de tal manera que la estrategia fortalezca las iniciativas ya implementadas y presione la creacin de nuevas oportunidades para la empresa derivadas de la utilizacin de canales electrnicos. Desde la fase ms simple, como es; el utilizar un canal de Internet para publicar informacin bsica de productos y servicios; hasta la integracin de esos canales con los sistemas del negocio, para brindar informacin y permitir transacciones comerciales de compra y venta; son bienvenidas para focalizar el avance. El paso de proyectar las ventanas de oportunidad futuras derivadas de su estrategia, se traslapan con el acompaamiento y monitoreo de la implantacin y transicin del esfuerzo realizado.
utilizadas para mejorar su desempeo. Muchas compaas en nuestro medio, emprenden esfuerzos de mejoramiento que no son utilizados, por que se pierde el impulso en el acompaamiento o porque la gente clave se retira, o porque llegan miembros que no le dan continuidad a las iniciativas. Se necesita control, monitoreo, persistencia y resistencia para obtener frutos. Dar soporte a las actividades de iniciacin. En un principi aparecern muchas dudas, sobre la nueva operacin, hasta que la curva de aprendizaje de las nuevas herramientas y procesos se haya alcanzado. Por lo tanto es conveniente, mantener un equipo continuo de soporte, para atender las dudas o solicitudes de informacin que garanticen la fluidez de los nuevos servicios. Registrar informacin que permita evaluar peridicamente los beneficios obtenidos y comunicar los resultados a todos los involucrados, hacen parte de los factores que complementan el acompaamiento. Para ello se necesita definir un esquema de niveles de servicio, que le permita medir el desempeo de los servicios implantados, canalizar las energas y la percepcin sobre los beneficios de las mejoras o los problemas encontrados; es fundamental para evitar que se afecten las expectativas de todo el equipo. Si bien, los pasos propuestos para desarrollar una estrategia de e-business en la empresa, han sido descritos y constituyen una gua en la lnea de accin, no son todo lo necesario para tener xito en la prctica. Algunos aspectos adicionales explicados a continuacin afectan el resultado esperado.