A

V I S O S

L E G A L E S

Copyright 2004-2006 de Nuance Communications, Inc. Reservados todos los derechos. Se prohbe transmitir, transcribir, reproducir, almacenar en cualquier sistema de recuperacin o traducir a cualquier idioma o lenguaje informtico esta publicacin o parte de ella, de ninguna forma ni por ningn medio, ya sea mecnico, electrnico, magntico, ptico, qumico, manual o de otro tipo, sin la autorizacin previa por escrito de Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, EE.UU. Impreso en los Estados Unidos de Amrica e Irlanda. El software descrito en esta publicacin se otorga bajo licencia y slo se puede usar o copiar segn los trminos establecidos en dicha licencia.

AV I S O I M P O R T A N T E
Nuance Communications, Inc. proporciona esta publicacin en su estado actual, sin garantas de ninguna ndole, ya sean expresas o implcitas, entre ellas, de manera enunciativa pero no taxativa, las garantas implcitas de comerciabilidad o idoneidad para fines particulares. Algunos estados o jurisdicciones no permiten la renuncia de garantas expresas o implcitas en determinadas transacciones; por lo tanto, es posible que esta declaracin no corresponda a su caso. Nuance se reserva el derecho de revisar esta publicacin y realizar cambios en su contenido cuando crea oportuno, sin estar obligada a notificar a ninguna persona al respecto.

MARCAS COMERCIALES Y CRDITOS

Nuance, el logotipo de Nuance, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort, Productividad sin Lmites, ScanDirect, ScanSoft y SET son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Nuance Communications, Inc. o sus filiales en los Estados Unidos y en otros pases. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint y Windows son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y en otros pases. Intel y Pentium son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Intel Corporation o de sus subsidiarias en los Estados Unidos y en otros pases. Adobe, Acrobat y Photoshop son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Adobe Systems Incorporated en los Estados Unidos y en otros pases. ISIS es una marca comercial registrada de Captiva Software Corporation en los Estados Unidos. Google es una marca comercial de Google, Inc. WordPerfect es una marca comercial o marca comercial registrada de Corel Corporation o de sus subsidiarias en Canada, en los Estados Unidos y en otros pases. El logotipo de Verity es una marca comercial o marca comercial registrada de Verity en los Estados Unidos y en otros pases. Todas las otras marcas comerciales mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios. Outside In Viewer Technology 1992-1999, Word for Word copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Reservados todos los derechos. Este producto fue desarrollado usando software Kakadu. Este software se basa, en parte, en el trabajo de Independent JPEG Group. Este software se basa, en parte, en el trabajo de Colosseum Builders, Inc. Zlib Copyright 1995-1998 Jean-Loup Gailly y Mark Adler.

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Gua de procedimientos iniciales de PaperPort 11

Nmero de pieza 50-F31E-10080 Diciembre de 2006

O N T E N I D O
5
5 6 6 7 8

Bienvenido a PaperPort!
Instalacin y activacin de PaperPort Registro Aprendizaje de PaperPort Soporte tcnico Novedades de PaperPort 11

Introduccin a PaperPort
Guas para uso de PaperPort El escritorio de PaperPort Elementos de PaperPort El panel Carpetas Miniaturas de elementos de PaperPort Miniaturas de pginas de PaperPort Escritorio con dos partes La ventana Vista de pgina Barras de herramientas personalizables

11
11 11 12 13 13 15 15 16 17

Obtencin de elementos
Digitalizacin y envo al escritorio de PaperPort Configuracin del escner con PaperPort Uso de perfiles de digitalizacin Imprimir en PaperPort Captura de pginas Web Agregar carpetas de PaperPort Usar DesktopDelivery Importar fotografas desde una cmara fotogrfica

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18 19 20 20 21 21 22 22

Retocar imgenes
Modificar varias pginas

23
26

Anotar pginas
Herramientas de anotacin

26
27

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

iii

Proteccin de elementos Archivar elementos

Agregar criterios de bsqueda a los elementos

28 28
30

Buscar elementos
Buscar elementos por sus propiedades Buscar palabras en un elemento Agregar elementos al ndice de All-in-One Search Usar el panel All-in-One Search Usar imagen de bsqueda de PDF Programar tareas de indexacin

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31 32 32 33 34 34

Uso compartido de archivos Enviar elementos a otros programas

Usar OmniPage con PaperPort Personalizar la barra Enviar a Modificar las opciones de Enviar a

35 36
37 38 38

Convertir elementos
Convertir elementos a formatos de imagen Compilacin de documentos Convertir imagen en texto

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39 40 40

Completar formularios digitalizados Crear documentos PDF

Cmo iniciar la creacin de archivos PDF Tipos de archivos PDF Cmo obtener ayuda

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42 42 43

Usar ScanDirect Desinstalacin de PaperPort

43 44

iv

Contenido

Bienvenido a PaperPort!
Bienvenido a la Gua de Procedimientos Iniciales de ScanSoft PaperPort. PaperPort le ofrece la manera ms fcil de convertir papeles en documentos digitales organizados que cualquier persona en una oficina puede encontrar y utilizar con rapidez. PaperPort trabaja con escneres, impresoras multifuncin y copiadoras digitales en red para convertir documentos impresos en sus equivalentes digitales. Tambin le ayuda a administrarlos juntamente con todos los dems documentos electrnicos mediante un cmodo sistema de archivado muy fcil de utilizar. Las miniaturas claras y de tamao adecuado de elementos de PaperPort le permiten organizar visualmente, recuperar y utilizar sus documentos digitalizados, entre ellos archivos de Word, hojas de clculo, archivos PDF e incluso fotografas digitales. Las herramientas de Scanner Enhancement Technology de PaperPort garantizan que sus documentos digitalizados tengan un aspecto ptimo, mientras que las herramientas de anotacin le permiten agregar comentarios y texto resaltado a cualquier imagen digitalizada.

Instalacin y activacin de PaperPort

Puede instalar PaperPort desde un CD o desde Internet. El programa de instalacin de PaperPort proporciona sencillas instrucciones paso a paso. Siga las instrucciones en cada pantalla para instalar el software. El usuario que realice la instalacin o desinstalacin debe tener derechos de administrador en el equipo. Para activar o desactivar el software, debe contar con acceso a Internet. Al finalizar la instalacin, el programa le invitar a activar el producto. Si el nmero de serie est en su lugar de almacenamiento y ha sido introducido correctamente, no har falta interaccin por parte del usuario ni se transmitirn datos personales. Si no activa el producto durante la instalacin, se le invitar a que lo haga cada vez que abra el programa. PaperPort 11.0 podr abrirse slo cinco veces mientras no est activado.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

Registro
El registro le permite aprovechar al mximo el servicio tcnico de los productos de Nuance y recibir notificaciones de actualizaciones de productos. Cuando termine de instalar PaperPort, se le solicitar que lo registre a travs de Internet. Si desea actualizar su informacin de registro, puede dirigirse al sitio web de Nuance en http://spain.nuance.com.

Aprendizaje de PaperPort
Esta gua es una introduccin a PaperPort y le muestra cmo PaperPort puede ayudarle a gestionar su informacin. Las fuentes adicionales de informacin que le ayudarn en el aprendizaje de PaperPort incluyen la ayuda en pantalla, las notas de la versin y el sitio web de Nuance.

Uso de esta gua

Esta gua ha sido escrita bajo la premisa de que usted ya sabe cmo trabajar en el entorno de Microsoft Windows. Consulte la documentacin de Windows si tiene dudas acerca de cmo usar los cuadros de dilogo, comandos de men, barras de desplazamiento, funciones de arrastrar y colocar, mens de acceso directo, etc.

Uso de la Ayuda en pantalla

La Ayuda en pantalla de PaperPort incluye informacin completa sobre caractersticas, configuracin y procedimientos. Para consultarla, dirjase al men Ayuda de PaperPort. En el men Ayuda de PaperPort puede consultar soporte tcnico adicional, por ejemplo notas tcnicas, preguntas frecuentes, actualizaciones de software y mucho ms.

Uso de las notas de la versin

Las Notas de la versin de PaperPort proporcionan informacin importante sobre esta versin del programa. Este documento est incluido en el CD de instalacin, en el men de Ayuda de PaperPort y en el escritorio de PaperPort, como documento de muestra.

Bienvenido a PaperPort!

Soporte tcnico
Nuance ofrece opciones de soporte tcnico tanto de cortesa como mediante el pago de una cuota, ambas pensadas para satisfacer sus necesidades particulares. Nuestros servicios ofrecen asistencia personal telefnica y por correo electrnico. Tambin ofrecemos 24 horas de acceso autnomo a nuestra Base de informacin. Visite http://spain.nuance.com para obtener informacin sobre nuestra poltica de soporte tcnico, contactos de soporte tcnico local y actualizaciones de productos. Antes de comunicarse con Nuance, asegrese de leer la documentacin del usuario y revisar las Notas de la versin.

Requisitos mnimos del sistema

Ordenador con procesador Intel Pentium o superior Microsoft Windows 2000 SP4 o superior, Windows XP SP2 o superior Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior 128 MB de memoria RAM (se recomiendan 256 MB) 200 MB de espacio libre en el disco duro para los archivos de la aplicacin, ms 5 MB de espacio de trabajo durante la instalacin Monitor SVGA con 256 colores, pero de preferencia a color de 16 bits (se describe como color de alta densidad en Windows 2000 y como media en XP) y una resolucin de 800 x 600 pxeles Dispositivo sealador compatible con Windows Unidad de CD-ROM para la instalacin Conexin a Internet (con Internet Explorer 5.5 o superior) para la activacin y actualizacin del producto
El rendimiento y la velocidad sern mayores si el procesador, memoria y espacio disponible en el disco duro del ordenador superan los requisitos mnimos. Esto se observa especialmente durante el procesamiento de archivos PDF y de imgenes a color de gran tamao.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

Novedades de PaperPort 11
PaperPort 11 incluye una gran cantidad de caractersticas nuevas importantes para administrar documentos.

Rendimiento sin precedentes

Inicio ms veloz, navegacin rpida por carpetas, mayor capacidad de carpetas y visualizacin de elementos ms rpida, tanto en el escritorio de PaperPort como en el Visor de pginas.

Precisin de OCR mejorada

PaperPort 11 brinda una mayor precisin en la conversin a texto de todos los documentos PDF y digitalizados, incluso con imgenes de resolucin inferior.

Guas para uso

La primera vez que se inicia el programa le ofrece una serie de miniguas que muestran las tareas y los procesos tpicos que le permiten acceder rpidamente a las reas del programa y secciones de ayuda relevantes. Si se inhabilitan, las guas para uso se pueden volver a activar en el men Ayuda.

Seleccin de escner mejorada

Seleccione fcilmente el escner de su preferencia en el panel Digitalizar sin necesidad de ejecutar el Asistente de configuracin de escner por separado.

Digitalizacin directamente desde botones del escner

Utilice botones de su dispositivo para digitalizar directamente en PaperPort. Para implementar esta funcin, asigne eventos de PaperPort a botones del escner. Encuentre ms informacin en la seccin Digitalizar documentos de las guas para uso.

Perfiles de digitalizacin
Con los perfiles de digitalizacin de PaperPort, podr digitalizar distintos tipos de documentos e imgenes con ms facilidad. Los perfiles son ptimos para las tareas ms comunes: digitalizacin en blanco y negro o escala de grises, o digitalizacin de documentos o fotografas a color.

Bienvenido a PaperPort!

Asistente de captura
Con el asistente de captura integrado, ejerza un control ms preciso de la digitalizacin de elementos de varias pginas. Para obtener la mayor variedad de opciones, use PaperPort Professional 11.

Notas de carpeta
Si desea agregar automticamente el mismo asunto, autor o palabras clave a todos los elementos que provienen de una carpeta especfica mediante digitalizacin o DesktopDeliveryTM, use Notas de carpeta. Introducir palabras clave y temas facilita la bsqueda de elementos ms adelante.

Barras de herramientas personalizables

Ahora puede configurar sus reas de trabajo de PaperPort ms cmodamente mediante el acoplamiento o el cambio de lugar de las barras de herramientas y mediante la personalizacin de los iconos que desea visualizar.

Nuevas herramientas SET

Las nuevas herramientas SETTM le permiten ejercer ms control sobre la calidad de imagen: podr fijar puntos blancos y negros para el mejoramiento automtico y borrar los bordes confusos y no deseados de las digitalizaciones.

PaperPort Watson
Una nueva aplicacin de bsqueda inteligente que combina lo mejor de All-inOne SearchTM de PaperPort con otros motores de bsqueda populares, tales como las aplicaciones de Desktop Search Google, Yahoo y MSN.

Mayor integracin con otros productos de Nuance

Si en su sistema est instalado ScanSoft OmniPage, PaperPort colaborar ms estrechamente que nunca con este programa a fin de prestar servicios de avanzada tanto para el reconocimiento de pginas mediante OCR como para la creacin de archivos PDF de alta calidad, tales como archivos PDF con capacidad de bsqueda. PaperPort Professional 11 viene con PDF Create! integrado, el cual le permitir crear archivos PDF ms pequeos basados en texto a partir de aplicaciones y recopilar archivos PDF rpida y fcilmente a partir de una variedad de documentos de origen.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

Las siguientes caractersticas avanzadas slo estn disponibles en PaperPort Professional 11:

Perfiles de digitalizacin ilimitados

Podr crear y configurar libremente nuevos perfiles de digitalizacin o quitar los perfiles no deseados.

Asistente de captura profesional

El asistente de captura muestra miniaturas de las pginas durante la digitalizacin. Despus de la digitalizacin, podr reordenar o girar las pginas, o agregar pginas separadoras en blanco. Cuando termine, podr especificar el tema, el autor y las palabras clave para sus elementos.

PDF-MRC con mxima compresin

Ahora podr crear archivos PDF digitalizados a color o escala de grises hasta 8 veces ms pequeos que los documentos digitalizados habituales.

Bsquedas en PDF
Si tiene OmniPage junto con PaperPort Professional en su sistema, tambin puede crear archivos PDF de imagen con capacidad de bsqueda. Puede indexar, buscar y extraer el contenido de texto de tales archivos PDF.

PaperPort tambin est disponible en versiones Special Edition para fabricantes de escneres y otros revendedores selectos. La gama de funciones de estas versiones puede variar segn los requisitos del proveedor.

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Bienvenido a PaperPort!

Introduccin a PaperPort
Esta seccin presenta las distintas partes de PaperPort. Consulte la Ayuda de PaperPort para obtener informacin detallada acerca de todos estos temas.

Guas para uso de PaperPort

Las Guas para uso aparecen cuando inicia el programa por primera vez. Son una serie de miniguas que le ayudarn a comenzar fcilmente gracias a sus breves descripciones de partes clave del programa, como digitalizacin, bsqueda y compilacin de documentos, entre otros.

El escritorio de PaperPort
Cuando inicia el programa por primera vez, el escritorio de PaperPort se abre con el panel Carpetas. All ver sus documentos y las herramientas que puede utilizar para administrarlos. PaperPort le brinda todas las herramientas necesarias para organizar, buscar y utilizar documentos e imgenes.
Barra de comandos con barras de herramientas personalizables

Escritorio

Carpetas

Acceso a otras pginas

El panel de funciones puede mostrar: Carpetas (men Ver) Miniaturas de pginas (men Ver) Propiedades de elemento (men Ver) Digitalizar u obtener fotografa (men Archivo) All-in-One Search (men Herramientas)

Barra Enviar a

Miniatura de elemento de imagen

Miniatura de elemento de texto

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Elementos de PaperPort
Los documentos y las fotografas que obtiene con PaperPort se denominan elementos. Existen dos tipos de elementos: elementos de imagen y elementos de texto. Los elementos de imagen son documentos y fotografas digitalizados, entre otros, en formato de imagen, como por ejemplo PDF, JPEG, TIFF o imagen de PaperPort (.max). Puede crear elementos de imagen a partir de documentos, fotografas, lneas u otros elementos que digitalice, copie o coloque en el escritorio de PaperPort. Los elementos de texto son documentos que contienen texto modificable, tales como archivos de Word (.doc), HTML y Excel creados por medio de aplicaciones de procesamiento de texto y programas afines. Con PaperPort puede usar cualquier tipo de archivo PDF (imagen de PDF, imagen de bsqueda de PDF y texto y grficos con formato PDF [PDF normal]). PaperPort es capaz de diferenciar un elemento PDF de slo imgenes de uno sin imgenes. Para mejorar la calidad de los elementos PDF de slo imgenes, se pueden utilizar las herramientas SET (Tecnologa de Mejoramiento de Escner). Puede enviar un elemento rpidamente a otro programa sin abandonar el programa PaperPort. Basta con arrastrar el elemento en cuestin al icono de vnculo en la barra Enviar a, que est en la parte inferior del escritorio. PaperPort admite una amplia variedad de programas, entre ellos aplicaciones de procesamiento de texto, hojas de clculo, fax, correo electrnico de Internet, grficos, reconocimiento ptico de caracteres (OCR) y servicios de Internet. PaperPort incluye una carpeta llamada Mis documentos de PaperPort, donde hay elementos modelo de algunos de los tipos de contenido que puede guardar en el escritorio de PaperPort. Tambin puede usar PaperPort para ver elementos que no sean de PaperPort pero que residan en su equipo. Slo tiene que copiar o mover el archivo del documento o la fotografa a la carpeta de PaperPort.

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Introduccin a PaperPort

El panel Carpetas
El panel Carpetas presenta una vista jerrquica de sus carpetas de PaperPort, similar a la del Explorador de Windows. Use las herramientas de carpeta para acceder a los comandos rpidamente. PaperPort instala una carpeta propia denominada Mis documentos de PaperPort en la carpeta Mis documentos. Si se utiliza un sistema de varios usuarios, cada usuario contar con una carpeta Mis documentos de PaperPort propia. La carpeta Mis documentos de PaperPort contiene varias subcarpetas cuyos nombres, como por ejemplo Artculos, Tarjetas de presentacin, Fotografas y Recibos, ilustran las diferentes formas en que puede organizar sus elementos de PaperPort. La carpeta Muestras contiene documentos y fotografas de muestra para ayudarle a comenzar a utilizar PaperPort. Una vez que haya obtenido sus propios elementos de PaperPort, no tendr que utilizar la carpeta Mis documentos de PaperPort para almacenarlos. Puede agregar otras carpetas locales y de red a la Vista de carpetas de PaperPort. Tambin puede eliminar la carpeta Mis documentos de PaperPort, pero la estructura del programa deber contener al menos una carpeta.
Para mostrar u ocultar el panel Carpetas, haga clic en el botn Carpetas de la barra de comandos. Con el escritorio dividido se pueden mostrar paneles de carpetas para cada rea de trabajo.

Miniaturas de elementos de PaperPort

Existen dos tipos de miniaturas en PaperPort: miniuaturas de pginas y de elementos. Cada miniatura de elemento es una pequea representacin grfica del documento o fotografa. Las miniaturas de pginas muestran pginas de archivos PDF y elementos de imagen en el panel Miniaturas de pginas, tanto en el escritorio de PaperPort como en PageViewer. Una forma rpida de localizar sus elementos de PaperPort es explorar visualmente las miniaturas de elementos en el escritorio de PaperPort. Las miniaturas le muestran qu hay en un documento sin necesidad de abrirlo. Adems, le permiten desplazarse por las pginas del documento sin necesidad de abrirlo. PaperPort muestra miniaturas grandes y ntidas de todos los documentos y fotografas, entre ellos: Gua de procedimientos iniciales de PaperPort 13

Pginas y fotografas digitalizadas Fotografas sacadas con su cmara digital Archivos de imagen en varios formatos, tales como BMP, TIFF, JPEG, GIF y MAX Archivos de Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Word PerfectTM, y otros documentos creados en programas conocidos Documentos PDF Elementos de imagen de PDF Documentos HTML

Cada miniatura de elemento aparece con un icono que identifica el programa en el que se cre o con el cual est relacionada actualmente. Esto hace que resulte fcil y cmodo ver y buscar con rapidez todos los diferentes tipos de elementos en su equipo. Haga clic en una miniatura para ver los atributos de imagen. Un icono pequeo indica que se estableci el atributo de slo lectura para dicho elemento. Un icono pequeo indica que la imagen contiene anotaciones. Los elementos de imagen de varias pginas muestran para permitirle desplazarse por las pginas, incluso con el panel Miniaturas de pginas cerrado. Antes de trabajar con un elemento, debe seleccionar su miniatura en el escritorio de PaperPort. Aparecer una lnea roja alrededor de un elemento para indicar que ha sido seleccionado. Mientras trabaja con miniaturas de elementos, podr: Arrastrar una miniatura para cambiar su posicin en el escritorio de PaperPort. Arrastrar una miniatura a una carpeta para mover el elemento a dicha carpeta. Arrastrar una miniatura a otra rea de trabajo abierta para mover el elemento a esa carpeta. Hacer doble clic en una miniatura para ver el elemento. Pulsar la tecla Ctrl y hacer doble clic en una miniatura para abrir el elemento en el programa de origen. Hacer clic con el botn secundario del mouse en una miniatura para mostrar el men de acceso directo del elemento. Arrastrar una miniatura a la barra Enviar a para enviar una copia del elemento a otro programa. 14 Introduccin a PaperPort

Con las miniaturas de elementos que se encuentran en el escritorio de PaperPort, tambin puede combinar fcilmente elementos de imagen de PaperPort individuales o elementos de imagen de PDF en elementos de varias pginas. Esta caracterstica es una herramienta de organizacin til si se utiliza un escner que slo puede digitalizar una pgina como un elemento independiente.

Miniaturas de pginas de PaperPort

El panel Miniaturas de pginas del escritorio de PaperPort y de PageViewer muestra las miniaturas de elementos de imagen de varias pginas. Seleccione uno de ellos y, a continuacin, haga clic en el botn Miniaturas de pginas o utilice el men Ver. Las operaciones que se llevan a cabo en pginas se pueden realizar rpidamente sin necesidad de abrir los archivos en cuestin. Los tres primeros puntos que se enumeran a continuacin estn disponibles para todos los archivos de imagen. El resto est disponible para archivos PDF (tanto en el escritorio de PaperPort como en PageViewer) y archivos MAX (slo en el escritorio). Usted puede: Aumentar o reducir el tamao de las miniaturas. Copiar y mover pginas seleccionadas al rea de trabajo como archivos PDF independientes. Copiar y mover pginas entre documentos abiertos en paneles distintos. Copiar, pegar, cortar, eliminar y reordenar pginas. Insertar pginas nuevas en ciertas ubicaciones del documento. Anexar nuevas pginas al final.
Para poder ver la miniatura de pgina de un PDF protegido, es necesario contar con la contrasea correspondiente.

Escritorio con dos partes

Cuando abre PaperPort Professional 11 por primera vez, el escritorio aparece dividido en dos reas de trabajo, una inferior y la otra superior. Esta disposicin ofrece una mejor visualizacin general, que permite organizar y combinar documentos de manera ms efectiva, incluso en entornos de mltiples carpetas. Para cambiar la forma de visualizacin, haga clic con el botn secundario del mouse en el rea de trabajo activa o pulse el botn Vistas. Si trabaja con documentos que contienen varias pginas, puede utilizar el panel de funcin Gua de procedimientos iniciales de PaperPort 15

correspondiente para ver las miniaturas de pginas sin necesidad de abrir el documento en cuestin. Tambin puede usar estas zonas del escritorio para ver carpetas o las propiedades del elemento seleccionado. Para cancelar la divisin del escritorio, abra el men Escritorio y desmarque el elemento Dividir escritorio, o bien haga clic en el icono Dividir escritorio. Tambin puede marcar las reas de trabajo que desee utilizando el comando Marcar rea de trabajo en el men Escritorio. Para administrarlos, utilice el comando Organizar marcadores. Debido a que todas las reas de trabajo utilizadas frecuentemente aparecen en el mismo men, basta un solo clic para acceder a cualquiera de ellas.

Panel de funciones con miniaturas de pginas

rea de trabajo activa

Divisin del escritorio rea de trabajo inactiva

Panel de funciones con carpetas Barra Enviar a

La ventana Vista de pgina

Para ver un elemento en la ventana Vista de pgina, haga doble clic en la miniatura correspondiente en la vista Escritorio de PaperPort, seleccione Ver en su men de acceso directo o bien seleccione el elemento y haga clic en el botn Pgina, que se encuentra en la barra de comandos. La ventana Vista de pgina le permite observar ms detalladamente los elementos, adems de retocarlos e incluir anotaciones en ellos. Tambin le permite ampliar o reducir el tamao de la vista para facilitar su lectura. Para mejorar la imagen de pgina actual, utilice las herramientas SET (Tecnologa de Mejoramiento de Escner). Para realizar modificaciones en pginas de documentos, utilice el panel Miniaturas de pginas. 16 Introduccin a PaperPort

Botn Escritorio: hgale clic para volver al escritorio de PaperPort

Herramientas SET

Herramientas de anotacin

Panel Miniaturas de pginas

Barras de herramientas personalizables

Los botones de PaperPort se ubican en cinco grupos segn sus funciones. Las barras de herramientas se pueden mover, acoplar y cambiar de posicin, y se puede establecer qu botones desea mostrar en el escritorio de PaperPort y en la Vista de pgina. Para personalizar una barra de herramientas de PaperPort, haga clic con el botn secundario del mouse y seleccione Personalizar...

Establecer el orden de los botones de la barra de herramientas

Ms botones disponibles

Botones visibles actualmente

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Obtencin de elementos
Existen muchas formas de traer imgenes y documentos a PaperPort para poder usar las herramientas de visualizacin, modificacin, anotacin, generacin de ndices, OCR y gestin de archivos de PaperPort. Por ejemplo, podr: Digitalizar fotografas, pginas y otras imgenes en un dispositivo de digitalizacin. Agregar carpetas a PaperPort que ya contengan imgenes y documentos. Tomar instantneas de pginas Web. Importar archivos de otros programas en su equipo. Imprimir documentos desde otros programas en el escritorio de PaperPort. Arrastrar o cortar y pegar imgenes y documentos del Explorador de Windows u otros programas al escritorio de PaperPort. Descargar fotos de una cmara digital. Transferir archivos a PaperPort Professional 11 usando DesktopDelivery.

Digitalizacin y envo al escritorio de PaperPort

PaperPort est diseado para funcionar con escneres compatibles con TWAIN y WIA. (La compatibilidad con controladores de escner ISIS est disponible a pedido, slo en PaperPort Professional 11.) Haga clic en el botn Digitalizar u Obtener fotografa para abrir el panel Digitalizar. Elija un perfil de digitalizacin. Los perfiles estn optimizados para tareas tpicas de digitalizacin. Luego escoja entre usar la interfaz propia del escner o, para obtener los mejores resultados de digitalizacin, usar el nuevo panel Configuracin de escner de PaperPort. Para utilizar la interfaz del controlador del escner, marque la casilla Mostrar el cuadro de dilogo del escner. Si la deja vaca, el elemento digitalizado se colocar en el rea de trabajo activa. Active el Asistente de captura para agregar tema, autor y palabras clave a los elementos y (en PaperPort Professional) para ver y controlar el progreso de la digitalizacin.

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Obtencin de elementos

Una vez concluida la digitalizacin, podr ver el elemento en el escritorio de PaperPort.

Si su escner no utiliza un controlador de dispositivos TWAIN, WIA o ISIS, utilice el programa suministrado con el escner para digitalizar elementos. Una vez digitalizados, muvalos a PaperPort. Para obtener ms informacin sobre digitalizacin, consulte la Ayuda de PaperPort.

PaperPort facilita la digitalizacin de pginas como elementos independientes o como un solo elemento de varias pginas. Para digitalizar e intercalar pginas de dos carillas en su escner ADF, voltee las pginas cuando se le solicite y haga clic en Digitalizar otra carilla. De esta manera, PaperPort digitalizar e intercalar automticamente las pginas en el orden correcto. Tambin puede utilizar los botones de su dispositivo para digitalizar directamente en PaperPort. Abra el Panel de control del sistema Windows, escoja Escneres y cmaras, escoja un evento en la ficha Eventos, y asigne a PaperPort.
Tambin puede utilizar un escner de alta velocidad conectado en red para digitalizar elementos en una carpeta conectada en red y, posteriormente, agregar la carpeta a PaperPort. Para supervisar carpetas a la espera de imgenes digitalizadas entrantes, use DesktopDelivery (disponible en PaperPort Professional 11).

Configuracin del escner con PaperPort

Antes de usar PaperPort para la digitalizacin, el escner debe estar instalado con su propio software controlador y se debe haber verificado su correcto funcionamiento. El software controlador del escner no viene incluido con PaperPort. Los escneres que estn instalados y funcionando correctamente estarn disponibles de inmediato en PaperPort haciendo clic en el botn Seleccionar y escogiendo uno en el cuadro de dilogo Escneres disponibles. Si no est satisfecho con los resultados de la digitalizacin, puede ejecutar el Asistente de configuracin del escner de PaperPort desde el men Inicio, bajo el grupo de programas PaperPort 11.0.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Uso de perfiles de digitalizacin

PaperPort viene con perfiles optimizados para tareas tpicas de digitalizacin. Para obtener los mejores resultados, escoja documentos en blanco y negro, en escala de grises y a color, o fotografas a color. Los paneles de los perfiles de digitalizacin contienen las siguientes fichas: Perfil: muestra el perfil de digitalizacin en uso en ese momento. SET: define qu mejoras desea ejecutar automticamente. Salida: establece el formato del archivo y asigna automticamente los nombres de archivo con sufijo. Digitalizar: establece la configuracin de digitalizacin en cuanto al modo, la resolucin, el tamao, la orientacin, el color de filtro, el brillo y el contraste.

En PaperPort Professional 11, tambin puede agregar perfiles nuevos o quitar los existentes. Esta edicin del programa contiene un perfil de digitalizacin adicional: PDF-MRC a color con mxima compresin. MRC es una tecnologa que permite crear archivos PDF mucho ms pequeos.
El formato de Imagen de bsqueda de PDF slo est disponible en PaperPort Professional 11, si adems tiene OmniPage instalado en el equipo.

Imprimir en PaperPort
Para traer elementos desde otros programas, puede imprimirlos en el escritorio de PaperPort como elementos de imagen PDF o de imagen de PaperPort (.max). Esta caracterstica le permite importar rpidamente hojas de clculo, imgenes, archivos de base de datos, archivos de procesadores de texto y otros archivos de PaperPort como elementos en el escritorio de PaperPort. En PaperPort Professional, usted puede utilizar la caracterstica Imprimir en PDF para imprimir el documento en el formato Texto y grficos con formato PDF (PDF Normal). Puede utilizar la funcin Imprimir en PaperPort para crear vistas con formato de impresin de pginas Web. 20 Obtencin de elementos

Captura de pginas Web

Puede usar la funcin Web Capture para capturar pginas Web en Internet en forma de elementos de imagen de PaperPort o elementos de imagen de PDF en el escritorio de PaperPort. Estos elementos sirven como cmodos marcadores visuales de sus sitios Web favoritos. Cuando captura una pgina Web, puede verla, archivarla, ir a la pgina Web real en Internet (elementos MAX nicamente) o indexar el contenido de las pginas Web capturadas.
Use la funcin Imprimir en PaperPort para crear vistas con formato de impresin de pginas Web que tambin se pueden agregar al ndice de All-in-One Search para buscar por contenido de texto.

Agregar carpetas de PaperPort

PaperPort proporciona un sistema de archivado de fcil uso que le permite organizar y compartir elementos con otras personas. En el panel Carpetas podr: Agregar las carpetas existentes en su equipo al panel Carpetas. Crear nuevas carpetas, unidades de red asignadas y carpetas en dispositivos externos conectados.

Inicialmente, el panel Carpetas muestra un conjunto de carpetas diseadas para ayudarle a comenzar a utilizar PaperPort. Puede mover o eliminar estas carpetas siempre que lo desee. Puede agregar carpetas que ya estn en su equipo al panel Carpetas, incluidas carpetas de red y carpetas de dispositivos externos conectados a su equipo. De esta manera, los documentos que se encuentran en estas carpetas estarn disponibles para ser utilizados dentro de PaperPort. Consulte la Ayuda de PaperPort para obtener ms informacin sobre cmo agregar y utilizar las carpetas de PaperPort.
Use las Notas de carpeta para asignar la misma informacin de archivo a todos los archivos PDF o MAX que se guarden en una carpeta de su eleccin mediante digitalizacin o DesktopDelivery.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Usar DesktopDelivery
DesktopDelivery (disponible nicamente en PaperPort Professional 11) supervisa carpetas locales o en red a la espera de archivos entrantes de tipos especficos (PDF, TIFF, JPEG y MAX). Tambin puede supervisar carpetas de correo electrnico en busca de archivos adjuntos. Luego los importa a carpetas especficas de PaperPort DesktopDelivery (es decir, carpetas de PaperPort designadas para recibir archivos de carpetas supervisadas externas a PaperPort). Haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier carpeta de PaperPort y seleccione DesktopDelivery en el men de acceso directo.

Bandeja de entrada de correo electrnico supervisada Carpeta supervisada

Puede agregar automticamente propiedades de elemento a archivos PDF y MAX que ingresen a la carpeta DesktopDelivery seleccionada. Consulte las Guas para uso o Ayuda de PaperPort para obtener detalles.

Importar fotografas desde una cmara fotogrfica

Para transferir fotos digitales al escritorio de PaperPort, primero deber conectar la cmara. Si el dispositivo utilizado aparece como una unidad en el equipo, puede comenzar a transferir los archivos. Si la cmara no admite este tipo de operacin, y su controlador est instalado correctamente, aparecer su interfaz TWAIN o WIA para que usted pueda importar las imgenes almacenadas en el dispositivo.

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Obtencin de elementos

No modifique las imgenes mientras estn almacenadas en la cmara, ya que no todas las operaciones de este tipo producen los resultados esperados la primera vez que uno los realiza. En su lugar, transfiralas a PaperPort y utilice las herramientas SET (Tecnologa de Mejoramiento de Imgenes) para mejorarlas.

Retocar imgenes
Cuando se muestra un elemento de imagen en la ventana Vista de pgina, PaperPort proporciona varias herramientas que puede utilizar para ajustar o mejorar la imagen. Por ejemplo, puede enderezar una pgina digitalizada, aclarar una fotografa con exposicin insuficiente que ha salido demasiado oscura, ajustar el color de una imagen a color, eliminar manchas de una pgina de un documento, aclarar sombras y puntos de los bordes de la pgina o poner imgenes borrosas en foco. Adems, podr girar un elemento, eliminar puntos dispersos, marcar las lneas, eliminar el efecto de ojos rojos y recortar parte de una imagen. Algunas herramientas SET estn diseadas principalmente para mejorar fotografas o imgenes, mientras que otras (sombreadas) le permiten preparar elementos que contengan texto para reconocimiento ptico de caracteres (OCR). Haga clic con el botn secundario del mouse en la barra de herramientas de edicin para elegir qu iconos desea mostrar.

Herramientas SET (Tecnologa de Mejoramiento de Escner)

Seleccionar rea Use la herramienta Seleccionar rea para seleccionar parte de una imagen que desee cortar, copiar o eliminar utilizando los comandos del men Edicin o el men de acceso directo. Utilcela tambin para seleccionar parte de una imagen antes de recortarla o utilizar la herramienta Eliminar ojos rojos. Para rotar el elemento seleccionado 90 grados hacia la derecha, haga clic en la herramienta Girar a la derecha.

Girar una imagen

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Enderezar una imagen

Algunos documentos quedan torcidos luego de ser digitalizados. Cuando esto sucede, puede utilizar las herramientas Enderezar y Enderezar automticamente para corregirlo. Enderezar lneas de texto en un archivo de imagen le permitir obtener mejores resultados de OCR.

Mejorar una imagenLa caracterstica Mejorar automticamente sirve para corregir el brillo y contraste, el color y la tonalidad de una imagen. PaperPort analiza la imagen y trata de corregir todos los defectos que tenga. Para corregirla manualmente, puede utilizar la herramienta Mejorar. Le permite cambiar los valores de brillo, contraste, color y tinte, y escoger el mejor resultado entre nueve alternativas. Enfocar una imagen Para corregir la nitidez de una imagen borrosa o para poner fuera de foco una imagen ntida a fin de lograr un efecto especial, seleccione la herramienta Enfocar. Eliminar el efecto ojos rojos La herramienta Eliminar ojos rojos le permite quitar el efecto de ojos rojos de una parte seleccionada de una fotografa. Este efecto se puede producir al fotografiar personas y animales con poca luz o usando un flash.

Quitar parte deuna Cuando desee guardar o trabajar slo con una parte de una pgina o imagen imagen, puede recortarla o borrar la parte que no desee utilizar. Utilice la herramienta Seleccin para definir la parte que desee conservar y, luego, use la herramienta Recortar para eliminar el resto. Seleccione la herramienta Borrador para eliminar el rea de la imagen que haya designado previamente con el puntero. Eliminar puntos dispersos Las imgenes digitalizadas a veces tienen puntos dispersos o pequeas manchas. La herramienta Eliminar puntos dispersos los encuentra automticamente y los elimina de la pgina. Use esta herramienta para obtener mejores resultados de OCR. Funciona en imgenes en blanco y negro. La herramienta Mejorar lneas (para imgenes en blanco y negro) sirve para oscurecer lneas enteras y conectar lneas discontinuas de una tabla o formulario a fin de que tengan una apariencia ms oscura o recta. El uso de esta herramienta permitir obtener mejores resultados de reconocimiento. Use esta herramienta para aclarar sombras o puntos de los bordes de una pgina a fin de mejorar el resultado de OCR.

Mejorar lneas

Borrar bordes

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Retocar imgenes

Establecer punto blanco Establecer punto negro

Haga clic en esta herramienta. Luego haga clic en un color claro de la imagen que se convertir en el punto blanco. Consulte las instrucciones que figuran ms adelante. Haga clic en esta herramienta. Luego haga clic en un color oscuro de la imagen que se convertir en el punto negro. Los colores elegidos para los nuevos puntos blancos y negros se muestran en la barra de estado. Haga clic en esta herramienta para aplicar los nuevos puntos blancos y negros a la imagen actual. Si el resultado no es aceptable, deshaga los cambios y escoja nuevos valores.

Aplicar puntos blancos y negros actuales

Cambio de puntos blancos y negros Puede utilizar este procedimiento para mejorar la calidad de la imagen quitando las reas muy oscuras y sobreexpuestas. Todos los colores ms claros que el nuevo punto blanco escogido se convertirn en blanco. Todos los colores ms oscuros que el nuevo punto negro escogido se convertirn en negro. Un uso tpico de este proceso es quitar el fondo sombreado de gris de un documento que quiere reconocer con OCR. Seleccione uno de los pxeles grises ms oscuros del fondo y aplquelo como punto blanco. El fondo debera volverse blanco. Cambiar los puntos blancos y negros en una fotografa a color usualmente aumentar su contraste, pero tambin puede cambiar los valores de color.
et N erm ue bl vo ina d an p co un o to N u ne ev gr o p o u n m in Pr e de t er ad o to

Antes:

Despus:

Puede aplicar nuevos puntos blancos y negros a imgenes individuales, segn se describi. Tambin puede aplicarlos como mejoras automticas a todas las pginas nuevas que se digitalicen con un determinado perfil.

Pr ed

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Modificar varias pginas

La capacidad para procesar elementos a modo de grupo a menudo se denomina procesamiento por lotes. PaperPort brinda caractersticas de procesamiento por lotes para que usted pueda mejorar, modificar o girar rpidamente varios elementos de imagen en una nica operacin. Seleccione uno o ms elementos de imagen en el escritorio y, posteriormente, en el men Elemento, vaya a Herramientas SET y seleccione el comando que desee. Para obtener ms informacin, consulte la ayuda en pantalla.

Anotar pginas
PaperPort trae una serie de herramientas de anotacin que permiten insertar comentarios en documentos digitalizados con informacin que desee guardar con el documento. Las anotaciones de archivos PDF e imgenes de PaperPort (.max) se pueden modificar, es decir que usted puede cambiarlas de lugar, modificarlas o eliminarlas, o bien modificar el contenido textual, cuando as lo desee. En otros tipos de elementos de imagen, tales como archivos JPEG y de mapa de bits de Windows, las anotaciones quedan incorporadas en forma definitiva en una imagen cuando guarda el elemento. Cuando se trata de elementos que no pueden aceptar anotaciones, PaperPort desactiva estas herramientas automticamente. Mediante las herramientas de anotacin de PaperPort, podr aadir notas y texto, resaltar texto, trazar lneas y flechas o pegar una imagen a un elemento grfico. Enviar un documento con anotaciones a quienes no tengan PaperPort es muy fcil utilizando el formato Imagen de PDF. Basta con que el destinatario haga doble clic en el archivo adjunto al mensaje de correo que usted le enve para que pueda ver el documento en el visor de PDF predeterminado de su sistema, con todas las anotaciones intactas.

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Anotar pginas

Herramientas de anotacin
Puede seleccionar una herramienta de anotacin de la barra de anotaciones siempre que haya un elemento de imagen en la ventana Vista de pgina. Haga clic con el botn secundario del mouse en una herramienta para cambiar las propiedades de anotaciones futuras creadas con esa herramienta. Esto no afecta las anotaciones existentes. Desactive la herramienta de anotacin y haga clic en otra (la herramienta Seleccionar anotacin suele ser la mejor para esto). Haga clic con el botn secundario del mouse en la barra de herramientas de anotacin para elegir qu iconos desea mostrar.
Seleccione esta herramienta y haga clic en una anotacin para moverla, cortarla, copiarla o cambiar su tamao en la pgina. Haga doble clic en una nota o etiqueta de texto para modificar el texto. Haga clic con el botn secundario del mouse en una anotacin seleccionada para cambiar sus propiedades. Necesita un recordatorio? Seleccione la herramienta Nota y agregue una nota de tamao ajustable muy parecida a las notas adhesivas que se escriben y despus se pegan en documentos impresos. La herramienta Texto le permite agregar fcilmente una etiqueta a sus imgenes. Seleccione esta herramienta para agregar una lnea de texto con un fondo transparente. Use la herramienta Resaltador para resaltar cualquier rea de la imagen, como lo hara con un marcador de color sobre un documento impreso. La herramienta Lpiz le permite trazar marcas o lneas a mano alzada en la pgina. Seleccione la herramienta Flecha o Lnea para trazar lneas rectas, con o sin punta de flecha, en una pgina. La herramienta Sello le permite pegar en una pgina una imagen con mapa de bits de su eleccin, similar a la que produce un sello de goma.

Seleccionar anotacin

Nota

Texto

Resaltador Lpiz

Flecha o lnea Sello

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Proteccin de elementos
En PaperPort Professional 11, usted puede modificar el nivel de seguridad de los archivos PDF (caracterstica compatible hasta el formato 1.5). Cuando cree nuevos archivos PDF a partir de otros existentes (por ejemplo, al copiar la miniatura de una pgina y pegarla en un rea de trabajo), su configuracin de seguridad ser igual a la de los originales. Los archivos PDF recin creados se generarn segn la configuracin de seguridad predeterminada para PDF en PaperPort, segn se haya especificado en el men Herramientas. Existen dos tipos de contraseas en el programa. La contrasea de apertura restringe el acceso al documento; por lo tanto, slo podr abrirlo si introduce la contrasea cuando el programa as lo pida. La contrasea de autorizacin permite a los usuarios definir de qu manera se puede usar el documento. Si no se especifica ninguna, se puede usar el archivo sin ninguna restriccin.

Archivar elementos
La clave para organizar los elementos en PaperPort est en archivarlos en las carpetas adecuadas. Puede arrastrar y colocar elementos de una carpeta a otra o del escritorio de PaperPort a la carpeta que desee. Puede tambin especificar criterios de bsqueda que ms tarde le ayuden a encontrar elementos ms rpidamente. La transferencia y copiado de elementos entre carpetas es tambin posible gracias a la vista dividida entre reas de trabajo. El nombre de cada elemento aparece debajo de la miniatura en la vista de miniaturas. En un elemento de varias pginas, el nombre aparece debajo de los nombres de las pginas individuales. Con el cuadro de dilogo Administrador de carpetas, podr agregar, quitar, mover y cambiar el nombre de las carpetas de PaperPort. Puede cambiar el color de cualquier icono de carpeta por uno que le ayude a organizar mejor sus elementos. Tambin puede agregar, quitar, mover y cambiar el nombre de cualquier carpeta en el Explorador de Windows que se vea con la estructura de carpetas de PaperPort. Estos cambios aparecern automticamente en PaperPort.

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Proteccin de elementos

En el panel Carpetas, puede arrastrar y colocar, copiar o mover subcarpetas y su contenido a otras subcarpetas o a carpetas de PaperPort, as como tambin crear y eliminar subcarpetas o agregar Notas de carpeta. Tambin se pueden realizar ajustes en DesktopDelivery, la configuracin de seguridad y de uso compartido directamente en el men de acceso directo de cada carpeta. El botn Atrs permite recorrer una por una las carpetas visitadas recientemente. Esta funcin es similar a la de Internet Explorer y sirve para mejorar la navegacin hacia delante y atrs en ambas reas de trabajo, de manera independiente entre s. Puede agregar a carpetas, notas relevantes a su contenido. Ejemplos tpicos son nombre del cliente, telfono, fecha de nacimiento, identificacin del proyecto y direccin de correo electrnico. Al digitalizar o usar DesktopDelivery, esta informacin se puede agregar automticamente a todos los archivos PDF o MAX que ingresen en esta carpeta, de manera que sea ms fcil buscarlos mediante All-in-One Search de PaperPort u otros programas. Las Notas de carpeta se agregan automticamente slo si usted marca la opcin Agregar automticamente palabras clave de Notas de carpeta en el panel de salida del cuadro de dilogo Configuracin de digitalizacin o (en PaperPort Professional para DesktopDelivery) en el cuadro de dilogo Propiedades de carpeta.

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Agregar criterios de bsqueda a los elementos

Puede asignar propiedades de elementos a elementos de imagen de PaperPort y archivos PDF y, despus, utilizar las propiedades como criterios de bsqueda para buscar elementos en PaperPort.

Adems, PaperPort le permite asignar las mismas palabras clave a diversos elementos simultneamente, lo que proporciona una herramienta muy eficaz para organizar y ubicar documentos e imgenes similares. Seleccione varios elementos en el escritorio de PaperPort, luego elija Propiedades en el men de acceso directo. Las palabras introducidas en Tema, Autor y Palabras clave regirn para todos los elementos seleccionados. Otra manera de asignar la misma informacin de elemento a todos los archivos PDF o MAX que se guarden en una carpeta de su eleccin a travs de la digitalizacin o DesktopDelivery es usar las Notas de carpeta. Introduzca palabras como tema, autor y palabras clave. Estas palabras se aplican slo si usted marca la opcin Agregar automticamente palabras clave de Notas de carpeta en el panel de salida del cuadro de dilogo Configuracin de digitalizacin o (en PaperPort Professional) en el cuadro de dilogo Propiedades de carpeta para DeskopDelivery.

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Archivar elementos

Buscar elementos
PaperPort proporciona varias caractersticas que le ayudarn a buscar sus elementos de PaperPort. Puede buscar rpidamente un elemento examinando visualmente las miniaturas en el escritorio de PaperPort. Cuando tiene muchas carpetas y elementos, PaperPort proporciona funciones ms apropiadas a tales efectos con All-in-One Search. All-in-One Search ofrece numerosas opciones para especificar dnde y qu buscar cuando se intenta encontrar un elemento, entre ellas contenido de texto indexado. La informacin que desea buscar se conoce como criterios de bsqueda. Puede buscar elementos por: Propiedades de elemento Contenido del texto

Buscar elementos por sus propiedades

Puede buscar cualquier tipo de elemento por nombre de elemento. Tambin puede buscar archivos PDF y archivos de imagen de PaperPort (.max) por propiedades de elemento, tales como palabras clave e informacin de tema. Cuando busque por propiedades de elemento, desactive la opcin Usar el ndice de All-in-One Search, y luego especifique los criterios segn se describe a continuacin: Nombre: nombre del elemento (no necesariamente el nombre de archivo). Autor: segn se define en Propiedades de elemento. Palabras clave: segn se define en Propiedades de elemento. Comentarios: segn se define en Tema en Propiedades de elemento. Anotaciones: notas o etiquetas de texto agregadas a archivos PDF o MAX. URL: el texto de vnculos de pginas Web capturadas.
Autor, Palabras clave, Comentarios y URL estn disponibles nicamente para archivos PDF o MAX.

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Buscar palabras en un elemento

Para buscar palabras dentro de un elemento, es necesario agregar dicho elemento al ndice de All-in-One Search y marcar la opcin Usar ndice de All-in-One. Cuando se realiza una bsqueda utilizando el ndice, es posible buscar elementos que se han indexado por sus propiedades, por el contenido del texto o por ambos criterios. Especificar lmites de bsqueda: todos los archivos en la carpeta actual pero no en las subcarpetas carpeta actual ms subcarpetas todas las carpetas y subcarpetas de PaperPort. Definir la precisin de la bsqueda: La coincidencia exacta encuentra palabras y terminaciones comunes: buscar mir da como resultado mira, miraba, etc. Las coincidencias parciales encuentran lo anterior y ms: buscar mir puede dar como resultado miga. Cuando la bsqueda ha finalizado, se muestran los resultados, cada uno como una fila de una tabla. Seleccione uno y haga clic en el botn Ver texto para ver los casos en que aparece la frase buscada en contexto. Haga clic en el botn Copiar texto para extraer texto del archivo y colocarlo en el Portapapeles. Haga clic con el botn secundario del mouse y escoja Abrir para abrir el documento en su aplicacin asociada. Abrir carpeta de contenido cambia a la carpeta del archivo con el archivo seleccionado. Para filtrar los resultados de la bsqueda segn la informacin sobre el archivo, marque las opciones correspondientes en Nombre, autor, palabras clave y especifique el texto de bsqueda aqu tambin.

Agregar elementos al ndice de All-in-One Search

El ndice de All-in-One Search utiliza el software para OCR de PaperPort para extraer y copiar contenido textual de los elementos, y crea una base de datos de las palabras o expresiones en dichos elementos, de forma muy parecida al ndice de un libro. Las propiedades del elemento, como el nombre y el autor, se agregan tambin al ndice.

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Buscar elementos

Aunque la creacin de un ndice es un proceso laborioso, la bsqueda de elementos en el ndice puede resultar mucho ms rpida que la bsqueda de archivo por archivo. Utilizando el elemento Opciones de PaperPort disponible en el men Herramientas, podr especificar si desea que All-in-One Search se ejecute automticamente cada vez que se aada un nuevo elemento o se modifique uno existente. Tambin puede establecer cunto tiempo debe esperar PaperPort antes de iniciar el proceso de actualizacin. Si lo prefiere, puede actualizar manualmente el ndice de All-in-One Search para todos los elementos, para uno solo o para todos los elementos de una o ms carpetas. Es una buena costumbre actualizar el ndice de All-in-One Search con regularidad a fin de acortar el tiempo necesario para llevar a cabo el proceso.
Para crear y programar tareas frecuentes de indexacin, utilice el Administrador de ndices de PaperPort Professional 11. Para acceder rpidamente a sus procesos frecuentes de indexacin, inicie el Administrador de ndices directamente desde el panel All-in-One Search.

Usar el panel All-in-One Search

Utilice el panel All-in-One Search para especificar criterios de bsqueda y seleccionar opciones para encontrar los elementos de PaperPort. Una bsqueda de archivo se basa solamente en las propiedades de elementos. Las propiedades del elemento se especifican en el cuadro Nombre, autor, palabras clave. Una bsqueda en el ndice se refiere al ndice de All-in-One Search de PaperPort para buscar las propiedades de elemento o texto real contenido en un elemento. Puede especificar las propiedades del elemento en el cuadro Nombre, autor, palabras clave y el contenido textual en el cuadro Con el texto indexado. La bsqueda devolver una lista con todos los elementos que coincidan con sus criterios.
Autor, Palabras clave, Comentarios y URL estn disponibles nicamente para archivos PDF o MAX.

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Usar imagen de bsqueda de PDF

Adems de usar las funciones de ndice y bsqueda por propiedades de PaperPort, tambin puede crear archivos de imagen de bsqueda de PDF que se pueden indexar y buscar fuera de PaperPort. La imagen de bsqueda de PDF es un tipo de PDF. Un archivo de imagen de bsqueda de PDF contiene una imagen con mapa de bits de un documento o grfico con contenido textual almacenado como texto oculto. Este formato mantiene una apariencia idntica a la del documento original y permite que otros programas, como Adobe Acrobat, realicen bsquedas en los contenidos del archivo. Puede crear archivos en formato de imagen de bsqueda de PDF, si tiene ScanSoft OmniPage (la versin profesional de OmniPage 11 o posterior) instalado junto con PaperPort Professional 11.

Programar tareas de indexacin

El Administrador de ndices es una aplicacin de PaperPort Professional 11 diseada para crear, modificar y programar tareas de indexacin respecto de una carpeta local o en red especfica. Luego, se pueden realizar bsquedas en los archivos indexados utilizando All-in-One Search.

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Buscar elementos

Al configurar nuevas tareas, puede establecer qu carpeta examinar (local o en red), si se incluirn o excluirn subcarpetas y cules sern las variables de tiempo y recurrencia (duracin, intervalo y patrn). Puede tambin activar o desactivar una tarea, interrumpir su realizacin u omitir su ejecucin. En el cuadro de dilogo de configuracin del programa, puede especificar cmo y cundo debe detenerse el Administrador de ndices.

Uso compartido de archivos

PaperPort ofrece muchas herramientas para que le resulte ms fcil compartir archivos, imgenes y documentos con amigos, colegas y socios comerciales. Estas herramientas estn incorporadas en el programa y se encuentran disponibles en las barras de herramientas, mens y barras de comandos para un rpido acceso siempre que las necesite. Para ayudarle a compartir sus elementos con otras personas, PaperPort le permite: Enviar elementos por correo electrnico a otras personas, simplemente arrastrndolos a su programa de correo electrnico favorito en la barra Enviar a de PaperPort. Digitalizar o convertir elementos al formato PDF, el formato para compartir archivos cada vez ms conocido y considerado por muchos como el estndar del sector para distribucin de documentos. Acceder a carpetas compartidas que se encuentran en su red de rea local o extendida, agregando las carpetas al panel Carpetas de PaperPort. Acceder a la configuracin de seguridad y uso compartido directamente desde el men de acceso directo de la carpeta.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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PaperPort permite configurar fcilmente una carpeta compartida en un equipo o servidor, que pueda funcionar como un depsito central de todos los documentos importantes de la oficina. Cada cliente de PaperPort puede conectarse a esa carpeta y usar las funciones de administracin de documentos y las herramientas de procesamiento de documentos de PaperPort para buscar y usar archivos en forma instantnea.

Adems, puede convertir elementos a formatos de salida conocidos para su uso compartido en muchos otros programas. Para obtener una lista de todos los vnculos de programas admitidos, visite PaperPort en el sitio web de Nuance en http://spain.nuance.com.

Enviar elementos a otros programas

La funcin de arrastrar y colocar facilita la apertura de archivos en sus programas favoritos. Simplemente elija el archivo que desee y colquelo en el icono del programa de la barra Enviar a, que aparece en la parte inferior del escritorio de PaperPort. Ahora podr realizar tareas habituales de oficina, como enviar mensajes de correo electrnico o fax, ms rpido que nunca. La barra Enviar facilita el uso de documentos digitalizados en otras aplicaciones, ya que traduce automticamente el documento a un formato compatible con la aplicacin de destino.

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Enviar elementos a otros programas

Por ejemplo, puede colocar una imagen digitalizada de una carta en un vnculo de Microsoft Word de la barra Enviar a de PaperPort para que este ltimo reconozca que la aplicacin en cuestin necesita un archivo de texto en lugar de un archivo de imagen. PaperPort ejecutar el proceso OCR y enviar texto modificable a Word en lugar de enviar un archivo de imagen esttica.

OmniPage

Flujos de trabajo de OP

Microsoft Outlook

PDF Converter

PaperPort admite una amplia variedad de programas, entre ellos aplicaciones de procesamiento de texto, hojas de clculo, fax, correo electrnico de Internet, grficos, reconocimiento ptico de caracteres (OCR) y servicios de Internet. El vnculo del programa de la barra Enviar a realiza las conversiones necesarias y puede proporcionar opciones para enviar un elemento.

Usar OmniPage con PaperPort

Si PaperPort se encuentra instalado en un equipo con OmniPage, sus servicios de OCR quedarn disponibles y ampliarn la capacidad de PaperPort. Podr elegir un programa de OCR haciendo clic con el botn secundario del mouse en un vnculo de PaperPort incluido en aplicaciones de texto, seleccionando Opciones en Enviar a y, luego, OmniPage como paquete de OCR, en lugar del siempre disponible OCR de PaperPort. Con OmniPage podr: Convertir instantneamente documentos impresos en archivos utilizables de Microsoft Office. Convertir archivos PDF en documentos modificables que conserven el mismo diseo del original. Crear una cantidad ilimitada de documentos PDF con capacidad de bsqueda para archivarlos electrnicamente. Procesar automticamente imgenes desde cualquier escner o impresora multifuncin en red. Digitalizar y convertir documentos en formatos XML, PDF, TIFF y otros. Compartir documentos por correo electrnico, Internet, XML y formato eBooks.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Usar flujos de trabajo de OmniPage para controlar de manera instantnea y efectiva conversiones de documentos.

Personalizar la barra Enviar a

Puede cambiar el aspecto del icono de programa en la barra Enviar a de varias maneras. Especficamente, puede agregar programas y quitar o cambiar la disposicin de iconos de programas. Para obtener detalles al respecto, consulte la Ayuda de PaperPort.

Modificar las opciones de Enviar a

Puede adaptar las opciones de Enviar a para especificar cmo desea usar un programa dado en la barra Enviar a. Por ejemplo, puede especificar el formato de archivo con el que PaperPort guardar un elemento.

Si tiene la versin profesional de OmniPage 14 o una versin superior, utilice las opciones Enviar a correspondientes al vnculo Flujos de trabajo de OmniPage para elegir uno de ellos.

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Enviar elementos a otros programas

Para enviar un elemento por correo electrnico, basta con arrastrarlo y colocarlo en la barra Enviar a del programa de correo. Use las opciones del vnculo al correo electrnico para especificar el formato de archivo de archivos adjuntos y otras opciones.

Convertir elementos
Con PaperPort, se pueden convertir documentos digitalizados y elementos de texto en formatos de imagen y convertir imgenes en texto.

Convertir elementos a formatos de imagen

Puede convertir documentos digitalizados y elementos de texto en formatos de imagen El comando Guardar como le permite guardar elementos de imagen en diversos formatos estndar de imagen, dentro de los que se incluyen PDF, JPEG y TIFF, as como tambin el formato propio de imagen de PaperPort (.max). Puede convertir elementos de texto y elementos de imagen en elementos de imagen de PaperPort (.max) usando el comando Duplicar como imagen de PaperPort. El comando Duplicar como elemento de PDF le permite convertir elementos de texto en elementos de imagen de PDF. En PaperPort Professional 11, tambin puede convertir elementos de texto, tales como documentos de Word a formato de texto y grficos con formato PDF.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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Al seleccionar ms de un elemento, puede convertir simultneamente varios elementos a un formato nuevo. Para obtener ms detalles, consulte la Ayuda en pantalla.

Compilacin de documentos
Puede compilar documentos apilndolos o combinndolos. Puede apilar un grupo de archivos PDF o de imagen de PaperPort (MAX) en un nico archivo PDF o MAX, respectivamente. Los archivos que se seleccionarn deben estar en una nica carpeta, y deben seleccionarse en el orden en que los desea apilar. Luego haga clic en el botn Apilar y seleccione Apilar desde la lista desplegable, o seleccione Apilar desde el men de acceso directo. El documento apilado conserva el tamao de la pgina original. Los archivos de origen no se conservan despus de apilarlos. Puede combinar elementos de imagen, MAX y PDF. El destino es un archivo PDF. Estn disponibles las siguientes opciones de combinacin:
Combinar en pila de PDF: cada pgina original se convierte en una pgina de PDF sin modificar el tamao. Combinar en varios PDF; ajustar tamao a pgina: esta opcin modifica el tamao de los elementos que participan y siempre coloca cuatro pginas originales en una nica pgina PDF. Combinar en varios PDF; conservar tamaos originales: esto coloca tantas pginas originales en cada pgina PDF como sea posible. Combinar en pginas PDF en miniatura: esta opcin crea miniaturas de todas las pginas del elemento y coloca la mayor cantidad posible en una pgina PDF.
Los elementos originales permanecen en su tipo de archivo original. La combinacin suele demorar ms que el apilado debido a la generacin de PDF. PaperPort Professional puede adems combinar elementos de texto. Para convertir un elemento de texto, la aplicacin con la que se cre debe estar disponible en su sistema.

Convertir imagen en texto

Puede convertir documentos digitalizados en texto simplemente arrastrando y colocando la miniatura en el programa procesador de texto. PaperPort procesa automticamente el documento digitalizado utilizando el software de OCR de PaperPort, inicia el programa procesador de texto y carga el texto digitalizado en un documento listo para ser modificado.

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Convertir elementos

PaperPort le permite tambin copiar texto de parte de un elemento de imagen para utilizarlo en un programa de modificacin o procesamiento de texto, o de hoja de clculo. El programa de OCR procesa el texto y lo copia al Portapapeles de Windows. Abra el programa en el que desea insertar el texto y pegue el texto en un archivo utilizando la funcin Pegar.

Completar formularios digitalizados

FormTyperTM es un programa de PaperPort que permite completar formularios, tales como los de seguro, salud e inscripcin, que ha digitalizado y enviado al escritorio de PaperPort. Basta con arrastrar un formulario desde el escritorio de PaperPort al programa

FormTyper en la barra Enviar a. FormTyper analizar automticamente el formulario, reconocer las reas en blanco en las que se pueden introducir datos y crear campos en blanco para hacerlo. Para que usted pueda ver fcilmente dnde introducir los datos, FormTyper subrayar cada campo con un color. Gua de procedimientos iniciales de PaperPort 41

Ahora, podr escribir y pasar rpidamente de un campo al siguiente con el tabulador. De esta manera, podr tambin cambiar de posicin, insertar y eliminar campos de acuerdo con sus necesidades. Tras introducir los datos y completar el formulario, deber guardarlo en el escritorio de PaperPort para poder imprimir o enviarlo por correo electrnico. Si se trata de un formulario preimpreso, utilice la herramienta Imprimir slo campos para imprimir las respuestas directamente en el formulario.

Crear documentos PDF

ScanSoft PDF Create! 4 le permite crear archivos PDF a partir de uno o ms documentos de origen. Los archivos PDF tendrn capacidad de visualizacin, impresin, bsqueda y modificacin.

Cmo iniciar la creacin de archivos PDF

Puede iniciar la creacin de PDF desde lugares diferentes. Desde el men Inicio mediante el Asistente de Create! Desde el Explorador de Windows o desde el escritorio mediante un men de acceso directo Desde Microsoft Word, Excel y PowerPoint mediante una barra de herramientas o los elementos del men de PDF Create!

Tipos de archivos PDF

Los archivos PDF (formato de documento porttil) generalmente se clasifican en tres clases diferentes, comnmente denominados tipos: Imagen de PDF Imagen de bsqueda de PDF Texto y grficos con formato PDF (PDF Normal) Puede crear uno o ms de estos tipos de archivos PDF, segn la versin PaperPort que posea. Para obtener ms detalles, consulte la Ayuda en pantalla de PaperPort.

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Crear documentos PDF

Esta tabla enumera las caractersticas disponibles para crear cada tipo de archivo PDF en PaperPort 11 y en PaperPort Professional 11: Formato
Imagen de PDF

PaperPort 11
Digitalizar Obtener fotografas Imprimir en PaperPort Guardar como Captura Web Digitalizar Obtener fotografas Imprimir en PaperPort Guardar como Captura Web Digitalizar Obtener fotografas

PaperPort Professional 11
Digitalizar Obtener fotografas Imprimir en PaperPort Guardar como Captura Web Digitalizar Obtener fotografas Imprimir en PaperPort Guardar como Captura Web Duplicar elemento Digitalizar Obtener fotografas Imprimir en PaperPort Duplicar elemento

Imagen de bsqueda de PDF (se requiere OmniPage)

Texto y grficos con formato PDF

Cmo obtener ayuda

ScanSoft PDF Create! dispone de un sistema integral de Ayuda en pantalla en formato HTML. Puede acceder a l mediante el hipervnculo del Asistente de PDF Create o a travs del men de PDF Create! en Microsoft Word, Excel o PowerPoint. Oprima F1 para abrir la Ayuda en el tema que describe el panel que se encuentra abierto.

Usar ScanDirect
ScanDirectTM es un programa de PaperPort que le permite digitalizar elementos y enviarlos directamente a PaperPort u otros programas de su equipo sin tener que ejecutar primero PaperPort.

Gua de procedimientos iniciales de PaperPort

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ScanDirect se ejecuta independientemente desde el men Inicio de Windows y muestra la barra de ScanDirect.

Con ScanDirect, podr digitalizar un elemento y enviarlo inmediatamente a: Un programa de la barra Enviar a de ScanDirect. Los iconos de la barra ScanDirect representan los programas que estn vinculados a PaperPort y a ScanDirect. Para digitalizar y despus enviar un elemento a un programa determinado, haga clic en el icono del programa y despus digitalice el elemento. ScanDirect iniciar automticamente dicho programa cuando haya finalizado la digitalizacin. El escritorio de PaperPort. Para digitalizar y luego trabajar con el elemento en PaperPort, haga clic en el icono de PaperPort y luego digitalice el elemento. Una vez finalizada la digitalizacin, PaperPort se iniciar y mostrar el elemento en PaperPort. A continuacin, podr utilizar todas las caractersticas de PaperPort con dicho elemento. Para obtener ms informacin sobre el uso de ScanDirect, consulte la Ayuda de PaperPort.

Desinstalacin de PaperPort
1. Seleccione Agregar o quitar programas en el Panel de control. 2. Seleccione PaperPort 11.0. 3. Haga clic en Quitar para desinstalar el programa o en Cambiar para repararlo automticamente. Al comienzo de la desinstalacin, se realiza un paso de desactivacin, que le permite reinstalar el programa en otro momento sin experimentar problemas de reactivacin. La desactivacin y la reactivacin requieren conexin a Internet.

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Desinstalacin de PaperPort