Estado Financiero Balance general o de situacin Es un informe, reporte o estado que refleja la situacin de una entidad a una fecha

dada, a travs de tres tipos de partidas o cuentas. El balance general nos muestra, al igual que una radiografa, la estructura y composicin de los recursos financieros que maneja la empresa y la relacin entre fuentes y usos del os mismos en un punto de tiempo especfico. Como su nombre lo indica, al igual que una balanza, se compone de dos partes e igual peso o valor. Una de las partes, llamada Activo (colocada por convencin al lado izquierdo), nos indica cuntos recursos han sido confiados a la empresa el da de corte (realizacin) del Balance. Nos indica su naturaleza y composicin con base al grado de rapidez con que pueden, o estn predispuestos, a convertirse en efectivo. De esta forma encontramos, generalmente encabezando el grupo, a lo que llamamos activos circulantes , que son los que tienen la caracterstica (o deberan tenerla) de poder convertirse con relativa rapidez en efectivo. Son recursos que circulan o rotan y su principal misin e darle soporte a la actividad de ventas de la empresa. Entre ellos encontramos valores en efectivo o cuasi-efectivo (como certificados de tesorera), cuentas y documentos por cobrar en el corto plazo e inventarios. El segundo rengln de activos que usualmente encontramos es aquel denominado fijo y que representa recursos comprometidos en forma ms permanente, tales como terrenos, edificios, maquinaria y equipo. Con frecuencia encontramos un tercer rengln formado por los llamados Activos diferidos . Estos representan pagos hechos por la empresa por bienes y servicios que an (a la fecha de balance) no ha recibido y que representan, por lo tanto, recursos que estn a favor de la empresa. La suma de estos tres renglones representa el Activo Total. Por otro lado, usualmente al lado derecho del Balance, encontramos el Pasivo y el Capital . En este lado indicamos quines han confiado a la empresa los recursos registrados en el lado del Activo . Los recursos confiados por entidades ajenas a la empresa los agrupamos en el Pasivo , y los recursos confiados por los dueos los agrupamos en el Capital . El Pasivo, al igual que lo hicimos con el Activo, lo clasificamos de acuerdo al grado de rapidez con que debe de ser devuelto en efectivo a quienes lo confiaron a la empresa. Encontramos en el Pasivo Circulante obligaciones que deben de ser pagadas en el corto plazo (por convencin 12 meses o menos) tales como crditos bancarios de pronta

madurez (fecha de cancelacin); acumulaciones similares.

proveedores;

impuestos

por

pagar

otras

En el pasivo de mediano y largo plazo se agrupan obligaciones cuyos vencimientos estn ms en el futuro. En el Pasivo Diferido encontramos recursos que hemos ya recibido a cambio de bienes o servicios que an no hemos entregado. En rengln de Capital nos indica la parte de los recursos que han sido confiados por los propietarios de la empresa, ya sea con la aportacin original, nuevas aportaciones o bien dejando dentro de la empresa parte de las utilidades que dejando dentro de la empresa parte de las utilidades que ella ha generado y que no se hayan distribuido a los dueos en forma de dividendos. Las primeras se encierran en lo que se da en llamar el Capital Social , mientras las segundas se les denomina Reservas o utilidades retenidas . Resulta obvio, que si el Pasivo y el Capital explican quines han confiado los recursos que se muestran en el lado del Activo, la suma de los dos primeros es igual a la suma de los Activos. De all que ambas partes estn en balance. Activos: Son recursos econmicos o bienes de la entidad, clasificados en activos circulantes y de largo plazo. Los primeros son bienes, derechos o inversiones de corto plazo y los segundos son bienes, inversiones o derechos de largo plazo. Por ejemplo, con respecto a la cartera de prstamos, el principal vencido y el que se piensa recuperar en el trmino de un ao, se clasifica como de corto plazo y el resto a largo plazo. Pasivos: deudas y obligaciones de la entidad Derechos de los acreedores sobre los activos de la organizacin. Clasificados en circulantes si son compromisos que deben cancelarse en el corto plazo (menos de 1 ao) y los pasivos fijos que son las deudas con vencimiento a largo plazo (ms de 1 ao). Capital contable o patrimonio: Constituido por el capital donado y por los resultados de los perodos en forma acumulada. Cuadro No. 1 BALANCE GENERAL (En Q.) COMERCIAL GUATEMALA ORIGEN Y APLICACIN DE RECURSOS DEL 01 DE ENERO DE 1998 AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

CUENTA ACTIVO Caja Bancos Cuentas por cobrar a clientes

01 ENERO 1999 31 DIC. 1999

ORIGEN

APLICACIN

5,000.00 10,000.00

5,000.00 15,100.00

0.00 0.00

0.00 5,100.00

0.00 Inventario 50,000.00 Doctos. Por cobrar 0.00 Vehculos 20,000.00 Mob. y Equipo 20,000.00 Dep. Acumulada

15,000.00 60,000.00 5,000.00 20,000.00 25,000.00 (6,000.00)

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 6,000.00

15,000.00 10,000.00 5,000.00 0.00 5,000.00 0.00

PASIVO Proveedores Impto. Por pagar 15,000.00 0.00 25,000.00 14,100.00 10,100.00 32,000.00 10,000.00 14,100.00 10,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 8,000.00

Doctos. Por pagar 0.00 Pomo. Bancario CAPITAL Capital Utilidades retenidas TOTALES 40,000.00

50,000.00

50,000.00 8,000.00

0.00 8,000.00 48,100.00

0.00 0.00 48,100.00

Estado de ganancias y prdidas o de resultados: Tiene su smil en el electrocardiograma, ya que nos muestra la ejecutoria de la empresa a lo largo de un perodo de tiempo que suele ser de un ao, semestre, trimestre o mes. Este estado nos muestra los ingresos que ha generado la empresa durante ese tiempo y los costos y gastos incurridos o causados para generar esos ingresos. La diferencia entre unos y otros nos dar una utilidad o prdida que servirn de base para pagar el impuesto sobre la renta correspondiente.

Ms en detalle, debemos observar que los ingresos registrados en el Estado de Resultados son aquellos causados o facturados por la empresa -pero que no necesariamente le han sido pagados a la fecha final del estado. Igualmente, los costos y gastos que restamos a los ingresos para obtener la utilidad, son los costos y gastos incurridos o causados que bien puede ser que an no se hayan pagado totalmente. A los ingresos netos, provenientes de deducir los descuentos sobre ventas de servicios o donaciones, y otros ingresos, provenientes de actividades diferentes al giro principal de la ONG, les sustraemos el Costo de Ventas o Costo de los Servicios para obtener el Margen Bruto o Excedente. A pesar de lo equvoco que resulta ser su nombre, el rengln Costo de Ventas o de Servicio no encierra los gastos en que incurrimos para poner el bien o servicio ante el pblico para su venta, ni aquellos relativos con la realizacin misma de la venta. Este rengln se refiere a os costos causados en producir (o comprar) el bien o servicio que vendemos. La diferencia entre ingresos y costo de ventas o servicio nos arroja el margen o utilidad bruta a la cual sustraemos otros gastos en los cuales incurrimos en la marcha de la empresa en el perodo del estado de resultados. De esta forma encontramos Gastos de Ventas , que son aquellos incurridos para lograr la venta de nuestro bien o servicio. Aqu incluimos gastos de distribucin, sueldos del personal de ventas, comisiones, etc. Encontramos luego, Gastos de Administracin que estn constituidos pro aquellos en que se incurre para darle soporte administrativo y directivo a la empresa. Finalmente encontramos, por lo general, los gatos financieros formados por el costo financiero de los recursos que la empresa ha recibido de terceros. Al sustraer al margen o utilidad bruta los gastos anteriores obtenemos la utilidad o excedente sobre la cual se pagar el impuesto sobre la renta. Una vez deducido ste, obtenemos la utilidad neta o resultado final de la actividad de la empresa u ONG, en el perodo correspondiente. Es un informe, reporte o estado que refleja los resultados de la entidad en un perodo especfico. Mide el desempeo operativo del ente en un perodo determinado, relacionando sus logros (ingresos) y sus esfuerzos (costos y gastos). Ingresos Constituyen aumentos en activos o derechos obtenidos por dar el servicio de "prestar" dinero. Tambin se incluyen otros tipos de ingresos, como son los ingresos recibidos por inversiones de valores, o ttulos, utilidad por venta de activos fijos, donaciones, etc.

Gastos Son disminuciones brutas de los activos de la entidad, causadas o incurridas necesariamente en la prestacin del servicio "colocacin de recursos". Incluye gastos de personal, viticos, seguros mantenimiento de activos, etc. Utilidad o prdida: Es la diferencia de los ingresos menos los gastos. Si la diferencia es un exceso, hay "utilidad" y si es negativa hay "prdida". ESTADO DE RESULTADOS (En Q.) COMERCIAL GUATEMALA DEL 01 DE ENERO DE 1999 AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999 CONCEPTO VENTAS (-) Costo de bienes vendidos = Utilidad bruta (-) Gastos de Operacin Gastos de venta Sueldos Alquileres Gastos generales = Utilidad bruta de operacin (-) Depreciaciones sobre vehculos sobre mobiliario y equipo = Utilidad neta de operacin (-) Gastos financieros = Utilidad antes de impuestos (-) Impuesto sobre la renta (30%) UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO (-) Utilidad retenida = Utilidad repartida 5,000.00 12,000.00 12,000.00 10,000.00 61,000.00 MONTO EN Q. MONTO EN Q. PORCENTAJE 350,000.00 100.0 250,000.00 100,000.00 71.4 28.6

1.4 3.4 2.9 17.4

4,000.00 2,000.00 6,000.00 55,000.00 8,000.00 47,000.00 14,100.00 32,900.00 8,000.00 24,900.00 1.7 15.7 2.3 13.4 4.0 9.4

Como se puede apreciar, en el anlisis de origen y aplicacin de recursos de Comercial Guatemala, las fuentes de fondos fueron:
y y y y

La depreciacin sobre vehculo, maquinaria y equipo. El aumento en el saldo a proveedores. La adquisicin de compromisos en forma de documentos por pagar. La retencin de utilidades.

A su vez, las aplicaciones de fondos fueron:

y y y y y y

El aumento del saldo bancario El incremento de cuentas por cobrar a clientes El aumento de inventarios El otorgamiento de documentos por cobrar La adquisicin de mobiliario y equipo El pago parcial de prstamo bancario Flujo de Caja

En la empresa existe un orden para las cosas y un orden para las personas pero, tambin uno no menos importante: orden para el manejo de dinero. El flujo de Caja llamado tambin flujo de efectivo, presupuesto de caja o cash flow. Es un clculo del volumen de ingresos y de gastos, que ocurrirn en una empresa durante un determinado perodo. Ello posibilita saber si sobra o falta dinero en determinado momento. Si vemos que sobra, podemos pensar en invertirlo. Si falta buscaremos dnde conseguirlo (bancos, cooperativas de crdito, crdito de proveedores, prstamos de amigos o familiares) Llevar un buen control sobre los ingresos y salidas de dinero le permite:
y y y y

Tener la cantidad suficiente de dinero que usted requiere para producir; Cumplir con sus compromisos de pago a proveedores y a las instituciones que le facilitaron crdito (ONGs, bancos, etc.); Tener bajo control los cobros de dinero que le adeudan los clientes; Mejorar el uso del dinero y la rentabilidad de su empresa

No hacerlo ocasiona:
y y y y

No tener suficiente efectivo para hacer frente a sus obligaciones financieras Descrdito Acudir a sistemas costosos de financiacin Quiebra

Tener exceso de efectivo le produce:

y y

Prdida por inflacin (los precios de materiales y productos suben ms que lo que el dinero dormido le producira) Prdida por no invertir su dinero adecuada y oportunamente

Riesgo de prdida por robo

Previsiones de dinero Por el plan de ventas, usted ya sabe lo que deber producir y cunto. Ello le permite conocer por anticipado las cantidades de materiales a utilizar y cunto pagar por ellos. De igual manera, cuntos operarios requerir y de qu nivel de salarios, tambin qu servicios de terceros utilizar y el costo de los mismos. Igualmente, los gastos de administracin del negocio y, las comisiones y gastos de ventas. Con dicha informacin, usted est en condiciones de hacer un programa de egresos de dinero para un perodo determinado. El mismo plan de ventas le permite conocer a cunto ascendern los ingresos de dinero, mes a mes. Con toda esta informacin usted podr confeccionar su flujo de caja (programa de ingresos y egresos de dinero) con lo cual asegurar un mayor control sobre el efectivo de su negocio.

[Ingrese Nombre de su Empresa] Flujo de Caja Flujo de Caja en Quetzales

Mes Mes 1 2 INGRESOS 1. Saldo del mes anterior 2. Ventas 2.1 Venta de productos y/o servicios 2.1.1 [Producto y/o servicio 1] Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes Mes 10 Mes 11 12

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

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0.00 0.00 0.00

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2.2 Venta de activos 2.2.1 [Mquina 1] 3. Aumentos de capital 3.1 [Socio 1] 3.2 [Socio 2] 4. Prstamos 4.1 [Banco 1] 4.2 [Banco 2] TOTAL INGRESOS EGRESOS 1. Costos Fijos 1.1 Honorarios fijos de oficina 1.1.1 [Sueldo de Gerente] 1.1.2 [Sueldo de Jefe 1] 1.1.4 [Sueldo de Secretaria] 1.1.5 [Sueldo de Vigilante] 1.1.6 [Asistente 1]

0.00 0.00

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5. Impuestos 5.1 Impuesto al valor agregado 5.2 Impuesto sobre renta - ISR 5.4 Otros impuestos 5.5 Crdito fiscal 5.6 Crdito fiscal del ISR 5.7 Otros crditos fiscales TOTAL EGRESOS INGRESOS - EGRESOS Herramienta elaborada por Oscar Manuel Mendoza Vargas, consultor de Recursos S.A.C.

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