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REPUBLIQUE DE MADAGASCAR Tanindrazana Fahafahana Fandrosoana PRIMATURE FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT FID

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

Avril 2011

TABLE DES MATIERES


I - PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (MPAF) I.1. Objet et principes directeurs ............................................................................................................................. 1 I.2. Excution du manuel ........................................................................................................................................ 1 I.3. Modifications, mise jour ou ajout au MPAF ................................................................................................. 1 I.4. Refonte totale du MPAF................................................................................................................................... 1 II - AUTORISATION DES DEPENSES .......................................................................................................................... 2 Dfinitions .............................................................................................................................................................. 2 a).Approbation ........................................................................................................................................................ 2 b).Autorisation de dpenses .................................................................................................................................... 2 III ACHAT ....................................................................................................................................................................... 2 III.1. LAppel doffres ............................................................................................................................................ 2 III.2. La consultation de prix .................................................................................................................................. 3 a) ACHATS DE BIENS ET FOURNITURES ....................................................................................................... 3 b) ACQUISITION DIMMOBILISATION ........................................................................................................... 7 IV PRESTATIONS DE SERVICES .............................................................................................................................. 8 IV.1. Prestation de services extrieurs caractre ponctuel ................................................................................... 8 IV.2. Prestation de service caractre continu ....................................................................................................... 8 IV.3. Prestations pour la formation du personnel du FID ....................................................................................... 9 IV.4. Prestation de service pour assistance technique ............................................................................................ 10 V PRESTATIONS INTERNES ...................................................................................................................................... 10 V.1. Missions .......................................................................................................................................................... 10 V.2. Dplacement ................................................................................................................................................... 11 VI PROJETS .................................................................................................................................................................... 11 VI.1 PROTECTION SOCIALE ............................................................................................................................. 12 VI.2. PROJETS COMMUNAUTAIRES................................................................................................................ 12 VI.3. REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE .................................................. 13 VI.4. Suivi des ralisations .................................................................................................................................... 13 VI.5. Rglement des factures ou honoraires .......................................................................................................... 13 VI.6. Rception provisoire des travaux ................................................................................................................. 19 VI.7. Leve de rserve ........................................................................................................................................... 19 VI.8. Transfert de proprit ventuel ..................................................................................................................... 19 VII GESTION DE STOCKS ......................................................................................................................................... 19 VII.1. Stocks de fournitures, consommables et pices dtaches .......................................................................... 19 VII.2. Stocks de carburant ..................................................................................................................................... 21 VIII GESTION DES IMMOBILISATIONS ................................................................................................................. 23 Gnralits ............................................................................................................................................................. 23 VIII.1. Codification et marquage des immobilisations .......................................................................................... 23 VIII.2. Gestion des immobilisations ...................................................................................................................... 23 VIII.3. Gestion de lutilisation des immobilisations .............................................................................................. 25 VIII.4. Entretien des immobilisations .................................................................................................................... 26 VIII.5. Rparation des immobilisations ................................................................................................................. 26 VIII.6. Cas particuliers .......................................................................................................................................... 27 IX GESTION DE TRESORERIE .................................................................................................................................. 28 IX.1. Dcaissements .............................................................................................................................................. 28 IX.2. Recettes ........................................................................................................................................................ 31 IX.3. Rapprochement bancaire .............................................................................................................................. 35 X GESTION DU PERSONNEL .................................................................................................................................... 36 X.1. Recrutement ................................................................................................................................................... 36 X.2. Embauche ...................................................................................................................................................... 37

X.3. Paie ................................................................................................................................................................ 38 X.4. Couverture sant hospitalisation ................................................................................................................. 40 X.5. Absences ........................................................................................................................................................ 41 X.6. Evaluation du personnel ................................................................................................................................. 42 X.7. Sanctions et rupture de contrat ....................................................................................................................... 42 XI GESTION DE LORGANISATION ........................................................................................................................ 43 XI.1. Codification, transmission et classement des documents .............................................................................. 43 XI.2. Correspondances ........................................................................................................................................... 44 XI.3. Traitement de donnes .................................................................................................................................. 44 XI.4. Assurance ..................................................................................................................................................... 45 XI.5. Scurit ......................................................................................................................................................... 45 XI.6. Hygine ........................................................................................................................................................ 46 XII PROCEDURES DE CONTROLE .......................................................................................................................... 46 XII.1. Contrle budgtaire ..................................................................................................................................... 46 XII.2. Audit interne ............................................................................................................................................... 47 XII.3. Suivi et valuation ex-post des projets : gestion de programme ................................................................. 47 XII.4. Rapport dactivits ...................................................................................................................................... 48 XII.5. Mesures de correction ................................................................................................................................. 49

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I - PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (MPAF) I.1. Objet et principes directeurs: Ce manuel vient en complment du Manuel de procdures tabli et conu avec la Banque Mondiale (cf ci-dessus). Il traite plus particulirement des aspects administratifs, financiers et comptables des activits du FID. Ses principaux objectifs sont: la rationalisation et lharmonisation de la gestion administrative, financire et comptable de toutes les directions du FID; la mise en place dun systme efficace pour la gestion et la protection du patrimoine du FID;

Le manuel a t tabli suivant les principes comptables du PCG 2005 et des principales rgles de contrle interne gnralement admises. I.2. Excution du manuel: Le MPAF simposera toutes les Directions du FID et chaque membre du personnel dans le cadre de lexcution de ses tches. Les prcisions supplmentaires ou linterprtation en termes de ce manuel pour fin dapplication seront donnes par notes de service mises par le Directeur Gnral. . I.3. Modifications, mise jour ou ajout au MPAF: I.3.1. Proposition: La modification, la mise jour ou lajout au MPAF peuvent tre le fait: de la Direction Gnrale et principalement, du Directeur Gnral des propositions manant des autres Directions et soumises au Directeur Gnral par crit.

I.3.2. Modalits : Les modifications ou ajouts seront effectus sur instruction expresse du Directeur Gnral Lexcution de ces modifications incombera la Direction Administrative et Financire de la Direction Gnrale qui peut, au besoin, requrir la collaboration des services Administratifs et Financiers des autres Directions. Lapplication des modifications ou ajouts apports au MPAF sera notifie par note de service du Directeur Gnral. I.4. Refonte totale du MPAF : Lvolution des activits du FID peut ncessiter la refonte totale du MPAF. Cette refonte sera effectue sur instruction expresse du Directeur Gnral qui prcisera les objectifs, les grandes lignes et les modalits dexcution de cette refonte.

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES


II. AUTORISATION DES DEPENSES Dfinitions : a) Approbation : Ce terme indique laval demand par : le FID auprs du CA et de la Banque Mondiale dans le cadre du budget annuel ; les Directions Inter Rgionales auprs de la Direction Gnrale dans le cadre des budgets oprationnels.

Les approbations de budget se font donc : annuellement pour le FID ; deux trois fois par an pour les budgets des Directions aprs la finalisation du PTA initial et des budgets rviss ou oprationnels.

b) Autorisation de dpenses : Ce terme indique : lautorisation reue pour inscrire une dpense dans le budget ; lautorisation reue pour lexcution dune dpense (engagement des dpenses et matrialis par le visa lors de la procdure dachat ou de dcaissement).

Aucune dpense nest autorise si elle nest pas inscrite dans le cadre du budget annuel approuv du FID. III ACHAT Deux modes de passation de march sont couramment utiliss : lappel doffre (AO) qui peut tre international (AOI) ou local (AOL) ; la demande effectue aprs comparaison de prix (consultation de prix).

III.1. LAppel doffres : La procdure dacquisition par AO est rgie par les Directives de lIDA pour la passation de march, dition de Mai 2004 mise jour en Octobre 2006 pour les dpenses entrant dans le cadre du crdit. Les principales obligations pour ce type de passation de march sont les suivantes : utilisation des documents types fournis par lIDA ; demande de NO auprs de lIDA du Dossier dAppel dOffres (DAO) ; demande de NO avant adjudication du march.

LAO peut tre : - OUVERT quand aucune restriction nest impose pour slectionner les Socits autorises soumissionner ; - RESTREINT quand une slection partir de critres bien prcis est effectue pour autoriser les soumissionnaires. L AO peut tre international (AOI) ou local (AOL) : le seuil pour lutilisation du type appropri est fix par lAccord de projet sign dans le cadre de chaque crdit gr par le FID.

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LAPPEL DOFFRES INTERNATIONAL LAO est dit INTERNATIONAL quand les socits implantes en dehors du territoire de Madagascar sont autorises y participer. Dans ce cas, la publicit qui en est faite peut inclure la publicit dans un magazine international et obligatoirement dans le BUSINESS DEVELOPMENT. Les diffrentes tapes de la procdure sont les suivantes : Prparation du DAO : Avis dAppel dOffres (AAO), condition de lAO ; prescriptions techniques ; Transmission la Banque Mondiale de lAAO pour publication sur BUSINESS DEVELOPMENT, au moins 60 jours avant la publication dans les journaux locaux ; Transmission pour demande de NO du DAO la Banque Mondiale ; Large diffusion avec publicit dans au moins un quotidien local avec dlai de dpt des offres au moins de 45 jours ; Dpouillement des offres reues en sance publique (avec le reprsentant des soumissionnaires) par une commission de dpouillement des offres dont les membres sont nomms par le Directeur Gnral ; Analyse et valuation des offres par la commission ci-dessus et tablissement dun PV danalyse des offres avec proposition dattribution pour le Directeur Gnral ; Dcision du Directeur Gnral sur cette proposition dattribution ; Transmission de cette dcision la Banque Mondiale pour avis de NO avec le projet de march y affrent ; Notification et signature du march par les deux parties ; Envoi de deux copies certifies conformes du march la Banque Mondiale.

LAPPEL DOFFRES LOCAL Les obligations et procdures suivre sont les mmes que pour lAOI sauf quil ny a plus dobligation de publier dans le BUSINESS DEVELOPMENT ni de publication internationale dune manire gnrale. Le dlai minimum de remise des offres est de 30 jours et peut mme tre ramen 15 jours si des circonstances exceptionnelles lexigent, ceci devant avoir lavis de NO de lIDA. III.2. La consultation de prix : La procdure dacquisition par consultation de prix est plus souple que celle par AO. Les procdures sont dcrites ci-aprs pour chaque catgorie dachat ou prestation. a) ACHATS DE BIENS ET FOURNITURES : a.1. Demande dachat : - Etablissement : Tout besoin dachat doit faire lobjet dun tablissement dune demande dachat (D.A) suivant limprim joint en annexe de la part de lutilisateur direct. La DA est tablie en 2 ex dont loriginal envoy au DAF au niveau de la Direction gnrale /SAF au niveau de la direction inter rgional et le double gard par le service pour suivi ou relance. Les DA sont imprims en carnets pr numrots stocks au niveau du DAF au niveau de la Direction gnrale /SAF au niveau de la direction inter rgional. Chaque service peut garder un carnet et en demander au si besoin. La DA doit ressortir les caractristiques prcises de lachat demand.

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- Visa du Responsable du service : La DA est soumise au visa du Directeur concern et transmise au SAF pour vrification dligibilit et de disponibilit budgtaire pour excution. a.2. Autorisation dachat : Eligibilit : Un achat est ligible si et seulement si : lachat est effectu dans le cadre dexcution des activits du FID et il nexiste aucun moyen mis disposition qui aurait pu permettre dviter cet achat et il existe une rubrique et une ligne budgtaire prvue pour cette catgorie dachat.

Vrification dligibilit : Chaque personne ou service ayant besoin dun bien ou dun service tablit une Demande dAchat (DA) dfinissant clairement la dsignation, la quantit demande et les spcifications des biens et services voulus. A la rception de la demande, le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) Secrtaire Administratif (SA) (DIRs)/Service demandeur vrifie auprs du CSFC (DG) et CSAF (DIRs) si lachat demand est ligible suivant les termes de lutilisation du financement. Si achat non ligible, retourner la DA au service concern avec mention de la non ligibilit. Si doute sur ligibilit, demander lavis du Directeur et, au besoin, confirmer auprs de la Direction Gnrale CSAL(DG)/CSAF(DIR). Si dpense ligible, le CSFC (DG) et CSAF (DIRs) vrifient lexistence dans le budget du mois ou du trimestre courant dune rubrique globale ou spciale sur laquelle lachat peut tre imput. Vrification budget : Si rponse ngative, le CSFC (au niveau de la DG) et CSAF (au niveau des DIRs) inscrit la dpense dans le prochain budget trimestriel soumettre lapprobation de la Direction Gnrale Si lachat ne peut pas attendre lapprobation de ce budget, une demande dautorisation dachat doit tre envoye la DG. Si rponse affirmative, le CSFC (DG) et CSAF (DIR) appose son visa sur la demande dachat pour excution par le RAL (DG)/ Secrtaire Administratif (SA) (DIRs). a.3. Excution de lachat : a.3.1. Consultation de prix : Objet : Tout achat dont le montant total est suprieur 200 000 Ar doit faire lobjet dune consultation de prix suivant limprim en annexe. Tout achat du mme bien ou service un autre fournisseur ou un prix diffrent ultrieurement doit tre justifi par une nouvelle consultation de prix. La consultation de prix doit tre faite sur trois fournisseurs au moins et matrialiss par lapposition du cachet du fournisseur sur limprim.

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Si le fournisseur consult est un fournisseur habituel de lachat demand, mais que le bien ou le service nest pas disponible, indiquer cette indisponibilit avec tampon du fournisseur lappui. Le service Passation de Marchs de la DG devra disposer dun catalogue de prix des fournitures consommables et pices de rechanges ainsi que des taux dacheminement vers les Directions Inter rgionales DIR . Ce catalogue qui fera lobjet dune mise jour semestrielle par le SPM, sera communiqu toutes les DIR. Rsultat : Les rsultats de la consultation de prix consigns dans limprim RESULTAT CONSULTATION DE PRIX (voir annexe). Le SPM/DG ou le SAF/DR (aprs rapprochement avec le catalogue de prix) procde au choix des fournisseurs retenir, motive son choix et signe limprim. Le critre de choix principal doit tre le prix moins disant. Le Rsultat de consultation de prix qui servira comme base dtablissement de bon de commande devra faire lobjet de visa dapprobation par le Directeur Gnral pour le Sige et des Directeurs Inter Rgionaux pour les autres Directions. Pour les consommables courants (fournitures de bureau, produits dentretien et consommable informatique), au cas o leurs besoins ne sont pas inclus dans les commandes groupes ou en cas de rupture de stock et de besoin urgent, les Directions Inter Rgionales, aprs consultation locale de prix procdent la rconciliation avec les cots dachats (prix dachat plus frais denvoi aux DR) sur catalogue de prix de fournitures Antananarivo. Les DIR transmettent la DG une demande dautorisation dachat sur place muni du rapport de comparaison de prix, si_le prix local est infrieur au cot dachat au niveau central a.3.2. Bon de commande : Objet : Quel que soit le moyen de paiement utilis, tout achat suprieur 50 000 AR doit faire lobjet dtablissement dun Bon de Commande (BC) (voir annexe). Pour les achats effectus par caisse, ltablissement du BC doit, en principe, concider avec ltablissement de la pice de dcaissement correspondante. Etablissement : Le BC est tabli par lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) sur la base des rsultats des consultations de prix ou, dfaut, sur la base des derniers prix utiliss pour le mme achat. Les BC sont tablis en 3 exemplaires dont loriginal et une copie envoys au fournisseur et le troisime exemplaire gard au niveau de lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) pour suivi. Forme : Les BC sont pr-numrots. Les BC sont imprims en carnet pr numrots et stocks au niveau de la DAF de la DG. Les DIR (Directions Inter Rgionales) demandent les carnets dont ils ont besoin la DG, la DAF ayant la charge de faire le suivi des numros de carnets utiliss par chaque Direction. Les souches des carnets utiliss sont gardes par le lAssistante Administrative (DG)/Secrtaire Administratif (DIR) pour suivi de manire en faciliter leur suivi.

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Signature : Les BC tablis munis de la situation budgtaire sont viss par le CSFC (DG) / CSAF (DIR) et soumis pour signature au Directeur Inter Rgional pour les DIR et le DAF pour la DG avec comme pices justificatives : la demande dachat manant du service concern, dment approuve par le Directeur concern pour la Direction Gnrale ou par le Directeur ou les Chefs de services concerns pour la Direction Inter Rgionale le situation budgtaire tablie par le CSFC /CSAF le rsultat de consultation de prix sign par le DG (sige) ou le Directeur (DIR) pour les achats dun montant total suprieur 200 000 Ar

Envoi : Aprs signature, loriginal est envoy au fournisseur, avec le moyen de paiement utilis pour les achats au comptant, le cas chant, avec transmission dcharge. a.3.3. Suivi des BC : Un fichier informatique est tenu jour en permanence par lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) pour effectuer le suivi des BC mis. Une situation hebdomadaire est signe par le lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) dont il assure lui-mme le classement aprs communication son suprieur hirarchique. a.3.4. Rception et vrification des commandes : Responsabilit : La rception de biens livrs doit tre faite par lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR). Au niveau de la DG, ce dernier est assist par le Service de Passation de march SPM . La vrification de lexcution de la prestation de service incombe lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) ou au service demandeur. LAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) ou le service demandeur matrialise le contrle ainsi effectu par lapposition de la mention certifi service fait Documents : Toute livraison doit tre accompagne dun Bon de Livraison (BL) mentionnant le N du BC. Pour toute livraison ou excution conforme, un BL ou BE est sign par le reprsentant du FID en 2ex. dont loriginal est gard par le FID pour tre joint la facture. Pour le cas des fournitures ou de biens stocks, le BL sert de base la transcription des entres dans le cahier de suivi des mouvements de stocks (cf gestion des stocks), et sur les fiches et cahiers prvus si le bien doit tre immobilis. Vrification : La vrification doit porter sur la qualit, la quantit et les caractristiques ou spcificits techniques des biens livrs. Toute livraison non conforme aux caractristiques de la commande doit tre refuse. Les livraisons partielles peuvent tre acceptes et feront lobjet de suivi particulier. Les problmes de transfert de proprit seront rgis par la lgislation en vigueur.

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Pour les achats consomms, les biens seront transmis au service demandeur par transmission interne. a.3.5 Rception des factures : Nombre : Le fournisseur doit faire parvenir au FID la facture en 4ex. accompagne de loriginal du BC qui est transmise au DAF (DG)/SAF (DIR). Vrification : A rception de la facture, le comptable : vrifie lexistence et la ralit du BC sur le cahier de suivi ; vrifie la conformit de la facture avec le BC ; joint le BL en sa possession la facture et vrifie leur conformit ; vrifie arithmtiquement les dtails et le total de la facture ; appose la mention ORIGINAL loriginal et COPIE sur les copies ; inscrit le numro et le montant de la facture dans le cahier de suivi du BC ; procde limputation et la saisie de la facture suivant la procdure de comptabilisation ; classe la facture temporairement dans le classeur A PAYER .

a.4. Achats groups : En cas dinexistence au sein des commerants ou reprsentant des concessionnaires locaux ou important dcalage des prix au niveau des DIR par rapport la catalogue de prix, les besoins en fournitures (de bureau, consommables informatiques, produits dentretien) et pices dtaches courantes pour vhicules pour les trois mois venir sont dposer 45 jours avant le trimestre considr au niveau du service passation des marchs. Lesdits besoins manant du service metteur sont valids par le visa du Directeur concern. Le RPM, aprs consultation du CSAL (DG)/CSAF(DIR), procde aux achats groups relatifs aux besoins du trimestre et ce, suivant les procdures dcrites supra. b) ACQUISITION DIMMOBILISATION Dfinition : Sont considrs comme immobilisation les biens acquis et dtenus par le FID rpondant la fois aux critres (nature, dure de vie, montant) dfinies ci-aprs : dure de vie 1 an minimum et dun montant suprieur ou gal 300 000 Ar et ne sont pas considrs comme des pices de rechange, consommables ou petits matriels et outillages Autorisation dachat : Les autorisations de dpenses pour ces catgories sont donnes uniquement par le Directeur Gnral CSAL (DG)/CSAF (DIR). Excution de lachat : Cf. a) Achats de biens et fournitures, a.3. Tout document concernant une acquisition dimmobilisation effectu au niveau des DR doit tre transmis la DAF /DG. Enregistrement comptable : La comptabilisation des immobilisations est effectue uniquement par la DG. Le paiement dune immobilisation par les DR entranera tout simplement lutilisation de compte de liaison.

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IV PRESTATIONS DE SERVICES IV.1. Prestation de services extrieurs caractre ponctuel IV.1.1. Dfinition : Les prestations de service ponctuelles sont celles qui sont demandes suite un besoin bien prcis, sans aucune considration de priodicit. IV.1.2. Procdures suivre : Les procdures suivre pour la demande dexcution dune prestation de services sont les mmes que pour lachat de biens sauf les points suivants : la vrification de lexcution de la prestation de service incombe au CSAL (DG)/CSAF (DIR)/Agent Administratif qui doit tre assist du service demandeur. Ce dernier matrialise le contrle ainsi effectu par la mention certifi service fait appose sur la facture. Aucune prestation de service ne doit tre accepte comme termine tant que lexcution nest pas conforme aux caractristiques requises.

IV.2. Prestation de service caractre continu IV.2.1. Dfinition : Une prestation de service caractre continu est celle qui est demande un fournisseur pendant une priode de temps bien dtermine, sans discontinuer et dont le paiement est effectu intervalle rgulier. Exemple : location dimmobilisation eau et lectricit tlphone.

IV.2.2. Procdures suivre : IV.2.2.1. Consultation de prix : Les consultations de prix auprs des diffrents fournisseurs peuvent tre effectues partir de ngociation directe avec ces fournisseurs. Autant que possible, cette ngociation doit tre effectue avec trois fournisseurs au moins et dboucher au choix de loffre le moins disant avec les qualits les meilleures. Les prestations offertes par un fournisseur en situation de monopole ou celles dispenses par des services publics peuvent ne pas faire lobjet de cette comparaison de prix. Toutefois, les motifs y affrents doivent figurer explicitement dans le RCP. IV.2.2.2. Commande / contrat : La confirmation de la commande doit tre matrialise par la signature dun contrat. Le service passation des marchs de la DG ou le SAF de la DIR est responsable de ltablissement du contrat ou de la vrification des termes de celui-ci si le fournisseur se charge de son tablissement. Le contrat peut tre remplac par des formulaires pr-tablis par les fournisseurs le cas chant.

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IV.2.2.3. Autorisation de dpenses : Signature du contrat : tout contrat de location dimmobilisation doit tre sign uniquement par le Directeur Gnral ; les contrats dabonnement en eau et lectricit, tlphone et fax ou autres sont signs par les Directeurs Inter Rgionaux et le Directeur Gnral respectivement au niveau Direction inter rgionale et Direction Gnrale.

IV.3. Prestations pour la formation du personnel du FID : IV.3.1. Dfinition : La prestation pour formation du personnel du FID consiste dispenser des cours lintention de ceux-ci suivant des Termes de Rfrence TDR bien prcis. Les TDR dcoulent des besoins identifis lors des notations ou formellement exprims par ceux qui en ont besoin dans le cadre dexcution de leurs tches. IV.3.2. Approbation des TDR et autorisation de dpense : lapprobation des TDR pour la formation du personnel incombe au DG ; Le DG uniquement peut donner autorisation pour engager des dpenses en matire de formation ;

IV.3.3. Excution de la prestation : Il y a trois modes dexcution de la formation. IV.3.3.1. Auprs dune institution spcialise : Procdures suivre : consultation et / ou ngociation avec toutes les institutions susceptibles de fournir les prestations conformment aux exigences des TDR ; choix de linstitution qui permet de minimiser les cots de la formation parmi celles qui peuvent satisfaire au maximum les TDR. Le cot de la formation inclut le prix des prestations et les frais (dplacements et autres) occasionns par cette formation ; Inscription des participants auprs de linstitution et mission dune lettre de prise en charge par le FID ; Excution de la prestation ; Facturation directe au nom du FID du prix de la prestation.

Cas des formations lextrieur : Les formations lextrieur doivent avoir lavis de NO de lIDA pour : les TDR ; le choix des institutions ; la prise en charge et les catgories de dpenses prises en charge par le FID. IV.3.3.2. Cabinet spcialis : les TDR doivent avoir lavis de NO de lIDA le recrutement du cabinet doit tre conforme aux DIRECTIVES DE LIDA POUR LE RECRUTEMENT DE CONSULTANTS, dition mai 2004, version mise jour janvier 2006, et comporter les phases suivantes :

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. Appel manifestation dintrt dfinition des TDR ; tablissement dun short list de six cabinets si possible ; envoi lettre dinvitation (document type de la Banque Mondiale) ; dpouillement des offres techniques ; valuation et notation des offres techniques ; classement suivant la notation technique avec note liminatoire ; ouverture de loffre financire du premier class : si offre financire ne dpasse pas enveloppe budgtaire prvue : attribution ce cabinet ; signature contrat et excution de la prestation.

IV.3.3.3. Individu : utilis uniquement si la personne a la spcialisation ncessaire pour satisfaire aux exigences des TDR : comptences reconnues ; contrat tablir avec le contrat type fourni par lIDA.

IV.4. Prestation de service pour assistance technique : Le recrutement du cabinet doit tre conforme aux DIRECTIVES DE LIDA POUR LE RECRUTEMENT DE CONSULTANTS, dition mai 2004, version mise jour janvier 2006. Les TDR de lassistant technique doit avoir lavis de NO de lIDA. Son recrutement doit rpondre aux trois critres suivants : - domaine de spcialisation reconnu et satisfaisant les TDR ; - titre individuel ; - condition contractuelle suivant document type de la Banque Mondiale. V PRESTATIONS INTERNES V.1. Missions : Fixation des taux dindemnit : Les montants des indemnits de mission sont fixs par note de service. Tout changement doit tre notifi par voie de note de service mise par le Directeur Gnral Budget : Les indemnits de mission payes doivent rentrer dans le cadre dune rubrique du budget mission. Ordre de mission : Les ordres de mission sont des imprims pr numrots en 3 exemplaires et stocks au niveau de la DAF de la Direction Gnrale Les DR (Directions Rgionales) demandent les imprims dont ils ont besoin la DG, la DAF ayant la charge de faire le suivi des numros des imprims utiliss par chaque Direction. Le missionnaire garde le 2e exemplaire, loriginal et le 3e exemplaire sont gards par le SAF pour pices justificatives. A chaque dbut de semaine, le missionnaire doit transmettre son programme de Mission de la semaine au SAF/DAF avec les informations : destination, lobjet et la dure de sa mission. Le missionnaire tablit un ordre de mission (voir annexe).

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Lordre de mission ne doit comporter que les tapes prvisionnelles. Lordre de mission est prsent pour signature au Directeur. Paiement indemnit et provisions de mission : La provision de mission est payable en espce sur compte RPI. Lutilisation du compte spcial nintervient quaprs dcompte final : reversement au compte RPI les reliquats, remboursement sur compte spcial du dcompte final. La provision (Per diem, carburant, divers frais) de mission est paye 100 % suivant la procdure de dcaissement. Elle est calcule sur la dure et des itinraires prvisionnels de la mission. LOrdre de mission OM et le dcompte de provision pour mission approuvs par les suprieurs hirarchiques servent de pices justificatives PJ au dcaissement. Au retour de la mission, le missionnaire Transmet au DAF (DG)/SAF (DIR) son rapport de mission par rapport aux prvisions : - sites visits - dtails des dpenses relles (carburant, location, per diem, transport) avec les PJ ncessaires. Le rapport de mission muni des pices dcrites supra est prsenter auprs du DAF (DG)/SAF (DIR) au plus tard 5 jours aprs le retour de mission. Pass ce dlai, le montant octroy constituant des provisions non justifies est retenir sur le salaire ou honoraire de lintress. Le remboursement ne peut tre effectu quaprs rgularisation de la situation par le missionnaire. Le dcompte dfinitif est tablir par les missionnaires et viss par le suprieur hirarchique et le CSAF (voir annexe). Le rglement du solde payer sur lOM est effectu suivant la procdure de dcaissement, le dcompte approuv par le suprieur hirarchique servant de PJ. V.2. Dplacement : V.2.1. Par les moyens du FID : Voir partie gestion des matriels V.2.2. Par des moyens extrieurs : Prestation de services extrieurs matrialise par un titre de transport. VI PROJETS Du point de vue des sous projets, le FID assume concomitamment deux rles : un rle de bailleur de fonds et ventuellement un rle de Matre douvrage dlgu. Pour ce faire, il assure, ralise ou contrle les diffrentes phases des projets qui sont : Prparation / slection : identification ; valuation ; classement par priorit ; approbation.

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Ralisation : consultation de matre duvre (ou autres oprateurs) ; tudes ; appel doffre attribution du march travaux ; ralisation suivi ; rglement des factures.

Evaluation : valuation posteriori.

Valorisation (ventuellement). Le prsent chapitre traite la phase Ralisation , celles des autres phases tant traites par ailleurs. VI.1 PROTECTION SOCIALE Le FID verse les fonds en deux ou trois tranches directement au compte bancaire des associations (AGEX), conformment lchancier de dblocage inscrit dans la convention de financement passe entre le FID et les Agences dexcution. Le service technique du FID, aprs signature de la convention, vrification et suivi de chaque tape de ralisation dtaille dans le rapport intermdiaire et le rapport final certifie les services faits et le SAF procde au paiement correspondant et conserve les pices justificatives y affrentes. Ci-aprs le processus de paiement ainsi que les pices justificatives VI.2. SOUS PROJETS COMMUNAUTAIRES VI.2.1. Sous projets Communautaires raliss par les bnficiaires : Le FID verse les fonds en une ou plusieurs tranches directement au compte bancaire de l'association des bnficiaires, conformment l'chancier de paiements inclus dans la convention de financement passe entre le FID d'une part, et l'association des bnficiaires d'autre part, aprs contrle par les services techniques du FID de la ralisation des tches prvues. Le Service Administratif et Financier du FID enregistre ces paiements dans la comptabilit du projet et conserve les pices justificatives y affrentes (demande de dblocage, ordres de virement signs). VI.2.2. Sous projets communautaires pour lesquels le FID est Matre douvrage dlgu : Le FID paie directement les bureaux dtudes, les MPE du BTP (paiement des acomptes sur tats des travaux dresss par le matre duvre et paiement du dcompte dfinitif de travaux) et les fournisseurs. Les modalits de paiement sont dtailles dans les contrats, qui constituent la rfrence lmentaire de comptabilisation des engagements et des dcaissements. Ds la signature d'un march de travaux, par exemple, le Service Administratif et Financier ouvre une fiche-march et enregistre un engagement gal au montant de ce march. La date et le montant de chaque rglement sont enregistrs au fur et mesure dans la fiche march; tout moment la part engage non dcaisse est la diffrence entre l'engagement initial et la somme des rglements dj effectus. Aprs dcompte, un attachement portant lentte du bureau dtudes (BE), Matre duvre, et certifi par lentreprise est tabli. Lattachement prcise le montant, la priode des travaux effectus, le montant de la dduction ventuelle au titre de l'avance de dmarrage, et le total payer ainsi que la rfrence de la (ou des) situations(s) de travaux justificatives. Lentreprise tablit sa facture sur la base de lattachement. Les ingnieurs du FID vrifient lattachement et les situations de travaux annexes. Ils certifient le service fait, puis transmettent le dossier au Service Financier et Comptable, qui contrle la compatibilit du dcompte avec le reliquat engag non dcaiss qui figure sur la fiche march et ordonne le rglement. Sauf cas de rejet justifi, le dlai total entre la rception du dcompte et de la facture par le FID et le paiement l'entreprise (ou l'envoi de l'ordre de virement la banque) ne doit pas excder trente jours calendaires. L'ordonnancement du paiement comporte la prparation des chques ou ordres de virement et linscription du rglement dans la fiche march. Une photocopie du chque ou de l'ordre de virement sign est annexe

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lattachement avant classement de celui-ci parmi les pices comptables justificatives conserves par le FID la disposition des rviseurs comptables. A la rception dfinitive des ouvrages, il est procd la libration de la retenue de garantie ou du solde de cette retenue aprs excution des travaux ncessaires la leve des rserves ventuelles prononces lors de la rception provisoire. Le march est donc cltur, et le reliquat ventuel dsengag. VI.2.3. Prestation des partenaires relais et bureau dtudes: Le FID paie directement aux prestataires (ONG, BE, consultants individuels) le cot des prestations. Le recrutement des prestataires se fait conformment aux Directives pour lemploi de consultants. VI.3 REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE Le FID peut procder en utilisant la mthode MOD (se rfrer 6.2.2) ou ralisation par les bnficiaires (se rfrer 6.2.1. Le service administratif et financier travaillera troitement avec le service technique pour la ralisation de ces tches. VI.4. Suivi des ralisations : La finalit consiste en la matrise de la trilogie : cot / qualit / dlai. Du point de vue des sous projets FID, deux types de suivi sont considrer : suivi direct lendroit de ses partenaires ; suivi indirect (le suivi direct tant, ce niveau, EXERCE PAR SES PARTENAIRES)

VI.5. Rglement des factures ou honoraires : Pour chaque type de contrat ou de convention passe par le FID avec les divers partenaires, les chanciers et les modalits de paiement ainsi que ses modalits sont ncessairement et clairement dfinis dans le ou la convention mme. Les procdures de paiement dcrites ci-aprs sont mises en uvre pour ces diffrents partenaires. Sur toutes les factures ou demande dblocage objet de paiement, les lments ci-aprs doivent tre mentionns: NOM DU TITULAIRE (Travaux Prestation) N CONTRAT OU CONVENTION MONTANT DE LA TAXE MONTANT DU CONTRAT / CONVENTION TTC MONTANT AVENANT TTC OBJET DU CONTRAT N ET INTITULE DU COMPTE BANCAIRE Dlai dexcution Date dbut de travaux Date fin de travaux CACHET : BON A PAYER ORIGINAL SAISIE CERTIFIE SERVICE FAIT PAYE PAR .. . SIGNATURE : Directeur Inter rgional et Chef de service Administratif et Financier pour BON A PAYER, personnel technique pour certification service fait, bnficiaire (Titulaire de lentreprise, Bureau dtude, prsident de lassociation..). En cas de dcalage du dlai contractuel avec le dlai rel, une note explicative doit tre jointe aux pices justificatives (Rapport BE, rapport responsable du sous projet). La date dtablissement des factures ne doit pas tre prise en compte dans le calcul des carts (dlai de paiement des factures). Au lieu de date dtablissement, il faut considrer la date de rception.

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VI.5.1 PROTECTION SOCIALE : a. Modalit de paiement :1e dblocage 95% - 2e dblocage : 5% * 1e dblocage : 95% - Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature - dlai dexcution. * 2e dblocage : 5% - Demande de dblocage mentionnant la date de notification - date OS- date de signature- dlai dexcution. - Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR. b. Modalit de paiement : 1e Dblocage : 50% - 2e dblocage : 45% - 3e dblocage : 5% * 1e dblocage : 50% - Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature- dlai dexcution. * 2e dblocage : 45% - Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature - dlai dexcution. - Lettre dapprobation rapport intermdiaire sign par le DIR. *3e dblocage :5% - Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature- dlai dexcution. - Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR NB : Le rapport final doit tre remis au FID, un mois aprs achvement de travaux. Les DIRs sont appeles mettre une lettre de rappel quelques jours avant la date dachvement prvisionnel. VI.5.2. PROJET COMMUNAUTAIRE et REHABILITATION / RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE : a) REALISE PAR LES BENEFICIAIRES : Dans le cadre gnral, le pourcentage de financement est de 30% la signature, 30% la notification, 30% lavancement de travaux dau moins 50% et 10% la rception provisoire. Eventuellement suivant le type du projet et lloignement des sites, des changements de mode paiement pourraient tre envisags, entre autres : *Dblocage en quatre tranches : ** 1er dblocage : Montant Etudes suivant rsultat valuation offres ; ** 2e dblocage : 50% travaux TTC + Montant contrle et surveillance ; ** 3e dblocage : 40% travaux TCC ; ** dernire tranche : Solde de la convention aprs avenant sur les 3 dblocages prcdents + frais bancaires. * Dblocage en deux tranches : pour les conventions infrieures 30 millions dAriary ** 1re tranche : 80% TTC la signature du contrat ** dernire tranche : solde de la convention aprs avenant sur le dblocage prcdent + frais bancaire : Ci-aprs les pices justificatives de paiement : ** 1er dblocage : Montant Etudes suivant rsultat valuation offres : - Demande de dblocage mentionnant la date de signature

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- Copie bordereau de versement du fonds dentretien et des apports bnficiaires pour le cas de projet communautaire qui lexige. - Lettre dapprobation MPP - Copie rsultat offres ** 2e dblocage : 50% travaux TTC + Montant contrle et surveillance : - Demande de dblocage mentionnant la date de signature - Copie notification et OS Entreprise titulaire des travaux - Copie pice justificative de versement de la CBE ** 3e dblocage :40% travaux TCC : - Demande de dblocage mentionnant la date de signature - Copie notification et OS entreprise titulaire des travaux - Copie pice justificative de versement de la CBE ** AVENANT : - Demande de dblocage mentionnant la date de signature - Rapport de synthse de mission de suivi financier et technique (systmatique avant le dblocage de la 3me tranche). Ce rapport doit mentionner en particulier lavancement des travaux au moins 50% et la ralisation des apports bnficiaires (50%). Deux personnes au sein de la cellule seraient dsignes pour le suivi des oprations financires afin de sassurer que les fonds sont rellement utiliss aux fins prvues. ** dernire tranche : Solde de la convention aprs avenant sur les 3 dblocages prcdents +frais bancaires : - Demande de dblocage mentionnant la date de signature - Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR + PV RP travaux + PV leve des rserves - Certificat de bonne fin des apports bnficiaires Pour les conventions infrieures 30 millions dAriary, les tranches de paiement ainsi que les pices justificatives sont les suivants : ** 1re tranche : 80% TTC la signature du contrat : - Demande de dblocage mentionnant la date de signature - Copie bordereau de versement du fonds dentretien et des apports bnficiaires pour le cas de sous projet communautaire qui lexige. - Lettre dapprobation du MPP - Copie rsultat offres ** AVENANT ** dernire tranche : reste payer BE et MPE TTC + frais bancaire : - Demande de dblocage mentionnant la date de signature - Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR +PV RP travaux +PV leve des rserves - Certificat de bonne fin des apports bnficiaires b) REALISE EN MOD : En plus des lments vrifier mentionn au dbut les NIF-RC-N Statistiques doivent tre mentionns sur toutes les factures b.1. ETUDE CONTROLE ET SURVEILLANCE : ** 15% : APS 15% : APD : - Facture - Lettre dapprobation DAO sign par le DIR

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** 10% DAO: - Facture - Lettre dapprobation DAO sign par le DIR ** 10% Evaluation offre : - Facture - Lettre dapprobation MPE/Direction gnrale/Note explicative par le DIR ** Contrle et surveillance : - Facture au prorata avancement travaux - Copie attachement MPE ** Dernire tranche Contrle et surveillance : - Facture - Copie PV RP travaux - Copie leve de rserves ventuellement ou autre pice justifiant la leve de rserves ** 10% rapport final : - Facture - Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR - Copie PV RD travaux ventuellement b.2. EXECUTION DE TRAVAUX : ** Acompte : - Facture dacompte - Constat contradictoire de linstallation de chantier telle que dcrite dans le cahier de prescription technique - Copie de bordereau de versement CBE/ lettre CBE si besoin est. ** Travaux en cours : - Facture - Dcompte sign par le bureau dtude et le titulaire (en tte bureau dtude) - Attachement (avec priode de ralisation) sign par lentreprise, bureau dtude et approuv par le FID. ** Travaux raliss 100% : - Facture - Dcompte cumul sign par le bureau dtude approuv et certifi par le FID En cas de prolongation de dlai dexcution ou davenant (rvision de prix, travaux supplmentaires) : rapport du bureau dtude en vue dune prise de dcision du CRAM avec lettre de notification - Dcompte final de pnalit - PV de rception provisoire - PV leve des rserves

** Restitution CBE : - Facture ou demande de restitution - Procs verbal de rception provisoire - Procs verbal de leve de rserves approuv par le BE bnficiaire et entreprise - FID si besoin est. ** Restitution retenue de garantie : - Facture ou demande de restitution - Procs verbal de rception dfinitive (la date de RP doit tre mentionne sur ce PV)

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** Avenant : - Facture - Dcompte - Attachement relatifs lavenant - Lettre dapprobation de la Direction gnrale En cas de prolongation de dlai dexcution ou davenant (rvision de prix, travaux supplmentaires) : rapport du bureau dtude en vue dune prise de dcision du CIRAM avec lettre de notification ** Projets clturs ou rsilis : - Facture - Dcomptes finaux - Lettre dapprobation de la direction gnrale - Bilan tehnico-financier approuv par le bureau dtude E/se (facultative en cas de rsiliation) reprsentant FID, PV constat contradictoire sign par le BE-E/se -Huissier ou dfaut Maire reprsentant FID c) PARTENAIRES RELAIS : ** 1re tranche : 10% la signature du contrat + indemnit de formation - Facture 10% des honoraires mentionnant la date de notification -date OS date de signature - dlai dexcution - Facture indemnit de formation des participants ** 2me tranche : 20% (approbation du rapport de phase et approbation du MPP) - Facture mentionnant la date de notification-date OS-date de signature dlai dexcution - Lettre dapprobation du rapport de phase ** 3me tranche : 20% formation cellule - Facture mentionnant la date de notification- date OS -date de signature - dlai dexcution - Lettre dapprobation des rapports de formation ** 4me tranche : 30% (rception provisoire du sous projet) - Facture mentionnant la date de notification date OS -date de signature -dlai dexcution - Lettre dapprobation des rapports * 5me tranche : 20%- Facture mentionnant la date de notification date OS -date de signature dlai dexcution - Lettre dapprobation rapport final Justification indemnit de formation - Etat de paiement marg - fiche de prsence marge - Pice justifiant la restitution du reliquat

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Les diffrents intervenants dans le cadre du processus de paiement : Tche Documents/PJ utiliss ou produits Intervenants

Factures de prestataires (BE exerant dans le cadre de MOD, centre de formation, Association, formateurs) Emission de la demande de dblocage ou facture Contrle et visa Bon payer et Engagement Prparation chque ou ordre de virement Signature chque ou virement Demande de dblocage ou facture Association de bnficiaires / BE ou centre de formation/formateur Responsable du projet FID CSAF/Directeur Inter rgional Comptable DG et DAF ou Directeur Inter Rgional et CSAF

A. En cas de rglement au niveau rgional :

Chque ou ordre de virement

B. En cas de rglement au niveau de la Direction Gnrale: Facture de travaux (en cas de matrise d'ouvrage dlgue par le FID): Etablissement attachement et dcompte Etablissement facture Visa pour contrle Bon payer et engagement Prparation chque ou ordre de virement Signature chque ou virement Facture , dcompte et attachement Matre duvre et Entreprise Entreprise Service Projet DR CSAF/DR Comptable DG et DAF ou Directeur Inter Rgional et CSAF

A. En cas de rglement au niveau rgional :

B. En cas de rglement au niveau de la Direction Gnrale

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VI.6. Rception provisoire des travaux : Il faut noter que le terme Matre de louvrage ou Matre de louvrage dlgu indique le FID ou une Association des bnficiaires reprsente par la cellule de projet, suivant le type de projet concern. Sur la demande de lEntreprise, la prparation et lorganisation de la Rception Provisoire des travaux incombent au matre duvre. Sur proposition du Matre duvre, le Matre de louvrage ou le Matre de louvrage dlgu met et signe le PV de Rception Provisoire et, ventuellement, lattestation de Bonne fin. VI.7. Leve de rserve : Travaux effectuer par lEntreprise titulaire du march. Rception dfinitive, dcompte gnral et dfinitif, main leve des cautions : Un an aprs la Rception provisoire, et aprs des travaux objet de rserves la rception provisoire ou pendant le dlai de garantie par lEntreprise, et la demande cette dernire, le Matre de louvrage, son Matre duvre, lEntreprise et le BENEFICIAIRE procdent la Rception dfinitive des travaux. Sur proposition du Matre duvre, le Matre de louvrage met et signe le PV. Le matre duvre prpare le dcompte final et dfinitif du projet dont lapprobation par toutes les parties vaut clture du contrat. Tous les actes de main leve de caution tablis par le CSAF/FID interviennent ce niveau. VI.8. Transfert de proprit ventuel : Il serait intressant de remettre aux utilisateurs ou leur service technique les plans de recollement des ouvrages. Le PV correspondant peut valoir transfert de proprit dfinitive. VII GESTION DE STOCKS VII.1. Stocks de fournitures, consommables et pices dtaches : Selon la dfinition du PCG 2005, les stocks comprennent les actifs : - dtenus pour tre vendus dans le cours normal de lactivit ; ou - en cours de production pour une telle vente ; - Sous- forme de matire premire ou de fourniture devant tre consomme dans le processus de production ou de prestation de service En consquence, les oprations ci aprs ne concernent pas les articles considrs comme stocks. Toutefois, pour des raisons dordre de contrle et de suivi, les dits articles ntant pas destins la consommation immdiate, les procdures de gestion y affrentes sont traites dans ce chapitre. VII.1.1. Codification des articles : Les articles (fournitures et consommables) utilisation courante sont codifis et font partie du stock . La codification de ces articles en 6 positions alphanumriques suit la structure suivante : 1re position et 2e position : famille 3e position au 6e position : rang

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VII.1.2. Gestion physique et thorique : Gestion physique : Sous la supervision du CSAF (DIR) / CSLA (DG), la gestion physique des stocks de fournitures et consommables est faite par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). La gestion physique concerne les entres et sorties physiques des articles ainsi que le rangement et optimisation du local servant de magasin de stock. Ces mouvements sont systmatiquement enregistrs dans une fiche de stock qui est tenue rgulirement par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). Le stockage physique des fournitures doit tre fait dans un magasin de stockage ou armoires fermes clef. La dtention des clefs et accs aux aires de stockage est rserve uniquement au gestionnaire physique des stocks. Gestion thorique : Sous la supervision du CSAF (DIR) / CSLA (DG), la gestion thorique des stocks est faite par le comptable sur la base des mouvements ( bon de sortie et bon dentre) qui lui sont transmis par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG) Cette gestion thorique est faite partir dun logiciel de gestion de stock appropri, permettant de grer les stocks en quantit et en valeur. Inventaires : Un inventaire physique des fournitures stockes doit tre fait la fin de chaque mois. Cet inventaire est effectu par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG) assist par le comptable. Linventaire doit tre effectu imprativement avant le 31 dcembre de chaque anne et la situation tablie cette date sert de base aux critures comptables de rgularisation de fin dexercice. Fiche dinventaire : Cet inventaire fait lobjet dtablissement dune fiche dinventaire (voir trac en annexe) ne portant pas initialement la situation comptable des stocks. Cette fiche est signe conjointement aprs inventaire physique par ces deux personnes. Cet inventaire est confront avec une situation comptable des stocks pralablement dite par le SAF. Cette confrontation est matrialise sur la fiche dinventaire par le comptable. Toute diffrence entre stock physique et stock thorique doit tre explique. La fiche dinventaire est prsente aux CSAF (DIR) / CSLA (DG) pour visa final avec la situation thorique dfinitive du stock. Linventaire seffectue rgulirement toutes les fins de mois. VII.1.3. Mouvements de stocks : Entres : Les entres en stocks sont enregistres sur la base des BL et Bon dentre (BE) pr-numrots la rception des achats.

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Sorties : Les sorties des stocks sont excutes sur la base de bon de sortie (BS) pr numrot rempli et signe par chaque demandeur. Les BE et BS sont imprims en carnet pr numrots et stocks au niveau de la DAF/DG. Les DRs demandent les carnets dont ils ont besoin la DG, la DAF ayant la charge de faire le suivi des numros de carnets utiliss par chaque direction. Enregistrement des mouvements : Tous les mouvements de stocks sont enregistrs sur des fiches de stocks par articles (voir trac en annexe) et saisis dans le logiciel stock. Les fiches de stocks doivent tre tenus jour en permanence au niveau du secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). Chaque enregistrement de sortie de stock doit tre sign par le demandeur. Dans le cas dune transmission une autre Direction, les rfrences de transmission sont inscrites la place de lmargement. Enregistrement comptable : Les achats de fournitures sont pris en charge en compte gnral selon leur nature et en compte analytique charges rpartir . Les tats de consommation par service servent comme base de saisie au niveau du logiciel de comptabilit gnrale en vu des rpartitions des articles par Direction et par Service et analytique (pour la gestion budgtaire des cots par centre). A la fin de chaque exercice, les rsultats des inventaires effectus sont valoriss et servent de base pour les critures de rgularisation (Charges constates davance). Contrle des consommations : A la fin de chaque mois, le comptable doit sortir un tat de consommation de fournitures pour le mois et par service en qualit et en valeur. Ltat de consommation permettra au CSLA (DG) / CSAF (DIR) dapprcier les consommations par service ou par personne. Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) peut sinformer auprs des divers services sur la confirmation ou les raisons des consommations excessives ou anormales. Les consommations de pices de rechange sont rapprocher aux informations inscrites dans les cahiers de suivi des vhicules. VII.2. Stocks de carburant : VII.2.1. Stock de carburant liquide titre exceptionnel: Ncessit : En cas de ncessit, le stockage de carburant peut tre fait pour faire face aux besoins des services. Constitution stock et stockage : Lachat est effectu soit par des tickets, soit en numraires ou par le biais de carte carburant et fait lobjet de facturation. Le carburant doit tre stock un endroit assez isol et offrant le maximum de scurit contre le risque dincendie.

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Le stockage doit tre fait dans des fts ou containers hermtiquement ferms. Mouvements de stock et suivi : Les entres et sorties en quantit et en valeur seront suivies sur une fiche de stock (voir annexe) par nature de carburant tenu par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). Les entres sont enregistres sur la base des factures dachats de carburant. Les sorties sont enregistres par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). Comptabilisation des consommations : Un tat rcapitulatif des consommations par vhicule est tabli par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). sur la base des consommations relles du mois enregistres sur la fiche de stock. Limputation comptable se fait alors sur la base des montants figurant sur ltat mensuel des consommations vis par le CSLA (DG)/CSAF (DIR). Responsabilit de la gestion du carburant : Le CSLA (DG)/CSAF (DIR). ont la responsabilit de la gestion et de lutilisation bon escient du carburant stock. VII.2.2. Tickets et cartes de carburant : Achats des tickets et cartes : Les tickets de carburant sont achets auprs de oprateurs ptroliers (GALANA, JOVENNA, SHELL) ou des stations services. Lapprovisionnement des cartes ainsi que des tickets carburant se fait mensuellement. Gestion des tickets et cartes : Les tickets et cartes pour vhicules de service sont stocks et grs par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). Les cartes pour les vhicules de fonction sont gres par les Directeurs respectifs. Les entres et sorties des tickets et cartes (service) sont enregistres dans une fiche de mouvements (voir annexe) tenue par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG). La gestion des tickets carburants entrant dans le cadre dune mission hors chef lieu de Province relve de la responsabilit du chef de bord (Personnel du FID). Mouvements de tickets et cartes : Les entres sont enregistres sur la base de la facture dachat (tickets) ou de chargement (carte) suivant le quota dment prcis par note de service du Directeur Gnral. Les sorties sont enregistres sur la base de demande de ticket de carburant et du relev dutilisations imprim par les appareils TPE des stations services. Un contrle ticket par ticket des numros et relev des cartes de vhicules de service est effectu chaque mouvement.

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Situation des tickets en stocks : Un inventaire des carnets doit tre fait Assistant Administratif. mensuellement par le Comptable et le Secrtaire Administratif/

La fiche dinventaire doit tre signe par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG), le CSLA et/ ou le CSFC. Linventaire des carnets en fin dexercice fait avant le 31/12 de chaque anne donne lieu des critures de rgularisation suivant la procdure de comptabilisation. VIII GESTION DES IMMOBILISATIONS : Gnralits : Les immobilisations constituent loutil ncessaire et suffisant lactivit dune structure, lui permettant de raliser les objectifs qui lui sont assigns. Pour les immobilisations dont la valeur est infrieure 300 000 Ar, elles sont comptabilises en charge mais une fiche de suivi extra doit tre tenue. La gestion des immobilisations doit permettre de : assurer un meilleur suivi des activits du Projet, assurer un suivi, contrle et protection rationnelle de lutilisation des biens et quipements, VIII.1. Codification et marquage des immobilisations : Codification : La codification des immobilisations est effectue systmatiquement chaque nouvelle acquisition par le CSAL (DG)/CSAF (DIR) (DG)/secrtaire administratif (DIR). Aprs acquisition, toute immobilisation doit tre tiquete. Le code attribu limmobilisation est inscrit sur une tiquette et colle sur limmobilisation ou directement inscrite sur celle-ci lencre indlbile. La codification des immobilisations en 7 positions alphanumriques suit le principe : 1re et 2e positions : code nature 3me et 4e positions : anne dacquisition 5e au 7e position : Rang

Exemple : Mobilier de bureau acquis en 1993, Code : MB93001. Etiquettage et marquage : Aprs affectation, toute immobilisation doit tre marque. A cet effet, le code attribu est inscrit sur cette immobilisation. VIII.2. Gestion des immobilisations : VIII.2.1. Enregistrement des entres : A la rception des biens sur la base du BL , facture, PV de remise de matriels ; chaque immobilisation doit tre inscrite sur une fiche (ou registre) de dtention (voir annexe). Limmobilisation est enregistre en comptabilit au cot historique la date de livraison ou la date de facturation.

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VIII.2.2. Rpartition et dtention : Rpartition : La rpartition des immobilisations incombe la Direction Gnrale Laffectation des immobilisations attribues chaque Direction, notamment celles qui sont acquises au niveau des DR incombe chaque Direction concerne. Dtention : Chaque immobilisation doit avoir un dtenteur individualis. Le dtenteur de chaque immobilisation est le premier responsable de la bonne tenue de cette immobilisation. Les immobilisations utilises par la Direction sont dtenues par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/Secrtariat Administratif (DIR)en plus de celles qui lui sont affectes. Les immobilisations utilises en commun par toute la direction sont dtenues par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaire Administratif (DIR). Fiche de dtention (voir annexe) : Cette fiche donne la liste des immobilisations mises disposition et sous la responsabilit dun membre du personnel. Elle est tablie en 2 exemplaires et signe par le dtenteur et le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaire Administratif (DIR). : 1ex pour le dtenteur, 1 ex pour le CSAL(DG)/CSAF(DIR). La fiche de dtention, qui peut prendre la forme dun registre, sert : retracer les affectations successives de chaque immobilisation ; identifier clairement le dtenteur dune immobilisation un moment donn pour la dtermination de la dtention de limmobilisation.

Les fiches de dtentions sont tenues le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaire Administratif (DIR). La fiche dtention est mise jour uniquement sur la base de fiche daffectation. VIII.2.3. Inventaires : Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaire Administratif (DIR) de chaque Direction procde linventaire dtaill des immobilisations dtenues par leur Direction au moins une fois par an. Linventaire de fin dexercice est obligatoire et effectuer au plus tard le 31 Dcembre de chaque anne. Cet inventaire fait lobjet dun PV dment sign par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaire Administratif (DIR), le CSLA (DG) / CSAF (DIR) et le DAF (DG) Directeur Inter rgionale (DIR). Au moins, le comptable et chaque dtenteur sont les intervenants pour chaque inventaire. Le comptable et dtenteur apposent la date dinventaire et leur visa respectif sur la fiche sil y a concordance. Cet inventaire est transmis la DAF / DG. La DAF / DG compare les inventaires avec les fiches de dtention et la liste des immobilisations dans la comptabilit.

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En cas de divergence, la DAF / DG avise les Directions concernes pour demander les explications ncessaires sur les carts et prendre les mesures qui simposent. VIII.2.4. Formalits administratives des immobilisations : Pour les immobilisations ncessitant des formalits administratives, les formalits sont effectues par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/Secrtariat Administratif (DIR) de chaque Direction qui limmobilisation a t affecte. Une copie des documents de ces formalits est transmise la DAF / DG pour archivage avec les fiches de dtention avec classement distinct pour chaque immobilisation. VIII.2.5. Sortie des immos : La dcision de mettre au rebut ou sortir une immobilisation incombe uniquement la Direction Gnrale. Cette dcision peut faire suite une demande de la part des DR. Lautorisation de sortie des immobilisations doit tre crite et signe par le DG, et doit mentionner la destination finale de cette immobilisation sa sortie du patrimoine du FID. Cette autorisation est donne conformment aux rglements et pouvoirs confis cet effet au Directeur Gnral VIII.3. Gestion de lutilisation des immobilisations : VIII.3.1. Suivi de lutilisation des matriels : Responsabilit suivi matriels : Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) est le premier responsable du suivi de lutilisation du matriel. Conformment la procdure de dtention des immobilisations, tous les matriels en commun et non affects sont inscrits sur la fiche de dtenteur du CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / CSAF (DIR). Toute utilisation de matriel commun doit faire lobjet dune demande auprs du CSAL (DG) / CSAF (DIR) sauf pour les photocopieurs. Le CSAL (DG) / CSAF (DIR) adresse au Directeur ou au Directeur Gnral la demande, pour autorisation ou refus Toute utilisation de matriel doit tre consigne dans un cahier de suivi. Un cahier de suivi est tabli par matriel et localis en permanence auprs du matriel. Excution suivi : Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) doit effectuer les oprations suivantes pour tous les matriels de la Direction : vrifier la bonne tenue des cahiers de suivi et prendre les mesures appropries en cas de dfaillance dans cette tenue ; contrler lutilisation bon escient du matriel partir des inscriptions du cahier de suivi, vrifier la cohrence des informations, relve et demande explication des ventuels carts dutilisation. VIII.3.2. Suivi des consommations : Consommables : Lutilisation de consommable rentre dans la procdure dentretien et de maintenance des matriels. Toute utilisation de consommable doit tre inscrite dans le cahier historique dans la partie entretien.

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Responsabilit et excution suivi : Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) doit : - prendre toute mesure approprie en cas de consommation anormale de ces consommables ; - suivre la procdure de gestion des stocks pour la gestion des consommables. VIII.4. Entretien des immobilisations : VIII.4.1. Responsabilit et priodicit : Chaque dtenteur est le premier responsable de lentretien des immobilisations sa disposition. Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) doit veiller ce que tous les matriels soient maintenus dans de bonnes conditions dentretien et de maintenance. Chaque matriel doit subir un entretien priodique suivant un intervalle dutilisation. Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) fixe les intervalles dentretien en veillant au respect des exigences spcifies par le fournisseur ou dfaut en prenant soin de prendre lavis dun spcialiste. Les demandes dentretien sont dposes auprs du CSLA (DG) / CSAF (DIR) (voir annexe). VIII.4.2. Excution de lentretien : En cas de besoin, toute demande de consommable est faite auprs du CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/Secrtaire Administratif (DIR). Lentretien des matriels est effectu par lune des modalits suivantes : - par contrat de maintenance auprs du fournisseur ; - par contrat auprs dun spcialiste reconnu. Lexcution des entretiens est faite conformment la procdure des achats, sur le plan financier. Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) doit : - vrifier la bonne excution des exigences dentretien ; - prendre les mesures ncessaires pour faire excuter convenablement les oprations dentretien. VIII.5. Rparation des immobilisations : Pannes : Chaque utilisateur qui constate une panne ou dfaillance dun matriel doit le signaler au CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR). . Accidents : Tout accident survenu par la suite de lutilisation dun matriel doit tre signal au CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) et faire lobjet dexplication auprs du Directeur avec copie la Direction Gnrale. Tout accident survenu doit faire lobjet de PV de constatation et de dclaration auprs de la compagnie dassurances ou toute autre instance approprie si besoin est.

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Responsabilit et suivi rparation : Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ SAF (DIR)a la charge de la rparation des pannes ou accidents signals. Les accidents ne peuvent tre rpars avant que lexplication fournie ne soit approuve par le Directeur ou le Directeur Gnral, si la rparation ncessite lintervention de la DG. Les pannes doivent toujours tre rpares si lenveloppe budgtaire de chaque Direction le permet : soit par les techniciens du fournisseur du matriel, notamment si le matriel est sous contrat ; soit par un spcialiste reconnu.

La rception de bonne excution des rparations est effectue par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ SAF (DIR) qui peut se faire assister de lutilisateur ayant constat la panne. Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) tablit mensuellement le suivi statistique de rparation et dentretien des matriels. Lexcution financire des rparations est faite conformment la procdure des achats. VIII.6. Cas particuliers : Matriel roulant : Lutilisation des vhicules est rgie par le cahier de charges tabli en annexe. Lutilisation titre priv des vhicules de service requiert une autorisation pralable du Directeur Gnral Consommation en carburant et lubrifiant : Les carburants et lubrifiants sont utiliss, soit partir de stock physique, soit par achats effectus partir des tickets, soit par cartes prpayes. La gestion des stocks de carburant est effectue conformment la procdure de gestion des stocks. Les carburants, lubrifiants ou tickets remis sont enregistrs dans le carnet de bord de chaque vhicule. Responsabilit et excution du suivi de la consommation : Le CSAL (DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) doivent : vrifier hebdomadairement lutilisation et la consommation de carburant de chaque vhicule, ainsi que pour les lubrifiants ; tablir mensuellement les statistiques de consommation par vhicules ; prendre les mesures ncessaires afin dviter toute surconsommation.

Entretien : Les entretiens des vhicules seront effectus : par les chauffeurs pour les petites oprations dentretien ; aux stations services pour le vidange et le graissage ; chez les concessionnaires pour les oprations particulires ncessitant lintervention de spcialiste ou chez un garage agr.

Tlphone et fax : Toute communication par tlphone ou fax est enregistre dans les cahiers de suivi de tlphone (voir trac en annexe).

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Lenregistrement des motifs nest pas ncessaire pour les communications en ville. Demande de communication : Toute communication en province, sauf les communications entre les Directions du FID, doit avoir lautorisation du Directeur ou du DAF. Toute communication lextrieur de Madagascar doit avoir lautorisation du Directeur ou du DAF. Cette autorisation est faite sur la demande de communication tablie par le demandeur (voir annexe). Les demandes dautorisations dment signes sont classes dans un classeur particulier. Suivi : Pour le suivi des communications, le standardiste (DG) / secrtaire administratif (DIR) doit tenir un cahier de suivi de communication et effectuera mensuellement le rapprochement entre le cahier de suivi et les relevs de communication transmis par les oprateurs. Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) doit, mensuellement : vrifier la bonne tenue des cahiers de communication ; vrifier la concordance entre les communications inscrites et les autorisations reues ; vrifier la cohrence entre les communications inscrites et les relevs de communications transmises par les PTT ; relever et demander des explications sur toute ventuelle discordance entre ces documents. Analyser lvolution de dpenses en communication et proposer en consquence les mesures appropries

Matriels informatiques : Le Responsable de suivi valuation est responsable de suivi des entretiens des matriels informatiques. IX GESTION DE TRESORERIE: IX.1. Dcaissements : IX.1.1. Pices justificatives des dcaissements : Objet : Tout dcaissement doit tre justifi par une pice en bonne et due forme, signe et date. Tout dcaissement faisant suite un achat doit faire lobjet dune facture. Les dcaissements pour dautres objets doivent tre justifis par une demande de paiement et / ou dcompte dment sign par les Responsables. Forme : Les pices justificatives des dcaissements doivent faire apparatre clairement le montant payer. Les factures doivent tre tablies en 4ex et accompagnes : du BC correspondant ; du BL ou Bon dexcution ; de tout autre document attestant lachat ; de lattachement y affrent, si le paiement rentre dans le cadre des projets.

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Dans le cas des projets communautaires, ou des ONG, la facture est remplace obligatoirement par une demande de paiement en bonne et due forme. IX.1.3. Vrification des PJ et visas : Chaque pice justificative pour un dcaissement doit faire lobjet de vrifications suivantes de la part du comptable (ou de la caissire) : ralit de la dpense : existence BC ou ordre dachat ; exhaustivit et conformit de la dpense, conformit aux livraisons effectues : dans le cadre des projets, celles-ci seront matrialises par le visa des responsables du service technique ou de relations avec les communauts, directeur rgional ; - Exactitude : vrification arithmtique. Le CSFC (DG) / CSAF(DIR) doit apposer son BON A PAYER sur toute pice justificative avant tout dcaissement. IX.1.4. Paiement par caisse : Montant payable : A lexception des indemnits de mission, le montant maximum payable par caisse est de 50 000 Ar. Pices de dcaissement : Principe gnral : Tout dboursement doit faire lobjet dune pice de dcaissement (voir annexe). Les dpenses de natures diffrentes doivent faire lobjet de pices de dcaissement diffrentes. Afin de limiter les nombres de pices de dcaissement, lannexe de pices de dcaissement est utilise pour les dpenses rptitives (voir annexe). A la fin dune priode, cette annexe sera totalis et fait lobjet dune pice de dcaissement unique. A la fin de chaque semaine, le dtenteur de la caisse transmet les pices de dcaissement tablies dans la semaine. Etablissement et visa : Les Pices de Dcaissement sont tablies suivant les procdures suivantes : le demandeur prsente la demande de paiement dment vise par le suprieur hirarchique la caisse ; le dtenteur de la caisse tablit une pice de dcaissement en 2ex, remplit le montant prvu et fait viser la pice de dcaissement. par le CSFC (DG) / CSAF (DIR) aprs signature du demandeur (le cas chant, le visa du CSAL (DG)/CSAF (DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) sera appos sur lannexe) ; Le dtenteur de la caisse dbourse le montant prvu ou, le cas chant, le montant rel de la dpense ; Aprs excution de lachat, le demandeur remet la pice justificative au caissier pour enregistrement du montant rel, avec les appoints ventuels ; Le dtenteur de la caisse inscrit le montant rel, appose son visa sur la pice dcaissement et rgle la totalit de la dpense au besoin. -

Le dtenteur de la caisse enregistre le montant rel dans le brouillard de caisse.

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Enregistrement comptable : A la fin de chaque semaine, le dtenteur de la caisse transmet les pices de dcaissement tablies dans la semaine au comptable avec transmission sur un cahier prvu cet effet. Le comptable procde limputation et la saisie des pices de dcaissement transmises suivant la procdure de comptabilisation. IX.1.5. Paiement par chque : Pouvoir de signature des chques : - En principe, le DG est le seul habilit signer les chques du FID ; - Mais il peut dlguer ce pouvoir en donnant mandat conjointement et solidairement aux DR et CSAF de chaque DIR pour signer les chques et faire fonctionner les comptes courants ouverts pour le fonctionnement de ces DR ; - Cette dlgation nannule ni son pouvoir de signature sur ces comptes ni sa responsabilit sur lutilisation de ces comptes ; - Le DAF et le DG sont des signataires conjoints des chques de la Direction Gnrale. Utilisation des chquiers : Les chquiers doivent tre rangs par le CSFC (DG) / CSAF (DIR) dans un tiroir ou armoire ferm clef. Tout paiement des factures relatives aux sous-projets et tout paiement des factures de fonctionnement suprieur 2 000 000 Ar, se font obligatoirement par virement bancaire. Etablissement chques : Le comptable : - rassemble les pices et demandes de paiement payer pour la semaine, notamment ceux contenus dans le classeur A PAYER , - en fait la vrification, - demande le chquier au CSFC (DG) / CSAF (DIR), - tablit les chques qui doivent tre imprativement barrs sur la base des pices, - prsente les pices et les chques au CSFC (DG) / CSAF (DIR) pour visa et BON A PAYER. Le CSFC (DG) / CSAF (DIR) : vrifie la cohrence des pices prsentes ; vrifie la conformit des pices et des chques ; appose son BON A PAYER sur les pices (DAF /DG et CSAF / DIR). Signature chques : Aprs son visa, le DAF (DG) / CSAF (DIR) signe les chquiers sil est lun des signataires obligatoires. Le comptable : prsente les chquiers pour signature au Directeur accompagns des PJ. Envoi des chques : Le comptable :

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- prpare les reus (voir annexe) et fait transmettre les chques par le coursier en lui remettant les reus pour signature des bnficiaires ; - rassemble et joint les reus aux pices aprs signature par les bnficiaires. Enregistrement : Le Comptable / Assistant Administratif/Secrtaire Administratif : inscrit le paiement dans le cahier de suivi des BC ; acquitte le PJ en apposant la mention PAYER PAR CH N. ; procde limputation, la saisie et au classement des pices suivant la procdure de comptabilisation. Achat au comptant : En cas dachat au comptant, le BC, remplace la facture en guise de PJ. Le paiement sera tout de suite inscrit dans le registre de suivi des BC. La facture correspondante y sera jointe avant comptabilisation et classement. IX.1.6. Paiement par virement : La procdure suivre est la mme que pour le paiement par chque. Lordre de virement remplace le chque. Les bnficiaires sont informs par lavis de paiement dit automatiquement par logiciel comptable Dans le cadre de lutilisation du compte spcial en USD, les bordereaux de rglement sont assimils aux ordres de virement quant au circuit dtablissement. IX.2. Recettes : IX.2.1. Caisse : IX.2.1.1. Tenue de la caisse : Responsabilit : La caisse doit tre tenue par le Financier pour la DG et le Secrtaire administratif pour la DR. Le CSFC (DG) / CSAF (DIR) est responsable de la bonne tenue de la caisse. Tenue physique de la caisse : Le dtenteur de caisse doit disposer dune caissette ferme clef dont lui seul doit en avoir possession. A chaque fin de journe, cette caissette doit tre remise dans un armoire ou tiroir ferm clef dans le bureau du CSFC (DG) / CSAF (DIR). Enregistrement et contrle de caisse : Le dtenteur de caisse enregistre tous les mouvements de caisse dans un brouillard de caisse tenue jour en permanence. Le CSFC (DG) / CSAF (DIR) fait procder un arrt de caisse priodiquement et au moins chaque fin de semaine. Cet arrt de caisse est suivi dun billetage et fait lobjet dun PV sign par lui-mme et le dtenteur de caisse. Cet arrt de caisse peut tre fait inopinment.

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A chaque fin de semaine, aprs comptabilisation de toutes les pices de caisse, le comptable fait le rapprochement entre le solde du grand livre de caisse et du brouillard de caisse, dtecte et explique les ventuelles diffrences. IX.2.1.2. Approvisionnement caisse : Plafond de caisse : En principe, le montant moyen de caisse ne doit pas dpasser 400 000 Ar pour la DG et 300 000 pour chaque DIR. Demande dapprovisionnement : Chaque approvisionnement de caisse doit faire lobjet dune demande de reconstitution de caisse (voir annexe). La demande dapprovisionnement caisse est tablie au cas o le solde en caisse ne permet plus de faire face des dpenses prvues. Contenu demande dappro caisse : La demande dapprovisionnement caisse comprend : signe par le caissier et vis par le CSFC (DG) / CSAF (DIR)

- la rcapitulation par nature des dpenses effectues depuis le dernier approvisionnement caisse, - les prvisions par nature des dpenses pour la priode dont lapprovisionnement est demand aprs informations auprs du comptable si besoin, - le solde en caisse au moment de la demande, - le montant de lapprovisionnement demand. Visa et excution demande : La demande est prsente au CSFC (DG) / CSAF (DIR) pour visa. Celui-ci vrifie la demande, y appose son visa et la transmet au comptable pour tablissement du chque suivant la procdure de dcaissement par chque. Le chque pour approvisionnement caisse est tabli au nom du CSFC (DG) / CSAF (DIR) ou du comptable qui soccupe de lapprovisionnement en banque aprs signature du chque par le Directeur. Recette : Le montant en espces de lapprovisionnement demand est remis par le CSFC (DG) / CSAF (DIR) ou le comptable au caissier qui tablit une pice de recette sur la base du montant remis. (voir annexe). La pice de recette est prsente au CSFC (DG) / CSAF (DIR) pour signature et transmise au comptable chaque fin de semaine en mme temps que les pices de dcaissement. IX.2.2. Banque : IX.2.2.1. Compte Direction Rgionale : IX.2.2.2.1. Compte spcial : A) OUVERTURE DES SOUS COMPTES SPECIAUX : A.1 Signataire des comptes : Le Directeur Gnral du FID donnera pouvoir au Directeur Inter Rgional et au Chef de Service Administratif et Financier de chaque Direction pour signer les bordereaux de paiement par signature conjointe et solidaire.

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La Direction Gnrale du FID sera responsable de la vrification des signatures autorises dans le cadre des rapprovisionnements effectuer au niveau du Compte Spcial Central. A.2 Dtermination du dpt initial et ouverture des comptes : La Direction Administrative et Financire procdera au virement des dpts initiaux en Ariary par le dpt du Compte Spcial Central B) UTILISATION DES SOUS COMPTES SPECIAUX : Les sous comptes spciaux financeront uniquement des dpenses ligibles aux termes de lAccord de Financement suivant les catgories de dpenses autorises et les pourcentages spcifis. Les procdures de mise en paiement par les sous comptes spciaux seront celles dcrites dans le Manuel de Procdures, tant pour les sous projets que les autres catgories. De ce fait, une dpense sera justifie pour tre ligible au paiement par un sous compte spcial sans avoir eu toutes les approbations et visa prvus par le Manuel de Procdures. Tous les ordres de paiement, et plus gnralement, tous les documents relatifs aux sous comptes spciaux sont signs par les Directeurs Inter Rgionaux et les Chefs de Service Administratif et Financier. Les originaux de ces documents serviront pour le rapprovisionnement auprs de la Direction Gnrale. Les copies seront classes au niveau des Directions Inter Rgionales au titre des pices comptables. Les ordres de virement doivent tre numrots squentiellement et tablis en trois exemplaires dont 2 pour la Banque et 1 pour classement chronologique. Les extraits de comptes reus de la Banque doivent tre libells en Ariary. Le suivi des sous comptes spciaux est fait en Ariary notamment pour fin de rapprochement bancaire, et sera fait sur la base des avis de dbit reus de la Banque. Les sous comptes spciaux au niveau des DIR ne peuvent financer que des dpenses infrieures au quart du montant plafond du sous compte spcial allou la Direction Inter Rgionale. Au-del de ce montant, les dpenses doivent tre effectues par le compte spcial central au niveau de la Direction Gnrale. De plus, les sous comptes spciaux ne peuvent en aucun cas tre utiliss pour des paiements aux bnficiaires en devises, ces derniers tant rservs uniquement aux transactions internationales, ce qui doit relever uniquement de la Direction Gnrale. Les sous comptes spciaux ne peuvent en aucun cas pr financer des dpenses qui seront finances par les fonds de contrepartie du Compte de projet en Ariary. La comptabilisation des mouvements des sous comptes spciaux se fera en Ariary. C) REAPPROVISIONNEMENT DES SOUS COMPTES SPECIAUX : Les sous comptes spciaux doivent tre approvisionns au moins mensuellement ou le solde en banque ne permet plus de faire face au dcaissement prvu. Toutes les dpenses figurant aux extraits de compte de la priode considre doivent tre rapprovisionnes. Les dpenses seront inscrites dans les formulaires appropris avec mention des numros de BR et rfrence des extraits de compte. Les formulaires sont signs par les Directeurs Inter Rgionaux et les Chefs de Service Financier et Comptable.

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Les formulaires sont tablis par catgorie de dpenses. Tous les formulaires sont ensuite rcapituls sur un formulaire de rapprovisionnement (rcapitulation gnrale sign par les Directeurs Inter Rgionaux. Il est tabli un tat de rapprochement (justificatif) du sous compte spcial qui sera joint la demande de rapprovisionnement en mme temps que les extraits de comptes relatifs aux dpenses demandes. Les demandes de rapprovisionnement sont transmises la Direction Administrative et Financire de la Direction Gnrale avec toutes les pices justificatives originales y affrentes. D) ATTRIBUTIONS DE LA DIRECTION GENERALE : Pour le rapprovisionnement de sous comptes spciaux, la Direction Administrative et Financire de la Direction Gnrale : reoit les demandes de rapprovisionnement ; vrifie la conformit des dpenses aux termes de lAccord de Crdit et du Manuel de Procdures ; effectue le rapprovisionnement des dpenses conformes.

Le dlai entre la rception dune demande et lenvoi de lordre de virement pour le rapprovisionnement dun sous compte ne doit pas dpasser une semaine sauf sil y a une explication demander aux DIR . Pour la gestion du compte spcial central les points suivants sont ajouter aux procdures habituelles : les rapprovisionnements des sous comptes spciaux apparatront dans les formulaires de rapprovisionnement avec le libell Rapprovisionnement du Compte Spcial Direction Inter Rgionale sans dtailler les dpenses si ce nest pas ncessit des formulaires par catgorie ; les soldes des avances des sous comptes spciaux non utiliss un moment donn apparatront dans le rubrique Rapprovisionnement non demand dans ltat de rapprochement du compte spcial.

E) DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT DES SOUS COMPTES SPECIAUX : 1. Actions faire : Pointage sur relev des Bordereaux de Rglements (BR) rapprovisionner : toutes les dpenses figurant aux extraits de compte de la priode considres doivent tre rapprovisionnes Rconciliation bancaire (justification de lutilisation du dpt initial) Etablissement de formulaire rcapitulant la liste des BR par catgorie de dpenses Edition des tats de dpenses sur TOMWIN Rassemblement des pices justificatives suivant tats de dpenses 2. Liste des documents envoyer : Demande Rconciliation bancaire Relev bancaire Formulaire (Etat World Bank) Copie Ordre de virement et BR avec cachet et date de rception banque primaire Etat des dpenses Factures ou demandes de dblocage (avec fiche dimputation) et autres pices justificatives ncessaires. IX.2.2.1. Compte Tampon: Chaque DIR dispose dun compte tampon libell en Ariary dont le plafond est dtermin sur base de planning de dcaissement. Ce compte est utilis pour financer les dpenses prvisionnelles ligibles aux termes de laccord de financement telles que provisions indemnits de mission, avances et paiement par chque des

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dpenses de fonctionnement. Les dpenses avances par le compte tampon seront rembourses hebdomadairement par le compte spcial avec les pices justificatives relles. Echance de rapprovisionnement : Les comptes des DIR sont rapprovisionns toutes les semaines. Toutefois, le rapprovisionnement pourrait se faire dans le cas suivants : - lorsque les prvisions de dpenses sont telles que le solde de compte ne permet plus dy faire face durant la priode de rapprovisionnement ; - lorsque le solde du compte atteint le tiers du solde de lapprovisionnement initial ; - hebdomadairement. Demande de rapprovisionnement : Le rapprovisionnement est effectu sur la base dune demande de rapprovisionnement tablie par le CSAF et sign par le DR, mentionnant : - le montant du rapprovisionnement demand, - le dtail de ce montant demand reprsent par des dpenses dont les pices justificatives sont disponibles et compltes, - Copie de relev bancaire du compte tampon avec ltat de rapprochement Les pices justificatives des demandes de rapprovisionnement sont transmises en mme temps que la demande. Ces PJ doivent tre compltes et tre des originaux. Vrification et excution de la demande : A rception de la demande et des PJ, le comptable de la DG. - vrifie la conformit de la demande aux pices ; - vrifie la ralit et lligibilit des dpenses vrifie si les pices sont compltes ; - tablit ltat et lordre de virement de remboursement des dpenses du compte spcial ; - tablit lOV pour rapprovisionnement du compte de la DR ; - prsente au DAF la demande, les pices avec, ventuellement, les remarques sur ces pices ainsi que lordre de virement. Le DAF signe par la suite lordre de virement. Le DAF de la DG vrifie la demande et les pices prsentes. Le comptable prsente lordre de virement au DAF et au DG pour signature. Aprs signature, lOV est transmis la banque. IX.2.2.2. Compte spcial en USD et en ariary de la Direction Gnrale: Lapprovisionnement de ces comptes provient des transferts reus : - du compte de crdit la Banque Mondiale pour le CS en USD, Les procdures dapprovisionnement de ces comptes sont celles qui sont contenues dans le manuel de dcaissement des fonds de la Banque Mondiale, de la lettre de dcaissement du crdit ainsi que les dispositions affrentes au fonds demprunt extrieur du Ministre des Finances en matire de Programme dInvestissement Public (PIP).

IX.3. Rapprochement bancaire : priodicit : obligatoirement mensuel ; responsabilit : le comptable de chaque direction ; contrle : effective et matrialis par le visa du CSFC (DG)/CSAF(DIR).

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X GESTION DU PERSONNEL : Les dispositions du prsent chapitre viennent en complment des dispositions du rglement intrieur approuv par le Conseil dAdministration et transmis lInspection du travail. X.1. Recrutement X.1.1. Termes de rfrence : Dans le cas dun nouveau recrutement en cours dactivits du FID, l tablissement des termes de rfrence dun poste est fait par le suprieur hirarchique direct auquel est rattach ce poste, et vis par le Directeur. Les termes de rfrence pour chaque poste doivent tre approuvs par le DG. La DAF / DG tient un rpertoire des termes de rfrence de chaque poste existant au sein du FID X.1.2. Publicit du recrutement : Le recrutement dun personnel cadre doit faire lobjet de parution dans, au moins, un quotidien national ou partir des candidatures par demandes spontanes reues aux bureaux du FID Le recrutement dun personnel dappui peut faire lobjet de parution dans un journal rgional simplement ou partir des candidatures par demandes spontanes reues aux bureaux du FID. Pour cela, le nombre minimal de candidatures slectionnes pour effectuer les tests doit tre gal cinq par poste pourvoir. Une note de service manant de la DG peut apporter des modifications ces dispositions. X.1.3. Procdure de slection : La slection de personnel cadre doit tre faite partir de test et dinterview. La slection de personnel dappui peut se faire par interview simplement, mais peut ventuellement tre accompagn dun test technique. Tests : Les tests crits et techniques doivent faire apparatre la capacit technique relativement aux exigences du poste. Interviews : Les interviews doivent ressortir une confirmation de la capacit technique, la personnalit, les connaissances gnrales et les prtentions. Organisations des tests : La conception des sujets, la correction et la conduite des interviews incombent au DG qui peut, cet effet, se faire assister par les Directeurs ou les Chefs de Service concerns, ou par un consultant spcialis. Le DG peut dlguer ces tches ces personnes. Lorganisation matrielle et technique des diffrents tests incombe au CSAL (DG)/CSAF(DIR). X.1.4. Rsultat du recrutement : Lexcution de la procdure de slection et les rsultats de cette slection doivent faire lobjet dun PV sign par les diffrentes Responsables de cette slection et prsent au Directeur Gnral. Le Directeur Gnral seulement peut approuver le choix final du recrutement.

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Cette approbation finale peut tre dlgue au Directeur Inter Rgional dans le cas dun personnel dappui. Le choix de la personne recruter doit tre communiqu au DAF (DG)/CSAF (DIR), qui a la charge de notifier et de convoquer cette personne. X.2. Embauche : X.2.1. Fixation rmunration et prise de service : Rmunration : La fixation des rmunrations du personnel incombe uniquement au Directeur Gnral qui, par le biais de la DAF / DG, communique cette information aux DR, SAF / DR. Cette responsabilit peut tre dlgue aux Directeurs Inter Rgionaux dans le cas de personnel dappui. Dans ce cas, le SAF / DR informe dans les plus brefs dlais le DG de la rmunration fixe. Prise de service : Lentre en fonction effective de la personne recrute fait lobjet dtablissement dune attestation de prise de service signe par le Directeur. X.2.2. Contrat de travail et dossier personnel : Tout recrutement doit faire lobjet de la signature dun contrat de travail sign par le Directeur Gnral et la personne engage, la date de prise de service. Ce contrat est tabli en 3ex dont 1ex pour la personne, 1ex pour le CSAL(DG)/CSAF(DIR) de la DR et 1ex pour la DAF / DG. La personne engage doit fournir les pices spcifies larticle 4 du Rglement Intrieur. X.2.3. Visite dembauche et obligations rglementaires : Visite dembauche : Toute personne engage doit faire lobjet dune visite mdicale dembauche organise par les soins du CSAL (DG)/CSAF(DIR). La visite dembauche doit tre faite obligatoirement pendant la priode dessai. Rsultat visite dembauche : Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) est responsable de la collecte des rsultats de la visite et de leur transmission la Direction Gnrale. Toute personne dclare inapte par la visite mdicale doit faire lobjet de rupture de contrat. Dispositions rglementaires : Tout personnel dappui engag doit tre inscrit dans les diffrents registres de lemployeur, et affili la CNAPS au plus tard dans le mois qui suit sa prise de service. Il doit bnficier de la couverture de sant (organisme de sant ou assurance) dans le mois qui suit sa prise de service.

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X.3. Paie : La paie est effectue par la Direction Gnrale pour tout lensemble du FID. Un dossier PAIE est tenu distinctement pour chaque mois. X.3.1. Etats de salaires : Etablissement : a- Personnel dappui Les tats de salaires par Direction sont tablis par le DAF / DG. Les DR doivent faire parvenir la DAF / DG tous les lments entrant dans ltablissement des salaires (HS, avances et autres retenues effectuer) avant le 20 de chaque mois. Sur la base des grilles de salaires en vigueur et des lments fournis par chaque Direction, le comptable de la DG tablit les tats de salaires par Direction. Les tats de salaires sont tablis en 4ex dont : 1ex pour la dclaration IGR ; 1ex pour comptabilisation et envoi aux DR ; 1ex pour envoi au Trsor lors des remboursements de compte ; 1ex pour dossier paie. Date dtablissement : Les tats de salaires doivent tre tablis au plus tard le 24 de chaque mois. Vrification et signature : Le comptable prsente les tats pour vrification au CSFC. Ce dernier vrifie les tats tablis et prsente les tats au DAF avant signature par le Directeur Gnral b- Personnel cadre : Le MEMOIRE DE FACTURATION est tabli par le consultant. Les mmoires devront parvenir au Directeur hirarchique de rattachement tous les quinze (15) du mois en cours pour certification. Chaque Directeur devrait transmettre les mmoires dment certifis au Directeur Administratif et Financier avant les vingt (20) du mois. Le DAF qui procdera au virement des moluments, devrait garantir leur confidentialit et la disponibilit du montant au compte individuel respectif des Consultants au plus tard quinze jours aprs rception des factures dment certifies par chaque Directeur. X.3.2. Paiement salaire et bulletin de paie : Modalits : Pour le personnel dappui, le paiement des salaires est effectu par chaque Direction, les salaires des directions rgionales sont virs dans leurs comptes FCP le 24 de chaque mois.

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Moyen de paiement : Tous les paiements doivent tre effectus par virement bancaire ou chque, sauf pour les personnels dappui qui peuvent tre payes par billetage. Afin dacclrer lexcution de la paie, les ordres de virements et chques sont tablis en mme temps que les tats de salaires. Etablissement des moyens de paiement : Aprs avoir tabli les tats de salaire du personnel dappui, le comptable tablit les ordres de virement et les chques correspondant aux salaires individuels ainsi que ltat de paiement en espces. Vrification et signature des moyens de paiement : Le comptable prsente les OV et les chques pour vrification auprs du CSFC (DG)/CSAF(DIR) en mme temps que les tats de salaires du personnel dappui. Le CSFC (DG)/CSAF(DIR) vrifie lexactitude et lexhaustivit des OV et chques tablis et les prsente au DAF et au DG pour signature. Paiements : Les ordres de virement doivent tre envoys au plus tt le 22 de chaque mois et au plus tard le 29 du mois ouvrables avant le dernier jour du mois. Les chques sont remis aux bnficiaires 2 jours ouvrables avant le dernier jour du mois. Les paiements en espces sont faits en principe le dernier jour ouvrable du mois. Les bnficiaires doivent, cet effet, signer ltat de paiement. Bulletin de paie : Avant chaque fin du mois, le comptable tablit et fait vrifier par le CSFC (DG)/CSAF(DIR) les bulletins de paie individuels en 2ex (voir annexe) du personnel dappui. Le dernier jour ouvrable du mois, les bulletins de paie individuels sont distribus. Lemploy signe le 2me exemplaire et le remet au CSFC (DG)/CSAF(DIR) qui le classe dans le dossier PAIE du mois. X.3.3. Heures supplmentaires : Principe gnral : En application de lart, 08 du Rglement intrieur, une organisation gnrale du travail est applique pour le personnel dappui. Les modifications de cette organisation ne doivent pas entraner une augmentation des heures du travail. Toute heure travaille en dehors de cette organisation donne droit heure supplmentaire. Excution des HS : Avant dexcuter les heures supplmentaires, lemploy doit : remplir en 2ex la fiche dexcution HS (voir annexe) ; le faire viser par son suprieur hirarchique ; la prsenter pour signature au Directeur ; la remettre au CSAL (DG)/CSAF(DIR).

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Suivi des HS : Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) tient un dossier des HS du mois en cours dans lequel est verse toute fiche dexcution des HS approuve par le Directeur. Enregistrement des HS pour la paie : Avant ltablissement de la paie, le CSAL/CSAF tablit un tableau rcapitulatif des HS sur la base des fiches en sa possession (voir annexe). Le tableau est sign par le CSAL(DG)/CSAF(DIR), et le Directeur. Cet tat est transmis la DAF / DG avec les autres lments de salaires Aprs tablissement de la paie, le dossier des HS du mois en cours est ferm. Un autre dossier est ouvert couvrant le mois entre la date de ltablissement de ltat et la date de la paie suivante. X.3.4. Avance sur salaires : Les principes et procdures concernant les avances sur salaires sont rgis par note de service. X.4. Couverture sant hospitalisation : Conformment la lgislation, tout personnel dappui travaillant au sein du FID doit bnficier dun systme de couverture sant. Cette couverture est fournie par laffiliation un centre de sant interentreprises.

Mais chaque employ peut renoncer cette affiliation et demander son affiliation une police dassurance sant moyennant paiement des primes y affrentes.
Cotisation des employs : Laffiliation un centre de sant interentreprises fait lobjet dune retenue rglementaire sur salaire de la part de cotisation employ . Assurance sant : Les polices dassurances sant sont souscrites par la DG. La souscription dune police dassurances sant doit tre de la propre volont de lemploy. Pour matrialiser cette volont, le CSAL(DG)/CSAF(DIR) tablit et envoie une note la personne pour laquelle lassurance est souscrite, lui expliquant : les limites de la couverture les modalits de remboursement de dpenses

La note est envoye en 2 exemplaires dont le 2me ex doit tre sign avec la mention Lu et approuv par la personne et retourne au CSAL (DG)/CSAF(DIR). Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) classe les notes dacceptation au mme titre que les polices dassurances. Le paiement des primes dassurances sant nest pas ligible au financement IDA. Ces primes seront soit la charge de chaque personnel assur soit partir dautres sources de financement.

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Hospitalisation : Concernant le personnel dappui les principes et modalits de prise en charge du frais dhospitalisation suivent les dispositions inscrites dans le contrat de travail (80% des frais y affrents seront supports par le FID et 20% la charge de lagent). X.5. Absences : Toute absence autre que pour motif de services doit tre motive. Toutes les absences, quelle quen soit la nature et le motif doivent tre inscrites dans une fiche dabsence individuelle, tenue par le CSAL (DG)/CSAF (DIR), suivant le modle en annexe. Absence pour maladie : Toute absence pour maladie doit tre justifie par une ordonnance de mdecin prescrivant soit : un repos mdical ; un traitement ncessitant une absence du lieu de travail. Permission : Les permissions doivent faire lobjet dune demande pralable auprs du suprieur hirarchique, suivant limprim en annexe. Les demandes de permissions sont tablir au moins dans la demi-journe qui prcde le dbut de la permission. Congs : Les congs doivent tre demands suivant le mme imprim ci-dessus. Les demandes de cong suprieurs 72 heures doivent tre tablies au moins une semaine avant le dbut du cong demand. Les congs doivent tre planifis. A cet effet, un planning de cong par Direction est tabli, tenant compte des charges de travail durant lanne. Le cong pris dun seul tenant est limit 15 jours calendaires. Planning de cong : Le planning de cong est tabli suivant les modalits suivantes : - chaque personne soumet son suprieur hirarchique les dates auxquelles il compte prendre ses congs, - le suprieur hirarchique discute avec lui des ventuelles remarques sur ces dates, en considration des charges de travail et lorganisation du service et modifie de commun accord les dates si besoin, - le Chef de service tablit le planning de cong de sons service et le soumet au Directeur, - le Directeur discute avec le Chef de service des ventuelles modifications apporter au planning du service. Le Directeur fait tablir le planning de cong dfinitif de tous les services, le signe et le transmet la DG. Le Directeur Gnral approuve le planning de cong dfinitif et le renvoie aux Directeurs Inter Rgionaux. Le Directeur Gnral transmet au CSAL (DG)/CSAF(DIR) le planning approuv pour fin dinformation de chaque service concern et servir de base du droulement des congs. Le CSAL (DG)/CSAF(DIR) doit suivre de prs le respect de ce planning de cong. Les carts par rapport aux dates prvues dans le planning ne doivent en aucun cas dpasser 2 semaines, sauf les besoins de service.

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Aucun changement de date de prise de cong ne doit conduire labsence simultane de tous les membres du service. X.6. Evaluation du personnel : Il y a 2 objectifs relatifs lvaluation du personnel : - connatre les rsultats de lemploy dans laccomplissement de ses tches, - connatre les besoins de formation pouvant rendre chaque employ plus efficace dans laccomplissement de ses tches. X.6.1. Rsultats du travail : Cette valuation est effectue aux chances suivantes : la fin de la priode dessai et, ventuellement, la fin de chaque exercice pour le personnel dappui chaque expiration du contrat de consultant pour le personnel cadre.

Les notations sont effectues partir des fiches de notation (voir annexe). Excution de la notation : Un mois avant lchance de notation, le CSAL(DG)/CSAF(DIR) remet au suprieur hirarchique la fiche de notation aprs avoir rempli la partie lui est rserve. Le suprieur hirarchique remplit la partie qui lui est rserve et transmet la fiche au Directeur. Le rsultat de cette notation est communiqu et expliqu lintress. Le Directeur effectue la notation dfinitive et propose un changement de rmunration si besoin. La fiche de notation doit parvenir au Directeur Gnral, sous pli ferm et confidentiel, au plus tard 15 jours avant lchance. Le Directeur Gnral donne son avis sur la notation propose et dcide du changement ventuel apporter la situation de lemploy. Rsultat de la notation : Le Directeur Gnral transmet la DAF / DG les changements dcids en vue de modifier les grilles de salaires ainsi que les rsultats des notations ayant trait lexcution du contrat de travail. La DAF / DG tablit les lettres de notification de ces rsultats et changement chaque intress, les transmet aux DR sous plis ferms et confidentiels pour information et transmission aux intresss. X.6.2. Besoins de formation : Les modalits dexcution de cette valuation seront prcises par note de service du Directeur Gnral. X.7. Sanctions et rupture de contrat : Les sanctions au personnel sont rgies par La loi en vigueur. Le renouvellement et la rupture du contrat sont rgis par les articles 2, 13 et 14 su contrat de travail ainsi que des dispositions du code de travail en vigueur. Toutes les dispositions prises dans ces cas doivent tre conformes la lgislation en vigueur.

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XI GESTION DE LORGANISATION XI.1. Codification, transmission et classement des documents : XI.1.1. Codification : Les codifications des services et des membres du personnel sont donnes en annexe. Tout changement ou cration de codification doit faire lobjet dune note circulaire pour toute les Directions et Services. XI.1.2. Transmission de documents : Toute transmission de document doit faire lobjet de dcharge. - sur cahier de transmission pour les plis ordinaires, ferms ou non et notamment pour les plis confidentiels, - Sur copie de document transmettre ou de lettre daccompagnement pour les documents qui font partie dun dossier dont la constitution est obligatoire, - Sur cahier de transmission interne ou double de bordereau denvoi pour les transmissions inter-services ou inter-directions. Les dcharges sont classes de faon permettre de retrouver tout moment la trace dun document. Tout document confidentiel doit tre transmis sous pli ferm au nom personnel du destinataire et avec la mention CONFIDENTIEL . Les plis confidentiels ne doivent en aucun cas tre ouverts par une personne autre que le destinataire. De ce fait, tout pli confidentiel adress au Directeur doit tre remis directement au Directeur. Tous les documents sur le PERSONNEL (contrat, salaires ou autres) doivent tre transmis sous plis confidentiels. XI.1.3. Classement des documents : Lieu de classement : Tous les originaux de documents sont classs au niveau du Secrtariat de Direction sauf pour les pices comptables et les documents sur le PERSONNEL. Ces derniers sont classs respectivement au niveau du SAF et auprs du CSAL (DG)/CSAF(DIR). Mode de classement : Les documents sont classs : par dossier projet pour les projets, par ordre chronologique pour les courriers dpart par nature de document (contenu ou expditeur pour les courriers arrive .

Chaque service peut aussi avoir son propre classement. Le classement doit tre organis et appliqu par tous les membres du service de faon permettre chaque membre du service de retourner un document en labsence du premier responsable de ce document. Priode de classement : Les documents en cours sont classs sur tagres. Les documents de lexercice prcdent sont classs dans les armoires.

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Les documents des exercices antrieurs ou trop volumineux de lexercice prcdent sont classs aux archives. Archives : La localisation des archives est dcide par chaque Directeur. Le CSAL (DG)/CSAF (DIR) doit tre le seul dtenteur des cls des archives. Laccs aux archives doit tre interdit sans autorisations du CSAL (DG)/CSAF (DIR) qui est le responsable des archives. Chaque service peut aussi avoir son propre classement. Le classement doit tre organis et appliqu par tous les membres du service de faon permettre chaque membre du service de retourner un document en labsence du premier responsable de ce document. XI.2. Correspondances : XI.2.1. Correspondances externes : Toute correspondance externe doit tre faite sur papier en-tte du FID. Lentte est fournie par la DG avec le logo du FID. Lentte doit : tre la mme pour toutes les formes de correspondance ; mentionner clairement la Direction dorigine de lentte.

Toute correspondance doit composer une rfrence conformment aux principes de codification. Cette rfrence est fournie par le secrtariat de direction. Toute correspondance externe doit tre signe par le Directeur, sauf dlgation de signature expresse de sa part, et comporter le tampon de la Direction. XI.2.2. Correspondances internes : Les correspondances internes incluent tout document produit par le FID et qui se transmet entre Directions, Services ou individus : note, mmo, PV, rapport, compte-rendu Toutes les correspondances internes doivent comporter une entte unique comprenant : la Direction mettrice, la nature et le numro du document si besoin, le titre du document, le code auteur, le destinataire, lobjet du document.

La prsentation doit suivre un plan bien dfini et cohrent, mme si ce plan nest pas forcment crit. Les textes doivent tre clairs, prcis et concis et prsents en paragraphes suivant le plan dfini. XI.3. Traitement de donnes : Le traitement de donnes informatiques pour chaque service est assur par lui-mme (saisie, contrle, dition tats,).

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Les sauvegardes des donnes et le classement des disquettes de sauvegarde sont dans lannexe. Les logiciels de travail utiliser sont dcrits dans le mme annexe. Pour les donnes ncessairement une consolidation au niveau de la DG (comptabilit, suivi de projet, promotion) chaque DR enverra la DG priodiquement et suivant la demande de celle-ci, une disquette ou mail contenant les donnes valides ncessaires. Le Service Systme dInformation Suivi-Evaluation est le responsable de contrle de sauvegarde des donnes. La saisie doit tre faite en temps rel. Les documents ou pices saisies doivent tre marqus par un tampon SAISIE ou FAITE , et doivent tre classs immdiatement. XI.4. Assurance : Conformment aux obligations du FID stipules dans lAccord de Projet, le FID doit contracter des assurances pour couvrir les risques suivants : incendie : btiments et contenus, vol, dgts des eaux, risque sur les voitures.

Les polices dassurances sont contractes par la DG. Les contrats pour la couverture des risques pour les DIR autre quAntananarivo sont contracts de manire permettre la gestion des contrats partir des agences de la compagnie dassurance situes dans la rgion de localisation. Une copie des contrats concernant chaque DIR est envoye au CSAL(DG)/CSAF(DIR) par la DAF/DG. XI.5. Scurit : Responsabilit : Le CSAL (DG)/CSAF (DIR) est responsable de lorganisation de la scurit, A cet effet, il doit prendre toutes les dispositions pour : mettre disponible en cas durgence des matriels de lutte contre lincendie, renforcer la fermeture des locaux, organiser le service de gardiennage ; viter les incidents pouvant causer des incendies.

Gardiennage : Lorganisation du gardiennage doit tre faite de faon ce que : 1 gardien travaille le jour, au moins 2 gardiens la nuit.

Les heures de gardiennage sont les suivantes : jour : de 6h 18h ; nuit : de 18h 6h du matin.

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A chaque changement de tour de garde, le gardien (ou les gardiens) entrant doit vrifier la bonne fermeture des bureaux et signaler au CSAL(DG)/CSAF(DIR) toute anomalie constate partir dun registre de passation . Aucune visite de personne trangre au FID ne doit tre accepte en dehors des heures de bureau. Des notes de service prciseront les autres modalits ventuelles de fonctionnement des gardiens. XI.6. Hygine : Responsabilit : Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) est le responsable de la bonne tenue de lhygine. A cet effet, il doit mettre la disposition des femmes de mnage tous les matriels et fournitures ncessaires aux divers nettoyages. Organisation pour le maintien de lhygine : Les travaux de nettoyage ne doivent pas gner les gens qui travaillent. Les femmes de mnage sont donc tenues de nettoyer les bureaux avant lentre. Elles doivent prendre leur service au moins une heure avant louverture des bureaux, sauf cas de ncessit pour la bonne gestion des cls. Les bureaux doivent tre tenus propres en permanence. Les femmes de mnage veillent donc la proprit de toutes les salles, les meubles et les toilettes. Elles doivent tre assistes si le matriel nettoyer est dlicat (cas des ordinateurs). XII PROCEDURES DE CONTROLE : XII.1. Contrle budgtaire : Base du contrle : A chaque fin du mois, chaque Direction sort ses tats comptables. Ces tats serviront de base llaboration du tableau de situation financire contenu dans le rapport dactivits. Le contrle budgtaire consiste ressortir de manire claire la situation des ralisations et des disponibles pour chaque rubrique budgtaire. Responsabilit du contrle : La sortie du tableau de situation financire incombe au DAF (DG)/SAF (DIR) et celle de la situation technique au Direction des Oprations (DG)/service des oprations (DIR). La compilation et lanalyse des donnes ressort de la comptence de la Direction de la qualit et suivi valuation (DG)/service SISE (DIR). Son interprtation pour fin dinformation de la Direction incombe aux DIR, aux Directeurs centraux assists du CSFC et du CSSESI. Rsultat du contrle : Le tableau de situation technico-financire refltera le contrle budgtaire effectu par chaque Direction Le tableau de situation technico-financire fait partie du rapport dactivits. Analyse des carts : Chaque cart de ralisation par rapport aux prvisions fera lobjet dune explication et doit tre suivi de proposition de mesures :

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soit pour rattraper ces carts, soit pour effectuer des amnagements au niveau des budgets.

XII.2. Audit interne : - La Direction Gnrale procde rgulirement un audit auprs des directions rgionales ; - Ces audits consistent vrifier la bonne application des procdures dites par les Manuels de procdures et plus particulirement le prsent manuel ; - Ces audits feront lobjet dune programmation tablie avec chaque DiR pour faciliter leur droulement ; - Les audits seront faits indpendamment des travaux daudit effectus par les auditeurs officiellement dsigns pour le FID dans le cadre de lAccord de crdit ; - Ces audits seront effectus par les Auditeurs internes de la DG et feront lobjet dun rapport daudit adress au Directeur Gnral, qui seul peut dcider de lampliation faire et des mesures prendre conscutivement ; - Les ventuels manquements aux procdures qui ne trouvent pas de justification valable entraneront des sanctions, notamment celle de voir le rapprovisionnement des comptes suspendus. XII.3. Suivi et valuation ex-post des projets : gestion de programme : Dfinition du programme : Le programme est un ensemble de sous projets en vue datteindre les objectifs dfinis dans le rapport dvaluation de la Banque Mondiale. Objet de la gestion de programme : Lobjectif de la gestion du programme est de suivre temps rel lexcution du PTA en cours par : - lavancement du programme, - la conformit du programme aux objectifs dfinis dans le rapport dvaluation de la Banque Mondiale et le PTA en cours, - lexcution par rapport la programmation. Principes gnraux de la gestion de programme : Analyse des activits : Lanalyse des activits se fait partir des rapports dactivits des Directions Inter Rgionales avec ceux de la Direction Gnrale. Une auto-valuation des activits ralises serait ncessaire pour chaque rapport trimestriel et annuel pour une mesure corrective du programme. Les mesures correctives du programme tiennent compte des recommandations des rapports dactivits et de lauto-valuation. Evaluation des objectifs annuels : Elaboration de stratgie, objectifs nationaux et PTA : Llaboration de la stratgie, objectifs nationaux, PTA, tient compte des divers points : objectifs annuels dfinis par composante dans le document dvaluation du projet, stratgie rgionale, auto-valuation interne du FID, audit externe et interne,

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politique et stratgie de dveloppement national.

Le PTA / BUDGET demande une approbation du CA et de la Banque Mondiale avant excution pour lanne prochaine. Le PTA traduit le programme gnral de lanne en terme des objectifs : - pour les sous projets protection sociale, les sous projets communautaires et les sous projets dinfrastructures de base post-catastrophe - pour les moyens mettre en uvre (financier, humain, matriel). Eclatement du programme annuel : Le PTA devrait tre clat en programme rgional dtaill pour tre excut en programme dactions trimestriel glissant. Excution du programme : La programmation du PTA en terme dactions serait excute suivant les Tome I, II et III des Manuels de Procdures. Une auto-valuation ponctuelle mi-parcours serait recommandable pour affiner le pilotage du programme si le comportement du programme est dans latteinte des objectifs dfinis dans le PTA et le rapport dvaluation de la Banque Mondiale. Fiche de suivi socio-conomique des sous projets : Une fiche de suivi socio-conomique sera tenue par le Service Oprationnel de la Direction Inter Rgionale. Elle est constitue par des indicateurs de suivi-valuation des sous projets : indicateurs des intrants (ressources : financire, humaine, ressources locales) ; indicateurs des rsultats (indicateurs des extrants, des effets et impacts du projet).

Utilit : Dfinition du programme : Le programme est un ensemble de sous projets en vue datteindre les objectifs dfinis dans le rapport dvaluation de la Banque Mondiale. Objet de la gestion de programme : Lobjectif de la gestion du programme est de suivre temps rel lexcution du PTA en cours par : - lavancement du programme, - la conformit du programme aux objectifs dfinis dans le rapport dvaluation de la Banque Mondiale et le PTA en cours, - lexcution par rapport la programmation. XII.4. Rapport dactivits : Le rapport dactivits relate les ralisations effectues durant le mois dans tous les domaines dactivit de chaque Direction, notamment celle dont lexcution est rgie par les procdures ci-dessus. Priodicit des rapports : Le rapport dactivits est fait mensuellement par les DIR.

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Les rapports mensuels des DIR servent de base au rapport trimestriel de suivi financier et de ralisation technique des projets (RSF) que la DG transmet la Banque Mondiale. Forme des rapports dactivits : Les diffrents tats et rsultats des suivis effectus pour lexcution du budget seront retracs succinctement dans le rapport dactivits. Les rapports dactivits sont faits compte tenu de loprationnalit des activits des projets financs (voir annexe). Les RSF trimestriels sont tablis suivant le modle prconis par la Banque Mondiale (cf annexe) et le Tableau de recettes et des paiements connu communment sous le nom de Etat des Ressources et Emplois suivant le modle II prconis par la Banque Mondiale (cf annexe). Le tableau davancement physique et le Plan de passation de march relatifs au RSF sont prsents en annexe avec les tableaux cits supra. XII.5. Mesures de correction : Ces rsultats doivent tre suivis des mesures appropries de la part de chaque responsable. Les mesures de correction ventuelles doivent conduire la rvision des programmes dactivits du mois suivant et du budget. Il est important dinformatiser les suivis des projets compte tenu de la complexit des catgories et type de sous projets grer.

Fonds dIntervention pour le Dveloppement

ANNEXES
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

Dcembre 2008Avril 2011

TABLE DES MATIERES


ANNEXE 1 IMPRIMES.............................................................................................................................................................. 3 1.1. Demande dachat .......................................................................................................................................................................4 1.2. Demande de prix ........................................................................................................................................................................5 1.3. Rsultat consultation de prix......................................................................................................................................................6 1.4. Bon de commande .....................................................................................................................................................................7 1.5. Bon de rception ........................................................................................................................................................................ 1.6. Ordre de mission ........................................................................................................................................................................8 1.7. Dcompte per-diem ...................................................................................................................................................................9 1.8. Attachement contradictoire ........................................................................................................................................................10 1.9. Dcompte ...................................................................................................................................................................................11 1.10. Facture Entreprise ....................................................................................................................................................................12 1.11. Fiche dinventaire de stock ......................................................................................................................................................13 1.12. Fiche de stock ..........................................................................................................................................................................14 1.13. Demande de carburant .............................................................................................................................................................15 1.14. Fiche de stock ticket carburant ................................................................................................................................................16 1.15. Fiche dutilisation de tickets ....................................................................................................................................................17 1.16. Cahier historique panne et entretien ........................................................................................................................................18 1.17. Fiche de dtention immo.........................................................................................................................................................19 1.18. Fiche daffectation dimmo .....................................................................................................................................................20 1.19. Demande dEntretien ...............................................................................................................................................................21 1.20. Demande de rparation (signalisation panne) ..........................................................................................................................22 1.21. Cahier de suivi tlphone .......................................................................................................................................................23 1.22. Demande dautorisation appel tlphonique ............................................................................................................................24 1.23. Pices de dcaissement ............................................................................................................................................................25 1.24. Annexe pice de dcaissement.................................................................................................................................................26 1.25. Reu .........................................................................................................................................................................................27 1.26. Pices de recette .......................................................................................................................................................................28 1.27. Bulletin de paie ........................................................................................................................................................................29 1.28. Fiche dexcution heure supplmentaire .................................................................................................................................30 1.29. Fiche rcapitulative des heures supplmentaires ....................................................................................................................31 1.30. Fiche dabsence du personnel ..................................................................................................................................................32 1.31. Demande de permission / cong ..............................................................................................................................................33 1.32. Fiche de notation du personnel cadre.......................................................................................................................................34 1.33. Fiche de notation du personnel dappui ...................................................................................................................................35 ANNEXE 2 - TABLEAU DES RUBRIQUES DEPENSES .........................................................................................................36 ANNEXE 3- AFFICHAGE POUR AVIS AUX ENTREPRENEURS .......................................................................................37 ANNEXE 4 - AVIS DAPPEL DOFFRES OUVERT ...............................................................................................................38 ANNEXE 5 - VENTE DES DOSSIERS .......................................................................................................................................39 ANNEXE 6 - EXEMPLAIRES DE CONTRAT DU PROJET ..................................................................................................40 ANNEXE 7 - SUIVI DES PROJETS ET GESTION DES CONTRATS ..................................................................................41 7. 1.GESTION DES CONTRATS ....................................................................................................................................................41 7.2. SUIVI DES INDICATEURS DE PROJET ...............................................................................................................................42 ANNEXE 8 - CAHIER DE CHARGES POUR LUTILISATION DES VEHICULES ..........................................................44 8.1. REPARTITION ET AFFECTATION DES VOITURES ..........................................................................................................44 8.2. UTILISATION DU PARC AUTOMOBILE .............................................................................................................................44 8.3. PANNES ET ENTRETIENS ....................................................................................................................................................46 8.4. PARCAGE ET SECURITE DES VOITURES ..........................................................................................................................47

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ANNEXE 9 - CAHIER DE CHARGES POUR LUTILISATION DES MATERIELS INFORMATIQUES .......................50 9.1. MATERIELS .............................................................................................................................................................................50 9.2. SAUVEGARDE .......................................................................................................................................................................51 9.3. CLASSEMENT DES DISQUETTES .......................................................................................................................................51 9.4. CONFIDENTIALITE DES DONNEES ...................................................................................................................................53 ANNEXE 10 - CODIFICATION DES SERVICES ET DES MEMBRES DU PERSONNEL ...............................................54 ANNEXE 11 - RAPPORT DACTIVITES ..................................................................................................................................56 ANNEXE 12 - RAPPORT DAVANCEMENT PHYSIQUE .....................................................................................................57 ANNEXE 13 - MODELE DETAT DES EMPLOIS ET RESSOURCES .................................................................................58 ANNEXE 14 - MODELE DE RAPPORT DE SUIVI FINANCIER ...........................................................................................59 ANNEXE 15 - PLAN DU POSTE BUDGETAIRE ....................................................................................................................60 ANNEXE 16 - PLAN COMPTABLE ............................................................................................................................................63 ANNEXE 17 - RAPPORT DE PASSATION DE MARCHES ....................................................................................................72

ANNEXE 1 - IMPRIMES

1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 1.16. 1.17. 1.18. 1.19. 1.20. 1.21. 1.22. 1.23. 1.24. 1.25. 1.26. 1.27. 1.28. 1.29. 1.30 1.31. 1.32. 1.33.

DA DP RCP BC BR OM DP AC DC FAE FI FS FST DCR FUT CHP FDI FAI DEN DRP CST DAT PDC APD REC PR BP FHS FRH FAB DPE FNC FNA

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

Demande dachat Demande de prix Rsultat consultation de prix Bon de commande Bon de rception Ordre de mission Dcompte per-diem Attachement contradictoire Dcompte Facture Entreprise Fiche dinventaire Fiche de stock Demande de carburant Fiche de stock ticket carburant Fiche dutilisation de tickets Cahier historique panne et entretien Fiche de dtention immo Fiche daffectation dimmo Demande dEntretien Demande de rparation (signalisation panne) Cahier de suivi tlphone Demande dautorisation appel tlphonique Pices de dcaissement Annexe pice de dcaissement Reu Pices de recette Bulletin de paie Fiche dexcution heure supplmentaire Fiche rcapitulative des heures supplmentaires Fiche dabsence du personnel Demande de permission / cong Fiche de notation du personnel cadre Fiche de notation du personnel dappui

4 FID DIRECTION :

Annexe 1.1.

DEMANDE DACHAT

Direction : Division / Service : Section :

Date :

Libell

QTTE Unit Demandeur Objet

Date Poste Disponible Accord dutilisation budgtaire SFC

Signature Demandeur ,

Visa Suprieur Hirarchique,

Accord Direction ,

Date de remise CSAL(DG)/CSAF(DIR) : Signature

5 FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement Lot III M 39 Ouest Ambohijanahary ANTANANARIVO 101 Annexe 1.2.

DEMANDE DE PRIX

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Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous fournir les prix pour les articles ci-aprs:

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FID DIRECTION :

Annexe 1.3.

RESULTAT CONSULTATION DE PRIX

Date de la demande : Article Caractristiques Nombre

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7 Annexe 1.4. FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement Lot III M 39 Ouest Ambohijanahary ANTANANARIVO 101

Crdit IDA N BON DE COMMANDE N

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Dsignation des marchandises / prestations

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PU

Quantit

Total HT Taxe __________ TOTAL ENGAGEMENT (TTC) Arrt la somme de :

Le Responsable Administratif Financier (ou le Comptable) Date : Visa :

et Antananarivo, le

TRES IMPORTANT : Facture en 4 (quatre) exemplaires jointe loriginal du prsent Bon de Commande.

8 FID DIRECTION GENERALE Annexe 1.6.

ORDRE DE MISSION N DATE :

Ordre est donn : Fonction : De se rendre aux destinations ci-dessous : Moyen de dplacement : Lieu de dpart : Objet de la mission :

DATE

DESTINATIONS

HEURE DE DEPART

DUREE

Dure totale de la mission : Montant de la provision pour indemnit de mission ARIARY

Le Directeur,

Le Suprieur hirarchique,

Le Missionnaire,

9 Fonds dIntervention pour le Dveloppement DIRECTION INTER-REGIONALE DE :


DECOMPTE INDEMNITES DE MISSION
NOM ET PRENOM : FONCTION : N OM : Objet :

Annexe 1.7

DATE

DEPART

ITINERAIRE

PROJETS VISITES

Code Anal

ARRIVEE

PDEJ

DEJ

DINER

HEBERGT

TOTAL

0 MONTANT DES INDEMNITES DE MISSION PROVISION RECUE AU DEPART MONTANT A COMPLETER / A REMBOURSER

0 MGA MGA MGA

LE DIRECTEUR INTER-REGIONAL,

LE CSFC, (DG) ou RAF ( DiR)

LE MISSIONNAIRE,

Fonds dIntervention pour le Dveloppement DIRECTION INTER-REGIONALE :


DECOMPTE DEPENSES SUR MISSION
NOM ET PRENOM : FONCTION : N OM : Objet : DATE DEPENSES A classer par catgorie de Dpenses PROJETS VISITES Code Anal PREVISION REALISATION

TOTAL DES DEPENSES REELLES PROVISION DEPENSES RECUES AU DEPART MONTANT A COMPLETER / A REMBOURSER LE CSFC ( DG) ,RAF (DiR), LE MISSIONNAIRE,

LE DIRECTEUR INTER-REGIONAL,

Reste payer (ou rembourser) sur ce dcompte :

10 Annexe 1.8.

Nom et adresse Bureau dEtude

Convention n : Objet : Localisation : Matre duvre : Montant Hors taxes : Montant avec taxes :

ATTACHEMENT DES TRAVAUX NON TERMINES N Priode du au N Dsignation prix de travaux U Qtt prvue Quantit ralise Du Antrieure Cumule mois PU Mois Ant Cumul

TOTAL REALISE TOTAL PREVU.. POURCENTAGE...

Antananarivo, le Le Matre duvre Le Titulaire

11 Annexe 1.9.

Nom et adresse Bureau dEtude

Convention n : Objet : Localisation : Matre duvre : Montant Hors taxes : Montant avec taxes :

DECOMPTE N.. NATURE DES DEPENSES Travaux termins (suivant attachement n) MONTANT

Montant hors taxe TVA

A dduire : Apport des bnficiaires Dcompte antrieur NET A PAYER

Arrt le montant du prsent dcompte la somme de

date

Le Matre dOeuvre

12 Annexe 1.10 Nom et adresse de lEntreprise . Convention n : Objet : Localisation : Matre duvre : Montant Hors taxes : Montant avec taxes :

FACTURE N.. ; NATURE DES DEPENSES - Travaux termins (suivant attachement n) - RG Montant hors taxe TVA MONTANT

A dduire : Apport des bnficiaires Acompte sur appro Pnalit NET A PAYER

Arrt le montant du prsent dcompte la somme de

Date Le Matre duvre, Le Titulaire,

13 FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement Direction Gnrale Lot III M 39 Ouest Ambohijanahary ANTANANARIVO 101 Annexe 1.11.

Crdit IDA

FICHE DINVENTAIRE DE STOCKS

DATE DINVENTAIRE : NOM DES PERSONNES EXECUTANT LINVENTAIRE :

Code Article

Dsignations

Quantit en Stocks

Stock Thorique

Ecart

Observations

Visa DAF/ CSAL(DG)/CSAF(DIR), Assistant Administratif

Comptable,

Secrtaire /

14 FID Annexe 1.12. Fonds dIntervention pour le dveloppement DIRECTION : CODE : REFERENCE :

FICHE DE STOCK

Date

N bon dentre

ENTREE (Fournisseurs) Qtt PU TTC

SORTIE Date N bon de sortie Qtt

STOCK

Utilisateur/ Fournisseur

Emargement

15

FID Annexe 1.13 Fonds dintervention pour le Dveloppement Direction Gnral Lot III M 39 Ouest Ambohijanahary

DEMANDE DE TICKET CARBURANT DATE : DEMANDEUR : SERVICE : CODE : CODE :

QUANTITE/NOMBRE DEMANDE :

OBSERVATIONS :

Visa CSLA,

Le Demandeur,

QUANTITE/NOMBRE DEMANDE :

NUMEROS :

OBSERVATIONS :

Date et visa de livraison,

Le rceptionnaire,

16 Annexe 1.14 DIRECTION

FICHE DE STOCK TICKETS CARBURANT MOIS


ENTREE SORTIE STOCK Date N NB VAL MONT COUT MONT Date N NB VAL MONT COUT MONT Utilisa Nb Montant TICKETS Tickets UNIT ADM TOTAL TICKETS Tickets UNIT ADM TOTAL teur Tickets

17 FID DIRECTION Annexe 1.15.

FICHE DUTILISATION DES TICKETS CARBURANT VOITURE N


Date Km Km Parc L/100 REMISE TICKETS N Val Montant Cot Cot Tickets unit Adm total Signature Mont. chauffeur carb UTILISATION TICKETS/REMISE FACTURE Litra Mont. Mont. Cot TOT Reste ge Lubrif Tot Fact Adm AL Non utilis Signa ture Chau ffeur

18 Annexe 1.16.

CAHIER HISTORIQUE PANNES ET ENTRETIENS

Matriel :

Code :

DATE ET HEURE

PANNES & INCIDENTS

REPARATIONS

ENTRETIENS

NOMS ET SIGNATURE DU CHAUFFEUR

DESCRIPTION NOM GARAGE DESCRIPTION CONSOMMABLES ET NATURE UTILISES

19 FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement Direction Gnrale Lot III M 39 Ouest Ambohijanahary Annexe 1.17

Crdit IDA

FICHE DE DETENTION DIMMOBILISATION DESIGNATION DE LIMMOBILISATION CODE Date Libell mouvement Montant Dtenteur Date affectation

Le dtenteur,

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR),

20 FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement Direction Gnrale Lot III M 39 Ouest Ambohijanahary ANTANANARIVO 101 FICHE DAFFECTATION DIMMOBILISATION DIRECTION ET SERVICE : NOM DU DETENTEUR : DATE DAFFECTATION : CODE : CODE : Annexe 1.18

Crdit IDA

DESIGNATION

CODIFICATION

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR),

Le Dtenteur

21 FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement DIRECTION DEMANDE DENTRETIEN Annexe 1.19.

DATE : DEMANDEUR : MATERIEL : N

MOTIF DE LENTRETIEN : Priodique : Spcial : Usure :

DESCRIPTION DE LENTRETIEN : FOURNISSEUR PRECONISE

Visa CSAL(DG)/CSAF(DIR),

le Demandeur,

22
FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement Direction Gnrale Lot III M 39 Ouest AmbohijanaharyANTANANARIVO 101 Crdit IDA

Annexe 1.20.

DEMANDE DE REPARATION (SIGNALISATION PANNE)

DATE : DEMANDEUR : MATERIEL CONCERNE : Type : Dtenteur : Codification :

DESCRIPTION DE LA PANNE / DOMMAGE :

ORIGINE DE LA PANNE / DOMMAGE

Le Demandeur,

23

FID DIRECTION

Annexe 1.21

CAHIER DE SUIVI TELEPHONE

Date

heure

Demandeur

N appel

Dure

Observations

24

Annexe 1.22.

FID DIRECTION

DEMANDE AUTORISATION APPEL TELEPHONIQUE

Date : Nom : Service : N appel : Correspondant : Motif :

Heures :

Pays :

Signature,

Autorisation :

25

Annexe 1.23. FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement III M 39 Ouest Ambohijanahary ANTANANARIVO 101

CREDIT IDA PIECE DE DECAISSEMENT Rf: IC 6 Direction: Division/Service: Demandeur : Date :

LIBELLE

MONTANT PREVU

MONTANT REEL

OBSERVATIONS

TOTAL

Arrt la somme de :

Visa Direction,

Visa CSFC/CSAF,

Signature du Demandeur,

Visa Caissier,

26

FID DIRECTION GENERALE

Annexe 1.24 ANNEXE DE PIECE DE DECAISSEMENT N DESIGNATION.

DATE LIBELLE

FACTU Imputation RE Montant Rceptionnaire Approbation Caissier Montant N de prvu rel Emargement compte Rceptionnaire Caissier Compte Compte dbiter crditer

REMISE

ESPECES

REMISE

TOTAL Arrt la somme de :

Annexe 1.25.

RECU REF : DATE :

Je soussign, Certifie par la prsente avoir reu du

Fonds dIntervention pour le Dveloppement III M 39 Ouest Ambohijanahary ANTANANARIVO 101 CREDIT IDA

27

La somme / le chque de montant ARIARY :

Rf chque : Comme :

Le Bnficiaire,

Annexe 1.26.

FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement

PIECE DE RECETTES N

Date : Nature de la recette : (chque ou espces ou autres)

Rfrence : Origine :

28

Origine de la recette : Motif de la recette : Montant de la recette :

Le Chef de Service Financier et Comptable/CSAF

Le Caissier,

Annexe 1.27. FID DIRECTION ADRESSE BULLETIN DE PAIE Matricule Nom et prnom

Fonction : Priode de paie : Nom de la rubrique Salaire de base Heures supplmentaires CNaPS IGR OSIE Autres retenus Taux A payer A retenir

TOTAL NET A PAYER

29

Mode de paiement :

Annexe 1.28. FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement DIRECTION

FICHE DEXECUTION HEURES SUPPLEMENTAIRES

DATE : NOM : FONCTION : SERVICE :

30

HEURE DEBUT :

DEBUT PREVUE :

MOTIF :

La Direction,

Visa CSAL(DG)/CSAF(DIR),

Visa Suprieur Hirarchique,

Annexe 1.29. FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement DIRECTION Crdit IDA

FICHE RECAPITULATIVE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES

PERIODE DU : MOIS DE :

AU :

31

NOM ET PRENOMS

CODE

HS JOUR

HS NUIT

TOTAL HS

TOTAL HS DIRECTION

Le Directeur,

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR),

Annexe 1.30. FICHE DABSENCE DU PERSONNEL NOM DE LAGENT : N Mle : Fonction : Service : Date dembauche :

Date

Motif

Solde

Demande

Date de retour C

Visa Resp.

Solde cong

32

Annexe 1.31. FID DIRECTION

DEMANDE DE PERMISSION / CONGE

Nom et prnoms : Fonction : Date de dpart : Nombre de jour : Date de retour : (Matin / Aprs midi) (Matin / Aprs midi)

33 Motif de la demande :

Le

Accord Direction,

Visa suprieur hirarchique,

Le Demandeur,

Annexe 1.32. FID Fonds dIntervention pour le dveloppement

FICHE DE NOTATION DU PERSONNEL CADRE Direction : Nom et prnoms : Fonction : 1.A remplir par le Suprieur Hirarchique : Note Aptitudes professionnelles : . capacit technique . esprit dinitiative . sens de responsabilit . esprit dquipe Assiduit au travail Sens des relations sociales Observations Date de la notation : Priode du : au date de la dernire notation :

Autres observations :. Nom et signature, 1. A remplir par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) :

34 Nombre de jours dabsence pour la priode : Dont Repos :. Cong :... Permission :... 2. Partie rserve au Directeur : Observations : Notation propose : . Augmentation propose : nouveau salaire net propos :. (ancien salaire net :..) Signature, 3. Partie rserve au Directeur Gnral : Observations Notation dfinitive :.. Le Directeur Gnral,

FID Fonds dIntervention pour le Dveloppement

Annexe 1.33.

FICHE DE NOTATION DU PERSONNEL NON CADRE

Direction : Nom et prnoms : Fonction :

Date de la notation : Priode du : au date de la dernire notation :

1.A remplir par le suprieur hirarchique : Note Aptitudes professionnelles Sens de lorganisation Assiduit au travail Sens des relations sociales Observations

Autres observations :. Nom et signature,

35

1. A remplir par le service administratif et financier : Nombre de jours dabsence pour la priode : Dont Repos :. Cong :... Permission :...

2. Partie rserve au Directeur : Observations : Notation : . Augmentation propose : nouveau salaire net propos :. (ancien salaire net :..) Le Directeur,

36

ANNEXE N2 TABLEAU DES RUBRIQUES DE DEPENSES


COMPOSANTE 1. 2. 3 4. RUBRIQUES DE DEPENSES Protection sociale Projet communautaire Rhabilitation reconstruction post catastrophe Administration,Suivi Evaluation et Audit 4.1. Investissement Matriel roulant Mobilier et matriel de bureau Matriel informatique

4.2. Assistance technique et formation Audit financier Audit technique Evaluation d'impact Systme d'information et site web Evaluation mi-parcours Evaluation par les bnficiaires Formation de personnel du FID Autres (dont communication) 4.3. Frais de fonctionnement CHARGES FIXES Honoraires Consultants Personnel cadres Salaire personnel dappui Cot de supervision des sous projets Eau et lectricit P.T.T Assurances Loyers CHARGES VARIABLES Fournitures Maint Info et phot Maintenances vhicules Carburant et lubrifiant Autres charges externes Dplacement Missions et rceptions

37

aNNEXE N 3 AFFICHAGE AVIS ENTREPRENEUR


ANNEXE 1 : MODELE DAVIS PREALABLE

FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT (FID) AVIS AUX ENTREPRENEURS LES MODALITES DACTION DU FID ET CONDITIONS DE PARTICIPATION DES ENTREPRISES. Il est port la connaissance des Entrepreneurs oprant ou dsireux doprer dans le . dede ce qui suit : 1. La Rpublique de Madagascar a obtenu un crdit de la Banque Mondiale pour financer le cot du projet du FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT (FID) . 2. Une bonne partie des projets financs par le FID est du type infrastructure ralisable suivant le systme HIMO (Pistes, Btiments, Micro-primtres,etc) dont l organisation de lexcution est la suivante : Matrise douvrage dlgu : FID Matre duvre : Bureau dtudes retenu aprs consultation Ralisation : Entreprise retenue aprs lAppel dOffres

3. Les conditions de participation des Entreprises sont les suivantes : tre normalement inscrit au Registre de Commerce de la Carte Professionnelle, tre en rgle vis--vis des rgles fiscales, ne faisant pas lobjet de mesures dexclusion des marchs publics par arrt, nayant pas eu de contrat rsili ses torts par ladministration depuis trois (03) ans, disposant du matriel essentiel ncessaire aux travaux. En outre, seules les propositions des Entreprises ayant achet le Dossier dAppel dOffres auprs du FID seront recevables. 4. Un avis dAppel dOffres de travaux par sous-projet sera affich au Chef lieu du . du site concern lissue de la phase tude effectu par le Matre duvre. Pour le FID

38

ANNEXE N 4 AVIS DAPPEL DOFFRES OUVERT


ANNEXE 2 : MODELE DAVIS DAPPEL DOFFRES (AAO)

FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT (FID)

Date de lAVIS.. AAO N.

AVIS DAPPEL DOFFRES OUVERT

La Rpublique de Madagascar a obtenu un crdit de la Banque Mondiale pour financer le cot du Projet Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID). Il est prvu quune partie des sommes accordes au titre de ce prt sera utilise pour effectuer les paiements prvus au titre du march indiqu ci-dessous. Le Directeur Gnral du Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID) fait savoir quil procde un appel doffres local ouvert pour les travaux de de Les offres devront tre prsentes selon les conditions prcises larticle 6 du Cahier des Charges et parvenir Monsieur le ., au plus tard le.. .Elles seront accompagnes dune caution bancaire dont le montant est fix dans le dossier dappel doffres. Le dossier dappel doffres peut tre obtenu les jours et heures ouvrables au Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID),, moyennant le rglement de la somme de Francs Malagasy (ARIARY) non remboursable par chque vis au nom du FID, Direction Inter Rgionale de . Le Fonds dIntervention pour le dveloppement (FID) prvoit une visite des lieux obligatoires sur le site du chantier lattention des soumissionnaires la suite de laquelle un certificat sera tabli, le ....heures. Pour tous les renseignements complmentaires concernant le prsent appel doffres, il y a lieu de sadresse au FID, Lot (Tl.). Pour le FID,

39

ANNEXE N 5 VENTE DES DOSSIERS


FID DIRECTION :

SUIVI VENTE DAO

DATE

INTITULE DE PROJET

N RECU

MPE

MONTANT

TOTAL

40

ANNEXE N 6 Exemplaires de contrat du projet


FID DIRECTION GENERALE ANTANANARIVO Le nombre dexemplaire de contrat du Projet est fix comme suit : Pour la matrise duvre : cinq (05) exemplaires dont :

loriginal 1/5 et 2/5 pour la Direction Gnrale ; loriginal 3/5 pour le Bureau dtudes ; loriginal 4/5 et 5/5 pour la Direction Inter Rgionale. Pour lEntreprise : Six (06) exemplaires dont :

loriginal 1/6 et 2/6 pour la Direction Gnrale ; loriginal 3/6 pour lEntrepreneur ; loriginal 4/6 pour le Bureau dEtudes ; loriginal 5/6 et 6/6 pour la Direction Inter Rgionale.

41

ANNEXE N 7 suivi des projets et gestion des contrats

Devant le nombre de plus en plus croissant des projets qui convient leur phase dexcution, une organisation rigoureuse devrait tre mise en place au sein des Services Techniques du FID pour un bon suivi de nos ralisations qui regroupent gnralement : pour les moyennes infrastructures : 2 contrats : + Matrise duvre + contrat de travaux pour les ONG et petites infrastructures : 1 protocole

Pour un souci defficacit et dhomognit, cette organisation peut se dfinir comme suit au sein des Directions inter Rgionales : 7. 1.GESTION DES CONTRATS : Le suivi dexcution dun projet donn (donc du ou des contrats correspondants) sera assur par UN RESPONSABLE dsign par le Directeur Inter Rgional et le Chef de Service Technique qui continuent toutefois ) assurer le rle eux normalement dvolu dans leurs fonctions premires. Les principales tches de CE RESPONSABLE peuvent se dfinir comme suit : Pour les contrats de Matrise duvre : prparer pour les instances de dcision les lments de ngociations ventuelles ; prparer , ave le Titulaire, le projet de contrat conformment au Manuel de Procdure et aux notes de service en vigueur ; prsenter le contrat pour signature aux instances hirarchiques (parapher alors la dernire page du contrat qui prvoit la mention dress par ) ; prparer les notes et ordre de service : en faire le suivi dexcution technique et financier : convocation et direction des runions, tenir le respect du planning, vrifier la qualit des prestations du Titulaire, suivi financier au moyen de la tenue dune fiche de contrle des cots ; vrifier et parapher tous documents financiers : objet dun rglement ; prparer tous documents ou lments suffisants et ncessaires toute prise de dcision par les instances appropries.

Pour les contrats de travaux : A ce niveau, l est rappel que le rle de suivi du FID est exerc de manire indirecte, loprateur ayant t choisi pour excuter le suivi direct qui sapparente aux tches indiques ci-dessus.

42 Dune part, il nest donc pas indiqu dempiter sur les prrogatives du Matre duvre qui sont dj indiques trs clairement et de faon exhaustive dans son propre contrat. Mais dautre part, le FID, donc le responsable dfini par la prsente note, ainsi que ses suprieurs hirarchiques, reste entirement li au respect des objectifs et la qualit des rsultats des ralisations. Dans ces conditions, les tches du RESPONSABLE, peuvent se dfinir comme suit dans le domaine des travaux : prsenter, avec lassistance du BE, le projet de contrat et tous documents ou lments ncessaires et suffisants toute prise de dcision par les instances hirarchiques appropries ; approuver au moyen dun visa tous documents de suivi techniques et financiers ou rapports labors par le Matrise duvre ; effectuer les visites de chantier et assister aux runions ; contrler et parapher les factures et tenir le cost-contrle ; prparer les rapports priodiques internes au FID sur la base de ceux labors par le Matre duvre.

7.2. SUIVI DES INDICATEURS DE PROJET Etant donn que le FID est un Fonds Social, pour les couches dfavorises dont on ne peut pas mesurer lefficience qu partir des indicateurs propres chaque projet, Il est clair que le suivi des projets partir des indicateurs socio-conomiques figurs dans la fiche de suivi, dj entre les mains des cadres des Directions Inter Rgionales, par ailleurs dj dfini dans le Manuel de Procdure devrait tre continu pour : faciliter llaboration des rapports dactivits de la DG ; mesurer les effets et impacts du projet ; suivre lavancement des intrants du projet.

Une uniformisation de toutes les fiches de suivi est indispensable pour le pilotage du projet et pour faciliter la mise jour.

Annexe 1 : fiche de gestion de contrats,

43 FID Direction inter rgionale de : MODELE DE FICHE DE GESTION DE CONTRATS

INTITULE DU PROJET : CODIFICATION : DATE DAPPROBATION : DATE DE LA CONVENTION DE MAITRISE DOUVRAGE DELEGUE : PREVISION I MAITRISE DUVRE - Intitul du contrat - N du contrat - Date de signature - Date de lOS de dmarrage - Remise de lAPS - Remise de lAPD - Remise du DAO - Lancement AO - Dpt des propositions - Ouverture des plis REALISATION

II CONTRAT DE TRAVAUX : - Intitul du contrat - N du contrat - Date de signature - Dlai dexcution - Date de lOS de dmarrage - Date de la caution et rfrence - Montant de la caution - Date de la rception provisoire - Date de la rception dfinitive - Leve de la caution

44

ANNEXE N 8 CAHIER DE CHARGES VEHICULES


8. 1 REPARTITION ET AFFECTATION DES VOITURES : 8.1.1. Rpartition : Principe gnral : - tous les vhicules appartiennent au FID dans son ensemble, La rpartition des vhicules par Direction nest quune mise disposition que la Direction Gnrale peut modifier tout moment suivant les exigences des circonstances du travail. 8.1.2. Affectation : Principe gnral : Tous les vhicules sont des vhicules de service et une mise disposition mane de lautorit du directeur Gnral. Aucune affectation dfinitive nest autorise. Les voitures sont mises la disposition des services utilisateurs en fonction des exigences. Affectation : - Les vhicules de service font partie dun pool gr par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) sous la supervision du Directeur ; - Le ramassage du personnel du FID fait partie du travail effectuer par les voitures et suit les principes dicts ci-dessus. Nanmoins, le ramassage ne doit pas tre effectu au dtriment de lexcution du travail proprement dit. 8.2 UTILISATION DU PARC AUTOMOBILE : 8.2.1. Responsabilit de la gestion du parc : - Chaque Direction est responsable des voitures mises leur disposition ; - Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) est le premier responsable des voitures de sa Direction ; - Le chef de service est solidairement responsable avec le CSAL(DG)/CSAF(DIR) de la voiture qui a t mise sa disposition ; - Le Chauffeur est le responsable de la bonne conduite et de la bonne tenue de la voiture quil a la charge pendant toute les dure de cette charge. 8.2.2. Utilisation des vhicules : 8.2.2.1.Programmation des utilisations : 2 sortes de programmation sont utilises : la programmation hebdomadaire ;

45 la programmation journalire .

A cet effet, chaque service est tenu de fournir au CSAL(DG)/CSAF(DIR) chaque dbut de semaine leur besoin en voiture pour la semaine et principalement pour les tournes. Au vu de ces programmes, le CSAL(DG)/CSAF(DIR) tablit laffectation des voitures par service pour la semaine. La ou les voitures affectes chaque service serviront pour les besoins et sous la responsabilit du service durant toute la semaine. La ou les voitures affectes pour les courses en ville pour la semaine seront utilises suivant la demande dutilisation dcrite ci-aprs. 8.2.3. Demande dutilisation : Toute service qui a besoin dune voiture doit en faire la demande auprs du CSAL(DG)/CSAF(DIR) suivant la fiche en annexe ; Les demandes doivent tre dposes chaque dbut de journe ou, si besoin, la veille avant la fin de journe ; Toute demande dpose en cours de journe ne doit tre honore au dtriment des demandes dposes en dbut de journe, sauf si le travail accomplir est dune extrme importante ou urgence, cas qui sera spcialement signifi par le Directeur. 8.2.4. Utilisation : Affectation des chauffeurs : chaque chauffeur doit tre affect pour une et une seule voiture ; aucun changement de chauffeur ne doit tre accept pour une voiture sauf dans le cas : dun empchement du chauffeur titulaire (maladie, cong) ; dune permutation pour permettre au chauffeur titulaire de rcuprer aprs plusieurs tournes successives. Principe dutilisation des voitures : Chaque personne utilisant une voiture, en collaboration avec le chauffeur qui en a la charge, doit veiller en bon pre de famille la bonne utilisation de la voiture mise sa disposition ; Lutilisation doit veiller particulirement prserver la scurit des passagers dabord, et de la voiture ensuite.

8.2.5. Suivi utilisation : 8.2.5.1.Cahier de suivi : Le Cahier de suivi (en annexe) est tabli pour chaque voiture hebdomadairement et remise dans chaque voiture. Le chauffeur de chaque voiture doit inscrire dans cette fiche tout mouvement effectu par sa voiture.

46

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) doit au moins mensuellement : rassembler toutes les fiches par voiture, vrifier la bonne tenue de cette fiche, contrler lutilisation faite des voitures, demander explication et soumette au Directeur toute mesure corrective en cas dutilisation anormale. Un compte-rendu dutilisation de chaque voiture CSAL(DG)/CSAF(DIR) et fait partie du Rapport mensuel. 8.2.5.2. Excution de lentretien : Les entretiens doivent tre effectus par : les chauffeurs pour les petits entretiens : serrages, ajout eau distille, etc, ; un station service (autant que possible un seul) pour les vidanges et graissages ; par le concessionnaire ou un spcialiste reconnu pour les entretiens plus approfondis. (statistique) est tabli par le

8.2.6. Suivi pannes et entretiens : Un carnet de bord (voir annexe) est tabli par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) pour chaque voiture, Toute panne, incident, accident ainsi que les rparations effectues doivent tre consigns dans ce cahier, Les normes dentretien ainsi que les entretiens effectus avec les consommables utiliss sont consigns dans la partie prvue cet effet. CSAL(DG)/CSAF(DIR) vrifie mensuellement : la tenue de ce cahier ; lexcution des oprations dentretien et prend toute mesure corrective ncessaire.

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) tablit mensuellement un compte-rendu des observations contenues dans ce cahier. Ceci fait partie du rapport mensuel. 8.3 PANNES ET ENTRETIENS : 8.3.1.Pannes et incidents : Tout incident, panne ou accident doit tre signal au CSAL(DG)/CSAF(DIR) pour rparation. Dans ce dernier cas, le Directeur doit tre obligatoirement averti ; Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) doit demander explication de lorigine de lincident, panne ou accident ; Tout incident ou panne doit tre rpar dans les meilleurs dlais ; Les chauffeurs ont lobligation de relancer auprs du CSAL(DG)/CSAF(DIR) toute rparation qui naurait pas t faite au moment de leur prise en main dune voiture. Les grandes rparations doivent toujours tre confies : soit au concessionnaire ;

47 - soit un seul spcialiste reconnu sur place. Le changement de mcanicien ne doit tre effectu que pour une raison qui a t approuve par le Directeur. Les petites rparations doivent tre effectues par les chauffeurs eux-mmes. Les pices ncessaires seront achetes par le SFC En cas de demande de pices auprs de la DG, les explications fournies sur lorigine de lincident ou accident doivent tre transmises avec la demande dachat.

8.3.2. Entretien : 8.3.2.1. Principes : Deux principes dentretien doivent tre imprativement suivis : a) respect scrupuleux des directives du constructeur : cet effet, le CSAL(DG)/CSAF(DIR) doit tablir clairement pour chaque voiture les normes et chances dentretien. Ces chiffres sont consigner dans le cahier de suivi dcrit ci-dessous. b) Visite mensuelle systmatique mme si la priode dentretien ne concide pas avec les spcifications du constructeur. Les voitures doivent cesser le travail pendant toute la dure de lentretien pour pouvoir le faire efficacement et convenablement. A cet effet, les entretiens doivent tre programms prioritairement et conditionne la rpartition des voitures durant la priode dentretien. 8.3.2.2. Passation de service des chauffeurs : Tout chauffeur prenant en main une autre voiture doit effectuer une passation, consigne dans la fiche de passation, avec le chauffeur qui lui laisse la place. Une fiche de passation des chauffeurs est tablie par voiture (voir en annexe). La passation consiste vrifier : - la prsence de tous les accessoires et les matriels contenus dans la voiture - ltat extrieur de la voiture. - la bonne marche de la voiture.

Si aucun point particulier nest signaler, la mention RAS est inscrite dans la fiche de passation ; A la fin de la passation, les clefs sont remises au nouveau chauffeur ; Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) vrifie hebdomadairement la tenue et le contenu de cette fiche ; Chaque fiche remplie totalement est remise au CSAL(DG)/CSAF(DIR) et remplace. 8.4 PARCAGE ET SECURITE DES VOITURES Seul le Directeur peut ramener une voiture domicile : toute autre membre du personnel est interdit de le faire sans autorisation spciale du Directeur.

48 Toutes les autres voitures qui ne sont pas en tournes, pour plus dun jour, doivent tre ramenes aux bureaux du FID chaque fin de journe. Les voitures doivent toujours tre gares sous les abris de voitures et fermes clefs. Un registre de remise des voitures et de dpart est tenu par les gardiens (voir annexe). La sortie et la remise au garage en dbut ou fin de journe de chaque voiture doivent faire lobjet de passation crite entre le chauffeur et les gardiens en service. La passation sera faite aprs vrification de la prsence de tous les accessoires extrieurs et intrieurs ainsi que ltat gnral de la voiture. Le cahier est soumis quotidiennement pour visa du CSAL(DG)/CSAF(DIR) par les gardiens en service.

ANNEXE
DEMANDE DE VOITURE

SERVICE : UTILISATEUR : DATE DUTILISATION : DUREE ESTIMEE : HEURES DEBUT ET FIN : DIRECTION : OBJET :

VISA CHEF DE SERVICE,

LE DEMANDEUR,

VOITURE ATTRIBUEE :

DATE DATTRIBUTION :

LE CSAL(DG)/CSAF(DIR),

49 ANNEXE FICHE DE PASSATION CHAUFFEURS VOITURE N

DATE

HEURE

OBSERVATIONS CHAUFFEUR CHAUFFEUR VISA SAF SORTANT ENTRANT

50

ANNEXE N 9 CAHIER DE CHARGES Pour lutilisation des materiels informatiques


9.1 MATERIELS : A chaque direction seront affects des matriels informatiques. Un lot comprenant un cran, une unit centrale avec clavier, une imprimante et un onduleur sera mis la disposition de chaque personnel, et il sera sous sa responsabilit.

Lieu dutilisation : Les matriels ne devront tre dplacs en dehors de lenceinte du FID quavec laccord du Directeur Gnral ou des Directeurs Rgionaux. Entretien et scurit : Les matriels doivent tre nettoys chaque matin avec un chiffon sec ou un peu humide scurit contra la poussire). Le nettoyage des lecteurs de disquette / CD doit tre fait une fois par semaine. Des entretiens priodiques seront effectus par les techniciens du fournisseur. Dans ce cas, ces techniciens devraient avoir laccord de la Direction Gnrale avant daccder aux Directions inter rgionales. Les machines ne devront tre exposes ni au soleil, ni lhumidit, ni la poussire. Elles devront tre places dans des endroits loin des champs magntiques. A chaque arrt de travail (fin de journe), il faut couvrir les matriels de leurs housses de protection. Installation : Linstallation doit tre faite sur courant de 220 V. Les ordinateurs doivent tre branchs sur onduleur, de mme pour les imprimantes aiguilles et jet dencre. Les imprimantes lasers seront branches directement sur prise terre. Lorsque le branchement direct est invitable (en cas de panne de londuleur), lutilisateur des prises terres est obligatoire.

51

Dmarrage et fin de travail : Pour le dmarrage, il faut brancher dabord londuleur avant de la mettre en position marche (ON) . On ne doit allumer lunit centrale que lorsque le tmoin On line de londuleur sallume, et enfin lcran. A chaque fin de travail, avant de quitter la machine, il faut suivre toujours les dmarches suivantes : 1. sassurer quil ny a plus de logiciel ouvert sur cran ; 2. ce nest aprs quon peut teindre lcran et limprimante ; 9. puis lunit centrale ; 10. aprs londuleur ; 11. dbrancher celui-ci (il ne faut surtout pas oublier cette manuvre pendant la saison de pluies) ; 12. couvrir les machines avec les housses de protection. Panne : En cas de panne du matriel, il faut avertir immdiatement (ou le plus tt possible) la Direction Gnrae (Informatique). 9.2. SAUVEGARDE : Comptabilit : Pour la comptabilit, le sauvegarde sur disque dur scuris ( isol ) doit tre fait quotidiennement par le comptable.. A chaque fin de semaine, les donnes ainsi sauvegardes sont enregistrer par lunit SESI sur un support lectronique compact (CD ROM,, DVD ROM). La priode est marquer de manire indlbile sur ledit support... Cela est ncessaire pour pouvoir rcuprer le maximum de donnes en cas dune erreur ou dune panne au niveau du logiciel ou de la machine. En plus, on doit avoir aussi un sauvegarde chaque fin de priode (avant validation). Secrtariat : Pour les rapports et documents, des copies sur disquettes ou autres supports lectroniques appropris doivent tre faites et elles seront mises jour aprs chaque modification de loriginal. Autres services : Tous les travaux effectus sur machine doivent avoir des copies sur disquette ou autres supports lectroniques appropris, surtout le document, rapports et base de donnes. 9.3. CLASSEMENT DES DISQUETTES : Chaque disquette doit tre tiquete et numrots sous forme xxx/yy dont : xxx : numro de la disquette. yy : numro du service.

52 Sur ltiquette sont inscrits les noms de fichier quelle contient. Un cahier devrait tre tenu pour enregistrer les contenus de ces disquettes. Cela facilitera la recherche dun fichier et permettra de savoir leur contenu exact. Suivi dutilisation : Pour chaque ordinateur, on doit tenir un cahier dans laquelle enregistrera tous les fichiers de travail crs dans la machine. Cela pourra aider la recherche dun fichier. Ce cahier sera diviss selon le nombre de logiciels de travail existants dans lordinateur (ex. Word. Excel. Access), et il comprendra les lments suivants : Logiciel : Date Sous rpertoire Nom de fichiers + extension Rsum de son contenu Auteur

Ce cahier doit avoir au moins les lments suivants : N disquette : Sous-rpertoire Nom du fichier (avec extension) Logiciel (sous lequel est effectu le fichier) Rsum du contenu du fichier Auteur

Pour chaque service, les disquettes seront classs dans un mme endroit, sec, loin de lhumidit, la chaleur et des champs magntiques. Il ne faut pas donc les mettre sur les ordinateurs. Elles devront tre ranges dans les botes pour les protger contre la poussire.

53

9.4. CONFIDENTIALITE DES DONNEES : Les donnes ou fichiers confidentiels devront tre stocks dans des disquettes qui ne seront pas classes avec les disquettes numrotes cites ci-dessus.

Service :

Date

Heure

Matriel

Description gnrale de la panne

Entretien

Dernier Observations utilisateur

Rappel : il faut teindre toujours lcran, avant lunit centrale, et enfin londuleur (et inversement pour le dmarrage : allumer londuleur, puis lunit centrale et lcran). Le suivi de ce processus est obligatoire pour prserver ltat et la bonne marche de lordinateur.

54

ANNEXE N10 Codification service Personnel et projet


TABLEAU DE CODE DIRECTION /SERVICE :

DIRECTIONS/SERVICES

CODES DIRECTIONS

SERVICES

1. DIRECTION GENERALE 1.1. Direction de la qualit et de suivi Evaluation 1.2. Direction Adm & Fin 1.3. Direction des oprations 1.4. Audit Interne 1.5. Passation de march 1.6. Personnel dappui 1.7. Commun 2. DIRECTION REGIONALE DANTANANARIVO 2.1. Service des oprations 2.2. Service Adm & Fin 2.3. Service suivi valuation et systme dinformation 2.4. Personnel dappui 2.5. Commun 3. DIRECTION REGIONALE DANTSIRANANA 3.1. Service des oprations 3.2. Service Adm & Fin 3.3. Service suivi valuation et systme dinformation 3.4. Personnel dappui 3.5. Commun

90

10

20

4. DIRECTION REGIONALE DE FIANARANTSOA 4.1. Service des oprations 4.2. Service Adm & Fin 4.3. Service suivi valuation et systme dinformation

30

55 DIRECTIONS/SERVICES 4.4. Personnel dappui 4.5.Commun 5. DIRECTION REGIONALE DE MAHAJANGA 5.1. Service des oprations 5.2. Service Adm & Fin 5.3. Service suivi valuation et systme dinformation 5.4. Personnel dappui 5.5.Commun 6. DIRECTION REGIONALE DE TOAMASINA 6.1. Service des oprations 6.2. Service Adm & Fin 6.3. Service suivi valuation et systme dinformation 6.4. Personnel dappui 6.5.Commun 40 CODES DIRECTIONS

SERVICES

50

7. DIRECTION REGIONALE DE TOLIARA 7.1. Service des oprations 7.2. Service Adm & Fin 7.3. Service suivi valuation et systme dinformation 7.4. Personnel dappui 7.5.Commun

60

56

ANNEXE N 11 DOCUMENTS RAPPORT DACTIVITES


PLAN DU RAPPORT (Mensuel ) I INTRODUCTION II STRATEGIE ADOPTEE III REALISATIONS TRIMESTRIELLES 3.1. Moyens mise en uvre 3.1.1 Matriel 3.1.2 Humain 3.1.3 Financier 3.1.4 Organisationnel

Mensuel pour les Directions Rgionales Trimestriel pour la Direction Gnrale

57

ANNEXE N 12 Rapport davancement PHYSIQUE


RAPPORT SUR L'AVANCEMENT PHYSIQUE DES ACTIVITES En date du Types de dpenses Prvisions initiales Cots (en millier d'Ariary) Date d'achvement Progrs raliss jusqu' prsent Cots (en millier d'Ariary) Ralisation (en %) Dcaissement effectu en %par rapport au cot total prvu Commentaires

1. PROTECTION SOCIALE 1.1. Crise Alimentaire 1.2. Post catastrophe 1.3. Autres 1.4. Formation partenaires 2. PROJET COMMUNAUTAIRE 2.1. Infrastructures rurales 2.2. Travaux d'amnagement et d'entretien* 2.3. Formation et accompagnement 2.4. Autres 3. REHAB/ RECONS POST CATASTROPHE 3.1. Btiments 3.2. Pistes et ouvrages 3.4. Autres 3.5. Formation partenaires 4. ADMINISTRATION DE PROJET 4.1. Investissement 4.2. Assistance technique 4.3. Frais de fonctionnement Total

58

ANNEXE N 13 Modele etat des emplois et ressources


Tableau des emplois et ressources (Modle I) TRIMESTRE en USD
Page 1/1

Libell

PERIODE

CUMUL

Prvision de dcaissement des 6 prochains mois

RESSOURCES Ressources IDA IDA approvisionnements IDA paiements directs Autres ressources TOTAL DES FONDS RECUS EMPLOIS 1. Protection sociale 2. Projet Communautaire 3. Rehabilitation/reconstruction post catastrophe 4. Administration de projet TOTAL DES EMPLOIS Excdent/Dficit Fonds sur Emplois Soldes d'ouverture Trsorerie Compte dsign Total de l'encaisse d'ouverture Montant net de l'encaisse disponible Soldes de clture de l'encaisse Compte dsign Total des soldes de clture

59

Annexe 14 Modele rapport de suivi financier : - PAR COMPOSANTE - PAR TYPE


Utilisation des fonds par type d'activit (Modle III) Trimestre USD Page 1/1 Prvision de dcaissement des 6 prochains mois

Type d'activit

Trimestre

Cumulatif

Doc. D'val. du projet Dure du projet Ecart

Prvu 1. PROTECTION SOCIALE 1.1. Crise Alimentaire 1.2. Post catastrophe 1.3. Autres 1.4. Formation partenaires 2. PROJET COMMUNAUTAIRE 2.1. Infrastructures rurales 2.2. Travaux d'amnagement et d'entretien* 2.3. Formation et accompagnement 2.4. Autres 3. REHAB/ RECONS POST CATASTROPHE 3.1. Btiments 3.2. Pistes et ouvrages 3.4. Autres 3.5. Formation partenaires 4. ADMINISTRATION DE PROJET 4.1. Investissement 4.2. Assistance technique 4.3. Frais de fonctionnement Total

Effectif

Ecart

Prvu

Effectif

60

Annexe 15 plan du poste budgetaire


1 Code Libell PROTECTION SOCIALE PROTECTION SOCIALE 10 1010 Curage de drains et canaux 1011 Construction ou rhabilitation de barrages en terre 1012 Construction ou rhabilitation de petits ouvrages 1013 Valorisation de bas-fond 1014 Prparation de sols pour la culture 1020 Travaux de stabilisation de lavaka et de drainange et lutte anti-rosive-talutage et couverture vgtale Amnagement des bassins versants-diguettes antirosives-traitement de ravines 1021 Ouvrages de protection (digues, gabionnage, stabilisation de lavaka anti-boulement.) 1022 1023 Ppinires villageoises-reboisement 1024 Fixation de dunes Dgagement et remise en tat de voies de desserte ou des petits ouvrages de franchissement suite au passage d'un cyclone 1030 1031 Pavage de pistes 1032 Construction de passerelles 1040 Formation des partenaires protection sociale 2 PROJET COMMUNAUTAIRE

20 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 21

PROJETS COMM REALISES PAR LES COMMUNAUTES MPI Reboisement, protection bassin versant et protection captage source AEP Villageoise gestion communautaire Piste et ouvrage villageois (autres que routes communales) Pirogue ou bac communautaire non motoris Couloir de vaccination, abreuvoir Grenier communautaire villageois Travaux d'entretien et d'assainissement Mesures prventives anti-catastrophes Travaux urbains d'entretien et d'assainissement Prestation partenaires relais Indemnit de formation des bnficiaires Formation des cellules de projets

PROJETS COMM REALISES EN MOD 2110 MPI Reboisement, protection bassin versant et protection 2111 captage source

61
2112 AEP Villageoise gestion communautaire Piste et ouvrage villageois (autres que routes 2113 communales) 2114 Pirogue ou bac communautaire non motoris 2115 Couloir de vaccination, abreuvoir 2116 Grenier communautaire villageois 2117 Travaux d'entretien et d'assainissement 2118 Mesures prventives anti-catastrophes 2119 Travaux urbains d'entretien et d'assainissement Formation des partenaires Projets Communautaires 2120 3 REHABILITATION / RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE REHABILITATION POST CATASTROPHE REALISES PAR LES 30 BENEFICIAIRES 3010 MPI 3011 Ecole 3012 CSB 3013 Pistes et ouvrages 3014 Infrastructures administratives 3015 Autres infrastructures 3020 Prestation partenaires relais 3021 Indemnit de formation des bnficiaires 3022 Formation des cellules de projets 31 3110 3111 3112 3113 3114 3115 32 3210 3211 3212 3213 3214 3215 3020 3021 3022 33 3310 3311 3312 3313 3314 3315 4 REHABILITATION POST CATASTROPHE REALISES EN MOD MPI Ecole CSB Pistes et ouvrages Infrastructures administratives Autres infrastructures RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE REALISES PAR LES BENEFICIAIRES MPI Ecole CSB Pistes et ouvrages Infrastructures administratives Autres infrastructures Prestation partenaires relais Indemnit de formation des bnficiaires Formation des cellules de projets RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE REALISES EN MOD MPI Ecole CSB Pistes et ouvrages Infrastructures administratives Autres infrastructures

ADMINISTRATION DE PROJET 40 INVESTISSEMENT

62
4010 4011 4012 4013 41 4110 4111 4112 4113 4114 4115 4116 4117 4118 4119 42 4210 4211 4212 4213 4214 4215 4216 Matriel roulant Matriel informatique Matriel et mobilier de bureau Agencement Amnagement Installation ASSISTANCE TECHNIQUE Audit financier Audit technique Evaluation d'impact Mise jour systme d'info et site web Evaluation mi-parcours Evaluation par les bnficiaires Formation de personnel FID Stages jeunes diplms Communication Autres FRAIS DE FONCTIONNEMENT CHARGES FIXES Honoraire personnel cadres Salaire personnel d'appui Autres charges personnel d'appui Eau et lectricit P.T.T Assurances Loyers CHARGES VARIABLES Fournitures Maint info et Phot Maint vhicules Carburant et lubrifiant Autres charges externes Dplacement Missions et rceptions Indemnit de mission de supervision projet PROTECTION SOCIALE Carburant / supervision projet PROTECTION SOCIALE Dplacement / supervision projet PROTECTION SOCIALE Annonces et insertions PROTECTION SOCIALE Indemnit de mission de supervision projet PROJET COMMUNAUTAIRE Carburant / supervision projet PROJET COMMUNAUTAIRE Dplacement / supervision projet PROJET COMMUNAUTAIRE Annonces et insertions PROJET COMMUNAUTAIRE Indemnit de mission de supervision projet REHAB/RECONS Carburant / supervision projet REHAB/RECONS Dplacement / supervision projet REHAB/RECONS Annonces et insertions REHAB/RECONS

4220 4221 4222 4223 4224 4225 4226 42A1 42A2 42A3 42A4 42B1 42B2 42B3 42B4 42C1 42C2 42C3 42C4

63

ANNEXE 16 PLAN COMPTABLE


Code 1
11 110000 12 120000 13 131100 131102 131103 131104 131300 131301 131302 131800 131801 131802 131803 131804 15 156100 156110 18 181010 181020 181030 181040 181050 181060

LIBELLE COMPTES DE RESSOURCES


REPORT A NOUVEAU REPORT A NOUVEAU RESULTAT NET Rsultat net RESSOURCES Fonds reus IDA Paiement direct BM IDA avances initiales DRF/DPD IDA liquider Apport bnficiaire : fonds d'entretien Apport bnficiare en num Apport bnficiaire en nature Autres ressources Agios et intrts bancaires Rgul solde de compte Pnalits BE/E/ses CBE E/ses rsilies PROVISION PROVISION POUR CHARGES PROVISION P/CHARGES CONGE COMPTES LIAISON : ETS & STES Compte de liaison DRT Compte de liaison DRD Compte de liaison DRF Compte de liaison DRM Compte de liaison DRA Compte de liaison DRU

2
21 218100 218200 218300 218400 218500 23 238000 24 241000 241010 241020

COMPTES D'IMMOBILISATIONS
IMMOBILISATIONS CORPORELLES Matriel et Mobilier de bureau Matriel informatique Matriels et outillages Matriels roulants AAI IMMOBILISATIONS EN COURS Avances et acomptes verss REALISATION DES ACTIVITES Projets Communautaires Prestation Partenaire relais PC Indemnit de formation des bnficiaires PC

64
Code
241030 241040 242000 242010 242020 242030 242040 243000 243230 Formation des partenaires PC Rhabilitation/Reconstruction Prestation Partenaire relais Rehabilitation/Recons Indemnit de formation des bnficiaires Rehabilitation/recons Formation cellules de projets Rehabilitation/recons Formation des partenaires Rehabilitation/recons Protection Sociale Formation des partenaires Protection Sociale

LIBELLE
Formation cellules de projets PC

3 4
401010 401020 401030 401040 401050 401060 401100 401102 401104 401110 401111 401120 401121 401130 401131 401140 401141 401150 401151 401160 401161 401210 401211 401220 401221 401230 401231 401240 401241 401250 401251 401260 401261 401310 401311 401320 401321 401330 401331

COMPTE DE STOCK ET EN-COURS COMPTE DE TIERS


FOURNISSEUR EXPLOIT DRT FOURN EXPLOIT DRD FOURN EXPLOIT DRF FOUN EXPLOIT DRM FOURN EXPLOIT DRA FOURN EXPLOIT DRU Fournisseurs d'exploitation DG FOURNISSEUR ASS TECHNIQUE DG FOURNISSEUR /PROJET DG FORNISSEURS : E/SES DRT PC FOURN B.E DRT PC FOURN E/SES DRD PC FOURN B.E DRD PC FOURN E/SES DRF PC FOURN B.E DRF PC FOURN E/SES DRM PC FOURN B.E DRM PC FOURN E/SES DRA PC FOURN B.E DRA PC FOURNISSEURS : E/SES DRU PC FOURN B.E DRU PC FOURN ASSOCIATION DRT PC FOURN PARTENAIRES RELAIS DRT PC FOURN ASSOCIATION DRD PC FOURN PARTENAIRES RELAIS DRD PC FOURN ASSOCIATION DRF PC FOURN PARTENAIRES RELAIS DRF PC FOURN ASSOCIATION DRM PC FOURN PARTENAIRES RELAIS DRM PC FOURN ASSOCIATION DRA PC FOURN PARTENAIRES RELAIS DRA PC FOURN ASSOCIATION DRU PC FOURN PARTENAIRES RELAIS DRU PC FORNISSEURS : E/SES DRT REHAB/RECONS FOURN B.E DRT REHAB/RECONS FOURN E/SES DRD REHAB/RECONS FOURN B.E DRD REHAB/RECONS FOURN E/SES DRF REHAB/RECONS FOURN B.E DRF REHAB/RECONS

65
Code
401340 401341 401350 401351 401360 401361 401410 401411 401420 401421 401430 401431 401440 401441 401450 401451 401460 401461 401510 401520 401530 401540 401550 401560 401610 401620 401630 401640 401650 401660 401710 401720 401730 401740 401750 401760 401810 401820 401830 401840 401850 401860 401910 401920 401930 401940 401950 401960 403000 408000 408010 408020 408030 408040

LIBELLE
FOURN E/SES DRM REHAB/RECONS FOURN B.E DRM REHAB/RECONS FOURN E/SES DRA REHAB/RECONS FOURN B.E DRA REHAB/RECONS FOURNISSEURS : E/SES DRU REHAB/RECONS FOURN B.E DRU REHAB/RECONS FOURN ASSOCIATION DRT REHAB/RECONS FOURN PARTENAIRES RELAIS DRT REHAB/RECONS FOURN ASSOCIATION DRD REHAB/RECONS FOURN PARTENAIRES RELAIS DRD REHAB/RECONS FOURN ASSOCIATION DRF REHAB/RECONS FOURN PARTENAIRES RELAIS DRF REHAB/RECONS FOURN ASSOCIATION DRM REHAB/RECONS FOURN PARTENAIRES RELAIS DRM REHAB/RECONS FOURN ASSOCIATION DRA REHAB/RECONS FOURN PARTENAIRES RELAIS DRA REHAB/RECONS FOURN ASSOCIATION DRU REHAB/RECONS FOURN PARTENAIRES RELAIS DRU REHAB/RECONS Fonds d'entretien DRT Fonds d'entretien DRD Fonds d'entretien DRF Fonds d'entretien DRM Fonds d'entretien DRA Fonds d'entretien DRU CBE E/ses PC Association DRT CBE E/ses PC Association DRD CBE E/ses PC Association DRF CBE E/ses PC Association DRM CBE E/ses PC Association DRA CBE E/ses PC Association DRU CBE E/ses PC MOD DRT CBE E/ses PC MOD DRD CBE E/ses PC MOD DRF CBE E/ses PC MOD DRM CBE E/ses PC MOD DRA CBE E/ses PC MOD DRU CBE E/ses Rhab/recons Association DRT CBE E/ses Rhab/recons Association DRD CBE E/ses Rhab/recons Association DRF CBE E/ses Rhab/recons Association DRM CBE E/ses Rhab/recons Association DRA CBE E/ses Rhab/recons Association DRU CBE E/ses Rhab/recons MOD DRT CBE E/ses Rhab/recons MOD DRD CBE E/ses Rhab/recons MOD DRF CBE E/ses Rhab/recons MOD DRM CBE E/ses Rhab/recons MOD DRA CBE E/ses Rhab/recons MOD DRU FOURNIS. D'IMMO DG FOUR D'EXPLOITATION DG FA A RECEVOIR FOUR D'EXPLOITATION DRT FA A RECEVOIR FOUR D'EXPLOITATION DRD FA A RECEVOIR FOUR D'EXPLOITATION DRF FA A RECEVOIR FOUR D'EXPLOITATION DRM FA A RECEVOIR

66
Code
408050 408060 408110 408111 408120 408121 408130 408131 408140 408141 408150 408151 408160 408161 408210 408211 408220 408221 408230 408231 408240 408241 408250 408251 408260 408261 408310 408311 408320 408321 408330 408331 408340 408341 408350 408351 408360 408361 408410 408411 408420 408421 408430 408431 408440 408441 408450 408451 408460 408461 408110 408120

LIBELLE
FOUR D'EXPLOITATION DRA FA A RECEVOIR FOUR D'EXPLOITATION DRU FA A RECEVOIR FORNISSEURS : E/SES DRT PC FA A RECEVOIR FOURN B.E DRT PC FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRD PC FA A RECEVOIR FOURN B.E DRD PC FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRF PC FA A RECEVOIR FOURN B.E DRF PC FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRM PC FA A RECEVOIR FOURN B.E DRM PC FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRA PC FA A RECEVOIR FOURN B.E DRA PC FA A RECEVOIR FOURNISSEURS : E/SES DRU PC FA A RECEVOIR FOURN B.E DRU PC FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRT PC FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRT PC FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRD PC FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRD PC FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRF PC FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRF PC FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRM PC FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRM PC FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRA PC FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRA PC FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRU PC FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRU PC FA A RECEVOIR FORNISSEURS : E/SES DRT REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN B.E DRT REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRD REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN B.E DRD REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRF REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN B.E DRF REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRM REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN B.E DRM REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN E/SES DRA REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN B.E DRA REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURNISSEURS : E/SES DRU REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN B.E DRU REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRT REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRT REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRD REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRD REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRF REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRF REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRM REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRM REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRA REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRA REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN ASSOCIATION DRU REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FOURN PARTENAIRES RELAIS DRU REHAB/RECONS FA A RECEVOIR FA A RECEVOIR FCT DIRF CHARGES A PAYER ESE DRD

67
Code
408130 408140 408150 408160 408210 408220 408230 408240 408250 408260 408310 408320 408330 408340 408350 408360 408510 408520 408530 408540 408550 408560 408710 408720 408730 408740 408750 408760 409003 409030 409100 409110 409120 409130 409140 409150 409160 409310 409320 409330 409340 409350 409360 42 421000 421001 421010 421020 421030 421040 421050 421060 421090 CAP DRF ESES CHARGE A PAYER ESE DRM E/SE CHARHGES A PAYER E/SE CHARHGES A PAYER CAP DRT BE CHARGES A PAYER BE DRD CAP DRF BE CHARGES A PAYER BE DRM BE CHARHGES A PAYER DRA BE CHARHGES A PAYER CAP PR DRT CHARGES A PAYER PR DRD CAP DRF PR CHARGES A PAYER PR DRM PR CHARHGES A PAYER DRA CAP PR DRU CAP DRT ASSOC FRNS CHARGES A PAYER PC DRD CAP DRF ASSOC CGARGES A PAYER ASS PCC DRM CAP ASS/COM PC DRA CAP ASSOCIATION DRU CAP RAC PS DRT CAP RAC PS DRD CAP RAC PS DRF CAP RAC PS DRM CAP RAC PS DRA CAP RAC PS DRU AVANCE FRN IMMO DG AVANCE FOURNISSEUR D EXPLOITAT AVANCE FOURNISSEURS D EXPLOITA AVANCE E/SES PC DRT AVANCES E/SES PC DRD AVANCES E/SES PC DRF AVANCES E/SES PC DRM AVANCES E/SES PC DRA AVANCES E/SES PC DRU AVANCE E/SES REHAB/RECONS DRT AVANCES E/SES REHAB/RECONS DRD AVANCES E/SES REHAB/RECONS DRF AVANCES E/SES REHAB/RECONS DRM AVANCES E/SES REHAB/RECONS DRA AVANCES E/SES REHAB/RECONS DRU PERSONNEL/COMPTES RATTACHES Rmunrat personnel d'appui Honoraire Personnel cadre Personnel DRT Personnel DRD Personnel DRF Personnel DRM Personnel DRA Personnel DRU Personnel DG

LIBELLE

68
Code
421110 421120 421130 421140 421150 421160 421210 421220 421230 421240 421250 421260 421260 425000 428000 43 431000 431200 433000 44 445110 445111 445120 445121 445130 445131 445140 445141 445150 445151 445160 445161 445310 445311 445320 445321 445330 445331 445340 445341 445350 445351 445360 445361 447000 447001 45 456100 46 468600

LIBELLE
REMBOURSEMENT ORANGE DRT REMBOURSEMENT ORANGE DRD REMBOURSEMENT ORANGE DRF REMBOURSEMENT ORANGE DRM REMBOURSEMENT ORANGE DRA REMBOURSEMENT ORANGE DRU

Remb orange DRT Remb orange DRD Remb orange DRF Remb orange DRM Remb orange DRA Remb orange DRU Remb orange DG
Avances et acomptes au personn PERS CHARGES A PAYER ORGANISMES SOCIAUX/COMPTES RAT CNaPS : charges des employs CNaPS : allocations familiales O.S.I.E ETAT/COLLECTIVITES DECENTRALIS TVA ESE PC DRT TVA BE PC DRT TVA ESE PC DRD TVA BE PC DRD TVA ESE PC DRF TVA BE PC DRF TVA ESE PC DRM TVA BE PC DRM TVA ESE PC DRA TVA BE PC DRA TVA ESE PC DRU TVA BE PC DRU TVA E/SE REHAB/RECONS DRT TVA BE REHAB/RECONS DRT TVA E/SE REHAB/RECONS DRD TVA BE REHAB/RECONS DRD TVA E/SE REHAB/RECONS DRF TVA BE REHAB/RECONS DRF TVA E/SE REHAB/RECONS DRM TVA BE REHAB/RECONS DRM TVA E/SE REHAB/RECONS DRA TVA BE REHAB/RECONS DRA TVA E/SE REHAB/RECONS DRU TVA BE REHAB/RECONS DRU IRSA Personnel d'appui IRSA Personnel cadre Groupes et associs IDA demandes en cours DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS Divers : charges payer

69
Code
47 471000 48 486000 COMPTES D'ATTENTE Compte d'attente ou transitoir COMPTES DE REGULARISATION Charges constates d'avance

LIBELLE

5
51 512100 512101 512110 512111 512112 512113 512120 512121 512122 512123 512130 512131 512132 512133 512140 512141 512142 512143 512150 512151 512152 512153 512160 512161 512162 512163 53 530000 530010 530020 530030 530040 530050 530060 58 580000 581000 588000

COMPTES FINANCIERS
BANQUES Compte spcial DG Compte tampon DG CS Crdit ADD DRT Compte tampon DRT Compte CBE DRT Compte FE DRT CS Crdit ADD DRD Compte tampon DRD Compte CBE DRD Compte FE DRD CS Crdit ADD DRF Compte tampon DRF Compte CBE DRF Compte FE DRF CS Crdit ADD DRM Compte tampon DRM Compte CBE DRM Compte FE DRM CS Crdit ADD DRA Compte tampon DRA Compte CBE DRA Compte FE DRA CS Crdit ADD DRU Compte tampon DRU Compte CBE DRU Compte FE DRU CAISSES Petite caisse DG Petite caisse DRT Petite caisse DRD Petite caisse DRF Petite caisse DRM Petite caisse DRA Petite caisse DRU VIREMENTS INTERNES Virements internes VIRT INT COMPTE SPECIAL VIRT INT CPTE DE LIAISON

70
Code 6
60 602000 602001 604010 604020 604030 604040 606100 606230 606231 606240 606300 606400 61 613200 613500 615000 615100 615200 615201 615300 615600 616100 616200 616300 616400 616500 616501 616600 616601 618000 618100 618200 618300 618500 62 621000 622000 622100 622200 623100 624100 624400 625100 625200 625300 626100 626200 626300

LIBELLE COMPTES DE CHARGES


ACHATS ACHAT DE MATIERES ET FOURNIT. ACHAT STOCKE FOURNITURE ASS TECHNIQUE INTERNATIONALE ASS TECH LOCALE AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER AUDIT TECHNIQUE Eau et Electricit Carburants CARTE CARBURANT LUBRIFIANT Petit outillage Fournitures administratives SERVICES EXTERIEURS Locations immobilires Locations mobilires ENTRETIENS ET REPARATIONS ENTRETIEN ET REVISION REPARATION ACHAT PIECE DETACH STOCKE PNEUMATIQUES MAINTENANCE Assurances incendies Assurances vols Assurances VEHICULES Assurances dgts des eaux Assurances sant Assurance Sant PC ASSURANCE VIE Assurance Vie PC DIVERS SERVICES EXTERIEURS Documentation gnrale DUPLICATION DOCUMENTS PROJETS Documentation technique Frais de colloques,sminaires, AUTRES SERVICES EXTERIEURS Personnel TEMPORAIRE Honoraires, Commis.et courtage Communication Indemnit de stage des jeunes diplms Annonces et insertions Frts et transports sur achats Frts et transports administra Voyages et dplacements Missions Rceptions Affranchissements Redevances tlphoniques et t Tlex et fax

71
Code
626400 626500 626600 627000 63 632800 633000 633200 633400 64 641100 641101 641200 641201 641300 645100 645101 645300 645400 645401 647200 647300 648000 648001 65 657000 658000 67 678000 678100 REDEVANCE ORANGE REDEVANCE INTERNET REDEVANCE ZAIN SERVICES BANCAIRES ET ASSIMILE IMPOTS ET TAXES DROITS ET TAXES DIVERS IMPOTS, TAXES ET DROITS D'ENRE VIGNETTES AUTOMOBILE Timbres fiscaux et droits assi CHARGES DE PERSONNEL Salaires et appointements Salaires et appointements PC Congs pays SUR SDTC Congs pays PC Primes et gratifications Cotisations la CNaPS Cotisations la Cnaps PC Cotisations aux OSIE RETRAITE COMPL PART FID Retraite Complm Part FID PC Formations professionnelles Habillement du personnel Autres charges sociales Autres Charges sociales PC AUTRES CHARGES Charges exceptionnelles de ges AUTRES CHARGES DES ACTIFS ORDI CHARGES EXTRAORDINAIRES Charges extraordinaires Charges de sortie d'immo

LIBELLE

72

ANNEXE 17 RAPPORT DE PASSATION DE MARCHE


Fonds d'Intervention pour le Dveloppement (F.I.D) Emergency Food of Security and Reconstruction Project TABLEAU DE SUIVI DE LA PASSATION DES MARCHES 1- Passation de marchs des consultants (contrats non soumis examen pralable) Priode concerne : Ouvertur e des Expdition propositi DP ons techniqu es

Code march

Descript

Devis USD

Mthode de passation

Prvu VS rel

Public it

Dbut prp. DP

Fin de l'val.

Fin val. Finale

Signatu du contra

Prvu Rel

2- Passation de marchs des fournitures (contrats non soumis examen pralable) Priode concerne : Mthode de passation Dbut prp. DP

Code march

Descript

Devis USD

Prvu VS rel Prvu Rel

Public it

Lancemen Fin Signature Ouvertur Livrais t Appel valuat du e des plis finale d'offres ion contrat

3- Passation de marchs des travaux (contrats non soumis examen pralable) Priode concerne : Mthode de passation Dbut prp. Doc

Devis Code Description USD march

Prvu VS rel Prvu Rel

Public it

Lancemen Fin Signature Ouvertur Livrais t Appel valuat du e des plis finale d'offres ion contrat