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REPUBLIQUE DE MADAGASCAR Fitiavana Tanindrazana Fandrosoana PRIMATURE FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT

-FID-

TOME I MANUEL DE PROCEDURES Composante Protection Sociale - Scurit Alimentaire

Version Avril 2011

ABREVIATIONS ACT AGEX AR (ou Ar) BNGRC CCGRC ELS CIRAM CRGRC CSB DIR FID HIMO IDB IEC MPP ONG SA PV RIB SMIG USD q. US $ Argent contre Travail Agence dExcution ARIARY Bureau National de Gestion de Risques et de Catastrophes Comit Communal de Gestion de Risques et de Catastrophes Equipe Locale de Secours Comit Inter Rgional dAttribution de Marchs Comit Rgional de Gestion de Risques et de Catastrophes Centre de Sant de Base Direction Inter Rgionale du FID Fonds d'Intervention pour le Dveloppement (A) Haute Intensit de Main duvre (Travaux HIMO) Infrastructure de Base Information, Education, Communication Mmoire de Prparation de Micro-Projet Organisation Non Gouvernementale Scurit Alimentaire Procs-verbal Relev dIdentit Bancaire Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti Dollar Amricain quivalent Dollar Amricain MONNAIES La monnaie de compte ainsi que de paiement des micro-projets Argent contre Travail reste lARIARY (AR). Toutefois, certains montants mentionns dans le prsent Manuel de Procdures (en particulier pour dfinir les montants maxima des financements ou pour se rfrer aux montants estims des contrats en matire de passation de marchs) sont exprims en USD quivalent (USD q.), pour viter davoir modifier trop souvent le Manuel de Procdures en cas de fluctuations trop importantes et trop frquentes du taux de change et, par voie de consquence, des prix en Ariary.

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TABLE DES MATIERES

I. PRESENTATION DE LA COMPOSANTE / OBJECTIFS ....................................................................... 4 II. LES ACTEURS ............................................................................................................................................... 4 II.1 - LE FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT (FID) .................................................................... 5 II.2 - LE CLUSTER SECURITE ALIMENTAIRE ET MOYENS DE SUBSISTANCE ........................................................... 5 II.3 - LE SYSTEME DALERTE PRECOCE (SAP)..................................................................................................... 5 II.4 - LE BUREAU NATIONAL DE GESTION DES RISQUES ET CATASTROPHES (BNGRC) ....................................... 6 II. 5 - LE COMITE DE CIBLAGE ET LES TRAVAILLEURS .......................................................................................... 6 II.6 - LES AGENCES DEXECUTION ........................................................................................................................ 6 III. ALLOCATION DES FONDS ET CIBLAGE DES BENEFICIAIRES DE LA COMPOSANTE SECURITE ALIMENTAIRE ............................................................................................................................... 7 III.1 ALLOCATION DES FONDS ............................................................................................................................ 7 III.2 CIBLAGE DES ZONES DINTERVENTION ....................................................................................................... 7 III.3 - CIBLAGE DES TRAVAILLEURS ...................................................................................................................... 9 IV. MODE DE REALISATION TECHNIQUE ............................................................................................... 10 IV.1 - PRESELECTION DES AGENCE DEXECUTION (AGEX) ............................................................................... 10 IV.2 - IDENTIFICATION DU MICRO-PROJET .......................................................................................................... 12 IV.3 - RECRUTEMENT DUNE AGENCE DEXECUTION ......................................................................................... 13 IV.4 - EXECUTION DU MICRO-PROJET ARGENT CONTRE TRAVAIL....................................................................... 15 IV.5 - RECEPTION DES TRAVAUX ........................................................................................................................ 15 IV.6 - RAPPORTS ................................................................................................................................................. 15 IV.7 - MISSIONS DE SUPERVISION ET DAUDITS ................................................................................................... 16 IV.8 DEFAILLANCE DE LAGEX ...................................................................................................................... 16 V. MODE DE REALISATION FINANCIERE .............................................................................................. 16 V.1 - REPARTITION DU COUT TOTAL DU FINANCEMENT ...................................................................................... 16 V.2 - DEBLOCAGE DES FONDS ............................................................................................................................. 17 V.3 - SALAIRE EN VIGUEUR ................................................................................................................................. 18 V.4 - PASSATION DE MARCHES ............................................................................................................................ 18 VI. SUIVI EVALUATION .............................................................................................................................. 18 VI.1 - SUIVI DES ACTIVITES REALISEES : ............................................................................................................. 18 V1.2 - EVALUATION DE LIMPACT DU MICRO-PROJET SUR LES BENEFICIAIRES :.................................................. 19

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I. PRESENTATION DE LA COMPOSANTE / OBJECTIFS


Les Objectifs de Dveloppement du Projet Emergency Food Security and Reconstruction Project sont : i. ii. Augmenter laccs un emploi temporaire dans des zones identifies en inscurit alimentaire ; Restaurer laccs aux services sociaux et conomiques dans des communauts affectes par des dsastres naturels.

Lobjectif spcifique de la Composante Scurit Alimentaire est d : Augmenter laccs des emplois temporaires par les personnes vulnrables dans les zones en inscurit alimentaire . Les micro- projets de la Composante Scurit Alimentaire seront raliss sous forme Argent contre Travail utilisant les techniques du systme Haute Intensit de Main-duvre. Il faut noter que pour la ralisation de cette Composante, il sera tenu compte des recommandations tires du rapport dvaluation des activits de Scurit Alimentaire post cyclonique effectu en 20081 En outre, pour la mise en uvre des micro- projets de la Composante Scurit Alimentaire, divers Protocoles daccord sont signs, dont : i. Entre le Fonds dIntervention pour le Dveloppement et le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes. Entre le Fonds dIntervention pour le Dveloppement et le Ministre de lAgriculture, de lElevage et de la Pche Entre le Fonds dIntervention pour le Dveloppement et le Ministre de la Sant Publique

ii.

iii.

II. LES ACTEURS


Les acteurs impliqus dans la mise en uvre des micro-projets Argent contre Travail sont : 1. le Fonds dIntervention pour le Dveloppement en tant quOrganisme de gestion et de financement, 2. le Cluster Scurit Alimentaire et Moyens de subsistance en tant que plateforme de concertation, dchange sur la Scurit Alimentaire et de coordination des zones dintervention, 3. le Systme dAlerte Prcoce en tant quEntit de rfrence pour la situation alimentaire dans le Sud de Madagascar, 4. le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes et les Comits locaux de Gestion de Risques et Catastrophes dans les Rgions, Districts, Communes et Fokontany, 5. les Comits de ciblage en tant quEntit de slection des travailleurs, 6. les Travailleurs, hommes et femmes, en tant que bnficiaires directs des micro-projets Argent contre Travail,

N. Andrianjaka, et A. Milazzo, Juin 2008, Travaux publics haute intensit de main duvre (HIMO) pour la Scurit Alimentaire a Madagascar: problmes et options de politique.

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7. les Agences dExcution (AGEX), Associations ou Organisations Non Gouvernementales charges du paiement des travailleurs et de lencadrement des travaux.

II.1 - Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID)


Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement est lAgence de mise en uvre du Projet dUrgence de Scurit Alimentaire et de Reconstruction post catastrophe (Emergency Food Security and Reconstruction Project-EFSRP). La Composante Scurit Alimentaire ralise des microprojets Argent contre Travail dans le cadre de la rponse linscurit alimentaire2 et les effets nfastes des catastrophes naturelles. Dans la ralisation de sa mission, il fait appel des Agences dExcution qui sont des agences dopration sur le terrain. Une fois que le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes a notifi au Fonds dIntervention pour le Dveloppement les zones sinistres o une intervention est ncessaire ou une fois que le Cluster Scurit Alimentaire et Moyens de subsistance a valid les communes identifies comme tant en inscurit alimentaire, le rle du FID consiste : 1. Initier le micro-projet Argent contre Travail : informer les autorits du Fokontany et leur demander dorganiser une Assemble Gnrale du Fokontany en vue de mettre en place le Comit de ciblage dinformer la communaut sur les objectifs et la mise en uvre du microprojet et didentifier le micro-projet financer 2. Former les membres du Comit de ciblage sur les modalits de slection des travailleurs 3. Evaluer le cot du micro-projet et laborer le Mmoire de Prparation de micro-projet (MPP) 4. Faire la passation de marchs en vue de recruter lAgence dExcution 5. Faire des missions de supervision afin de sassurer du paiement effectif des travailleurs et de suivre la ralisation du micro-projet 6. Faire des audits et des valuations pour mesurer lefficacit du ciblage et les impacts du micro-projet.

II.2 - Le Cluster Scurit Alimentaire et Moyens de subsistance


Le Cluster Scurit Alimentaire et Moyens de subsistance est un espace de concertation et dchange regroupant les partenaires techniques et financiers uvrant dans le domaine de la Scurit Alimentaire. Ce plateforme regroupe des Organismes internationaux comme la FAO, le Programme Alimentaire Mondiale et des Organismes nationaux comme la Croix-Rouge Malagasy, lOffice National de Nutrition, le Fonds dIntervention pour le Dveloppement, etc. Pour une meilleure coordination et complmentarit des activits Argent contre Travail engages par le FID avec les actions des diffrents acteurs, la liste des zones (Rgions, Districts, Communes et Fokontany) bnficiaires est discute et valide au niveau du Cluster et/ou du Cluster Rgional quand ce dernier est fonctionnel.

II.3 - Le Systme dAlerte Prcoce (SAP)


Depuis 1996, la Commission Europenne finance un Systme dAlerte Prcoce du risque alimentaire (SAP). Ce Projet SAP a t mis en uvre par lAgence Europenne pour le Dveloppement et la Sant (AEDES) jusquen juin 2004. Le Projet SAP a pour objectif dviter les crises alimentaires dans le Sud de Madagascar. Depuis dcembre 2004, le SAP a t intgr dans le Systme dInformation Rurale et de Scurit Alimentaire (SIRSA), galement financ par la Commission Europenne et mis en uvre par AEDES. Le SIRSA a pour objectif la mise en place dun systme dinformation dans les 9 rgions des provinces de

Cette inscurit alimentaire est le rsultat de disette ou famine ou de catastrophes naturelles (cyclone, inondation, scheresse, tsunami, tremblement de terre, invasion de criquets, grle, tornade ou incendie accidentel)

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Fianarantsoa et de Tular. Ce systme prvoit de rassembler, largir et intgrer les diffrentes sources de donnes socio-conomiques existantes (dont le SAP), tout en amliorant leur qualit. () Pour une dure estime deux ans partir de janvier 2009, le Gouvernement a confi le service de gestion du SAP au Programme Alimentaire Mondial (PAM), sous la tutelle de lOffice National de Nutrition, et sur fonds de la Commission Europenne. Ainsi, le PAM, compte tenu de son expertise en analyse cartographique de la vulnrabilit (VAM) et de sa prsence permanente dans le Sud de Madagascar (deux sous-bureaux et cinq antennes), va prendre la relve de la coordination des activits de collecte et danalyse des indicateurs dalerte prcoce3.

II.4 - Le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes (BNGRC)


Le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes est le point focal permanent pour la coordination des programmes et activits touchant la prparation, prvention, raction et reconstruction et dont la fonction principale est dappuyer le Conseil National de Gestion des Risques et des Catastrophes. Le Bureau National pour la Gestion des Risques et Catastrophes est charg de dvelopper et de grer un systme dinformations sur les risques et catastrophes, pr et post vnement, fournissant une meilleur prise de dcision et un meilleur impact. Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement et le Bureau Nationale de Gestion des Risques et Catastrophes ont sign le 18 dcembre 2008 un Protocole dAccord dfinissant le champ daction et les obligations des deux parties dans la mise en uvre des actions de la Composante Scurit Alimentaire. Ainsi, le Bureau National pour la Gestion des Risques et Catastrophes : i. communique au FID la liste des zones sinistres et priorises selon lampleur des dgts en vue des activits Argent contre Travail, ii. facilite par lintermdiaire des Comits locaux de Gestion des Risques et Catastrophes tous les niveaux le processus de ciblage et de priorisation des communes et des communauts.

II. 5 - Le Comit de ciblage et les Travailleurs


Le Comit de ciblage Il slectionne les travailleurs de manire transparente et participative. Les membres du Comit de ciblage sont lus en Assemble Gnrale de la communaut. Le Comit de ciblage est form de 8 membres au maximum reprsentant les autorits locales, les autorits traditionnelles, la socit civile locale, les services techniques comme les enseignants, le personnel de sant, etc. Le Comit de ciblage participe au suivi du micro-projet en assistant au paiement des travailleurs, au contrle et vrification des fiches de prsence. Le Comit de ciblage doit signaler tout problme au FID ou lAgence dExcution. Les Travailleurs Les micro-projets Argent contre Travail sadressent aux rsidents (hommes et femmes) du Fokontany cibls ; les travailleurs sont gs de 18 ans et plus et physiquement aptes aux travaux manuels.

II.6 - Les Agences dExcution


Les Associations ou Organisations Non Gouvernementales (ONG) lgalement constitues peuvent devenir des Agences dExcution des micro-projets Argent contre Travail. Pour cela, elles doivent avoir rpondu lAppel Manifestation dIntrt (AMI) lanc par le FID et tre prslectionns par ce dernier pour lanne considre.

Source : Bulletin SAP n142, juin 2010

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En ce qui concerne la prslection, le FID prend en considration des critres lis leur existence et leur caractre oprationnel ainsi qu leur comptence et exprience dans le domaine concern. Les Agences dExcution sont responsables des fonds destins aux micro-projets Argent contre Travail qui leur sont confis. Les Agences dExcution assurent le paiement des travailleurs, lachat et lacheminement sur site des matriels et outillages, et lencadrement des travaux. Le FID organise lendroit des Agences dExcution des formations notamment en matire environnementale pour renforcer leur capacit dintervention.

III. ALLOCATION DES FONDS ET CIBLAGE DES BENEFICIAIRES DE LA


COMPOSANTE SECURITE ALIMENTAIRE

Etant donn linsuffisance dun mcanisme didentification permanent et rigoureux des zones dinscurit alimentaire sauf dans le Sud et afin de rduire les risques de capture politique du Projet, le mcanisme de ciblage ci-aprs est utilis :

III.1 Allocation des fonds


Il est trs important de noter que lallocation des fonds sera base sur les rsultats des tudes4 relatives linscurit alimentaire Madagascar (distribution spatiale et intensit de linscurit alimentaire) Dans le cadre gnral, lallocation des fonds destins aux micro-projets Argent contre Travail se prsente comme suit : i. Allocation dun pourcentage consquent la Direction Inter Rgionale de Tular pour le Sud o une situation dinscurit alimentaire chronique est prsente ii. Allocation des fonds restant par Province proportionnellement la population en inscurit alimentaire de la Province iii. Dans lallocation des fonds, le FID doit considrer les 2 aspects suivants : a. b. la possibilit de couvrir les communauts des communes en inscurit alimentaire en fonction des besoins particulirement dans le Sud la possibilit de faire plusieurs micro-projets Argent contre Travail dans une mme communaut simultanment ou en squence en fonction des besoins

III.2 Ciblage des zones dintervention


Les micro-projets Argent contre Travail sont excuts au niveau des Fokontany des communes cibles. Trois types de communes sont concerns : les communes en inscurit alimentaire, les communes touches par une catastrophe naturelle et les communes limitrophes des aires protgs ou des Parcs Nationaux si celles-ci sont galement en inscurit alimentaire. Pour le cas de ces dernires, il sera fait appel aux diffrentes organisations de la socit civile (OSC) et le Organisations Communautaires de Base (OCB) pour lappui organisationnel et oprationnel des activits.

LEtude intitule Madagascar 2010, Analyse Approfondie de la Scurit Alimentaire, de la Nutrition et de la Vulnrabilit conduite par le Programme Alimentaire Mondial et lUnicef servira de base dallocation dans le cadre de la programmation actuelle jusqu lobtention de nouvelles donnes.

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i.

Ciblage des communes en inscurit alimentaire

Le ciblage des communes en inscurit alimentaire se prsente comme ci-aprs: a. Pour le Sud, ciblage bas sur les Pronostics de situation alimentaire et classements des communes faits par le Systme dAlerte Prcoce : les communes et Fokontany bnficiaires des micro-projets Argent contre Travail sont discutes et arrtes au niveau du Cluster Scurit Alimentaire et Moyens de subsistance b. Dans les autres Provinces, allocation des micro-projets Argent contre Travail aux basquartiers des communes urbaines, aux communes rurales et aux zones priurbaines identifies comme tant en tat dinscurit alimentaire, aprs validation par le Cluster Scurit Alimentaire. Les Etudes faites par les membres du Cluster Scurit Alimentaire comme l Analyse Globale de la Scurit Alimentaire, Nutrition et Vulnrabilit conduite par le PAM et la FAO, les valuations des situations des mnages par loutil Multi cluster Rapid Assessment Mechanism (Antananarivo-ville, Tular-ville, etc.) de lUnicef serviront de base au ciblage des zones.
ii. Ciblage des communes touches par une catastrophe naturelle

Quand il sagit de rpondre une catastrophe naturelle notamment un cyclone, le ciblage seffectue comme suit:
Action Identification des zones sinistres Priorisation des Rgions et Districts sinistres Identification des communes sinistres Priorisation des Communes dintervention Acteurs BNGRC et membres du CRIC (Comit de Rflexion des Intervenants en cas de Catastrophe) Comite local GRC au niveau District /Membres Cluster Scurit Alimentaire et Moyens de subsistance prsents dans la zone Comite local GRC au niveau Commune Conseil communal/ Membres Cluster Scurit Alimentaire et Moyens de subsistance prsents dans la zone Outils Produits attendus

Points de situation tablis par le BNGRC Evaluations et bilans des dgts

Districts dintervention du FID

Points de situation tablis par le BNGRC Evaluations et bilans des dgts

Liste des Communes dintervention du FID

Priorisation des Fokontany

Points de situation tablis par le BNGRC Evaluations et bilans des dgts

Liste des Fokontany priorises pour les micro-projets Argent contre Travail

iii.

Communes limitrophes des Aires protgs et des Parcs Nationaux

Les communauts des communes limitrophes des sites classs prioritaires des Aires protgs et Parcs Nationaux et qui sont en tat dinscurit alimentaire sont ligibles. Une concertation entre le FID et les responsables de ces Aires Protgs ou Parcs Nationaux est ncessaire pour : a. Identifier les communauts qui vont bnficier des micro-projets Argent contre Travail

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b. Mettre en synergie la mission du FID et les objectifs de sauvegarde environnementale qui incombent aux communauts c. Choisir les micro-projets appropris y compris les renforcements de capacits des communauts en sauvegarde environnementale.

III.3 - Ciblage des travailleurs


Le ciblage des travailleurs de droule comme suit :
i. Assemble Gnrale du Fokontany

Une Assemble Gnrale dinformation est organise par les responsables du Fokontany. Les reprsentants du Fonds dIntervention pour le Dveloppement y expliquent et prsentent les objectifs des micro-projets Argent contre Travail et les modalits de slection et de paiement des travailleurs, les modalits de ralisation.
ii. Election des membres du comit de ciblage

Aprs explication des rles du Comit de ciblage par le Charg de Projets du FID, lAssemble Gnrale procde llection des membres du Comit de ciblage. Le Comit de ciblage a pour rles : - enregistrement des inscriptions, - slection des travailleurs, - rception des matriels et outillages, - suivi des paiements des travailleurs, - suivi des travaux, - rception des travaux. Le Comit de ciblage est form de 8 membres au maximum reprsentant les autorits locales, les autorits traditionnelles, la socit civile locale, les services techniques comme les enseignants, le personnel de sant, etc. Aprs la constitution du Comit de ciblage, le Charg de Projets du Fonds dIntervention pour le Dveloppement leur donne une formation sur lenregistrement des inscriptions et la slection des travailleurs, le contrle et suivi des paiements, etc
iii. Enregistrement des inscriptions

Des affiches annonant le recrutement des travailleurs sont poses dans le bureau du Fokontany et dans les endroits frquents du Fokontany. Les personnes intresses sinscrivent auprs des membres du Comit de ciblage en fournissant les informations demandes : ge, nombre denfants charge, situation matrimoniale, prsence de personne handicape ou ge dans le mnage, habitat, occupation quotidienne, revenu, accs leau potable, disponibilit de terrain de culture, etc. La dure de linscription est dcide lors de lAssemble Gnrale de la communaut, elle est en gnral dau moins 15 jours.
iv. Slection des travailleurs

Cest le Comite de ciblage qui slectionne les travailleurs. Cette slection se droule comme suit : division de la liste en 2 groupes : un groupe femmes et un groupe hommes , notation des postulants sur la base des informations fournies concernant son mnage, slection des travailleurs femmes ; la priorit est donne aux femmes seules chef de famille, sans emploi, ayant des enfants charge, en charge de personnes handicapes ou ges slection des travailleurs hommes ; la priorit est donne aux chefs de famille sans emploi, ayant des enfants charge, en charge de personnes handicapes ou ges rangement des travailleurs selon les notations faites par le comit de ciblage

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tablissement de la liste des 150 travailleurs slectionns affichage de la liste des 150 travailleurs slectionns dans le bureau du Fokontany et dans les quartiers envoi au Fonds dIntervention pour le Dveloppement de la liste dfinitive des travailleurs Il est remarquer que les recommandations suivantes sont appliquer dans le ciblage des travailleurs : - pour permettre au maximum de mnage de participer, on adopte le principe un mnage, un travailleur - le nombre de travailleurs sur un micro-projet Argent contre Travail est compris entre 100 et 150. La rotation des travailleurs nest pas autorise - si les inscrits sont nombreux, le Charg de Projets et le Comit de ciblage pourraient envisager la cration dun autre micro-projet - les femmes doivent reprsenter au moins 50% des travailleurs slectionns
v. Mcanisme de recours

Lors de lAssemble Gnrale de la Communaut, le FID fournit les noms des contacts qui on peut adresser les rclamations, plaintes ou observations concernant la slection des travailleurs, la slection des micro-projets, le paiement des rmunrations, etc. Ces contacts sont : 1. Le nom et le numro de tlphone du Charg de Projets du FID 2. Ladresse et le numro de tlphone de la Direction Inter Rgionale. Toute plainte ou rclamation que le FID reoit doit tre traite et transmise systmatiquement la Direction Gnrale.

IV. MODE DE REALISATION TECHNIQUE


IV.1 - Prslection des Agence dExcution (AGEX)
i. Capacits et expriences exiges

Pour tre prslectionne, une Association ou une Organisation Non Gouvernementale doit: a. tre lgalement constitue b. avoir une bonne relation avec sa banque c. disposer de ressources humaines qualifies pour lencadrement et la ralisation de microprojets argent contre travail d. pouvoir dmontrer, la satisfaction du Fonds dIntervention pour le Dveloppement, sa comptence technique dans le domaine de la Protection Sociale e. disposer de matriels et quipements suffisants lui permettant dassurer lencadrement de micro-projets Argent contre Travail Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement peut aussi prendre en compte dautres critres dapprciation des capacits des Agences dExcution et de ses chances de succs pour lorganisation et la gestion des micro-projets Argent contre Travail comme limplantation dans la zone (anciennet et permanence) , la crdibilit auprs de la population, une structure organisationnelle et administrative adquate pour la ralisation des activits. Les Agences dExcution pouvant dmontrer une capacit technique et financire excuter plusieurs micro-projets en simultan peuvent tre ligibles pour encadrer des micro-projets Argent contre Travail en parallle sur une zone tendue ; le Fonds dIntervention pour le Dveloppement tiendra compte galement de la situation financire et comptable (audit des comptes, audit technique, etc.), de lexprience passe de lAgence dExcution avec dautres partenaires.

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Sont exclues priori les Agences dExcution ayant eu des conventions rsilies leurs torts par le FID ou par dautres Projets financs par la Banque Mondiale (depuis deux ans), y compris celles rapparaissant sous un autre nom. Sont galement exclues de la prslection, les AGEX ayant prsents des documents falsifis.
ii. Systmes de gestion financire et comptable exigs

Le minimum exig en matire de gestion financire et comptable des micro-projets Argent contre Travail est une comptabilit simple compte tenu de la nature mme des micro-projets qui ne comportent quun nombre trs limit de rubriques de dpenses. La gestion financire et comptable des micro-projets au niveau des Agences dExcution a pour objectif de sassurer de la bonne utilisation des fonds conformment leur destination prvue dans les Contrats passs entre le Fonds dIntervention pour le Dveloppement et ces Agences dExcution. Laccent est mis sur la transparence dans la tenue dune comptabilit simplifie: journaux de banque et de caisse, et tats mensuels des dpenses, avec lobligation de conserver pendant au moins cinq ans les documents comptables et autres pices justificatives qui pourraient tre consults par les reprsentants du Gouvernement, de lIDA (Banque Mondiale) , du FID et des auditeurs. L'objectif est de s'assurer qu'il n'y a pas de dtournements de fonds par les Agences dExcution, et en particulier que les travailleurs reoivent la rmunration prvue. Cette gestion financire et comptable ne sintresse donc quaux recettes et dpenses des Agences dExcution pour la ralisation des micro-projets financs par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement, et non lensemble de leur situation financire et de leurs recettes et dpenses. La tenue par les Agences dExcution de la comptabilit des micro-projets ne devrait pas tre un problme puisqu une capacit tenir une comptabilit est une condition dligibilit pour pouvoir tre une Agence dExcution. LAgence dExcution doit tenir une comptabilit spare de toutes les dpenses faites pour la ralisation du micro-projet Argent contre Travail. Les dpenses seront enregistres par ordre chronologique dans un journal de caisse et un journal de banque, et seront rcapitules dans des relevs mensuels de dpenses. Il est essentiel que cette comptabilit comprenne des tats de dpenses (tats mensuels, et tats finaux rcapitulatifs la fin des micro-projets) qui reprennent les mmes rubriques de dpenses que celles qui sont mentionnes dans les Mmoire de Prparation de micro-projet Argent contre Travail annexs aux contrats. La comptabilit des dpenses devra aussi permettre un rapprochement bancaire, et un rapprochement avec les listes nominatives des paiements des salaires aux travailleurs. Toutes pices justificatives et factures correspondant au financement du Fonds dIntervention pour le Dveloppement ( lexception de la rmunration forfaitaire de lAgence dExcution) seront conserves pendant au moins 5 ans par lAgence dExcution. Un tat spcifique sur les acquisitions en petits matriels et outillages sera tenu par lAgence dExcution et sera prsent aux ventuels contrles avec en annexe les procdures utilises lors de lachat. NOTA BENE: - En tout tat de cause, aucune AGEX ayant bnfici dun financement du Fonds dIntervention pour le Dveloppement et qui naurait pas respect ses engagements pour la ralisation et la gestion de micro-projet financ prcdemment ne sera ligible pour un nouveau financement par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement.

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En cas de dtournement de fonds, de fraude, de malversation, fait par lAgence dExcution, le Fonds dIntervention pour le Dveloppement se rserve le droit dester en justice lAgence dExcution en plus de la rsiliation immdiate du Contrat et de sa radiation de la liste des Partenaires du Fonds dIntervention pour le Dveloppement
iii. Renforcement de capacit des Agences dExcution

Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement organise des formations pour les Agences d Excution. Ces formations porteront sur lEnvironnement, la gestion de chantier (organisation et ralisation des travaux haute intensit de main-duvre), les activits techniques spcifiques telles les reboisements et la protection des bassins versants, ainsi que sur les aspects logistiques et la comptabilit.

IV.2 - Identification du micro-projet i. Choix du micro-projet

Cest lAssemble Gnrale de la communaut qui identifie et choisit le micro-projet raliser. Le choix du micro- projet sera formalis dans un Procs-verbal ; la communaut adresse une requte vise par la Commune la Direction Inter Rgionale du FID.

ii.

Design et calendrier du micro-projet

Les micro-projets sont excuts sur une dure de 30 50 jours de travail ; les travailleurs sont compris entre 100 150 Outre la ralisation des travaux communautaires, les travailleurs des micro-projets peuvent bnficier de formations sur les thmes lis lEnvironnement, la Sant Mre-Enfant, la Sant Reproductive des Adolescents5. Ces formations peuvent durer entre 2 3 jours ; durant les jours de formation, les travailleurs reoivent les rmunrations journalires prvues. En milieu rural, le calendrier de ralisation des micro-projets Argent contre Travail doit tenir compte du calendrier agricole et pour rpondre aux besoins des bnficiaires en priode de soudure notamment. iii. Critres dligibilit du micro-projet

Pour tre ligible, un micro-projet Argent contre Travail doit rpondre aux critres suivants : Critre social Le micro- projet doit prsenter un intrt pour lensemble de la communaut et de la population, Le micro- projet est une activit rpondant linscurit alimentaire ou une catastrophe naturelle et nest pas inscrite dans le budget communal en tant quinvestissement, Critre technique Le micro- projet doit tre de faible technicit et ne ncessitant que des matriels et petits outillages courants (pelles, pioches, etc.), Le micro- projet doit tre ralisable dans un dlai maximum de 50 jours

Lorganisation et la ralisation de ces formations sont dfinies dans les Protocoles de partenariat entre le FID et la plateforme des Organisations de la Socit Civile qui soccupe de lenvironnement (Association Voahary Gasy) pour le thme Environnement, entre le FID et le Ministre de la Sant Publique et du Planning Familial.

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Critre financier Le financement du Fonds dIntervention pour le Dveloppement pour la ralisation dun micro- projet Argent contre Travail ne doit pas dpasser lquivalent de 20.000 US $.

Critre environnemental A lissue de lvaluation environnementale faite par le charg de projet du Fonds dIntervention pour le Dveloppement, les impacts et les mesures dattnuation peuvent tre identifis facilement sans tude dimpact tendue, Le micro- projet ne doit pas engendrer : a. De rinstallations involontaires des personnes b. De retraits involontaires de terres provoquant : c. Une relocalisation ou une perte dhabitat d. Une perte de biens ou daccs ces biens, ou e. Une perte de sources de revenu ou de moyens dexistence, que les personnes affectes aient ou non se dplacer sur un autre site ; ou f. De restrictions involontaires de laccs des parcs dfinis comme tels juridiquement, et des aires protges entranant des consquences ngatives sur les moyens dexistence des personnes dplaces g. Dimpacts sur les zones sensibles (forts tropicales, zone sujette rosion, sites palontologiques, archologiques ou historiques entre autres). iv. Approbation du micro- projet

Le Charg de projets du Fonds dIntervention pour le Dveloppement effectue une valuation technico- financire du micro- projet et labore le Mmoire de Prparation de micro - projet6 qui contiendra notamment le descriptif du micro- projet, le nombre de travailleurs ncessaire, la dure et le cot du micro- projet. Si l'valuation conclt que : - le micro- projet est ligible au financement et que le financement requis est infrieur ou gal 10.000 USD q. lapprobation est donne par le Directeur Inter Rgional du FID, - le sous- projet est ligible au financement et que le financement requis est suprieur 10.000 USD q.la Direction Inter Rgionale du FID transmet le dossier la Direction Gnrale aux fins dapprobation avant de passer un contrat avec lAgence dExcution. Une liste des typologies de micro- projets pouvant tre financs se trouve en Annexe 2 de ce Manuel de Procdures.

IV.3 - Recrutement dune Agence dExcution


La slection des Agences dExcution seffectue suivant la mthode Qualification de Consultants (QC)7. Aprs approbation du Mmoire de Prparation de micro- projet par le Directeur Inter Rgional ou par le Directeur Gnral,

Le modle de Mmoire de Prparation de micro- projet est donn en Annexe 3 Directives pour lEmploi de Consultants : Slection et emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale publies par la Banque en Mai 2004 rvises en Octobre 2006
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le Service des Oprations et Environnement du Fonds dIntervention pour le Dveloppement tablit les Termes de Rfrence8 de lAgence dExcution sur la base du Mmoire de Prparation de micro- projet, le Service des Oprations et Environnement du Fonds dIntervention pour le Dveloppement tablit un short- list de 3 6 Agences dExcution. Cette liste dAgence dExcution est tablie sur la base de la liste des Agences dExcution prslectionnes et ayant manifest leur intrt travailler dans la zone de localisation du micro- projet. Un Procs-verbal dapprobation de ce short- list est sign conjointement par les membres du Comit Inter Rgional dAttribution de Marchs (CIRAM)9, au besoin, les Agences dExcution proposes dans le short- list sont invites fournir des complments dinformations sur leurs expriences et leurs comptences en rapport avec la nature de la mission, Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement value les manifestations et slectionne une Agence dExcution, un rapport dvaluation est tabli et sign conjointement par les membres du CIRAM, LAgence dExcution slectionne est invite soumettre une proposition technique et financire dans un dlai maximum de 30 jours calendaires. Si lAgence dExcution soumet sa proposition avant les trente jours, le Fonds dIntervention pour le Dveloppement procde son ouverture et son valuation sans attendre la date limite, Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement et lAgence dExcution ngocient le march. Au cas o, la ngociation est infructueuse, lAgence dExcution classe deuxime du shortlist sera invite soumettre une proposition technique et financire relatif au micro-projet.

Lattribution de lexcution des travaux une Agence dExcution est dcide par le Comit Inter Rgional dAttribution de Marchs (CIRAM) sur la base des critres dvaluation suivants : Qualifications du personnel cl en rapport avec le type de micro- projet raliser, mobilit et disponibilit ; le personnel-cl est compos du chef de chantier et du superviseur, Conformit de lapproche technique, de la mthodologie et de plan de travail proposs avec les Termes de rfrence Expriences dans les travaux Argent contre Travail Composition de lquipe de lAgence dExcution,

LAgence dExcution recrute est notifie par crit par le FID. Les deux parties procdent ensuite la ngociation et la signature du Contrat.

Cas particulier : Le nombre maximum de micro- projets pouvant tre excuts par une mme Agence dExcution est fonction de sa comptence technique et de son exprience passe en matire de travaux Argent contre Travail, ainsi que de son plan de charge. Lattribution une Agence dExcution dun ensemble de micro- projets dont le montant total est suprieur 20.000 US $ q. est conditionne par les critres suivants : Avoir une structure juridique reconnue par la loi malgache depuis au moins trois ans ; Avoir mis en uvre de faon effective et vritable des actions dans les domaines particuliers proposs et les membres cls disposent des expriences prouves en matire de gestion et conduite de micro-projets de Scurit Alimentaire (travaux Argent contre Travail, travaux Vivres contre Travail, rhabilitation dinfrastructures, IEC) ;
Un modle de Termes de Rfrence des AGEX est donn en Annexe 9 Le CIRAM est compos dau moins trois personnes : le Directeur Inter Rgional du FID, le Chef de Service des Oprations et Environnement, le Chef de Service Finances et Comptabilit, Charg de projet (Ingnieur, SocioOrganisateur)
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Disposer dune unit comptable permanente et dune comptabilit en rgle ; Prsenter un tat financier audit (audit externe) couvrant les trois dernires annes d'activit et dmontrant une situation financire excdentaire pour la dernire anne, Disposer dun fonds de roulement dau moins 5% du montant du Contrat, Avoir les expriences requises dans les domaines particuliers proposs (travaux HIMO, rhabilitation dinfrastructures, IEC).

IV.4 - Excution du micro-projet Argent contre Travail


LAgence dExcution doit commencer les travaux au plus tard 10 jours aprs sa rception de lOrdre de Service. Une prise en main de lAgence dExcution et des bnficiaires faite par les Chargs de Projets du FID aura lieu avant le dmarrage des travaux. Seront entre autres expliqus cette occasion : Le rle des parties prenantes (AGEX, Comit de ciblage, le Fokontany, les Travailleurs et le FID) Lorganisation du chantier (qui fait quoi), Les horaires de travail, Les conditions de paiement des travailleurs Les rclamations ventuelles des travailleurs et les voies de recours. Le Charg de Projets du Fonds dIntervention pour le Dveloppement sera prsent au dmarrage des travaux. La liste des travailleurs sera lue publiquement. Le mcanisme de recours ainsi que les coordonnes du Charg de Projets et du FID seront fournis afin que tout travailleur puisse les contacter en cas de litige. Le micro- projet doit comprendre des mesures permettant dassurer la scurit des travailleurs, telles la mise disposition dquipements de protection (si ncessaire) et la mise en place dune bote pharmacie. LAgence dExcution sera tenue dtablir un Rapport ( la rception des travaux) si la dure des travaux nexcde pas 20 jours. Au-del de ce dlai, elle sera tenue de fournir un rapport intermdiaire et un Rapport final ( la rception des travaux).

IV.5 - Rception des travaux


La rception des travaux est prononce par le Chef de Fokontany ou son reprsentant, le prsident du Comit de ciblage, deux reprsentants des travailleurs, le Superviseur de lAgence dExcution et ventuellement par le Charg de Projets du FID et un reprsentant de la commune. La rception des travaux sera formalise dans un Procs-verbal de Rception dment sign. Au moment de la rception des travaux, lAgence dExcution doit remettre aux travailleurs les matriels et outillages acquis sur le financement du micro - projet, un Procs-verbal de remise sera galement tabli et sign cet effet. Toutefois, la rception des travaux pourra ne pas tre prononce si la qualit des travaux raliss ne suit pas les prescriptions techniques mentionnes dans le Mmoire de Prparation de micro- projet. Dans ce cas, lAgence dExcution est tenue de prendre les dispositions ncessaires pour lever les rserves mises.

IV.6 - Rapports
LAgence dExcution soumettra au FID les rapports suivants : Rapport intermdiaire : Avant le dcaissement du deuxime acompte, un rapport contenant des informations sur le paiement des travailleurs, lavancement du micro- projet, lexcution des mesures dattnuation, les annexes (fiches de prsence, fiches de paiement, factures, etc.)

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Rapport Final : au plus tard quinze jours aprs la date de rception des travaux, le rapport final donnant la situation des paiements des travailleurs, dcrivant les activits menes y compris lexcution des mesures environnementales, prsentant les cots effectifs des dpenses pour les outillages, les problmes rencontrs et les solutions prises, les indicateurs de rsultat (homme- jours crs, nombre de bnficiaires, etc.) du micro- projet, les leons tires et les recommandations, en plus des annexes (fiches de prsence, fiches de paiement, etc.)

Lapprobation par le Directeur Inter Rgional du FID du Rapport Final prsent par lAgence dExcution le libre de toutes les obligations par rapport au Contrat.

IV.7 - Missions de supervision et daudits


Supervision - Durant lexcution dun micro-projet Argent contre Travail, le FID effectue des missions de supervision : une mission de prise en main au moment du dmarrage des travaux (au bureau du FID et sur le terrain), une mission de suivi des travaux en cours, ventuellement Rception des travaux. A chaque mission de supervision des reprsentants du Fonds dIntervention pour le Dveloppement, il est dress un Procs-verbal de visite de chantier dans lequel le missionnaire du FID consigne ses recommandations techniques et organisationnelles. Le Comit de ciblage et lAgence dExcution sont tenus de suivre et dappliquer ces recommandations. Audit - Les Agences dExcution donneront libre accs aux agents du FID, lIDA, au Gouvernement ou toute personne mandate par ces derniers pour consulter les documents concernant les microprojets ou pour inspecter les ralisations, en particulier aux fins dAudit pour les aspects suivants : comptable, financier, technique et environnemental. LAuditeur externe des comptes et tats financiers du Fonds dIntervention pour le Dveloppement peut aussi auditer, sur la base dchantillons, les recettes et dpenses des Agences dExcution pour la ralisation des micro-projets Argent contre Travail. Cet audit doit vrifier que les fonds dcaisss ont bien t utiliss par les Agences dExcution pour les micro-projets Argent contre Travail conformment aux clauses des Contrats. Il vrifiera aussi que les tats de dpenses que les Agences dExcution ont transmis la Direction Inter Rgionale du FID correspondent bien aux factures et autres pices justificatives conserves par ces Agences dExcution.

IV.8 Dfaillance de lAGEX


En cas de dfaillance de lAgence dExcution dans lexcution de ses obligations contractuelles, le FID lui adressera une lettre de mise en demeure, en se rfrant au contrat et ses annexes, pour corriger les dfaillances constates en lui accordant cet effet un dlai raisonnable lui permettant de satisfaire les exigences de la lettre de mise en demeure. Pass ce dlai, si lAgence dExcution na pas donn les rsultats attendus, le FID pourra procder la rsiliation du contrat.

V. MODE DE REALISATION FINANCIERE


V.1 - Rpartition du cot total du financement

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En tant quactivit ayant pour premier objectif de procurer de lArgent contre Travail aux personnes vulnrables touches par linscurit alimentaire, le cot total dun micro- projet se rpartit en trois Catgories : Catgorie I Rmunration des Travailleurs et du Comit de ciblage Au minimum 77% du total gnral du financement accord par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement sont consacrs au paiement des rmunrations en argent des travailleurs et du Comit de ciblage. Catgorie II Petits matriels et outillages Au maximum 15% du total gnral du financement accord par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement sont consacrs lachat des petits matriels et outillages.

Catgorie III Rmunration forfaitaire de lAGEX La rmunration forfaitaire de lAgence dExcution correspond 8% du cot total du financement. Ce pourcentage indiqu dans le PAD (Project Appraisal Document) est une valeur indicative. Dans le cas o le montant ngoci avec lAgence dExcution dpasse les 8%, ce dpassement ne sera justifi quaprs analyse du Bordereau de cot de lAgence dExcution dans lequel seront dtailles les charges de lAgex pour la ralisation de ses prestations et juges comme acceptables par la Direction Inter Rgionale du FID. Cette dernire consignera son acceptation dans le Procs-verbal de ngociation.

V.2 - Dblocage des fonds


Le montant total du Contrat sera transfr au compte bancaire de lAgence dExcution en trois tranches : Premire tranche : la signature du Contrat par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement et lAgence dExcution Ce premier acompte se dcompose comme suit : 50% de la Catgorie I - Rmunrations des Travailleurs et du Comit de ciblage 100% de la Catgorie II - Petits matriels et outillages 50% de la Catgorie III - Rmunration forfaitaire de lAgence dExcution

Deuxime tranche : le deuxime acompte est dcaiss lorsque 70% des fonds du premier acompte ont t dpenss et les pices justificatives approuves par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement. Ce deuxime acompte se dcompose comme suit : 50% de la Catgorie I - Rmunrations des Travailleurs et du Comit de ciblage 5% de la Catgorie III - Rmunration forfaitaire de lAgence dExcution

Troisime tranche : la dernire tranche est dcaisse aprs approbation du Rapport Final de lAgence dExcution par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement. Ce troisime acompte correspond au 45% de la Catgorie III - Rmunration forfaitaire de lAgence dExcution

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V.3 - Salaire en vigueur


Les conditions demploi des travailleurs doivent tre conformes la lgislation du travail Malgache. En particulier, la rmunration des travailleurs doit tre base sur le SMIG horaire sans toutefois le dpasser aux fins dauto ciblage. Le salaire en vigueur appliqu par le Fonds dIntervention pour le Dveloppement pour un travailleur est de 2 500 Ariary pour une journe de travail de cinq (05) heures. Les 8 membres du Comit de ciblage percevront une rmunration forfaitaire de 200 000 Ariary payable en 2 tranches : 100 000 Ariary la publication de la liste dfinitive des travailleurs et 100 000 Ariary la rception des travaux.

V.4 - Passation de marchs


Comme les microprojets sont de nature simple dun point de vue technique, reposant essentiellement sur lemploi temporaire dune main-duvre non qualifie, les seules directives en matire de passation de marchs concernent les achats de fournitures de petits matriels et outillages. Ainsi, pour tout achat de fournitures dun montant suprieur ou gal 100.000 Ariary, la mthode de passation des marchs est la Consultation des fournisseurs qualifis, pour obtenir au moins 3 cotations (Factures Pro forma). Lvaluation entrane la vrification de la conformit de la cotation avec les spcifications techniques de la demande de cotation et le choix du fournisseur ayant le moindre cot. Les demandes en outillages pourraient tre divises en lots, et valu lot par lot, pour trouver la combinaison des fournisseurs ayant le moindre cot total. Chaque Direction Inter Rgionale constituera une base de donnes des prix des outillages les plus courants par District dintervention afin de faciliter le contrle des cots des outillages.

VI. SUIVI EVALUATION


A la fin du micro-projet, le Fonds dIntervention pour le Dveloppement collecte les indicateurs mentionns dans le rapport final : Homme-jour cr Nombre de bnficiaires, nombre de femmes bnficiaires Cumul des micro-projets raliss Indicateurs spcifiques (mtre-linaire de voie de desserte remise en tat, etc.) Une valuation rapide des impacts via les fiches denqute remplies par certains travailleurs

VI.1 - Suivi des activits ralises :


a) Indicateurs globaux (pour lensemble de la Composante Scurit Alimentaire)

Pour une priode donne: Nombre de microprojets raliss Nombre de travailleurs bnficiaires (avec distinction du nombre de femmes bnficiaires) Nombre dHomme-Jours de travail b) Indicateurs spcifiques (pour les microprojets) Rsultats ou produits attendus/obtenus, suivant la nature du projet. Par exemple:

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Superficie (en hectare) domine par un rseau dirrigation rhabilit, Nombre de mtres linaires de canaux curs Nombre de jeunes pousses plantes (Nombre de pieds darbre plants) Mtres linaires de passerelles en bois mises en place Nombre de kilomtres de piste entretenus

V1.2 - Evaluation de limpact du micro-projet sur les bnficiaires :


Ltude ralise en juin 200810 confirme limportance davoir un systme de suivi-valuation orient sur les bnficiaires. Cet outil a pour objectif de mesurer limpact de linjection montaire dans les mnages des travailleurs. Afin de pouvoir accder une base de donnes permettant une analyse prospective et dynamique sur ces points, les Agences dExcution seront tenues de renseigner des fiches denqute comprenant essentiellement : Les informations sur le travailleur et la composition de son mnage Lutilisation de largent reu Un modle de fiche denqute est prsent en Annexe 8. En dfinitive, les rsultats de ces enqutes permettront dapprhender et de comprendre le processus de changement ou dattnuation apport par le projet et partant de permettre au FID dapporter des amliorations dans ses interventions notamment en matire de ciblage.

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N. Andrianjaka, and A. Milazzo, June 2008, op. cit.

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