Manual de Usuario del Software ERP OpenBravo POS

ndice de Contenidos

Introduccin ........................................................................................................................................ 2 Ingreso al Software ............................................................................................................................. 3 Ingreso de Categoras .......................................................................................................................... 4 Ingreso de Productos .......................................................................................................................... 6 Movimiento de Caja .......................................................................................................................... 18 Ventas................................................................................................................................................ 19 Cerrar Caja ......................................................................................................................................... 24 Informes ............................................................................................................................................ 26

Manual de Usuario para Software ERP Openbravo Creacin Pedro Garay U.

Introduccin
El Software OpenBravo es un ERP (planificacin de recursos empresariales) de uso gratuito, que le servir para llevar la gestin su negocios ya sea desde una tienda hasta un restaurante.

Al implementar y utilizar el software este nos ayudara en nuestras Ventas, devoluciones, reportes, administracin de efectivo, almacn y muchas funciones ms que seguro beneficiarn a su negocio, al mejorar su imagen, mejorar la atencin a tus clientes y hacer ms eficiente el trabajo de tus empleados.

Nos ofrece herramientas muy tiles como:

1. Administracin de inventarios. Altas, bajas y actualizacin de los productos que quiera manejar. 2. Interfaz para manejo de clientes. Manejo de toda la informacin de tus clientes registrados, datos generales, de compras, de contacto, etc. 3. Reportes Grficos de ventas. Por empleado, rango de fechas, etc. 4. Balance financiero diario. Informes donde se detalla claramente, las ganancias del da, (ingresos menos egresos). 5. Administracin de usuarios. Cada usuario de Openbravo puede tener acceso a los mdulos de acuerdo al cargo que ocupa, y todos acceden al sistema por contrasea.

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Ingreso al Software
1. El software se ejecuta desde la ventana que se muestra en el escritorio de su computador o notebook.

2. Al ingresar se despliega la siguiente pantalla con las opciones de ingreso bajo los siguientes perfiles. Se utilizara siempre el ingreso como Administrador (punto 1)

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Ingreso de Categoras
3. Visualizacin de la Interfaz del Software

4. Ingresar al rea de navegacin Administracin clickear en nombre Inventarios la cual desplegara el Modulo de Inventarios

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En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla que se est detallando en cada momento de la siguiente manera: Administracin Inventario Categoras

5. Visualizacin del rea modulo de Inventario, se debe ingresar a la Opcin Categoras,

sealizado en la imagen de abajo

6. rea de trabajo sobre las categoras, ya sea el ingreso de las categoras, modificacin o
eliminacin de alguna.

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Ingreso de Productos
Para comenzar a ingresar productos bajo las categoras definidas por el usuario, hay que determinar el impuesto (IVA) sobre estos. A continuacin, se detallar los pasos a seguir para realizar sta operacin (esta operacin solo se realiza una vez y se mantendr fija a travs del tiempo).

1. En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla que se est detallando en cada momento de la siguiente manera: Navegacin: Administracin -> Inventario -> Categoras de Impuestos: 2. Ingresar al Botn Categoras de Impuestos para crear la nueva categora del nombre IVA

3. Se crea la categora llamada IVA, como se muestra en la siguiente imagen:

Agregar Nuevo Guardar

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4.

Luego de haber definido IVA en la categora, se ingresar (ingresar) a Botn Impuestos dentro del Modulo Inventario:

5. En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla que se est detallando en cada momento de la siguiente manera: Navegacin: Administracin -> Inventario -> Impuestos: Definir Impuestos, Ingrese los datos como se ven en la pantalla para registrar el impuesto al valor agregado (IVA) y mrquelo con un 19%. Cuando termine, presione el botn de Guardar que es el ltimo de izquierda a derecha, representado por un disco (IMAGEN). Note que su nuevo impuesto se agrega a la lista de la izquierda.

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Luego de definir el IVA como Categora de Impuesto, pasamos al ingreso de Productos, para esto hay que ubicarse en la siguiente ruta: Administracin Inventario Productos 6. Nos situamos en modulo Inventario, y seleccionamos el Botn Productos

7.

Por el momento, slo nos concentraremos en la parte inferior (Sealada con recuadr negro en imagen) para ingresar una bebida con datos ficticios (la imagen de dicho ejemplo se encuentra en la prxima pgina). Dichos datos son: Referencia: 001. (Control interno de su negocio) Nombre: Coca-Cola. (El nombre del producto) Cdigo de Barras: 001. (Un nmero ficticio para demostrar el uso) Compra: $100. (Costo de este producto por la unidad) Venta: $150. (Precio al que usted vende este producto) Impuesto: IVA. (Marque los impuestos a cobrar) Categora: Bebidas. (Categora a la que corresponde su producto)

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8. Imagen que grafica los datos ficticios sealados en la pgina anterior con el ejemplo de producto coca-cola de la categora Bebidas. En la Proxima pgina se vera el ejemplo paso a paso de cmo ingresar un nuevo producto.

Parte Inferior de Trabajo

9. Ingrese a la pestaa Inventario y seleccione la opcin En Catalogo, esto es para que aparezca despus el producto en ventana de ventas:

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- Los pasos secuenciales para ingresar un producto son los siguientes:

a) Pinchar botn de ingresar nuevo Producto:

b) Agregar el nombre al Producto que queremos ingresar:

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c) Agregar el Numero de referencia y de Cdigo de Barras (estos deben ser los mismos nmeros)

d) Se ingresa El precio de compra del producto (el precio que nosotros pagamos por la adquisicin de este producto), sin el signo $ (peso)

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e) Ingresamos el precio de venta:

Y automticamente el sistema nos arroja el porcentaje de ganancia y tambin nos arroja automticamente el precio de venta ms el impuesto f) Luego seleccionamos la categora del impuesto en este caso sera la que creamos con anterioridad llamada IVA

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g) Luego seleccionamos la Categora la cual pertenece el Producto estas fueron previamente definidas en pasos anteriores.

h) Se definen atributos si es que estuvieran previamente definidos (esta opcin no es obligatoria de llenar).

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i)

Si se quiere se puede agregar una imagen caracterstica para el producto en cuestin, se clickea el botn con la carpeta azul y se busca la imagen en disco duro.

j)

Se selecciona imagen del disco duro y se selecciona abrir.

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k) Y la imagen seleccionada quedar agregada al producto en cuestin:

l)

Luego de Haber completado la pestaa General se pasa a la prxima ventana llamada Inventario

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m) Se agrega el coste anual del producto, volumen (estas opciones no son obligatorias de seleccionar)

n) Es importante dejar marcado el recuadro de En el Catlogo para que aparezca en nuestra lista al momento de realizar una venta.

Si se desea se pueden marcar las Opciones Auxiliar y Balanza dependiendo del caso.

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o)

En la pestaa final llamada Properties (Propiedades) se agrega informacin relevante al producto.

p) Para finalizar se marca Guardar, el cual es sealizado con disquete azul en esquina superior derecha.

Con esto el producto se agregara a su lista de productos, para continuar con el ingreso de productos nuevos se Marca la Pestaa Nuevo sealizado por el dibujo estrella con hoja blanca de fondo.

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Movimiento de Caja
Navegacin: Principal -> Movimientos de Caja La funcin de esta utilidad es poder ingresar y/sacar dinero de la caja sin haber efectuado alguna venta. Las razones podran ser: Al iniciar la caja (Ingreso de sencillo al iniciar el da) Compra de productos sacando dinero directamente de la caja. Otros.

Vamos a suponer que usted necesita retirar $10.000 de su caja de dinero: llene los datos como se ven en la imagen y presione el botn de guardar. Para reponer ese peso use esta misma pantalla pero en Razn seleccione (Entrada) Efectivo. Utilizando el botn de Calendario enseguida del campo Fecha usted puede indicar el tiempo exacto en que se realizo la transaccin. 1. Ingreso a esta opcin:

2. Visualizacin de Interfaz de trabajo sobre esta opcin:

Se entrega la opcin de ser entrada / salida de efectivo. 18

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Ventas
Navegacin: Principal -> Ventas:

Existen varias formas de agregar artculos a su venta:

1. Haga click sobre el icono de Coca Cola para agregar una bebida de marca Coca Cola.

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2. Escriba 001 (cdigo de ingreso de este producto) seguido de Enter para agregar Coca Cola. Use el botn de bsqueda (una lupa) para buscar entre los parmetros. Como se muestra en la siguiente imagen.

3. Se busca por el nmero del producto en este caso Cdigo de Barras y ejecutamos filtro

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4. De esta forma se puede buscar un productos ya sea por Nombre, lista de categoras, precio de compra y precios de ventas.

Se clikea Aceptar para terminar con la bsqueda y se ha seleccionado el producto deseado.

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5. Para borrar un artculo, seleccione de la lista de los artculos agregados y presione el botn de Borrar marcado con un icono de una x. <COMO SE USA PESO/BALANZA?>

6. Cuando termine de agregar artculos presione el botn = para cobrar. Seleccione el tipo de pago (efectivo, cheque, vale, tarjeta o gratis) y presione Aceptar. En caso de efectivo puede ingresar la cantidad entregada para que se calcule el cambio.

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7. Cuando queramos finalizar la venta y presionamos el botn =, se desplegar la siguiente ventana de pago. Seleccin forma de pago, Ingreso de nmero con que nos pagan, el sistema nos entrega lo entregado y el cambio.

Para finalizar la venta se clikea el botn aceptar

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Cerrar Caja
Navegacin: Principal -> Cerrar Caja
1. Ingreso a Opcin:

2. Visualizacin de Interfaz de trabajo sobre esta opcin, si estamos seguros de cerrar la caja clikear opcin Cerrar Caja ubicado en esquina derecha abajo (seleccionada con crculo rojo en imagen):

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3. Nos consultara a travs del siguiente cuadro de aviso si estamos seguros:

4. Si aceptamos cerrar caja nos arrojara el siguiente cuadro de aviso:

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Informes
Ya vimos como manejar su inventario, vender sus productos y manipular la caja de efectivo. Ahora recuperaremos informacin de su negocio. A futuro, el Software ser muy til para tomar decisiones para su negocio. Tambin podr visualizar las Caja por vendedor (ms adelante ver como tener varios usuarios) Informe cierre de caja:

1. Navegacin: Principal -> Cierres de Caja -> (Botn) Ejecutar Informe:

2. Visualizacin de Interfaz de trabajo sobre esta opcin Por fecha en especfico:

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3. Este es un informe tpico (imagen abajo) En la parte superior de la pantalla encontrar dos fechas (no se muestran en la imagen). Con el paso del tiempo tendr varios cierres de caja y tal vez quiera ver reportes de cierto rango de das. Experimente varios cierres de caja con varias ventas, varios productos y retiros y reposiciones de efectivo.

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Varios Informes:

Utilice lo aprendido en ejemplos anteriores con las siguientes navegaciones: Navegacin: Administracin -> Inventario:

Catlogo (catlogo general) Diario de existencias (diferencia entre entradas y salidas de productos) Productos (productos general) Existencias bajo mnimos (ver cuales productos estn bajo el mnimo) Existencias (unidades contra limites) Almacenes (unidades por almacn)

1. Imagen generada por el Informe Productos

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2. Imagen generada por el informe Catlogo

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Navegacin: Administracin -> Ventas:

Caja por vendedor (mas adelante ver como tener varios usuarios) Ventas de productos (detecte ganancias por producto) Impuestos (reporte de impuestos) Grfico de ventas (grfica general de ventas)

1. Imagen generada por el informe Caja por Vendedor: Se grafica lo que vendi cada vendedor por especifico.

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2. Imagen generada del Informe Venta de Productos

3. Imagen generada por el informe Impuestos

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4. Imagen generada por el Informe Grfico de Ventas

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5. Imagen Generada por el Informe Venta de Productos

Ahora que termino de leer el manual, le rogamos poner manos a la obra ya que como dice el refrn La prctica hace al maestro

FIN DEL MANUAL

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