Bijlage

Stand van zaken De Bibliotheek Nederland (DNB)

1. Aanleiding formule De Bibliotheek Nederland Tien bibliotheekorganisaties hebben in 2010 en 2011 samengewerkt aan het ontwikkelen van een landelijke formule met daarin een verbeterde inrichting van de bibliotheek, een klantgerichte collectie en een efficinte exploitatie. Deze samenwerking vond plaats dankzij een subsidie van het ministerie van OCW. De formule is gerealiseerd en zal, zo blijkt uit de resultaten, voor de deelnemende bibliotheken leiden tot 10% meer leden, 20% meer uitleningen, tot kostenbesparingen en efficiencyverbeteringen. 2. De producten binnen de formule Binnen het programma is een groot aantal producten opgeleverd. Deze vormen samen het dienstenpakket van de formule De Bibliotheek Nederland. Om te komen tot een afgewogen dienstenpakket, zijn de behoeften van de bibliotheekorganisaties aan de hand van een representatieve steekproef genventariseerd. De formule De Bibliotheek Nederland heeft een krachtige interne en externe marketingmix ontwikkeld gebaseerd op retailmarketing, met als doel de collectie Nederland te vermarkten en de bibliotheken tot aantrekkelijke vindplaatsen te maken van kennis en cultuur. De formule bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Inrichtingsconcepten. Er zijn twee varianten ontwikkeld door DOBO Overijssel/ ProBiblio en Biblionet Groningen. Er zijn pilots gerealiseerd met zeer succesvolle resultaten. Het intellectueel eigendom van het inrichtingsconcept van Biblionet Groningen is verworven. Ook het inrichtingsconcept van DOBO Overijssel/ProBiblio kan in heel Nederland toegepast worden. 2. Assortimentsconcepten. Er is een collectiescan ontwikkeld, waarmee bibliotheken hun collectie effectiever kunnen maken (zowel populaire als maatschappelijk relevante titels). Er is een systeem ontwikkeld voor centraal collectioneren. Het is toepasbaar op provinciaal en landelijk niveau en maakt het mogelijk om volledig gecentraliseerd te collectioneren. 3. Serviceconcept. Er zijn nieuwe werkprocessen, functies en opleidingen ontwikkeld ten behoeve van de toepassing van retail en zelfbediening. 4. Inkoopconcepten. Centrale aanschaf van actuele titels is onderzocht en beschreven. Centrale aanschaf van bedrijfskleding is mogelijk. Het is mogelijk om centrale inkoop van andere producten te organiseren. 5. Exploitatieconcepten. Er zijn instrumenten ontwikkeld ten behoeve van benchmarking en een uniforme rapportagestructuur, die aansluiten bij het landelijk datawarehouse van Stichting Bibliotheek.nl. Met deze instrumenten kunnen gerichte adviezen gegeven worden aan bibliotheken over spreidingsbeleid, bezuinigingen en efficintere exploitatie. Wanneer bibliotheken deze onderdelen van de formule integraal gaan toepassen als een volledig concept, levert dat het volgende op: - Een aanzienlijke verbetering van de prestaties - Lage kosten - Uniforme uitstraling en promotie - Gestandaardiseerde en gecentraliseerde diensten met als voordeel efficiency en opschaalbaarheid - Inzicht in een efficintere exploitatie. 3. Op weg naar het Formulebureau

Blad

Bijlage

Naast de formule De Bibliotheek Nederland is er ook een organisatiemodel ontwikkeld waarmee het voor bibliotheken financieel aantrekkelijk is om de formule te gaan gebruiken. Als samenwerkingsvorm is gekozen voor het Formulebureau. De kenmerken van het Formulebureau: - De doelstelling van het formulebureau is dat het bibliotheken helpt met het invoeren van de formule. Voor de PSOs is een grote rol weggelegd als dealer bij de implementatie van de formule. - Het gebruiksrecht van de ontwikkelde producten en diensten van de formule wordt onder landelijke en centrale sturing gebracht en toegekend door het ministerie. Ons voorstel is het gebruiksrecht toe te kennen aan de Stichting PSO Nederland. - Ten behoeve van het kunnen leveren van de producten en diensten zal de Stichting PSO Nederland een werkmaatschappij inrichten, met als naamgeving het formulebureau. - Het formulebureau streeft geen winst na: de efficiencyvoordelen van de samenwerking komen ten goede aan de lokale bibliotheek. Hoe meer bibliotheken de uitvoering in gezamenlijkheid kunnen doen, hoe groter de voordelen. - In het businessmodel zijn voorzieningen opgenomen om doorontwikkeling na een paar jaar zelfstandig te financieren; in de eerste jaren wordt een deel van de inkomsten bestemd en opgespaard voor doorontwikkeling. - Het businessmodel is op 22 maart 2011 getoetst bij de Stichting PSOs Nederland en bij de individuele PSOs. De Stichting en alle individuele PSOs staan positief tegenover het formulebureau. - Het businessmodel is ook aan de genteresseerde bibliotheken voorgelegd op 28 maart 2011. In deze bijeenkomst hebben 60 bibliotheekorganisaties aangegeven van plan te zijn deel te nemen aan het formulebureau; zij bedienen samen 43% van de inwoners van Nederland. De belangstelling is dus boven verwachting groot. Dit is het fundament onder het Formulebureau. Het Formulebureau kan op deze wijze zorg dragen voor een geslaagde overdracht, borging en opschaling van de projectresultaten in de bibliotheeksector. 4. Goedkeuring subsidie De tien deelnemende bibliotheken hebben de formule, de producten en het voorstel voor het Formulebureau opgeleverd op 1 mei jongtsleden aan het ministerie van OCW. Het ministerie heeft daarop toegezegd in september een reactie te geven op de opgeleverde producten en op het voorstel om een Formulebureau op te richten. In het afgelopen jaar is er veel en intensief contact geweest met alle bibliotheken. Een groot aantal van hen wilde in 2010 al beschikken over de onderdelen van de formule. Om deze bibliotheken op korte termijn te kunnen voorzien in onderdelen van de formule, biedt het Formulebureau in oprichting deze bibliotheken nu al diensten en producten. 5. Implementatie Een aantal onderdelen van de formule zijn nog niet gereed voor implementatie. De resterende 20% van het subsidiebedrag is noodzakelijk om een aantal opgeleverde producten geschikt te maken voor implementatie. Dit betreft met name het systeem van centraal collectioneren. Om dit belangrijke eindproduct uit de subsidieaanvraag ook te kunnen implementeren is een ICToplossing noodzakelijk inclusief een implementatiestrategie per provincie. Het automatiseringssysteem voor het boeken-DNA is nog niet verworven. De complexiteit van deze implementatie wordt veroorzaakt door de diversiteit van de bibliotheeksystemen in de branche. Tegelijkertijd levert het centraal collectioneren voor bibliotheken grote besparingen op. Het is mogelijk om het collectioneren geheel landelijk uit te voeren met een beperkt aantal formatieplaatsen (circa drie) ten gunste

Blad

Bijlage

van het lokale collectioneren dat nu op 170 locaties verspreid en gesoleerd plaatsvindt. Ook de implementatie van de sturingsmonitor bij bibliotheken kan niet zonder meer extra inspanningen en investeringen plaatsvinden. Hier zijn ook ICToplossingen noodzakelijk en de bedoeling is om de ontwikkelde Sturingsmonitor te laten migreren naar de datawarehouse omgeving van Bibliotheek.nl. 6. Effect van de formule op de toekomst van de bibliotheek De visie achter het programma De Bibliotheek Nederland is gestoeld op de Agenda van de Toekomst. De Bibliotheek Nederland wil Nederlanders stimuleren te blijven lezen en zal inspelen op de veranderende behoeften van haar klanten en op verbetering van aanbod en dienstverlening. De uitdaging is om meer burgers met een passend en aantrekkelijk aanbod naar de fysieke bibliotheek te lokken en hen als klant te behouden met meer service en gemak. Ook gaat het om verbeteren van de fysieke collecties van de openbare bibliotheken met een kwalitatief hoogstaande ontsluiting en beschikbaar-stelling, zodat vraag en aanbod geoptimaliseerd kunnen worden. Lezen en leesplezier blijven daarbij de kern voor leesbevordering, bestrijding laaggeletterdheid en spreiding van literaire cultuur. De bibliotheeksector bevindt zich in zwaar weer. Enerzijds lopen de prestaties van bibliotheken al enige jaren langzaam maar zeker terug (een gemiddelde landelijke daling van 3% in leden en 3% in uitleningen). Tegelijkertijd worden veel bibliotheken geconfronteerd met ingrijpende bezuinigingen. De formule die nu ontwikkeld en vastgelegd is, biedt een uitweg uit deze problematiek. De formule realiseert immers een verbetering van 10% meer leden en 25% meer uitleningen (gebaseerd op ervaringen in nu al 30 vestigingen met retail). Dankzij de formule is er nu een betaalbare oplossing beschikbaar voor alle bibliotheken om hun positie te behouden en hun maatschappelijke rol te blijven spelen op het terrein van geletterdheid en ontwikkeling van de burgers. Bovendien ontstaat door het toepassen van de formule een standaardisering in de sector die zicht biedt op verdere centralisatie, samenwerking en ontwikkeling. 7. De organisatie achter het Formulebureau Vereniging formulebureau in oprichting De Vereniging formulebureau in oprichting kent een bestuur dat bestaat uit vertegenwoordigers van deelnemende PSOs en vertegenwoordigers van deelnemende bibliotheken. Het bestuur van de vereniging draagt het gedachtegoed van de formule uit en bewaakt deze. De vereniging stuurt de werkmaatschappij aan. Tevens wordt zij eigenaar van het gebruiksrecht van de formule. Werkorganisatie Formulebureau in oprichting Het formulebureau kent drie vennoten: de Rijnbrinkgroep, Biblionet Groningen en Van Spaendonck Management Consultants. De vennoten vormen samen het bestuur van de werkorganisatie en onderhouden de contacten met het bestuur van de vereniging en zijn financieel verantwoordelijk voor de Formuleorganisatie. Zij zorgen niet alleen voor voldoende omzet in de formuleorganisatie maar ook voor een goede uitvoering van de werkzaamheden in de werkorganisatie. Ook hebben zij de verantwoordelijkheid voor het personeel dat in hun opdracht de werkzaamheden voor de werkorganisatie uitvoert. De werkorganisatie kent een drie kwartiermakers en deze worden ingehuurd vanuit de organisaties van de drie vennoten. De kwartiermakers zijn verantwoordelijk voor: 1. De acquisitie. 2. De afstemming en bewaking van de formule.

Blad

Bijlage

3. De inhoudelijke ontwikkeling van de formule. 4. De implementatie van de formule. 5. De scholing en opleiding in het kader van de formule. Het formulebureau van De Bibliotheek Nederland beweegt zich op drie niveaus: centraal, provinciaal en lokaal. De centrale organisatie van DBN is verantwoordelijk voor de doorontwikkeling, de afzet en het onderhoud van de formule van het merk De Bibliotheek Nederland. Provinciaal leidt het Formulebureau PSOs op om de formule te implementeren. Ook onderhoudt het Formulebureau contacten met de provinciale netwerken om samenwerking zo veel mogelijk te stimuleren. Lokaal verleent het Formulebureau diensten aan bibliotheken die (nog niet) terecht kunnen bij hun PSO. Ook verzorgt het Formulebureau opleidingen voor G20-bibliotheken zodat deze zelfstandig aan de slag kunnen met implementatie van de formule. 8. Financiering en kosten deelnemers De financiering van DBN bestaat enerzijds uit een vaste vergoeding voor de vereniging van de deelnemende PSOs en deelnemende bibliotheken, en anderzijds uit de onderhoudsfee. De vergoeding voor de vereniging dekt de kosten voor het oprichten van de vereniging en jaarlijks vier vergaderingen. Uit de onderhoudsfee wordt het reguliere onderhoud van website, helpdesk, het Formulebureau betaald en het onderhouden en distribueren van de producten. Door het betalen van de onderhoudsfee krijgen bibliotheken dus de beschikking over alle ontwikkelde producten. Het Formulebureau rekent een uurtarief van 150,00 voor het verlenen van diensten. Hiervan wordt 20,00 per uur gespaard voor ontwikkeling van de formule. De PSOs hanteren een tarief waarvan zij de hoogte zelf bepalen. Jaarlijkse kosten voor bibliotheken Vereniging formulebureau: - deelname aan de Vereniging formulebureau: een vast bedrag van 250,00 en een bijdrage van 0,001 per inwoner. Werkorganisatie Formulebureau: - een onderhoudsbedrag voor de formule: een vast bedrag van 1.000,00 en een bijdrage van 0,010 per inwoner. Jaarlijkse kosten voor PSOs Vereniging formulebureau: - deelname aan de Vereniging formulebureau: een vast bedrag van 250,00 en een bijdrage van 0,001 per inwoner. Werkorganisatie Formulebureau: - een onderhoudsbedrag voor de formule: een vast bedrag van 5.000,00 en een bijdrage van 0,005 per inwoner (uitgezonderd de G20). Eenmalige opleidingskosten voor PSOs en G20-bibliotheken Ten behoeve van de opleiding van PSOs als dealer van de formule kunnen PSOs vier modules volgen die elk 8.000,00 kosten. Dit betreft de modules Collectiescan, Inrichting, HRM en Marketing & Promotie. Ook G20-bibliotheken kunnen deze modules volgen tegen dezelfde kosten, zodat zij zelfstandig in hun eigen organisatie de formule kunnen implementeren. Alle genoemde bedragen in deze brief zijn exclusief btw.