Février 2013

Cahier des charges relatif à la

fourniture de prestations de transport
de matériel par voie maritime et
aérienne pour l’IPEV

- Référence : IT/2013-002

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Introduction

Le présent cahier des charges vise à définir les besoins de l’IPEV auxquels les candidats à l’appel
d’offres devront répondre au travers de leur proposition.

Pour information, le montant annuel des prestations de transport maritime et aérien au cours des 2
dernières années se décline de la manière suivante :

DEPENSES en € Maritime Hobart Maritime Aérien

La réunion

LOT 1 LOT 2 LOT 3

2011 220 000 € 80 000 € 52 000 €

2012 230 000 € 87 000 € 39 000 €

Les 2 tableaux suivants présentent le nombre de conteneurs équivalent 20’, le poids et la valeur totale
de la marchandise transportée par cette voie sur les 2 dernières années, pour les destinations Hobart et
La Réunion, en export et en import.

Fret maritime- Export

Nb de Poids total Valeurs totale de la
cntrs éq transporté en marchandise transportée €
20' kg
HOBART
2011 43 309 000 3 400 000 €
2012 39 240 000 2 900 000 €

REUNION
2011 14 65 800 855 400 €
2012 13 54 600 839 800 €

Fret maritime - Import

Nb de Poids total Valeurs totale de la
cntrs éq transporté en marchandise transportée €
20' kg
HOBART
2011 17 92 000 1 100 000 €
2012 18 104 000 1 650 000 €

REUNION
2011 14 81 200 592 200 €
2012 15 33 000 736 500 €

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Les 2 tableaux suivants renseignent sur le nombre de colis transportés par fret avion, le poids et la
valeur totale des marchandises transportée par cette voie sur les 2 dernières années, pour les
destinations Melbourne et La Réunion, en export et en import.

Fret avion - Export

Nbrs de Poids total Valeurs totale de la
colis transporté en marchandise transportée €
kgs
Melbourne
2011 77 7 000 1 500 000 €
2012 41 5 000 690 000 €

La réunion
2011 25 692 64 000 €
2012 21 768 113 000 €

Fret avion - Import

Nbrs de Poids total Valeurs totale de la
colis transporté en marchandise transportée €
kgs
Melbourne
2011 28 1394 449 000 €
2012 12 970 302 000 €

La réunion
2011 19 617 87 000 €
2012 26 756 26 000 €

Ces chiffres sont donnés à titre indicatif pour situer le volume des opérations logistiques. Ils sont
susceptibles de varier d’une année à l’autre. Pour le transport routier, les conteneurs circulent le plus
fréquemment par paire.

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1 Objet de l’appel d’offre :

1.1 Présentation des besoins

Pour mener à bien son activité de soutien logistique aux programmes scientifiques, l’IPEV organise de
façon régulière l’acheminement aérien et /ou maritime de matériel technique et scientifique en export
vers et/ou en import depuis :

 le port d’Hobart en vue d’être chargé à bord du navire de relève l’Astrolabe pour la desserte de
la base française Dumont D’Urville, et de la station franco-italienne Concordia,
 le port de la Réunion pour chargement sur le navire polyvalent Marion Dufresne pour la
desserte des îles Australes,
 la ville de Christchurch pour desservir la station franco-italienne Concordia.

L’IPEV assure également de façon ponctuelle l’acheminement aérien et /ou maritime de matériel
technique et scientifique en export et/ou en import vers :

 les ports d’escale du Marion Dufresne dans le cadre des campagnes océanographiques
organisées à son bord dans le monde entier.
Pour illustrer la diversité des escales lors de missions océanographiques, le Marion Dufresne a
fait escale en 2012 dans les ports de Durban, Singapour. Les ports d’escale varient chaque
année en fonction des campagnes océanographiques soutenues par l’IPEV.

 la base Charles Rabot, située sur le site du village scientifique de Ny Ålesund au Svalbard.

Les prestations s’entendent, pour l’export, depuis le départ IPEV (ou France) jusqu’à mise à quai ou
rendu aéroport à destination, et pour l’import en France depuis le déchargement du navire ou la prise
en charge en compagnie aux aéroports jusqu’à livraison à l’IPEV (ou France).

Sont exclus de cet appel d’offres, les prestations de traction, dépotage, stockage, fret aérien et
maritime import, branchement éventuel à la Réunion et à Hobart.

Les principales périodes d’expédition en fret maritime pour Hobart et La Réunion se situent entre
Août et Octobre pour une livraison sur site durant l’été austral. Les opérations de réimportation en
France ont principalement lieu entre Avril et Juin.

L’attention du transitaire est attirée sur les conditions particulières d’expédition du matériel
liées aux rotations maritimes de desserte des districts antarctiques et subantarctiques. Les
rotations sont imposées par les conditions d’accès des sites. Pour exemple, la base Dumont
D’Urville n’est accessible que 5 fois dans l’année entre octobre et mars lorsque la banquise a
débâclé. Le respect du calendrier des opérations par le transitaire est donc capital pour le bon
déroulement des missions scientifiques.

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1-2 Nature du matériel transporté, conditionnement :

L’IPEV organise le transport à l’export, des matériels techniques, scientifiques, ainsi que des vivres.

Le matériel réimporté concerne du matériel technique ou scientifique, ainsi que des échantillons
scientifiques, obtenus lors des missions, qui peuvent être d’origine animale, végétale, ou minérale,
transportés en température ambiante ou en réfrigéré.

Le matériel est conditionné dans des caisses bois ou métalliques de dimensions de 2.15*1.60*1.15, ou
dans des colis chargés sur palettes. Une partie du matériel se présente en vrac, comme par exemple les
tubes de grandes longueurs, des tourets, des moteurs…

2 – Contenu des prestations :

Les propositions des transitaires pourront porter sur un ou plusieurs des lots suivants :

Lot 1 Fret maritime Hobart

Lot 2 Fret maritime La Réunion

Lot 3 Fret aérien La Réunion, Melbourne et Christchurch

En complément des lots 1, 2 et 3 de cet appel d’offres, le soumissionnaire doit préciser et prendre en
compte dans son offre les conditions de réalisation d’opérations ponctuelles pour des campagnes
scientifiques vers des destinations diverses dont le volume représente moins de 5% de l’ensemble des
opérations sur transports réguliers (cf. paragraphe 2 « définition des besoins »). Ces prestations font
l’objet du lot 4.

2-1 Contenu des prestations pour le lot 1 (Fret maritime Hobart) et le lot 2 (Fret maritime La
Réunion)

 Les prestations à l’export portent sur :

* le transport routier (hors surcharge fuel) depuis le siège de l’IPEV jusqu'au port d'embarquement
proposé pour un conteneur 20', un ensemble de deux conteneurs 20', un conteneur 40' ou une semi-
remorque complète. Le chargement de la tautliner à l’IPEV est fait au moyen d’une rampe de
chargement et de chariots autoportés par le personnel IPEV.

* Dans les entrepôts du transitaire pour le lot 1 :

 Réception de la marchandise IPEV en direct de Plouzané, ou en livraison directe des

fournisseurs de l’IPEV,
 Contrôle de la marchandise, émission de réserve si nécessaire,
 Référencement de la réception,
 Transmission quotidienne des réceptions à l’IPEV avec dimensions et poids des colis
accompagné du bon de livraison du fournisseur,
 Marquage des colis suivant étiquettes fournies par l’IPEV,
 Stockage commun des marchandises IPEV, et des marchandises achetées par l’IPEV hors
taxes et livrées aux entrepôts du transitaire, en attente d’empotage,

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  Empotage des marchandises suivant le plan d’empotage fourni par l’IPEV. Certains colis
peuvent nécessiter un arrimage ou un saisissage particulier (fûts de 200 litres, lot de tôle de
bardage, madriers, ..). En moyenne, le nombre de colis par équivalent 20’ est de 20, allant de
6 caisses 4 m3 gerbable à 30 colis divers. Durant la période d’export la plus chargée, s’étalant
d’Aout à octobre, le nombre d’empotage demandé s’élève à 3 à 4 équivalent 20’ par semaine.
* mise à FOB Hobart ou La Réunion par conteneur depuis les entrepôts du port d’embarquement et
chargement à bord du navire incluant les opérations suivantes :

 traction du conteneur vide du terminal vers les entrepôts,

 déchargement du conteneur et mise à terre,
 suivi d'empotage et opérations de douanes pour déclaration multi-exportateurs,
 rechargement du conteneur sur camion,
 traction du conteneur plein sur terminal,
 réservation et suivi auprès de la compagnie maritime
 rédaction des documents maritimes et d'assurance,
 taxes locales port, douane et compagnie.

Un prix global sera indiqué en euros pour l'ensemble des prestations ci-dessus pour un conteneur 20’
ou 40’.

* fret maritime mise à quai Hobart ou La Réunion pour les types de conteneurs suivants :

20’ (compagnie, IPEV, reefer, dangereux, open top sans dépassement), 40’ (compagnie , reefer, open
top sans dépassement)

IMPORTANT

Le transitaire devra préciser la ou les compagnies maritimes sélectionnées ainsi

que :

 Le transit time
 La fréquence des départs,
 Le nombre de transbordements,
 Le délai de clôture avant embarquement,

* assurance sur 110% de la valeur C&F

* Pour le lot 1, frais de détention d’un 20’ compagnie s’il est chargé à bord de L’Astrolabe (maximum
150 jours après débarquement du navire de ligne)

* Complément éventuel de prestation : frais d’expertise des containeurs IPEV incluant la mise à jour
de la plaque CSC.

 Les prestations à l’import portent sur :

* forfait depuis le bord du navire de ligne jusqu'à l'entrepôt du transitaire incluant BL/THC/ISPS,
taxes locales, traction portuaire et dédouanement,

* dépotage et rechargement sur semi-remorque,

* transport route d’une semi remorque du port de débarquement à l'IPEV,

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Ou,

* forfait pour un conteneur depuis le bord du navire de ligne jusqu'à livraison IPEV incluant
BL/THC/ISPS, taxes locales, traction portuaire et dédouanement.

Les tarifs des prestations export et import seront exprimés en € TTC et seront valables un an
incluant les variations CAF et BAF.

2-2 Contenu des prestations pour le lot 3 (Fret aérien La Réunion, Melbourne et Christchurch)

 Les propositions à l’export pour le fret aérien portent sur :

* enlèvement à l’IPEV/Plouzané et livraison à l’aéroport de Brest/Guipavas

* enlèvement à l’IPEV/Plouzané et livraison aux aéroports d’Orly ou Roissy

* forfait de prise en charge du dossier dont frais de douane export

* taxe LTA

* taxe éventuelle de matière dangereuse

* taxe de sureté (SCC), taxe de risque de guerre (IRC), taxe de fuel (MYC)

* fret aérien (port payé - non périssable -non dangereux)

* taux d’assurance

Le tarif général de ces prestations devra être précisé pour le transport aérien à destination de St Denis
(La Réunion), Melbourne (Australie) et Christchurch (Nouvelle-Zélande) et sera établi par tranches de
poids (moins de 45 kg, de 45 à 100 kg, de 100 à 299 kg, de 300 à 499 kg, et plus de 500 kg).

 Les propositions à l’import pour le fret aérien portent sur :

* Frais compagnie pour mise à disposition aéroport

* Forfait de prise en charge du dossier et frais de dédouanement

* coût carboglace (si nécessaire)

* Livraison à l’Institut Polaire ou France

Les tarifs des prestations export et import seront exprimés en € TTC et seront valables un an
hors taxes conjoncturelles (SCC, IRC, MYC).

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2-3 Contenu des prestations ponctuelles

En complément des lots 1, 2 et 3 de cet appel d’offres, il est demandé au prestataire des opérations
non prévues parce qu’inhabituelles. Elles feront alors l’objet d’un devis préalable, ou à défaut, seront
facturés en fonction des frais engagés (factures fournisseurs). Le transitaire doit alors préciser sa
commission sur ces opérations dans la proposition financière.

3. Mise en place d’une organisation dédiée au suivi du présent marché

Les candidats proposeront la nomination d’un interlocuteur principal au titre du présent marché.

Il est rappelé que la nomination de cet interlocuteur est une condition impérative sous
peine d’élimination de l’offre.

L’interlocuteur principal aura pour rôle d’assurer la mise en place et le suivi du marché Prestations de
transport de matériel. A ce titre, il devra coordonner l’action des interlocuteurs de l’Agence et
s’assurer que ces derniers respectent bien les spécificités du marché et notamment la tarification, ainsi
que les éventuelles consignes qui pourraient être données par l’IPEV.

En tant que représentant du candidat, l’interlocuteur principal sera le garant du bon

déroulement du contrat et des obligations qui pèseront sur le candidat détenteur du marché. En
cas de non respect des conditions du marché et notamment par un des interlocuteurs de
l’Agence, des pénalités seront versées par le candidat à l’IPEV.

Cet interlocuteur sera en relation constante avec le responsable du marché Prestation de transport de
matériel à l’IPEV.

Cet interlocuteur conseillera l’IPEV sur les moyens à mettre en place afin d’optimiser le poste
transport de matériel. Il répondra également dans la mesure du possible à toute demande et
interrogation.

De manière générale, cet interlocuteur conseillera l’IPEV sur le marché transport de matériel. Un
entretien annuel avec le responsable IPEV sera organisé à ces fins.