INTRODUCTION

La Caisse d'Epargne, de Crédit et de Création d'Entreprise (C.E.C.E) est,

comme son nom l'indique, spécialisée dans l'épargne et l'octroi de crédits
aux populations à faible revenus. Elle promeut les activités génératrices de
revenus.
Pour pouvoir maîtriser, contrôler les charges qu'elle engage et les produits
engendrés, et surtout, de mieux suivre l'évolution de son patrimoine , la
C.E.C.E dispose à son sein d'un service comptabilité.
Dans l'intention de mieux cerner les missions assignées au comptable,
nous avons pu effectuer un stage au sein de l'agence de la Riviera-Anono
et travailler autour du thème : PROCEDURES COMPTABLES D'UNE
CAISSE D'EPARGNE ET DE CREDIT. CAS DE LA C.E.C.E RIVIERA-
ANONO.
La méthodologie d'approche du sujet, nous a conduit à une analyse
documentaire suivie de questionnaires. Nous avons fait de nombreuses
observations au sein dudit service durant ces deux mois de stage. Les
difficultés, nous en avons rencontrés. Nous faisons allusion au traitement
de certains fichiers confidentiels qui par moment nous échappaient. Dans
l'ensemble, les choses ce sont bien passés. Et nous croyons que l'étude
que nous avons menée permettra de dynamiser d'autres institutions de
microfinance.
Nous ne saurons faire une étude détaillée sans présenter au préalable
l'institution et parler de son organisation.
PREMIERE PARTIE
PRESENTATION DE L'INSTITUTION
PRESENTATION DE LA C.E.C.E RIVIERA-ANONO
1 Naissance
En l'an 2005, sur l'initiative de monsieur Gaston Atta Kessé10(*) et d'autres
partenaires, a pris naissance à Abidjan, la caisse d'Epargne, de Crédit et de
Création d'Entreprises (C.E.C.E) Riviera-Anono. Elle a été agréée le 8 Aout
2007 par l'arrêté ministériel n° 249/MEF/DGTP/DM.
La C.E.C.E, sise à la Riviera-Anono immeuble Moké, est une banque de
proximité qui offre ses services financiers aux clients exclus par la banque
classique ou population à faibles revenus. Cette mission est en phase avec
le développement durable.
2 Mission et objectifs
La C.E.C.E Riviera-Anono a pour objectif essentiel d'offrir de meilleures
perspectives, d'assurer durablement la réduction de la pauvreté et de
participer au processus du développement économique, social et
humanitaire de toutes les populations, en particulier de ses membres.
Elle compte améliorer concrètement le niveau de vie des membres, tout en
renforçant leurs économies. La C.E.C.E contribue à faciliter l'intégration de
cette population pauvre au sein des flux économiques, tout en soutenant
des marchés locaux et en augmentant les opportunités économiques par la
création de nouveaux emplois, de nouveaux investissements et de
nouvelles infrastructures.
Pour atteindre ce challenge, la C.E.C.E Riviera Anono:
- Collecte l'épargne de ses membres et leur consentit des crédits ;
- Favorise la solidarité et la coopération entre ses sociétaires ;
- Motive la conception de projets ;
3 Organisation structurelle
La structure est l'ossature formelle sur laquelle repose l'ensemble des
activités d'une institution. L'organisation structurelle de la C.E.C.E Riviera
Anono est aisément perceptible à travers son organigramme qui présente
schématiquement les liens hiérarchiques et les responsabilités.
L'organigramme11(*) de la C.E.C.E Riviera Anono est un excellent moyen
d'information qui met en relief les tâches à remplir par les différents
services et responsables dans l'institution.
La C.E.C.E de façon générale, est animée, gérée et contrôlée par des
représentants élus et des techniciens salariés.
· Le conseil d'Administration (CA)
Il est chargé d'administrer la caisse et de défendre les intérêts et ceux des
membres.
· Le Comité de Surveillance (SC)
Il est chargé de la surveillance de la régularité des opérations et du contrôle
de la gestion conformément aux lois, règlements et textes en vigueur.
· Le Comité de Crédit (CC)
Il est chargé de gérer le crédit conformément à la politique et aux
procédures définies en matière de crédit.
La gestion quotidienne est du ressort de la direction générale
Comme toutes les caisses auxiliaires, la C.E.C.E Riviera Anono fonctionne
de façon autonome et est structurée de la manière suivante :
· Le Chef d'Agence ou Gérant
Il est chargé de la gestion quotidienne de la caisse qui lui est confiée. C'est
le patron opérationnel. Le gérant doit s'assurer du bon fonctionnement de
son agence. Aussi, il doit veiller à ce que les opérations de caisse (retraits
et dépôts) se déroulent normalement, que les clients sont satisfaits, que les
crédits sont octroyés selon la procédure décidée par le comité de crédit.
· L'Agent de Crédit
Il est chargé de faire le constat des demandes de crédits au chef d'agence.
L'agent de crédit s'occupe par la suite du suivi des remboursements.
· Le Conseiller Clients
Il a pour mission d'aider les clients dans le choix des produits proposés par
la C.E.C.E.
· Les Agents Commerciaux
Ils ont pour principale mission d'accroître les adhésions.
Les commerciaux représentent la force de vente de l'Agence. C'est par
leurs actions que l'Agence peut recevoir des clients. Les agents
commerciaux sont aussi chargés de collecter les fonds des souscripteurs
ne pouvant pas effectuer le déplacement jusqu'aux agences. Chaque
commercial doit posséder une excellente compréhension de la
microfinance couplée à une très bonne maitrise des produits et services
offerts par la C.E.C.E Riviera Anono. En outre, ils doivent être parfaitement
au courant de la politique des prix en vigueur dans la C.E.C.E Riviera
Anono
· La Caissière
Elle est chargée de l'ouverture des comptes clients, de traiter les opérations
de versement, de retrait et de décaissement.
· Le Comptable
Il est chargé du traitement comptable de toutes les opérations de caisse. Le
comptable dépend directement du responsable et rend compte à celui-ci,
des résultats, des opérations, des solutions, et de l'évaluation de la
comptabilité.
4. Prestations et services
4.1 L'épargne
Malgré la période de crise que traverse la Côte d'Ivoire, la C.E.C.E continue
son oeuvre à travers ses services de proximité, ses gammes de produits
plus adaptées aux besoins des sociétaires.
4.2 L'Octroi de crédits
En vue d'aider ses membres à élaborer des projets ou microprojets, la
C.E.C.E Riviera-Anono octroie des prêts. Sont concernés les membres
titulaires de compte : EM12(*) ; EM/GA13(*) ; EV14(*) ou ES15(*).
4.3 Le transfert d'argent
La C.E.C.E Riviera-Anono est un partenaire de Money Express. Ses
sociétaires ont donc la possibilité de recevoir et d'émettre des mandats.
DEUXIEME PARTIE
ETUDE DU THEME
PROCEDURES COMPTABLES DE LA C.E.C.E. RIVIERA-ANONO
Une procédure comptable est une méthode de description des pistes que
devront emprunter les pièces justificatives et le cycle idéal pour la
réalisation des travaux comptables.
C'est une série d'étapes selon un ordre routinier et systématique au cours
d'un exercice comptable afin :
-de tenir à jour les registres et d'avoir la situation exacte de l'institution en
tout temps ;
-de permettre l'élaboration des états financiers se rapportant à l'exercice.
La procédure comptable de la C.E.C.E. Riviera-Anono se résume comme
suit :
La délivrance des pièces justificatives.
L'enregistrement chronologique de toutes les opérations au journal général
d'opérations.
Le report périodique des sommes dans les comptes correspondants du
grand livre.
L'élaboration des états financiers.
I. LA DELIVRANCE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Dans le cadre de ses activités, la C.E.C.E. Riviera-Anono effectue des
opérations avec ses partenaires (sociétaires et des tiers).
Il s'agit essentiellement des charges engagées, des produits engendrés, de
l'ouverture de comptes clients, de l'octroi de prêt et des remboursements de
ceux-ci.
Toutes ces opérations sont obligatoirement matérialisées par les pièces
justificatives.
On distingue :
Le bordereau de versement16(*) : pour les dépôts de fonds et
remboursement de prêt
Le bordereau de retrait17(*) : pour le retrait des clients
Le bordereau de décaissement18(*)  : pour les sorties de fonds de la caisse
en vue d'effectuer des dépenses
Le bordereau des opérations diverses19(*) : pour les virements et
prélèvements sur compte client.
Tous ces bordereaux sont délivrés par la caissière. Ils serviront à
l'enregistrement de toutes les opérations au journal général d'opérations.
II.L'ENREGISTREMENT DES OPERATIONS AU JOURNAL GENERAL
D'OPERATIONS
II.1 Présentation
Cette étape consiste à enregistrer chronologiquement toutes les opérations
au journal général d'opérations et ceux à partir des pièces justificatives et
du journal de caisse.
Chaque opération appelée écriture fait apparaître les éléments suivants :
- la première colonne est réservée à la date de l'opération
- la deuxième colonne est réservée au numéro de pièce comptable
- la troisième colonne est réservée au libellé de l'opération
- les autres colonnes successives mentionnent tous les comptes à débiter
ou à créditer.
II.2 L'enregistrement comptable
2.1 L'ouverture d'un compte et dépôt de fonds
2.1.1 Principe
Elle consiste à un dépôt de fonds que le membre confie à la caisse de la
Riviera-Anono dans l'attente d'opérations futures. Le client qui désire
souscrire, doit au préalable se présenter au conseiller client qui le guidera
dans le choix des produits proposés. Ensuite, il lui est remis une fiche de
souscription (fiche individuelle) qu'il remplit et à partir de laquelle il est
enregistré dans les bases de données de la caisse à travers le logiciel de
gestion GEMIFIN. Puis, il lui est attribué un code et un numéro de compte à
inscrire sur le carnet et la fiche individuelle. Le client doit par la suite
effectuer les opérations qui en découlent. C'est-à-dire le paiement des frais
d'ouverture de compte et si possible un premier versement.
2.1.2 Comptabilisation de l'adhésion pour les comptes EM et EM/GA
A ces niveaux, deux cas d'écritures s'imposent :
Cas n° 1 : le client (personne physique et morale) paie les frais d'ouverture
de compte (droit d'adhésion + part sociale) et effectue un versement.
101 57 Caisse Montant total versé Part sociale
241 Capital social Mt20(*) d'épargne
711 Epargne du membre ou EM/GA Mt d'adhésion
Droit d'adhésion
(Libellé + PC N°...)
Date de l'opération
Exemple 1 : le 01-04-2008, madame BOSSO Charlotte s'est présentée à la
C.E.C.E sis à la Riviera-Anono avec une somme de 19.500 FCFA pour
ouverture d'un compte EM. PC N° 3764
01-04-2008
Comptabilisation de l'opération
101 57 Caisse 19.500 10.000
241 Capital social 3.000
711 Epargne du membre ou EM/GA 6.500
Droit d'adhésion
(Suivant ouverture et de compte et versement PC N° 3764)
Cas n°2 : le client paie seulement les frais d'ouverture de compte (droit
d'adhésion + part sociale)
Date de l'opération
101 57 Caisse Mt total versé Part sociale
711 Capital social Mt d'adhésion
Droit d'adhésion
(Libellé + PC N°...)
Exemple 2 : le 01 - 04 - 2008, un nouveau client fait un dépôt de 16.500
FCFA : 6.500 de droit d'adhésion et 10.000 F CFA de part sociale. PCN°
3775.
101 57 Caisse 16.500 10.000
711 Capital social 6.500
Droit d'adhésion
(Souscription PCN° 3775)
01-04-2008
Comptabilisation de l'opération
2.1.3 Comptabilisation d'adhésion pour les autres comptes
Date de l'opération
101 241 Caisse Mt total versé Mt épargne
711 Epargne Mt adhésion
Droit d'adhésion
(Libellé + PC N°...)
Exemple 3 : le 08 - 04 - 2008, un client fait un dépôt de 15.000 F CFA pour
l'ouverture de compte EMA21(*). PC N° 3785
Comptabilisation de l'opération
08-04-2008
101 241 Caisse 15.000 10.000
711 Epargne membre auxiliaire 5.000
Droit d'adhésion
II.3 Le retrait de fonds
Date de l'opération
241 101 Epargne Mt retiré Mt retiré
Caisse
(Libellé + PC N°...)
Exemple 4 : Mme N'guessan épouse Gohourou dispose d'un compte EV
(20400000704). Elle a effectué le 4 avril passé un retrait de 140.500 F CFA.
Comptabilisation de l'opération
241 101 Epargne à vue 140.500 140.500
Caisse
(Suivant retrait de fonds PC N° 3789)
Date de l'opération
II.4 Les charges engagées
Dans le cadre de ses activités, la C.E.C.E Riviera-Anono contracte des
engagements avec ses fournisseurs, ses salariés et même les clients. Il
s'agit essentiellement :
ü Charges financières : intérêt sur dépôt.
ü Achats et services extérieurs : Fournitures de bureau, imprimés.
ü Autres services extérieurs : transport du personnel, abonnement et
documentation.
ü Charge de personnel : frais de personnel, indemnités.
ü Autres charges.
ü Charges exceptionnelles.
Les paiements se font le plus souvent en espèce ou par opérations
diverses.
· En espèce
Comptabilisation
Date de l'opération
60... 101 Comptes de charges X X
61... Caisse
62... (Libellé + PC N°...)
63...
64...
65...
Exemple 5 : Pour ses déplacements et missions, le Directeur d'exploitation
a bénéficié, le 04-04-2008, d'une somme de 5.000 pour l'achat de
carburant. PC N° 4210
6114 101 Carburant 5.000 5.000
Caisse
(Suivant achat de carburant PC N°
4210)
04-04-2008
Comptabilisation de l'opération
· Par virement sur compte client
Date de l'opération
60... 241 Comptes de charges X X
61... Dépôts des membres
62... (Libellé + PC N°...)
63...
64...
65...
Exemple 6 : Monsieur Tany Atté Antoine est un fournisseur de la C.E.C.E
Riviera-Anono. Il dispose par contre d'un compte d'épargne EV.
Le 3 avril 2008, il a livré des paquets de rames et de chemises cartonnées
pour une valeur de 12.800 F CFA. Le chef d'agence décide de verser la
somme due directement sur le compte du fournisseur.
03-04-2008
Comptabilisation de l'opération
6101 241 Fournitures de bureau 12.800 12.800
Epargne à vue
(Suivant achat de fourniture de bureau PC N° 2163)
II.5 Les produits engendrés
Il s'agit des frais de changement de livret, les frais de tenue de compte, les
intérêts sur prêts consenti aux membres, les droits d'adhésion. L'opération
se fait en espèce ou par prélèvement sur compte client.
· En espèce
Date de l'opération
101 70... Caisse X X
71. . Comptes de produit
(Libellé + PC N°...)
Exemple 7 : le client KONE Michaël a fait le 5 avril 2008, un versement de
1.500 FCFA pour changement de carnet de souscription. PC N° 3789
Comptabilisation de l'opération
05-04-2008
101 7122 Caisse 1.500 1.500
Vente de carnet
(Suivant changement de carnet PC N° 3789)
· Par prélèvement sur compte client
Date de l'opération
241 70... Dépôts des membres X X
71. . Comptes de produit
(Libellé + PC N°...)
Exemple 8 : Monsieur KOUASSI Yao Germain dispose de deux comptes :
EM et EV. Il avait obtenu par le biais de son compte EV, un prêt d'une
valeur de 500.000 FCFA. Le remboursement terminé, le 04-04-2008, il
demande à ce que les intérêts rattachés au prêt soient prélevés sur son
compte EM.
Comptabilisation de l'opération
Calcul préliminaire
Taux d'intérêt : 18%
Intérêt= 500.000 × 18% = 90.000
04-04-2008
241 7011 Epargne Membre 90.000 90.000
Intérêt sur crédit à court terme
(Suivant règlement d'intérêt de prêt PC N° 2163)
II.6 L'Octroi de prêt et son remboursement
6.1 L'octroi de prêt
v Conditions générales pour bénéficier d'un prêt :
- Disposer d'un compte EM, EM/ GA, EV ou ES
- Epargner régulièrement
- Présenter un projet économique rentable, fiable et viable
- Fournir des garanties
- Taux de remboursement 18%
Date de l'opération
Comptabilisation
20 241/101 Crédits sains X X
Dépôt des membres / Caisse
(Libellé + PC N°...)
6.2 Remboursement
Date de l'opération
241/101 20 Dépôt des membres / Caisse X X
701 Crédits sains X
Intérêt sur prêt
(Libellé + PC N°...)

III. REPORT DANS LES COMPTES

APPROPRIES DU GRAND LIVRE
Les sommes enregistrées dan le J.G.O22(*) sont ensuite reportées dans les
comptes correspondants du grand livre. Le grand livre est un registre
automatique qui mentionne les opérations de même nature afin de suivre
l'évolution d'un élément particulier du patrimoine ou de l'activité de la
C.EC.E Riviera-Anono. Les soldes qui y sont tirés serviront par la suite, à
l'élaboration des états financiers. Les comptes de la classe 1 à 5 pour la
situation patrimoniale et ceux de la classe 6 à 7 pour l'état de formation du
résultat.

IV. L'ELABORATION DES ETATS

FINANCIERS
Comme toute institution de microfinance, la C.E.C.E Riviera-Anono est
tenue de produire les états financiers suivants :
- la situation patrimoniale23(*)
- l'état de formation du résultat24(*)
- les états annexes
IV.1 La situation patrimoniale
1.1 Présentation
La situation patrimoniale est un document comptable présenté sous forme
de tableau qui traduit le patrimoine de l'institution : l'état de ses biens et de
ses dettes à une date donnée. Elle décrit au :
ü A l'actif : les emplois, c'est-à-dire les biens que possède l'institution (avoir
en banque, encaisse, créances...)
ü Au passif : les ressources, c'est-à-dire l'origine de ce patrimoine (Capital
social, Emprunts...)
1.1.1 L'Actif
Les postes de l'actif sont regroupés par ordre de liquidité décroissante et
selon la nature des opérations :
ü Les opérations avec les institutions financières,
ü Les opérations avec les membres ou bénéficiaires,
ü Les opérations diverses et les immobilisations.
1.1.2 Le Passif
Les postes du passif retracent les ressources mises à la disposition de
l'institution pour exercer ses activités. Ils sont regroupés par ordre
d'exigibilité décroissante et selon la nature des opérations. Ainsi on
distingue :
ü les opérations avec les institutions financières,
ü les opérations avec les membre ou bénéficiaires,
ü les opérations diverses
ü les provisions, fonds propres et assimilés.
1.2 Mise en oeuvre
On établit la situation patrimoniale à partir des soldes de comptes
patrimoniaux (classe 1 à 5) en reportant à l'actif les soldes débiteurs et au
passif les soldes créditeurs.
Pour mieux suivre la situation d'un compte patrimonial dans le temps, il est
demandé au comptable de produire :
ü Une situation patrimoniale mensuelle, dont les postes n'enregistrent que
les soldes des comptes relatifs aux mouvements du mois.
ü Une situation patrimoniale trimestrielle  qui constitue la fusion des
situations patrimoniales de trois mois consécutifs.
ü Une situation patrimoniale annuelle qui est la fusion des situations
patrimoniales des quatre trimestres de l'année.
ü Une situation patrimoniale de fin d'exercice : qui en plus de la situation
patrimoniale annuelle, prend en compte les soldes d'ouverture de
l'exercice.

IV.2 L'Etat de formation du résultat

2.1 Présentation
L'état de formation du résultat indique la performance économique de
l'institution sur un période de temps déterminée. Il synthétise l'ensemble
des produits engendrés et des charges engagées sur un période donnée.
Elle est présentée de façon à ce que l'institution puisse déterminer son
résultat25(*).
2.1.1 Les charges
ü Charges financières
Sont considérées comme charges financières, les intérêts servis par
l'institution sur les dépôts des membres ou bénéficiaires ainsi que les
intérêts liés aux concours consentis à l'institution.
ü Achats et services extérieurs
Les achats de consommables ainsi que les services extérieurs (eau,
électricité, locations, entretiens, réparations et primes d'assurance), sont
retracés à ce poste.
ü Autres services extérieurs
Ce poste recense les autres services extérieurs notamment les frais de
publicité et de relations publiques, les transports et déplacements, les frais
postaux et de télécommunications, les services bancaires, les frais de
formation, d'éducation, d'études et de recherche.
ü Impôts et taxes
Sont retracés ici, les impôts et taxes prélevés sur les activités autres que
celles relatives à l'épargne et au crédit.
ü Charges de personnel
Les charges de personnel sont constituées des rémunérations du
personnel et des charges sociales liées à ces rémunérations (part-
employeur).
ü Autres charges
Par autres charges, il faut entendre les remboursements des frais engagés
par les membres des organes d'administration, de gestion ou de contrôle,
dans l'exercice de leurs fonctions ainsi que les charges diverses, en
particulier les pertes sur créances irrécouvrables.
ü Dotations aux amortissements et aux provisions
Ce poste retrace les dotations aux amortissements et aux provisions de
l'exercice.
ü Charges exceptionnelles
Elles enregistrent la valeur nette comptable des éléments d'actif cédés et
les autres charges exceptionnelles (pénalités, amendes, subventions
accordées, dons, libéralités et autres charges exceptionnelles diverses).
ü Excédent (ou déficit)
Ce poste matérialise le résultat de l'institution. Un résultat déficitaire est
affecté du signe négatif.
ü Impôt sur excédent réalisé sur opérations autres que les activités
d'épargne et de crédit
L'impôt prélevé sur l'excédent réalisé sur les opérations autres que les
activités d'épargne et de crédit est retracé à ce poste.
2.1.2 Les produits
ü Produits financiers
Sont considérés comme produits financières : les intérêts perçus par
l'institution sur les prêts consentis aux membres ou bénéficiaires, les dépôts
à termes constitués ainsi que les produits nets sur cession des valeurs
mobilières de placement.
ü Autres produits
Ils regroupent : les droits d'adhésions payés par les sociétaires, les frais de
tenue de compte, les frais de dossiers de prêt, les ventes de carnet, les
subventions d'exploitation...
ü Reprises sur amortissements et provisions
Les reprises sur amortissements et sur provisions sont retracées à ce
poste.
ü Produits exceptionnels
Ils sont constitués du produit de cession des éléments d'actif, de la quote-
part de subvention virée au compte de résultat et des autres produits
exceptionnels (libéralités reçues, rentrées sur créances amorties et produits
exceptionnels divers).
2.2 Mise en oeuvre
On établit l'état de formation du résultat à partir des comptes de gestion
( classe 6 et 7 ) en reportant dans la partie «  charge » les soldes de
compte de charge et dans la partie «  produits » les soldes de compte de
produit.
Pour une meilleure analyse de l'exploitation ou de l'activité de l'institution.
Le comptable doit produire :
ü Un état de formation du résultat mensuelle : qui concerne uniquement les
produits réalisés et les charges au cours du mois.
ü Un état de formation du résultat trimestriel : qui est la fusion des états de
formation de résultat de trois mois consécutifs.
ü Un état de formation du résultat de fin d'exercice ou annuel qui est la
fusion des états de formation du résultat des quatre trimestres de l'année.