1. MIEMBROS DE UN SOLO EQUIPO Qu es administrar? Por qu es tan importante?

? La administracin es una ocupacin nica que se describe como el proceso de obtencin, puesta en accin y utilizacin de diversos recursos esenciales para alcanzar los objetivos que ha fijado la organizacin. Uno de los recursos ms importantes de una organizacin son los empleados. Los gerentes dedican gran parte de su esfuerzo a planear, organizar, emplear y controlar el trabajo esos recursos humanos. Una clara distincin entre los gerentes y otros tipo de empleados es que el gerente dirige el trabajo de otros en lugar de ejecutar ese trabajo l mismo. Son iguales todos los gerentes? No. Los gerentes y el trabajo que desarrollan difieren principalmente de acuerdo la nivel que ocupan en la jerarqua de la organizacin. Los ejecutivos. Ellos se encargan y son responsables de otros tipo de gerentes. Establecen planes de avance, objetivos y estrategias generales. Motivan, dirigen y controlan a los gerentes que les reportan a ellos. Los gerentes medio planean, iniciar e instrumentan programas para alcanzar los objetivos ms amplio fijado por los ejecutivos. Ellos motivan, dirigen y controlan a los supervisores. Los supervisores son administradores que normalmente reportan a los gerentes medios. Tienen la responsabilidad de lograr el mximos rendimiento posible de la fuerza de trabajo de los empleados. Qu tipo de personas llega a ser supervisores? De acuerdo con estadsticas que describen a ms de 8000 de ellos, tiene estas caractersticas: Tiene entre 31 y 50 aos. Ha estado con los empleados no directivos entre 5 y 15 aos. Ha sido supervisor menos de 5 aos. Ha sido promovido desde abajo. Graduado en estudios medio y probablemente tienen estudios profesionales; uno de cada tres tiene ttulo. Por qu la supervisin de primera lnea requiere tanta atencin? Porque representa la ms importante fuerza de la economa norteamericana. Los supervisores, como categora ocupacional, forman el segmento mayor de todas las fuerza laborales. De donde procede el trmino? El trmino supervisor tiene su races en el latn, cuyo significado es el que mira por encima. Se aplic originalmente al maestro de un grupo de artesanos. El supervisor actual combina algunas de las cualidades del hombre al frente (o lder) y del maestro (hbil artesano administrativo). Qu hace que un supervisor sea un supervisor? 1

Todo individuo que tiene autoridad, en inters del patrn, para contratar, transferir, suspender, despedir, recontratar, promover, destituir, recompensar o disciplinar a otros empleados, la responsabilidad para dirigirlos, ajustar sus demandas, o recomendar efectivamente tal accin si en conexin con lo anterior el ejercicio de tal autoridad, no es de naturaleza meramente rutinaria, sino que requiere el uso de un criterio independiente. Un ejecutivo cuyo primer deber es la administracin habitual de un departamento o subdivisin; que normalmente dirige el trabajo de dos o ms empleados; quien tiene la autoridad para contratar o despedir a otros empleados o cuyas sugerencias y recomendaciones tienen un particular peso, ya sea en contratacin, despido, ascenso, promocin, o cambio de situacin de cualquier otro empleados; y quien normal y regularmente ejerce el poder, y quien no dedica ms de 20% de sus horas de trabajo a actividades que no estn directamente relacionadas con el trabajo anteriormente descrito. El objetivo de estas dos leyes es hacer que los supervisores, de una vez y para siempre, sean parte de la administracin. Se permite a los supervisores hacer el mismo trabajo que los trabajadores que supervisan? No hay ninguna ley que se oponga a ello; pero la mayor parte de la compaas con sindicatos tienen una clusula contractual que prohbe a los supervisores realizar cualquier trabajo que pudiera hacer de ordinario un miembro del sindicato (excepto en urgencias claramente definidas en que el supervisor deber hacer lo que considere apropiado). 2. SE REQUIEREN MUCHAS APTITUDES Concepto: Los supervisores deben aportar a su trabajo una gran cantidad de aptitudes tcnicas y de relaciones humanas. De dnde procede la mayora de los supervisores? Tres de cada cuatro supervisores surgen de las filas de la organizacin a la que sirven. Por lo general, son trabajadores con muchos aos de antigedad. Adems de los supervisores que ascienden en la escala, 7% son contratados directamente desde la universidad o escuela tcnica; 6% entran a travs de empresas que proveen capacitacin administrativa y 13% vienen directamente de otra compaa u organizacin. Cules son las caracterstica personales ms deseables de los supervisores? Energa y buena salud. Potencial para liderazgo. Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales. Conocimiento del trabajo y competencia tcnica. Capacidad para mantener el ritmo del trabajo. Capacidad de enseanza. Habilidad para resolver problemas. Autocontrol en situaciones de presin. Dedicacin y confiabilidad. Actitud positiva hacia la administracin. Cmo un supervisor recin ascendido pueden hacer menos difcil su paso a la filas de la administracin? 2

Los supervisores experimentados dan este consejo al nuevo supervisor: No haga gala de su importancia. Admita que necesita ayuda y bsquela en otros supervisores y en su jefe. Haga una costumbre de llegar a tiempo y pegarse al trabajo todo el da; los trabajadores no respetan a los supervisores que exigen productividad pero que holgazanean. Mantngase fsicamente preparado y mentalmente alerta; el trabajo le exigir ms de lo espera. Y no se permita pequeos hurtos de materiales o el uso del equipo y tiempo de la compaa para hacer un trabajo personal; los trabajadores pueden tratar de hacer esto, pero no vern con respeto a los gerentes que lo hagan. Concntrese en cultivar una imagen de seguridad de s mismo. La apariencia del que trabaja demasiado y de agobio es un punto dbil. 3. COMO UNIR METAS Y EFUERZOS Concepto: Los supervisores proporcionan la unin vital entre las metas de la direccin y el significativo esfuerzo de los empleados. Qu se espera de los supervisores? Responsabilidad hacia la gerencia. Los supervisores deben, sobre todo, dedicarse a cumplir con los objetivos, planes y polticas de la empresa. Responsabilidad hacia los trabajadores. Los trabajadores esperan que sus supervisores les proporciones direccin y capacitacin; que los protejan de cualquier tratamiento injusto y que garanticen que el lugar de trabajo est limpio, seguro, ordenado, equipado adecuadamente, bien iluminado y ventilado. Responsabilidad hacia los especialistas del staff. La relacin entre la supervisin y los departamentos de staff es de mutuo soporte. El personal staff debe proporcional a los supervisores orientacin y ayuda. Los supervisores, a su vez, contribuyen con el trabajo del personal de staff al aplicar correctamente sus consejos y servicios y cumplir con sus requerimientos. Responsabilidad hacia otros supervisores. Los objetivos y actividades de un departamento deben armonizar con los de los dems departamentos. Esto a menudo exige el sacrificio de una meta inmediata por el bien mayor de toda la organizacin. Relaciones con el sindicato. Es responsabilidad del supervisor hacer que esta relaciones sean objetivas, para no entregar el taller ni ceder en su responsabilidad respecto del bienestar de la empresa y sus trabajadores. 4. TRANSFORMAR RECURSO EN RESULTADOS. Concepto: El comportamiento del supervisor se mide de acuerdo a cmo administra los recursos y cules son los resultados que obtiene de ellos. Qu tarea se perfilan como las ms importante? Cumplir con los programas de produccin o de operacin. La tarea bsica del supervisor es sacar adelante la produccin. Mantener los costo de operacin dentro de los lmite. En simples palabras, los supervisores deben hacer algo ms que sacar la produccin. Tambin deben lograr eficientemente los objetivos de operacin. Deben mantener sus gastos dentro de los lmites permitidos o presupuestados. Mantener actitudes cooperativas con los trabajadores. Hacer que sus trabajadores den vuelta a la manivela cuando deben hacerlo, como deben hacerlo y tan rpido como deben es el problema fundamental de los supervisores. 3

Cmo mide la alta gerencia el desempeo del supervisor? Cun bien administra los diferentes recursos disponibles para la realizacin del trabajo. Cun bueno son los resultados obtenidos. Administracin de recurso. Los recursos son los que colocan a alguien como supervisor . Esto son: Instalacin y equipo. Energa, potencia y servicio. Materiales y provisiones. Recurso humanos. Informacin. Dinero. Logro de resultados. De lo anterior se desprende que si el supervisor administra bien los recurso disponibles, podr alcanzar esto tres objetivos: Produccin. Calidad y destreza de su trabajadores. Control de costo y presupuestos. Cules son las principales aptitudes laborales requeridas a un supervisor? Dnde estn ubicados los supervisores dentro del proceso administrativo? Son parte esencial del mismo. Los supervisores realizan exactamente las mismas funciones que los dems gerentes de su organizacin, incluyendo al director general. Planeacin: determinacin de metas y establecimiento de planes y procedimientos para alcanzarla. Organizacin: ordenacin del trabajo por realizar de tal forma que sea mas efectivo. Integracin: seleccin y colocacin del nmero apropiado de personas en los puestos adecuados. Direccin: motivacin , comunicacin y liderazgo. Control: regulacin del proceso, su costo y la persona que lo lleva a cabo. En qu se diferencia los roles de supervisor de los otros niveles administrativos?. Se diferencia en : Habilidad tcnica: el conocimiento del trabajo, conocimiento de la industria y su proceso, maquinaria y problemas. Habilidades Administrativas: conocimiento de todas las organizaciones y de cmo estn coordinadas, conocimiento de su sistema de informacin y de sus registros y capacidad de planear y controlar el trabajo. Habilidad para las relaciones humanas: Conocimiento del comportamiento humano y capacidad de trabajar eficientemente con individuos y grupos, compaeros superiores y subordinados. 6. INTERES EQUILIBRADO ENTRE EL TRABAJO Y EL PERSONAL Concepto: los supervisores eficientes equilibran la aplicacin de sus habilidades entre el trabajo por hacer y la persona que desarrollan esos trabajos. 4

Qu significa supervisin equilibrada? Es la simplificacin de una valiosa sentencia: preste tanta atencin a sus asuntos de las relaciones humanas como a las cuestiones administrativas y tcnicas. En otras palabras, preocuparse tanto de la persona como del trabajo y las tareas. TAREAS PRINCIPALES DE LOS SUPERVISORES DE PRIMER NIVEL (Clasificacin segn el tiempo Requerido y la frecuencia de ocurrencia) Orden de Importancia Tareas Porcentaje De tiempo Frecuencia de Empleado ocurrencia 1 Control del trabajo 17 Todos los das 2 Solucin de problemas y toma de decisiones 13 Todos los das 3 Planeacin del trabajo 12 Todos los das 4 Comunicaciones orales informales 12 Todos los das 5 Comunicaciones en general 12 Todos los das 6 Proporcionar retroalimentacin sobre el desempeo a los empleados 10 Todos los das 7 Capacitacin, orientacin y desarrollo de los subordinados 10 Todos los das 8 Provisin de comunicaciones escritas y documentacin 7 Todos los das 9 Creacin y mantenimiento de una atmsfera motivadora 6 Todos los das 10 Administracin del tiempo personal 4 Todos los das 11 Reuniones y conferencias 4 Quincenalmente 12 Actividades de auto desarrollo 2 Semanalmente 5

13 Orientacin de la carrera de los subordinados 2 cada dos meses 14 Representacin de la compaa ante la comunidad 1 mensualmente