Universidad de Carabobo. Escuela de Administracin y Contadura Pblica. Tema II. Efectivo. Prof. Juan O. Romero R.

El efectivo est integrado por todos aquellos bienes propiedad de la empresa que generalmente son aceptados como medios de pago y se encuentran disponibles para hacer desembolsos de cualquier naturaleza sin ningn tipo de restriccin, es decir en forma amplia y absoluta. Segn lo expuesto se consideran efectivo: Billetes y monedas de circulacin nacional, cheque emitidos, de gerencia, de particulares, documentos de cobro inmediato, transferencias bancarias, giros postales y telegrficos, facturas de tarjetas de crdito, cupones vencidos de bonos, tarjetas de dbito, de crdito donde existan puntos de venta, cuentas bancarias a la vista, etc. Y no se consideran efectivo: Las Divisas (Ley Contra Ilicitos Cambiarios) los vales de caja, cheques post-fechados, cheques devueltos por cualquier causa, estampillas postales y fiscales, cuentas bancarias no a la vista, cuentas bancarias en bancos intervenidos, cuentas bancarias destinadas a fondos especiales como Reservas para: contingencias, construccin o adquisicin de activos, pagos de pensiones y jubilaciones o para cubrir juicios en proceso o pendientes, por posible sentencia adversa. La presentacin del efectivo en el Estado de Situacin Financiera (Balance General) debe hacerse clasificndolo en el activo circulante. Control Interno. El Instituto Americano de Contadores Pblicos define el Control interno como: Una serie de mtodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar las adherencia a las polticas administrativas prescritas. De esto se deduce que los fundamentos del control interno son: a) Salvaguardar los activos contra fraudes y omisiones. b) Obtener informacin contable en forma exacta y confiable. c) Promover la eficiencia en las operaciones de la organizacin. Lo ms importante de un adecuado control interno es la segregacin de tareas y el establecimiento de funciones especificas con el objeto de fijar responsabilidades. El control interno del efectivo debe fijar entre otras las siguientes normas: 1) La guarda, custodia y registro del efectivo deben estar separadas. 2) Las operaciones contables deben estar respaldadas por evidente documentacin que garanticen la exactitud y seguridad de las mismas. 3) El personal que tiene a cargo el manejo del efectivo debe escogerse y entrenarse cuidadosamente, adems debe tenerse como obligatoria la rotacin de este personal. 4) Cada funcionario debe tener una exacta descripcin de su trabajo (Job Description). 5) Los empleados deben tener plizas de fianza. 6) Debe hacerse uso de las inspecciones intempestivas, o arqueos de caja con la finalidad de constatar la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifiquen su falta. 7) El efectivo debe protegerse desde el momento en el cual se recibe, hasta el momento que quede depositado en bancos.

8) Todo el dinero recibido debe depositarse y todas las salidas de dinero deben hacerse por cheques a excepcin de los pagos menores que se harn previa autorizacin y justificacin por Caja Chica. 9) Los depsitos deben hacerse diariamente en forma intacta. 10) Todos los cheques deben estar prenumerados en forma consecutiva. 11) Los cheques deben estar respaldados por evidente documentacin y justificacin, y preferiblemente con firma conjunta. 12) Deben inutilizarse con un sello, los comprobantes cancelados. 13) Deben hacerse las conciliaciones bancarias mes a mes. 14) Debe fijarse el fondo fijo con el que operar la caja chica. 15) El cajero ser la persona que se responsabilizar por el manejo de la caja chica, este funcionario no deber tener acceso a los registros contables. 16) El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo o aumentarlo debern ser hechos a nombre del responsable de dicho fondo. 17) Se establecern los limites mximos y mnimos para pagos y reposiciones del fondo fijo. 18) Los vales de caja y cambios de cheques por efectivo no deben permitirse, no obstante, de permitirse deben estar previamente autorizados. Los cheques deben estar a nombre de la persona responsable del fondo y si estn a nombre de la empresa deben depositarse de inmediato en la cuenta bancaria respectiva. 19) En caso de cierre del ejercicio contable, el fondo debe ser repuesto en esa fecha sea cual sea la cantidad de efectivo que exista con la finalidad de que los gastos causados en el ejercicio sean asociados con el ingreso del ejercicio. (Asociacin de ingresos y egresos). Caja chica. (Fondo fijo de caja, Caja menor). La caja chica nace por la necesidad de hacer pagos por cantidades pequeas que si se hicieran por cheques resultaran muy costosos y en algunos casos poco prctico por no decir imposible, debido a lo exiguo del monto. Forma de operar la Caja Chica. a) Creacin del fondo. Las empresas crean el fondo de caja chica segn sus necesidades y en los departamentos que as lo requieran. De acuerdo a los desembolsos, se fija el monto total del fondo, los limites de reposicin y el perodo que cubre, hecho esto se emite el cheque a nombre del responsable de la Caja Chica que generalmente es el cajero quien se encargar de manejar y custodiar el fondo. Cada pago debe estar respaldado por el comprobante debidamente autorizado que justifique el desembolso efectuado. b) Una vez que el fondo llega al limite de reposicin se emite un nuevo cheque a nombre del custodio por un monto que sea igual a la sumatoria de los justificativos (Comprobantes) de all resulta la siguiente ecuacin: Fondo fijo de caja chica = efectivo + comprobantes. Arqueo de Caja. Consiste en una inspeccin sorpresiva a la caja por parte de un funcionario autorizado (Auditor interno o externo) con la finalidad de constatar que la sumatoria del efectivo ms los comprobantes es igual al monto total del fondo fijo. En muchas oportunidades y a causa de la forma de manejar el fondo es posible que en estas inspecciones sorpresivas los comprobantes ms el efectivo no sean iguales al monto del fondo, es en este caso cuando se dice que estamos en presencia de un faltante o de un

sobrante de caja, cuyo saldo al trmino del ejercicio debe cerrarse con Ganancias y Prdidas. Comprobantes + efectivo > Fondo fijo (Sobrante de caja chica.) Comprobantes + efectivo < Fondo fijo (Faltante de Caja Chica.) El arqueo de caja chica generalmente se presenta mediante una Cdula de Auditoria que deber estar suscrita por el auditor y el cajero custodio del fondo. En este caso por tratarse de una auditoria, cualquier faltante se le cargar al cajero. Caso especial. En algunas oportunidades y por razones de ndole administrativa puede darse el caso que al cierre de operaciones de un perodo el cheque para reponer el fondo se emita por una cantidad distinta a la correcta esto originara: o un Efectivo por Depositar cuando el cheque se emita por una cantidad mayor a la correcta o un Efectivo por Reponer cuando el cheque se emita por una cantidad inferior a la correcta, en cuyo caso se efectuara el asiento correspondiente a objeto de solventar la situacin. Conciliacin Bancaria. Conciliar es poner de acuerdo cosas o personas que se encuentran en desacuerdo o en litigio. La conciliacin bancaria consiste en cotejar las operaciones contables hecha en el libro auxiliar de banco de la empresa, con el estado de cuenta de las operaciones contables que realiza la entidad bancaria depositaria de nuestra cuenta corriente, con el objeto de determinar las diferencias que existan y hacer los asientos y ajustes que sean necesarios hasta que queden conciliadas todas las partidas que los integran. La conciliacin bancaria fortalece nuestro control interno del efectivo. La conciliacin bancaria es posible gracias a que la ley de bancos obliga a estas instituciones financieras, a enviar a sus clientes cada fin de mes, un estado que detalle el movimiento que ha tenido cada cuenta en ese termino, indicando los movimientos y el saldo disponible al cierre de cuentas. El saldo disponible del estado de cuenta del banco debera coincidir con el saldo que arrojan nuestros mayores auxiliares de bancos sin embargo es muy raro cuando coinciden y los motivos por los cuales no coinciden pueden ser entre otros los siguientes: a) Cheques en trnsito. Son cheques emitidos y registrados por la empresa y no cobrados por su beneficiario en el banco. b) Depsitos en trnsito. Consiste en depsitos hechos y registrados por la empresa al final de cada mes y no registrados por la entidad bancaria debido al corte de cuentas, normalmente aparecen en el estado de cuenta del banco en el mes siguiente; Ejemplo: depsitos hechos el ltimo da del mes en cajeros externos, cajeros automticos, buzones nocturnos, etc. c) Notas de Dbito. Cargos hechos por el banco, que por no haber recibido la empresa el comprobante respectivo no se han abonado en nuestros libros.(principio de objetividad y realizacin contable.) Ejemplos: cargos por comisiones, intereses, debito bancario, efectos descontados no cobrados, cheques devueltos, etc. d) Notas de Crdito.

Abonos hechos por el banco, que por no haber recibido la empresa el comprobante respectivo no se han cargado en nuestros libros. Ejemplos: abonos por reintegro de intereses, descuentos de giro aprobados, aprobacin de pagars, etc. e) Errores. En este rubro vamos a incluir todo los errores y diferencias posibles, tanto los cometidos en el banco como los cometidos en la empresa, como por ejemplo: cantidades registradas incorrectamente, por diferencia de cantidades o por no corresponder a la cuenta respectiva, o que corresponden a la empresa pero a la cuenta de otra institucin bancaria distinta a la que estamos conciliando. Partidas no registradas o registradas en ms de una oportunidad. Mtodos de conciliacin. Los ms comunes son el mtodo de saldos encontrados que es el que los bancos generalmente colocan preimpreso al respaldo de los estados de cuenta y el mtodo de saldos correctos que es con el que vamos a trabajar en esta materia por razones prcticas y por considerar que este mtodo es de ms fcil comprensin ya que permite identificar cada uno de los elementos que conforman la conciliacin. Procedimiento. Cotejamos la conciliacin bancaria del mes anterior con los registros del mayor auxiliar de banco y el estado de cuenta enviado por la institucin bancaria, en el mes analizado a objeto de conciliar las operaciones de dicho mes y efectuar as los asientos pertinentes, los pasos a seguir son los siguientes: 1) S hay conciliacin en el mes anterior compruebe que todas las partidas all incluidas fueron registradas en nuestro mayor auxiliar de banco o en el estado de cuenta bancaria, si no fueron registradas deben incluirse nuevamente como partidas de conciliacin. 2) Verifique que todos los cargos efectuados en nuestros libros han sido abonados por el banco, si no es as, se consideran partidas de conciliacin. 3) Verifique que todos los abonos efectuados en nuestros libros han sido cargados por el banco, si no es as, se consideran partidas de conciliacin. 4) Los errores de cualquier tipo deben subsanarse y las diferencias deben considerarse como partidas de conciliacin. 5) Una vez subsanadas todas las partidas que han originado diferencias entre el saldo del estado de cuenta del banco y el saldo de la cuenta de banco en nuestros libros procedemos a elaborar la conciliacin. Registros originados por la conciliacin bancaria. Hecha la conciliacin tenemos disponibles y claramente identificadas las partidas que afectan el saldo en nuestros libros, por no haber sido contabilizadas, para corregir esta omisin debemos hacer los asientos que sean pertinentes en cada caso ya que si no los hacemos, esas partidas sern al finalizar este nuevo perodo, partidas de conciliacin del siguiente. Irregularidades y fraudes del efectivo. Es posible que en algn momento de la existencia de una organizacin nos encontremos con personas inescrupulosas que pongan en prctica procedimientos fraudulentos encaminados a apropiarse indebidamente del efectivo, por no haberse utilizado apropiadamente las normas del control interno, aunque los fraudes pueden ser muy variados vamos a mencionar los ms comunes. Centrfuga de fondos. (Jineteo, Encubrimiento en cadena.)

Este procedimiento consiste en diferir los asientos por cobro a clientes y que son tapados con cobros ms recientes a otros clientes, que quedan diferidos tambin para comenzar de nuevo el ciclo. (Discutir un ejemplo en clase). Emisin de cheques respaldados por comprobantes falsos o reutilizados. Esto ltimo sucede por no haberse inutilizado los comprobantes cancelados con el sello de cancelacin. Para evitar este fraude se recomienda la emisin de cheques a nombre del beneficiario y con la inscripcin de No endosable, as como la inutilizacin de los comprobantes cancelados con un sello hmedo que indique que el mismo fue cancelado y en que fecha. Abonos a clientes por conceptos distintos del efectivo. Este procedimiento consiste en apropiarse del dinero correspondiente a los pagos hechos por los clientes y registrarse en libros abonos a las cuentas por cobrar clientes con cargos por conceptos distintos del efectivo como por ejemplo: descuentos, rebajas, bonificaciones o devoluciones a clientes. Para evitar este tipo de fraude se recomienda la segregacin de funciones. Depsitos en cuentas bancaria sin movimiento. Un desfalcador puede utilizar este procedimiento depositando cobranzas en cuentas sin movimiento y luego mediante la falsificacin de firmas emitir cheques contra esa cuenta a favor de cmplices o al portador para ser cobrados en efectivo. Se recomienda no dejar cuentas abiertas en bancos sin hacer la debida participacin a las entidades bancarias y la inutilizacin de chequeras en desuso. Desfalcos en la cuenta de nmina. Consiste en incluir en la nmina trabajadores ficticios, apropindose del monto del salario o incrementando falsamente el salario de varios trabajadores y apropiarse indebidamente de la diferencia. Esto es posible si no existe un adecuado control interno. Saldos falseados de caja. Esta irregularidad es generalmente cometida por los propietarios o por los responsables de una empresa cuando quieren reflejar ante terceros una situacin financiera ms favorable que les permita tener financiamientos externos y consiste en dejar abiertas los cuentas de los libros despus del cierre del ejercicio econmico para registrar operaciones por cantidades recibidas en fechas posteriores es decir en de ejercicios diferentes o registrar depsitos falsos con la misma finalidad o sea presentar estados financieros con el activo circulante abultado dando la impresin de una solvencia que favorece a la empresa. . Otros aspectos del efectivo. Sobre-giro bancario. El sobre-giro es posible a solicitud del cuentacorrentista (En nuestro caso la empresa) debidamente afianzada y previa aprobacin de la entidad bancaria, una vez cumplidos todos los requisitos por ella exigidos, ya que realmente tiene la caractersticas de un prstamo a intereses a muy corto plazo con un lmite preestablecido que le permite al cuentacorrentista excederse en la emisin de cheques contra los haberes de una cuenta bancaria. El sobregiro debe presentarse en el estado de situacin financiera como un pasivo circulante ya que la entidad bancaria lo cargar con el primer depsito que se haga en la cuenta.

ndices o razones del efectivo. En el anlisis de estados financieros el ms utilizado es el ndice general de solvencia que es la razn del activo circulante sobre el pasivo circulante. Una razn al rededor de dos (2) es considerada como buena en este caso. Otra forma ms severa para determinar la capacidad de pago es el ndice de solvencia denominado en el argot de los contadores como prueba del cido que es la razn del efectivo ms las inversiones temporales sobre el pasivo circulante. En este caso una razn de 0,30 se considera como buena. Flujo de efectivo. Es un estado que nos proporciona informacin sobre la disponibilidad de dinero en existencia y por entrar, con el objeto de poder cumplir con los compromisos a corto plazo en la fecha prevista, adems es de suma importancia porque permite planificar prestamos a corto plazo reservar fondos para futuras contingencias y determinar los excesos o insuficiencias de efectivo. Excesos o insuficiencias de efectivo. El exceso de efectivo no es lo que aparenta ya que puede ser pernicioso pues la inmovilizacin de fondos es una poltica financiera equivocada porque no se aprovechan las alternativas de inversin productiva y el dinero pierde poder adquisitivo a causa de la inflacin. El exceso de efectivo es muy comn en empresas con ventas estacinales. La insuficiencia de efectivo o defecto de efectivo es otro extremo pernicioso porque pone en peligro la continuidad operativa de la empresa y consecuencialmente la prdida de los crditos de seguros proveedores. Una sana poltica en la administracin financiera del efectivo es vital para una exitosa gestin gerencial.