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Anne Julien, charge de projets Service de la recherche et du dveloppement

Guide pour faciliter lorganisation dun colloque, dun congrs ou dun perfectionnement

Ralis par Anne Julien, charge de projets au Service de la recherche et du dveloppement Marie Labb, coordonnatrice de lenseignement secondaire du Service de lanimation pdagogique

Commission scolaire de la Beauce-Etchemin Novembre 2004

Conception et rdaction : Anne Julien, Charge de projets au Service de la recherche et du dveloppement de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin Marie Labb, Coordonnatrice lenseignement secondaire de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin

Secrtariat : Sylvie Lemieux, secrtaire Nadia Roy, secrtaire Service de la recherche et dveloppement de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin

La reproduction complte ou partielle de ce document est permise la condition que lintgrit de ce contenu soit respecte et que la source soit mentionne.

Dans ce document, le gnrique masculin est utilis sans aucune discrimination et uniquement dans le but dallger le texte.

Prambule

Lorganisation dun vnement, que ce soit une confrence, une journe de rflexion, un colloque ou un congrs demande beaucoup dinvestissement. Offrir un contenu de qualit qui rpond aux besoins des gens, et ce, dans une structure organisationnelle qui permet que tout baigne dans lhuile , demeure la principale proccupation des organisateurs. Dans le but de permettre aux organisateurs de consacrer plus de temps llaboration du contenu de lvnement plutt qu sa structure, le prsent document propose un ensemble de dmarches effectuer qui faciliteront leur planification. Il peut tre utilis autant pour des vnements de grande importance que pour des vnements de moindre envergure, telles des confrences. chacun dy puiser ce quil trouve pertinent pour son organisation. Le document peut tre consult en fonction de la table des matires qui prsente par ordre alphabtique les diffrents thmes dvelopps ou utilis partir du thme chancier qui propose une dmarche davantage chronologique. Les lments de base sont prcds dun carr permettant lorganisateur dindiquer que la tche est complte. A ceux-ci sajoutent dautres suggestions prcdes dune ampoule ( ), dans le but de fignoler la prparation de votre vnement. Dans une perspective damlioration continue, nous vous invitons nous acheminer vos commentaires ou suggestions. Bonne chance dans lorganisation de votre vnement!

Anne Julien anne.julien@csbe.qc.ca

Marie Labb marie.labbe@csbe.qc.ca

Table des matires1

1- Accueil...............................................................................................7 2- Animation .........................................................................................9 3- Bnvoles ........................................................................................11 4- Budget .............................................................................................13 5- Comit organisateur ......................................................................16 6- chancier hebdomadaire.............................................................19 chancier mensuel .......................................................................23 7- Inscription ......................................................................................27 8- Organisation matrielle.................................................................28 9- Personnes-ressources ou confrenciers ........................................35 10- Programme.....................................................................................37 11- Publicit et communications .........................................................39 12- Repas, pauses et cocktail ...............................................................41 13- Secrtariat ......................................................................................43 14- Tourisme et transport....................................................................44 Exemples de fiches dvaluation..........................................................45 Exemples de programmes de colloque................................................51
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Dans ce document, les sections sont prsentes par ordre alphabtique. Il a t aussi conu pour tre consult lcran dans le but de rfrer, par hyperliens, toutes sections qui traitent dun sujet. La section concernant lchancier propose une certaine chronologie des dmarches effectuer. Toutefois, comme la plupart des interventions se font simultanment, il est difficile de les numrer de faon chronologique.

1- Accueil
chancier Il est bon de former un comit daccueil qui a pour mandat de
accueillir les exposants, les animateurs dateliers, les confrenciers et les participants leur arrive; diriger les participants et les confrenciers au vestiaire, au besoin; rpondre aux besoins exprims par les gens; accompagner les personnes-ressources et les confrenciers (une personne par confrencier). Il faut sassurer dun accueil chaleureux et invitant. Les personnes laccueil doivent possder toute linformation pour bien rpondre aux questions des gens.

Table daccueil (une personne prsente en tout temps, donc prvoir un horaire des personnes affectes laccueil)
Nappe Chaises Cartes alphabtiques pour faciliter le travail de remise des documents (ex. : A L, M Z) Pochettes supplmentaires pour les inscriptions sur place Tlphone

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Trousse de premiers soins (coordonnes des services durgence : police, ambulance, hpital, CLSC, pharmacie, pompiers, etc.) Cette liste pourrait tre glisse dans la pochette, particulirement si les participants sont de lextrieur de la ville ou de la rgion. Petite caisse Reus Papeterie (crayons, trombones, etc.) Liste des ateliers qui ont des places disponibles pour recevoir de nouvelles inscriptions Avoir bien en vue le logo de lvnement : association, cole, commission scolaire, etc. Bannire avec le thme de lvnement Pancarte ou tableau avec lhoraire de la journe

Documents remettre sur place


Pochettes des participants Choix dateliers Reus Plan du site avec localisation des salles Il est bon davoir aussi un plan des lieux bien visible et affich prs de laccueil.

Rendre visible la publicit des exposants et des commanditaires

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2- Animation
chancier Selon limportance de lvnement, choisir un prsident dhonneur
Idalement, cette personne doit prsenter un certain charisme et tmoigner dun intrt manifeste pour les proccupations des participants lvnement. Gnralement, on vite que cette personne soit implique dans lorganisation ou le financement de lvnement. Habituellement les frais de repas, de sjour et de dplacement du prsident dhonneur sont assums par lorganisation de lvnement, mais sa participation demeure bnvole.

Prvoir un matre de crmonie (deux au maximum) pour


prsenter les gens; donner des indications sur lhoraire de lvnement; faire une prsentation du thme de lvnement; tablir des liens entre les ateliers; animer la plnire, sil y a lieu; faire les remerciements. La premire personne qui prend la parole donne le ton lvnement. Il faut sassurer que le protocole soit respect en tout temps. Si utilis, lhumour doit rester de bon got.

Il ne faut pas ngliger laspect protocolaire lorsque vient le temps daccorder la parole aux personnalits prsentes ou mme de dterminer leurs voisins de table!

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Choisir des personnes pour prsenter les personnes-ressources


Ces prsentateurs doivent avoir une information suffisante de la personneressource (rfrer au curriculum vitae quelle a remis) pour la prsenter aux participants qui assistent latelier ou la confrence.

Offrir une animation musicale ou autre assure par des talents locaux

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3- Bnvoles
chancier Prvoir des bnvoles pour
accueillir et orienter les personnes-ressources et les confrenciers; prsenter les personnes-ressources et les confrenciers; Possiblement des membres du comit organisateur. rsumer des ateliers pouvant servir faire les Actes de lvnement; diriger les gens aux aires de stationnement; prendre des photographies : Dterminer un plan de base (photographies protocolaires et photographies souvenirs).

tablir la liste des bnvoles possibles pour chaque secteur dactivit


Organisation matrielle Installation des exposants Stationnement Accueil et information Repas, pauses et cocktail

Identifier les bnvoles (gaminets, brassards, cartons, etc.)


Prvoir une rencontre avec eux pour leur prsenter la thmatique de lvnement;

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discuter avec eux de la faon de crer une ambiance accueillante, harmonieuse et chaleureuse; leur prciser certains aspects de lorganisation Dterminer qui fait quoi. Prciser le type de texte ou de prsentation que les bnvoles devront prparer concernant les personnes-ressources. Identifier qui ils doivent se rfrer pour des demandes particulires. Convenir dune procdure en cas durgence.

Assurer le suivi et laccompagnement de ces personnes tout au long de lvnement Recueillir les textes servant raliser les Actes de lvnement

4- Budget
chancier Prvoir louverture dun poste budgtaire Prvoir le cot total de lvnement Prvoir le cot demand aux participants incluant les taxes
Prvoir un nombre minimal dinscriptions pour la tenue de lvnement (point de chute). Dterminer si le cot de linscription inclut les repas. Inclure le montant des taxes dans le cot de linscription et lindiquer dans toutes les communications et les pages publicitaires. Prvoir un budget de secrtariat et de papeterie (papier, cocardes, etc.). Prvoir les cots de production du programme et des lettres dinvitation. Prvoir un budget de location. Salles Matriel audiovisuel et informatique Transport (si ncessaire) Sassurer dune marge de manuvre. Prvoir le cot des visites touristiques ou thmatiques.

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Prvoir un budget pour llaboration dun site WEB en lien avec lvnement (graphisme, secrtariat, etc.) Plan de publicit et de marketing Financement et commandites
linterne Voir si lorganisme qui prpare lvnement peut accorder un budget de dmarrage. Si dautres vnements ont dj t organiss, il est possible dutiliser une partie du surplus montaire ralis ce moment pour financer lactivit actuelle. Lorganisme qui soutient lvnement sans contribuer au financement assure souvent une protection des sommes engages en cas de problmes (annulation par exemple). Il est souhaitable de prendre des ententes claires avec les autorits comptentes ds le dpart. lexterne Commanditaires Faire la liste des commanditaires possibles. Vrifier avec le suprieur immdiat ou les relations publiques du comit organisateur si les personnes choisies nont pas t dj sollicites par dautres vnements. Les commandites se ngocient le plus souvent par contact personnel. Il est prfrable que peu de personnes sen occupent (deux ou trois au maximum).

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crire une lettre de prsentation personnalise chaque commanditaire ventuel. Il est bon de leur prciser quune communication sera tablie sous peu avec eux (visite, tlphone). Discuter avec les commanditaires des moyens retenus par le comit pour assurer la visibilit de ces partenaires (page publicitaire, pochette ou panneau laccueil, dans la salle de confrence ou dans la salle des exposants). Prvoir de leur envoyer une lettre de remerciement. Exposants tablir la liste des exposants possibles. Dterminer le cot demand aux exposants (sil y a lieu). Rdiger une entente crite ou un contrat. Prvoir lorganisation matrielle des lieux (endroits pour exposer, tables, branchements lectriques, clairage, etc.). Prciser si les exposants peuvent vendre ou non leur matriel.

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5- Comit organisateur
chancier Former un comit organisateur pour lvnement (six personnes au maximum)
Dterminer les responsables : coordonnateur, trsorier, responsable technique (une mme personne peut cumuler plus dune tche). Il est souhaitable dtablir une liste des coordonnes des membres du comit organisateur incluant leur numro de tlphone rsidentiel pour permettre de les rejoindre en cas durgence.

Faire un tableau des responsabilits


Il est souvent plus facile de former des comits (comit du budget, de la logistique, de la thmatique, des commandites, des activits hors congrs, du secrtariat incluant linscription, etc.) que de distribuer les diffrentes tches pice.

Dcider de la formule de lvnement, des ateliers et des personnes-ressources tablir le budget


Voir avec la personne responsable des relations publiques de lorganisme ou avec les responsables dun vnement antrieur sil reste une somme dargent ou du matriel (ex. : cocardes ou pochettes).

tablir un chancier global avec des responsables associs chaque tape


Date des rencontres Date de lvnement

Date des tombes Prvoir la date de confirmation des animateurs. Prvoir la date limite de linscription. Garder des traces crites de ce qui a t fait. Avoir un dossier centralis. Faire un compte rendu des rencontres du comit organisateur.

Dcider du moment et de la dure de lvnement


Consulter le calendrier des activits afin dviter que la date fixe pour la tenue de lvnement ne chevauche avec celle dautres organismes. Aviser les partenaires qui pourraient se retrouver en situation de conflit (prsence deux vnements en mme temps).

Dcider si lvnement comporte une partie sociale, une partie touristique, et si les conjoints sont invits Prvoir un horaire dtaill, tablir la logistique en dtail (jours et heures)
Il est important de prvoir une certaine latitude dans lhoraire pour permettre des ajustements en cas dimprvus. Si lvnement se tient sur plus dune journe, il est bon de terminer plus tt la dernire journe en considrant la fatigue et le temps de retour la maison des participants. Si lvnement se tient sur plus dune journe, il est bon de prvoir chaque matin une runion du comit organisateur afin de sassurer que tout se droule bien.

Vrifier la disponibilit des personnalits dont la prsence est souhaite


Selon la popularit de ces personnes, il est souvent prfrable de les inviter un an davance!

Dcider sil y aura des Actes de lvnement Rdiger la lettre dinvitation Rserver les salles ou lhtel (connatre le nom de la personne responsable)
Dans le cas dune rservation dhtel, il est souvent ncessaire de procder un an davance!

Ngocier des chambres tarif prfrentiel auprs de lhtelier valuer, faire le point sur lvnement
valuer lorganisation. Analyser, sil y a lieu, les questionnaires sur la satisfaction des participants ou les fiches dvaluation de lvnement et des ateliers. Faire le bilan financier.

Remercier les collaborateurs et les personnes-ressources par crit


Faire connatre les valuations des ateliers aux animateurs.

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6- chancier hebdomadaire

Actions prendre

Responsable(s)
Lundi Mardi Mercredi Jeudi

Dates
Vendredi Samedi Dimanche La semaine avant La veille Le jour de lvn.

1.

Convenir du thme et de la formule. 2. Former un comit organisateur. 3. Partager les responsabilits. 4. Dterminer un chancier. 5. tablir un budget. 6. Rserver le lieu o se tiendra lvnement. 7. Dterminer un programme prliminaire. 8. Ouvrir un site WEB pour lvnement. 9. Joindre les personnesressources et convenir des modalits diverses. 10. Traiter les informations concernant les ateliers des personnes-ressources. 11. Consigner les besoins organisationnels des personnes-ressources. 12. Produire le programme officiel et en prvoir les dlais dimpression.

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Actions prendre

Responsable(s)
Lundi Mardi Mercredi Jeudi

Dates
Vendredi Samedi Dimanche La semaine avant La veille Le jour de lvn.

13. Envoyer les lettres dinvitation incluant les invitations spciales. 14. tablir des contacts avec les commanditaires et les exposants. 15. Rencontrer les commanditaires. 16. Relancer les exposants. 17. Publiciser lvnement. 18. Finaliser les ententes avec les commanditaires et les exposants. 19. Faire les pochettes des participants. 20. Prparer les fiches dvaluation. 21. Organiser laspect logistique (salle, affiches, exposants, menus, dcors, son-lumire, audiovisuel, etc.). 22. Rencontrer les bnvoles. 23. Prendre les rservations concernant laspect social et touristique. 24. Compiler les inscriptions. 25. Date de lvnement. 26. Sacquitter des diffrents comptes.

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Actions prendre

Responsable(s)
Lundian. Mardi Mercredi Jeudi

Dates
Vendredi Samedi Dimanche La semaine avant La veille Le jour de lvn.

27. Remercier les collaborateurs et les personnes-ressources par crit. 28. Faire le bilan budgtaire. 29. Analyser les fiches dvaluation. 30. Faire le bilan de lvnement. 31. Rdiger les Actes de lvnement. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.

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6- chancier mensuel

Dates Actions prendre


1. Convenir du thme et de la formule. 2. Former un comit organisateur. 3. Partager les responsabilits. 4. Dterminer un chancier. 5. tablir un budget. 6. Rserver le lieu o se tiendra lvnement. 7. Dterminer un programme prliminaire. 8. Ouvrir un site WEB pour lvnement. 9. Joindre les personnesressources et convenir des modalits diverses. 10. Traiter les informations concernant les ateliers des personnes-ressources. 11. Consigner les besoins organisationnels des personnes-ressources. 12. Produire le programme officiel et en prvoir les dlais dimpression.

Responsable(s)

Jan.

Fv.

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Aot

Sept.

Oct.

Nov.

Dc.

La semaine avant

La veille

Le jour de lvn.

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Dates Actions prendre


13. Envoyer les lettres dinvitation incluant les invitations spciales. 14. tablir des contacts avec les commanditaires et les exposants. 15. Rencontrer les commanditaires. 16. Relancer les exposants. 17. Publiciser lvnement. 18. Finaliser les ententes avec les commanditaires et les exposants. 19. Faire les pochettes des participants. 20. Prparer les fiches dvaluation. 21. Organiser laspect logistique (salle, affiches, exposants, menus, dcors, son-lumire, audiovisuel, etc.). 22. Rencontrer les bnvoles. 23. Prendre les rservations concernant laspect social et touristique. 24. Compiler les inscriptions. 25. Date de lvnement. 26. Sacquitter des diffrents comptes.

Responsable(s)

Jan.

Fv.

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Aot

Sept.

Oct.

Nov.

Dc.

La semaine avant

La veille

Le jour de lvn.

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Dates Actions prendre


27. Remercier les collaborateurs et les personnes-ressources par crit. 28. Faire le bilan budgtaire. 29. Analyser les fiches dvaluation. 30. Faire le bilan de lvnement. 31. Rdiger les Actes de lvnement. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.

Responsable(s)

Jan.

Fv.

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Aot

Sept.

Oct.

Nov.

Dc.

La semaine avant

La veille

Le jour de lvn.

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7- Inscription
chancier Liste des participants possibles Modalits dinscription
Par courrier Par courrier lectronique Par tlcopieur

Sil y a des ateliers choisir, demander de faire au moins trois choix pour faciliter lorganisation des groupes Prciser les modalits de paiement (signifier qui le chque sera libell) Dterminer les dates limites des diverses formes dinscription (htives, rgulires, tardives, de groupe, rabais) Dterminer les cots des diverses formes dinscription (ex. : tarifs prfrentiels pour les membres dune association, pour les tudiants, etc.) Dterminer les modalits dinscription sur place, sil y a lieu Dterminer des modalits dannulation et de remboursement (date limite) Organiser les modalits de compilation des inscriptions (exige un suivi rgulier)
Attribuer un numro chaque participant (cocarde, liste, choix dateliers). Organiser les groupes en fonction des choix prioritaires et de lordre dinscription (premier arriv, premier servi).
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8- Organisation matrielle
chancier Rserver le lieu de lvnement (prvoir plusieurs salles sil y a des ateliers) Connatre la capacit d'accueil des salles Penser lamnagement du lieu daccueil (tables, documents, caf, etc.) Prvoir, sil y a lieu, linstallation sur place dun service de secrtariat fonctionnel Prvoir les divers services de technologie
Activer une adresse courriel. Concevoir un site WEB si possible (nommer une personne responsable). Vrifier les possibilits de photocopies, de courriel ou autres avec les responsables de lendroit qui accueille lvnement. Prvoir des ordinateurs portables et les priphriques sy rattachant (soit pour organiser un secrtariat sur place, soit pour les prsentations).

Sassurer davoir des installations lectriques et des branchements Internet haute vitesse et tlphoniques, si ncessaire
Si un branchement Internet est requis, vrifier si lendroit en offre laccs (pour lequel il faut avoir un service distance) ou sil offre un accs direct.

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Voici les questions que lon peut poser propos du branchement Internet : Le lieu qui accueille lvnement permet-il un branchement Internet par son propre rseau interne? Peut-il donner un accs Internet (modem) avec son propre code daccs? Peut-il donner un accs Internet (modem) avec notre accs personnel? (Prvoir le numro de tlphone de notre fournisseur daccs pour la rgion.) Un technicien est-il disponible en tout temps? Quels sont les accs et la localisation des connexions?

Prvoir le matriel audiovisuel et informatique.


Demander aux animateurs de prciser leurs besoins en matriel audiovisuel et informatique. Vrifier le matriel disponible linterne (rtroprojecteur, projecteur multimdia, cran, ordinateurs, etc.). La location de matriel audiovisuel est coteuse. Il est prfrable que les prsentateurs utilisent leur propre matriel, et ce, sans frais supplmentaires. Camra (digitale afin de dposer des photos dans un site WEB). Il faut une personne responsable des photographies, soit un membre de lorganisation, soit un professionnel. Dterminer sil sagit de photos protocolaires ou de photos souvenirs et tablir un plan en consquence. Vrifier lavance lefficacit du ou des systmes de son qui seront utiliss.

Prparer la liste de tout le matriel ncessaire pour toutes les activits relies lvnement
Papeterie : papier, enveloppes, timbres, etc. Prvoir les dlais dimpression pour la production du programme de lvnement.
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Papier en-tte de lorganisation Identification des locaux rservs pour les ateliers (affiches de papier, carton ou coroplaste) Cocardes (identification visuelle diffrente selon la catgorie) les participants les responsables de lvnement les personnes-ressources On peut retrouver le choix des ateliers et les locaux correspondant sur un carton gliss dans la cocarde ainsi que les coupons de repas et de cocktail sil y a lieu. Prvoir la rcupration des cocardes. Tableau magntique Tableau feuilles Crayons marqueurs encre dlbile et indlbile (bien identifis!) Efface tableau et liquide nettoyant Nappes pour les tables des confrenciers Gommette Ruban gomm Ruban isolant (electrical tape) pour scuriser les fils du matriel audiovisuel et informatique Rallonges lectriques Fils de rseautage Dcorations Fleurs ou plantes dcoratives Il peut tre intressant de promouvoir les talents des artistes locaux et rgionaux ou ceux des lves en exposant leurs uvres.

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Concevoir la pochette des participants


Choisir le type de pochette remettre aux participants. Selon le type dvnement ou en fonction des commandites, linformation remettre le sera dans une enveloppe, une pochette cartonne ou une pochette promotionnelle. Lorsque la pochette en est une de promotion, elle est souvent gratuite ou un faible cot. Dterminer le contenu de la pochette pour les participants et pour la confrence de presse. Pour les participants Papier et crayon (le crayon peut tre une forme de publicit) Cahier du participant Reproduction des divers documents remis Information sur le salon des exposants et invitation le visiter Publicit des commanditaires Il faut prvoir des rgles de commandites claires. Il est suggr daccorder une page de publicit chaque commanditaire et de linsrer dans la pochette. Fiche dvaluation de lvnement (exemples 1-2-3-4) (voir annexe) Si lvnement accueille des gens de lextrieur, prvoir o une carte de la ville; o une liste des restaurants; o une liste des principales attractions touristiques; o de linformations sur les possibilits dhbergement; o une liste des ressources en cas durgence (police, ambulance, pompiers, CLSC, hpital, pharmacie). Pour la confrence de presse Date et lieu de lvnement Description du thme et du contenu de lvnement Clientle vise Commanditaires de lvnement, sil y a lieu

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Lors de la confrence de presse, il est utile didentifier les gens qui prennent la parole en prvoyant, par exemple, de placer devant eux un carton sur lequel seront inscrits leurs prnom et nom.

Mettre en vidence les personnalits publiques impliques et les divers partenariats.

Produire une fiche dvaluation de lvnement


Identifier les lments de lvnement pour lesquels on souhaite obtenir des commentaires et qui amlioreront lorganisation du prochain vnement (il est inutile de demander aux gens sils ont apprci le moment de la rencontre si celle-ci doit se drouler la mme date dans un autre temps).

Matriel promotionnel (pinglettes, gaminets [t-shirts] ou autres) Cadeaux pour les participants, les invits de marque ou les confrenciers Petite caisse Banderole avec le thme et le logo de lvnement Cartons ou affiches en coroplaste avec le nom de lanimateur, titre de latelier et le numro correspondant de la salle o se droulera latelier ou la confrence Plan des lieux avec localisation des salles
Dans les pochettes et laccueil Le plan doit tre visible trois ou quatre mtres.

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Salle de runion pour les organisateurs Salle de pause pour les personnes-ressources Lieux des pauses
Prvoir des nappes et de la vaisselle, si ncessaire. Prvoir des sacs pour les dchets ou un bac recyclage. Caf, jus, brioches, etc.

Salon des exposants


Rserver pour lexposition un lieu offrant divers services techniques (tables, branchement lectrique, clairage, etc.). Prvoir une pancarte pour indiquer lendroit o se situe le salon des exposants. Fournir un plan aux exposants. Prvoir un espace suffisamment vaste sil y a un lancement.

Vestiaire
Dterminer lendroit. Prvoir des indications pour y accder. Sassurer quil y ait des espaces de rangement et des cintres (sacs pour les bottes en saison hivernale). Prvoir des coupons pour identifier les vtements. Dterminer qui seront les prposs (bnvoles). Organiser la gestion de ce vestiaire. Si le vestiaire est payant, en afficher le prix, sinon convenir avec les bnvoles que les pourboires seront leur rmunration.
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Stationnement
Prvoir un stationnement proximit et dune superficie suffisante pour accueillir les participants. Donner des indications pour accder au stationnement et, de ce lieu, pour se rendre lendroit prvu pour la tenue de lvnement (pancarte). Sil y a lieu, prvoir un responsable de la circulation. Sil y a un laissez-passer pour le stationnement, prvoir la faon dont il sera remis aux participants.

Verre ou bouteille deau pour les animateurs


Ceci est indispensable mme si ce nest que pour une courte allocution et audel du cadre dun colloque ou dun congrs. Les perfectionnements sont aussi des occasions o il faut prendre soin des personnes-ressources!

Lutrin
Si la salle est dans la pnombre, prvoir un clairage adquat prs du lutrin. Il est intressant de retrouver devant le lutrin le sigle ou le thme de lvnement ou de lorganisation (commission scolaire ou autre).

Repas
Table dhonneur ou table rserve, sil y a lieu Prvoir des cartons avec la mention Rserve.

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9- Personnes-ressources ou confrenciers
chancier Demander aux confrenciers ou aux personnes-ressources de
fournir une description de leur atelier; Proposer un formulaire prdfini qui assure que tous les renseignements souhaits sont bien prsents. Si des Actes de lvnement sont prvus, demander un texte et lautorisation de le publier. fournir le document qui doit tre reproduit et remis aux participants; fournir une copie de leur CV pour les prsenter de faon adquate; fournir une photographie deux si le programme contient des photographies; prciser leurs besoins matriels et dorganisation de la salle si possible; Pour viter les oublis, proposer la liste des facilits habituelles (tableau, tableau feuille, rtroprojecteur, portable, projecteur multimdia (canon), vido, tlviseur, branchement Internet, etc.). Si plusieurs portables et plusieurs projecteurs multimdias sont ncessaires, il est suggr de demander la personne-ressource de fournir son matriel, si elle le peut.

prciser le nombre de participants souhaits (si la personne-ressource ne peut limiter ce nombre, lui prciser ce quoi elle doit sattendre); confirmer leur participation avant la date limite afin que les responsables puissent acheminer aux participants linformation pour les choix des ateliers.

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Il faut prciser clairement les conditions de leur participation lvnement


Plusieurs organisations offrent aux personnes-ressources une participation gratuite au reste de lvnement. Elles paient aussi leurs frais de dplacement et de sjour. Dans le cas de personnes-ressources de renom ou de personnes-ressources qui travaillent leur compte, il faut sattendre dbourser des honoraires pour leur atelier. Le moment o elles recevront leur paiement, les formulaires remplir, sil y a lieu, et les factures acheminer ( qui? o?). Il arrive quil soit prfrable de signer un contrat en bonne et due forme avec les animateurs.

Il faut leur prciser le nom de la personne qui ils pourront se rfrer durant tout lvnement Dassister la personne-ressource ou le confrencier dans la distribution de documents, sil y a lieu Prvoir pour eux un local de pause Leur remettre une cocarde diffrente Prvoir une alternative si une personne-ressource doit sabsenter

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10- Programme
chancier Dterminer le contenu et lhoraire des activits Choisir un modle de programme (exemples 1-2) (voir annexe)
Le cot reli la conception du programme est souvent un incitatif choisir un modle plus simple.

Prvoir
un mot dintroduction du prsident dhonneur ou de la personne en autorit (directeur dcole, etc.); un mot du coordonnateur de lvnement; Il est intressant de mettre aussi la photographie de ces personnes dans le programme. un texte sur la thmatique de lvnement; lhoraire de la ou des journes; une page synthse des ateliers (lvnement en un coup dil); la description dtaille des ateliers ou des confrences; le logo ou la publicit des commanditaires (selon ce qui a t convenu); un mot de remerciement la fin; les renseignements relis au cot de lvnement.

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Il est prudent de prciser que les chques ne doivent pas tre antidats. Il faut indiquer clairement dans le programme le montant des taxes si elles sont incluses dans le cot de linscription. Sil y a des activits touristiques, les dcrire et prciser leurs cots qui seront inscrits en dehors du montant de linscription. On demande habituellement aux gens de sy inscrire lavance pour faire les rservations. Lorsque cela est possible, offrir dabord les places disponibles aux gens sur place.

Si lvnement suppose de lhbergement, indiquer ladresse et le numro de tlphone dun htel (habituellement celui o se droule lvnement) ou proposer des lieux dhbergement offrant diffrents types de tarifs
Habituellement, lhtel o se situe lvnement offre un certain nombre de chambres tarif prfrentiel.

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11- Publicit et communications


chancier Demander les autorisations de publication et de publicit aux personnes en autorit (directeur gnral, directeur de services, dcole, etc.) Faire connatre le projet de lvnement aux partenaires les plus proches (ex. : directeur de services ou dcole) Prvoir la publicit des commanditaires et des exposants Types de publicit Choisir la voie la plus efficace pour joindre les personnes cibles par le comit organisateur.
Confrence de presse Journaux Courriel (de plus en plus populaire) Radio Si lvnement justifie la tenue dune confrence de presse, il faut prparer une pochette pour la presse. Idalement, cette confrence de presse aura lieu en dbut de semaine et avant la date limite des inscriptions. De fait, ds que la structure de lvnement est prcise, la confrence de presse peut avoir lieu. Certaines coles secondaires offrent loption Graphisme et peuvent concevoir linfographie de lvnement moindre cot.

Prvoir une relance publicitaire dont les modalits seront prcises en fonction du meilleur moyen pour joindre les gens

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Prvoir une confrence de presse


Rdiger un communiqu de presse. Raliser une pochette de presse.

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12- Repas, pauses et cocktail


chancier Prvoir lorganisation du ou des repas
Sils sont laisss libres, il faut suggrer une liste de restaurants situs proximit. Indiquer leur adresse et leur numro de tlphone pour faciliter les rservations et, si possible, les situer sur un plan. Si le repas est inclus, il faut en composer le menu. Attention au choix du menu. Plusieurs personnes sont allergiques au poisson, aux fruits de mer et aux arachides (vinaigrettes, sauces, desserts). Si un cocktail est offert, prvoir des coupons pour les consommations et les insrer dans les pochettes. Il est souhaitable doffrir du caf ou des jus larrive des participants. Dterminer sil faut ou non assigner les places lors des repas. Une table est souvent rserve pour le comit organisateur, aussi il faut parfois tenir compte du protocole dans lassignation des places (ex. : ministres).

tudier la possibilit dobtenir diverses commandites (ex. : commandite pour le caf)


Sil y a une commandite, penser une faon de rendre visible le nom du commanditaire.

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Prvoir dans le prix dinscription, le cot des pauses et des repas qui seront pris sur place Engager un traiteur au besoin Amnager des lieux de pause dans les diffrentes aires o se droulent les ateliers. Prvoir les articles suivants :
nappes; vaisselle si ncessaire; sacs poubelle; bac recyclage; objets dcoratifs pour les lieux de pause.

Prvoir lanimation de la pause


Signal qui annonce la fin de la pause (carillon, musique, bnvoles, etc.). Musique.

Prvoir si on souhaite la prsence dun confrencier lun ou lautre des repas Obtenir un permis dalcool si ncessaire Se renseigner auprs de Communication-Qubec au 1 800 363-1363 - Saint-Georges : (418) 226-3000 - Qubec : (418) 643-1344 - Thetford Mines (418) 338-0181 - site WEB : http://www.comm-qc.gouv.qc.ca.

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13- Secrtariat
chancier Prvoir du temps de secrtariat
Il est bon de calculer le budget en temps rel, idalement il doit tre contrl par la mme personne, ce qui facilite une meilleure cohrence et un meilleur suivi.

Faire connatre le nom de cette personne aux partenaires de lorganisation Prvoir une disponibilit accrue pour le secrtariat au moment de la publicit de lvnement et au moment de linscription, de mme qu la dernire semaine prcdant lvnement et au moment de lvnement Compiler les inscriptions et raliser toutes les tches relies cette opration Prparer les reus dinscription Prvoir la pochette des participants
Il est intressant de demander aux bnvoles daider au montage des pochettes. Il est plus prudent de rserver du temps de presse auprs de limprimeur qui ralisera limpression des pochettes et des autres documents relatifs lvnement.

Prvoir du temps pour les comptes rendus des rencontres du comit organisateur Prvoir du temps pour raliser les Actes de lvnement, sil y a lieu

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14- Tourisme et transport


chancier Dresser une liste des visites possibles en lien avec la thmatique de lvnement (industrielles ou autres) et des visites touristiques intressantes qui rvlent le caractre de la rgion.
Il est intressant de prvoir une partie touristique si lvnement se droule sur deux jours ou plus et si des participants viennent de lextrieur. Si les conjoints des participants sont invits, il faut prvoir des activits pour eux. On peut faire appel aux ressources touristiques de la rgion (ex. : lOffice de tourisme et congrs de Beauce, 227-4642).

Sinformer du nombre minimal et maximal des visiteurs que les endroits cibls peuvent recevoir. Prvoir le transport

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Exemples de formulaires dvaluation

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Formulaire dvaluation2
Nom de lvnement : chelle de satisfaction : 1. leve 2. Bonne Date : 3. Peu leve

Animation
Dmarche, procdure, etc.

Contenu
Sujets annoncs, sujets traits Mes attentes, mes besoins

Implication personnelle
Ma participation

Rinvestissement
Utilit de ce que jai vcu aujourdhui dans ma pratique. Signature :
2

Adaptation dun document ralis par les conseillers pdagogiques du primaire et du secondaire de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin. Page 47

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valuation de la journe3

(Nom de lvnement)

Mes ractions
Avant de dbuter Ce que jattends de la journe En cours de journe Des questionnements qui me proccupent Aprs la journe Ce que je vais rinvestir dans ma classe 1. Ce qui ma satisfait

2.

Ce qui ma plus ou moins satisfait

Signature :

Adaptation dun document ralis par les conseillers pdagogiques du primaire et du secondaire de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin. Page 48

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valuation4 de
Date :

(Nom de lvnement)

4
1. 2.

Cet vnement a t (satisfaction gnrale) Les objectifs et les modalits du droulement de lvnement ont t bien dfinis et atteints. Linformation transmise et les ateliers proposs taient pertinents. Latelier sur
(Titre de latelier)

3. 4.

a t a t
(Titre de latelier)

Latelier sur Latelier sur


(Titre de latelier)

a t

5. 6.

Lorganisation matrielle a t Lanimation a t Signature :

Adaptation dun document ralis par les conseillers pdagogiques du primaire et du secondaire de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin. Page 49

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Formulaire dvaluation
(nom de lvnement)

Pour chacun des noncs suivants, encerclez le chiffre qui correspond votre degr de satisfaction. 4 Trs satisfaisant 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 3 Satisfaisant 2 Peu satisfaisant 4 4 4 4 4 4 4 1 Insatisfaisant 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1

Lorganisation de lvnement. Le lien entre le contenu des communications et le thme de lvnement. La qualit des communications et des ateliers. La rponse de lvnement mes attentes. La frquence des communications et des ateliers. Lexcursion touristique (sil y a lieu). Le lieu de lvnement.

Commentaires et suggestions :

Quelle est votre fonction? Signature :

Veuillez remettre ce formulaire la sortie. Merci de votre collaboration et la prochaine!


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Exemples de programmes de colloque

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