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VOCABULAIRE ......................................................................................................................................................... 4
BOUTON OFFICE ...................................................................................................................................................... 4
BARRE D’OUTILS « ACCES RAPIDE »............................................................................................................................. 5
BARRE DES TITRES .................................................................................................................................................... 6
BARRE DES MENUS ................................................................................................................................................... 7
BARRE D’OUTILS ...................................................................................................................................................... 7
BARRE D’ETAT ......................................................................................................................................................... 7
BARRES DE DEFILEMENT ............................................................................................................................................ 7
DONNEES ALPHABETIQUES......................................................................................................................................... 8
DONNEES NUMERIQUES ............................................................................................................................................ 8
LA SELECTION ................................................................................................................................................... 9
LE DEPLACEMENT ........................................................................................................................................... 10
CALCULS SIMPLES................................................................................................................................................... 14
Somme et moyenne ...................................................................................................................................... 14
Construction de formules ............................................................................................................................. 15
FONCTIONS .......................................................................................................................................................... 15
Fonction SI .................................................................................................................................................... 15
Fonction RANG ............................................................................................................................................. 16
Fonction SI(ET ............................................................................................................................................... 16
Fonction SI(OU .............................................................................................................................................. 17
Fonction NB.SI .............................................................................................................................................. 17
Fonction NBVAL ............................................................................................................................................ 18
Fonction SOMME.SI ...................................................................................................................................... 18
ETIRER UNE FORMULE ............................................................................................................................................. 18
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Microsoft Office 2007 : Excel
INSERTION DU GRAPHIQUE....................................................................................................................................... 26
MISE EN FORME DU GRAPHIQUE ............................................................................................................................... 27
A l’aide des barres d’outils ........................................................................................................................... 27
A l’aide du clic droit ...................................................................................................................................... 28
L’IMPRESSION ................................................................................................................................................ 35
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Microsoft Office 2007 : Excel
Barre d’état
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Microsoft Office 2007 : Excel
Vocabulaire
L’espace de travail est constitué de lignes, représentées par des chiffres, et de colonnes,
représentées par des lettres.
Les coordonnées des deux forment une cellule dans laquelle nous saisissons des données. La
cellule sélectionnée est appelée cellule active et sa référence est indiquée (au dessus à
gauche de la zone de travail).
L’ensemble des cellules constitue une feuille et l’ensemble de ces feuilles est nommé
classeur ce qui correspond au document.
Lorsque vous vous déplacez au sein d’une feuille le pointeur de la souris prend la forme
d’une croix , utilisez là pour sélectionner une cellule.
Lignes (1, 2, 3, …)
Cellules Feuilles Le classeur
Colonnes (A, B, C, …)
Bouton office
Le bouton office vous permet d’accéder à des commandes standards telles que :
- Nouveau
- Ouvrir
- Convertir
- Enregistrer
- Enregistrer sous avec une proposition détaillée de divers formats
Classeur Excel
Classeur Excel prenant en charge les macros
Classeur binaire Excel (chargement et enregistrement plus rapide)
Classeur Excel 97-2003
Rechercher des compléments pour d’autres formats de fichier
Autres formats
ATTENTION : si vous utilisez la version MO Excel 2007 enregistrez votre document avec
un format « Classeur Excel 97-2003 » sinon il ne pourra pas être lu par une version
antérieure à la vôtre.
- Imprimer avec les choix suivants
Imprimer avec la possibilité d’effectuer des réglages,
Impression rapide c'est-à-dire envoie direct vers l’imprimante par défaut
Aperçu avant impression
- Préparer (illustration ci-dessous)
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Microsoft Office 2007 : Excel
- Envoyer
Courrier électronique
Télécopie par Internet
- Publier
Excel services
Serveur de gestion de document
Créer un espace de travail de document
- Fermer
Cette barre d’outils regroupe sous forme d’icônes des commandes auxquelles vous accédez
rapidement (en un clic gauche dessus).
Pour ajouter des commandes :
- Cliquez sur la pointe de flèche qui apparaît à la fin de la barre d’outils.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Les raccourcis
utiles à placer au
niveau de cette
barre d’outils sont
ceux-ci contre
La barre des titres indique le nom du document, le format ainsi que le logiciel sur lequel
nous travaillons.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Cette barre répertorie les différents menus principaux indiquant le thème de la « rubrique »
qui sont ensuite déclinés sous la forme de fonctions que nous utilisons (les outils, cf. ci-
dessous).
Exemple : Dans le menu Insertion je retrouve tous les éléments qui concerne l’ajout au sein
de mon document Ajout d’images, de graphiques, …
Barre d’outils
Dès que je clique sur un menu (dans la barre des menus, cf. ci-dessus) une multitude
d’icônes apparaît et me permettent de travailler mon document.
Le menu accueil m’ouvre les icônes que j’utilise pour la mise en forme de mon document.
Si vous avez un oubli, en vous plaçant devant l’icône (sans cliquer) une explication de celle-ci
s’affichera.
Parfois un aperçu s’appliquera à votre texte (par exemple pour les icônes dans la partie style
du menu accueil)
Barre d’état
Types d’affichage à l’écran (Normal, Mise en page, Aperçu des sauts de page), zoom
Barres de défilement
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Microsoft Office 2007 : Excel
Données alphabétiques
Les données alphabétiques s’alignent par défaut sur la gauche. Pour les saisir il faut :
- Cliquez dans la cellule où indiquez vos données
- Utilisez le clavier pour saisir
Si tous les caractères ne rentrent pas dans la cellule vous l’agrandirez plus tard mais
surtout ne changez pas de cellules. Pour savoir ce qui est inscrit dans une cellule, si celle
est sélectionnée, regardez dans la barre de formule.
Pour modifier un caractère dans une cellule, il n’est pas nécessaire de supprimer tout le
contenu (avec la touche « Supp ») mais en double cliquant à l’intérieur vous n’aurez plus
qu’à déplacer votre curseur avec la souris ou avec les flèches de déplacement du clavier.
Données numériques
Comptabilité
Ajouter/Réduire les décimales
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Microsoft Office 2007 : Excel
Remarques
• La différence entre Monétaire et Comptabilité est l’alignement. Le format monétaire
applique un symbole monétaire tel que € tandis que le format comptabilité applique
aussi un symbole monétaire mais respecte les unités en les alignant lorsque vous
centrez les données.
La sélection
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Microsoft Office 2007 : Excel
Le déplacement
Des données
Vous devez intervertir des données dans votre document car vous trouvez que ceux-ci sont
mal situés. Il est possible sans tout ressaisir de déplacer du texte après l’avoir sélectionné ! Il
faut indiquer au document sur quoi vous travaillez. Ensuite il faut vous placer à l’endroit où
mettre ce texte.
Copier
Après avoir sélectionné, soit clic droit sur la cellule puis copier/soit clic gauche sur l’icône
copier dans le menu Accueil.
Couper
Après avoir sélectionné, soit clic droit sur la cellule puis couper/soit clic gauche sur l’icône
couper dans le menu Accueil.
Coller
Après avoir placé le curseur, soit clic droit à l’emplacement puis coller/soit clic gauche sur
l’icône coller dans le menu Accueil.
Il ne faut pas attendre trop longtemps avant de coller car le presse papier (cf. ci-dessous) à
une contenance limitée. De plus si vous copier/couper un texte et que vous reproduisez
cette manipulation sur un autre texte c’est la dernière copie/coupe qui sera coller lorsque
vous le demanderez, à vous ensuite de faire appel au presse papier.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Cliquer-glisser
Après avoir sélectionné le texte que vous désirez déplacer, laissez appuyer votre doigt sur le
bouton gauche de la souris et en même temps que vous déplacerez la souris le texte
sélectionné suivra.
Lorsque que vous relâcherez le texte se mettra là où vous venez de vous arrêter.
Le presse papier
Les séries
Les séries sont des suites que vous allez étirer et qui reproduiront des données en fonction
de paramètres.
1- Sélectionnez la cellule qui contient la donnée à étirer ainsi que la ligne ou la colonne
où elle doit se créer
2- Cliquez sur le Menu Edition,
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Microsoft Office 2007 : Excel
Série en :
Cette partie correspond à l’emplacement de la
copie (en ligne ou en colonne)
Type :
Linéaire : remplissage en fonction du pas donné
Géométrique : remplissage après multiplication du
pas donné avec la cellule du dessus
Chronologique : en fonction d’une date, d’une
année, d’un jour, d’un mois donné
Recopie incrémentée : suite logique
Exemples :
Pour étirer une série, il est aussi possible dans certains cas de faire comme suit : il faut se
placer dans le coin inférieur droit de la cellule et cliquez, glissez la flèche qui apparait pour
cette manipulation
Pour la recopie incrémentée cette manipulation est possible si vous indiquez deux niveaux
de la suite (1 et2, lundi et mardi…), que vous sélectionnez, pour que l’ordinateur comprenne
qu’il s’agit d’une suite. Sinon l’ordinateur copie les mêmes données que dans la cellule
sélectionnée.
Cette manipulation va servir pour étirer des formules (cf. en page 18).
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Microsoft Office 2007 : Excel
Insertion – Suppression
Au niveau du menu « Accueil », dans la partie « Cellules », deux possibilités s’offrent à vous :
Insertion
Si vous sélectionnez une ligne alors une ligne s’ajoutera au dessus de celle-ci.
Si vous sélectionnez une colonne alors une colonne s’ajoutera à gauche de celle-ci.
Si vous sélectionnez une cellule alors une cellule s’ajoutera au dessus de celle-ci.
Suppression
La suppression se produit sur la cellule, la ligne ou la colonne sélectionnée.
Insertion
A vous de choisir ceux que vous désirez insérer. Cette insertion se fait en fonction de la
cellule, de la ligne, de la colonne sélectionnée.
A savoir
Lorsque vous sélectionnée deux cellules et que vous choisissez d’insérer alors le nombre de
cellules sélectionné correspondra au nombre de cellule inséré au dessus ou à gauche
cependant l’insertion se fera sur toute la longueur ou la largeur évidemment !
Lorsque vous n’avez qu’une cellule sélectionnée alors l’insertion d’une ligne ou d’une
colonne se fera dans la totalité du tableau en longueur ou en largeur.
Suppression
La suppression se produit en fonction des cellules sélectionnées.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Pour effectuer des calculs et fonctions il faut utiliser le menu « Formules » qui nous permet
d’accéder à la barre d’outils spécifique à ce que nous voulons faire.
Calculs simples
Somme et moyenne
Somme : Se placer Saisir =SOMME (sélectionner les cellules) valider par la touche
"entrée"
Moyenne : Se placer Saisir =MOYENNE (sélectionner les cellules) valider par la touche
"entrée"
OU
3- Choisissez la formule
4- Appuyez sur ok
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Microsoft Office 2007 : Excel
Cette façon de faire est valable pour tous les calculs ainsi que pour les fonctions.
Construction de formules
Il est parfois nécessaire en fonction des calculs à effectuer de créer, en respectant les règles
de formules (le signe égal, les parenthèses…), soit même son opération.
Fonctions
Dès qu’un critère contient des données textes il faut le mettre entre parenthèse pour que
l’ordinateur sache comment traiter ces données.
Fonction SI
=SI(critère; réponse si vraie ;réponse si faux)
Nous voulons que soit indiqué des appréciations en face de chaque élève en fonction des
notes obtenus.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Saisissez en C2 :
1. Si
1. =SI( 2. La note est inférieure
2. indiquez l'élément de base ou égale à 10
3. ; 3. alors
4. indiquer à revoir
4. indiquez ce qu'il faut faire si l'élément est juste 5. sinon
5. ; 6. indiquer bien
6. indiquez ce qu'il faut faire si l'élément est faux 7. )
7. )
=SI(B2<=10;"A revoir";"Bien")
Fonction RANG
=RANG(nombre dont on veut connaître le rang ;la plage de données prises en compte
dans le rang ;nombre qui détermine ordre croissant/décroissant du rang)
Il est nécessaire de figer la plage de données.
Fonction SI(ET
=SI(ET(critère 1, critère 2) ;réponse si vraie ; réponse si faux))
Nous voulons appliquer une remise de fin d’année de 2% aux clients qui remplissent les deux
conditions suivantes : être grossiste ET avoir acheté plus de 100 000€ de marchandises chez
nous.
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Microsoft Office 2007 : Excel
=SI(ET(B2="grossiste";C2>100000);C2*2%;0)
Fonction SI(OU
=SI(OU(critère 1, critère 2) ;réponse si vraie ; réponse si faux))
Une entreprise souhaite verser une prime de fin d’année de 100€ à ses représentants s’ils
remplissent l’une ou l’autre des conditions suivantes : avoir plus de 5 ans d’ancienneté, avoir
réalisé plus d’1 million€ de chiffre d’affaires.
=SI(OU(B2>5;C2>1000000);100;0)
Fonction NB.SI
Une enquête est réalisé nous voulons savoir le nombre de femmes interrogées sur la totalité
des personnes.
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Microsoft Office 2007 : Excel
=NB.SI(C2:C5;"F")
Fonction NBVAL
Une enquête est réalisé nous voulons savoir le nombre de personnes interrogées.
=NBVAL(A2:A5)
Fonction SOMME.SI
=SOMME.SI(zone contenant le critère ;critère ;zone dont les chiffres sont pris en compte
pour le calcul)
Une librairie désire connaître le nombre de livres vendus classés par prix afin de suivre au
mieux ses ventes.
En C6 =SOMME.SI(B2:B4;5;C2:C4)
En C7 =SOMME.SI(B2:B4;10;C2:C4)
3- Cliquez et glissez jusqu’à ce que la formule soit assez étirée afin de l’étendre et de ne
pas avoir à la recommencer.
Lorsque vous étirez une formule les références absolues des cellules (A1, B5…) dont nous
avons besoin vont se modifier pour s’étirer aussi et donc prendre les bonnes références.
Cependant il existe des cas ou il faut figer ces références afin qu’elles ne se modifient pas
dans la formule car nous faisons appel toujours à la même cellule. Dans ce cas on parle de
références relatives et il est nécessaire d’ajouter le symbole suivant $ aux côtés gauche et
droit de la lettre $A$1.
Exemple
Une entreprise a obtenu de bons résultats et son PDG a décidé d’accorder une prime qui
sera versé sur le salaire du mois de décembre.
Les cadres ont une prime de 2000€ et les autres de 1000€.
Une case spécifique est crée dans la comptabilité ce qui permettra sans refaire la formule de
modifier le montant par la suite si une autre prime est versée. Cependant lorsque nous
étirons la formule cette référence de cellule s’étire aussi vers le bas mais aucun chiffre n’est
indiqué c’est pourquoi il faut figer cette cellule.
Il existe d’autres formules, pour cela utilisez la barre d’outils, vous remarquerez d’autres
commandes.
Mettre en forme
Pour effectuer une mise en forme de votre tableau et de son contenu il faut utiliser le menu
« Accueil » qui nous permet d’accéder à la barre d’outils spécifique à ce que nous voulons
faire et bien SELECTIONNER !
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Microsoft Office 2007 : Excel
Les caractères
1. Choisissez dans la partie police le type, la taille, la couleur, les styles et attributs à
appliquer
Couleur de police
En bas à droite de certaines icônes vous avez une pointe de flèche, celle-ci vous permet
d’accéder à plus de choix à l’aide du clic gauche.
Plus de taille
et Plus de couleur
En bas à droite de la partie police, alignement, nombre vous avez une icône qui vous
permet d’ouvrir la boîte de dialogue « Format» qui concerne toute la mise en forme
(données et tableau).
Le type de police,
Le style des caractères
La taille des caractères,
La couleur des caractères,
Le style de soulignement,
Les attributs à appliquer.
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Microsoft Office 2007 : Excel
L’alignement
Le texte contenu dans une cellule est
assez long, pour éviter de trop agrandir la
Alignement horizontal Orientation du texte largeur, le texte doit revenir à la ligne, la
hauteur se modifiera en fonction
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Microsoft Office 2007 : Excel
Contrôle du texte
Le Renvoi à la ligne automatique, lorsqu'il est activé permet d'afficher le contenu de la
cellule sur plusieurs lignes à l’intérieur d’une même cellule. EXCEL augmente la hauteur des
lignes afin que le texte puisse tenir dans son intégralité dans la cellule.
Ajuster réduit la taille des caractères de façon à le faire contenir entièrement dans la cellule.
Fusionner les cellules fusionne l’ensemble des cellules sélectionnées horizontalement et
verticalement en une seule cellule.
La cellule résultant de la fusion aura pour référence la référence de la cellule du coin
supérieur gauche de la sélection. Seules les données contenues dans la cellule du coin
supérieur gauche de la sélection sont conservées.
Orientation du texte
Ou
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Microsoft Office 2007 : Excel
A l’aide de la souris
Largeur
Hauteur
forme suivante
- Cliquez, laissez le bouton gauche de la souris enfoncé
et glissez jusqu’à ce que la hauteur vous convienne.
Dans la partie « Cellules », cliquez sur « Format », une liste de choix se déplie.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Les bordures
Cependant pour avoir plus de choix ainsi que pour alterner les couleurs, cliquez au sein du
menu déroulant sur « Autres bordures ».
1
3
Lorsque vous choisissez l’emplacement de vos bordures dans la partie « Présélections » il est
possible de les appliquer à l’intérieur ou à l’extérieur. Cependant si vous ne souhaitez pas
que le style ou la couleur soient identiques partout, utilisez, dans la partie bordure, les
bordures à l’aide des icônes et cliquez dessus pour appliquer vos choix.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Le remplissage
Cependant tous les choix ne sont pas accessibles à l’aide de cette icône. Il faut utiliser la
boîte de dialogue « Format » qui apparaît après un clic gauche sur l’icône suivante et se
rendre sur l’onglet « Remplissage ».
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Microsoft Office 2007 : Excel
Insertion du graphique
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Microsoft Office 2007 : Excel
Pou déplacer le graphique, utilisez la quadruple flèche qui apparaît lorsque votre pointeur de
souris est au dessus du graphique : cliquez, glissez.
Création
Disposition
Ouverture de la boîte de
dialogue « format » de la
partie sélectionnée au dessus
Mise en forme
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Microsoft Office 2007 : Excel
Un filtre automatique permet de gérer et trier des données à partir de filtre créé en fonction
de vos rubriques.
A l’aide des pointes de flèches vous pouvez trier les données en fonction de l’âge par
exemple si vous faîtes une étude sur un âge en particulier. Seules les données concernant ce
critère s’afficheront dans votre base de données. En revanche vous ne pourrez pas accéder à
une tranche d’âge pour cela utilisez le filtre élaboré.
Filtre élaboré
Un filtre élaboré permet de gérer et trier des données à partir de filtre que vous allez créer
en fonction de vos choix.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Masse en
Individu kg Glycémie
A 65 0,9
B 92 1,1
C 82 1
D 78 1
E 105 1,3
MOYENNE 84,4 1,06
Masse en Masse en
Individu kg kg Glycémie
>75 <90 1
2- Cliquez sur « Avancé » dans la partie « Trier et filtrer » au sein du menu « Données » :
ouverture d’une boîte de dialogue
3- Indiquez en sélectionnant (par le cliqué, glissé) les données, les références de la plage
de données et de la zone de critères
4- Cochez l’emplacement final du tableau après filtrage
5- Validez par OK
Voici le résultat. Vous remarquez que les n°4 et 5 sont en bleus, cela signifie qu’une partie du
tableau n’est pas visible.
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Microsoft Office 2007 : Excel
Les macros
Les macros servent à enregistrer un ensemble de manipulations afin lorsque nous activons la
macro l’ensemble des manipulations se reproduisent seules.
Exemple :
Je décide de créer une macro « Mise en forme des titres ». Tous les titres doivent avoir être
en police 14, Comic sans MS, rouge alors je mets en route l’enregistrement de ces
manipulations successives lorsque je les fais : elles s’enregistrent. Plus tard il me suffira de
sélectionner la cellule contenant le titre et d’appliquer la macro « Mise en forme des titres ».
Attention : il est nécessaire de sélectionner toute la feuille pour que la macro puisse
s’exécuter sur toutes les cellules. Sinon la macro reviendra toujours sur la cellule
sélectionnée à partir de laquelle vous avez enregistré les manipulations.
3- Validez par Ok
4- Faîtes les manipulations correspondants à la mise en forme
5- Arrêter l’enregistrement en cliquant sur le carré bleu dans la barre d’état
30
Microsoft Office 2007 : Excel
Il est aussi possible de créer une macro et de l’appliquer à un bouton c'est-à-dire une icône
que l’on créer au sein du classeur. Une fois la macro enregistrée et liée au bouton, il suffit de
cliquer sur ce bouton pour que la macro se fasse.
Créer un bouton
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Microsoft Office 2007 : Excel
Aligner permet de
Modification du placer la forme
type de forme
dans le document
Réglage de la
Ajout d’une zone de texte
taille de la forme
Ensuite dès que vous vous placez au dessus de la forme, une main symbolisant un lien,
apparaît. Dès que vous cliquez dessus elle vous exécute la macro.
Protéger la feuille
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Microsoft Office 2007 : Excel
- Validez par OK
Pour ôter la protection, cliquez sur cette icône (elle n’apparaît que lorsque la
protection est activée)
Protéger le classeur
La mise en page
Affiche et imprime en
fonction du cochage le
Spécifie des en têtes à quadrillage et les en tête
répéter sur chaque de lignes et colonnes
feuille imprimée
L’impression
L’Aperçu avant impression
Pour imprimer un document il est préférable d’effectuer un aperçu avant impression pour se
rendre compte des petits détails avec plus de reculs.
- Utilisez la barre d’accès rapide, ou, si l’icône n’est pas présente (pour l’ajouter cf. en
page 5) utilisez le bouton office, choisissez « Imprimer » (sans cliquer) puis Aperçu
avant impression
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Microsoft Office 2007 : Excel
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Microsoft Office 2007 : Excel
L’impression
1- Cliquez sur le bouton office
2- Choisissez « Imprimer » (sans cliquer)
3- Cliquez sur « Imprimer » (et non impression rapide) afin que la boîte de dialogue qui
vous permet de régler différentes options s’affichent : choix de l’imprimante, choix
du type d’impression (N/B, couleur), qualité de l’impression (normal, brouillon)…
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