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CLUB UNIVERSITARIO DE DEPORTES EVALUACION DEL AREA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION POR LOS PERODOS COMPRENDIDOS DE 2002 AL 2006 RESUMEN EJECUTIVO I. OBJETIVO Exponer la situacin actual en lo que abarca a tecnologas de la informacin del Club Universitario de Deportes. Proponer una solucin de integracin institucional del Club Universitario de Deportes utilizando las tecnologas de la Informacin de vanguardia con el fin de satisfacer las necesidades de la directiva y asociados. II. ALCANCE A todo el Club Universitario de Deportes, infraestructura y personal que labora. III. EVALUACIN a. Organizacin i. Se verific que el Club Universitario de Deportes no ha implementado un Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que abarque a toda la institucin. De la misma manera que el punto anterior, se verific que no se ha implementado un departamento de Tecnologas de la Informacin que albergue al personal encargado del rea y a los equipos de computacin y comunicacin respectivos, a la fecha se est acondicionando la oficina respectiva. Dentro del personal fijo que labora en el Club Universitario de Deportes, se observ que solo hay una persona que se encarga de todo el soporte tcnico de la institucin, en las dems ubicaciones, dicho servicio es recibido por personas ajenas al Club Universitario de Deportes, no siendo lo mas recomendado debido a que la informacin puede ser manipulada por personas ajenas a la institucin. El Personal con el que cuenta el Club Universitario de Deportes para en lo concerniente a Tecnologas de la Informacin no es el mnimo necesario para poder satisfacer las necesidades de toda la institucin.

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b. Sistemas de Informacin, Hardware y Software i. El software de Contabilidad utilizado por el Club Universitario de Deportes en los aos 2001 al 2005 fue el SISCONT, software que no contaba con su licencia respectiva, y era administrado por el contador del club, luego fue reemplazado por el software CONCAR que es el utilizado hasta la fecha. El Software de Contabilidad Concar es administrado por el contador del Club Universitario de Deportes y est instalado en su computadora personal debiendo, por temas de seguridad, ser instalado en un servidor y que sea administrado y ubicado en el departamento de Tecnologas de la Informacin. Por otro lado, la versin del Software de Contabilidad Concar no es la ms actualizada, en la oficina central trabajan con la versin 9.95 estando a la fecha en el mercado la versin 2007-07, en la cual han sido agregado nuevas funciones para simplificar el trabajo, adems, se verifico que el software en mencin no cuenta con la licencia respectiva lo cual puede incurrir en una sancin de tipo multa. El software de contabilidad Concar, es un software estndar, no ha sido diseado especficamente para la institucin, siendo lo mas recomendado, con el fin de mantener un control mas eficaz de las operaciones que dicho aplicativo sea diseado de acuerdo a las necesidades del Club Universitario de deportes y a la vez integrado a todos los procesos de la institucin. iii. El Departamento de Cobranzas utiliza el Sistema de Socios desarrollado en Visual Fox (lenguaje de programacin descontinuado), este sistema se encarga de las cobranzas mensuales de los socios del Club. De la misma manera que el aplicativo Concar, el sistema es administrador por la persona encargada de las cobranzas y se encuentra instalado en su computadora personal, lo cual no se recomienda ya que la administracin de la informacin as como del hardware en donde esta se aloja debe ser administrada por el rea de Tecnologas de la Informacin respectiva, con el fin de poder controlar y supervisar su eficiente funcionamiento. Cabe resaltar que El Software de Contabilidad Concar solo se encuentra instalado en La Oficina Central, el Sistema de Cobranzas de Socios se encuentra instalado en La Oficina Central y en Campo Mar, las dems oficinas se encargan de realizar su trabajo utilizando el software de base y trasladar a la oficina central la informacin procesada va correo electrnico y de forma personal. El Software de base adquirido (MS Windows, MS Office) no cuentan con sus licencias respectivas, y de la misma manera que El Software de Contabilidad Concar podra resultar en una multa.

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Se observo que se utilizan hojas de clculo (MS Excel), para la realizacin de las planillas y la administracin de los contratos y premios con los jugadores del primer equipo. Se comprob que no hay ningn equipo con las caractersticas de un servidor para la administracin de aplicaciones, servicios, etc., por el contrario se utilizan computadoras de escritorio, por consiguiente el rendimiento no es el optimo y tampoco la confiabilidad debido a que las computadoras de escritorio no han sido diseadas para operar dichas funciones. Existe un nmero considerable de computadoras personales inferiores a Pentium IV, las cuales se encuentran descontinuados dentro del mercado informtico, como lo son las Pentium III, estas Computadoras no tienen un nivel de performance recomendado para el software utilizado por la institucin. Existe un gran nmero de computadoras compatibles, que comparadas con las marcas lideres en el mercado tales como IBM, HP, DELL; muestran menor confiabilidad y durabilidad.

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c. Redes y Comunicaciones i. Las oficinas no se encuentran interconectadas, cada oficina tiene salida a internet por medio Telefnica del Per con su producto speedy, por tal motivo las operaciones realizadas en las ubicaciones alternas son enviadas a travs de correo electrnico o de forma personal a la oficina central aumentando los gastos operativos. Se ha implementado Telefona IP, por medio del software libre Asterix para plataformas Linux.

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IV. CONCLUSIN GENERAL De la revisin en la parte de Tecnologas de la Informacin al Club Universitario de Deportes se ha observado que no se cuenta con las facilidades ni recursos bsicos necesarios para desempear las funciones principales que un departamento Tecnologas de la Informacin requiere, se ha comprobado que ha habido una inatencin al no comprender la importancia en la actualidad que tiene un rea de Tecnologas de la Informacin en los procesos institucionales como rgano de apoyo y control para todas las reas. Esta inatencin se considera perjudicial para el alcance de los objetivos del Club Universitario de Deportes.

Lo sealado en el prrafo anterior trae como consecuencia que no se cuente con una infraestructura tecnolgica adecuada, lo cual se advierte en todos los campos y aun en funciones esenciales de control, donde la implementacin de proyectos de Tecnologas de la Informacin, en temas de seguridad, en desarrollo de sistemas y plataforma tecnolgica, se hace necesaria e indispensable. Como se sabe, las funciones de una rea de tecnologas de la Informacin es la de apoyar a todos los departamentos del Club Universitario de Deportes, administrando toda informacin que genere la entidad, brindar soluciones tecnolgicas, apoyo tecnolgico para el procesamiento de la informacin propia dentro de los procesos institucionales, as como desarrollar los planes y proyectos que requieran la gestin del Club Universitario de Deportes para que esta pueda reducir costos y ayudar a la mejor toma de decisiones. V. PROPUESTA En el informe largo se encuentra el detalle de la propuesta de Tecnologas de la Informacin acorde a las necesidades del Club Universitario de deportes en cuanto a organizacin, Hardware, Software redes y comunicaciones. A continuacin se brinda un breve resumen. a. Objetivo La presente propuesta tiene como objetivo principal la integracin empresarial del Club Universitario de Deportes, utilizando sistemas de informacin y comunicaciones, para mejorar la comunicacin empresarial as como los niveles de calidad y productividad con el fin de satisfacer las necesidades de la institucin. b. Organizacin La implementacin de un Departamento de Tecnologas de la Informacin como rgano de apoyo a toda la institucin, con toda la informacin requerida para desempear sus funciones, tales como el Manual de Organizacin y Funciones, Planes a corto, mediano y largo plazo relacionados a los objetivos instituciones del Club, cdigos de conducta y manuales bsicos de polticas. c. Sistemas de Informacin y Software Se propone la implementacin de un Sistema Integral de Gestin Administrativa (SIGA), desarrollado de acuerdo a las necesidades del Club Universitario de Deportes en cuanto a los procesos implementados por la institucin. EL Sistema Integral de Gestin Administrativa debe de abarcar los siguientes mdulos: Compras Ventas o Facturacin Almacn e Inventarios Cuentas por pagar (Egresos

Trmite Documentario Archivo Recursos Humanos Presupuesto Contabilidad

DIAGRAMA GENERAL DE LA INTEGRACION DEL SISTEMA

COMPRAS

ALMACEN INVENTARIO

VENTAS O FACTURACION

CUENTAS POR PAGAR

CONTABILIDAD

CUENTAS POR COBRAR

RECURSOS HUMANOS

CONCILIACION BANCARIA

PRESUPUESTO

ACTIVO FIJO

** Ventas, facturacin y cuentas por pagar estn integrados con conciliac in bancaria, de la misma manera que presupuesto est integrado con las cuentas por pagar. Tambin existe integracin entre compras y ventas, a travs del modulo de almacn e inventarios.

d. Redes y Comunicaciones La solucin de conectividad propuesta se implementar a nivel LAN (Local Area Network) y WAN (Wide Area network). Para interconectar las oficinas alternas de Campo Mar, Estadio Monumental U y Estadio Lolo Fernndez con la Oficina Central de Jess Maria es necesario utilizar enlaces IP-VPN (Virtual Private Network). El objetivo de adquirir este enlace es el de conectar todas las oficinas de la institucin como una nica red haciendo que todas las operaciones realizadas en las diferentes oficinas sean registradas a tiempo real en la Oficina Central la cual sera el centro de operaciones. e. Conclusiones 1. El proyecto mejorar significativamente la gestin del Club Universitario de Deportes. Teniendo impacto en toda la organizacin e incidencia principal en la gestin administrativa, comercial e interaccin con asociados. 2. La plataforma de comunicaciones proveer seguridad y eficiencia para las operaciones crticas del negocio 3. El sistema propuesto integra la oficina central con las oficinas alternas, lo cual permite una mejor gestin econmica, as como monitoreo permanente de las operaciones y logstica corporativa. 4. El proyecto significar al Club Universitario de Deportes un incremento en las utilidades, con un retorno de inversin asegurado; tambin mejorarn la productividad y la satisfaccin de la directiva y socios.

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