SUGAR

MANUAL PARA CONSULTOR SI/TIC

Manual para el CONSULTOR SI/TIC

EL CONSULTOR SI/TIC:
El consultor es alguien a quien de manera metafrica definimos cmo el mdico empresarial, entendiendo como tal lo siguiente: Explora Diagnostica Plantea diferentes soluciones Interviene Evala Detective investigador Controller Creativo Mecnico Auditor

Atendiendo a estos cinco puntos, el consultor adopta los siguientes roles:

MANUAL PARAesta manera metafrica de ver la profesin de consultor, nos Despus de proponemos CONSULTOR analizar ms en profundidad sus caractersticas principales. SI/TIC
Implicacin: sin llegar a caer en el sndrome de Estocolmo, tan tpico en

los

proyectos de consultora, pero si

hay que estar totalmente

alineado

Administracin de Usuarios:
Se pueden crear usuarios del tipo Administrador, usuario de grupo y usuario de portal adems del usuario normal. Un usuario normal del SugarCRM tiene por defecto desde el momento de su creacin todos los privilegios con respecto a la informacin almacena, salvo los privilegios administrativos. Un usuario Administrador tiene todos los privilegios en cuanto a la informacin se refiere pero tambin en cuanto a la administracin de Sugar (creacin de usuarios, administracin de mdulos...) Un usuario de Grupo es como un cajn que se crea solo con el fin de recibir correo entrante para distribucin. Por ejemplo, podra crearse un usuario de grupo llamado Soporte para manejar los temas relacionados con el soporte. Un usuario de Portal es aquel que tiene la posibilidad de acceder a los portales creados en el SugarCRM pero no en la propia aplicacin. pueden eliminarse usuarios desde la aplicacin (si desde la propia base de Nota: No datos, aunque se recomiendan conocimientos en la administracin de las bases de datos para hacerlo), pero si pueden desactivarse.

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Administracin de Usuarios:
1.- En el sub-panel de Usuarios en la pgina de Administracin hay que clickar en Administracin de Usuarios. Se mostrar un listado con los usuarios actuales de la aplicacin.

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2.- En el men de la izquierda se tienen diversas opciones, de las cuales se puede configurar lo que se desee.

Administracin de Usuarios:
3.- Introduzca la siguiente informacin: a. Introduzca el nombre de usuario, el nombre de login y la contrasea, y el status del usuario. b. Seleccione el tipo de usuario adecuado marcando la casilla correspondiente. Tambin puede especificar cosas como si se desea enviar un mail a un usuario cada vez que algo le sea asignado... . c. Especifique los valores personalizados en lo que a la hora, fecha... se refiere, CONSULTOR de lo contrario podr dejar que los ajustes generales se apliquen a todos los usuarios. SI/TIC d. Especifique el estado del empleado, ttulo, departamento, nmeros de telfono... e. Introduzca la direccin del usuario. f. Introduzca una clave si lo desea para evitar el acceso de otros usuarios al calendario del usuario que est creando, de lo contrario dicho calendario ser accesible por el resto de usuarios. g. Puede limitar el acceso de un usuario a mdulos especficos. Por defecto un usuario tiene acceso a todos los mdulos.

MANUAL PARA

Administracin de Usuarios:
h. En las opciones de mail introduzca el email del usuario, el nombre que quiere que aparezca en los emails... . Tambin puede crear o selecionar una firma para dicho usuario. i. En las preferencias de correo saliente seleccione el agente de transferencia de correo para los correos salientes. Puede seleccionar tanto Sendmail como SMTP. j. En las opciones de correo entrante puede especificar la informacin de su servidor de correo (direccin, protocolo, nmero de puerto, status, nombre de usuario, contrasea). Para asegurarse de la correccin de los datos clicke el botn de comprobacin. En la configuracin avanzada podr configurar aspectos MANUAL PARA como CONSULTOR mensajes en el servidor... el SSL, dejar los 4.- Para crear el usuario pulse Guardar. Haga click en Cancelar para salir de la pgina sin guardar los cambios. 5.- Para cambiar la contrasea del usuario haga click en Cambiar Contrasea, introduzca la nueva contrasea y guarde los cambios. Despus de haber creado el usuario, el sistema lo aade a la lista de usuarios a la que se puede acceder desde la pgina de usuarios.

SI/TIC

Estudio:
Esta seccin describe los ajustes relacionados con la interfaz de usuario, tales como la estructura de los campos, su edicin y la configuracin de las pestaas. El editor de Estudio permite editar las listas desplegables, las plantillas y las etiquetas de los mdulos de Sugar. Se pueden seleccionar las siguientes opciones de edicin:
Editar un Mdulo. Selecciona esta opcin para reconfigurar un mdulo especfico. Editar listas desplegables. Selecciona esta opcin para editar o crear una lista

MANUAL PARA CONSULTOR Configurar Pestaas. Selecciona esta opcin para esconder o mostrar las SI/TIC
desplegable. pestaas de los mdulos.

Renombrar pestaas. Selecciona esta opcin para renombrar las pestaas de los mdulos. Configurar Grupos de pestaas. Selecciona esta opcin para agrupar pestaas en grupos. Editar portal. Selecciona esta opcin para crear y administrar los portales. Reparar campos personalizados. Seleccione esta opcin para reparar/editar los campos personalizados. Los usuarios pueden usar Mi cuenta para sobreescribir algunas de las configuraciones

realizadas por el administrador en Estudio, aunque esto puede impedirse desde la propia interfaz de edicin.

Estudio:
Edicin de un Mdulo
Se puede editar el diseo y organizacin de un mdulo, las listas desplegables, los campos personalizados... . El proceso de edicin de un mdulo es el siguiente: 1.- Seleccione un mdulo 2.- Seleccione la accin que desea llevar a cabo. Puede elegir entre las siguientes:

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Editar Diseo: Seleccione esta opcin para reorganizar los campos y paneles de las diferentes vistas del mdulo. Editar Campos Personalizados: Seleccione esta opcin para editar y crear campos personalizados.

Editar listas desplegables. Seleccione esta opcin para editar y crear listas desplegables.

Estudio:
Edicin del Diseo
Se pueden reorganizar los campos y paneles de las vistas de los mdulos del Sugar para que se ajusten a sus necesidades. Seleccione el mdulo que desea editar y luego seleccione la vista que le interese. Cuando la haya seleccionado se mostrar el diseo de dicha vista. Puede editar cada campo, moverlo hasta situarlo en el lugar que le interese, eliminarlo de la vista... La parte baja del men de la izquierda ofrece un banco de trabajo donde se encuentran los campos que se pueden aadir a la vista y donde depositar temporalmente los campos que se desee eliminar de la lista. Los botones de la parte superior de la pgina ofrecen las opciones de aadir campos MANUAL PARA personalizados o de aadir filas adicionales a los campos existentes.

Tambin puede deshacer/rehacer revisiones segn las vaya necesitando. Puede consultar el historial de las revisiones, previsualizar la revisin y compararla con el diseo actual. Puede restaurar o eliminar una versin anterior en caso de necesitarlo.

CONSULTOR SI/TIC

Estudio:
Edicin de los Campos
1.- Seleccione Editar Diseo 2.- De las opciones de diseo seleccione la que desee editar. Seleccione Vista de Edicin para revisar dicha lista; seleccione Vista de Detalle para revisar dicha vista; seleccione Vista en Lista para editar dicha lista. 3.- Para editar el nombre de un campo haga clic sobre l e introduzca un nuevo nombre. 4.- Para mover un campo a un lugar diferente seleccione dicho campo y arrstrelo a la posicin que desee dentro de la pgina.

siga el proceso de creacin de un campo personalizado.

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5.- Para aadir un campo personalizado clicke sobre Aadir Campo Personalizado y 6.- Para aadir campos adicionales haga clic sobre Agregar Filas. 7.- Para eliminar un campo arrstrelo hasta la papelera que se encuentra en la parte baja del men de la izquierda.

Estudio:
Edicin de los Campos
8.- Para ver campos de un tipo especfico seleccione el tipo desde la lista desplegable en el men lateral izquierdo. 9.- Para volver a la versin anterior a los cambios haga clic en el botn Deshacer. 10.- Para volver a la versin con el cambio realizado haga clic en Rehacer.

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11.- Para guardar sus cambios, haga clic en Guardar. 12.- Para guardar y publicar sus cambios haga clic en Guargar&Publicar.

13.- Para ir a una versin anterior haga clic en Historial.

Estudio:
Exportacin de Campos Personalizados
Puede migrar campos personalizados de un servidor a otro. Antes de importar un nuevo campo personalizado se recomienda que exporte la actual estructura de campos personalizados como medida de backup. Cuando importe una nueva estructura de campos personalizados se mostrarn los detalles de los cambios que esto haya MANUAL PARA provocado en la base de datos. Si est CONSULTOR de acuerdo con los cambios haga clic en SI/TIC Ejecutar. La importacin previa elimina de cualquier campos

Crear/Administrar Campos Personalizados

Se pueden aadir campos personalizados a cualquier mdulo del SugarCRM. Primero seleccione el mdulo en el que desea aadir o editar campos personalizados. A continuacin podr definir las propiedades del campo. Tras haber creado un nuevo campo puede verlo y editar sus propiedades. Tambin

definicin personalizados que no se encuentren en

puede vaciar la cach de campos campos. Si quiere revertir los cambios importe la versin de backup que haba

la importacin as como cualquier informacin almacenada en dichos

exportado.

personalizados.

Estudio:
Aadir Campos Personalizados
1.- Para aadir un nuevo campo

personalizado seleccione Editar Campos Personalizados en la pgina de edicin de mdulo. 2.- Seleccione Crear Campo Personalizado. Alternativamente, en la pgina de Editar Diseo haga click en el botn Aadir Campo Personalizado. 3.- Introduzca los siguientes valores:
campo por defecto. .

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Tipo de Dato: seleccione el tipo de dato. Nombre del Campo: nombre con el que se
guardar en la base de datos. Etiqueta del Campo: nombre que se mostrar. Texto de Ayuda: descripcin para el campo. Este texto se mostrar cuando el usuario apunte con el cursor sobre el campo. Valor por Defecto: valor que tendr el

seleccione si la funcionalidad de permitir valores Valor Mximo: mximo duplicados nmero de caracteres que est habilitada o no. pueda contener. Campo Requerido: seleccione esta casilla para especificar que se trata de un campo obligatorio. Permitir Duplicados: 4.- Haga click en Guardar para crear el campo.

Estudio:
Editar Campos Personalizados
1.- En el Asistente de Estudio seleccione Editar Mdulo y luego seleccione el mdulo que desee editar. 2.- Seleccione Editar Campos Personalizados. 3.- Seleccione Mostrar Campos Personalizados. 4.- Seleccione el campo. El editor mostrar las propiedades del campo. 5.- Edite las propiedades y haga click en Guardar al finalizar.

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Estudio:
Crear una Lista Desplegable

1.-

En

el

Asistente

de

Estudio

seleccione Editar Listas Desplegables. 2.- Seleccione Crear Lista Desplegable. Los campos para crear la nueva lista desplegable se mostraran a continuacin. 3.- Introduzca los valores para los siguientes campos: Nombre de la lista. Introduzca un nombre para la lista desplegable.

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Idioma de la lista. Seleccione el 4.- Para crear una entrada nueva en la idioma en el que se mostrar la lista. Los base de datos haga clic en el botn + . lenguajes disponibles dependern de los lenguajes que haya instalado en su sistema. Valor en la Base de datos. Introduzca el valor de la base de datos al que se asigna el campo creado.

5.- Para eliminar una entrada ulse Eliminar.

6.- Para editar pulse el icono Editar. 7.- Para deshacer una accin previa pulse Deshacer.

8.- Para repetir una accin eliminada pulse Rehacer. 9.- Para guardar el valor pulse Guardar.

Estudio:
Editar una Lista Desplegable
1.- En la pgina del editor de listas desplegables seleccione Editar Lista

MANUAL PARA CONSULTOR valor del campo de la lista desplegable SI/TIC respectivamente.

Desplegable. 2.- Para editar un valor haga clic en el icono Editar correspondiente y realice sus cambios. El sistema muestra la relacin entre los campos de la base de datos y los valores de la lista desplegable para dicho mdulo. 3.- Para aadir un nuevo valor, en los campos de abajo, haga clic en el botn + e introduzca el valor de la base de datos y el

4.- Para deshacer una accin previa pulse Deshacer. 5.- Para repetir una accin eliminada pulse Rehacer.

6.- Para guardar el

valor pulse Guardar.

Estudio:
Configurar/Editar Pestaas
Por defecto se muestran todas las pestaas de mdulo cuando un usuario accede al SugarCRM. De todos modos, el administrador puede editar y decidir que pestaas son a las que acceden los usuarios al loguearse en el Sugar. Tambin puede elegirse el orden en que se muestren las pestaas. Por defecto los usuarios pueden configurar sus propio diseo de pestaas en su pgina personal. El usuario en cambio no puede aadir pestaas que el administrador haya eliminado del sistema. El administrador del sistema puede MANUAL cuadro deseleccionar elPARA de Permitir a los

Configurar Pestaas
1.- En Estudio seleccione Configurar Pestaas. La pgina muestra todas las pestaas disponibles en el sistema. 2.- Para ocultar una pestaa seleccinela de la lista de Mostrar Pestaas y mediante la flecha derecha ( > ) muvala a Ocultar Pestaas. 3.- Para alterar el orden de las pestaas utilice las flechas que apuntan hacia arriba y hacia abajo. 4.- Para impedir que los usuarios configuren las pestaas deseleccione la opcin Permitir a los usuarios configurar pestaas. 5.- Haga clic en Guardar para guardar la configuracin o en Cancelar para salir sin guardar los datos.

CONSULTOR usuarios configurar Pestaas y de este modo SI/TIC

evitar que los usuarios hagan ningn cambio.

Ntese que la pestaa Inicio no puede eliminarse ni siquiera desde las utilidades de Administrador.

Estudio:
Renombrar Pestaas
1.- En Estudio seleccione Renombrar Pestaas. Se muestra los valores de las pestaas y sus valores en la base de datos. De las tres listas desplegables situadas encima de los nombres de las pestaas puede seleccionar un mdulo, su correspondiente lista desplegable y el idioma en el que mostrarla. 2.- Para visualizar todas las listas desplegables disponibles en el sistema seleccione la opcin Todas de la lista que se encuentra sobre la columna de los valores de la base de datos y luego seleccione una de las listas relacionadas de la lista desplegable adyacente. 3.- Haga clic en el nombre que quiera editar y reemplcelo con un nuevo valor.

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4.- Haga clic en Guardar para guardar sus cambios; clic en Deshacer para revertirlos o en Rehacer para rehacerlos.

Estudio:
Configurar Grupos de Pestaas
Por defecto el sistema muestra pestaas de mdulo individuales cuando los usuarios acceden al SugarCRM. Si embargo, puede utilizarse la opcin de Configurar Grupos de Pestaas para organizar estas pestaas individuales en grupos que las engloben. Un apunte importante a tener en cuenta es que solamente el tema Sugar ofrece la opcin de configurar las pestaas por grupos, los dems temas (rip curl, love ) no la implementan. Por defecto el sistema ofrece los siguientes grupos de pestaas:

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Inicio Ventas Marketing Soporte

A des ct Colaboracin ivi Herramientas d Documentos a Los usuarios tienen la posibilidad de cambiar las pestaas y asociarlas a grupos desde su pgina personal (si dichos cambios les estan permitidos por el

Administrador).

Estudio:
Editar Grupos de Pestaas
1.- En Estudio, haga clic en Configurar grupos de pestaas. Los grupos de pestaas por defecto se muestran en la pgina. Las pestaas de mdulo asociadas estn listadas bajo cada pestaa de grupo. 2.- Para editar el nombre de una pestaa de grupo haga clic en el botn Editar, introduzca el nuevo nombre en el rea de texto y haga clic en Guardar. 3.- Para eliminar una pestaa de mdulo de un grupo de pestaas site el cursos sobre el nombre y arrstrelo a la caja de Eliminar Mdulo de la izquierda. 4.- Para aadir un mdulo a un grupo de pestaas seleccinelo de la lista de mdulos de la izquierda, MANUAL PARA arrstrelo y colquelo justo bajo los iconos de Editar y Eliminar. En un deseada. SI/TIC grupo de pestaas puede 5.- Para revertir sus acciones pulse Deshacer. reorganizar el orden de las mismas con solo 6.- Para repetir su ltima accin, , pulse Rehacer. seleccionarlas y trasladarlas a la posicin 7.- Para guardar sus cambios pulse en Guardar.

Aadir nuevo Grupo de Pestaas

1.- Haga clic en el botn Aadir. 2.- Para asignarle un nombre a la nueva pestaa de grupo haga clic en el icono Editar, introduzca el nombre en el rea de texto y pulse Guardar. 3.- Para aadir pestaas de mdulo al nuevo grupo de pestaas basta con seguir los datos previamente indicados en Configurar y editar los grupos de pestaas.

CONSULTOR

Roles:
Administracin de Roles

Un rol define ciertos privilegios a la hora de realizar tareas especficas. Puede asignar a uno o ms usuarios un rol que le permita acceder a los mdulos del Sugar que les correspondan para realizar sus tareas. Por ejemplo, puede crear un Rol llamado Soporte con privilegios de acceso lectura y escritura en el mdulo de Incidencias. De este modo los usuarios asignados a dicho grupo tan solo podrn acceder al mdulo de incidencias, pero con todos los permisos, para as ver y dar respuesta a las incidencias. Tambin pueden especificarse permisos de importacin, exportacin Los Roles tienen las siguientes caractersticas:

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Un grupo de privilegios particular puede considerarse un Rol. Un rol solo adquiere validez cuando es asignado a al menos un usuario. Pueden asignarse usuarios a uno o ms roles. Cuando un usuario es asignado a mltiples roles, prevalece el rol cuyos permisos sean ms restrictivos. Todos los cambios realizados en los roles solo adquieren validez cuando se inicie una nueva sesin. Cuando se niega el acceso a las pginas de un mdulo se pierde la

posibilidad de ver a su vez

c ualquier subpanel relacionado con el mismo.

Roles:
Creacin de un Rol
1.- En la pgina principal de la creacin de roles haga clic en Crear Nuevo Rol. 2.- Introduzca el nombre del rol. Todos los mdulos del Sugar y las propiedades y acciones asociadas a los mismos se listan debajo en formato de tabla. Mediante la configuracin de dicha tabla se habilita/deshabilita un mdulo o se permite/deniega la realizacin de ciertas actividades especficas. 3.- Para especificar el acceso o no-acceso a un mdulo haga doble clic en el campo Acceso correspondiente a dicho mdulo y seleccione habilitar/deshabilitar el acceso a dicho mdulo de la lista desplegable. 4.- Para especifica el tipo de usuario haga doble clic en el campo Tipo de Usuario correspondiente a dicho mdulo y seleccione Normal o Administrador. MANUAL PARA

CONSULTOR 5.- Para permitir privilegios especficos para un mdulo, tales como editar/eliminar
entradas.l.. , haga doble clic en el campo de Accin correspondiente al mdulo y seleccione la opcin que mejor se corresponda:

SI/TIC
Todos. Permite a todos los usuarios del Tipo de Usuario especificado borrar una entrada en el mdulo. Propietario. Solo permite a los dueos de las entradas ser quienes las eliminen. Ninguno. Deniega todos los usuarios del tipo de usuario especificado a eliminar cualquier entrada del mdulo.

Roles:
Creacin de un Rol
Los privilegios son los siguientes: Eliminar: Eliminar entradas almacenadas en cierto mdulo. Si se selecciona Ninguno, el botn eliminar desaparece de la vista de detalle. Editar: Editar entradas almacenadas en el mdulo. Si Ninguno est seleccionado el botn editar est deshabilitado en la pgina de edicin. Adicionalmente, el usuario no podr utilizar la herramienta de Actualizacin Masiva. Exportar: Exportar datos almacenados en cierto mdulo. El enlace para la importacin no se muestra en la barra de navegacin en caso de que este privilegio no est disponible. Importar. Importar datos a un mdulo. El enlace para la importacin no se muestra en la barra de navegacin en caso de que este privilegio no est MANUAL PARA disponible.

CONSULTOR SI/TIC Lista: Vista de Lista de los datos de un mdulo. El usuario no tiene permiso para
acceder al listado de los datos si esta opcin no est habilitada. Vista: Ver los datos almacenados en un mdulo. 6.- Para crear el Rol haga clic en Guardar; clic en Cancelar para salir sin guardar los cambios.

Roles:
Administrar los Roles
1.- Para consultar los detalles de un Rol haga clic sobre el nombre del Rol.>

2.- Para editar un rol, en la vista de detalle, haga clic en Editar, revise la informacin y pulse Guardar. 3.- Para duplicar un rol, en la vista de detalle, haga clic en Duplicar y luego en Guardar. 4.- Para eliminar un rol, en la vista de detalle, haga clic en Eliminar.

MANUAL PARA Asignar usuarios a los CONSULTOR Roles SI/TIC

1.- En la pgina de roles haga clic en el nombre del rol al que desea aadir los usuarios. 2.- Baje por la pgina de detalle para visualizar los sub-paneles de usuario y haga clic en Seleccionar. usuario.

5.- Para ver los permisos de acceso de un usuario especfico seleccione Lista de Roles por Usuarios y seleccione el usuario de la lista desplegable adyacente. 6.- Para eliminar un usuario haga clic en el icono Eliminar correspondiente a dicho

3.- Seleccione usuarios de la lista de todos los usuarios y luego pulse

Seleccionar. El sistema asignar a los usuarios a dicho rol.