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Plantilla para elaborar el borrador, con anexos, de las declaraciones de Retencin en la fuente ao 2011

(Fecha de elaboracin : Abril de 2011) Mediante el artculo 2 de Resolucin 0322 de Enero 17 de 2011, la DIAN defini el formulario 350 que se utilizar a lo largo del 2011 para la presentacin mensual de la declaracin de retenciones en la fuente, formulario que aplica por igual tanto para quienes declaren virtualmente como para quienes aun declaran en papel. (Nota: para descargar dicho formulario 350 en versin PDF, y poder leer las instrucciones que se hacen all a cada uno de los renglones del formulairo, haz click aqu si ests conectado a internet) Ese mismo formulario es el que tambin se utilizara en caso de necesitar corregir o presentar extempornemente alguna declaracin de Retencin de los meses anteriores al 2011 Por consiguiente, la presente herramienta es una reproduccin en Excel de ese formulario diseado por la DIAN y se podr utilizar para elaborar los borradores de tal declaracin aprovechando las bondades del excel (sumas y restas)

Declaracin Mensual de Retenciones en la Fuente


3.Periodo
4. Nmero de formularo

Privada

350
10. Otros nombres

1. Ao

Espacio reservado para la DIAN

1 Datos del declarante


5. Nmero de Identificacin Tributaria (NIT)

3 3

4
8. Segundo apellido

6
9. Primer nombre

6. DV Primer apellido 7.

11. Razn social


12-Cd.. Admn.

24. Si es gran contribuyente marque X

Si es una correccin indique: 25.Cdigo

26. No. Formulario anterior

Salarios y dems pagos laborales Dividendos y participaciones Rendimientos financieros Loteras, rifas, apuestas y similares Honorarios
Retenciones practicadas a ttulo de:

27 28 29 30 31 32 33

Retenciones practicadas a ttulo de:

Retenciones practicadas a ttulo de renta y Complementarios 790,000 -

Retenciones practicadas a ttulo de ventas (I.V.A.) A responsables del rgimen comn 1 45 -

Por compras y/o servicios a responsables del rgimen 46 simplificado Practicada por servicios a no residentes o no domiciliados 1 47 Total retenciones del I.V.A (sumen casillas del 45 al 47) 2 48 Retenciones practicadas a ttulo de timbre Nacional A la tarifa general Otras tarifas 1 49 50 2

Comisiones Servicios

0 790,000

Durante los aos 2010 y 2011, la tarifa general de retencin de timbre que se generara para los nuevos documentos que se lleguen a firmar y que cumplan con lo indicado en el art.519 del ET sera del 0% (ver Art. 72 de La Ley 1111 dic./06). Pero si antes del 2010 se firmaron documentos de ese tipo, y eran documentos de cuanta indeterminada y de ejecucin sucesiva (ver inciso 4 del art.519), es por eso entonces que cuando se vayan ejecutando los pagos durante el 2010 2011 se ir entonces practicando la Retencin de Timbre con la tarifa que exista en la fecha en que se firm el documento (ver concepto DIAN 050378 de Mayo de 2008)

Pagos al exterior renta (Pagos o abono en cuenta a residentes o 34 domiciliados en el exterior) Compras Arrendamientos (Muebles e inmuebles) 35 36

Enajenacin de activos fijos de personas naturales ante notarios y 37 autoridades de trnsito Retencin sobre ingresos de tarjetas dbito y crdito Otras retenciones Autoretenciones Ventas Servicios Rendimientos financieros Otros conceptos 38 39 40 41 42 43 44

Total

Total retenciones timbre nacional (sumen casillas del 49 3 50) # y 51 R Total retenciones (Sume casillas 44 + 48 + 51) E 52 F Ms: Sanciones ### !53 Total retenciones ms sanciones (Sume casillas 52 + 53) 54 ### Valor pago sanciones ###5 5 ###6 5 ###7 5 ###8 5 ###9 5

790,000 790,000 -

Pagos

790,000

Valor pago intereses de mora Valor pago retencin renta Valor pago retencin I.V.A. Valor pago retencin de timbre nacional

Total retenciones a ttulo de renta y complementarios (Sume casillas 27 a 43)

Si primero se actualiza los valores de la hoja adjunta denominada "Anexo", se actualizarn entonces automticamente estos valores. En todo caso, se debe leer lo que se comenta como casos especiales en esa hoja de "Anexo" pues en un determinado mes puede suceder que un concepto de Retencin arroje "saldo a pagar" y otro arroje "saldo dbito", y en esos casos el agente de retencin puede hacer neteos entre los conceptos de retencin (con tal de que sean conceptos que pertenezcan a la misma categora, es decir, a la categora "A ttulo de Renta", o la categora "A titulo de IVA", o la categora "A titulo de Timbre"). Si se hacen esos neteos, entonces habr que meter aqu en forma manual la cifra respectiva

Si a los trabajadores independientes (los que obtienen honorarios, comisiones, servicios o emolumentos) se les llega a aplicar la norma del art.15 de la Ley 1429 de 2010 (que permite aplicarles a su pago mensual gravable la tabla de retencin en la fuente de los asalariados para as obtener la retencin respectiva), en todo caso esa retencin as practicada seguira siendo una retencin por "honorarios, comisiones, o servicios".

60. Nmero de Identificacin Tributaria (NIT) Signatarios

61. DV

63. Apellidos y nombres de quien firma como representante del declarante 64. Primer Nombre 65. Segundo nombre

66. Nmero de Identificacin Tributaria (NIT)

63. Segundo Apellido 62. Primer Apellido 67. DV 63. Apellidos y nombres del Contador o Revisor Fiscal 68. Primer Apellido 69. Segundo Apellido

70. Primer Nombre

71. Segundo nombre

997. Espacio para uso exclusivo para el sello de la entidad recaudadora 981. Cdigo Representacin Firma del declarante o de quien lo representa 980. Pago Total (Sume casillas 55 a 59)$ 790,000 ###

982. Cdigo Contador o Revisor Fiscal Firma Revisor Fiscal o Contador 994.Con Salvedades 996. Espacio para el Autoadhesivo de la entidad recaudadora Coloque el timbre de la mquina registradora al dorso de este formulario

983. No. Tarjeta Profesional

Plantilla para elaborar el borrador, con anexos, de las declaraciones de Retencin en la fuente ao 2011
(Fecha de elaboracin : Abril de 2011)

Comentario En vista de que la informacin que se consigna mensualmente en los formularios para declaraciones de retenciones en la fuente que se presentan a la DIAN se convierte luego en la misma que ha de ser reportada anualmente dentro del ya famoso "formato 1002" sealado por la misma DIAN en sus exigencias de reportes en "medios magnticos" (hoy da "informacin exgena tributaria"), es por ello que a los obligados a presentar esta declaracin les conviene dejar junto a cada declaracin la mayor cantidad de informacin posible sobre la forma en que fue diligenciada para que al final del ao se facilite la elaboracin del referido "formato 1002"

Por tal razn, en propsito

el modelo que se presenta en esta plantilla se podr diligenciar, en cada mes, la informacin que sirva con un doble

1. Explicar las cifras que alimentan cada uno de los renglones del formulario 2. Contar con la informacin necesaria para que al consolidar las cifras de los 12 anexos de todos los meses del ao 2011, en especial las cifras de las columnas J, M, N y O, se pueda entonces conocer el monto total de los pagos hechos a un mismo tercero y el monto total de la retencin, dentro de cada concepto, que se le haya hecho a dicho tercero. Sera con ese consolidado de los 12 anexos de todo el ao con el cual se diligenciara el "formato 1002" (nota: estos anexos aqu propuestos solo se vuelven informativos para el agente retenedor pero no se deben estar entregando a la DIAN. A la DIAN solo se entrega el formato 1002 elaborado en el estndar xML; adems, esa especie como de consolidacin de los valores llevados a las declaraciones de retencin en la fuente es una consolidacin que incluso puede llegar a ser solicitada algn da por la DIAN pues en el numeral 4 del artculo 574 del E.T. se dice lo siguiente: Igualmente la administracin podr exigir una declaracin resumen de retenciones y del impuesto sobre las ventas)

Anexos explicativos declaracin de Retencin en la fuente


Razn social del Declarante Nit Mes a declarar Ao gravable
Si se repite en todas las filas, aunque no sea necesario, el "cdigo de la cuenta o subcuenta" entonces, al final del ao, cuando se junten todos estos anexos utilizados en las 12 declaraciones mensuales de retenciones en la fuente se podr armar una especie de "base de datos" (con todos sus registros completos) la cual pueda ser manipulable para efectos de organizar la informacin consolidada del ao 2007 que se llevara al formato 1002 de medios magnticos diseado por la DIAN Los valores de estas celdas hay que ponerlos con un signo menos adelante para no afectar las formulas Los valores de estas celdas hay que ponerlos con un signo menos adelante para no afectar las formulas

Los valores de estas celdas hay que ponerlos con un signo menos adelante para no afectar las formulas

Rengln

Nombre Rengln

Cdigo cuenta contable

Nombre cuenta contable

Sujeto a quien se practic la retencin

Nit

Direccin de ubicacin en Colombia Bases netas para retenciones que son del mismo ao 2011 Rtfte. del mes

Movimiento neto durante el Periodo Devol. Subtotal Devol. Retenciones de un Retenciones de retenciones del ao anterior (caso otros meses mismo ao retenciones de renta o del mismo ao 2011 timbre ) o de un bimestre 2011 anterior (caso de retenciones de IVA) Base Valor Rtfte

Valor neto que se declar

27

Salarios y dems pagos laborales Total del Rengln

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 236505 236505 236505 Salarios Salarios Salarios La X SA Ral Prez Nstor Gmez 890,900,900 14,567,980 12,345,790 Calle 40 65-20 Cali Cra 76 45-50 Cali Cra 67 78-90 Cali 9,000,000 1,100,000 (110,000) 990,000 0 0 0 0 0 236525 Servicios Juan Gmez 16,679,000 Cra 76 48-50 Cali (2,000,000) (120,000) (120,000) 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 (2,000,000) (200,000) 990,000 (200,000) 790,000 0 0 0 0 (120,000) 0 0 (120,000)

28

Dividendos y participaciones Total del Rengln

29

Rendimientos financieros Total del Rengln

Para que se haya podido hacer este debito en la cuenta del pasivo, se debe cumplir con lo indicado en el inciso 3 del artculo 5 del decreto 1189 de 1.988 que dice: Cuando las anulaciones, rescisiones o resoluciones se efecten en el ao fiscal siguiente a aqul en el cual se realizaron las respectivas retenciones, para que proceda el descuento el retenedor deber adems, conservar una manifestacin del retenido en la cual haga constar que tal retencin no ha sido ni ser imputada en la respectiva declaracin de renta y patrimonio. Por tanto, si el tercero ya se haba tomado la retencin o se la pretenda tomar, entonces lo que el agente de retencin tendra que haber debitado no sera la cuenta del pasivo retenciones en la fuente por pagar a la DIAN sino una cuenta por cobrar al tercero para que este le devolviera el dinero

30

Loteras, rifas, apuestas y similares Total del Rengln

31

Honorarios Total del Rengln

32

Comisiones Total del Rengln

33

Servicios Total del Rengln Pagos al exterior renta (Pagos o abono en cuenta a residentes o domiciliados en el exterior) Total del Rengln

En este ejemplo, como este concepto est arrojando "saldo a favor", pero hay otro concepto en la misma categora de Retenciones a ttulo de Renta que s est dando "saldo a pagar" (el concepto honorarios arroja saldo a pagar por 790.000), entonces se pude aplicar lo que dice el inciso primero del art.5 del Decreto 1189 de 1988: Decreto 1189 de 1988, ART. 5Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retencin en la fuente por impuesto sobre la renta y complementarios, el agente retenedor podr descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar en el perodo en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las retenciones que debieron efectuarse en tal perodo no fuere suficiente, con el saldo podr afectar las de los perodos inmediatamente siguientes. Eso quiere decir que al formulario, en el concepto "Retencin a ttulo de renta por honorarios", se llevara el neto: 790.000 -120.000=670.000. Ntese que no importa que se haya neteado conceptos distintos. Lo que importa es que ambas son "Retenciones a Ttulo de Renta", pues lo que no se puede hacer es netear por ejemplo una "retencin a ttulo de Renta" con una "Retencin a ttulo de IVA"

34

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

35

Compras Total del Rengln

36

Arrendamientos (Muebles e inmuebles) Total del Rengln Enajenacin de activos fijos de personas naturales ante notarios y autoridades de trnsito Total del Rengln Retencin sobre ingresos de tarjetas dbito y crdito

37

0 0 0

0 0 0 0

38

Total del Rengln 39 Otras retenciones Total del Rengln 40 Autor retencin-Ventas Total del Rengln 41 Autorretencin-servicios Total del Rengln 42 Autorrete.-Rendim.Financieros Total del Rengln 43 Autorretencin-Otros conceptos Total del Rengln 45 A responsables Rgimen Comn Total del Rengln 46 A responsables Reg. Simplificado Total del Rengln 47 A no residentes o no domiciliados Total del Rengln 49 A la tarifa General Total del Rengln 50 Otras Tarifas Total del Rengln 236702 A Rgimen Simplif Juan Gmez 16,679,000 Cra 76 48-50 Cali (2,000,000) (120,000) 236701 A Rgimen Comn La M SA 891,900,910 Calle 20 65-20 Cali

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 (120,000) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 (2,000,000) (200,000)

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 (200,000) 0 0 (200,000) (120,000) 0 0 (120,000) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Para que se haya podido hacer este debito en la cuenta del pasivo, se debe cumplir con lo indicado en el pargrafo 1 del artculo 11 del decreto 380 de 1996 que dice: "PARGRAFO 1. Para los efectos de lo previsto en este artculo, el retenido deber manifestarle por escrito al retenedor que los valores retenidos en la condiciones aqu previstas no fueron ni sern imputados en la declaracin del impuesto sobre las ventas correspondiente. Si dichos valores fueron utilizados, el retenido deber reintegrarlos al retenedor." Por tanto, si el tercero ya se haba tomado la retencin o se la pretenda tomar, entonces lo que el agente de retencin tendra que haber debitado no sera la cuenta del pasivo retenciones en la fuente por pagar a la DIAN sino una cuenta por cobrar al tercero para que este le devolviera el dinero. Sin embargo, si la retencin de IVA devuelta era una retencin de IVA asumida con un rgimen simplificado, en ese caso s se aceptara en todos los casos que el agente retenedor debite de su cuenta del pasivo y no tiene nunca que debitar una cuenta por cobrar al tercero pues el tercero NUNCA se descont la retencin ya que no presenta declaraciones de IVA

Si en el mismo mes se hubieran llegado a dar "saldos por pagar" en los otros conceptos de Retencin de IVA, entonces con este "saldo dbito o favor" se hubiera podido hacer lo que se indica en los incisos primero y segundo del art. 11 del decreto 386 de 1996 Decreto 380 de 1996, Art.11. Procedimiento en devoluciones, rescisiones, anulaciones o resoluciones de operaciones sometidas a retencin en la fuente por IVA y retenciones practicadas en exceso. En los casos de devolucin, rescisin, anulacin o resolucin de operaciones sometidas a retencin en la fuente por impuesto sobre las ventas, el agente retenedor podr descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar correspondientes a este impuesto, en el periodo en el cual aquellas situaciones hayan tenido ocurrencia. Si el monto de las retenciones de IVA que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con el saldo podr afectar la de le dos periodos inmediatamente siguientes.

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