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INTRODUCCIÓN

Dentro del ámbito de la administración, se encuentran diferentes recursos empresariales con que cuentan las organizaciones, designándose como uno de los más importantes el recurso humano, factor de importancia vital sean éstos en entes públicos o privados, ya que es éste el que permite poner en práctica y lograr todos los objetivos que se establecen en las instituciones, a fin de poder consolidarse dentro de su campo de acción o mercado en el cual participan. En la actualidad éste recurso es tan importante en las organizaciones, que existe una rama que se encarga de velar y cumplir con todas las acciones administrativas en pro de su manejo adecuado, conociéndose con el nombre de Administración de Personal o Recursos Humanos, la cual se divide en diferentes subsistemas, que buscan facilitar la captación, desarrollo, mantenimiento, desincorporación, evaluación y el establecimiento de relaciones idóneas que contribuyan con su administración, entre otras, a partir de las especificaciones derivadas de los requerimientos y naturaleza de cada organización. Debido a la importancia que tiene una buena planificación de recursos humanos dentro de una organización y en vista de que el Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA. no tiene ningún tipo de

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lineamiento para llevar a cabo la contratación de personal se planteó la necesidad de elaborar un Manual de funciones que facilite seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para cumplir eficazmente con los objetivos de la organización.

La metodología adoptada se inició al analizar los datos recopilados. A través de la observación directa se logró tener una clara idea sobre las tareas realizadas por cada persona, las condiciones y el área donde se desempeña el trabajo. A continuación se despliegan los siguientes capítulos que componen esta investigación.

El Capítulo I, resume en forma breve, la ubicación política de la empresa, objetivos, funciones, los servicios que ofrece la organización, entre otros.

El

Capítulo

II,

lo

compone

el planteamiento del problema en el

Departamento donde se realizó las pasantías, el propósito del estudio, justificación del estudio, objetivo general, objetivos específicos, bases teóricas de diferentes autores.

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El Capítulo III, resume la descripción de las actividades propuestas e implementadas para resolver la situación problemática detectada.

Y Finalmente El Capítulo IV, resume las conclusiones y recomendaciones planteadas.

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CAPITULO I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA RAZÓN SOCIAL.

Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA

La empresa dispone de una oficina central ubicada en la Avenida Baralt Edificio San Pablo, Torre A, Piso 4, Ofic. 4-2, Altagracia, Caracas. Tiene una Sucursal en la Calle Sotillo entre Calle Sucre y Calle Freites Municipio Santa Ana, Edo. Anzoátegui. (Mini Centró Comercial Olivero). Telf.: 0212-8630522 / 0282-9951228 / 0282-4578940 Cel.: 0416- 7188712 / 0424-2911781 / 0412-0885143

OBJETIVO DE LA EMPRESA.

Bidrogo Bidrogo Contadores & Asociados, ofrece servicios profesionales a empresas sin importar la localidad geográfica. Servicio

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incomparable, la calidad técnica más alta y soluciones oportunas es lo que maneja Bidrogo Bidrogo Contadores & Asociados. Selecciona a profesionales dinámicos con gran experiencia, dedicados a proporcionar la calidad de servicio, especializados en las áreas para las cuales somos contratados, que nuestros clientes merecen. Ejerce la profesión en la contaduría pública y ramas conexas, para llevar a Cabo un desempeño óptimo y eficiente en cualquier otra actividad relativa al Objetivo principal y brinda asesoramiento en servicios contables, operacionales y jurídicos a empresarios, empresas, negocios en implementación y transición.

FUNCIONES DE LA EMPRESA Asesoramiento Legal e Impositivo: trabajamos con un enfoque

multidisciplinario y coordinado para brindar soluciones integrales y adecuadas a las necesidades de los clientes. Desarrollo de estrategias

Asesoramiento fiscal integral, consistente en la planificación y estudio

de la empresa para buscar la optimización fiscal de las actividades de la misma. Confección y presentación de declaraciones:

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Impuesto sobre la Renta de las Personas Naturales

Impuesto sobre Sociedades.

Impuesto sobre el Valor agregado (IVA).

Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones.

Retenciones y pagos a cuenta de impuestos.

Asistencia y representación ante los órganos de Gestión e Inspección

Tributaria. Envío de circulares para informar de los cambios normativos.

Asesoría Fiscal

Auditoría Administrativa

Auditoría Financiera

Consultoría Gerencial

Planificación Financiera

MISIÓN.

Orientar nuestras labores en las áreas de riesgos.

Asignar a profesionales especialistas en las diferentes áreas de servicios.

Utilizar técnicas de revisión de acuerdo a las normas, leyes y tecnología actuales.

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Aportar observaciones y recomendaciones sobre las debilidades

encontradas en los procedimientos contables y administrativos de la organización. Obtener evidencia objetiva, suficiente y competente que permita

soportar las conclusiones de nuestro trabajo. Mantener una continua comunicación con la gerencia, de manera de asegurarnos que nuestro trabajo represente la mejor herramienta de asistencia para la organización.

VISIÓN.

La visión es incrementar el nivel de calidad de los servicios ofrecidos y ser la mejor opción para las empresas en cuanto a los sistemas contables para así obtener un mayor número de clientes.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

El Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA., cuenta

con un grupo de profesionales y técnicos altamente capacitados, orientados por una cultura basada en los lineamientos y requerimientos. Toda empresa

que realiza o brinda un servicio debe estar representada por una estructura

organizativa

que facilita el control de todas y cada una de las actividades

que en ella se efectúan, para de esta manera poder conocer la organización,

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en cuanto a la autoridad y la responsabilidad en que se maneja dicha actividad. El Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA, esta estructurado de la siguiente manera: (ver anexo A) DIRECCIÓN GENERAL :

Formada por el presidente y vicepresidente, quienes se encargan de tomar decisiones más importantes en cuanto a la situación financiera, cambio en el capital, accionistas, personal, entre otras de relevación.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN :

Constituido por el contador público,

el asistente de

contabilidad y el asistente de impuesto al valor agregado (IVA)

  • a) CONTADOR PÚBLICO :

Organiza y dirige los servicios contables y asesora sobre ello, a particulares, empresas e instituciones.

Prepara y revisa las declaraciones de impuesto y las presenta ante

el banco. Interviene en la elaboración de la política de calidad de la empresa. Supervisa las operaciones contables en una oficina particular e independiente, organiza y dirige el trabajo de sus asistentes.

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Verifica los libros ya elaborado; así como también realiza investigaciones financieras en asuntos tales como: presupuesto, fraudes, conflictos sobre pagos de regalía, insolvencia, etc.

  • b) ASISTENTE DE CONTABILIDAD :

Verifica la información suministrada por las empresa derivada de sus actividades, es decir ,constata que cada comprobante de egreso tenga su respectivo soporte , que exista el orden correlativo de la factura o de reporte e igualmente que sean enviados los compromisos adquiridos por la empresa con proveedores , entidades financieras y terceras; que sean remitidas las facturaciones de ventas cumpliendo un orden correlativo y cronológico simultáneamente , anexo a ella su soporte de pago ,si estuviesen canceladas e indica las que estén por cobrar . Realiza los contables por cada comprobante de egreso; facturación de compras, venta e ingreso; en el módulo contable del sistema Saint. Verificar por medio del reporte mayor analítico la información transcrita. Imprimir los reportes de libros diarios y archívalos por mes y por empresa de acuerdo a su grado, es decir a las empresas grandes.

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Se

debe

de

asentar

en

el

libro

diario

y

mayor todas las

transacciones hechas por la empresa, ya que es exigido por el

sistema nacional integrado de tributaria (SENIAT).

administración

aduanera

y

C) ASISTENTE DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA):

Revisar el orden correlativo de la factura de ventas.

Asentar en el libro de venta las factura correspo0ndientes al mes imputables o anterior.

Registrar en el libro de compra la factura que reúnan las condiciones legales para poder ser asentada posteriormente.

Asentar en el libro de compras

las facturas correspondiente al

mes imputable o anterior. Realizar el cálculo correspondiente a la cancelación del tributo.

elaborar la planilla de pago.

DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA.

La pasantía ocupacional se realizó en el Departamento de Administración del Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA, donde se cumple las funciones de:

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Planificar, coordinar, controlar supervisar los movimientos contables de las empresas. Preparar y analizar los estados financieros, además de realizar cierre contable. Atender auditores, fiscales o municipales y suminístrales toda la información requerida. Registrar contablemente todas las operaciones mercantiles. Cancelar los tributos a la alcaldía, Seguro Social Obligatorio (S.S.O), Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.), Sistema Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT ) ,Impuesto a los activos Empresariales, entre otros.

Sus Responsabilidades:

Recepción, revisión y codificación de los documentos provenientes de las transacciones financieras de las empresas. Transcripción de datos. Coordinar junto con el encargado del departamento las reglas de integración contable y el diseño de reportes que se adaptan a la exigencia financieras y fiscales.

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Revisar y conciliar los libros auxiliares de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, bancos con los libros de contabilidad. Elaborar conciliaciones bancarias. Revisar y remitir al contador público los listados de análisis de vencimientos

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CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA DETECTADA

Toma años seleccionar, capacitar y desarrollar el personal necesario para la conformación de grupos de trabajo competitivos, es por ello que las organizaciones han comenzado a considerar a los Recursos Humanos como su capital más importante y la correcta administración de los mismos como una de sus tareas más decisivas.

Las

decisiones

sobre

los

Recursos Humanos que toma una empresa

determinan su éxito, sea que involucre a los directores ejecutivos o a empleados a nivel operativo. Administrar Recursos Humanos significa conquistar y mantener personas en la organización que trabajen y den el máximo de sí mismas con una actitud positiva y favorable.

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El primer intento de definir y establecer racionalmente las funciones y tareas desempeñadas por las personas se dio con la administración científica, aspecto en que Taylor fue pionero.

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Para orientar al personal, el empleado debe contar con un manual de funciones, esta herramienta puede ayudar al personal nuevo a familiarizarse con su trabajo y también será útil para relacionar al personal existente con nuevos programas, objetivos y metas de la organización. Las personas trabajan en las organizaciones desempeñando determinadas funciones. En general, cuando se pretende saber qué función cumple una persona en las empresas, se pregunta cuál es el cargo que desempeña; así, se sabe qué hace en la organización y cuál es su importancia y el nivel jerárquico que ocupa. En el Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados empresa dedicada a llevar contabilidad de otras compañías, a través de la observación directa se pudo detectar que a pesar de que las tareas se realizan de una forma ordenada, el Centro Contable no cuenta con un manual de funciones que facilite al personal conocer a fondo todas las actividades que realiza dicho departamento, por lo tanto no se conoce aun las responsabilidades que tiene el empleado dentro de la empresa y se terminan definiendo a medida que van surgiendo, nuevas necesidades en el cargo. Por tal razón, el Departamento de Administración reconoce que la falta de claridad de las asignaciones de la

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labores del personal generará repetición de funciones y selección de personal no apto para las necesidades planteadas, lo que implicaría no contar con una ventaja competitiva y comparativa respecto a otras empresas. El origen de la investigación radica en la necesidad que tiene el Departamento de Administración de contar con un manual de funciones que le permita una utilización adecuada del tiempo, una eficiente definición del perfil de cada cargo y además el cumplimiento por parte de ésta empresa de tres requisitos responsabilidad, autoridad y comunicación.

De lo anterior, se llega a proponer la elaboración e implementación del manual de funciones, que le permita al Departamento y en especial a los empleados tener claridad en la asignación de funciones, lo que representaría un mejor aprovechamiento del recurso humano. La investigación involucra a todo el personal del Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados y en especial a los encargados del Departamento de Administración, pues son ellos quienes revisarán y aprobarán el documento definitivo del manual de funciones.

Propósitos que Orientan el Estudio

El propósito de este estudio es que el Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados, ubicado en el Municipio Santa Ana, cuente con un

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manual de funciones que se convierta en un instrumento de trabajo y consulta que sirva de guía en el desempeño de sus cargos a las personas que trabajen en el Departamento, permitiendo la constante modernización y actualización de las tareas de acuerdo con las exigencias del entorno y los diferentes retos que impone la competencia debido a qué el mismo tendrá gran utilidad y orientará de mejor manera, la búsqueda de la persona adecuada a la hora de tener una vacante o iniciar la búsqueda de un cargo nuevo dentro de la organización.

Objetivos de la Investigación Objetivo General

Elaborar e implementar un Manual de Descripción de Funciones que le facilite al Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados de la sucursal ubicado en el Municipio Santa Ana optimizar sus actividades asignando responsabilidades a cada uno de los empleados.

Objetivos Específicos

Conocer la situación actual del Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados de la sucursal ubicado en el Municipio Santa Ana por medio de la recopilación de datos y la observación directa.

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Identificar las áreas que conforman la estructura organizativa en Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados de la sucursal ubicado en el Municipio Santa Ana.

Elaborar el manual de funciones y hacer la entrega del mismo para que sea conocido por los empleados del Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados ubicado en el Municipio Santa Ana

Justificación del Estudio

Últimamente se ha escrito mucho acerca del talento humano, de la efectividad y productividad del mismo, pero en muy pocas empresa realmente aplican seriamente instrumentos y/o herramientas que permitan al personal conocer sus funciones y el valor agregado que tiene para las organizaciones el desarrollo eficaz de las mismas.

Por lo anterior, la investigación propuesta busca mediante la aplicación de las herramientas brindadas a lo largo de la carrera y de los conceptos básicos de administración, de gestión humana e investigación elaborar el manual de funciones del Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados, una vez identificada la necesidad del mismo y de esta forma definir, delimitar las funciones específicas de cada cargo, los canales de comunicación y el grado de autoridad en los diversos niveles.

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Al implementar el manual de funciones se aspira conseguir una adecuada adaptación de las normas para alcanzar una organización competente, capaz de brindar y asegurar un buen entrenamiento, información, asistencia, confianza, satisfacción personal, seguridad y medios de control a todos los empleados Centro Contable Bidrogo Bidrogo & Asociados ubicado en el Municipio Santa Ana.

Bases Teóricas

El Manual De Funciones

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

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Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.

Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:

Manual de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Estructura orgánica de la Empresa. Manual de normas administrativas. Delineamientos o directrices de contratación de Personal. Reglamento laboral.

Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados

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de mas alto rango, llámese Gerentes, Jefes de Departamento, Dueños, o Accionistas Administradores.

Importancia del manual de funciones.

Todos deben ser consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.

Los Manuales de funciones representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes

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para lograr

la adecuada

realización de

las

actividades

que

se

le

han

encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Elementos del Manual de Funciones:

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

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Descripción básica del cargo: El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

Objetivo estratégico del cargo. Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

Funciones básicas En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el como hacer para cumplir con las funciones”, ya debido a que éste es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos. Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador.

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Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible. Cuando las funciones se describen de una manera tan genérica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado están bien redactadas y ajustadas a la realidad, una conciente autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos estar muy cercana.

Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales. Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa.

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Personal relacionado con el cargo. En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas. Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.

Perfil del Cargo En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas adecuado en el proceso de selección.

Adicionalmente, después de conseguir el empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con las características del empleado contratado (relación hombre – cargo), se puede organizar el programa de desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de adecuar al empleado con su cargo.

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Puesto:

Actualmente, el concepto de puesto o cargo también se ha visto afectado por la globalización y las exigencias del mundo moderno. Esto quiere decir que no son estables, estáticos ni definitivos; todo lo contrario, están en constante cambio para poder adaptarse a las permanentes transformaciones tecnológicas, económicas, sociales, culturales y legales.

Chruden y Sherman citado por Chiavenato (1992) definen un cargo como:

…“una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización”

Bryan Livy citado por Chiavenato (1992) define un cargo como: “la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama”.

Chiavenato (1999), utilizando el término cargo como equivalente de puesto lo define:

…“un cargo constituye una unidad de la organización y consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los demás cargos. La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico, la subordinación, los subordinados y el departamento o división donde está situado”.

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De todas estas definiciones, si bien Chiavenato sintetiza en uno el concepto de cargo citado por los otros autores, se evidencia un enfoque todavía tradicional jerárquico, sin embargo otros autores como Mondy y Noe (1997), utilizan un enfoque más transversal y lo presentan como parte de un proceso.

Así, Mondy y Noe (1997) lo definen: “un puesto de trabajo es la esencia misma del grado de productividad de una organización, por tanto, consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organización pueda alcanzar sus objetivos”.

En consecuencia y como se pudo apreciar, existen dos enfoques respecto del concepto de puesto o cargo de trabajo, del cual se tomará el propuesto por Mondy y Noe como base conceptual para el presente trabajo.

Diseño De Puestos

Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeación efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en día debieran invertir más de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseño de puestos claves en la empresa.

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Muy pocas empresas tienen presente que también el puesto de trabajo requiere diseño y una perfilación viable para la persona que lo detenta. Un diseño del puesto de trabajo erróneo es fuente principal de desmotivación, insatisfacción y baja productividad de los recursos humanos (Malik, 2000).

Es así que Mondy, (1997) señala: “el diseño de puestos consiste en determinar las actividades específicas que se deben desarrollar, los métodos utilizados para desarrollarlas, y cómo se relaciona el puesto con los demás trabajos en la organización”.

Chiavenato, (1999): “el diseño del cargo es la especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo”.

Como se puede apreciar estas definiciones se relacionan en contenido, pero se hallan algo pobres. A continuación, mencionaremos a otros autores que tratan el tema desde una óptica algo más amplia.

Gómez-Mejía (2000), describe el diseño de puestos como: “proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo específico”.

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Fernández (2001) opina: “el diseño de puestos de trabajo es el procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo”.

Así mismo, Chiavenato (1999) en su libro Gestión del Talento agrega:

“el diseño de los cargos es el proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo específico. Incluye el contenido del cargo, las calificaciones del ocupante y las recompensas de cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la organización”.

Analizando el conjunto de concepciones aquí citadas, sacamos como conclusión que, el Diseño de Puestos de Trabajo, es un proceso de organización del trabajo que tiene como objetivo estructurar los elementos, deberes y tareas de los puestos de una organización, atendiendo el contenido, requisitos, responsabilidades, condiciones, calificaciones y recompensas de los ocupantes, para lograr que el desempeño de los puestos ocupe un lugar en la oferta de valor que se desea brindar al cliente.

Análisis y descripción de puestos.

Frecuentemente, se escucha a los empresarios decir que su manual de descripción de puestos no les ha aportado nada. Otros peor aún, que no se necesita el manual de puestos ya que los trabajadores saben con exactitud lo que deben hacer. De cualquier forma, todos concluyen con el mismo

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resultado, es decir, su manual de descripción de puestos no es importante, ni necesario.

No obstante, como se ha ido describiendo a lo largo del presente trabajo, el acontecer de la vida productiva que presentan y reflejan las empresas en la actualidad, teniendo en consideración los cambios que tanto a nivel macro como en su entorno individual se presentan, nos indica que se presenta un cambio organizacional inevitable, de donde podemos destacar, que para que las empresas logren continuar e incrementar su nivel de ventas, rentabilidad y productividad, que les traería como resultado una consolidación en el mercado y mayor aceptación por sus clientes, es indispensable contar con personal de muy alta calidad y con un elevado grado de compromiso con la empresa; es decir, se debe contar con la persona ideal para cada puesto de trabajo, que cumpla con el pérfil y los requerimientos necesarios tal como lo indica el análisis de puestos.

Ya lo decía Fuertes y Pereda citado por García (2001):

“Un buen análisis y descripción de puestos ha de recoger toda la información relativa a los puestos de la organización: el espacio físico, ambiente o entorno de trabajo, herramientas a utilizar, funciones del puesto, responsabilidades, conocimientos etc. es decir, todo lo que directamente o indirectamente influye o puede influir en el correcto desempeño de un puesto de trabajo”.

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Por lo tanto, el análisis y descripción de puestos de trabajo “es un proceso que consiste en determinar mediante un riguroso estudio los elementos o características inherentes a cada puesto”. (Harper y Lynch,

1992).

Pero el análisis y descripción de puestos como su nombre lo indica, está conformado por dos términos: por un lado, el análisis de puestos y por otro, la descripción de puestos. Algunos autores como Cuesta (2005), fusionan ambos términos; pero la mayoría de la literatura consultada trata los términos por separado para de esta forma definirlos minuciosamente. Por consiguiente, existen dos puntos de vista.

Autores como Chiavenato (1999), opinan que la descripción de puestos es el punto de partida para el análisis de los mismos y la determinación de las especificaciones de los puestos. Otros como Mondy y Noe (1997), Folch (1997), Cuesta (2000) coinciden en que el análisis de puestos proporciona la información necesaria para la definición de los requisitos o especificaciones de los puestos que se deben recoger con la descripción de puestos.

En este sentido y para la realización del presente trabajo se tomará como referencia los criterios expuestos por Mondy, Folch y Cuesta.

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Ahora bien, y ¿qué es el análisis de puestos? Chiavenato (1999), define el análisis de cargos como: “el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le atañan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño”.

El análisis de puestos es “conocer todas y cada una de las tareas que ha de llevar a cabo una persona en un puesto de trabajo, así como los requerimientos mínimos para ocupar el mismo, para que sea desempeñado en forma eficaz” (Gama, 1992).

Gómez-Mejía, (2000): “el análisis de puestos es un proceso sistemático de recolección de información para tomar decisiones respecto a los puestos. El análisis de puestos identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado puesto.

El análisis de puestos según Mondy y Noe (1997) es:

“el proceso sistemático de determinar las habilidades, deberes y conocimientos necesarios para desempeñar puestos en una organización. Es una técnica esencial siempre presente de recursos humanos, que proporcionará datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto”.

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El mismo autor, propone desarrollar el análisis de puestos cuando:

Se funda una organización y se inicia un programa de análisis de

puestos por primera vez.

Se crean nuevos puestos.

Se modifican de manera significativa los puestos como resultado de

nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas.

Folch citado por Mondy (1997) opina: “el análisis de puestos proporciona un resumen de deberes y responsabilidades en relación con otros puestos, los conocimientos y habilidades necesarios y las condiciones de trabajo en las que se realiza”.

En síntesis, los autores coinciden en afirmar que, con el análisis de puestos se pretende determinar por un lado las tareas, responsabilidades y requisitos que el puesto exige y por otro, los conocimientos y habilidades para desempeñarlo adecuadamente.

De tal forma, el análisis de puestos sería un proceso de determinación de las funciones o actividades, responsabilidades y deberes, objetivos y condiciones que debe poseer un puesto y el tipo de persona que contenga las cualidades, cualificación, conocimientos, habilidades y capacidades que le permita desempeñarlo adecuadamente.

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Ahora bien, todas esas tareas, requisitos, responsabilidades, conocimientos y habilidades son plasmados en documentos básicos y muy útiles para recursos humanos: descripciones y especificaciones de puestos.

La

descripción

del

cargo

se

refiere

a

las

tareas,

los

deberes

y

responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones. (Chiavenato, 1999)

Mondy y Noe, (1997):

“la descripción de puestos es un documento que proporciona información acerca de las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. Las cualidades mínimas aceptables que debe poseer una persona con el fin de desarrollar un puesto específico se contienen en la especificación del puesto”.

Chiavenato, (1999) añade:

“La descripción del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende”.

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Mondy y Noe, (1997):

“La especificación del puesto es un documento que contiene las capacidades mínimas aceptables que debe tener una persona a fin de desempeñar un puesto específico. Los aspectos que se suelen incluir en este documento son los requerimientos educacionales, la experiencia, los rasgos de la personalidad y las habilidades físicas.”

En general, la descripción del cargo presenta el contenido de éste de manera impersonal, y las especificaciones suministran la percepción que tiene la organización respecto de las características humanas que se requieren para ejecutar el trabajo, expresadas en términos de educación, experiencia, iniciativa, etc. Es preciso señalar que en la descripción de puestos debe plasmarse, no lo que se hace; ya que lo que se esté haciendo puede que sea erróneo y requiera una revisión; por eso, la descripción del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no a lo que realiza el ocupante.

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CAPÍTULO III

DESCRIPCIÓN

DE

LAS

ACTIVIDADES PROPUESTAS E

IMPLEMENTADAS PARA RESOLVER LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA DETECTADA.

Después de analizar la problemática de Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados, CA. En cuanto al proceso de contratación de personal se pudo observar que las mismas se hacen sin tener ningún criterio, sin conocer realmente que tareas, deberes y responsabilidades tendrá el empleado dentro de la empresa. Con el propósito de solventar esta situación se propone diseñar un Manual de funciones que permita a la empresa seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para cumplir eficazmente los objetivos de la empresa.

La propuesta tiene como propósito ser una herramienta que permita cubrir los requerimientos específicos del personal operativo, guiar la actuación individual y colectiva del personal que se desempeña en el centro contable. Así mismo le permitirá a la empresa contar con una herramienta de trabajo que les proporcione mantener informado al superior, o al gerente, el contenido y las especificaciones de los cargos de su área.

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El Diseñar un Manual de funciones permitirá proveer un instrumento objetivo, actualizado que pueda resolver y facilitar la toma de decisiones administrativas en cuanto: agilizar el estudio de la organización, ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones, directrices, facilitar la selección e integración del personal, sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización, determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto con relación al resto de la organización ahorrando tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo. Así mismo, contribuirá a establecer los parámetros establecidos para la realización de las actividades tanto administrativas como operativas, área de reciente creación que no contaba con este importante instrumento y que es imprescindible para establecer los lineamientos generales que deben regir para el efectivo desempeño de las funciones del personal.

La formulación de los lineamientos planteados, se fundamentan tanto en las bases teóricas, donde se indagaron documentos relativos al tema provenientes de materiales impresos u otros tipos de documentos: bibliografías y recursos electrónicos; de igual manera se basa en una investigación de campo donde los datos fueron obtenidos directamente de la experiencia empírica, llamados

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primarios, denominación que se alude al hecho de que son datos de primera mano, originales.

Los lineamientos propuestos en la investigación tienen como objetivo principal elaborar un manual de funciones, que refleje de forma cónsona, coherente y funcional los cargos dentro del organigrama, para que así los puestos queden bien definidos con sus tareas, obligaciones y atribuciones.

Las áreas que conforman la estructura organizativa de la empresa se puede mostrar en el organigrama siguiente, ya que su análisis permitirá describir el Manual de Descripción de Funciones

DIRECCION GENERAL DPTO. DE ADMINISTRACION CONTADOR PÚBLICO ASISTENTE DE CONTABILIDAD ASISTENTE DE IVA
DIRECCION GENERAL
DPTO. DE
ADMINISTRACION
CONTADOR PÚBLICO
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD
ASISTENTE DE IVA

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CENTRO CONTABLE BIDROGO

CODIGO: PG-101

BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS FECHA: 23/07/2011

BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS

FECHA: 23/07/2011

MANUAL DE FUNCIONES

PAGINA: 1

38 CENTRO CONTABLE BIDROGO CODIGO: PG-101 BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS FECHA: 23/07/2011 MANUAL DE FUNCIONES PAGINA:

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

REVISADO POR:

 

CENTRO CONTABLE BIDROGO

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BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS FECHA: 23/07/2011

BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS

FECHA: 23/07/2011

MANUAL DE FUNCIONES

PAGINA: 2

PRESENTACION

En el presente manual se encuentra la descripción de las funciones de la

Sucursal del Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados ubicadas en

LEGAL

Santa Ana, permitiendo a los usuarios comprender con mayor rapidez y facilidad la

organización de ésta sucursal.

SUMARIO

El Manual de Funciones es una herramienta técnica y procedimental necesaria ADMINISTRATIVO

para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos en la

MULTAS Y

SANCIONES

Sucursal del Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y Asociados ubicada en

Santa Ana elaborado conforme a Principios y Normas de Organización, cuyo

propósito es definir en forma ordenada y sistemática, la información sobre aspectos

organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo, para ello, se establece

el perfil, las responsabilidades y las funciones de los cargos que conforman la

estructura organizativa.

El Objetivo principal de este manual Establecer funciones para los cargos que

desempeñen las personas, los requisitos y responsabilidades, para satisfacer las

necesidades empresariales y propender por el logro de la productividad, eficiencia y

eficacia en la prestación de servicios y contribuir con el logro de la competitividad.

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CENTRO CONTABLE BIDROGO

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BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS FECHA: 23/07/2011

BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS

FECHA: 23/07/2011

MANUAL DE FUNCIONES

PAGINA: 2

CARGO

DIRECCION GENERAL

OBJETIVO

Supervisar todas las áreas para saber las necesidades de la empresa y tomar decisiones inteligentes que mejoren la

situación de ésta.

EDUCACION

Licenciado en Administración o Carrera Afín

EXPERIENCIA

Mínimo 5 Años de Experiencia.

para elaborar planes de acción y no quedarse rezagados.

estar bien informado.

actualizar las diferentes áreas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

correcto uso de los recursos de la empresa

  • - Lograr ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una mayor

  • - Hacer una empresa inteligente, dinámica, creativa y rentable.

remuneración económica necesaria para seguir siendo líder en su ramo.

  • - Informar al consejo administrativo de la situación actual de la empresa.

  • - Debe estar al día en noticias acerca de la competencia y de nuevas formas tecnológicas,

  • - Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que ayude a coordinar y

  • - Establecer buenas relaciones a todos los niveles internos y externos para establecer el

  • - Es necesario que mantenga una línea directa de comunicación con sus trabajadores para

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BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS FECHA: 23/07/2011

BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS

FECHA: 23/07/2011

MANUAL DE FUNCIONES

PAGINA: 3

CARGO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

OBJETIVO

Controlar las actividades de administración elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como:

registros, estados de cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribución y administración de los recursos

materiales y financieros

SUPERIOR

DIRECTOR GENERAL

EDUCACION

T.S.U. en Administración o Carrera Afín

EXPERIENCIA

Mínimo 3 Años de Experiencia.

  • - Lleva registro y control de proveedores.

  • - Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable

  • - Realiza transferencias y demás trámites para la cancelación o movimientos de

  • - Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del régimen

  • - Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción de obras y

  • - Elabora y mantiene actualizada la ejecución presupuestaria.

  • - Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor.

  • - Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.

  • reparaciones necesarias en la dependencia.
    - Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad.

  • - Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.

  • - Controla el saldo del fondo fijo.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

  • - Efectúa las conciliaciones bancarias.

  • del ejercicio fiscal.
    - Tramita o verifica los viáticos.

tributario.

cuentas.

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BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS

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MANUAL DE FUNCIONES

PAGINA: 4

CARGO

CONTADOR PUBLICO

OBJETIVO

Analizar la información contenida en los documentos contables generados del proceso de contabilidad, verificando su exactitud, a fin de garantizar estados financieros

confiables y oportunos

SUPERIOR

DPTO. DE ADMINISTRACION

EDUCACION

LCDO. EN CONTADURIA PUBLICA

EXPERIENCIA

Mínimo 3 Años de Experiencia.

  • - Analiza los diversos movimientos de los registros contables.

  • - Examina y analiza la información que contienen los documentos que le sean

  • - Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la unidad

  • asignados (comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por
    - Codifica las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos.

  • - Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.

  • - Prepara proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.

  • - Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas.

  • - Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la empresa.

  • - Elabora comprobantes de los movimientos contables.

  • - Desarrolla sistemas contables necesarios para la empresa.

  • - Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean de registro, en la documentación asignada.

  • - Chequea los códigos de las cuentas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

  • cobrar y otros).
    - Corrige los registros contables.

asignados.

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BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS FECHA: 23/07/2011

BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS

FECHA: 23/07/2011

MANUAL DE FUNCIONES

PAGINA: 5

CARGO

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

OBJETIVO

Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la

Institución

SUPERIOR

CONTADOR PUBLICO

EDUCACION

T.S.U. en Administración o Carrera Afín

EXPERIENCIA

Mínimo 2 Años de Experiencia.

  • cuentas respectivas.
    - Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. comprobante.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

  • - Participa en la elaboración de inventarios.

  • - Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.

  • - Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.

  • - Transcribe información contable en un microcomputador.

  • - Archiva documentos contables para uso y control interno.

  • - Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.

  • - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

  • - Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.

  • - Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de

  • - Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las

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BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS FECHA: 23/07/2011

BIDROGO CONTADORES Y ASOCIADOS

FECHA: 23/07/2011

MANUAL DE FUNCIONES

PAGINA: 5

CARGO

ASISTENTE DE IVA

OBJETIVO

Ejecutar los procesos administrativos del Impuesto al Valor Agregado, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento con esta obligación

tributaria

SUPERIOR

CONTADOR PUBLICO

EDUCACION

T.S.U. en Administración o Carrera Afín

EXPERIENCIA

Mínimo 2 Años de Experiencia.

  • - Realiza seguimiento a las retenciones de IVA realizado por los clientes.

  • funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
    - Lleva registro y control de los bauches de cheque donde se genere IVA.

pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, fondos especiales y de

  • - Realiza los descargos de cada unos de los requerimientos en la planilla del IVA.

  • - Llena planilla de IVA por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores,

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

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CAPITULO IV

CONCLUSIONES

Su importancia radica en que el Centro Contable Bidrogo Bidrogo

Contadores y Asociados cuente con un Manual Descriptivo de Funciones, el

cual sin duda favorecerá el manejo oportuno de los sistemas o procesos de la

Administración de los Recursos Humanos, consiguiendo la estructura

ocupacional ideal para la consecución de los objetivos de dicha empresa.

Este Manual permitirá tener mayor claridad sobre las actividades,

responsabilidades y otros requerimientos que caracterizan un cargo, lo cual

constituirá una guía para la selección del personal, en tanto existirá un perfil

definido para cada cargo. Parte de las bondades que tiene, es que la definición

de los cargos favorece la división racional del trabajo, con lo que se logra la

asignación adecuada entre el equipo de trabajo en relación con los diversos

procesos que se ejecutan.

La caracterización del cargo mediante la identificación de Áreas Clave y

las actividades de cada proceso, constituirá el insumo por excelencia para

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implementar una evaluación del desempeño, acorde con lo que el ocupante

hace.

El Manual de funciones, también, favorece la motivación del

trabajador, pues tendrá la posibilidad de conocer en toda su extensión, su rol

dentro de la organización, y su importancia y contribución a los objetivos de la

empresa en general y de su sucursal en particular.

Las gestiones de reclutamiento y selección de personal, de conformidad

con las condiciones y características más propicias para la consecución del

recurso humano más idóneo, serán grandemente facilitadas, dado la definición

exacta de cada perfil de cargo.

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Recomendaciones

Se recomienda al Centro Contable Bidrogo Bidrogo Contadores y

Asociados mantener actualizado el Manual de Funciones, debido a que el

mismo le permitirá obtener mayor claridad, responsabilidad sobre las

actividades del cargo que ocupe la persona.

Mantener el organigrama actualizado y a simple vista para que el

personal que labora en dicha empresa conozca con exactitud los departamentos

o divisiones con los que cuenta y a donde deben dirigirse.

Hacer cumplir las normas para que el personal que allí labora no realice

funciones ajenas a su cargo, y los mismos puedan cumplir con los objetivos

plantados en dicha empresa.

Se sugiere tomar en cuenta las nuevas carreras gerenciales para dar

oportunidad laboral a los nuevos profesionales de este país.

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BIBLIOGRAFIA

Chiavenato, Idalberto. (1999). Administración, proceso administrativo.

(3 ª ed.) México: Mcgraw - Hill interamericana de México, s.a

Chruden, J. Herbert y Sherman, Arthur W.: sistemas de personal. cincinatti:

south-eastern. 1963.

Fernández, Manuel. (1995): “análisis y descripción de puestos de trabajo”.

Madrid. Ediciones Díaz de Santos, S.A.

Gómez, g. Mejias (1997), sistemas administrativo. Segunda edición.

Editorial MC Graw hill. Distrito federal. México

Mondy, W. y Noe, r. (1997): “administración de recursos humanos”.

México. Edit. Prentice Hall Hispanoamericana, s. a.

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ANEXO A

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

DIRECCIÓN GENERAL DPTO. DE ADMINISTRACIÓN CONTADOR PÚBLICO ASISTENTE DE ASISTENTE DE IVA CONTABILIDAD
DIRECCIÓN GENERAL
DPTO. DE
ADMINISTRACIÓN
CONTADOR PÚBLICO
ASISTENTE DE
ASISTENTE DE IVA
CONTABILIDAD