Iso 19011 2002

ISO/CD.
3 19011
ISO/TC 176/SC 3 N 119 ISO/TC 176/SC 2 N 155
ISO/CD.3 19011:2002 Guas sobre auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental
ISO TC 176/SC3-TC 207/SC2-JWG Grupo de Trabajo Conjunto sobre Auditora de Calidad y Ambiental
25 de Octubre de 2000
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Tabla de contenido
Prlogo ..................................................................................................................................................... 3 0 Introduccin........................................................................................................................................ 5 1 Alcance............................................................................................................................................... 7 2 Referencias normativas...................................................................................................................... 7 3 Trminos y definiciones...................................................................................................................... 7 4 Principios de auditora...................................................................................................................... 10 5 Gestin de un programa de auditora............................................................................................... 11 5.1 Introduccin ............................................................................................................................. 11 5.2 Objetivos y extensin del programa de auditora .................................................................... 12 5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditora ............................ 14 5.4 Implementacin del programa de auditora ............................................................................. 14 5.5 Registros del programa de auditora ....................................................................................... 15 5.6 Monitoreo y revisin del programa de auditora ...................................................................... 15 6 Proceso de auditora ........................................................................................................................ 17 6.1 Introduccin ............................................................................................................................. 17 6.2 Iniciacin de la auditora.......................................................................................................... 18 6.3 Revisin de documentos ......................................................................................................... 20 6.4 Preparacin para las actividades de auditora in situ .............................................................. 20 6.5 Actividades de auditora in situ................................................................................................ 22 6.6 Reporte sobre la auditora ....................................................................................................... 27 6.7 Trmino de la auditora............................................................................................................ 29 6.8 Seguimiento de la auditora ..................................................................................................... 29 7 Competencia de auditores de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental .................................. 30 7.1 Introduccin ............................................................................................................................. 30 7.2 Conocimiento y habilidades..................................................................................................... 31 7.3 Atributos personales................................................................................................................ 34 7.4 Educacin, experiencia laboral, entrenamiento de auditora y experiencia de auditora ........ 35 7.5 Mantenimiento y mejoramiento de conocimiento y habilidades .............................................. 38 7.6 Proceso de evaluacin del auditor .......................................................................................... 38
Prlogo
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ISO (la Organizacin Internacional para Normalizacin) es una federacin mundial de cuerpos normativos nacionales (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparacin de Normas Internacionales es normalmente llevado a cabo a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en un tema para el que ha sido establecido un comit tcnico tiene el derecho a estar representado en ese comit. Las organizaciones internacionales, gubernamentales y no gubernamentales, en relacin con ISO, tambin toman parte en el trabajo. ISO colabora estrechamente con el Comit Electrotcnico Internacional (IEC) en todas las cuestiones de normalizacin electrotcnica. Los borradores de Normas Internacionales aceptados por los comits tcnicos son circulados a los organismos miembros para votacin. Su publicacin como una Norma Internacional requiere aprobacin de al menos 75% de los miembros con derecho a voto. La Norma Internacional ISO 19011 fu preparada conjuntamente por el Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin de calidad y aseguramiento de calidad, Subcomit 3, Tecnologas de apoyo y por el Comit Tcnico ISO/TC 207, Gestin ambiental, Subcomit 2, Auditora Ambiental e Investigaciones Ambientales Relacionadas. Al ser publicada esta Norma Internacional ISO 19011 reemplazar a ISO 10011-1, ISO 10011-2, ISO 10011-3, ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012.
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Introduccin
Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 enfatizan la importancia de las auditoras como una herramienta administrativa para monitorear y verificar la implementacin efectiva de la poltica de una organizacin para la gestin de calidad o ambiental. Las auditoras son tambin una parte esencial de actividades tales como el registro/certificacin externa y de evaluacin de la cadena de suministro e inspeccin. Esta Norma Internacional proporciona guas sobre la conduccin de auditoras internas o externas de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental, as como sobre la gestin de programas de auditora. Posibles usuarios de esta Norma Internacional incluyen auditores, organizaciones implementando sistemas de gestin de calidad y/o ambiental, y organizaciones involucradas en la certificacin o entrenamiento de auditores, registro/certificacin de sistemas de gestin, acreditamiento o normalizacin en el rea de evaluacin de conformidad. La gua en esta Norma Internacional se pretende que sea flexible y se aplica a un amplio rango de usuarios potenciales. Como se indica en varios puntos en el texto, estas guas pueden ser adaptadas dependiendo del tamao, naturaleza y complejidad de las organizaciones, y de los objetivos y alcance de las auditoras que deban conducirse. A pesar de que esta Norma Internacional solo proporciona gua, los usuarios pueden desarrollar sus propios requerimientos relacionados con la auditora, basados en estas guas. Las clusulas 1, 2 y 3 de esta Norma Internacional tratan respectivamente con el alcance, referencias normativas y trminos y definiciones. La clusula 4 describe los principios de auditora. Un entendimiento de estos principios ayuda al usuario a apreciar la naturaleza esencial de la auditora y es un preludio necesario a las clusulas 5, 6 y 7. La clusula 5 proporciona guas sobre el establecimiento y gestin de programas de auditora, esto es, conjuntos de una o ms auditoras planeadas para un perodo temporal especfico y dirigidas hacia un propsito especfico. Asuntos tales como la asignacin de responsabilidad para administrar programas de auditora, coordinar las actividades de auditora y proporcionar suficientes recursos de equipo de auditora se tratan en esta clusula. La clusula 6 contiene guas sobre la conduccin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental, incluyendo la seleccin de miembros del equipo de auditora. La clusula 7 proporciona gua sobre la competencia del auditor. Bosqueja el conocimienyo y habilidades necesarias para ser un auditor competente. Proporciona gua sobre los atributos personales, educacin, experiencia laboral, entrenamiento de auditor y experiencia en auditora que son los pilares para construir el conocimienyo y habilidades. Finalmente, la clusula 7 bosqueja el proceso para la evaluacin inicial y continua de los auditores. En varias partes a lo largo del texto, se proporciona gua suplementaria o ejemplos sobre tpicos especficos en forma de secciones de ayuda prctica. Donde se implanten juntos sistemas de gestin de calidad y ambiental, se deja a discrecin del usuario de esta Norma Internacional el que las auditoras al sistema de gestin de calidad y ambiental se lleven a cabo separada o conjuntamente.
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Aunque esta Norma Internacional se aplica a las auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental, el usuario puede considerar adaptar o extender la gua proporcionada aqu para aplicarse a otros tipos de auditoras, incluyendo otras auditoras de sistemas de gestin. En adicin, cualquier otro individuo u organizacin con un inters en monitorear conformidad a requerimientos, tales como especificaciones de producto o leyes y reglamentos, puede encontrar til la gua en esta Norma Internacional.
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Alcance
Esta Norma Internacional proporciona guas sobre los principios de auditora, la gestin de programas de auditora, la conduccin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambientales as como la competencia de auditores de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental. Es aplicable a todas las organizaciones que tienen necesidad de conducir y administrar auditoras de sistemas de gestin internas y/o externas. La aplicacin de esta Norma Internacional a otros tipos de auditoras es posible en principio, pero se debe prestar especial consideracin a la definicin de la competencia necesaria por los miembros del equipo de auditora en tales casos.
Referencias normativas
Los siguientes documentos normativos contienen provisiones que, a travs de su referencia en este texto, se constituyen en provisiones de esta Norma Internacional. Para referencias fechadas, las enmiendas subsecuentes a, o las revisiones de cualquiera de esas publicaciones no aplican. Ya que todas las normas estn sujetas a revisin, las partes que establecen acuerdos en base a esta Norma Internacional son alentadas a que investiguen la posibilidad de aplicar la edicin ms reciente del documento normativo indicado abajo. Para referencias no fechadas, la ltima edicin del documento normativo al que se hace referencia se aplica. Los miembros de IEC y de ISO mantienen registros de las Normas Internacionales vlidas actualmente. ISO 9000:2000, Sistemas de Gestin de Calidad Fundamentos y Vocabulario. ISO 14050:1998, Sistemas de Gestin Ambiental Vocabulario.
Trminos y definiciones
3.1 auditora proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de auditora (3.3) y evaluarla objetivamente para determinar la extensin con la cual se cumplen los criterios de auditora (3.2) NOTA Las auditoras internas, algunas veces llamadas auditoras de primera parte, son conducidas por, o en representacin de, la propia organizacin para propsitos internos y pueden formar las bases para la auto declaracin de conformidad de una organizacin. Las auditoras externas incluyen lo que generalmente se llaman auditoras de segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte son conducidas por partes que tienen un inters en la organizacin, tales como clientes, o por otras personas en su representacin. Las auditoras de tercera parte son conducidas por organizaciones de servicio de auditora externas independientes. Dichas organizaciones proporcionan certificacin o registro de conformidad con requerimientos como aquellos de ISO 9001 e ISO 14001. Cuando se auditen juntos sistemas de gestin de calidad y ambiental, sto se conoce como una auditora combinada.
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Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan para auditar conjuntamente a un solo auditado, sto se conoce como una auditora conjunta. 3.2 criterios de auditora conjunto de polticas, procedimientos o requerimientos usados como una referencia. 3.3 evidencia de auditora registros, manifestaciones de hechos u otra informacin, relevante para el criterio de auditora (3.2) y que puede ser verificable. NOTA la evidencia de auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. 3.4 hallazgo(s) de auditora resultado(s) de la evaluacin de la evidencia de auditora (3.3) recolectada contra los criterios de auditora (3.2). NOTA los hallazgos de auditora pueden indicar ya sea conformidad o no conformidad con los criterios de auditora y/o oportunidades para mejorar. 3.5 conclusion(es) de auditora resultado de una auditora (3.1), alcanzada por el equipo de auditora despues de considerar los objetivos de auditora y todos los hallazgos de auditora (3.4). 3.6 cliente de auditora organizacin o persona que solicita una auditora (3.1). 3.7 auditado organizacin que va a ser auditada 3.8 auditor persona con la competencia (3.14) para conducir una auditora (3.1). 3.9 equipo de auditora uno o mas auditores conduciendo una auditora (3.1). NOTA 1 NOTA 2 Un auditor del equipo de auditora es nombrado como lder del equipo de auditora. El equipo de auditora puede incluir auditores en entrenamiento y, cuando se requiera, expertos tcnicos. Pueden acompaar observadores al equipo de auditora, pero no actuar como parte de ste.
NOTA 3
3.10 experto tcnico persona que proporciona un conocimiento especfico o experiencia con respecto al tema que va a ser auditado. NOTA 1 El conocimiento especfico o la experiencia incluyen aquellos sobre el proceso de la organizacin, o actividad a ser auditada, as como gua lingstica o cultural. Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo de auditora.
NOTA 2
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3.11 programa de auditora conjunto de una o ms auditoras (3.1) planeadas por un perodo de tiempo especfico y dirigidas hacia un propsito especfico. 3.12 plan de auditora descripcin de las actividades y arreglos in situ para una auditora (3.1). 3.13 alcance de la auditora extensin y fronteras de una auditora (3.1). NOTA El alcance incluye tpicamente una descripcin de las localizaciones fsicas, unidades organizacionales, actividades y procesos as como el perodo de tiempo cubierto. 3.14 competencia capacidad demostrada de aplicacin de conocimiento y habilidades.
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Principios de auditora
La auditora se caracteriza por su confiabilidad sobre un nmero de principios. Estos hacen de la auditora una herramienta eficiente y confiable en apoyo de las polticas y controles de la Alta Direccin, proporcionando informacin sobre la cual la Alta Direccin pueda actuar para mejorar su desempeo. La adhesin a esos principios es un prerrequisito para conclusiones de auditora que sean relevantes y suficientes, de tal manera que auditores trabajando independientemente unos de otros lleguen a conclusiones similares en circunstanscias similares. Tres de estos principios se relacionan primariamente a las caractersticas personales de los propios auditores. Estos son: Conducta tica - los cimientos del profesionalismo El papel del auditor es uno de confianza, integridad, confidencialidad y discrecin. Presentacin imparcial - la obligacin de reportar veraz y exactament Los hallazgos de auditora, las conclusiones de auditora y los reportes de auditora reflejan verazmente, exactamente y completamente las actividades de auditora. Cualesquiera opiniones no resueltas o divergentes entre el equipo de auditora y el auditado y cualesquiera obstculos encontrados son reportados. Adecuado cuidado profesional - aplicacin de un cuidado razonable en la auditora Los auditores ejercen un grado de cuidado apropiado a la importancia de la tarea que desarrollan y a la confianza colocada en ellos por los clientes de la auditora y otras partes interesadas. El tener la competencia necesaria es un prerrequisito importante. Los dos principios de auditora restantes se relacionan primariamente al proceso de auditora. Una auditora es por definicin independiente y sistemtica y estas caractersticas estn estrechamente ligadas a los dos siguientes principios de auditora: Independencia - las bases para la imparcialidad y objetividad de la conclusin de la auditora Las auditoras son objetivas e independientes. Los miembros de un equipo de auditora estn libres de desviaciones y de conflicto de intereses. Evidencia - las bases racionales para llegar a conclusiones de auditora La evidencia de auditora es verificable. Se basan en un muestreo de la informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un perodo finito de tiempo y con recursos finitos. Sin embargo, el uso del muestreo es apropiado a la confianza que se pone en las conclusiones de auditora.
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5.1
Gestin de un programa de auditora

Introduccin
Una organizacin que tenga necesidad de conducir auditoras debera implementar y administrar un programa de auditora eficiente y efectivo. El propsito de un programa de auditora es asistir a la organizacin en proporcionar los recursos necesarios para facilitar la conduccin de auditoras individuales sobre bases completas y oportunas. El programa de auditora puede incluir la conduccin de auditoras con una variedad de objetivos, y dependiendo del tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin a ser auditada, sto puede incluir solo una, unas cuantas, o muchas auditoras. El programa de auditora tambin puede incluir auditoras conjuntas y combinadas (ver clusula 5.4). Una organizacin puede tener necesidad de establecer ms de un programa de auditoras. La Alta Direccin de la organizacin debera otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora. La gestin del programa de auditora incluye: a) establecer los objetivos y la extensin del programa de auditora; b) establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos; c) asegurar la implementacin del programa de auditora; d) momitorear y revisar el programa de auditora; e) asegurar que se mantienen los registros apropiados del programa de auditora. La figura 1 ilustra la aplicacin del ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar a la gestin de un programa de auditora.
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Autoridad para el programa (5.1)
Definir programa (5.2, 5.3) objetivos/extensin procedimientos recursos responsabilidades
Planea
Actuar
Accin de mejora (5.6)
Implementar programa (5.4, 5.5) evaluacin de auditores asignacin de equipos de auditora direccin de actividades de auditora registro
Competencia de auditores (7) Hacer Actividades de auditora (6)
Programa de monitoreo y revisin (5.6) - identificacin de oportunidades para mejora
Verificar
Figura 1 - Diagrama de flujo ilustrando la gestin de un programa de auditora Nota - Los nmeros en sta y todas las figuras subsecuentes se refieren a las clusulas relevantes de esta Norma Internacional. Ayuda prctica - Ejemplos de programas de auditora Son ejemplos de programas de auditora: a) una serie de auditoras internas que cubran un sistema de gestin de calidad a lo largo de toda una organizacin; b) un ciclo de tres aos de auditoras de registro/certificacin y vigilancia conducidas por un organismo de certificacin/registrador de tercera parte sobre un sistema de gestin ambiental; c) evaluaciones de segunda parte de proveedores potenciales de productos crticos.
5.2
Objetivos y extensin del programa de auditora

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5.2.1
Objetivos del programa de auditora
Los objetivos deberan ser establecidos para un programa de auditora, para dirigir la planeacin y conduccin de las auditoras. Dependiendo de su tamao, naturaleza y complejidad, las organizaciones pueden cumplir los objetivos en una sola auditora. Esos objetivos pueden estar basados en la consideracin de: a) prioridades de gestin; b) intenciones comerciales; c) requerimientos del sistema de gestin; d) requisitos legales y contractuales; e) evaluacin del proveedor; f) requerimientos del cliente;
g) riesgos potenciales a la organizacin. Ayuda prctica - ejemplos de objetivos de programa de auditora Son ejemplos de objetivos de programa de auditora: a) obtener la certificacin respecto a una norma de sistema de gestin; b) asegurar conformidad con los requerimientos contractuales. 5.2.2 Extensin del programa de auditora La extensin del
Un programa de auditora puede variar en tamao, naturaleza y complejidad. programa estar influenciado por: a) alcance, objetivo, duracin y frecuencia de cada auditora que se conduzca; b) tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin auditada;
c) el nmero, importancia, complejidad, similaridad y localizaciones de las actividades que van a ser auditadas; d) normas, requerimientos legales y contractuales, polticas, procedimientos y otros criterios de auditora; e) necesidad para acreditacin y registro/certificacin; f) los resultados de auditoras previas o la revisin de un programa de auditora previo;
g) asuntos lingsticos, culturales y sociales;
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h) incumbencia de las partes interesadas i) 5.3 5.3.1 cambios significativos a cualesquiera organizaciones, actividades o reas funcionales. Responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditora Responsabilidades
La responsabilidad para la de gestin de un programa de auditora debera ser asignada a un(os) individuo(s) que tenga(n) un entendimiento general de principios de auditora, de competencia de auditor y de la aplicacin de herramientas y mtodos de auditora. Ellos tambin deberan tener un conocimiento tcnico y de negocios relevante para las actividades que se vayan a auditar. Aquellos a los que se asigne la responsabilidad para la gestin del programa de auditora deberan: a) definir, implementar, mantener y mejorar el programa de auditora; b) identificar y proporcionar recursos para el programa. 5.3.2 Recursos
Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditora, se debera dar consideracin a: a) recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, gestionar y mejorar las actividades de auditora; b) herramientas y mtodos de auditora; c) disponibilidad de auditores y expertos tcnicos; d) procesos para lograr y mantener la competencia del auditor y para mejorar el desempeo del auditor; e) competencia del auditor apropiada a los objetivos del programa de auditora en particular; f) tiempo, viaje y otras necesidades de auditora. Procedimientos
5.3.3
Se deberan establecer procedimientos para el programa de auditora y deberan hacer referencia, por ejemplo a: a) planeacin y conduccin de auditoras; b) asegurar la competencia de los auditores y los lderes del equipo de auditora; c) seleccin de equipos de auditora apropiados; d) conduccin de auditoras; e) llevar a cabo seguimiento de auditora. 5.4 Implementacin del programa de auditora
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La implementacin de un programa de auditora debera incluir: a) documentacin del programa de auditora y su comunicacin a las partes relevantes; b) coordinacin y calendarizacin de auditoras y otras actividades del programa de auditora; c) establecer y mantener un proceso para la evaluacin inicial de auditores y la evaluacin sobre la marcha de necesidades de capacitacin y desarrollo profesional continuo de auditores; d) asegurar el nombramiento de los equipos de auditora; e) proporcionar los recursos requeridos a los equipos de auditora; f) asegurar la conduccin de las auditoras de acuerdo al programa de auditora;
g) asegurar el control de los registros de las actividades de auditora; h) asegurar la revisin y aprobacin de los reportes de auditora, y asegurar su distribucin al cliente de auditora y otras partes especificadas; i) asegurar el seguimiento de la auditora, si es aplicable.
Ayuda prctica - Auditoras combinadas y conjuntas Si una organizacin opera tanto un sistema de gestin de calidad y uno ambiental, se puede decidir auditarlos juntos usando los lineamientos de programa de auditora descritos en esta Norma Internacional. Esto se llama una auditora combinada. Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperen para auditar conjuntamente a un auditado, sto se conoce como una auditora conjunta. Aquellos responsables de la gestin del programa de auditora deberan considerar cualesquiera responsabilidades adicionales, recursos, composicin del equipo de auditora, la competencia del lder de equipo de auditora y los procedimientos apropiados. 5.5 Registros del programa de auditora
Los registros deberan ser mantenidos para demostrar la operacin del programa de auditora y deberan incluir: a) resultados de la revisin del programa de auditora; b) registros de auditora tales como: planes de auditora; reportes de auditora; reportes de no conformidad; y reportes de acciones correctivas y preventivas
c) registros del personal de auditora, cubriendo temas tales como evaluacin de desempeo, seleccin del equipo de auditora y entrenamiento. 5.6 Monitoreo y revisin del programa de auditora
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La operacin del programa de auditora debera ser monitoreada y revisada a intervalos apropiados para evaluar si se han cumplido sus objetivos. Esta revisin del programa de auditora debera ser llevada a cabo para evaluar la efectividad del programa de auditora e identificar oportunidades para mejorar. El monitoreo debera ser llevado a cabo usando indicadores de desempeo que midan, por ejemplo: la habilidad de los equipos de auditora para cumplir los objetivos de auditora; la conformidad con los programas e itinerarios de auditora; la retroalimentacin de clientes de auditora, auditados y auditores; el tiempo para cerrar el programa de acciones correctivas de auditora.
Esta revisin del programa de auditora debera considerar por ejemplo: a) b) c) d) e) resultados y tendencias del monitoreo; conformidad con los procedimientos; evolucin de necesidades y expectativas de las partes interesadas; registros de auditora; prcticas de auditora alternativas o nuevas.
Los resultados de la revisin del programa de auditora pueden conducir a acciones correctivas y al mejoramiento del programa de auditora.
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6.1
Proceso de auditora
Introduccin
Esta clusula contiene guas sobre la gestin y conduccin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental, incluyendo la seleccin de miembros del equipo de auditora. Despus de completar una auditora, pueden desarrollarse acciones de seguimiento de auditora. Esas acciones usualmente no son consideradas como una parte de la auditora a menos que estn incluidas en el plan de auditora. La figura 2 proporciona un diagrama de flujo del proceso de auditora como se describe en esta clusula.
Iniciacin de la auditora (6.2)
- Definicin de objetivos, alcance y criterios - Determinacin de la factibilidad de la auditora - Establecimiento del equipo de auditora - Contacto unicial con el auditado
Revisin de documentos (6.3)

- Revisin de documentos y registros del sistema de gestin relevantes y determinacin de su adecuacin
Preparacin de actividades de auditora in situ (6.4)

- Planeacin de las actividades de auditora in situ - Asignaciones de trabajo del equipo de auditora - Preparacin de documentos de trabajo
Actividades de auditora in situ (6.5)

Conduccin de la reunin de apertura Recoleccin y verificacin de informacin Identificacin de hallazgos de auditora Comunicacin durante la auditora Preparacin para la reunin de clausura Conduccin de la reunin de clausura
Reporte sobre la auditora (6.6)

- Preparacin del reporte de auditora - Aprobacin y distribucin del reporte - Retencin de documentos
Trmino de la auditora (6.7)
Seguimiento de la auditora (6.8)
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Figura 2 - Diagrama de flujo del proceso de auditora 6.2 6.2.1 Iniciacin de la auditora Objetivos, alcance y criterios de auditora
Dentro de los objetivos globales de un programa de auditora, una auditora individual debera estar basada en objetivos, alcance y criterios definidos. Son ejemplos de objetivos para una auditora:
a) determinar la extensin de la conformidad del sistema de gestin del auditado, o partes de ste, con los criterios de auditora; b) evaluar la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento con leyes, reglamentos y requerimientos contractuales; c) evaluar la efectividad del sistema de gestin en el cumplimiento de los objetivos especificados; d) identificar reas potenciales de mejora del sistema de gestin. El alcance de la auditora describe la extensin y fronteras de la auditora en trminos de factores tales como localizacin fsica, unidades organizacionales, actividades y procesos a ser auditados y, donde sea relevante, el perodo de tiempo cubierto por la auditora. Los criterios de auditora pueden incluir las polticas aplicables, procedimientos, normas, incluyendo aquellos relacionados a leyes y reglamentos, requerimientos del sistema de gestin, requerimientos de contrato, cdigos de conducta del sector industria/negocio, o lineamientos ambientales. Los objetivos, alcance y criterios de auditora deberan ser definidos por el cliente de auditora. Cualquier cambio subsecuente a stos debera ser convenido por el cliente de auditora, y, conforme sea apropiado, por aquellos responsables de la gestin del programa de auditora y por el auditado, despues de consultar con el lder del equipo de auditora. Ayuda prctica - Auditoras combinadas y conjuntas El uso de auditoras combinadas y conjuntas puede aadir consideraciones a aquellas descritas en esta clusula para planear e implantar una auditora individual. Para una auditora combinada, es importante que los objetivos, alcance y criterios de auditora, as como la composicin del equipo de auditora y la competencia del lder de equipo de auditora, sean apropiados a la naturaleza de la auditora combinada. Para una auditora conjunta, es importante llegar a un acuerdo entre las organizaciones auditoras antes de que la auditora comience sobre las responsabilidades especficas de cada organizacin, particularmente con respecto a la autoridad de los lderes de equipo de auditora, la comunicacin con el auditado, los mtodos de operacin, y la preparacin y distribucin del reporte de auditora. 6.2.2 Factibilidad de la auditora
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Aquellos responsables por la gestin del programa de auditora deberan determinar la factibilidad de la auditora tomando en consideracin factores tales como: a) informacin suficiente y apropiada para planear la auditora; b) cooperacin adecuada del auditado; c) disponibilidad de tiempo y recursos adecuados. Cuando la auditora no sea factible, debera proporcionarse una alternativa al cliente de auditora por aquellos responsables por la gestin del programa de auditora, en consulta con el auditado. 6.2.3 Establecimiento del equipo de auditora
Cuando la auditora ha sido declarada factible, debera ser establecido un equipo de auditora y debe designarse un lder de equipo de auditora tomando en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditora. Cuando solo hay un auditor, el auditor debera desempear todas las tareas aplicables de un lder de equipo de auditora. Aquellos responsables por la gestin del programa de auditora y/o el lder del equipo de auditora, en consulta con el cliente de auditora y, si es necesario, con el auditado, deberan identificar los recursos necesarios. Cuando se decida sobre el tamao y composicin del equipo de auditora, se debera considerar lo siguiente: a) objetivos, alcance, criterios de auditora, localizacin(es) y duracin estimada; b) la competencia global del equipo de auditora necesaria para lograr los objetivos de la auditora; c) los requerimientos de los organismos de acreditamiento/registro, conforme sea aplicable; d) el lenguaje de la auditora y el entendimiento de las caractersticas culturales y sociales del auditado ya sea a travs de sus propias habilidades o a travs del soporte de un experto tcnico; e) la necesidad de mantener la independencia del equipo de auditora respecto a las actividades que van a ser auditadas y para evitar conflicto de intereses; f) la habilidad de los miembros del equipo de auditora para interactuar efectivamente con el auditado y para trabajar juntos.
El proceso de asegurar la competencia del equipo de auditora debera comprender los siguientes pasos: 1) identificacin del conocimiento y habilidades necesarias para lograr los objetivos de la auditora; 2) definicin de los criterios por los cuales el conocimiento y habilidades van a ser evaluadas; 3) seleccin del equipo de auditora de manera tal que todo el conocimiento y habilidades necesarias para conducir la auditora y para lograr los objetivos de la auditora estn presentes en el equipo de auditora. Si no se cubre totalmente por los auditores en el equipo, la competencia global puede satisfacerse incluyendo expertos tcnicos en el equipo. Los expertos tcnicos deberan operar bajo la direccin de un auditor.
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La tabla 3 en la clusula 7 proporciona ejemplos de mtodos para la evaluacin de la competencia del auditor. Tanto el cliente de auditora como el auditado tienen derecho a solicitar el reemplazo de miembros particulares del equipo sobre bases razonables que deberan ser comunicadas a aquellos responsables por la gestin del programa de auditora. Ejemplos de bases razonables pueden ser situaciones de conflicto de intereses (tales como que un miembro del equipo de auditora haya sido anteriormente un empleado del auditado o que haya proporcionado servicios de consultora) o algn comportamiento no tico previo. 6.2.4 Contacto inicial con el auditado El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal. Dependiendo de la situacin de auditora, aquellos responsables por la gestin del programa de auditora o el lder del equipo de auditora deberan considerar lo siguiente, conforme sea apropiado: a) hacer contacto con el auditado para establecer canales de comunicacin; b) proporcionar informacin sobre el itinerario propuesto y la composicin del equipo de auditora; c) solicitar documentacin, incluyendo registros, si es necesario, y d) hacer arreglos para la auditora. Cualquier necesidad de personas acompaantes tales como observadores o guas para el equipo de auditora debe ser convenida mutuamente. 6.3 Revisin de documentos
Los documentos relevantes del sistema de gestin, incluyendo los registros, del auditado, incluyendo cualesquiera reportes de auditora previos, deberan ser revisados para determinar la conformidad de los componentes o procesos del sistema, como estn documentados, con los criterios de auditora. La revisin, por el lder del equipo de auditora o por uno o ms auditores asignados por el lder del equipo de auditora, debera tomar en cuenta el tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin, y los objetivos y alcance de la auditora. Una visita preliminar in situ puede ser necesaria para obtener una visin global de la informacin disponible. Si se encuentra que la documentacin del sistema de gestin del auditado es inadecuada, de manera tal que no es compatible con el alcance o criterios de auditora, el cliente de auditora, aquellos responsables por la gestin del programa de auditora y el auditado deberan ser informados. No se deben gastar ms recursos en la auditora hasta que tales asuntos sean resueltos a la satisfaccin de aquellos responsables por la gestin del programa de auditora en consulta con el cliente de auditora, el lder del equipo de auditora y, si es apropiado, el auditado. 6.4 6.4.1 Preparacin para las actividades de auditora in situ Planeacin de las actividades de auditora in situ
El lder del equipo de auditora debera preparar un plan para las actividades de auditora in situ. Este plan debera proporcionar la informacin necesaria al equipo de auditora, al auditado y al cliente de la auditora. Tambin facilita la programacin y coordinacin de las actividades de auditora.
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El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditora, debera ser adaptada para adecuarse al alcance y la complejidad de la auditora. Los detalles pueden por ejemplo diferir entre una auditora inicial y las subsecuentes y tambin entre auditoras internas y externas. El plan de auditora debera incluir: a) los objetivos y alcance de la auditora; b) los criterios de auditora y cualquier documento de referencia; c) las fechas y lugares donde las actividades in situ de la auditora deben conducirse; d) la identificacin de las unidades organizacionales y funcionales y los procesos a ser auditados; e) el tiempo esperado y la duracin para actividades in situ de auditora incluyendo reuniones con la alta direccin del auditado y las reuniones del equipo de auditora. El plan de auditora tambin puede incluir, conforme sea apropiado: a) la identificacin de los sitios, actividades y procesos del sistema de gestin que son esenciales para el cumplimiento de los objetivos de la auditora con objeto de asignar los recursos apropiados a reas crticas de la auditora; b) la identificacin del representante clave del auditado que participa en la auditora; c) el (los) lenguaje(s) de trabajo y de reporte de la auditora cuando ste es diferente de la lengua nativa del (los) auditor(es) y/o del auditado; d) la identificacin de los papeles y responsabilidades de los miembros del equipo de auditora y de cualesquiera personas acompaantes; e) los tpicos del reporte de auditora (incluyendo cualquier mtodo de calificacin de no conformidades), formato y estructura, fecha esperada de emisin y distribucin; f) arreglos de logstica (viajes, facilidades in situ, etc.);
g) asuntos relacionados con la confidencialidad; h) cualesquiera arreglos para acciones de seguimiento de la auditora. El plan debera ser revisado y aceptado por el cliente de la auditora y presentado al auditado antes de la auditora. Cualquier objecin por el auditado debera resolverse entre el lder del equipo de auditora, el auditado y el cliente de auditora antes de continuar la auditora. El plan de auditora debera ser suficientemente flexible para permitir cambios, tales como cualquier cambio en nfasis que pudiera volverse necesario conforme progresan las actividades in situ de la auditora. Cualquier plan de auditora revisado debera ser convenido entre las partes involucradas antes de continuar la auditora. 6.4.2 Asignaciones de trabajo del equipo de auditora
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Cuando una auditora es conducida por un equipo de auditora que comprenda ms de un auditor, el lder del equipo de auditora, en consulta con el equipo de auditora, debera asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, sitios, reas o actividades especficas del sistema de gestin. Dichas asignaciones deberan tomar en cuenta la necesidad para independencia del auditor, competencia y uso eficiente de recursos as como diferentes papeles y responsabilidades de auditores, auditores en entrenamiento, y expertos tcnicos. Pueden hacerse cambios a los trabajos asignados para asegurar el logro de los objetivos de la auditora. Los miembros del equipo de auditora deberan revisar la informacin relevante relacionada a sus asignaciones de auditora y preparar cualesquiera documentos de trabajo necesarios para esas asignaciones. 6.4.3 Documentos de trabajo
Los documentos de trabajo usados por el equipo de auditora para el propsito de referencia y/o registro de los procedimientos de la auditora pueden incluir: a) procedimientos de auditora, listas de verificacin y planes de muestreo de auditora; b) formas para registrar informacin, evidencia de apoyo, registros de reuniones y hallazgos de auditora. El uso de documentos de trabajo, tales como listas de verificacin y formatos, no debe restringir la extensin de las actividades de auditora. Los documentos de trabajo, y cualesquiera registros que resulten de su uso, deberan ser retenidos, al menos hasta que se complete la auditora. La retencin de documentos, incluyendo registros, despus de que se complete la auditora se describe en la clusula 6.5.3. Aquellos que involucran informacin confidencial o de patente deberan ser adecuadamente salvaguardados todo el tiempo por los miembros del equipo de auditora. 6.5 6.5.1 Actividades de auditora in situ Reunin de apertura
Se debe llevar a cabo una reunin de apertura para confirmar el plan de auditora, clarificar cmo sern desarrolladas las actividades de auditora, y para establecer comunicaciones. La reunin de apertura se debera llevar a cabo con la alta direccin del auditado o, donde sea apropiado, con aquellos responsables de las funciones o procesos que van a ser auditados. La reunin de apertura tambin debera incluir la oportunidad para que el auditado haga cualesquiera preguntas. En muchos casos, por ejemplo, auditoras internas en una organizacin pequea, la reunin de apertura puede consistir simplemente de la comunicacin de que una auditora est siendo conducida y de la explicacin de la naturaleza de la auditora. Para otras situaciones de auditora, la reunin debera ser formal y se deberan conservar registros de la asistencia. La reunin debera ser encabezada por el lder del equipo de auditora y considerar los siguientes asuntos, conforme sea apropiado: a) presentacin de los participantes, incluyendo un bosquejo de sus papeles; b) confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de la auditora;
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c) confirmacin del itinerario de la auditora y otros acuerdos relevantes con el auditado, tales como la hora y fecha para la reunin de clausura, cualquier reunin intermedia entre el equipo de auditora y la alta direccin del auditado y cualesquiera cambios de ltima hora; d) mtodos y procedimientos a ser usados para conducir la auditora, dando aviso al auditado de que la evidencia de auditora ser solo una muestra de la informacin disponible y de que por lo tanto hay un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditoras; e) confirmacin de los enlaces de comunicacin formales entre el equipo de auditora y el auditado; f) confirmacin del lenguaje a ser usado durante la auditora;
g) confirmacin de que durante la auditora, el auditado ser mantenido informado del progreso de la auditora; h) confirmacin de que cualquier recurso o instalaciones necesarios para el equipo de auditora estn disponibles; i) j) confirmacin de los asuntos relacionados con la confidencialidad; confirmacin de procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo, emergencias y seguridad para el equipo de auditora;
k) confirmacin de la disponibilidad, papel e identidad de cualesquiera guas. l) mtodo de reportar incluyendo cualquier calificacin de no conformidades;
m) informacin respecto a condiciones en las cuales la auditora puede ser terminada; n) informacin respecto a cualquier sistema de apelacin sobre la conduccin o el resultado de la auditora. 6.5.2 Papeles y responsabilidades de los guas
Donde se asignen guas, ellos deberan ayudar al equipo de auditora y actuar a peticin del lder del equipo de auditora. Sus obligaciones pueden incluir el asegurar que las reglas concernientes a procedimientos de seguridad laboral y seguridad personal sean conocidos y respetados por los auditores, y ellos tambin pueden ser testigos de la auditora en representacin del auditado. Los guas no deberan influenciar o interferir con la conduccin de la auditora excepto cuando, con aprobacin del auditor, el gua pueda proporcionar clarificacin o asistir en el establecimiento de la informacin correcta. 6.5.3 Recoleccin y verificacin de informacin
La figura 3 proporciona una visin global de los pasos del proceso desde la recopilacin de informacin hasta llegar a conclusiones de auditora.
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Fuentes de informacin
Recoleccin y seleccin (mediante revisin de documentos, entrevistas, observacin, etc.)
Informacin
Verificacin
Evidencia de auditora
Evaluacin contra criterios de auditora
Hallazgos de auditora
Revisin
Conclusiones de auditora
Figura 3 - Diagrama de flujo del proceso desde la recopilacin de informacin hasta llegar a conclusiones de auditora La informacin relevante a los objetivos, alcance, criterios de auditora, incluyendo informacin relacionada a interfvases entre funciones, actividades y procesos debera ser recolectada durante la auditora. Debera ser verificada por los auditores y entonces puede ser considerada como evidencia de auditora. La evidencia de auditora debera ser identificada como tal y registrada.
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NOTA La evidencia de auditora inevitablemente ser solo muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se conduce durante un perodo finito de tiempo y con recursos limitados. Por lo tanto hay un elemento de incertidumbre inherente en todas las auditoras, y aquellos que actan sobre las conclusiones de auditora deberan estar alertas a esta incertidumbre. Las fuentes de informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y la complejidad de la auditora y pueden incluir: a) entrevistas; b) observaciones de actividades y del ambiente de trabajo y condiciones imperantes; c) documentos, incluyendo, por ejemplo, poltica, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, dibujos, contratos, rdenes; d) registros, tales como registros de inspeccin, minutas de reunin, reportes o bitcoras sobre quejas de clientes y otra comunicacin relevante de partes externas, reportes de auditora, programas de monitoreo y resultados de mediciones; e) resmenes de datos, anlisis, indicadores mtricos y desempeo; f) registros de las bases de los programas de muestreo del auditado relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad efectivo de los procesos de muestreo y medicin.
g) reportes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentacin de los clientes, reportes externos y clasificacin de proveedores; h) bases de datos computarizadas y sitios de la red. Ayuda prctica - Entrevistas Las entrevistas son uno de los medios importantes de recolectar informacin y deberan ser llevadas a cabo de una manera adaptada a la situacin y a la persona entrevistada. Sin embargo, el auditor debera considerar lo siguiente: a) las entrevistas deberan ser llevadas a cabo con personas de diferentes niveles y puestos, y especialmente con personas que desempean actividades o tareas dentro del alcance de la auditora; b) cuando sea posible, la entrevista debera ser conducida durante horas de trabajo normales y en el lugar de trabajo normal de la persona entrevistada; c) se deberan hacer todos los intentos para hacer sentir bien a la persona entrevistada, antes de la entrevista; d) deberan explicarse las razones de la entrevista y de cualquier anotacin efectuada; e) las entrevistas pueden ser iniciadas pidiendo a las personas que describan su trabajo; f) los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y revisados con la persona entrevistada;
g) se deberan evitar preguntas que desven las respuestas (preguntas dirigidas);

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h) se debera agradecer a las personas entrevistadas por su participacin y cooperacin..
6.5.4
Hallazgos de auditora
La evidencia de auditora recolectada debera ser evaluada contra los criterios de auditora para generar los hallazgos de auditora. Un hallazgo de auditora puede indicar ya sea una conformidad o una no conformidad con los criterios de auditora y/o identificar una oportunidad para mejorar. Si as se decide, los hallazgos de auditora pueden ser calificados de acuerdo con el plan de auditora. Un equipo de auditora debera reunirse conforme sea necesario para revisar los hallazgos de auditora a etapas apropiadas durante la auditora. Las conformidades deberan ser resumidas para indicar al menos las localizaciones, funciones, procesos o requerimientos auditados, cuando no se observaron no conformidades. Si est dentro del alcance convenido, los hallazgos de auditora de conformidades individuales tambin deberan ser registrados y apoyados con evidencia de auditora. Las no conformidades deberan ser registradas y apoyadas por evidencia de auditora. Las no conformidades deberan ser revisadas con un representante del auditado apropiado para obtener un reconocimiento de la evidencia de auditora. El reconocimiento indica que la evidencia de auditora es exacta y que la no conformidad es entendida. Se debera hacer todo intento para resolver cualquier divergencia de opinin concerniente a la evidencia y/o hallazgos de auditora, y los puntos no resueltos deberan ser registrados. 6.5.5 Comunicacin durante la auditora
Dependiendo del alcance y complejidad de la auditora, puede ser necesario hacer arreglos formales para la comunicacin durante la auditora. Un equipo de auditora debera conferenciar al menos diariamente para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora, y reasignar trabajo entre auditores conforme sea necesario. Durante la auditora, el lder del equipo de auditora debera comunicar periodicamente el estado de la auditora y cualquier preocupacin al auditado y al cliente de la auditora, conforme sea apropiado. Cualquier evidencia recolectada en la auditora que sugiera un riesgo significativo de exposicin deber ser reportada inmediatamente al auditado y, conforme sea apropiado, al cliente de la auditora. Donde la evidencia de auditora disponible indique que los objetivos de la auditora no son alcanzables, el lder del equipo de auditora debera reportar las razones al cliente de auditora y al auditado para determinar la accin apropiada. Dicha accin puede incluir la reconfirmacin del plan de auditora, la terminacin de la auditora o un cambio en los objetivos de la auditora. Cualquier preocupacin respecto a un tema fuera del alcance de la auditora debera ser anotado y reportado al lder del equipo de auditora, para su posible comunicacin al cliente de auditora y al auditado. Cualquier necesidad para cambios en el alcance de la auditora que pudiera volverse aparente conforme progresen las actividades de auditora in situ debera ser revisada con y aprobada por el cliente de la auditora y, conforme sea apropiado, el auditado. 6.5.6 Preparacin para la reunin de clausura
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El equipo de auditora debera conferenciar antes de la reunin de clausura con objeto de: a) revisar los hallazgos de auditora y cualquier otra informacin apropiada recolectada durante la auditora; b) preparar una lista de los hallazgos de auditora, si es apropiado; c) obtener consenso sobre las conclusiones de auditora; d) acordar los papeles y tareas para la reunin de clausura; e) preparar recomendaciones, si se especifican por los objetivos de auditora; f) discutir el seguimiento de auditora subsecuente, si es apropiado.
En muchos casos un enfoque simplificado puede ser tomado para la revisin del equipo de auditora, dependiendo de los objetivos y alcance de la auditora y el tamao del equipo de auditora. 6.5.7 Reunin de clausura
Una reunin de clausura debera ser llevada a cabo para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditora de una manera tal que asegure que son entendidas y reconocidas por el auditado, y para acordar, si es apropiado, el perodo de tiempo para que el auditado presente cualquier plan de accin correctiva. En muchos casos, por ejemplo, auditoras internas en una organizacin pequea, la reunin de clausura puede consistir simplemente de la comunicacin de los resultados de la auditora. Para otras situaciones de auditora, la reunin debera ser formal y se deberan conservar minutas, incluyendo registros de la asistencia. La reunin encabezada por el lder del equipo de auditora debera ser llevada a cabo con la alta direccin del auditado y con aquellos responsables de las funciones auditadas. Cualquier divergencia de opinin relacionada con los hallazgos y/o conclusiones de la auditora entre el equipo de auditora y el auditado debera ser discutida y si es posible, resuelta. Si no se resuelve, ambas opiniones deberan registrarse. Si se especifica por los objetivos, el lder del equipo de auditora debera presentar las recomendaciones del equipo de auditora para mejoras. Se debera enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias. Es normalmente responsabilidad del auditado determinar la extensin y naturaleza de las acciones de mejora. 6.6 6.6.1 Reporte sobre la auditora Preparacin y contenido del reporte de auditora
El lder del equipo de auditora debera ser responsable por la preparacin y contenidos del reporte de auditora. El reporte de auditora debera proporcionar un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditora y debera contener las conclusiones de auditora sobre asuntos tales como las siguientes, si estn dentro de los objetivos y alcance de la auditora:
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extensin de la conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora; la efectiva implementacin y mantenimiento del sistema de gestin; la habilidad del proceso de revisin de la alta direccin para asegurar continuamente la aptitud, lo adecuado y la efectividad del sistema de gestin.
El reporte de auditora tambin debera incluir, o hacer referencia a lo siguiente: a) la identificacin de las unidades organizacionales y funcionales o procesos auditados; b) la identificacin del cliente de auditora; c) la identificacin de los miembros del equipo de auditora; d) la(s) fecha(s) y lugar(es) donde se condujeron las actividades de auditora in situ; e) los criterios de auditora, y, si es aplicable, una lista de documentos de referencia, contra los cuales se condujo la auditora; f) los hallazgos de auditora;
El reporte de auditora tambin debera incluir o hacer referencia, conforme sea apropiado: g) los objetivos, el alcance y el plan de auditora acordados; h) el perodo de tiempo cubierto por la auditora; i) j) la identificacin de los representantes clave del auditado participando en la auditora; un resmen del proceso de auditora, incluyendo cualesquiera obstaculos encontrados;
k) una declaracin sobre la naturaleza confidencial de los contenidos; l) una lista de distribucin del reporte de auditora;
m) confirmacin de que los objetivos de auditora han sido logrados dentro del alcance de auditora y de acuerdo con el plan de auditora; n) cualesquiera planes de accin de seguimiento acordadas; o) cualesquier opiniones divergentes no resueltas entre el equipo de auditora y el auditado; p) recomendaciones para mejorar, si se especifican en los objetivos de auditora; q) reas no cubiertas, pero dentro del alcance de la auditora.
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6.6.2
Aprobacin y distribucin del reporte
El reporte de auditora debera ser emitido dentro del perodo de tiempo acordado. Si sto no es posible, las razones del retraso deberan ser comunicadas al cliente de la auditora y una fecha de emisin revisada debera ser acordada. El reporte de auditora debera ser fechado, y revisado y aprobado como se define en los procedimientos del programa de auditora. El reporte de auditora debera entonces ser distribuido a los receptores designados por el cliente de auditora. El reporte de auditora es propiedad del cliente de auditora y la confidencialidad debera ser respetada y apropiadamente salvaguardada por los miembros del equipo de auditora y por todos los receptores del reporte. 6.6.3 Retencin de documentos
Los documentos de trabajo, incluyendo registros, y los reportes pertenecientes a la auditora deberan ser conservados o destruidos por acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos de auditora y cualesquiera requerimientos legales y contractuales aplicables. A menos que se requiera hacerlo as por ley, el equipo de auditora y aquellos responsables por la gestin del programa de auditora no deberan divulgar los contenidos de documentos, cualquier otra informacin obtenida durante la auditora, o el reporte de auditora, a cualquier otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de auditora y, donde sea apropiado, la aprobacin del auditado. Si se requiere la divulgacin de cualquier documento de auditora, el cliente de auditora y el auditado deberan ser informados tan pronto como sea posible. 6.7 Trmino de la auditora
La auditora est completa cuando todas las actividades en el plan de auditora han sido finalizadas y el reporte de auditora aprobado ha sido distribuido. 6.8 Seguimiento de la auditora
El trmino de la auditora puede resultar en la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o de mejoramiento, conforme sea aplicable. Esas acciones de seguimiento no son consideradas normalmente como parte de una auditora y usualmente son llevadas a cabo por el auditado dentro de perodos temporales acordados. El auditado debera mantener informado al cliente de auditora sobre el estado de las accciones de seguimiento, si es apropiado. NOTA A pesar de que las acciones de seguimiento no son parte de muchas auditoras, los objetivos del programa de auditora pueden incluir seguimiento por el equipo de auditora. Tal seguimiento es a menudo un objetivo de las auditoras internas y se considera valor agregado por usar la experiencia de los miembros del equipo de auditora. En tales casos, se debe ejercer cuidado en evitar cualquier conflicto de interes en las actividades de auditora subsecuentes.
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7
7.1
Competencia de auditores de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental

Introduccin
Con objeto de asegurar que se puede depositar confianza en el proceso de auditora, es esencial que los auditores sean competentes. Para convertirse en un auditor, una persona necesita demostrar la competencia para conducir auditoras, esto es la capacidad para aplicar conocimiento y habilidades que son necesarias para conducir auditoras. Los atributos personales, educacin, entrenamiento de auditora, experiencia laboral y de auditora son los ladrillos para construir el conocimiento y habilidades necesarios para ser un auditor competente. Algunos de los conocimiento y habilidades son comunes a los auditores de sistemas de gestin de calidad o ambiental y algunos son especficos de los auditores de la disciplina individual. Esas relaciones se muestran en la figura 4.
Competencia = capacidad demostrada para aplicar conocimiento y habilidades
Calidad
Conocimiento y habilidades especficas de calidad (7.2.2) Conocimiento y habilidades genricas (7.2.1)
Ambiental
Conocimiento y habilidades ambientales especficas (7.2.2)
Educacin
Experiencia laboral
Entrenamiento de auditor
Experiencia de auditor
Atributos personales
Figura 4 - Relacin entre los varios elementos de competencia del auditor Adems de describir los bloques de construccin esta clusula bosqueja el conocimiento y habilidades para convertirse en: a) un auditor ya sea de sistemas de gestin de calidad o ambiental; b) un auditor tanto de sistemas de gestin de calidad como ambiental; c) un lder de equipo de auditora. Esta clusula tambin describe un proceso para evaluar auditores y lderes de equipos de auditora que ocurre en varias etapas (ver figura 5).
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El proceso de evaluacin descrito debera primero ser usado para conducir la evaluacin inicial de una persona que desea convertirse en un auditor. Proporcionar auditores competentes es solo el primer paso hacia el aseguramiento de la confiabilidad del proceso de auditora. El segundo paso es seleccionar el (los) auditor(es) apropiado(s) para el equipo de auditora para asegurar la competencia del equipo de auditora para una auditora especfica. Los criterios de evaluacin descritos en la tabla 3 deberan ser usados para seleccionar auditores para un equipo de auditora especfico. El proceso de seleccin del equipo de auditora se describe en mayor detalle en la subclusula 6.2.3. Finalmente, los auditores deberan mantener y mejorar su competencia a travs del desarrollo profesional y la participacin en auditoras. La evaluacin del desempeo del auditor sobre la marcha debera usarse para identificar oportunidades para el mantenimiento y mejoramiento de la competencia. La figura 5 ilustra la relacin entre la evaluacin inicial de un auditor, la seleccin del equipo de Inicia auditora, el desarrollo profesional continuo, el mantenimiento de la habilidad de auditora y el proceso continuo de evaluacin del auditor. Desarrollo
posterior
Criterios no cumplidos
Evaluacin inicial (7.6)
Criterios de evaluacin (tabla 3)
Criterios cumplidos
Evaluacin de desempeo sobre la marcha (7.6)

Desempeo adecuado
Auditores competentes
Desarrollo posterior necesario
Mantenimiento de la competencia (7.5) Seleccin del equipo de auditora (6.2.3)
Auditora (6)
Figura 5 - Evaluacin inicial y sobre la marcha de auditores y seleccin del equipo de auditora. 7.2 Conocimiento y habilidades
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La subclusula 7.2.1 cubre el conocimiento y habilidades que aplican tanto a auditores de sistemas de gestin de calidad y ambiental, la subclusula 7.2.2 cubre aquellas reas que aplican solo a los auditores de sistemas de gestin de calidad, y la subclusula 7.2.3 cubre aquellas reas que aplican solo a los auditores de sistemas de gestin ambiental. 7.2.1 Conocimiento y habilidades genricas de auditores de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental Los auditores deberan tener conocimiento y habilidades en las siguientes reas: a) procedimientos de auditora, herramientas y mtodos para permitir al auditor seleccionar y aplicar aquellos apropiados a diferentes auditoras y asegurar que las auditoras se conducen de una manera consistente y sistemtica. Un auditor debera ser capaz de: aplicar procedimientos de auditora, herramientas y mtodos; planear y organizar el trabajo efectivamente conducir la auditora de una manera oportuna; priorizar y enfocarse en problemas significativos; recolectar informacin a traves de entrevistas efectivas, escucha, observacin, revisin de documentos, incluyendo registros; confirmar la suficiencia y propiedad de la evidencia de auditora para apoyar los hallazgos y conclusiones de auditora; evaluar el riesgo de la auditora; entender lo apropiado y las consecuencias de usar tcnicas de muestreo; registrar las actividades de auditora a traves de documentos de trabajo; preparar reportes de auditora que sean claros y concisos; conservar confidencial la informacin; comunicarse efectivamente, ya sea a traves de sus propias habilidades lingisticas o a traves del apoyo de un interprete competente.
b) sistemas de gestin y documentos de referencia para permitir que el auditor comprenda el alcance de la auditora y aplique los criterios de auditora. El conocimiento y habilidades en esta rea debera cubrir: la aplicacin de sistemas de gestin a diferentes organizaciones; la interaccin entre los componentes del sistema de gestin; las normas del sistema de gestin de calidad o ambiental, procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestin usados como criterios de la auditora;
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las diferencias y prioridad entre los documentos de referencia; la aplicacin de los documentos de referencia a diferentes auditoras; los sistemas y tecnologa de informacin para la gestin, autorizacin, distribucin y control de documentos, datos y registros.
c) situaciones organizacionales - para permitir que el auditor comprenda el contexto operacional del auditado. El conocimiento y habilidades en esta rea debera cubrir: tamao organizacional, estructura, puestos e interrelaciones; procesos generales de negocios y terminologa relacionada; costumbres culturales y sociales del auditado; lenguaje del auditado.
d) leyes aplicables, reglamentos y otros requerimientos relevantes para la disciplina para permitir al auditor trabajar dentro, y estar alerta de, los requerimientos que aplican a la organizacin que est siendo auditada. El conocimiento y habilidades en esta rea debera aplicarse a: 7.2.2 contratos y acuerdos; mano de obra, seguridad en el lugar de trabajo, y condiciones laborales; actividades, productos y servicios; tratados y convenciones internacionales; medio ambiente. Conocimiento y habilidades especficas de auditores de sistemas de gestin de calidad
Los auditores de sistemas de gestin de calidad deberan tener conocimiento y habilidades en lo siguiente: a) mtodos y tcnicas relacionadas con la calidad para permitir que el auditor examine los sistemas de gestin de calidad y para generar hallazgos y conclusiones de auditora apropiados. El conocimiento y habilidades en esta rea debera incluir: terminologa de calidad; principios de gestin de calidad y su aplicacin;
herramientas de calidad y su aplicacin (por ejemplo control estadstico de proceso, anlisis de modo y efecto de falla, etc.). b) productos, incluyendo servicios, y procesos operacionales - para permitir que el auditor comprenda el contexto tecnolgico en el cual la auditora est siendo conducida. El conocimiento y habilidades en esta rea debera incluir:
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7.2.3
terminologa especfica del sector; caractersticas crticas de procesos y productos, incluyendo servicios; procesos y prcticas especficas del sector. Conocimiento y habilidades especficas para auditores de sistemas de gestin ambiental
Los auditores de sistemas de gestin ambiental deberan tener conocimiento y habilidades en lo siguiente: a) mtodos y tcnicas de gestin ambiental para permitir que el auditor examine los sistemas de gestin ambiental y para generar hallazgos y conclusiones de auditora apropiados. El conocimiento y habilidades en esta rea debera incluir: terminologa ambiental; principios de gestin ambiental y su aplicacin; herramientas de gestin ambiental (tales como la evaluacin del ciclo de vida, evaluacin del desempeo ambiental, etc.).
b) ciencia y tecnologa ambiental para permitir que el auditor comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta rea debera incluir: impacto de actividades humanas sobre el medio ambiente; medios ambientales (aire, agua, suelo); interaccin de ecosistemas; mtodos generales de proteccin ambiental;
tcnicas de monitoreo y medicin; c) aspectos tcnicos y ambientales de las operaciones para permitir que el auditor comprenda la interaccin de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado con el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta rea debera incluir: 7.3 terminologa especfica del sector; aspectos e impactos ambientales de actividades, productos y servicios; mtodos para evaluar el significado de aspectos ambientales; caractersticas crticas de procesos operacionales, productos y servicios; tcnicas de monitoreo y medicin; tecnologas para prevenir la contaminacin. Atributos personales
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Los atributos personales contribuyen al desempeo exitoso de un auditor. Un auditor debera ser: a) de mente abierta con voluntad para considerar ideas o puntos de vista alternativos; b) diplomtico con tacto y habilidad al tratar con gente; c) observador estar constante y activamente alerta del ambiente fsico y las actividades; d) perceptivo instintivamente alerta para entender y adaptarse a situaciones; e) tenaz persistente, enfocado sobre lograr objetivos; f) decisivo tomar decisiones oportunas basadas en razonamiento lgico y anlsis;
g) confiado en s mismo actuar y funcionar independientemente mientras se interacta efectivamente con otros; h) tico imparcial. verz, sincero, honesto y discreto. 7.4 7.4.1 Educacin, experiencia laboral, entrenamiento de auditora y experiencia de auditora Introduccin
Esta subclusula describe los bloques de construccin necesarios para adquirir el conocimiento y habilidades descritos en la subclusula 7.2. La tabla 1 proporciona los niveles de educacin, la experiencia laboral, el entrenamiento de auditor y la experiencia de auditora recomendados. La tabla 1 puede ser usada para establecer los criterios de evaluacin en la tabla 3. Los niveles apropiados pueden variar y dependern de: 7.4.2 la competencia global del individuo; los objetivos y alcance del programa de auditora; el tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin que se va a auditar; los requerimientos de certificacin/registro; y la complejidad del sistema de gestin. Auditor
Para adquirir el conocimiento y habilidades necesarios para convertirse en auditor una persona debera tener: a) Educacin - haber completado una educacin suficiente para permitir la adquisicin del conocimiento y habilidades definidas en la clusula 7.2. b) Experiencia de trabajo - experiencia laboral en una posicin tcnica, gerencial o profesional que involucre el ejercicio de juicio, solucin de problemas y comunicacin con otro personal gerencial o profesional, personal de igual calificacin, clientes y/o otras partes interesadas.
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Parte de la experiencia de trabajo debera ser en una posicin donde las actividades llevadas a cabo contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en: el campo de la gestin de calidad para auditores de sistemas de gestin de calidad; y el campo de la gestin ambiental para auditores de sistemas de gestin ambiental.
c) Entrenamiento de auditora - haber llevado entrenamiento que contribuya al desarrollo del conocimiento y habilidades descritas en la subclusula 7.2.1. El entrenamiento puede ser proporcionado por la propia organizacin de la persona o por una organizacin externa. d) Experiencia de auditora - haber ganado experiencia en las actividades de auditora descritas en la clusula 6. La experiencia global de auditora debera cubrir el proceso de auditora completo y enteramente la norma de sistemas de gestin de calidad o ambiental. Esta experiencia debera haber sido ganada bajo la supervisin y gua de un lder de equipo de auditora en la misma disciplina. Este entrenamiento en el trabajo debera ser actual. NOTA En casos excepcionales, por ejemplo cuando el programa de auditora ha sido introducido recientemente, pueden ser considerados mtodos alternativos para proporcionar gua y supervisin al auditor en entrenamiento. Sin embargo, en tales casos se debe tener cuidado para asegurar que la confiabilidad global del proceso de auditora no se afecte. 7.4.3 Lder de equipo de auditora
Antes de asumir la responsabilidad para dirigir un equipo de auditora un auditor debera: a) demostrar el conocimiento, habilidades y atributos personales necesarios para el liderazgo efectivo y para la gestin eficiente de la auditora. Esto incluye la planeacin, organizacin, direccin, desempeo y reporte de auditoras; b) haber desempeado las auditoras adicionales recomendadas en la tabla 1 actuando como un lder de equipo de auditora bajo la supervisin y gua de otro auditor que es competente como un lder de equipo de auditora; c) ser capaz de llegar a conclusiones de auditora sobre la capacidad global del sistema de gestin de calidad o ambiental. 7.4.4 Auditores que auditan tanto sistemas de gestin de calidad como ambientales
Los auditores de sistemas de gestin de calidad o ambiental que desen convertirse en auditores en la segunda disciplina deberan: a) tener el entrenamiento y experiencia de trabajo recomendados y tener el conocimiento y habilidades necesarias para la segunda disciplina; y b) haber conducido las auditoras adicionales recomendadas en la tabla 1 cubriendo el sistema de gestin completo en la segunda disciplina bajo la supervisin y gua de un auditor que es competente como un lder de equipo de auditora de la segunda disciplina. Los lderes de equipo de auditora en una disciplina no deberan convertirse en un lder de equipo de auditora en la segunda disciplina hasta que hayan cumplido con a) y b) anteriores.
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Tabla 1 - Educacin, entrenamiento y experiencia laboral y de auditora recomendadas Trabajo adicional, entrenamiento de auditor y experiencia de auditora para un auditor de sistemas de gestin tanto de calidad y ambiental Educacin secundaria No hay (ver nota 1) recomendaciones adicionales 5 aos (ver nota 2) No hay recomendaciones adicionales Al menos 2 aos de un 2 aos en la segunda total de 5 aos disciplina (ver nota 3) Auditor Experiencia de auditora adicional para un lder de equipo de auditora
Educacin
Experiencia de trabajo total Experiencia de trabajo de calidad o ambiental Entrenamiento de auditora
Experiencia de auditora
No hay recomendaciones adicionales No hay recomendaciones adicionales No hay recomendaciones adicionales 40 horas de 24 horas de No hay entrenamiento de entrenamiento en la recomendaciones auditora segunda disciplina (ver adicionales nota 4) 4 auditoras completas 3 auditoras completas 3 auditoras completas y no menos de 20 das y no menos de 15 das y no menos de 15 das de experiencia de de experiencia de de experiencia auditora. auditora en la segunda actuando en el papel Las auditoras disciplina. de un lder de equipo deberan ser Las auditoras de auditora. completadas dentro de deberan ser Las auditoras los tres ltimos aos completadas dentro de deberan ser consecutivos los dos ltimos aos completadas dentro de consecutivos los dos ltimos aos consecutivos
NOTA 1
La educacin secundaria es esa parte del sistema nacional de educacin que viene despues de la etapa primaria o elemental, pero que se completa inmediatamente antes de entrar a una universidad o institucin educacional similar. El nmero de aos de experiencia de trabajo puede ser reducido en un ao si la persona ha completado una educacin postsecundaria apropiada. La experiencia de trabajo en la segunda disciplina puede ser concurrente con la experiencia de trabajo en la primer disciplina. El entrenamiento en la segunda disciplina es adquirir conocimiento de las normas relevantes y otros requerimientos.
NOTA 2
NOTA 3
NOTA 4
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7.5 7.5.1
Mantenimiento y mejoramiento de conocimiento y habilidades Desarrollo profesional continuo
El desarrollo profesional continuo est relacionado con el mantenimiento y mejoramiento de conocimiento y habilidades. Los auditores deberan demostrar su desarrollo profesional continuo. Las actividades de desarrollo profesional continuo deberan tomar en cuenta cambios en las necesidades del individuo y de la organizacin, la prctica de auditora y otros requerimientos. Esto puede ser logrado a traves de un nmero de medios tales como experiencia de trabajo adicional, entrenamiento, estudio privado, imparticin de entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades relevantes. 7.5.2 Mantenimiento de la capacidad de auditora
Los auditores deberan mantener y demostrar sus capacidades de auditora a travs de la participacin regular en auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental. 7.6 Proceso de evaluacin del auditor
La evaluacin inicial y continua de los auditores y los lderes de equipo de auditora debera ser planeada, implantada y registrada de acuerdo con procedimientos del programa de auditora para proporcionar un resultado que sea objetivo, consistente, justo y confiable. El proceso de evaluacin debera asegurar la capacidad de auditora e identificar las necesidades de entrenamiento y de desarrollo de otras habilidades. La evaluacin puede ser desarrollada por una persona o por un panel usando los mtodos enlistados en la tabla 2. La tabla 3 ilustra la aplicacin de esos mtodos a la evaluacin de la competencia del auditor. El proceso de evaluacin ocurre a diferentes etapas como se ilustra en la figura 5. Los criterios de evaluacin (ver tabla 3), apropiados a la situacin deberan ser desarrollados para cada evaluacin. El proceso se inicia con la identificacin y evaluacin inicial de las personas que desean convertirse en auditores. Posteriormente, una evaluacin de la competencia de un auditor ocurre como parte de su seleccin para una auditora especfica. El proceso de seleccin del equipo de auditora se describe en la clusula 6.2.3. La evaluacin sobre la marcha del desempeo de un auditor para identificar oportunidades para el mantenimiento y mejoramiento del conocimiento y habilidades tambin es una parte del proceso de evaluacin del auditor. Cuando los criterios de evaluacin no se cumplen, se requiere entrenamiento adicional, experiencia de trabajo y/o de auditora. Siguiendo sto debera haber confirmacin de que los criterios de evaluacin han sido cumplidos. Los mtodos para obtener la informacin para comparar contra los criterios deberan estar identificados, ver tablas 2 y 3. Al usar las tablas 2 y 3 se debera hacer notar lo siguiente:
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los mtodos bosquejados representan un rango de opciones y pueden no ser aplicables en todas las situaciones; la confiabilidad de los varios mtodos bosquejados puede diferir; tpicamente, una combinacin de mtodos deberan ser usados para asegurar un resultado que sea objetivo, consistente, justo y confiable.
Tabla 2 - Mtodos de evaluacin

Mtodo de evaluacin Revisin de registros Objetivos Se revisan los registros para verificar los antecedentes del auditor Las entrevistas son usadas para evaluar atributos personales, habilidades de comunicacin, verificar informacin, examinar conocimiento, adquirir informacin adicional La observacin se usa para evaluar atributos personales y la aplicacin de habilidades y conocimiento La revisin postauditora se usa cuando la observacin directa no puede ser posible o apropiada Ejemplos Anlisis de registros de educacin, entrenamiento, empleo y experiencia de auditora Entrevistas cara a cara o por telfono
Entrevista
Observacin
Teatro de auditora, auditoras atestigadas, desempeo en el trabajo
Revisin postauditora
Examen
Retroalimentacin
Revisin de reportes de auditora, conversaciones con colegas y clientes, conversaciones con el auditor El examen es usado para evaluar Examenes orales y escritos, atributos personales y examen psicomtrico conocimiento y habilidades y su aplicacin La retroalimentacin (positiva o Encuestas, cuestionarios, negativa) se usa para referencias personales, proporcionar informacin testimonios, quejas respecto a cmo se percibe el desempeo del auditor
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Tabla 3 - Ejemplos de mtodos para evaluar competencia de auditores

7.3.1 Criterios de Evaluacin Mtodo de Evaluacin
Leyes relevantes, reglamentos y otros requerimientos Mtodos y tcnicas relacionadas con la calidad Procedimientos, herramientas y tcnicas de auditora Sistemas de gestin y documentos de referencia Aspectos de operaciones tcnicas y ambientales Productos, servicios y procesos operacionales Principios y tcnicas de gestin ambiental
Conocimiento y Habilidades 7.3.2
7.3.3
Educacin relevante
Revise registros de educacin Obtenga retroalimentacin de instructores o instituciones educacionales Revise registros de empleo Obtenga retroalimentacin de patrones y supervisores Revise registros de entrenamiento: contenido del curso y resultado Obtenga retroalimentacin del proveedor del curso de entrenamiento
Experiencia laboral relevante
Terminacin de curso(s) de entrenamiento relevante(s)
Atributos personales Terminacin de un curso de entrenamiento de auditor Revise registros de entrenamiento: contenido del curso y resultado Obtenga retroalimentacin del proveedor del curso de entrenamiento Revise resultados de pruebas Revise registros de participacin tales como bitcoras de auditora, reportes de auditora Observe a la persona conducir una(s) auditora(s) Conduzca revisin(es) post auditora(s) Obtenga retroalimentacin del lder de equipo de auditora y otros miembros del equipo de auditora Obtenga retroalimentacin de los clientes de auditora
Resultado(s) de exmen(es) Experiencia de auditora: nmero de auditoras y das de auditoras, complejidad y tipo de auditoras completadas Desempeo como auditor
NOTA En esta tabla las reas obscuras indican el mtodo de evaluacin y los criterios de evaluacin que deberan aplicarse para evaluar el conocimiento y las habilidades
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Ciencia y tecnologa ambiental
Situaciones organizacionales

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Gestin de un programa de auditora

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Autoridad para el programa (5.1)

Definir programa (5.2, 5.3) objetivos/extensin procedimientos recursos responsabilidades

Accin de mejora (5.6)

Competencia de auditores (7) Hacer Actividades de auditora (6)

Programa de monitoreo y revisin (5.6) - identificacin de oportunidades para mejora

Objetivos y extensin del programa de auditora

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Objetivos del programa de auditora

g) asuntos lingsticos, culturales y sociales;

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Revisin de documentos (6.3)

Preparacin de actividades de auditora in situ (6.4)

Actividades de auditora in situ (6.5)

Reporte sobre la auditora (6.6)

Trmino de la auditora (6.7)

Seguimiento de la auditora (6.8)

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Recoleccin y seleccin (mediante revisin de documentos, entrevistas, observacin, etc.)

Evaluacin contra criterios de auditora

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