UNIVERSIDAD MESOAMERICANA

CURSO: SEMESTRE: AO: CARRERA: CATEDRATICO: CORREO: TEMA: AUTOMATIZACION Y SISTEMATIZACION SEGUNDO 2011 LICENCIATURA EN CONTADURIA PUBLICA Y AUDITORIA LIC. CRISTOBAL PADILLA LAGUNA, CPA. plc@padillaconsultores.net PROCESO DE FLUJO DE LA INFORMACION

DEFINICIONES BASICAS Proceso Flujo Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin artificial. 1 Accin y efecto de fluir. - de Fondos. Movimientos financieros entre agentes econmicos o entre grandes sectores del sistema.1 En el mbito de los mercados de valores, aquella a la que se ha tenido acceso reservadamente, con ocasin del desempeo con ocasin de un cargo o del ejercicio de una actividad empresarial o profesional. 1

Informacin

Estado de flujo del efectivo En l reporte se afirma que la informacin sobre flujos de efectivo resulta til al suministrar a los usuarios una base para la evaluacin de la capacidad que una empresa tiene para generar efectivo y otros medios lquidos equivalentes, as como las necesidades de la entidad para la utilizacin de esos flujos de efectivo. En su contenido se presentan en las actividades de operacin; cobros de efectivo, pagos a proveedores, empleados. Impuestosetc. En las actividades de inversin se muestra el flujo neto provisto entre las adquisiciones de los activos fijos y los desembolsos para el pago de los mismos. En las actividades de financiamiento se presentan los prstamos recibidos y flujo para el pago de los mismos y por ltimo el saldo final conciliado del efectivo originado entre el flujo neto de efectivo provisto ms o menos el efectivo al inicio del perodo. La preparacin de este estado financiero es anual.2 Las entidades de Microfinanzas utilizan el Mtodo Directo para la preparacin y presentacin del estado de flujos de efectivo. Este mtodo presenta por separado los cobros y los pagos en trminos brutos. 2

1: Diccionario esencial de la lengua espaola. REAL ACADEMIA ESPAOLA 2: Cristbal Padilla Laguna (catedrtico UMES)

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OBJETIVOS DE LAS ACTIVIDADES DE AUTOMATIZACION Los objetivos del presente tema se presentan a continuacin: Facilitar el desarrollo de las actividades realizadas mediante en un proceso tcnico y de secuencia lgica. Contar con un instrumento que permite controlar el desarrollo de las actividades programadas y el tiempo de las mismas. Delimitar las funciones del personal involucrado en el proceso de automatizacin. El presente trabajo relacionado a las actividades de automatizacin de los procesos en una entidad se divide en los siguientes cuatro (4) temas: 1. ALCANCE DEL SERVICIO DE IMPLEMENTACION Servicios Profesionales de Consultora: Estos servicios comprenden todas las actividades que realizan nuestros consultores (PACIOLI) certificados en la empresa DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A, para hacer que PACIOLI sea funcional y opere de acuerdo con las necesidades de informacin que nos sean planteadas. Estas actividades son: Anlisis de los procesos de operacin y administracin de la empresa, Configuracin de PACIOLI, Realizacin de pruebas de funcionalidad, de acuerdo con la configuracin establecida, Capacitacin a usuarios de PACIOLI, Definicin de reportes adicionales, Supervisin de la carga de saldos inciales de Contabilidad, Presupuestos, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Compras e Importaciones y ventas. Puesta en marcha de PACIOLI y supervisin de su funcionamiento, Definir desarrollos de funcionalidad adicional, Definir desarrollos de interfaces de PACIOLI con otras aplicaciones, Adecuacin, de acuerdo con las necesidades de DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A., de los siguientes formatos de impresin: una Factura, una Nota de Crdito, un Cheque, una Cotizacin y una Orden de Compra, Configuracin de tres alertas y autorizaciones relativas a: Desviaciones de Presupuesto, Descuento Total en Documentos, Margen de Utilidad por Documento y Desviacin del Lmite de Crdito. EQUIPO DE TRABAJO Para poder alcanzar el xito del proyecto, es necesario seguir los pasos propuestos por la metodologa de implementacin de PACIOLI, adecundola con los tiempos y requerimientos especficos del proyecto para DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A. Tambin ser necesario integrar equipos de trabajo que permitan la realizacin de las
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diversas tareas implicadas en el plan de trabajo. En base a la experiencia que hemos tenido con proyectos similares, s e sugiere que la integracin de dichos equipos sea de la siguiente manera:

Director Cliente: Es el General o Presidente de DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A. Su funcin principal es asegurar que los recursos tcnicos, humanos y financieros de la empresa se encuentren disponibles para realizar la implementacin de PACIOLI. Es un factor de decisin importante para dirimir diferencias y establecer instrucciones precisas para el logro de los objetivos planteados. Director de Consultora PACIOLI: Interacta directamente con el Presidente o Director General de la empresa. Su funcin primordial es asegurar que proyecto se realice en la forma y tiempo pactados con el cliente. Asigna los recursos tcnicos y humanos de PACIOLI al proyecto y asegura que realicen las tareas de acuerdo con los parmetros establecidos. Lder de Proyecto PACIOLI: Define a detalle y coordina las actividades del plan de trabajo para la conclusin exitosa del proyecto. Lder de Proyecto Cliente: Trabaja estrechamente coordinado con el Lder de Proyecto PACIOLI, asegurando que se obtenga la informacin necesaria para la definicin detallada de las actividades del plan de trabajo. Es el punto de enlace entre el personal de DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A. y PACIOLI.
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Consultor: Configura PACIOLI, capacita a los usuarios finales, realiza pruebas, define reportes, interfaces y prototipos, aclara dudas y resuelve problemas que se presentan durante el proceso de implementacin. Responsable de rea: Son los gerentes de cada rea funcional de la empresa. Su funcin primordial es facilitar informacin relativa a sus procesos y controles, implementar las modificaciones sugeridas a los procesos operativos y de control y validar las pruebas realizadas, asegurando que los recursos tcnicos y humanos bajo su responsabilidad, se encuentren disponibles para la realizacin exitosa del proyecto de implementacin. Usuarios: Utilizan las funciones especficas de PACIOLI, capturan informacin, emiten reportes y verifican que la informacin capturada en el sistema sea congruente con los resultados que esperados. Los usuarios son responsables tambin de la operacin del nuevo sistema. 3. CRONOGRAMA DE TRABAJO Nuestra estimacin inicial para la duracin de este proyecto es de 12 semanas en total para poner en produccin el nuevo sistema. Lo anterior depender de la capacidad de los usuarios para asimilar el cambio, de la disponibilidad de la informacin y de los equipos de trabajo, as como las modificaciones requeridas a los procedimientos operativos, los cuales deben coincidir en gran medida con los procesos de control sugeridos por PACIOLI. Esta es la representacin grfica del Plan de Trabajo Propuesto (ESTANDAR), el cual incluye las principales tareas a desarrollar. Un ejemplar detallado y con fechas especficas para su proyecto, le ser entregado por nuestro personal al inicio del mismo.

SEMANAS
ACTIVIDAD Definiciones Prototipo Capacitacin Parametrizacin del Sistema Puesta en Marcha DURACION 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 2

3 3.6 3

3.6 5.2 0.4

Liberacin de la Solucin

Es el proyecto de automatizacin PACIOLI a la medida de los procesos de negocios, administracin, contables y de control considerando un rediseo o nueva imagen del sistema de informacin financiera. En la fase uno (1) se determina los procesos, funciones y actividades de las reas involucradas. Definicin y capacitacin
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introductoria al personal que DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A., asign al proyecto. Sedar a conocer la metodologa y plan de trabajo al personal asignado por DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A., que en lo sucesivo se denominaran Usuarios Clave. Se le dar a conocer a los Usuarios Clave los roles especficos que tendrn durante el desarrollo del proyecto.
2

Con la nueva imagen del sistema se procede la instalacin de la herramienta del nuevo sistema de informacin. La etapa segunda (Documentacin de los Procesos de negocio y sus funciones) es una descripcin general de los diferentes procesos y funciones que sern configurados e implementados en PACIOLI en base a la funcionalidad que ofrece PACIOLI en la versin a implementar inicialmente y el alcance de los desarrollos especficos propuestos para DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A. Dicho documento se obtendr a travs de las diferentes sesiones de trabajo (workshops) con los Usuarios Clave asignados para tales efectos por DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A. El documento que surja como resultado de esta fase deber ser avalado, autorizado y firmado por el Comit de Proyecto designado por DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A, por lo que DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A., asume la responsabilidad de que dicho documento representa la forma de operar de la Institucin, y que dicho documento cumple con las necesidades de la Usuaria. Junto con la empresa implementadora, los Usuarios Clave definen cuales sern los datos de carga inicial para el comienzo de operaciones, e inician la recopilacin, depuracin, y puesta a punto de todos los datos que sern cargados a Parametrizaciones (definiciones: procesos organizacional, reas financieras, reas de produccin y venta, etc.) Propias y de integracin entres los mdulos de PACIOLI referidas a clientes, proveedores, cuentas, productos y/o servicios, etc. Durante la fase tres o de Realizacin la empresa implementadora se enfocar principalmente a la configuracin y parametrizacin de los Planos de los Procesos generados, abalados y autorizados de la fase dos (2). En la fase tres los Usuarios Clave realizarn la documentacin de las decisiones tomadas al momento de configurar, utilizando los formatos base que la empresa implementadora entregar durante esta fase. Se desarrollan las estrategias y planes para realizar pruebas del funcionamiento del sistema, y los planes de capacitacin de los usuarios finales. Dicha capacitacin ser impartida por los Usuarios Clave y ser soportada por la empresa implementadora. Los Usuarios Clave debern avalar, aprobar y firmar los resultados de las pruebas realizadas del funcionamiento del sistema, por lo que la Usuaria asume la responsabilidad del buen funcionamiento de cada uno de los procesos probados y aceptados. Puesta en marcha o Preparacin Final.- se mueve el software del ambiente de prueba al ambiente de produccin, se realizan las cargas de los datos inciales proporcionados por DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A. para comenzar operaciones, se generan todos los perfiles de usuario que harn uso del software. Inicio de operaciones en vivo.- Una vez iniciadas las operaciones, el personal por parte de la empresa implementadora darn el soporte, necesario junto con los usuarios designados por la Usuaria para solucionar cualquier problema que surja de la operacin del Software PACIOLI. REPORTES DE AVANCE Con la periodicidad que se acuerde al inicio de la etapa de implementacin del sistema de informacin, realizaremos con ustedes juntas de avance, cuyo objetivo primordial es revisar el apego al plan de trabajo y definir nuevos rumbos de avance.
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4.

Como preparacin a estas reuniones, nuestros consultores debern elaborar el siguiente:

REPORTE DE AVANCE Consultor: Objetivo: CC: Cliente: Fecha: horas:

Concluidas: No. Actividad Plan 11 Avanzadas: No. Actividad Plan Retrasadas: No. Actividad Plan Descripcin Tareas de DISTRIBUIDORA BOLONIA, S.A: No. Actividad Plan Tareas de PACIOLI: No. Actividad Plan Descripcin Fecha de entrega Responsable Descripcin Fecha de entrega Responsable Avance Fecha original fin Nueva fecha d fin Descripcin Avance Real Da Avance Plan Da Descripcin Fecha Real Fecha Plan

NOTA: Las tareas aqu mencionadas solo corresponden a las que surgieron y se encargaron durante este periodo de actividad. Por lo tanto no se mencionan aquellas que correspondan a otro periodo si desea consultar dichas actividades, favor de consultar reportes pasados, mensuales o en su caso el plan de trabajo.

Actividades de seguimiento y reuniones: No. Actividad Plan Descripcin Usuario PACIOLI Grado de cumplimiento

En esta etapa y actividad el cliente y usuario, revisan, aprueban y firman en seal de aceptacin o rechazo de las actividades del plan.
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