Analisis y Diseo de Sistemas II

April 4, 2011

Clase 2
ESTILOS ORGANIZACIONALES Y SISTEMAS DE INFORMACION

FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES
Para analizar y disear ade uadamente los sistemas de informa in, el analista
de sistemas ne esita omprender las organiza iones en que trabaja omo sistemas
onformados por la intera in de tres fuerzas prin ipales:
1. los niveles de administra in,
2. el diseo de la organiza in y
3. la ultura organiza ional.
Las organiza iones son sistemas grandes ompuestos de subsistemas interrela ionados. Los subsistemas son rela ionados por tres amplios niveles de administradores que toman de isiones
1. opera in,
1

2. administra in media y
3. administra in estratgi a
Quee ortan horizontalmente a travs del sistema organiza ional. Las ulturas
y sub ulturas organiza ionales inuen an la manera en que se interrela iona la
gente en los subsistemas.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Las organiza iones son on eptualizadas en forma til omo sistemas diseados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros re ursos que emplean.
Las organiza iones estn ompuestas de sistemas ms pequeos interrela ionados (departamentos, unidades, divisiones, et .) que sirven a fun iones espe ializadas.
REPRESENTACIN GRFICA DE SISTEMAS

Un sistema o subsistema, tal omo existe dentro de la organiza in orporativa,

puede ser representado gr amente en varias formas. Los diversos modelos
gr os muestran las fronteras del sistema y la informa in usada dentro del
sistema.

Los sistemas y el diagrama de ujo de datos a nivel ontexto

El primer modelo es el diagrama de ujo de datos a nivel ontexto (tambin
llamado modelo ambiental). Los diagramas de ujos de datos se enfo an en
los datos uyendo ha ia adentro y fuera del sistema y el pro esamiento de los
datos. Estos omponentes bsi os de todo programa de omputadora pueden
ser des ritos a detalle y usados para analizar el problema on respe to a su
pre isin y totalidad. El diagrama a nivel de ontexto emplea solamente tres
smbolos:
1. un re tngulo on esquinas redondeadas,
2. un uadrado on dos orillas sombreadas
3. una e ha

Los pro esos transforman los datos de entrada en informa in de salida, y

el nivel de ontenido tiene solamente un pro eso que representa al sistema ompleto. La entidad externa representa ualquier entidad que propor iona o re ibe
informa in de sistema pero que no es parte del sistema. Esta entidad puede ser
una persona, un grupo de personas, una posi in orporativa o departamento
u otros sistemas. Las lneas que one tan las entidades externas on el pro eso
son llamados ujos de datos y representan datos.
Un ejemplo de un diagrama de ujo de datos a nivel ontexto se en uentra
en la siguiente gura. En este ejemplo se representan los elementos bsi os
de un sistema de reserva iones de una lnea area. El pasajero (una entidad)
ini ia una peti in de viaje (ujo de datos). El diagrama a nivel ontexto no
muestra su ientes detalles para indi ar exa tamente lo que su ede (y tampo o
se pretende que se muestre), pero podemos ver que se envan las preferen ias
del pasajero y los vuelos disponibles al agente de viajes, que enva de regreso al
pro eso informa in sobre los boletos. Tambin podemos ver que la reserva in
del pasajero es enviada a la lnea area.
DETERMINACIN DE LA FACTIBILIDAD Y EL MANEJO DE LAS ACTIVIDADES DE ANLISIS Y DISEO Los uatro puntos prin ipales que el
analista de sistemas debe manejar son: a) b) ) d) Ini ia in del proye to,
Determina in de la fa tibilidad del proye to, Calendariza in del proye to, y,
Administra in de los miembros del equipo del anlisis del sistema. De a uerdo
a la gura, el revisar la salida, la observa in del omportamiento de los empleados y el es u har la retroalimenta in, son maneras que ayudarn al analistas a resaltar los problemas y oportunidades de los problemas. Los proye tos
pueden ser soli itados por mu has personas diferentes dentro del nego io o por
los mismos analistas de sistema. DETERMINACIN DE LA FACTIBILIDAD
Y EL MANEJO DE LAS ACTIVIDADES DE ANLISIS Y DISEO Los uatro puntos prin ipales que el analista de sistemas debe manejar son: a) b) )
d) Ini ia in del proye to, Determina in de la fa tibilidad del proye to, Calendariza in del proye to, y, Administra in de los miembros del equipo del
anlisis del sistema. De a uerdo a la gura, el revisar la salida, la observa in
3

del omportamiento de los empleados y el es u har la retroalimenta in, son

maneras que ayudarn al analistas a resaltar los problemas y oportunidades
de los problemas. Los proye tos pueden ser soli itados por mu has personas
diferentes dentro del nego io o por los mismos analistas de sistema.

DETERMINACIN DE LA FACTIBILIDAD Y
MANEJO DE LAS ACTIVIDADES DE ANLISIS Y DISEO

Los uatro puntos prin ipales que el analista de sistemas debe manejar son:
1. Ini ia in del proye to,
2. Determina in de la fa tibilidad del proye to,
3. Calendariza in del proye to,
4. Administra in de los miembros del equipo del anlisis del sistema.
De a uerdo a la gura, el revisar la salida, la observa in del omportamiento de
los empleados y el es u har la retroalimenta in, son maneras que ayudarn al
analistas a resaltar los problemas y oportunidades de los problemas. Los proye tos pueden ser soli itados por mu has personas diferentes dentro del nego io o
por los mismos analistas de sistema.
Los proye tos pueden ser soli itados por mu has personas diferentes dentro
del nego io o por los mismos analistas de sistema. La sele in de un proye to
4

es una de isin dif il, debido a que sern soli itados ms proye tos de los que
pueden ser he hos.
Cin o riterios importantes para la sele in de proye tos son:
1. Que el proye to soli itado est respaldado por la administra in,
2. Que tenga el tiempo ade uado para la asigna in de re ursos,
3. Que mueva al nego io ha ia la obten in de sus objetivos,
4. Que sea pra ti able,
5. Que sea lo su ientemente importante para ser onsiderado en vez de otros
proye tos posibles.
Si un proye to soli itado satisfa e estos riterios, enton es puede ser elaborado
un estudio de fa tibilidad de sus mritos opera ionales, t ni os y e onmi os.
Por medio de este estudio los analistas de sistemas re opilan datos que permiten a la administra in de idir si ontinan on un estudio de sistema ompleto.
La planea in del proye to in luye la estima in del tiempo requerido por
ada una de las a tividades del analista, su alendariza in y la agiliza in de
ellas, si es ne esario, para asegurar que un proye to sea terminado a tiempo.
Una t ni a de que dispone el analista de sistemas para la alendariza in
de tareas es la gr a de Gantt, la ual despliega a tividades en forma de barras
en una gr a

Una vez que ha sido juzgado fa tible, el analista de sistemas debe administrar
a los miembros del equipo, sus a tividades, tiempo y re ursos. La mayor parte
de esto se logra mediante la omuni a in on los miembros del equipo. Los
equipos estn onstantemente bus ando un balan e entre trabajar sobre las
tareas y mantener las rela iones on el equipo. Deben ser solu ionadas las
tensiones que su eden al intentar lograr este balan e. Fre uentemente emergen
dos lderes en un equipo, un lder de tarea y un lder so ioemo ional. Los
miembros deben valorar peridi amente las normas del equipo para asegurarse
de que sean fun ionales en vez de disfun ionales para el logro de los objetivos
de equipo.
MUESTREO E INVESTIGACIN DE DATOS IMPRESOS

El pro eso de sele ionar sistemti amente elementos representativos de una

pobla in es llamado muestreo. El objeto del muestreo es sele ionar v estudiar
do umentos, tales omo fa turas, reportes de ventas y memorndums, o tal
vez sele ionar y entrevistar, dar uestionarios u observar a miembros de la
organiza in. El muestreo puede redu ir ostos, velo idad de re ole in de
6

datos, ha er poten ialmente que el estudio sea ms efe tivo y posiblemente

redu ir la as enden ia en el estudio.
Un analista de sistemas debe seguir uatro pasos en el diseo de una buena
muestra.
1. Primero, se tiene la ne esidad de determinar la pobla in misma.
2. Segundo, se debe de idir el tipo de muestra.
3. Ter ero, se debe al ular el tamao de muestra.
4. Cuarto, se deben planear los datos que ne esitan ser re ole tados o des ritos.
El analista de sistemas ne esita investigar datos relevantes, in luyendo reportes,
do umentos, estados nan ieros, manuales de pro edimientos y memorndums.
Los datos relevantes muestran dnde ha estado la organiza in y ha ia dnde
reen sus miembros que est yendo. Es ne esario que sean analizados do umentos uantitativos y ualitativos. Debido a que los do umentos son mensajes
persuasivos, debe ser re ono ido que el ambiarlos tambin puede ambiar a la
organiza in.
Hay mu has formas de analizar do umentos uantitativos y ualitativos. Sin
embargo, es importante re ordar que la investiga in de los datos ar hivados
tiene ventajas y desventajas. Debido a que mu has de las desventajas pueden
ser superadas, vale la pena la investiga in de ar hivos.
ENTREVISTAS

El pro eso de las entrevistas es un mtodo que usa el analista de sistemas para
la re ole in de datos sobre los requerimientos de informa in. El analista de
sistemas es u ha bus ando objetivos, sentimientos, opiniones y pro edimientos
informales en entrevistas on los tomadores de de isiones de la organiza in.
Tambin vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son dilogos
de preguntas respuestas planeados por anti ipado entre dos personas.
Hay in o pasos que deben tomarse para la planea in previa de la entrevista:
1. Le tura de material de fondo
2. Estable imiento de objetivos de la entrevista
3. De isin de a quin entrevistar
4. Prepara in del entrevistado
5. De isin sobre el tipo y estru tura de las preguntas
Las preguntas tienen dos tipos bsi os: abiertas y erradas.
Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las op iones de respuesta para

el entrevistado,

 Las preguntas erradas limitan las op iones posibles de la respuesta.

Las averigua iones pueden ser abiertas o erradas, pero le soli itan al interlo utor una respuesta ms detallada.
Ejemplos preguntas abiertas:
Que opina del sistema informati o a tua?
Cuales son las fun iones prin ipales de este departamento?
Como ree que se podria mejorar el fun ionamiento del sistema?
Cuales son lo herrores mas umunes en los que se in urre?

Ejemplos de preguntas erradas:

Cuantos informes realiza al mes?
Esta satisfe ho on el sistema informati o a tual?
Cuantos aos lleva trabajando en este departamento?
Cuales son sus dos tareas mas importantes?
A que departamento se envian los reportes?

Las entrevistas pueden estar estru turadas en tres formas bsi as:
Pimide: Las estru turas piramidales omienzan on preguntas erradas y
detalladas y se amplan a preguntas ms generales.
Embudo: Las estru turas de embudo omienzan on preguntas abiertas generales y luego se estre han a preguntas erradas ms espe  as.
Rombo: Las estru turas de rombo ombinan las fuerzas de las otras dos
estru turas pero llevan ms tiempo para realizarse.
Hay ompromisos involu rados sobre la de isin de mo estru turar para
realizar las preguntas y se uen ias de preguntas de la entrevista. Las entrevistas deben ser grabadas por medio de grabadoras de inta o la toma de notas.
Despus de la entrevista, el entrevistador debe es ribir un reporte que liste los
puntos prin ipales que se propor ionaron, as omo opiniones a er a de lo que
fue di ho.
Es extremadamente importante do umentar la entrevista lo ms pronto posible despus de que haya sido realizada.
CUESTIONARIOS

Mediante el uso de uestionarios los analistas de sistemas pueden re ole tar

datos sobre a titudes, reen ias, omportamientos y ara tersti as de personas
importantes en la organiza in.
Los uestionarios son tiles s: las personas de la organiza in estn ampliamente dispersas, mu has gentes estn involu radas on el proye to de sistema, se ne esita un trabajo exploratorio antes de re omendar alternativas o
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hay una ne esidad para la sensibiliza in del problema antes de que se reali en
entrevistas. Una vez que han sido arti ulados los objetivos del uestionario, el
analista puede omenzar a es ribir preguntas abiertas o erradas. La sele in
de la reda in es extremadamente importante y debe reejar el lenguaje de
los miembros de la organiza in. Idealmente, las preguntas deben ser simples,
espe  as, sin as enden ia, sin menospre io, t ni amente pre isas y dirigidas
a aquellos que tienen el ono imiento.
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

Para omprender mejor el movimiento lgi o de los datos en un nego io, el

analista de sistemas traza diagramas de ujo de datos (DFD). Los diagramas de
ujo de datos son anlisis estru turados y herramientas de diseo que permiten
que el analista omprenda visualmente el sistema y subsistemas omo un juego
de ujos de datos interrela ionados.
El analista de sistemas extrae pro esos, fuentes, alma enes y ujos de datos
desde las primeras narra iones organiza ionales, y usa un enfoque de arriba ha ia abajo para trazar primero un diagrama de ontexto del sistema, dentro de
la imagen ms grande. Luego es trazado un diagrama de ujo de datos lgi o a
nivel 0. Se muestran los pro esos y se aaden los alma enes de datos. Luego el
analista rea un diagrama hijo para ada uno de los pro esos del Diagrama 0.
Las entradas y salidas permane en onstantes, pero ambian los alma enes de
datos y las fuentes. La explosin del diagrama de ujo original permite que el
analista de sistemas se enfoque en representa iones ada vez ms detalladas de
los movimientos de datos dentro del sistema. Luego, el analista desarrolla un
diagrama de ujo de datos fsi o a partir del diagrama de ujo de datos lgi o,
parti ionndolo para fa ilitar la programa in. Cada pro eso es analizado para
determinar si debe ser un pro edimiento manual o automatizado. Los pro esos
automatizados son agrupados subse uentemente en una serie de programas de
omputadora diseados para ser por lotes o en lnea. Seis onsidera iones para
parti in de diagramas de ujo in luyen si: hay pro esos eje utados por diferentes grupos de usuarios, hay pro esos que se eje uten al mismo tiempo, hay
pro esos que eje uten tareas similares, los pro esos por lotes pueden ser ombinados para un pro esamiento e iente, los pro esos pueden ser ombinados
en un programa para tener onsisten ia de datos, o si los pro esos pueden ser
partidos en diferente programas por razones de seguridad.
Las ventajas de los diagramas de ujo de datos in luyen la simpli idad de la
nota in, usndola para obtener informa in ms lara de los usuarios, permitiendo que el analista de sistemas on eptuali e los ujos de datos ne esarios sin
estar atado a una implementa in fsi a parti ular, permitir que los analistas
on eptuali en mejor las interrela iones del sistema y sus subsistemas y anali en
un sistema propuesto para determinar si han sido denidos los datos y pro esos
ne esarios.

Diagrama de ujo de datos logi o

Diagrama de ujo de datos si o

El diagrama de ujo de datos fsi o (abajo) muestra determinados detalles

que no se en uentran en el diagrama de ujo de datos lgi o (arriba).
Ejemplo:

Gestion de Personal
PLANEACIN DEL ESTUDIO

ESTUDIO PRELIMINAR.
1. Propor iona una idea global del problema.
(a) Contenido del estudio preliminar.
i. Informa in do umental
ii. Informa in sobre el ampo de trabajo
iii. Entrevistas previas
2. DEFINICIN DEL REA QUE VAN A INVESTIGAR. Toda empresa,
o bien un departamento o una se in.

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3. DETERMINACIN DE LOS DETALLES DEL ESTUDIO. Es un instrumento bien denido para la ontinua evalua in de los mtodos y el desempeo de todos los pro edimientos de la empresa.
(a)
(b)
( )
(d)
(e)

Deni in del problema

Re opila in de datos
Registro de datos
Anlisis de datos
El pro eso de anlisis

Un estudio de los planes y objetivos generales on el propsito de determinar los

requisitos del sistema. Un anlisis de los sistemas existentes para omprender
las rela iones entre sus re ursos a tividades, pro edimientos, ar hivos.

RECOPILACIN DE FORMATOS, INFORMES Y DOCUMENTOS

Se deben investigar y re opilar informes, do umentos, estados nan ieros, manuales de polti as y pro edimientos y los memorndums. Los do umentos ualitativos y uantitativos portan mensajes de persuasin y debe entenderse que
modi arlos bien pueden afe tar a la organiza in.
Se debe realizar a travs de una se uen ia de a tividades:
Lista de informa in
Las fuentes donde posiblemente se pueda onseguir esta informa in
Ne esidad de personal auxiliar.

La re opila in se efe ta por medio de un inventario que debe realizarse on

ada elemento. Estos elementos son:
1. Formas
2. Informes
3. Ar hivos
4. Equipo de o ina
5. Personal
6. Espa io
7. A tividades
Conviene ha er la a lara in de que por inventario debe entenderse el re uento
no solo de antidad, sino sobre todo, de las ualidades existentes dentro de ada
uno de los elementos itados anteriormente.
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INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES Y

EL ANLISIS Y DISEO DE INFORMES.
La informa in estable e las bases para desarrollar op iones para el problema
que se estudia, on el n de introdu ir medidas de mejoramiento administrativo.
El anlisis abar a la siguiente se uen ia de pasos:
Cono er el he ho o situa in que se analiza
Des ribir ese he ho o situa in
Des omponerlo a n de ono er todos sus detalles y aspe tos
Examinar rti amente y omprender ada elemento o omponente del

he ho espe i o en estudio

Ordenar ada elemento de a uerdo al riterio de lasi a in elegido, ha-

iendo ompara iones y bus ando analogas o dis repan ias on otros he hos.

Denir las rela iones que operan entre ada elemento.

Identi ar y expli ar las diferen ias y sus ausas on el n de resolverlas,

es de ir formular diagnsti os de la situa in.

Para que los informes tengan un valor real deben estable er ompara iones, es
de ir, que los he hos a tuales deben ser omparados on los anteriores, de tal
manera que las personas que re iben el reporte puedan evaluar las resultados.
Los informes que no se envan on oportunidad, tienen po o o ningn valor y
pueden ser eliminados.

ANLISIS, DISEO Y CONTROL DE FORMATOS

GENERALIDADES
La forma es un medio omn para la transforma in de datos, las formas impresas ontribuyen a impulsar la revolu in industrial.
Siempre que haya una opera in repetitiva de o ina habr registros uniformes. El modelo que gua esta uniformidad y ontribuye a la e ien ia de la
opera in es la forma impresa.

CONCEPTO
Es ualquier do umento impreso destinado a que en el se anoten datos, o

para uso repetitivo en situa iones idnti as de tratamiento de datos.

Un objeto que tiene impresa informa in estti a on espa ios en blan o

para asentar informa in variable.

Es el medio que transporta los datos a travs de la mayora de la etapas

del pro esamiento de informa in en la empresa.

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Las formas pueden lasi arse en :

Generales. Se elaboran indistintamente en varias o inas de la empresa
De o ina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas

solo dentro de la o ina donde se prepararon.

De intero ina. Se originan en una o ina y pasan a otra, bien sean sus

originales, sus opias o todos los juegos.

IMPORTANCIA
Las formas uestan dinero tanto en su osto intrnse o omo en los sueldos
y salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de onstru in mas
esen iales de todos los sistemas de informa in para la administra in es la forma
impresa. Es el medio que transporta los do umentos a travs de la mayora de
las etapas del pro esamiento de informa in de las empresas.
Un diseo y ontrol riguroso para las formas puede:
1. Mejorar la e ien ia del pro edimiento de informa in
2. Simpli ar el adiestramiento de los empleados
3. Efe tuar un ontrol por parte de la administra in
4. Propor ionar un medio e iente para registrar y llevar datos que son insumos del sistema de informa in para la administra in.

SITUACIN ACTUAL EN EL USO DE FORMATOS

La realidad indi a que la mayora de las formas utilizadas a tualmente en las
empresas son dif iles de leer, omprender y llenar, ine ientes para el pro esamiento en maquinas y po o e onmi as para imprimir.

OBJETIVO DEL ANLISIS

La fase del anlisis se enfo a ha ia tres reas espe i as:
1. Evalua in de la ne esidad de informa in.
2. Determina in del mtodo mas e iente de obtener la informa in ne esaria en la forma.
3. Espe i a iones de la se uen ia de pro esamiento de la informa in.

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PROPSITOS
La razn bsi a para la existen ia de esta es propor ionar un medio para llevar
informa in exa ta, oportuna y signi ativa para la toma de de isiones, (informa in esen ial para dirigir y oordinar las opera iones de las empresas) la
forma de ser tambin e iente de a uerdo on el poten ial humano, el material
y los requisitos de equipo para su prepara in y uso.
Para las ne esidades de la empresa de nuestro medio es su iente on los
propsitos siguientes:
1. Darse por enterado
2. Convertirse o estar de a uerdo
3. Apli ar
4. Autorizar
5. Can elar
6. Certi ar
7. Re lamar
8. Estimar
9. Re ordar
10. Identi ar
11. Instruir
12. Noti ar
13. Ordenar
14. Registrar
15. Informar
16. Soli itar
17. Despa har
18. Programar

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DISEO
Comprende la disposi in de la forma y las espe i a iones para realizarla.
El analista debe terminar o si puede ser he ho de un tamao estndar mas
pequeo, debe saber si se trata de una forma para llenarse manualmente, on
maquina de es ribir o mediante maquina de tabula in o impresora de alta
velo idad, debe saber si va a servir para registro on otra forma, si se ar hiva
en una arpeta de determinado tamao y ara tersti as y ualquier otro he ho
que pueda inuir.
Requisitos elementales para el diseo de una forma:
1. Debe rear a titud mental favorable entre los que trabajan on la forma
2. Debe propor ionar la manera mas f il de anotar y usar los datos en el
ontenido.
3. Debe ayudar a redu ir la tenden ia al error.
4. Debe tratar de ser e onmi o en impresin y papel sin que restrinja la
e ien ia del trabajo.

SIMPLIFICACIN DEL PAPELEO

Aun bajo sistemas muy ontrolados, el papeleo on fre uen ia in uba mas labor
de la misma lase. Los registros ambiguos impre isos o tardos originan do umentos a laratorios o de orre in. Cuando no se ontrola bien el papeleo, el
resultado es la rea in de grandes grupos de empleados. El osto sobre argado
de ha er registros y el gran por entaje de errores prevale iente en el produ to
terminado re ono en omo ausa los ompli ados pro esos de papeleo.
Composi in de los sistemas de informa in ( papeleo ). Existen dos mtodos bsi os para simpli ar el papeleo. El primero onsiste en pres indir de
toda la organiza in y sistemas a tuales y determinar la informa in exa ta
que se ne esite para parti ipar en los nego ios. Partiendo de este modelo de
informa in, idear la organiza in orre ta y ade uada a la persona debida en
el momento oportuno, llamado revolu in del trabajo. El segundo onsiste en
analizar los pro edimientos existentes, eliminar los pasos inne esarios y mejorar
las opera iones pertinentes, as omo la auen ia de trabajo. Este mtodo requiere tambin una revisin de la organiza in y las polti as a n de eliminar
toda aquella informa in que sea intil, este dupli ada o arez a de autoriza in
llamado Simpli a in del trabajo.

Relevamiento y deni ion del problema

Objetivos
Re ono imiento de sistema a tual
Fa tibilidad y plani a ion

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 Analisis de entradas
Analisis de salidas
Interrela ion on otros departamentos
Relevamiento de datos impresos
Entrevistas
Cuestionarios
Diagramas de ujo de datos
Plani a ion de tareas

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