Subsecretara de Control y Auditora de la Gestin Pblica

Gua para Evaluar el Funcionamiento de los Comits Institucionales en las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal
Abril, 2004

SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIN DE LA GESTIN PBLICA

Fortalecimiento de Control Interno

Abatir los niveles de corrupcin en el pas y dar absoluta transparencia a la gestin y desempeo de las instituciones y los servidores de la Administracin Pblica Federal.

SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

GUA PARA EVALUAR EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITS INSTITUCIONALES EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

Fortalecimiento de Control Interno/ UCEGP/ SCAGP/ Pgina 2 de 3

SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

GUA PARA EVALUAR EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITS INSTITUCIONALES EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

1. PROPSITO DE LA GUA. Establecer los aspectos bsicos que orienten a los rganos Internos de Control en la evaluacin del funcionamiento de los Comits instalados en las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal para coadyuvar a que se constituyan y acten como rganos auxiliares y de apoyo de las instituciones en temas relevantes y especficos relacionados con su gestin pblica.

2. ALCANCE DE LA GUA. Su contenido es aplicable a todas las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, que tengan instaurados Comits institucionales como rganos colegiados.

3. OBJETIVO DE LA GUA. Asegurar que las sesiones y acuerdos que se adopten en los Comits institucionales de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal se lleven acabo en el marco de las disposiciones legales aplicables, con un alto sentido de prevencin y transparencia.

4. LINEAMIENTOS GENERALES Los presentes Lineamientos son de carcter enunciativo ms no limitativo, por lo que los rganos Internos de Control, dependiendo de la naturaleza, complejidad, atribuciones, circunstancias, presupuesto, infraestructura y entorno de la Dependencia o Entidad, debern desarrollar un procedimiento especfico para evaluar el funcionamiento de los Comits institucionales, atendiendo principalmente los aspectos que se describen en el siguiente apartado.

5. LINEAMIENTOS ESPECFICOS Verificar que el o los comits se encuentren formalmente establecidos, mediante la revisin y evaluacin de la documentacin pertinente a su creacin, autorizacin y funcionamiento.

Fortalecimiento de Control Interno/ UCEGP/ SCAGP/ Pgina 3 de 3

SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

GUA PARA EVALUAR EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITS INSTITUCIONALES EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

Constatar que se tengan establecidos sus objetivos, atribuciones y alcances, relativos a su funcionamiento y marco normativo que lo rige.

Comprobar que el comit tenga formalmente definidos los cargos de los integrantes de los comits y las designaciones correspondientes, tanto de los miembros propietarios como suplentes.

Comprobar el establecimiento de las funciones propias del comit.

Verificar que se tengan establecidos mecanismos de operacin del comit, que hagan los sealamientos correspondientes a la forma y perodos para convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias, asistencia necesaria para la realizacin de las sesiones, la formulacin de la orden del da, elaboracin de la minuta con los asuntos tratados y acuerdos adoptados y el seguimiento respectivo.

Verificar que se tengan establecidas las funciones correspondientes al presidente, secretario ejecutivo y vocales, as como las disposiciones a las que habr de sujetarse la participacin de invitados.

Comprobar que el comit especifique con la debida anticipacin el calendario de sesiones ordinarias para el siguiente ejercicio.

Verificar que las sesiones extraordinarias se justifiquen en el tiempo y por los asuntos que por su trascendencia as lo ameritan.

Comprobar que los miembros designados y que asisten tengan el nivel jerrquico mnimo requerido.

Fortalecimiento de Control Interno/ UCEGP/ SCAGP/ Pgina 4 de 3

SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

GUA PARA EVALUAR EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITS INSTITUCIONALES EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

Verificar que exista un mecanismo para el seguimiento puntual de los acuerdos adoptados en las sesiones del comit, as como evaluar la efectividad (logros) en su implantacin.

Verificar que se tenga establecida la presentacin de informes de gestin de los comits, por lo menos una vez al ao.

Constatar que el comit tenga establecido el reglamento de su funcionamiento y que ste se revise y/o actualice por lo menos una vez al ao.

ASESORA Y CAPACITACIN La asesora para la aplicacin de sta gua se encuentra disponible en la Unidad de Control y Evaluacin de la Gestin Pblica (UCEGP) de la SFP, a travs del rea de Fortalecimiento de Control Interno, telfonos (01-55) 3003 3000, extensiones 3077 (Lic. Carlos Patterson Olivas), 3062 (Lic. Jos Jurado Lpez) y 3511 (Lic. Ricardo Gutirrez Caldern); o mediante correo electrnico en las siguientes direcciones: cpatters@funcionpublica.gob.mx; jjlopez@funcionpublica.gob.mx; fortalecimientoci@funcionpublica.gob.mx Los cursos de induccin para las Revisiones de Control se imparten todo el ao en la Direccin de Capacitacin en Control y Auditora de la SFP; solicitar su inscripcin a los telfonos (01-55) 3003 3000, extensiones 3125 y 3289, o mediante correo electrnico en las siguientes direcciones: tsaenz@funcionpublica.gob.mx, gmatus@funcionpublica.gob.mx y egilmore@funcionpublica.gob.mx.

Fortalecimiento de Control Interno/ UCEGP/ SCAGP/ Pgina 5 de 3