<LETTRE D’INVITATION À SOUMISSIONNER>

[Utiliser l'en-tête du pouvoir adjudicateur]

<Lieu et date>

M. Célestin MABUNGU
BAJAC CONSTRUCT
N°01, route aéroport, 6ème avenue.
Q/ Konga-Konga.
KISANGANI

N/Réf.: …/TRAV/ES/PANAV/2021

OBJET : Invitation à une procédure négociée pour la construction d’un nouvel entrepôt au port
de Mbandaka

Monsieur le Directeur général,

J'ai l'honneur d’inviter votre société à une procédure négociée pour le marché en objet. Vous noterez
qu’il s’agit de la reprise d’un chantier commencé par une autre entreprise et qui a été interrompu. Compte
tenu de la qualité de vos interventions au port de Kisangani rive droite, et de votre connaissance de
Mbandaka, je serais particulièrement satisfait de pouvoir compter sur votre entreprise pour ces travaux,
que nous voudrions voir reprendre dans les meilleurs délais.
Vous trouverez ci-joint le dossier d’appel d’offre constitué comme suit :
Volume 1 
- Section 1 : Instructions au soumissionnaire, avec l’avis de marché
- Section 2 : Bordereau de soumission, avec la déclaration sur l’honneur relative aux critères
d’exclusion et de sélection
- Section 3 : Formulaires relatifs à l’entreprise :
o Formulaire « entité légale »
o Capacité financière
o Capacité technique et professionnelle:
- Section 4 : Offre technique:
o Vue d’ensemble du personnel du soumissionnaire
o CV des principaux membres du personnel
o Installations
o Plan de travail et programme
o Procuration
o Formulaire « signalétique financier »
Volume 2 
o Section 1 : Projet de contrat
o Section 2 : Conditions générales pour les marchés des travaux financés par l’UE
o Section 3 : Conditions particulières
o Sections 4 à 6 : Modèles de garanties bancaires
o Section 7 : Régime fiscal et douanier
Volume 3 : Spécifications techniques
Volume 4 : Offre financière

Août 2020
DAO Travaux Port de Mbandaka – Invitation à soumissionner Page 1 sur 3
Volume 5 : Documents de conception y compris les plans
Si vous êtes intéressé par ce marché, vous voudrez bien me transmettre une offre technique et financière,
en utilisant les modèles fournis à la section 4 du volume 2 et au volume 4. Cette offre sera sujette à
négociation. Vous noterez que le bordereau de soumission complet et les formulaires du volume 3 ne
sont pas requis à ce stade, mais que la « déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exécution et de
sélection » doit être jointe à votre offre.
Après examen de ces documents par un comité d’évaluation constitué à cet effet, vous serez invité par ce
comité à poursuivre la négociation, qui pourra porter tant sur votre offre que sur certains éléments du
projet de contrat. Toutefois, les exigences minimales figurant dans les spécifications techniques et les
critères spécifiés dans le document de marché ne sont pas négociable.
Compte tenu de la situation particulière liée à l’épidémie à COVID 19, la négociation pourrait
éventuellement être menée par échange de courriers électroniques et conférences téléphoniques. A l’issue
de la négociation vous me remettrez une offre finale intégrant les modifications convenues et comportant
le formulaire de soumission avec ses annexes ainsi que l’ensemble des formulaires complétés.
L’offre finale n’étant pas négociable, si elle ne correspond pas à ce qui a été convenu avec le comité, elle
devra être définitivement rejetée.
Je me réserve le droit d’attribuer le marché sur base de votre offre initiale, si elle est jugée
particulièrement satisfaisante par le comité d’évaluation. Dans ce cas vous devrez me remettre le
bordereau de soumission correspondant, ainsi que tous les formulaires requis.
Aussi, la lettre d’envoi de votre offre devra préciser si certains points des conditions particulières et des
spécifications techniques (hors exigence minimales) devraient être négociées dans la limite permise par
les règles applicables.
Je vous saurai gré de me faire parvenir votre proposition initiale soit par courrier imprimé, soit par
courrier électronique à l’adresse indiquée dans l’avis de marché ci-joint, à votre meilleure convenance et
au plus tard le 28 février 2022. Si vous ne désirez pas soumissionner, je vous saurai gré de me le faire
savoir au plus vite.

Je vous prie d’agréer Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

< Nom et signature

Pièces jointes : Dossier d’appel d’offres

Août 2020
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Août 2020
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