RED ISO DE DISTRIBUIDORES COMERCIALES Y FILIALES DE REPSOL COMERCIAL

PROCEDIMIENTO GENERAL DE CALIDAD

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PGC-04:

CONTROL DE LA DOCUMENTACION.

INDICE
1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. RESPONSABILIDADES. 5. DESCRIPCION. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION.

Copia:

CONTROLADA

NO CONTROLADA

Cdigo de la Empresa _____________ ASIGNADA A: ____________________________________

5 4 3 2 1
REVISION

Apartados 4,5.1, 5.3 y 5.5 Apartados 4, 5 y 6. Apartados 3, 4.c y 5.1. Encabezado. Se incluyen formatos. Alcance. Aptdos.4.a, 4.c, 5.1 y 5.4. Portada y puntos 4, 5 y 6.
MODIFICACIN

4
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15/03/2005
FECHA ENTRADA EN VIGOR ELABORADO Y REVISADO POR SECRETARIO COMITE DE CALIDAD ISO 9000 APROBADO POR PRESIDENCIA

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CONTROL DE LA DOCUMENTACION.

1.

OBJETO.
Definir el procedimiento a seguir para la elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin y control de los documentos y de los datos que definen el Sistema de Calidad con el fin de asegurar su disponibilidad y adecuacin, convenientemente actualizados, all donde se necesitan.

2.

ALCANCE.
Todos los documentos que forman parte del Sistema de la Calidad. No estn sujetos a este procedimiento, en cuanto a los requisitos definidos en el apartado 5.1, los Manuales de Productos y las Especificaciones Tcnicas elaborados por REPSOL, que tienen su propia identificacin. Los documentos que forman parte del Sistema de la Calidad son los siguientes: Manual de Calidad. Procedimientos Generales de Calidad. Procedimientos Operativos de Calidad. Documentacin General de Calidad. Manual de Funciones. Especificaciones Tcnicas. Instrucciones de Trabajo. Documentacin Externa.

3.

REFERENCIAS. Manual de Calidad, Captulo 4. Norma UNE-EN ISO 9001:2000.

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CONTROL DE LA DOCUMENTACION.

4.
a.

RESPONSABILIDADES.
Presidencia. Aprobar el Manual de Calidad, los procedimientos operativos y generales de calidad, las instrucciones tcnicas as como todas las modificaciones derivadas de las revisiones efectuadas a los mismos. La aprobacin efectuada por el Presidente, implica a su vez, que ha efectuado su comprobacin. Corresponde al Presidente definir la fecha de entrada en vigor del manual de calidad y de los procedimientos.

b.

Secretario del Comit de Calidad. Elaborar y revisar el Manual de Calidad, los Procedimientos Generales y Operativos de Calidad (PGC y POC). Archivar los originales del Manual de Calidad, Procedimientos (PGC y POC) y la documentacin generada en perfecto estado. Revisar las Instrucciones Tcnicas de Trabajo y mantener copia de cada una de ellas. Eliminar la documentacin que hubiera quedado obsoleta, guardando una copia como histrico. Distribuir copias de la documentacin a todas las empresas, controlando que se encuentran actualizadas en su revisin. Mantener actualizados los ndices de PGC y POC, y distribuirlos a todas las empresas. Mantener actualizados los documentos del Sistema de la Calidad, con indicacin, para cada documento relacionado, del n y fecha de su ltima revisin en vigor.

c.

Calidad. El responsable de esta funcin en la empresa tiene las siguientes misiones: Elaborar las Instrucciones de Trabajo y emitir un ndice, formato Mod. 40, con indicacin para cada documento del n de revisin y fecha de su ltima revisin en vigor de los documentos que no se publican en la Red. Distribuir la documentacin del Sistema de Calidad, que sea necesaria para la correcta realizacin de cada trabajo, formato Mod. 40. Archivar todos los datos del Sistema de Calidad. Identificar toda la documentacin que hubiera quedado obsoleta. El responsable de Calidad guardar una copia obsoleta de la informacin que haya distribuido en papel.

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CONTROL DE LA DOCUMENTACION.

Obtener y controlar aquella documentacin legal de carcter externo en el mbito autonmico, provincial o local.

5.
5.1.

DESCRIPCION.
Identificacin de los documentos. Toda la documentacin de Calidad incluye los siguientes datos: N de revisin. N de pginas de las que consta el documento. Fecha y firma de las personas responsables de su aprobacin, revisin y elaboracin. Nombre del documento. Cdigo del documento. El cdigo de los procedimientos y las instrucciones est estructurado de la siguiente forma: Procedimientos Generales de Calidad: PGC- XX, cuyo significado es: PGC: Procedimiento General de Calidad. XX : N de dos cifras secuencial. Procedimientos Operativos de Calidad: POC- XX, cuyo significado es: POC: Procedimiento Operativo de Calidad. XX : N de dos cifras secuencial. Instrucciones de Trabajo : IT-YYYYY, n XXX, cuyo significado es: IT : Instruccin de Trabajo. YYYYY: Cdigo de la empresa. XXX : N de tres cifras secuencial. Se utilizar para ello el formato Mod. 05. Los formatos se incluyen en los captulos del Manual de Calidad y en los Procedimientos e instrucciones en los que se referencian. Llevan asignado un nmero correlativo. Todos los formatos que aparecen en el Manual de Calidad y en los procedimientos son orientativos: pueden usarse stos u otros que proponga la empresa siempre que recojan al menos la misma informacin que los primeros y no ser necesario su control en el Mod. 40. Su identificacin y control se describe en el PGC-16 Control de los registros de Calidad. En el Mod. 40 se dejar registro de los documentos del Sistema, su revisin y su distribucin a los distintos departamentos/ destinatarios.

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CONTROL DE LA DOCUMENTACION.

Las copias de trabajo que los usuarios de documentos en red necesiten imprimir no estarn sujetas a control. El usuario de la copia en papel impresa debe saber que tendr que comprobar, antes de su utilizacin, el estado de vigencia de la misma. 5.2. Edicin y archivo de los documentos. De cada uno de los documentos existir un original nico que estar firmado por las personas responsables de su elaboracin y aprobacin, y del cual se efectuarn tantas copias como sean necesarias para su distribucin. 5.3. Distribucin de los documentos. Para un adecuado control de la distribucin de las copias que se efectan de los documentos de Calidad, cada uno de stos llevar asociado un listado de distribucin que incluir las copias controladas (formato Mod. 40). Presidencia utilizar como medio de distribucin el Portal de la Red. Nombre y cdigo del documento. N de la revisin. N de cdigo de empresa. Nombre del Destinatario y/o Departamento 5.4. Modificacin y anulacin de los documentos. a. Las modificaciones generadas en los documentos de Calidad, pueden venir motivadas por: Revisiones del Sistema de Calidad efectuadas por el Comit de Calidad. Auditoras del Sistema de Calidad (internas o externas). Acciones correctivas o preventivas derivadas de las anteriores. b. Cuando se efecta una modificacin en algn documento se le asigna a ste un nuevo n de revisin, dejando constancia de ello en la portada del documento (cuando sea posible) anulando el documento que hubiera quedado obsoleto. Sobre las modificaciones introducidas al Manual de Calidad se dejar constancia de ellas en el resumen de revisiones. Cualquier modificacin introducida en el Manual de Calidad lleva consigo la edicin de todo el Manual de Calidad. c. Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Generales y Operativos de Calidad PGC y POC, el Secretario del Comit de Calidad ISO 9000 emitir los ndices de Revisin y Aprobacin actualizados. d. El Secretario del Comit mantendr actualizado el ndice de revisin de las Instrucciones. e. Las listas de precios tendrn su propio control.

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f. Las modificaciones se realizarn en negrita, quedando siempre constancia de ello en la de la ltima modificacin g. Para los documentos elaborados en la empresa, Calidad actualizar el listado del estado de revisin, formato Mod. 40. h. La actualizacin de las especificaciones tcnicas de los productos es responsabilidad de REPSOL. i. La documentacin anulada se comunicar por el Secretario del Comit de Calidad a las empresas y Calidad a todos los receptores del documento controlado, guardando solo una copia, como histrico, que est identificada adecuadamente. Para tener constancia de la no utilizacin de documentacin obsoleta, ser necesario que Calidad haga el registro positivo de recepcin de la copia obsoleta al distribuir la copia en vigor (Mod. 40). j. Los datos del Sistema de Calidad sern controlados por el Responsable de Calidad de la empresa. 5.5. Documentacin Externa. Se considera documentacin externa a todos aquellos documentos procedentes del exterior como: Legislacin, Normas, Manuales, B.O.E., Reglamentos, etc, de utilidad para el Sistema de Gestin de Calidad. El control y la distribucin de la normativa de nivel nacional se har desde Presidencia, que emitir una Lista de Documentacin Externa. Aquella normativa de carcter autonmico, provincial o local que afecte al Sistema de Calidad ser controlada individualmente por cada miembro de la Red ISO. Calidad emitir un listado con los documentos externos que le indique el Comit ms aquellos que le sean aplicables utilizando para ello el formato Mod.40 y si fuera necesaria su distribucin se indicar utilizando el mismo formato. 5.6. Formatos. Las referencias de los formatos utilizados son: Formato Mod. 05: Formato Instruccin de Trabajo. Formato Mod. 40: Lista de Revisin y Distribucin de los documentos del Sistema de Calidad.

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6.

ARCHIVO DE DOCUMENTACION.
Nombre del Documento M.C., PGC y POC (originales vigentes y obsoletos) M.C., PGC (vigente) y POC Tipo de Codificado Responsable Custodia Documento Documento N revisin Presidencia Lugar de Archivo REPSOL Tiempo de Archivo --

Documento Documento

N revisin N revisin ---

Calidad Calidad Calidad

Departamento de Calidad Departamento de Calidad Departamento de Calidad

Vigencia ---

Instruccin Trabajo (vigentes y obsoletas) Lista de revisin distribucin. Mod. 40

y Documento/ Registro

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Empresa: Base:

INSTRUCCION DE TRABAJO IT: _______N__

DENOMINACION:

Elaborado Calidad:

Rev. : ____ Fecha: _____/_______/____ Pg. ____de _____

Aprobado Presidente:

Mod 05

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CONTROL DE LA DOCUMENTACION.

REVISIN Y DISTRIBUCIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA Empresa: DE CALIDAD Base:

Documentacin Rev En vigor SI / NO Retiradas Copias Obsoletas SI / NO Ubicacin Original Copia 1 Destinatario/ Departamento

N de pag:

Copia 3 Copia 2 Copia 2 Copia 3 Copia 1 Destinatario/D Destinatario/D Fecha/Firma Fecha/Firma Fecha/Firma epartamento epartamento

Mod. 40