Aporte Personal a la Temtica: BUSINESS INTELLIGENCE SEMINARIO DE GRADUACIN: INGENIERA EN SISTEMAS

JU
1. TEMA:

- 2011

Seleccin de una Herramienta para la Aplicacin de Inteligencia de Negocios

2. AUTORA: Tlga. Diana Marisela Brito Zhunio Seminario de Graduacin: Ingeniera en Sistemas

3. RES

EN

Escoger una herramienta de Inteligencia de Negocios (BI) que satisfaga las necesidades de los usuarios en funcionalidad, arquitectura, y al mejor costo, no es fcil; y menos si consideramos la cantidad de herramientas que existen en el mercado, adems debemos considerar al modelo de negocio Software as a Service, cuyo modelo siguen algunas empresas convirtindose en proveedoras de BI. Para tomar la decisi n acertada es necesario seguir algunas recomendaciones en forma de pasos, es decir tener una metodologa de selecci n, adems de involucrar a las personas indicadas. Tampoco es recomendable llevar el proceso de selecci n al extremo y estancarnos en un sper anlisis, basta con hacerlo bien ya que la empresa realizar una considerable inversi n en dichas herramientas y la infraestructura necesaria para ello. Es necesario usar una metodologa forma con pasos claros, crear un Comit de selecci n de la herramienta y juzgar con criterios. Este comit debe estar conformado por los stakeholders y por algn representante del departamento de tecnologa, es necesario definir requerimientos y juzgar como cada herramienta resuelve dichos requerimientos. Al final con dos opciones podemos realizar pruebas con un objetivo claro: ver como la herramienta atiende los requerimientos de la empresa y no solo jugar con el programa.

4. INTRODUCCIN

Dada la inmensa cantidad de herramientas de Inteligencia de Negocios, es necesario que sigamos un proceso para seleccionar la correcta. Siempre buscaremos la herramienta que mejor satisfaga las necesidades de los usuario finales, y al mejor costo, mientras sea posible. Buscar atajos al proceso raramente funciona. Puesto que las organizaciones invierten importes considerables en licencias, mantenimiento, servidores, formaci n, soporte y administraci n, es mejor llevar a cabo una cuidadosa evaluaci n. Por otro lado, no debemos sucumbir en la parlisis por un exceso de anlisis. Los lderes de herramientas de Inteligencia de Negocios ofrecen herramientas razonablemente maduras que pueden cubrir las necesidades de las organizaciones. Segn Jonathan Wu1, el proceso para seleccionar la soluci n de Business Intelligence puede ser un proceso informal o formal. En el presente documento revisaremos el proceso formal y desarrollaremos una pequea metodologa a seguir para la selecci n de la herramienta.

1 Business Intelligence: WhichApplicationisBestforanOrganization? , Jonathan Wu, Publicado en DM Review

Online, junio 2000.

5. MATERIALES Y METODOS

Proceso Informal Comnmente, las organizaciones no establecen un proceso formal de selecci n de software y, desafortunadamente, en la mayora de los casos este procedimiento no produce los resultados esperados. Muchas veces se asigna un responsable de negocio que, aparte de sus obligaciones, debe seleccionar la herramienta; en otros casos, los responsables son miembros de los departamentos de tecnologa, en esta situaci n, el vendedor que haga la mejor demostraci n ser el que consiga el proyecto.Es posible, por lo tanto, que una organizaci n haya adquirido inapropiadamente un software porque no ha destinado los suficientes recursos en tiempo y dinero para seleccionar la soluci n. La elecci n de una soluci n de Inteligencia de Negocios no se puede tomar de cualquier manera: algunas organizaciones se ven obligadas a cambiar de proveedor al cabo de uno o dos aos. Los costos para la organizaci n no son tan solo los de adquisici n de las licencias, sino tambin los del proyecto de implementaci n, que incluyen tanto los de formaci n de los de software la probabilidad de seleccionar la mejor herramienta para la organizaci n se incrementa sustancialmente. Proceso Formal Con un proceso formal de selecci n de software la probabilidad de seleccionar la mejor herramienta para la organizaci n se incrementa sustancialmente. La selecci n de software requiere de distintas tareas, que deben ser tratadas como un proyecto, con las siguientes etapas: 1. Inicio del proyecto: 1.1. Alcance y objetivos. 1.2. Equipo. 1.3. Comunicaci n del inicio. 2. Anlisis de los procesos de negocio: 2.1. Comprender los procesos actuales y su informaci n asociada. 2.2. Identificar las mejores prcticas que apoyan a los objetivos de negocio. 2.3. Anlisis de las diferencias. 2.4. Desarrollar como deberan ser los procesos en el futuro.

3.

Definir los requerimientos: 3.1. De negocio: 3.1.1. Presupuesto y plazos. 3.1.2. Requerimientos de informaci n directiva. 3.2. Funcionales: 3.2.1. Estado de las necesidades de negocio. 3.3. Tcnicos: 3.3.1. Estndares de sistemas. 3.3.2. Diagramas de flujo. 3.3.3. Interfaces de sistemas.

4. 5.

Punto de decisi n: Construir (realmente queremos construir la soluci n en lugar de utilizar uno de los productos disponibles en el mercado?) versus comprar. Gesti n de los proveedores: 5.1. Demostraciones. 5.2. Anlisis de sus ofertas. 5.3. Ranking de las soluciones de los proveedores. 5.4. Negociaci n sobre las licencias y la implementaci n. 5.5. Contrato.

Podemos complementar la metodologa propuesta por J. Wu con la propuesta por W. Eckerson y C. Howson 2: 1. Deberamos constituir el Comit de Selecci n de la herramienta de BI. Debera estar formado por todos los stakeholders de los distintos departamentos. Para que sean efectivos, los comits deben estar compuestos por pocos miembros. 2. Definir los usuarios y los escenarios de uso. Se hace necesario definir quin interactuar con un informe y cmo, ya que los diferentes tipos de usuarios requieren distintas herramientas e interfaces. Comprender los segmentos de usuarios es crtico para gestionar el alcance en la seleccin y resolver los conflictos de los requerimientos.

2 Enterprise Business Intelligence: Strategies and Technologies forDeploying BI onan Enterprise Scale ,

Wayne W. Eckerson y Cindi Howson, TDWI Report Series, agosto 2005.

3. Refinar los requerimientos de informacin: Cada herramienta de BI soporta modelos y esquemas ligeramente diferentes (sql, tablas, vistas, cubos de datos, etc.), lo cual es crtico para incorporar los requerimientos en el proceso de seleccin. Las distintas herramientas de BI solventan estas funciones de formadistinta. El Comit de Seleccin debe comprender las diferencias y saber qu aproximacin ser mejor para la organizacin. 4. Definir los criterios de seleccin y su peso. Se pueden capturar los requerimientos de los usuarios mediante: entrevistas individuales, anlisis de la diferencia o sesiones de tormenta de ideas. La clave es trasladar los requerimientos a las capacidades de la herramienta de BI (consultas, informes, entrega de informacin, integracin con hojas de clculo, cuadros de mando, administracin, arquitectura, coste, formacin y soporte). Deberemos priorizar cada criterio con un peso. 5. Demostraciones: El Comit debe ver las distintas demostraciones de los proveedores y debe prepararse un orden del da para cada vendedor. En el orden del da debe disponerse de tiempo para hablar de las consideraciones estratgicas, as como de las capacidades del producto. Esto vale la pena si evaluamos pocos productos caso contrario no es muy prctico. 6. Determinar cul es la herramienta que se ajusta ms: Usando los requerimientos definidos en el punto 4, puntuar los criterios y las demostraciones; incorporar consideraciones estratgicas, informacin cualitativa e informacin de clientes de la herramienta para saber cul de ellas y qu proveedor se ajusta mejor a corto y largo plazo a nuestra organizacin. No se deben abandonar las segundas alternativas completamente: debemos todava probar el concepto, negociar el contrato o poner a prueba si nuestra primera eleccin tiene problemas insuperables. 7. Probar el concepto: Slo deberamos tener uno o dos proveedores posibles al llegar a esta fase. Es la oportunidad de probar la herramienta en nuestro entorno. nicamente es una prueba, aunque en este punto es importante conseguir que el Comit est centrado en los requerimientos crticos ms que en jugar

interminablemente con la herramienta o intentando crear informes. La prueba del concepto sirve para elegir entre las alternativas, su propsito es confirmar que el producto funciona como se espera.

6. RESULTADOS

Cuando realicemos un proyecto de BI, es necesario seguir una metodologa como la descrita en el presente documento. El elegir la herramienta indicada no solo har que la inversin haya sido rentable para la institucin, sino tambin influenciar muy positivamente en el desarrollo de las actividades de negocio de la misma. Es muy penoso que las empresas deben cambiar de herramientas, arquitectura, etc. Por una mala decisin al escoger la herramienta. Debemos considerar que la inversin no es nicamente los costos de licencias, infraestructura; tambin la inversin se traduce en tiempo y esfuerzo de planificacin, de desarrollo, de capacitacin, etc. Como profesionales de IT debemos orientar siempre a los directivos de la empresa como realizar una acertada decisin.

7. RECONOCIMIENTOS

8. REFERENCIAS

JONATHAN 2000.

WU,

Business

Intelligence:

WhichApplicationisBestforanOrganization?, Publicado en DM Review Online, junio

WAYNE W. ECKERSON Y CINDI HOWSON, Enterprise Business Intelligence: Strategies and Technologies forDeploying BI onan Enterprise Scale, TDWI Report Series, agosto 2005. JOSEP LLUS CANO, Business Intelligence:Competir Con Informacin, julio 2007.