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Administración de tiempo

Tabla de contenidos

1 - Introducción

2 - Tiempo de calidad

3 - Desperdiciadores de tiempo

4 - Identificación de hábitos personales (Ejercicio I)

5 - Causas de la morosidad

6 - El valor económico del tiempo laborable personal (Ejercicio II)

7 - El uso del tiempo Ejercicio III

8 - Planear las actividades

9 - Organizar las actividades

10 - Establecer fechas de seguimiento

11 - Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

12 - El beneficio de la planeación

13 - Poniendo prioridades

14 - Eficiencia en la oficina

15 - Como ocupar ''tiempo muerto''

16 - Resumen y conclusiones prácticas

17 - Evaluación periódica

1. Introducción

ESTE LIBRO

Metas generales

- Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos.

Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo.

Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.

Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes.

Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo. Objetivos

Los participantes, serán capaces de:

Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.

Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.

Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. Competencias a desarrollar de manera indirecta

- Capacidad de auto crítica.

Organización personal.

Orientación a resultados. Aprendizaje clave

El tiempo es una simple medida. La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

EL TIEMPO

¿Qué es el tiempo?

“¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede explicarlo fácil y brevemente?. ¿Quién puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, ¿qué puede ser más familiar y más mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de él; igualmente lo entendemos cuando lo oímos nombrar, al hablar con otra persona. ¿Qué es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo sé; pero si quisiera explicárselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo sé”.

Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustín escribió esas palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el término tiempo, pero no podemos decir lo que es.

Los modernos diccionarios lo definen: “Relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (Encicl. Ilustrada Cumbre); “Duración de los época, siglo” (Dicc. Larousse); “Duración de las cosas sujetas a mudanza” (Dicc. de la Real Academia); “Aspecto mensurable de la duración” (Dicc. de Psicología).

La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: “El número, o la medida, del movimiento según antes y después”.

Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad).

El tiempo es pues, la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo.

Resulta entonces un corolario que sorprenderá a más de uno: El tiempo en sí no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.

Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.

Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor.

Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

2. Tiempo de calidad

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.

La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo:

mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

MITOS

El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se

confunden los resultados con la actividad

para no llegar a ninguna parte.

El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

3. Desperdiciadores de tiempo

DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNOS

1. Excesivo flujo de papeles.

2. Teléfono.

3. Visitantes.

4. Reuniones.

5. Fallas de comunicación.

6. Políticas y procedimientos.

7. Información. (Falta / exceso)

POSIBLES SOLUCIONES

Agenda

- Citas.

Proyectos.

Actividades por realizar.

Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes. Uso del teléfono

- Antes de llamar, planifica la conversación.

Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.

Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.

Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.

Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia. Correspondencia

- Escribe menos, usa más el teléfono.

Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.

Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.

Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.

Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

Al escribir usa palabras sencillas.

No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes. Interrupciones y visitantes inesperados

- Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.

Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.

No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.

Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?. Reuniones

- Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.

Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS

- Falta de prioridades.

Falta de planes.

Objetivos no claros.

Dejar cosas para después.

Intentar hacer muchas cosas a la vez.

Falta de autodisciplina.

Falta de habilidad y conocimientos.

SOLUCIONES

- Reflexión

Decisión

Disciplina

No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

4. Identificación de hábitos personales (Ejercicio I)

PROBLEMAS

Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.

SOLUCIONES Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

5. Causas de la morosidad

MOROSIDAD

La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.

La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.

El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.

Las principales causas de morosidad son:

1. Trabajos no placenteros.

2. Trabajos difíciles.

3. Indecisión.

6. El valor económico del tiempo laborable personal (Ejercicio II)

UNA PREOCUPACIÓN PARA LAS EMPRESAS

Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender

Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de él: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero la realidad es que se paga por “X” tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado.

EJERCICIO II

1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde

que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.

2.

Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias

y

“C” para las deseables.

3.

Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados

que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar “qué ocupado estoy”, platicar la última película, hablar con la mamá, platicar con los compañeros de cualquier tema, etc.

4. Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado de sueldo diario.

5. El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, así mismo puede dividir este

último resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.

6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las

actividades “A” y el de las “B” y multiplíquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado será lo que realmente usted debería de ganar.

7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.

Sea honesto. Sólo usted verá este documento.

7. El uso del tiempo Ejercicio III

PRINCIPIOS PRÁCTICOS

Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el tiempo. ¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!

Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva

y realista cómo lo manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días. El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos.

AUTOANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando.

En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora.

Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el café, usualmente se convierte en 30.

Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?

A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de

manejarlos en ese orden. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o

improductivas. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo

inesperado. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y

decidiendo sobre ella. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo

destinado a asuntos pendientes. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

10. En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

PUNTUACIÓN

Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el siguiente:

Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.

Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.

Entre 37 y 44: Muy bien.

Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

8. Planear las actividades

- Diseño de Objetivos.

Planes de contingencia. El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.

Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificación eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.

Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.

Organizo mis tareas por orden de prioridad. Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estén en línea con mis valores.

Sean de tiempo definido.

Estén definidas clara y específicamente.

Sean completamente mías.

Sean realistas.

9. Organizar las actividades

Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:

Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo. Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una planeación cuidadosa le permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:

Prioridad A. Imprescindible de hacer.

Prioridad B. Debe hacerse.

Prioridad C. Deseable de hacer.

Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los siguientes criterios:

- Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el

remordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, haga tu juicio más severo.

- Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas

tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte con la pregunta “¿En qué puedo

usar mejor mi tiempo en este momento?”.

- Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado.

De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de los objetivos de la manera más conveniente.

Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas:

¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? - ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran?

- ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

10. Establecer fechas de seguimiento

Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.

Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.

11.

Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y prioritizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos.

12. El beneficio de la planeación

EL PRINCIPIO DE PARETO

Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

EFICIENCIA VS. EFECTIVIDAD Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia.

En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados

efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los

resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados.

va derecho al objetivo. La

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado

correcta de tareas

que no son las que se tienen que hacer.

Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacía”.

Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”:

Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.

Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

13. Poniendo prioridades

COMO PLANEAR EL DÍA

Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del año siguiente, descarta los días festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades.

Súbitamente, el año en blanco empieza a verse lleno. No obstante, aún es mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

LA LISTA DIARIA Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado.

Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu estimación fue realista.

Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el próximo año, pero no es urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunión de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campañas de ventas, sí es urgente e importante.

Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razón de tiempo-beneficio puede ser aquí una buena guía. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.

:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podría hacerse hoy.

Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.

Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay algún vacío o algún tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso.

Una alerta: sí te descubres traspasando un elemento de la lista de un día para otro, puede ser señal de que lo estás postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso.

Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

UN CONSEJO VALIOSO Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la más grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasión planteó un desafío durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios que quiera, dentro de lo

razonable”. Lee le extendió una hoja de papel en blanco. “Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta

que lo haya terminado. Luego inicie con el número 2

, deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con este método, no podrá hacerlo con ningún otro. Pruébelo por unos días y luego págueme lo que crea que vale este consejo”.

, el 3

etc. Al término del día

Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque por $25,000 USD. Más tarde dijo que ésta era la lección más rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.

La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un ídolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:

“La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrón de tiempo. Ese tiempo ya está asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.

El disfrute queda siempre para después de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habrá más cartas, más vencimientos, más trabajos, y así la vida se ve pospuesta hasta un indefinido después: hasta demasiado tarde. Un hámster en su rueda de jaula tiene más o menos la misma clase de libertad”.

Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesión. Si se presenta una finalidad superior, sé flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma más económica. Trata siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no desperdicies tiempo lamentándote por lo que no dejaste tiempo para hacer.

14. Eficiencia en la oficina

EFECTIVIDAD DEL TIEMPO EN LA OFICINA

En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

ARREGLO DE LA OFICINA El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada.

Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad física y la

satisfacción estética son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina

y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de café sin

lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc. ¡Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se

sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden.

La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza.

El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.

Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. ¿Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión y frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.

Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos, clips, regla, lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana.

INTERRUPCIONES Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas

o visitas inesperadas.

El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.

Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.

Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los demás son mínimas.

En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.

vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo

difícil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia,

y de paso interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada urgente charlar”.

sólo estoy llamando para

Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compañeros de oficina, etc.

Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.

15. Como ocupar ''tiempo muerto''

TIEMPO COMPROMETIDO

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.

Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.

Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul. Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige”.

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo óptimo.

Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

16. Resumen y conclusiones prácticas

EN RESUMEN

Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicación a los principios básicos de este manual.

En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo sobre la que tienes el control. Después desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnología adecuada. Debes concentrarse en las actividades que más te retribuyan en términos de resultados.

Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentración. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes.

Después, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantén cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos.

Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.

Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situación personal.

Resumen escrito de Aprendizaje Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendió en el libro.

Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que Seguiré.

CONCLUSIONES PRÁCTICAS El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.

Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente.

Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabiduría popular dice: “El tiempo es oro”.

El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administración.

Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.

La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.

La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organización.

Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.

El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerárquico.

Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida.

Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudará a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecución de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO - Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.

Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.

Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.

Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografía, lectura rápida, etc.

17. Evaluación periódica

Dos semanas después de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administración de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te indicará las áreas donde todo va bien y donde aún necesitas prestar atención.

Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se aplica, NA.

1. ¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?

2. ¿Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal?

3. ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?

4. ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?

5. ¿Té niegas a contestar llamadas telefónicas cuando estás ocupado en actividades o

conversaciones importantes?

6. ¿Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?

7. ¿Delegas todo lo que es posible?

8. ¿Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?”

9. ¿Te das un tiempo todos los días para pensar si estás haciendo lo correcto para lograr

alcanzar tus objetivos?

10. ¿Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada?

11. ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo?

12. ¿Tu oficina y Tu escritorio están bien organizados y libres de papales amontonados?

13. ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida de tiempo durante las juntas?

14. ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos?

15. ¿Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?

16. ¿Resistes la tentación de meterte demasiado en actividades improductivas?

17. ¿Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperándote

18. ¿Cumples con tus fechas límite?

19. ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayoría de tus resultados?

20. ¿Estás mejor organizado y estas logrando más que hace seis semanas?

21. ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes

inesperados?

22. ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados?

23. ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser?

24. ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan?

25. ¿Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?

Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con “4” o “5”. Estos aspectos representan

áreas de mejora. Se sincero, el único que se verá beneficiado al contestar este cuestionario honestamente serás tú.

Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hábitos vayan presentándose, buscando reducir el total en cada aplicación.