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Tabla de contenidos
1 - Introduccin 2 - Tiempo de calidad 3 - Desperdiciadores de tiempo 4 - Identificacin de hbitos personales (Ejercicio I) 5 - Causas de la morosidad 6 - El valor econmico del tiempo laborable personal (Ejercicio II) 7 - El uso del tiempo Ejercicio III 8 - Planear las actividades 9 - Organizar las actividades 10 - Establecer fechas de seguimiento 11 - Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos 12 - El beneficio de la planeacin 13 - Poniendo prioridades 14 - Eficiencia en la oficina 15 - Como ocupar ''tiempo muerto'' 16 - Resumen y conclusiones prcticas 17 - Evaluacin peridica
1. Introduccin
ESTE LIBRO Metas generales - Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de la administracin que se haga de los propios hbitos. Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo. Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo. Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes. Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo. Objetivos Los participantes, sern capaces de: Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin. Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. Competencias a desarrollar de manera indirecta - Capacidad de auto crtica. Organizacin personal. Orientacin a resultados. Aprendizaje clave El tiempo es una simple medida. La percepcin de no tener tiempo se debe a una mala seleccin o distribucin de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.
EL TIEMPO Qu es el tiempo? Para qu es el tiempo?. Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, qu puede ser ms familiar y ms mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos cuando lo omos nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo s; pero si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo s. Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el trmino tiempo, pero no podemos decir lo que es. Los modernos diccionarios lo definen: Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos, sucesos, cuerpos u objetos (Encicl. Ilustrada Cumbre); Duracin de los fenmenos. . . poca, siglo (Dicc. Larousse); Duracin de las cosas sujetas a mudanza (Dicc. de la Real Academia); Aspecto mensurable de la duracin (Dicc. de Psicologa). La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima definicin de Aristteles: El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus. Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad). El tiempo es pues, la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo. Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo en s no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. La administracin del tiempo Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el
tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresin Administrar el tiempo para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algn significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado. Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre. Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presin se cometen ms errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los das comienzan a parecer frenticos. Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar ms horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podran ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas. Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente contina creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones. El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer. Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertir en un problema menor. Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.
2. Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas. La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto ms importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada hora y an cada minuto. MITOS El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo. Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible. Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
3. Desperdiciadores de tiempo
DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNOS 1. Excesivo flujo de papeles. 2. Telfono. 3. Visitantes. 4. Reuniones. 5. Fallas de comunicacin. 6. Polticas y procedimientos. 7. Informacin. (Falta / exceso)
POSIBLES SOLUCIONES Agenda - Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes. Uso del telfono - Antes de llamar, planifica la conversacin. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l. Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia. Correspondencia - Escribe menos, usa ms el telfono. Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja. Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes. Interrupciones y visitantes inesperados - Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?. Reuniones - Desalienta y discontina las reuniones innecesarias. Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi presencia?. Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l. Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema. Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias. DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS - Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos. SOLUCIONES - Reflexin Decisin Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos
SOLUCIONES Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
5. Causas de la morosidad
MOROSIDAD La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para despus. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar. La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente. Las principales causas de morosidad son: 1. Trabajos no placenteros. 2. Trabajos difciles. 3. Indecisin.
EJERCICIO II 1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as mismo anote el tiempo que destina para cada actividad. 2. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C para las deseables. 3. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar con la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc. 4. Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado de sueldo diario. 5. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto. 6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que realmente usted debera de ganar. 7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros. Sea honesto. Slo usted ver este documento.
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas? A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada punto. 1. Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 2. Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 7. Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 8. Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 9. Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 10. En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 12. Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
PUNTUACIN Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente: Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte. Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar. Entre 37 y 44: Muy bien.
Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de maana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron. Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Slo una planeacin cuidadosa le permitir recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente. En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana: Prioridad A. Imprescindible de hacer. ... Prioridad B. Debe hacerse. ... Prioridad C. Deseable de hacer. ... Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los siguientes criterios: - Juicio. T eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, haga tu juicio ms severo. - Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debera quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte con la pregunta En qu puedo usar mejor mi tiempo en este momento?. - Tiempo. Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, tambin es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un lmite previamente fijado. De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de los objetivos de la manera ms conveniente. Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas: Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando la mayora de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? - Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran? - Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback. Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades: Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la accin. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.
Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. Una alerta: s te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro, puede ser seal de que lo ests postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales. UN CONSEJO VALIOSO Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable. Lee le extendi una hoja de papel en blanco. Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por orden de importancia. Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino del da deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro. Prubelo por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este consejo. Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era la leccin ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial. La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge: La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn de tiempo. Ese tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla. El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habr ms cartas, ms vencimientos, ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un indefinido despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su rueda de jaula tiene ms o menos la misma clase de libertad. Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesin. Si se presenta una finalidad superior, s flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma ms econmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no desperdicies tiempo lamentndote por lo que no dejaste tiempo para hacer.
ARREGLO DE LA OFICINA El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no est bien organizada. Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin esttica son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de caf sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc. Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden. La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza. El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo especfico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentracin es una gran ahorradora de tiempo. Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l. Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensin y frustracin. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas. Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de maana. INTERRUPCIONES Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas. El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos que constituyen su tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana. Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo. Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de mxima eficiencia. Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la maana, al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los dems son mnimas. En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del da, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano. Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, l es la segunda; la primera eres t mismo. Todos en ocasiones deseamos
vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, o sbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. No, no, nada urgente... slo estoy llamando para charlar. Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compaeros de oficina, etc. Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que la interrupcin misma.
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual. En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. Despus desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las actividades que ms te retribuyan en trminos de resultados. Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentracin. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes. Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantn cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos. Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana tpica; despus examina tus actividades. Con este anlisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo. Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal. Resumen escrito de Aprendizaje Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro. Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que Seguir. CONCLUSIONES PRCTICAS El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido. Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando actualmente. Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabidura popular dice: El tiempo es oro. El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administracin. Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente. La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que arduamente. El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerrquico. Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida. Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecucin de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo.
ADMINISTRACIN DEL TIEMPO - Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin. Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografa, lectura rpida, etc.
reas de mejora. Se sincero, el nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t. Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose, buscando reducir el total en cada aplicacin.