GUIDE METHODOLOGIQUE DE LA CONDUITE DE PROJET

Avant-propos
e guide méthodologique présente une approche globale et concrète des différentes étapes de la conduite de projet. Il s’adresse aux prescripteurs – professionnels ou responsables associatifs en charge de l’accueil, de l’information, de l’accompagnement des jeunes – mais aussi, et avant tout, aux jeunes eux-mêmes.

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Ce document cible plus précisément des jeunes investis dans des projets pouvant déboucher sur une insertion professionnelle, voire une création d’activité économique, accompagnés notamment dans le cadre de Défi Jeunes. Il s’agit donc bien souvent des jeunes les plus âgés parmi ceux que le ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative a la volonté d’aider dans leurs engagements et leurs prises d’initiatives. D’autres jeunes, soit parce qu’ils sont moins âgés (mineurs notamment), soit parce que leur projet ne nécessite pas d’être très structuré pour aboutir, ont besoin d’un appui pédagogique d’une autre nature. C’est à ce titre que le programme « Envie d’agir » produit des outils destinés aux éducateurs et aux jeunes eux-mêmes, afin de les aider dans leur envie de réaliser un projet ayant un sens pour eux et un intérêt pour la collectivité : projets de proximité, souvent issus d’une idée simple mais exemplaire sur des plans aussi divers que la citoyenneté, l’environnement, la culture ou la cohésion sociale, et qui ont pour vertu première d’aider les jeunes qui les portent à (re)prendre confiance en eux pour mieux donner à la société. Le guide « Du projet à l’action – petit carnet de bord à l’usage des jeunes et des éducateurs » répond plus précisément à cette démarche. Il est disponible par simple téléchargement sur le site www.enviedagir.fr et sur le site www.pro.enviedagir.fr.

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un milieu et une fin. Vous allez entrer en relation avec lui. à tous les âges. voire sa propre entreprise…. L’objectif de ce petit guide est : ½ De ½ vous faire bénéficier de l’expérience de milliers de lauréats Défi Jeunes qui ont été jusqu’au bout de leur idée avec le soutien du ministère de la Jeunesse. agir avec les pays en voie de développement. partir en vacances sans les parents.INTRODUCTION MONTER UN PROJET OU CONDUIRE UNE ACTION DU PAREIL AU MEME Sans même en avoir conscience. ce que vous allez mettre de vous-même. nous sommes régulièrement en situation de projet. se pérenniser. Votre action s’inscrit nécessairement dans un environnement plus ou moins éloigné du vôtre. Un projet a un début. Tous les projets sont dans la nature. développer de nombreux contacts.. Monter un projet c’est tout simplement se fixer un objectif et se donner les moyens de l’atteindre. ½ Une dimension technique PARTEZ DU BON PIED AVEC UNE BONNE ORGANISATION Il s’agit de tous les aspects matériels et concrets du projet qu’il faut posséder et maîtriser. ce que vous allez découvrir de vous-même et des autres. l’argent est le nerf de l’action. comme organiser une fête. créer son propre emploi. des Sports et de la Vie associative et de nombreux partenaires. ½ Une dimension économique PAS DE PROJET SANS BUDGET. A moins d’une baguette magique. QUI PLUS EST CRÉDIBLE Tout le monde le sait. IL FAUT DU TEMPS. VOUS AUREZ BESOIN DES AUTRES Vous ne vivez pas dans une bulle. Votre projet a un coût (il faudra trouver les financements nécessaires) mais il peut aussi être créateur de richesses. Il s’agit de votre idée. Il peut se prolonger. engager le dialogue. De vous donner les principaux points de repères qui vous permettront de commencer à réfléchir sérieusement au projet que vous avez en tête. 4 . dans tous les domaines. se développer. monter un groupe de musique. ½ Une dimension sociale UN PROJET NE SE MONTE JAMAIS SEUL. Savoir agir dans l’urgence sans se précipiter : un vrai défi. rien ne se construit en un claquement de doigts. ½ Une dimension temporelle POUR CONSTRUIRE SOLIDE. Petite vue d’ensemble pour commencer : sachez que tout projet comporte cinq dimensions : ½ Une dimension personnelle UNE VRAIE DEMARCHE D’APPRENTISSAGE La 1ère et la plus évidente.

Elaborer le budg ojet. 9. 5. Pas d’autocensure a priori. Evaluer et rend on. Se poser toutes les bonnes questions. Com et. Un questionnement critique permanent.INTRODUCTION A garder en tête : 1. 4. N’hésitez surtout pas à demander conseil. De nombreux professionnels sont là pour vous accompagner et vous aider à réaliser votre projet. c’est-à-dire une prise de risque raisonnée. 7. Réaliser le proj re compte. comme vous. 6. encore du travail. Vous ne pouvez pas savoir ce qui sortira en fin de compte de la marmite. De l’audace et du réalisme. Clarifier l’idée. tous les jours l’impossible est en cours… LES PRINCIPAUX INGREDIENTS DONT VOUS AUREZ BESOIN POUR CONDUIRE VOTRE PROJET : ½ Une ½ ½ ½ ½ ½ ½ ½ bonne dose d’imagination et de créativité : osez ! Une réelle ouverture d’esprit et beaucoup d’écoute. C’est en « forgeant que l’on devient forgeron ». et pr 3. 4. Trouver des pa action. Bâtir le plan d’ muniquer. Formaliser le pr rtenaires. Ne sous-estimez pas la phase de préparation. il est vivant. il change et il grandit. 8. l a m é t h o d e G B S (Gros Bon Sens) chère aux Québécois. à charge pour vous d’en tirer les enseignements pour aller plus loin. apes de la 10 principales ét et : conduite de proj N ’ o u b l i e z p a s l e j o k e r. Ce qu’il faut de méthode et d’organisation. 2. les anglo-saxons disent « learning by doing » ce qui signifie en clair que vous avez le droit à l’erreur. c’est déjà entrevoir les solutions ou les impasses. 1. lieux. Prolonger l’acti ns Justement parlo voici les de la méthode. elle est essentielle. Du travail. Tout projet est évolutif. 5. 10. Une détermination sans faille : croyez en vous et en votre projet. 2. Bonne route… 5 . 3. Une patience à toute épreuve. Faire l’état des évisionnel.

pour pouvoir ensuite construire le chemin qui vous y conduira dans les meilleures conditions. Par exemple : OBJECTIFS : QUOI ? FINALITES : POURQUOI ? ½ Organiser un concert pour les groupes de ma ville. Concrètement. cela doit se traduire par des objectifs et des finalités. ½ Monter une activité de soutien scolaire dans mon village. .ETAPE 1 CLARIFIER L’IDEE A QUOI ÇA SERT ? A savoir ce que vous voulez et où vous voulez aller C’est le B A BA.Pour faire un travail que j’aime près de chez moi. répondre à ces deux petites questions peut prendre un certain temps. . Mais plus vous serez clair dans votre tête plus vite vous avancerez ensuite. Ne vous y trompez pas.Pour créer une animation pour les jeunes. pour les autres… ? (POURQUOI ?) ½ Monter un centre de santé au Mali.Pour participer au développement des pays du Sud par solidarité. . .Pour créer mon propre emploi.Pour offrir une 1ère scène à des groupes et les aider à se faire connaître. le point de départ à ne louper sous aucun prétexte : vous devez savoir ce que vous voulez réellement et précisément faire. Commencez par répondre à ces deux questions : ½ Qu’est-ce que je veux faire ? (QUOI ?) ½ Qu’est-ce que j’en attends ? Pour moi. . . 6 .Pour découvrir les métiers du spectacle.

r par une séance 2. 4. sommaire de votre projet. Vous devez pouvoir décrire en cinq lignes maximum votre projet. en envisageant d’ores et déjà le moment et le lieu de sa réalisation. de « grattage de sser les objectifs 3. Démêler et cla r ordre d’imporet les finalités pa tance. ½ L’objectif est un résultat à atteindre. C’est une phase très importante. Nommer votre n ac te de na isqu el qu e so rte so sance. Il doit être concret. de mettre à jour des objectifs que vous n’aviez pas identifiés à priori. Fixer par écrit projet. Tester l’idée. de vos amis. dans les grandes lignes. Vous savez maintenant. pour Résumons-nous ée il faut : clarifier votre id estions du quoi 1. Là aussi. Il faut donc faire le tri entre ce qui est vraiment important et ce qui l’est moins. ½ Il est plus facile d’aller du concret à l’abstrait. mal étreint ». ½ Les projets peuvent avoir plusieurs objectifs : des principaux et des secondaires. commencer à lui donner vie. un 1er descriptif 5. . Les approfondi méninges ». et faire ensuite les choix qui en découlent. en particulier. 7 . Cette méthode permet de « voir large et complet » et. ce sera en 6. de l’action au sens que vous lui donnez. mesurable. Elle vous apportera le premier regard extérieur dont vous avez besoin pour vérifier si votre idée tient la route.ETAPE 1 CLARIFIER L’IDEE A garder en tête : ½ L’exercice irremplaçable du « grattage de méninges » favorise l’expression de tout ce qui vous trotte dans la tête. non une tâche. daté et localisé. Vous poser les qu et du pourquoi. des objectifs aux finalités. avancer dans votre projet. ½ Un objectif peut avoir des finalités différentes. il faut choisir car « qui trop embrasse. des professionnels du sujet ou de l’accompagnement de projet. Il est temps de tester votre idée auprès de votre entourage. ce que vous voulez faire et pourquoi vous voulez le faire.

humains. entreprises. vous profiterez de l’expérience de vos prédécesseurs. les procédures. la disponibilité du public. carnet d’adresses.ETAPE 2 FAIRE L’ETAT DES LIEUX A QUOI ÇA SERT ? A savoir où vous mettez les pieds. Osez frapper aux portes. vous avez intérêt à noter précieusement toutes les informations que vous allez collecter. les outils employés ? Avec quoi ? Quelles sont les ressources humaines. compétences. procédures. Plus concrètement. financiers… ½ Qui sont les principaux acteurs ? Services municipaux. ½ Quels sont les moyens dont je dispose ? Autofinancement. vous aurez fait le tour de l’état des lieux si vous êtes en mesure de répondre aux questions suivantes : ½ Comment ça marche ? Moyens. juridiques… Aller à la découverte de votre environnement vous aidera à vous situer. associations locales. demander des rendez-vous. à connaître vos atouts et vos faiblesses. Elles sont indispensables pour : ½ Approfondir et affiner votre projet (quelle ½ ½ est sa valeur ajoutée ? Qu’est-ce qui fait la différence ? Et quels sont ses « plus » ?). Pourquoi réinventer l’eau chaude ? En allant découvrir et étudier des projets similaires au vôtre. délais… ½ Qu’est-ce qui ne marche pas ? La localisation. Vous vous habituerez aux refus et prendrez de plus en plus d’intérêt et de plaisir aux rencontres qui vous attendent. professionnels… (que font-ils ? Quelles sont les ressources dont ils disposent qui pourraient servir mon projet ?). expérience préalable… ½ Quels sont les moyens qui me manquent ? Matériels. coûts. compétences. les contraintes techniques.disponibilité. ½ Qui sont les partenaires potentiels ? Ceux vers qui je vais aller en priorité. vous devez rechercher trois grandes catégories d’information : ½ Qui fait quoi ? Qui sont les principaux ½ ½ acteurs ? Comment ? Quels sont les méthodes. 8 . ½ Quel est l’état de la concurrence ? Qui sont mes principaux concurrents et qu’est-ce qui fait la différence ? Grosso modo. financières et matérielles à réunir ? Comme vous le voyez. la fera évoluer ou vous la fera définitivement abandonner. réglementations. Il s’agit d’une étape incontournable qui peut sembler ennuyeuse mais qui vous confortera dans votre idée. Préparer l’argumentaire qui vous permettra de convaincre vos futurs interlocuteurs. les réglementations. Vous gagnerez beaucoup de temps sur la suite des opérations. services de l’Etat. Construire votre budget.

....................... ................................................................................................... Prénom : Adresse : .................................................................. Contact établi par l’intermédiaire de M..................................................... conserver les informations et surtout vous en servir : FICHE ........................... ½ N’oubliez pas Internet..............CONTACT Coordonnées complètes (de la personne) Nom................................ du plus proche au plus loin................ETAPE 2 FAIRE L’ETAT DES LIEUX A garder en tête : ½ Commencez à côté de chez vous : interrogez d’abord votre entourage........................................................................ ½ Demandez conseil auprès de nouveaux contacts et allez ainsi de contact en contact................................ ........ puis les services de la ville.................... ...................................... le point information jeunesse le plus proche.......................... une association que vous connaissez.. la direction départementale de la Jeunesse et des Sports................ Fax : Organisme : E-mail : .......................................... Tel...................................... afin de vous rappeler tout ce que vous avez fait....................... .........../Mme…………………………………… CONTACTS Téléphone Le : Avec : M/Mme : Courrier Le : A: M/Mme : Rendez-vous Le : Avec : M/Mme : INFORMATIONS RECUEILLIES / RESULTATS SUITES A DONNER A rappeler : Date : Relance le : 9 .............................................................. Pour vous aider voici un exemple de fiche-contact...................................

Pour les partenariats. que vous avez su convaincre à la fois des partenaires publics Quelques principes à retenir impérativement : ½ Les recettes et les dépenses doivent toujours être présentées en colonnes équilibrées (égales). pas de comptabilité sans budget prévisionnel écrit. précisez s’ils sont acquis. doivent apparaître les ressources dont vous disposez déjà (apport personnel ou autofinancement…). ½ Prévoyez une marge d’imprévus d’au moins 8 % de dépenses. ½ Parce qu’il est évolutif un budget doit toujours être daté : budget prévisionnel au « 1er avril 2004 »… Exemple de budget prévisionnel simplifié : Le projet : création d’un local d’initiation à l’informatique pour les jeunes du quartier. faites faire des devis ou allez relever les prix dans les magasins. La différence apparaît dans la colonne des recettes au titre de la participation en nature de la mairie. ½ Idem pour les ordinateurs. ½ Dans la colonne des recettes. du sérieux de votre motivation et de la rigueur de votre démarche. ½ Les lettres d’engagement des partenariats acquis doivent figurer en annexe du dossier. Il vous oblige à faire preuve de réalisme en identifiant toutes les dépenses que vous serez amené à faire (merci l’état des lieux). Le local est géré par des bénévoles à son démarrage. Soyez sûr d’une chose. Il montre que vous vous investissez personnellement (auto financement et bénévolat valorisé). pas d’argent sans un minimum de comptabilité. ½ Chaque dépense (on dit poste) doit être justifiée : pas de chiffres « bidons ». pas de partenaires fantaisistes…Pas d’estimation à la louche. Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement l’analyse de vos besoins et les ressources que vous avez ou que vous comptez réunir pour les satisfaire. en cours de négociation ou à acquérir. ½ Imaginons que ce budget prévisionnel soit celui de votre projet. il n’y a donc pas de frais de personnel. 10 . ½ Distinguez les apports en financement direct ou en nature. c’est sur cet élément du dossier que vos interlocuteurs jugeront. Il évolue avec lui. Il vous permet de suivre point par point l’avancement de votre projet. Commentaires : ½ Le loyer est réduit car le maire a accordé un tarif préférentiel en échange des travaux de remise en état du local. Vous devez considérer le budget prévisionnel (ou plan de financement) comme un outil à votre service. d’un coup d’œil.ETAPE 3 ELABORER LE BUDGET PREVISIONNEL A QUOI ÇA SERT ? A savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtes en mesure de réunir les financements nécessaires (les recettes). Pas de projet sans argent.

électricité. 11 . peinture. que vous avez pensé à vous entourer des compétences nécessaires (professeurs volontaires). impliqués dans la vie du quartier (association des commerçants. placards) Frais de fonctionnement 1ère année Assurance Électricité Loyer et charges (350 x 12mois) Publicité Matériel pour activités Achat de 4 ordinateurs avec les logiciels Documentation. chaises. abonnement Intervention de professeur (60 heures x 15€) Divers. sol) Mise aux normes de sécurité Équipement mobilier (tables.14 221€) 274 € 762 € 4 200 € 671 € 2 134 € 823 € 1 951 € Euros Recettes TTC Apport financier Autofinancement (apport personnel) Mairie – mobilier (acquis) Conseil général (en cours) Association MJC (acquis) Association des commerçants du quartier acquis) Mairie (50 du loyer) Société Ordinafort (50% sur les ordinateurs) Associations des professeurs (30 heures de cours offertes) Bénévolat valorisé rénovation du local (10 jours x 3 personnes x76€) Euros 732 € 1 200 € 2 000 € 915 € 1 220 € 2 742 € 2 400 € 732 € 2 280 € 14 221 € 4 394 € Total 18 615 € Total 18 615 € (mairie) et privés. imprévus 4 800 € 600 € 900 € 1 500 € RÉSULTAT INTERMÉDIAIRE Reste à trouver (18 615€ . du sérieux avec lequel vous conduisez votre projet et qui devraient vous permettre de réunir les 4 394€ manquants.ETAPE 3 ELABORER LE BUDGET PREVISIONNEL Dépenses TTC Installation du local Travaux (plomberie. Autant d’arguments qui plaident en faveur de votre motivation. MJC).

12 . pas de faire de la littérature.. Clair : synthétique et aéré (encore des choix à faire…). Il intègre un volet financier et un volet communication. précis (description).). Crédible : toutes les informations doivent être vérifiées et argumentées. Il doit être : ½ Court : maximum 12 pages bâties sur la ½ ½ ½ ½ trame des questions. Voir plus loin la fiche communication. Exemple de composition de dossier : ½ Une couverture avec le titre et vos coordonnées (1 page). ½ Qui ? Porteur et origine du projet. pourquoi. ½ Pourquoi. comment. C’est une étape essentielle. Vivant : motivant. Comment ? Approche technique (besoins. Cette formalisation est le préalable à la recherche de partenaires. notamment le volet financier. Il vous représente et témoigne du travail que vous avez déjà effectué et de votre détermination à réussir. pour qui. quoi. Combien ? Approche financière.ETAPE 4 FORMALISER LE PROJET A QUOI ÇA SERT ? C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliser votre projet. Soignez-le sans luxe inutile. Concrètement vous êtes désormais en mesure de répondre aux questions suivantes : Qui. la forme sera presque aussi importante que le contenu. où. Elle atteste de la réalité du projet. compétences. Vous avez réuni suffisamment d’éléments pour monter le dossier de présentation de votre projet. Votre objectif maintenant est de convaincre. échéance et localisation du projet. Où. ½ Quoi. ressources. Pour qui ? Finalités. Evolutif : adaptable en fonction des interlocuteurs. combien ? Le dossier de présentation est bâti sur la trame de ces questions.. Quand ? Contenu ½ ½ Vous allez envoyer ou remettre ce dossier à vos interlocuteurs.

½ Le descriptif du projet : QUOI ? Où ? QUAND ? (2 pages maxi). A garder en tête : ½ Faites relire votre dossier par plusieurs personnes avant de le diffuser. La réalisation d’un dossier de présentation et sa diffusion ont un coût : papier et timbres notamment. ½ L’argumentaire (adapté) en direction du partenaire : Pourquoi soutenir votre projet ? Pourquoi lui ? Ce que vous attendez de lui et ce qu’il peut attendre de vous en contrepartie (2 pages maxi). c’est l’une des fiches les plus évolutives du dossier. ½ Le budget prévisionnel : COMBIEN ? (1 page). COMMENT ? 2 pages maxi en précisant ceux que vous avez déjà réunis. ½ La présentation du ou des porteurs du projet et de son origine : QUI ? POURQUOI ? (2 pages maxi). logistiques. 1 page maximum pour dire qui vous êtes. Ce qui vous semble clair peut ne pas l’être pour quelqu’un qui ne connaît pas le sujet comme vous. Travaillez sur ordinateur pour pouvoir faire évoluer le dossier sans problème. Il est bon qu’elle se termine par une demande de rendez-vous. dessins… Faites le compte. indications techniques complémentaires. ½ La communication : ce que vous avez prévu de faire pour promouvoir votre projet et vos partenaires (1 page). ce que vous voulez faire et en quoi votre interlocuteur peut y trouver intérêt. ½ ½ 13 . Remarque : avec le budget prévisionnel.ETAPE 4 FORMALISER LE PROJET ½ Un court sommaire avec une pagination ou un système de fiches numérotées (1 page). ½ Les annexes : engagements de soutien déjà acquis. nous voici déjà à 12 pages sans les annexes auxquelles il faudra ajouter une lettre d’introduction si vous envoyez le dossier par courrier. techniques. financiers. ½ Les moyens à mobiliser : humains. Elles vous diront si tout est clair et compréhensible. Ces personnes relèveront les fautes que vous avez oubliées car on en oublie toujours même après relecture !. contacts en cours. photos. prévoyez-le au budget prévisionnel. articles de presse.

comment elle peut vous aider et ce que vous pouvez lui apporter en contrepartie. bourse. commerçants. en distinguant le partenariat en nature du partenariat financier. ½ U n e a p p ro c h e n o u v e l l e o u d e s p i s t e s pour développer votre projet à laquelle vous n’aviez pas pensé. ½ Envoyez un dossier adapté au partenaire et dans la mesure du possible prenez rendez-vous. donc un peu de vous-même. Si l’état des lieux a été bien fait. A garder en tête : ½ Analysez précisément vos besoins. N’oubliez pas de prévoir une marge de sécurité pour prendre en compte les imprévus. ½ Des conseils et des contacts : mise en relation avec d’autres partenaires potentiels. Selon l’organisme. ½ Construisez un argumentaire court et précis. Vous allez devoir argumenter et convaincre. sans les sous-évaluer. directions départementales de la Jeunesse et des Sports. 14 . associations. Vous allez confronter votre idée. mécénat. pour chacune d’entre elles. prêt. fondations spécialisées dans l’aide aux projets et médias locaux. révéler vos compétences de négociateur. vous devez savoir quels sont les organismes les plus à même de vous aider. surtout si ce sont des personnalités reconnues. ½ Demandez à formaliser les engagements par écrit.ETAPE 5 TROUVER DES PARTENAIRES A QUOI ÇA SERT ? A vous donner les moyens d’aller au bout de votre idée et de réaliser votre projet dans les meilleures conditions. mais cet « effet miroir » est indispensable pour affiner et clarifier votre projet. essuyer probablement de nombreux refus avant les premiers accords qui donneront un coup d’accélérateur à votre projet. entreprises. Les aides sont aussi diverses que les partenaires sont multiples : mairies. prix… ½ Une aide en nature : réduction sur du matériel. vous pouvez obtenir : ½ Un soutien financier : sponsoring. Vous voici arrivé à la grande épreuve de vérité. aux regards critiques de professionnels qui n’ont généralement pas beaucoup de temps à vous consacrer. Peut-être en avez-vous déjà rencontrés certains ? Commencez par ceux-là. Cela vous aidera à formuler une demande précise et vous rendra plus crédible. ½ Suivez de près les décisions et assurez-vous qu’elles sont appliquées. subvention. Ce qui n’est pas écrit. ½ Formulez une demande réaliste. La marche à suivre : ½ Sélectionnez vos « cibles » : une vingtaine au maximum après avoir identifié. ½ Une caution morale : les encouragements de vos partenaires sont précieux. prêt d’un local… ½ Un parrainage médiatique : articles ou reportages sur votre projet. C’est parfois douloureux et exaspérant. n’est pas acquis. ½ Préparez soigneusement l’entretien.

fiche de contact) durant la réalisation du projet et au-delà. ½ Faites preuve de détermination et surtout de patience. ½ Pouvoir communiquer à travers le projet. ½ Avoir l’impression qu’on leur force la main. contenu. Ne prenez pas le risque de vous retrouver à zéro au moment de passer à l’action. sur un objectif pa ou de personnes ien moral. atériel soring : Soutien m Parrainage/ spon d’en retirer un vue ou financier en publicitaire. ½ Maintenez les contacts (cf. ½ Contractualisez avec les partenaires importants. Normalement. est-ce que nous pouvons appeler de votre part ? » ½ Diversifiez vos sources de financement. dit durée.ETAPE 5 TROUVER DES PARTENAIRES : itions pour finir Quelques défin ½ Osez même ce qui vous semble impossible si vous avez foi en votre projet. ½ Rencontrer un jeune qui a la même passion qu’eux. Les bonnes négociations sont les négociations « gagnant-gagnant ». pensez à demander à votre interlocuteur s’il connaît d’autres contacts pour votre projet : « A votre avis qui pourrait être intéressé par ce projet ? Si oui. expression. ½ Qu’on leur dise qu’ils sont indispensables au projet. ½ Perdre leur temps et leur argent. commencez par les apports en nature. attitude. ils sont plus faciles à obtenir et vous permettront de donner corps à votre dossier en montrant que vous avez déjà convaincu des partenaires (toujours la question de la crédibilité). ½ Préparez l’entretien : durée. ½ L’enthousiasme et la détermination. Résumons-nous : Les sponsors et les partenaires aiment ½ Qu’on sache ce qu’ils représentent. écoute. Quoi qu’il arrive. Les écrits restent. Au pire vous aurez un « non ». ½ Ne pas comprendre ce que vous leur dites. ½ Soyez attentif aux réactions de votre interlocuteur. Les contacts d’aujourd’hui peuvent être les partenaires de demain si vous vous y prenez bien. Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Patronage : Sout ½ Pour amorcer la pompe et vous faire les dents. Qui dit négociation. ½ Présentez un dossier qui tient la route techniquement et financièrement. . avantage cier matériel ou finan Mécénat : Soutien sans contrepartie. Ne mettez pas tous les œufs dans le même panier. Ce sont autant d’indications utiles sur les points forts et les faiblesses de votre projet et sur la façon dont vous le présentez. ½ Construisez un argumentaire simple qui prend en compte le point de vue du partenaire que vous sollicitez et ce que vous pouvez lui apporter. Il arrive que des partenaires se désistent au dernier moment. 15 Les sponsors et les partenaires détestent ½ Etre appelé cinq fois par jour pour savoir s’ils ont pris une décision. tutions opération d’insti Partenariat : Co rtagé.

½ De visualiser l’état d’avancement du projet. ½ Une échéance de réalisation. ½ Vous devez régulièrement faire le point sur ce qui a été fait et réajuster le plan d’action (insérer. C’est simple. Chaque plan d’action doit être bâti sur mesure. De toute façon. ½ Si votre projet est collectif.ETAPE 6 BATIR LE PLAN D’ACTION A QUOI ÇA SERT ? A savoir ce qu’il y a à faire. N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre. ½ Le plus simple au départ. soyez réalistes. Il se remplit de gauche à droite. Donc remontez le temps. ½ Mesure : suffisamment rentable pour que je puisse en vivre. il est très important de bien répartir les rôles et les tâches de chacun. de ses moyens d’action et de ses contraintes. qui indique que l’objectif est atteint. au début. ½ Une mesure quantitative ou qualitative que vous avez fixée vous-même. Il permet : ½ Pensez en semaines. Il est à la fois votre pense-bête et votre signal d’alarme si vous sortez des clous. A garder en tête : ½ Le plan d’action est comme une « checklist ». ½ Le temps est au cœur du plan d’action. 16 . mais fixez des dates réelles d’échéance. en fonction de ses compétences et de ses disponibilités. Exemple de plan d’action individuel ½ Cible : créer une activité de soutien scolaire en milieu rural. alors prévoyez large. du plus général au plus précis : d’abord les grandes étapes. qui doit le faire et quand. voire en mois. ½ Echéance : à partir de la prochaine rentrée scolaire. ½ D’organiser votre travail en grandes étapes. vous serez toujours trop court. modifier. Faites preuve de lucidité pour évaluer le temps nécessaire à chacune des tâches que vous vous êtes fixées. puis le découpage en tâches précises. Le plan d’action est le tableau de bord du projet. puis les activités. ½ De planifier dans le temps les activités et les tâches de chaque étape. c’est de partir de la date butoir. Chaque étape doit être considérée comme un objectif avec : ½ Une cible à atteindre. c’est du GBS (Gros Bon Sens). supprimer) en fonction de l’évolution du projet et de son contexte : nouvelles tâches à effectuer et nouveaux problèmes à résoudre. puis les délais. Le plan d’action suivant n’est qu’un exemple simplifié. raisonnez en « rétro planning ». ½ N’oubliez pas que vous avez des objectifs à atteindre. de l’échéance ultime qui vous change en citrouille si elle n’est pas respectée. en fonction de ses objectifs.

leur localisation Lister et reprendre contact avec les parents d’élèves qui m’ont parlé des besoins de FAIT Ressources à mobiliser Frais de ok déplacement ok Durée : 3 mois Valider ma motivation pour les activités de soutien scolaire : QUI ? Fin février ok ok Ordinateur du CE d’un des parents d’élèves. types d’activités culturelles… Présentation du contenu pédagogique à un autre professionnel du soutien scolaire Faire l’étude des besoins : A QUI. leur public. POUR QUI. leurs tarifs. mes compétences (utiles au projet). OÙ ? Recenser les structures de soutien scolaire existantes : leurs méthodes. Rédaction : contenu pédagogique des ateliers. ma motivation.ETAPE 6 BATIR LE PLAN D’ACTION ETAPES ACTIVITES Evaluer les besoins en soutien scolaire autour de ma commune Valider mon idée ECHEANCE Fin février TACHES Démarche d’info : rencontrer des professeurs / directeurs des écoles primaires et du collège Démarche d’info : rencontrer les deux associations de parents d’élèves Démarche d’info : rencontrer un professionnel du soutien scolaire Rédaction : mon expérience. Définir les services que je vais proposer : QUOI ok Fin mars Formaliser le projet ok Durée : 4 mois Fin mai ok ok Téléphone 17 .

et des besoins financiers pour démarrer Rédaction : budget prévisionnel FAIT Ressources à mobiliser ok ok Formaliser le projet ok Durée : 4 mois ok ok Faire l’étude financière : COMBIEN ok ok 18 .ETAPE 6 BATIR LE PLAN D’ACTION ETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES leurs enfants : des futurs clients. des futurs dirigeants en cas de création d’association Revoir directeurs d’écoles et associations de parents d’élèves : chiffrer le nombre d’élèves en difficulté dans un rayon de 30 km autour de ma commune Fin mai Faire l’étude technique : COMMENT Lister le matériel nécessaire Chercher une formation pour acquérir les compétences en gestion qui me manquent Rechercher un local : voir le maire et le directeur du collège Fin juin Demander des devis pour tout le matériel Deux jours de formation : calcul du chiffre d’affaires prévisionnel. du besoin en fonds de roulement.

ETAPE 6 BATIR LE PLAN D’ACTION ETAPES ACTIVITES Préparer la communication autour du projet ECHEANCE Fin août TACHES Impression de la plaquette présentant l’activité Envoi au journal local et au rédacteur en chef du bulletin municipal Rédaction : annexe au projet précisant les moyens de communication Créer l’association porteuse du projet Rechercher des partenaires Fin août Réunir les futurs membres de l’association Rédiger un projet de statuts Organiser l'Assemblée Générale Constitutive de l’association Confirmer les financements (attestations de parrainage) Fin octobre Revoir le Maire Voir les commerçants de la commune et les comités d’entreprise des parents d’élèves présents dans l’association Retirer et rédiger le dossier de demandes de subvention ou d’emploi aidé JURY DEFI JEUNES FAIT Ressources à mobiliser ok Frais d’impression Affranchisse- ok ment ok ok Repas ok ok Durée : 4 mois ok ok ok ok 19 .

. ½ A qui vous vous adressez. votre identité officielle en quelque sorte : ½ Qui vous êtes. Choisir les moyens : Quels supports ? Combien ? Avant de vous lancer vers les autres. Vous allez nécessairement entrer en communication avec lui. qu’il ne faut ni sur-estimer. 2. 20 . audiovisuels. 3. les ruraux… ½ Les partenaires. quels jeunes. sociaux. ½ Identifier les principaux arguments en faveur du projet. dépliants. soyez d’abord au clair avec votre propre image. Cerner les cibles prioritaires : Qui ? Pourquoi ? ½ Les jeunes. associations… ½ Création d’évènements… La communication de votre projet est une question importante. les familles. locaux et/ou nationaux. Toute démarche de projet est une démarche de relation et d’interaction avec l’environnement. La question est de savoir pourquoi ? Et comment ? 1.ETAPE 7 COMMUNIQUER A QUOI ÇA SERT ? A se doter de moyens supplémentaires. ce que vous voulez en montrer. ½ Information directe auprès des acteurs de terrain.. économiques. publics. ni sous-estimer. graphisme. ½ Ce que vous faites. infographie. Raison de plus pour rechercher le plus d’impact à moindre coût en fonction des besoins de votre projet et de vos objectifs. les adultes… ½ Les institutions et les médias. privés… ½ Le grand public. vous pourrez diffuser cette information à l’extérieur en respectant les principes suivants : ½ Médias. les étudiants. parfois essentiels. ½ Internet. relations presse…) qui sont autant de coûts supplémentaires. Elle fait appel à des compétences spécifiques (rédaction. ½ Création de documents d’information. Définir le message : Quoi ? Pour qui ? ½ Positionner le projet par rapport à l’existant. à la réussite du projet : le savoir-faire et le faire-savoir sont indissociables. Ensuite et seulement ensuite. affiches. ½ Adapter le message dans sa forme et son contenu en fonction des cibles.

affiches. ½ N’oubliez pas les radios.ETAPE 7 COMMUNIQUER A garder en tête : ½ Commencez par le commencement. Donnez-vous du mal pour y arriver. ½ Relier si possible votre projet à l’actualité locale et nationale. ½ Identifiez vos priorités en fonction de votre projet et des moyens dont vous disposez. aux supports (dépliants. ½ Elaborez un vrai plan de communication. mailings…) et aux quantités nécessaires. ½ Soyez crédibles : argumentaire et fond de dossier doivent être prêts. ½ Cherchez les compétences qui vous manquent soit à travers un sponsoring (imprimeur. Créez votre identité officielle et visuelle (logo). Réfléchissez bien au moment le plus opportun (ni trop tôt. Surtout évitez de vous contredire d’un contact à l’autre. infographiste…). écoles de graphisme. d’attachés de presse…). Lorsque le projet est collectif. vous pouvez négocier un partenariat en spots publicitaires. profitez-en. sauf votre matière grise et peutêtre quelques frais de transport. sans rien dépenser. La communication est une fonction délicate mais valorisante. de motifs ou de couleurs en tout genre manquent en général leur cible. dépôts. ½ Epluchez la presse locale et régionale. Simplicité ne veut pas dire absence de créativité. ni trop tard). radio. elle peut créer des dissensions au sein du groupe si une « tête d’affiche » se détache indépendamment des autres membres de l’équipe. Les jeunes qui bougent et qui entreprennent sont des sujets qui intéressent. encarts presse…). Ils seront d’autant plus motivés qu’il s’agit d’aider un jeune à monter un projet. Allez à l’essentiel. Vous toucherez en même temps des partenaires potentiels et le grand public. Vous faciliterez le travail du journaliste. Les dépliants surchargés d’informations. aux modes de diffusion (envois. 21 . ½ Faites le choix de la simplicité et de la « lisibilité » pour vos documents promotionnels. Mieux vaut le savoir pour contrôler les phénomènes de « vedettariat » qui peuvent perturber la vie du projet. ½ Pensez à tenir les journalistes régulièrement informés de l’évolution de votre projet et n’oubliez pas de leur renvoyer l’ascenseur si vous avez l’occasion. soit à travers des écoles spécialisées dont les étudiants ne demandent qu’à mettre en pratique ce qu’ils apprennent (BTS de Communication ou de Force de vente. ½ C h e rc h e z l e c o n t a c t a v e c l e s m é d i a s . L’idéal est de laisser une note synthétique (communiqué de presse) qui reprend l’essentiel des informations. relevez les noms des journalistes qui pourraient être intéressés et contactez-les.

Bravo ! Bienvenue chez les stressés de l’action. de votre capacité à prendre des décisions et à les assumer. Sachez distinguer entre courrier simple ou recommandé. . Certains courriers nécessitent la garantie supplémentaire « recommandé avec accusé de réception ». Une grande qualité qui vous servira dorénavant très souvent.N’hésitez jamais à vous renseigner. le tout dans l’urgence et la sérénité.Constituez et conservez des traces écrites de tout ce que vous communiquez et recevez.Prenez le temps de lire et de comprendre tout ce que vous signez. Essayez d’anticiper sur les problèmes que vous allez rencontrer. . . vous allez découvrir la « dictature du temps ». Entourez-vous : l’expérience des autres est la meilleure arme contre l’erreur. Vous l’aurez compris : votre motivation étant acquise. pour déterminer quel est le statut le mieux adapté à votre projet ou pour tout engagement contractuel. de la réflexion à l’action.Mettez-vous au clair avec toute la réglementation.Identifiez précisément les incidences en matière de responsabilités civile et pénale liées à la réalisation du projet. 22 . celle des délais à tenir. en particulier : . sur votre capacité à organiser et gérer votre temps. les déclarations. Cela vous fera gagner du temps au moment où vous n’en aurez pas assez. des problèmes à anticiper. plutôt deux fois qu’une. Il sera trop tard pour vous apercevoir le soir du spectacle que vous n’êtes pas en conformité avec les règles de sécurité. Vous allez faire la preuve de votre sens des responsabilités. tout repose maintenant sur votre disponibilité. des imprévus à gérer. les obligations légales et les autorisations administratives qui relèvent de votre projet. A garder en tête : ½ Préparez-vous au maximum avant la phase active.Ne vous engagez pas au-delà de ce que vous avez ou de ce vous pouvez faire. .Ouvrez un compte en banque uniquement affecté au projet à partir du moment où il y a maniement de fonds et veillez à n’y affecter que les dépenses et recettes qui relèvent du projet. . .ETAPE 8 REALISER LE PROJET A QUOI ÇA SERT ? A savoir que vous pouvez passer de l’idée au projet. à prendre conseil notamment sur le plan juridique.

justificatifs d’utilisation des fonds reçus…). brevet. vous aurez appris un tas de choses sur vous et sur les autres. Réagissez rapidement aux contraintes qui surgissent et aux opportunités qui se présentent. dessin. on peut difficilement s’en passer. marque. que vous n’imaginiez même pas. etc. Si le temps vous manque. Sinon. Transformez cet acquis.ETAPE 8 REALISER LE PROJET ½ Assurez-vous d’avoir au moins les bases des compétences requises. Une fois qu’on y a pris goût. On croit avoir pensé à tout. ½ Continuez à demander conseil et à vous faire aider même dans la phase de réalisation du projet. Faites l’effort de lever la tête du guidon. le cas échéant. acquis des compétences. sachez que durant tout ce parcours. Cela vous évitera de tomber dans le trou que vous n’avez pas vu s’ouvrir à vos pieds. 23 . ½ Ne vous laissez pas écraser par l’urgence. ½ Mettez à jour tout aussi régulièrement le plan d’action. réinvestissez et faites le valoir dans votre Curriculum Vitae. Prenez le temps de réfléchir avant toute décision importante. C’est acquis et bien acquis. des savoir-faire et des savoir-être. ½ Anticipez les obligations liées à l’attribution de toute aide publique et. de descendre de vélo et de vous regarder pédaler. ô combien. La gestion des imprévus fait partie des compétences requises et hautement valorisées. privée (compte rendu d’activité. sous-traitez ce que vous ne savez pas faire. etc. ½ Prenez régulièrement du recul par rapport à l’action. modèle. trouvez ces compétences chez un ou des coéquipiers. Que votre projet soit ponctuel (organisation d’un événement) ou durable (création d’une activité). exaltante. ½ Pensez à protéger les droits de propriété intellectuelle que pourrait susciter la réalisation du projet : création artistique. ni mettre la pression. Quel que soit en fin de compte le niveau de réussite du projet. la phase de réalisation est une phase délicate mais. Ce n’est jamais le cas. Formez-vous si nécessaire. Le projet produit l’homme qui produit le projet.

bien plus que vous ne l’imaginez : A garder en tête : ½ Prenez le plan d’action étape par étape. ½ Attention quand même. ½ Elle met le doigt sur vos forces et vos faiblesses. elle est utile et nécessaire. essayez de comprendre aussi bien les facteurs de réussite que les raisons des échecs. Tout dépend du lien que vous souhaitez conserver avec eux. soit organiser une petite fête de bilan qui réunira tout le monde. La mise à distance apporte plus de sérénité et d’objectivité dans le jugement. heureusement. activité par activité. à vous donner les moyens de continuer. On apprend plus des échecs que des réussites. partiellement. 24 . ½ Une bonne évaluation est une formidable aide à la décision pour vos projets futurs. ½ Constituez votre « petite bibliothèque des erreurs » à ne pas renouveler. ces données sont à inscrire dans votre prochain CV. ce qui a été le plus formateur et ce que vous pensez avoir découvert sur vous-même. expo. mesurez et analysez les écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus. Pensez à les remercier de leur participation. Mieux. ½ Elle contribue à fidéliser vos partenaires sur de nouveaux projets. Il faut le savoir et le vérifier concrètement. A démontrer votre capacité à tirer les enseignements de votre expérience et donc à conserver la confiance de vos partenaires.». ce qui vous a paru le plus difficile et le plus facile. sinon quel ennui ! ½ Confrontez votre analyse avec des personnes extérieures au projet. Elles vous aideront à situer la part de chacun dans les réussites et les échecs. ce qui vous a donné la plus grande satisfaction et le pire désagrément. ½ Procédez en deux temps : une première analyse à chaud. ½ Préparez un petit document de bilan à l’intention de vos partenaires. Vous pouvez soit vous déplacer chez eux pour leur présenter les résultats concrets du projet (film. ½ Notez les « + » et les « . les situations ne se reproduisent jamais à l’identique. L’évaluation est au service du projet. En bref.ETAPE 9 EVALUER ET RENDRE COMPTE A QUOI ÇA SERT ? A prendre du recul par rapport au projet. rencontres débats). ½ Elle vous aide à déterminer vos prochains objectifs et vos prochaines actions. en totalité) et à identifier les erreurs à ne plus faire. ½ Elle met en évidence les compétences que vous avez mobilisées (les acquis de l’expérience). laissez décanter quelques semaines et remettez tout sur la table. Les rapports humains ne se mettent pas en équation. L’évaluation n’est pas la 8 e roue du carrosse que l’on « bâcle » en fin de projet. Quelles que soient les suites du projet. Les partenaires d’hier peuvent être les employeurs de demain. A regarder dans quelle mesure les objectifs ont été atteints (pas du tout. ½ Elle permet de revenir vers vos partenaires avec un bilan lucide (crédibilité oblige).

Lewis CARROLL Rédaction : Sylvie TUMOINE / Ministère de la Jeunesse. 25 . en général dans une optique professionnelle. C’est une chance à saisir qui implique à nouveau de faire des choix. etc. A garder en tête : ½ Ne brûlez pas les étapes sous prétexte que vous avez acquis de l’expérience. Vous partez à la découverte d’une nouvelle dimension. Maintenant il faut consolider les fondations. vous passez « pro ». vivre de sa passion. un peu plus de réflexion seront les bienvenues. ½ Repartez du bon pied : commencez par combler les faiblesses que l’évaluation a mises en évidence. ½ Soyez attentif à évaluer correctement la charge de travail et l’investissement temps nécessaires au développement du projet. ½ Continuez à vous faire plaisir. Organisez-vous comme il faut. s'il vous plaît quelle direction je dois prendre ?" Le chat : "Cela dépend dans une large mesure de là où vous voulez aller". ½ Conservez un questionnement critique permanent. développer et tenir la distance. Sans cesse sur le métier remettez votre ouvrage : clarifiez les nouveaux objectifs. Les paramètres ont évolué (créer des emplois. refaites un budget prévisionnel. ½ Ne baissez pas les bras. Prenez le temps de peser vos décisions : un peu moins d’intuition. Peut-être même de trouver l’occasion de vous professionnaliser dans le domaine qui vous passionne. Vous envisagez tout naturellement de lui donner une suite et d’amplifier cette première expérience. des Sports et de la Vie associative Changement d’échelle.ETAPE 10 PROLONGER L’ACTION A QUOI ÇA SERT ? A consolider et développer le projet. ½ Fini le bricolage. C’est le moment de vérifier si la méthode est vraiment acquise. ½ Demandez conseil et continuez à vous former si votre projet l’exige. se développer à l’international…). ce sera votre moteur et votre bouée de sauvetage quand vous serez submergé de travail. Votre projet est une réussite. Appuyez-vous sur ces résultats pour gagner en temps et en efficacité. affinez l’état des lieux. Il faut naturellement en tenir compte et repenser l’ensemble de votre démarche. vous aurez forcément des hauts et des bas. changement d’enjeux. alors écoutez l’avis d’un spécialiste : Alice : "Voulez-vous me dire. temporaires ou permanents.

incluant l’agence française du programme européen Jeunesse http://www. les conseils.chez.animafac. des Sports et de la Vie associative http://www. http://www. des exemples de projets. ou de loisirs sans hébergement. http://www.htm Un « cyber-cours » sur la méthodologie de projet proposé par le CREPS de Chatenay Malabry http://www. Un « site de chevet » 26 . et bureau français d’Eurodesk.enviedagir.ET POUR ALLER PLUS LOIN QUELQUES SITES INTERNET DE http://www.cidj.eu.defijeunes. http://www. de contacts et de conseils pour tous les projets http://www.htm Méthodologie du projet pour animateurs.fr Ministère de la Jeunesse. éducateurs dans un centre de vacances.html OPALE : Une mine de ressources incontournable pour tous les projets dans le domaine de la culture et du développement local.php3 Condensé des Méthodologies de projet dans un processus industriel : de bonnes idées d’organisation à prendre.fr/ Le site de l’Institut national de la Jeunesse et de l’Éducation populaire. très axées sur la communication.culture-proximite.net/projet /projetmet.commentcamarche.org/ 4pages/opale/presentation.int/youth/index_fr.creps-chatenay.jeunesse-sports.jeunesse-sports.fr Le site de DEFI Jeunes.com/clubjag/projet/ accueil. tête du réseau national d’Information jeunesse.php3? id_article=389 Quelques indications méthodologiques simples.injep. le carnet d’adresse http://www. http://www. fr/cyber/COURS/methodologie/MENU. Des milliers d’informations pour la jeunesse des 25 Etats membres et des pays candidats ou partenaires.gouv.html Le portail européen de la jeunesse (en français).fr Le site de Envie d’Agir ? Des milliers de propositions d’action.com Le site du CIDJ à Paris.europa.net/article. par ANIMAFAC http://www.

com/article.htm Méthodologie de projet version « éducation socioculturelle dans l’enseignement agricole ».org/youthstart /surco/surco-methodologie.htm#mainstreaming Etude menée dans le cadre d' un projet financé par le programme européen faisant apparaître des niches d'activités en milieu rural autour des entreprises susceptibles de générer services et emplois de proximité. « Training kits » à télécharger. http://www.net/site /publications/tkits/tkits. le site du partenariat entre le Conseil de l’Europe et la Commission européenne dans le domaine de l’éducation et de la jeunesse.com/ decouverte_uml_rup_processus_unifie_extr eme_programming_gestion_de_projet_nouv elles_technologies. extrait du site de l’Institut européen de Psychanalyse et Travail social.fr/grisms/ exerciseur/communication/ Site pédagogique de l’académie de Créteil proposant des exercices en méthodologie de projet au niveau Première et Terminale SMS.rampazzo.ffpe-toulouse. Incontournable pour les projets de développement rural. un article du philosophe JB PATURET : « Le projet comme fiction commune » 27 .educagri.REFERENCE http://www.ac-creteil. http://www. Essentiellement des documents à télécharger.html Un langage très « techno » pour ce site consacré aux méthodologies de projet en informatique et TIC. http://www.psychasoc. pour donner un sens à tout ça.improve-institute. http://www. Pour les inconditionnels des méthodes « from Silicon Valley » http://www.html Pour les maniaques de la souris et du clavier.training-youth.php?ID=99 Enfin.fr/memento/section3/ enseigner/s3618f1som. ou « la méthodologie de projet assistée par ordinateur ».htm Pour les anglicistes (quelques documents en français). http://www.com/extranet/script /procedures.

jeunesse-sports. .fr.gouv.pour plus d’informations : contactez votre direction départementale Jeunesse et Sports ou le réseau information jeunesse. Coordonnées sur www.

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