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GUIDE METHODOLOGIQUE DE LA CONDUITE DE PROJET

Avant-propos
e guide mthodologique prsente une approche globale et concrte des diffrentes tapes de la conduite de projet. Il sadresse aux prescripteurs professionnels ou responsables associatifs en charge de laccueil, de linformation, de laccompagnement des jeunes mais aussi, et avant tout, aux jeunes eux-mmes.

Ce document cible plus prcisment des jeunes investis dans des projets pouvant dboucher sur une insertion professionnelle, voire une cration dactivit conomique, accompagns notamment dans le cadre de Dfi Jeunes. Il sagit donc bien souvent des jeunes les plus gs parmi ceux que le ministre de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative a la volont daider dans leurs engagements et leurs prises dinitiatives. Dautres jeunes, soit parce quils sont moins gs (mineurs notamment), soit parce que leur projet ne ncessite pas dtre trs structur pour aboutir, ont besoin dun appui pdagogique dune autre nature. Cest ce titre que le programme Envie dagir produit des outils destins aux ducateurs et aux jeunes eux-mmes, afin de les aider dans leur envie de raliser un projet ayant un sens pour eux et un intrt pour la collectivit : projets de proximit, souvent issus dune ide simple mais exemplaire sur des plans aussi divers que la citoyennet, lenvironnement, la culture ou la cohsion sociale, et qui ont pour vertu premire daider les jeunes qui les portent (re)prendre confiance en eux pour mieux donner la socit. Le guide Du projet laction petit carnet de bord lusage des jeunes et des ducateurs rpond plus prcisment cette dmarche. Il est disponible par simple tlchargement sur le site www.enviedagir.fr et sur le site www.pro.enviedagir.fr.

INTRODUCTION
MONTER UN PROJET OU CONDUIRE UNE ACTION DU PAREIL AU MEME
Sans mme en avoir conscience, nous sommes rgulirement en situation de projet. Tous les projets sont dans la nature, tous les ges, dans tous les domaines, comme organiser une fte, partir en vacances sans les parents, monter un groupe de musique, agir avec les pays en voie de dveloppement, crer son propre emploi, voire sa propre entreprise.. Monter un projet cest tout simplement se fixer un objectif et se donner les moyens de latteindre.

Petite vue densemble pour commencer : sachez que tout projet comporte cinq dimensions :

Une dimension personnelle


UNE VRAIE DEMARCHE DAPPRENTISSAGE La 1re et la plus vidente. Il sagit de votre ide, ce que vous allez mettre de vous-mme, ce que vous allez dcouvrir de vous-mme et des autres.

Une dimension sociale


UN PROJET NE SE MONTE JAMAIS SEUL, VOUS AUREZ BESOIN DES AUTRES Vous ne vivez pas dans une bulle. Votre action sinscrit ncessairement dans un environnement plus ou moins loign du vtre. Vous allez entrer en relation avec lui, engager le dialogue, dvelopper de nombreux contacts.

Une dimension technique


PARTEZ DU BON PIED AVEC UNE BONNE ORGANISATION Il sagit de tous les aspects matriels et concrets du projet quil faut possder et matriser.

Lobjectif de ce petit guide est :

De

vous faire bnficier de lexprience de milliers de laurats Dfi Jeunes qui ont t jusquau bout de leur ide avec le soutien du ministre de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative et de nombreux partenaires. De vous donner les principaux points de repres qui vous permettront de commencer rflchir srieusement au projet que vous avez en tte.

Une dimension conomique


PAS DE PROJET SANS BUDGET, QUI PLUS EST CRDIBLE Tout le monde le sait, largent est le nerf de laction. Votre projet a un cot (il faudra trouver les financements ncessaires) mais il peut aussi tre crateur de richesses.

Une dimension temporelle


POUR CONSTRUIRE SOLIDE, IL FAUT DU TEMPS. A moins dune baguette magique, rien ne se construit en un claquement de doigts. Un projet a un dbut, un milieu et une fin. Il peut se prolonger, se dvelopper, se prenniser. Savoir agir dans lurgence sans se prcipiter : un vrai dfi.

INTRODUCTION
A garder en tte :
1. Ne sous-estimez pas la phase de prparation, elle est essentielle. Se poser toutes les bonnes questions, cest dj entrevoir les solutions ou les impasses. 2. Nhsitez surtout pas demander conseil. De nombreux professionnels sont l pour vous accompagner et vous aider raliser votre projet. 3. Cest en forgeant que lon devient forgeron , les anglo-saxons disent learning by doing ce qui signifie en clair que vous avez le droit lerreur, charge pour vous den tirer les enseignements pour aller plus loin. 4. Tout projet est volutif, comme vous, il est vivant, il change et il grandit. 5. Pas dautocensure a priori. Vous ne pouvez pas savoir ce qui sortira en fin de compte de la marmite, tous les jours limpossible est en cours

LES PRINCIPAUX INGREDIENTS DONT VOUS AUREZ BESOIN POUR CONDUIRE VOTRE PROJET :
Une
bonne dose dimagination et de crativit : osez ! Une relle ouverture desprit et beaucoup dcoute. De laudace et du ralisme, cest--dire une prise de risque raisonne. Une dtermination sans faille : croyez en vous et en votre projet. Une patience toute preuve. Du travail, encore du travail. Un questionnement critique permanent. Ce quil faut de mthode et dorganisation.

1. Clarifier lide. lieux. 2. Faire ltat des visionnel. et pr 3. Elaborer le budg ojet. 4. Formaliser le pr rtenaires. 5. Trouver des pa action. 6. Btir le plan d muniquer. 7. Com et. 8. Raliser le proj re compte. 9. Evaluer et rend on. 10. Prolonger lacti

ns Justement parlo voici les de la mthode, apes de la 10 principales t et : conduite de proj

N o u b l i e z p a s l e j o k e r, l a m t h o d e G B S (Gros Bon Sens) chre aux Qubcois.

Bonne route
5

ETAPE 1

CLARIFIER LIDEE
A QUOI A SERT ?
A savoir ce que vous voulez et o vous voulez aller Cest le B A BA, le point de dpart ne louper sous aucun prtexte : vous devez savoir ce que vous voulez rellement et prcisment faire, pour pouvoir ensuite construire le chemin qui vous y conduira dans les meilleures conditions.
Par exemple :

OBJECTIFS : QUOI ? FINALITES : POURQUOI ?


Organiser un concert pour les groupes de
ma ville. - Pour crer une animation pour les jeunes. - Pour offrir une 1re scne des groupes et les aider se faire connatre. - Pour dcouvrir les mtiers du spectacle.

Commencez par rpondre ces deux questions :

Quest-ce que je veux faire ? (QUOI ?) Quest-ce que jen attends ? Pour moi, pour
les autres ? (POURQUOI ?)

Monter un centre de sant au Mali.


- Pour participer au dveloppement des pays du Sud par solidarit.

Ne vous y trompez pas, rpondre ces deux petites questions peut prendre un certain temps. Mais plus vous serez clair dans votre tte plus vite vous avancerez ensuite.

Monter une activit de soutien scolaire


dans mon village. - Pour crer mon propre emploi. - Pour faire un travail que jaime prs de chez moi.

Concrtement, cela doit se traduire par des objectifs et des finalits.

ETAPE 1

CLARIFIER LIDEE
A garder en tte :
Lexercice irremplaable du grattage de
mninges favorise lexpression de tout ce qui vous trotte dans la tte. Cette mthode permet de voir large et complet et, en particulier, de mettre jour des objectifs que vous naviez pas identifis priori. Vous savez maintenant, dans les grandes lignes, ce que vous voulez faire et pourquoi vous voulez le faire. Il est temps de tester votre ide auprs de votre entourage, de vos amis, des professionnels du sujet ou de laccompagnement de projet. Cest une phase trs importante. Elle vous apportera le premier regard extrieur dont vous avez besoin pour vrifier si votre ide tient la route, avancer dans votre projet, commencer lui donner vie.

Les projets peuvent avoir plusieurs objectifs :


des principaux et des secondaires. Il faut donc faire le tri entre ce qui est vraiment important et ce qui lest moins, et faire ensuite les choix qui en dcoulent.

Il est plus facile daller du concret labstrait,


des objectifs aux finalits, de laction au sens que vous lui donnez.

Vous devez pouvoir dcrire en cinq lignes maximum votre projet, en envisageant dores et dj le moment et le lieu de sa ralisation.

Lobjectif est un rsultat atteindre, non une


tche. Il doit tre concret, mesurable, dat et localis.

, pour Rsumons-nous e il faut : clarifier votre id


estions du quoi 1. Vous poser les qu et du pourquoi. r par une sance 2. Les approfondi mninges . de grattage de sser les objectifs 3. Dmler et cla r ordre dimporet les finalits pa tance. 4. Tester lide. un 1er descriptif 5. Fixer par crit projet. sommaire de votre projet, ce sera en 6. Nommer votre n ac te de na isqu el qu e so rte so sance.

Un

objectif peut avoir des finalits diffrentes. L aussi, il faut choisir car qui trop embrasse, mal treint .

ETAPE 2

FAIRE LETAT DES LIEUX


A QUOI A SERT ?
A savoir o vous mettez les pieds, connatre vos atouts et vos faiblesses.
Il sagit dune tape incontournable qui peut sembler ennuyeuse mais qui vous confortera dans votre ide, la fera voluer ou vous la fera dfinitivement abandonner. Pourquoi rinventer leau chaude ? En allant dcouvrir et tudier des projets similaires au vtre, vous profiterez de lexprience de vos prdcesseurs. Vous gagnerez beaucoup de temps sur la suite des oprations.

Quels sont les moyens dont je dispose ?


Autofinancement, comptences,disponibilit, carnet dadresses, exprience pralable Quels sont les moyens qui me manquent ? Matriels, humains, financiers Qui sont les principaux acteurs ? Services municipaux, services de lEtat, associations locales, entreprises, professionnels (que font-ils ? Quelles sont les ressources dont ils disposent qui pourraient servir mon projet ?). Qui sont les partenaires potentiels ? Ceux vers qui je vais aller en priorit. Quel est ltat de la concurrence ? Qui sont mes principaux concurrents et quest-ce qui fait la diffrence ?

Grosso modo, vous devez rechercher trois grandes catgories dinformation :

Qui fait quoi ? Qui sont les principaux


acteurs ? Comment ? Quels sont les mthodes, les procdures, les rglementations, les outils employs ? Avec quoi ? Quelles sont les ressources humaines, financires et matrielles runir ?

Comme vous le voyez, vous avez intrt noter prcieusement toutes les informations que vous allez collecter. Elles sont indispensables pour :

Approfondir et affiner votre projet (quelle


est sa valeur ajoute ? Quest-ce qui fait la diffrence ? Et quels sont ses plus ?). Construire votre budget. Prparer largumentaire qui vous permettra de convaincre vos futurs interlocuteurs.

Plus concrtement, vous aurez fait le tour de ltat des lieux si vous tes en mesure de rpondre aux questions suivantes : Comment a marche ? Moyens, cots, comptences, procdures, rglementations, dlais Quest-ce qui ne marche pas ? La localisation, la disponibilit du public, les contraintes techniques, juridiques

Aller la dcouverte de votre environnement vous aidera vous situer. Osez frapper aux portes, demander des rendez-vous. Vous vous habituerez aux refus et prendrez de plus en plus dintrt et de plaisir aux rencontres qui vous attendent.

ETAPE 2

FAIRE LETAT DES LIEUX


A garder en tte :
Commencez ct de chez vous : interrogez
dabord votre entourage, puis les services de la ville, une association que vous connaissez, le point information jeunesse le plus proche, la direction dpartementale de la Jeunesse et des Sports.

Demandez conseil auprs de nouveaux


contacts et allez ainsi de contact en contact, du plus proche au plus loin.

Noubliez pas Internet.

Pour vous aider voici un exemple de fiche-contact, afin de vous rappeler tout ce que vous avez fait, conserver les informations et surtout vous en servir :

FICHE - CONTACT Coordonnes compltes (de la personne)


Nom, Prnom : Adresse :
................................................................................................... .......................................................................................................................... ..............................................................................................................................................................

Tel, Fax : Organisme : E-mail :

...........................................................................................................................

..............................................................................................................

................................................................................................................................

Contact tabli par lintermdiaire de M./Mme CONTACTS Tlphone Le : Avec : M/Mme : Courrier Le : A: M/Mme : Rendez-vous Le : Avec : M/Mme : INFORMATIONS RECUEILLIES / RESULTATS SUITES A DONNER A rappeler : Date :

Relance le :

ETAPE 3

ELABORER LE BUDGET PREVISIONNEL


A QUOI A SERT ?
A savoir combien va coter votre projet (les dpenses) et si vous tes en mesure de runir les financements ncessaires (les recettes).
Le budget prvisionnel doit reflter fidlement lanalyse de vos besoins et les ressources que vous avez ou que vous comptez runir pour les satisfaire. Soyez sr dune chose, cest sur cet lment du dossier que vos interlocuteurs jugeront, dun coup dil, du srieux de votre motivation et de la rigueur de votre dmarche. Pas de projet sans argent, pas dargent sans un minimum de comptabilit, pas de comptabilit sans budget prvisionnel crit. Vous devez considrer le budget prvisionnel (ou plan de financement) comme un outil votre service. Il vous permet de suivre point par point lavancement de votre projet. Il volue avec lui. Il vous oblige faire preuve de ralisme en identifiant toutes les dpenses que vous serez amen faire (merci ltat des lieux).

Prvoyez une marge dimprvus dau moins 8 % de dpenses. Dans la colonne des recettes, doivent apparatre les ressources dont vous disposez dj (apport personnel ou autofinancement). Pour les partenariats, prcisez sils sont acquis, en cours de ngociation ou acqurir. Distinguez les apports en financement direct ou en nature. Parce quil est volutif un budget doit toujours tre dat : budget prvisionnel au 1er avril 2004

Exemple de budget prvisionnel simplifi : Le projet : cration dun local dinitiation linformatique pour les jeunes du quartier. Le local est gr par des bnvoles son dmarrage, il ny a donc pas de frais de personnel.

Commentaires :

Le loyer est rduit car le maire a accord un


tarif prfrentiel en change des travaux de remise en tat du local. La diffrence apparat dans la colonne des recettes au titre de la participation en nature de la mairie. Idem pour les ordinateurs. Les lettres dengagement des partenariats acquis doivent figurer en annexe du dossier. Imaginons que ce budget prvisionnel soit celui de votre projet. Il montre que vous vous investissez personnellement (auto financement et bnvolat valoris), que vous avez su convaincre la fois des partenaires publics

Quelques principes retenir imprativement :

Les recettes et les dpenses doivent toujours tre


prsentes en colonnes quilibres (gales). Chaque dpense (on dit poste) doit tre justifie : pas de chiffres bidons , pas de partenaires fantaisistesPas destimation la louche, faites faire des devis ou allez relever les prix dans les magasins.

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ETAPE 3

ELABORER LE BUDGET PREVISIONNEL


Dpenses TTC
Installation du local Travaux (plomberie, lectricit, peinture, sol) Mise aux normes de scurit quipement mobilier (tables, chaises, placards) Frais de fonctionnement 1re anne Assurance lectricit Loyer et charges (350 x 12mois) Publicit Matriel pour activits Achat de 4 ordinateurs avec les logiciels Documentation, abonnement Intervention de professeur (60 heures x 15) Divers, imprvus 4 800 600 900 1 500 RSULTAT INTERMDIAIRE Reste trouver (18 615 - 14 221) 274 762 4 200 671 2 134 823 1 951

Euros

Recettes TTC
Apport financier Autofinancement (apport personnel) Mairie mobilier (acquis) Conseil gnral (en cours) Association MJC (acquis) Association des commerants du quartier acquis) Mairie (50 du loyer) Socit Ordinafort (50% sur les ordinateurs) Associations des professeurs (30 heures de cours offertes) Bnvolat valoris rnovation du local (10 jours x 3 personnes x76)

Euros

732 1 200 2 000 915 1 220 2 742 2 400 732 2 280

14 221 4 394

Total

18 615

Total

18 615

(mairie) et privs, impliqus dans la vie du quartier (association des commerants, MJC), que vous avez pens vous entourer des comptences ncessaires (professeurs volontaires).

Autant darguments qui plaident en faveur de votre motivation, du srieux avec lequel vous conduisez votre projet et qui devraient vous permettre de runir les 4 394 manquants.

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ETAPE 4

FORMALISER LE PROJET
A QUOI A SERT ?
Cest lengagement crit (visible) de votre dtermination raliser votre projet.
Cest une tape essentielle. Elle atteste de la ralit du projet. Cette formalisation est le pralable la recherche de partenaires. Vous avez runi suffisamment dlments pour monter le dossier de prsentation de votre projet. Votre objectif maintenant est de convaincre, pas de faire de la littrature. Concrtement vous tes dsormais en mesure de rpondre aux questions suivantes : Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment, o, combien ?

Le dossier de prsentation est bti sur la trame de ces questions. Il intgre un volet financier et un volet communication. Il doit tre :

Court : maximum 12 pages bties sur la


trame des questions. Clair : synthtique et ar (encore des choix faire). Vivant : motivant. Crdible : toutes les informations doivent tre vrifies et argumentes, notamment le volet financier. Evolutif : adaptable en fonction des interlocuteurs.

Qui ? Porteur et origine du projet. Pourquoi, Pour qui ? Finalits. Quoi, O, Quand ? Contenu

Vous allez envoyer ou remettre ce dossier vos interlocuteurs. Il vous reprsente et tmoigne du travail que vous avez dj effectu et de votre dtermination russir. Soignez-le sans luxe inutile, la forme sera presque aussi importante que le contenu.

prcis (description), chance et localisation du projet. Comment ? Approche technique (besoins, ressources, comptences...). Combien ? Approche financire.

Exemple de composition de dossier :

Une

couverture avec le titre et vos coordonnes (1 page). Voir plus loin la fiche communication.

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ETAPE 4

FORMALISER LE PROJET
Un court sommaire avec une pagination ou
un systme de fiches numrotes (1 page). La prsentation du ou des porteurs du projet et de son origine : QUI ? POURQUOI ? (2 pages maxi). Le descriptif du projet : QUOI ? O ? QUAND ? (2 pages maxi). Les moyens mobiliser : humains, techniques, logistiques, financiers. COMMENT ? 2 pages maxi en prcisant ceux que vous avez dj runis. Le budget prvisionnel : COMBIEN ? (1 page). Largumentaire (adapt) en direction du partenaire : Pourquoi soutenir votre projet ? Pourquoi lui ? Ce que vous attendez de lui et ce quil peut attendre de vous en contrepartie (2 pages maxi). Remarque : avec le budget prvisionnel, cest lune des fiches les plus volutives du dossier. La communication : ce que vous avez prvu de faire pour promouvoir votre projet et vos partenaires (1 page). Les annexes : engagements de soutien dj acquis, contacts en cours, articles de presse, indications techniques complmentaires, photos, dessins Faites le compte, nous voici dj 12 pages sans les annexes auxquelles il faudra ajouter une lettre dintroduction si vous envoyez le dossier par courrier. 1 page maximum pour dire qui vous tes, ce que vous voulez faire et en quoi votre interlocuteur peut y trouver intrt. Il est bon quelle se termine par une demande de rendez-vous.

A garder en tte :
Faites relire votre dossier par plusieurs
personnes avant de le diffuser. Elles vous diront si tout est clair et comprhensible. Ce qui vous semble clair peut ne pas ltre pour quelquun qui ne connat pas le sujet comme vous. Ces personnes relveront les fautes que vous avez oublies car on en oublie toujours mme aprs relecture !. Travaillez sur ordinateur pour pouvoir faire voluer le dossier sans problme. La ralisation dun dossier de prsentation et sa diffusion ont un cot : papier et timbres notamment, prvoyez-le au budget prvisionnel.

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ETAPE 5

TROUVER DES PARTENAIRES


A QUOI A SERT ?
A vous donner les moyens daller au bout de votre ide et de raliser votre projet dans les meilleures conditions.
Vous voici arriv la grande preuve de vrit. Vous allez confronter votre ide, donc un peu de vous-mme, aux regards critiques de professionnels qui nont gnralement pas beaucoup de temps vous consacrer. Cest parfois douloureux et exasprant, mais cet effet miroir est indispensable pour affiner et clarifier votre projet, rvler vos comptences de ngociateur. Vous allez devoir argumenter et convaincre, essuyer probablement de nombreux refus avant les premiers accords qui donneront un coup dacclrateur votre projet. Si ltat des lieux a t bien fait, vous devez savoir quels sont les organismes les plus mme de vous aider. Peut-tre en avez-vous dj rencontrs certains ? Commencez par ceux-l. Les aides sont aussi diverses que les partenaires sont multiples : mairies, associations, entreprises, commerants, directions dpartementales de la Jeunesse et des Sports, fondations spcialises dans laide aux projets et mdias locaux.

Des conseils et des contacts : mise en relation


avec dautres partenaires potentiels. Une caution morale : les encouragements de vos partenaires sont prcieux, surtout si ce sont des personnalits reconnues. U n e a p p ro c h e n o u v e l l e o u d e s p i s t e s pour dvelopper votre projet laquelle vous naviez pas pens.

La marche suivre :
Slectionnez vos cibles : une vingtaine au
maximum aprs avoir identifi, pour chacune dentre elles, comment elle peut vous aider et ce que vous pouvez lui apporter en contrepartie. Construisez un argumentaire court et prcis. Formulez une demande raliste. Envoyez un dossier adapt au partenaire et dans la mesure du possible prenez rendez-vous. Prparez soigneusement lentretien. Demandez formaliser les engagements par crit. Ce qui nest pas crit, nest pas acquis. Suivez de prs les dcisions et assurez-vous quelles sont appliques.

A garder en tte :
Analysez prcisment vos besoins, sans les
sous-valuer, en distinguant le partenariat en nature du partenariat financier. Cela vous aidera formuler une demande prcise et vous rendra plus crdible. Noubliez pas de prvoir une marge de scurit pour prendre en compte les imprvus.

Selon lorganisme, vous pouvez obtenir :

Un soutien financier : sponsoring, mcnat,


prt, subvention, bourse, prix Une aide en nature : rduction sur du matriel, prt dun local Un parrainage mdiatique : articles ou reportages sur votre projet.

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ETAPE 5

TROUVER DES PARTENAIRES


: itions pour finir Quelques dfin

Osez mme ce qui vous semble impossible si


vous avez foi en votre projet. Au pire vous aurez un non . Prparez lentretien : dure, contenu, expression, coute, attitude. Quoi quil arrive, pensez demander votre interlocuteur sil connat dautres contacts pour votre projet : A votre avis qui pourrait tre intress par ce projet ? Si oui, est-ce que nous pouvons appeler de votre part ? Diversifiez vos sources de financement. Il arrive que des partenaires se dsistent au dernier moment. Ne prenez pas le risque de vous retrouver zro au moment de passer laction. Ne mettez pas tous les ufs dans le mme panier. Soyez attentif aux ractions de votre interlocuteur. Ce sont autant dindications utiles sur les points forts et les faiblesses de votre projet et sur la faon dont vous le prsentez. Faites preuve de dtermination et surtout de patience. Qui dit ngociation, dit dure. Contractualisez avec les partenaires importants. Les crits restent. Maintenez les contacts (cf. fiche de contact) durant la ralisation du projet et au-del. Les contacts daujourdhui peuvent tre les partenaires de demain si vous vous y prenez bien.

atriel soring : Soutien m Parrainage/ spon den retirer un vue ou financier en publicitaire. avantage cier matriel ou finan Mcnat : Soutien sans contrepartie. tutions opration dinsti Partenariat : Co rtag. sur un objectif pa ou de personnes ien moral. Patronage : Sout

Pour amorcer la pompe et vous faire les


dents, commencez par les apports en nature. Normalement, ils sont plus faciles obtenir et vous permettront de donner corps votre dossier en montrant que vous avez dj convaincu des partenaires (toujours la question de la crdibilit). Construisez un argumentaire simple qui prend en compte le point de vue du partenaire que vous sollicitez et ce que vous pouvez lui apporter. Les bonnes ngociations sont les ngociations gagnant-gagnant . Mettez-vous la place de votre interlocuteur. Prsentez un dossier qui tient la route techniquement et financirement.

Rsumons-nous :
Les sponsors et les partenaires aiment

Quon sache ce quils reprsentent. Quon leur dise quils sont indispensables au projet. Pouvoir communiquer travers le projet. Rencontrer un jeune qui a la mme passion queux. Lenthousiasme et la dtermination.
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Les sponsors et les partenaires dtestent

Etre appel cinq fois par jour pour savoir


sils ont pris une dcision. Perdre leur temps et leur argent. Ne pas comprendre ce que vous leur dites. Avoir limpression quon leur force la main.

ETAPE 6

BATIR LE PLAN DACTION


A QUOI A SERT ?
A savoir ce quil y a faire, qui doit le faire et quand. Le plan daction est le tableau de bord du projet. Il est la fois votre pense-bte et votre signal dalarme si vous sortez des clous.
Il permet :

Pensez en semaines, voire en mois, mais fixez


des dates relles dchance. De toute faon, au dbut, vous serez toujours trop court, alors prvoyez large. Le plus simple au dpart, cest de partir de la date butoir, de lchance ultime qui vous change en citrouille si elle nest pas respecte. Donc remontez le temps, raisonnez en rtro planning . Vous devez rgulirement faire le point sur ce qui a t fait et rajuster le plan daction (insrer, modifier, supprimer) en fonction de lvolution du projet et de son contexte : nouvelles tches effectuer et nouveaux problmes rsoudre. Si votre projet est collectif, il est trs important de bien rpartir les rles et les tches de chacun, en fonction de ses comptences et de ses disponibilits. Noubliez pas que vous avez des objectifs atteindre, soyez ralistes. Le plan daction suivant nest quun exemple simplifi. Chaque plan daction doit tre bti sur mesure, en fonction de ses objectifs, de ses moyens daction et de ses contraintes.

Dorganiser votre travail en grandes tapes. De planifier dans le temps les activits et les
tches de chaque tape. De visualiser ltat davancement du projet.

Chaque tape doit tre considre comme un objectif avec :

Une cible atteindre. Une mesure quantitative ou qualitative que


vous avez fixe vous-mme, qui indique que lobjectif est atteint. Une chance de ralisation.

A garder en tte :
Le plan daction est comme une checklist . Cest simple, cest du GBS (Gros Bon Sens). Il se remplit de gauche droite, du plus gnral au plus prcis : dabord les grandes tapes, puis les activits, puis les dlais, puis le dcoupage en tches prcises. Le temps est au cur du plan daction. Nayez pas les yeux plus gros que le ventre. Faites preuve de lucidit pour valuer le temps ncessaire chacune des tches que vous vous tes fixes.

Exemple de plan daction individuel Cible : crer une activit de soutien scolaire en milieu rural. Mesure : suffisamment rentable pour que je puisse en vivre. Echance : partir de la prochaine rentre scolaire.

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ETAPE 6

BATIR LE PLAN DACTION


ETAPES ACTIVITES Evaluer les besoins en soutien scolaire autour de ma commune Valider mon ide ECHEANCE Fin fvrier TACHES Dmarche dinfo : rencontrer des professeurs / directeurs des coles primaires et du collge Dmarche dinfo : rencontrer les deux associations de parents dlves Dmarche dinfo : rencontrer un professionnel du soutien scolaire Rdaction : mon exprience, mes comptences (utiles au projet), ma motivation. Rdaction : contenu pdagogique des ateliers, types dactivits culturelles Prsentation du contenu pdagogique un autre professionnel du soutien scolaire Faire ltude des besoins : A QUI, POUR QUI, O ? Recenser les structures de soutien scolaire existantes : leurs mthodes, leurs tarifs, leur public, leur localisation Lister et reprendre contact avec les parents dlves qui mont parl des besoins de FAIT Ressources mobiliser
Frais de

ok

dplacement

ok

Dure : 3 mois

Valider ma motivation pour les activits de soutien scolaire : QUI ?

Fin fvrier

ok

ok

Ordinateur du CE dun des parents dlves.

Dfinir les services que je vais proposer : QUOI

ok

Fin mars

Formaliser le projet

ok

Dure : 4 mois

Fin mai

ok

ok

Tlphone

17

ETAPE 6

BATIR LE PLAN DACTION


ETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES leurs enfants : des futurs clients, des futurs dirigeants en cas de cration dassociation Revoir directeurs dcoles et associations de parents dlves : chiffrer le nombre dlves en difficult dans un rayon de 30 km autour de ma commune Fin mai Faire ltude technique : COMMENT Lister le matriel ncessaire Chercher une formation pour acqurir les comptences en gestion qui me manquent Rechercher un local : voir le maire et le directeur du collge Fin juin Demander des devis pour tout le matriel Deux jours de formation : calcul du chiffre daffaires prvisionnel, du besoin en fonds de roulement, et des besoins financiers pour dmarrer Rdaction : budget prvisionnel FAIT Ressources mobiliser

ok

ok

Formaliser le projet

ok

Dure : 4 mois

ok

ok

Faire ltude financire : COMBIEN

ok

ok

18

ETAPE 6

BATIR LE PLAN DACTION


ETAPES ACTIVITES Prparer la communication autour du projet ECHEANCE Fin aot TACHES Impression de la plaquette prsentant lactivit Envoi au journal local et au rdacteur en chef du bulletin municipal Rdaction : annexe au projet prcisant les moyens de communication Crer lassociation porteuse du projet Rechercher des partenaires Fin aot Runir les futurs membres de lassociation Rdiger un projet de statuts Organiser l'Assemble Gnrale Constitutive de lassociation Confirmer les financements (attestations de parrainage) Fin octobre Revoir le Maire Voir les commerants de la commune et les comits dentreprise des parents dlves prsents dans lassociation Retirer et rdiger le dossier de demandes de subvention ou demploi aid JURY DEFI JEUNES FAIT Ressources mobiliser ok
Frais dimpression Affranchisse-

ok

ment

ok

ok

Repas

ok

ok

Dure : 4 mois

ok

ok

ok

ok

19

ETAPE 7

COMMUNIQUER
A QUOI A SERT ?
A se doter de moyens supplmentaires, parfois essentiels, la russite du projet : le savoir-faire et le faire-savoir sont indissociables.
Toute dmarche de projet est une dmarche de relation et dinteraction avec lenvironnement. Vous allez ncessairement entrer en communication avec lui. La question est de savoir pourquoi ? Et comment ?

1. Cerner les cibles prioritaires : Qui ? Pourquoi ?

Les jeunes, quels jeunes, les tudiants, les ruraux Les partenaires, sociaux, conomiques, publics, privs Le grand public, les familles, les adultes Les institutions et les mdias.
2. Dfinir le message : Quoi ? Pour qui ?

Positionner le projet par rapport lexistant. Identifier les principaux arguments en faveur du projet. Adapter le message dans sa forme et son contenu en
fonction des cibles.

3. Choisir les moyens : Quels supports ? Combien ?


Avant de vous lancer vers les autres, soyez dabord au clair avec votre propre image, ce que vous voulez en montrer, votre identit officielle en quelque sorte : Qui vous tes. Ce que vous faites. A qui vous vous adressez. Ensuite et seulement ensuite, vous pourrez diffuser cette information lextrieur en respectant les principes suivants :

Mdias, locaux et/ou nationaux, audiovisuels. Internet. Cration de documents dinformation, dpliants,
affiches... Information directe auprs des acteurs de terrain, associations Cration dvnements La communication de votre projet est une question importante, quil ne faut ni sur-estimer, ni sous-estimer. Elle fait appel des comptences spcifiques (rdaction, graphisme, infographie, relations presse) qui sont autant de cots supplmentaires. Raison de plus pour rechercher le plus dimpact moindre cot en fonction des besoins de votre projet et de vos objectifs.

20

ETAPE 7

COMMUNIQUER
A garder en tte :
Commencez par le commencement. Crez
votre identit officielle et visuelle (logo). Identifiez vos priorits en fonction de votre projet et des moyens dont vous disposez. Cherchez les comptences qui vous manquent soit travers un sponsoring (imprimeur, infographiste), soit travers des coles spcialises dont les tudiants ne demandent qu mettre en pratique ce quils apprennent (BTS de Communication ou de Force de vente, coles de graphisme, dattachs de presse). Ils seront dautant plus motivs quil sagit daider un jeune monter un projet. Relier si possible votre projet lactualit locale et nationale. C h e rc h e z l e c o n t a c t a v e c l e s m d i a s . Donnez-vous du mal pour y arriver. Vous toucherez en mme temps des partenaires potentiels et le grand public, sans rien dpenser, sauf votre matire grise et peuttre quelques frais de transport. Epluchez la presse locale et rgionale, relevez les noms des journalistes qui pourraient tre intresss et contactez-les. Les jeunes qui bougent et qui entreprennent sont des sujets qui intressent, profitez-en. Soyez crdibles : argumentaire et fond de dossier doivent tre prts. Lidal est de laisser une note synthtique (communiqu de presse) qui reprend lessentiel des informations. Vous faciliterez le travail du journaliste. Surtout vitez de vous contredire dun contact lautre. Pensez tenir les journalistes rgulirement informs de lvolution de votre projet et noubliez pas de leur renvoyer lascenseur si vous avez loccasion. Noubliez pas les radios, vous pouvez ngocier un partenariat en spots publicitaires. Faites le choix de la simplicit et de la lisibilit pour vos documents promotionnels. Allez lessentiel. Les dpliants surchargs dinformations, de motifs ou de couleurs en tout genre manquent en gnral leur cible. Simplicit ne veut pas dire absence de crativit. Elaborez un vrai plan de communication. Rflchissez bien au moment le plus opportun (ni trop tt, ni trop tard), aux supports (dpliants, affiches, radio, encarts presse), aux modes de diffusion (envois, dpts, mailings) et aux quantits ncessaires. La communication est une fonction dlicate mais valorisante. Lorsque le projet est collectif, elle peut crer des dissensions au sein du groupe si une tte daffiche se dtache indpendamment des autres membres de lquipe. Mieux vaut le savoir pour contrler les phnomnes de vedettariat qui peuvent perturber la vie du projet.

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ETAPE 8

REALISER LE PROJET
A QUOI A SERT ?
A savoir que vous pouvez passer de lide au projet, de la rflexion laction. Une grande qualit qui vous servira dornavant trs souvent. Vous allez faire la preuve de votre sens des responsabilits, de votre capacit prendre des dcisions et les assumer. Bravo !
Bienvenue chez les stresss de laction, vous allez dcouvrir la dictature du temps , celle des dlais tenir, des problmes anticiper, des imprvus grer, le tout dans lurgence et la srnit. Vous laurez compris : votre motivation tant acquise, tout repose maintenant sur votre disponibilit, sur votre capacit organiser et grer votre temps. Entourez-vous : lexprience des autres est la meilleure arme contre lerreur.

A garder en tte :
Prparez-vous au maximum avant la phase active. Essayez
danticiper sur les problmes que vous allez rencontrer. Cela vous fera gagner du temps au moment o vous nen aurez pas assez, en particulier : - Nhsitez jamais vous renseigner, plutt deux fois quune, prendre conseil notamment sur le plan juridique, pour dterminer quel est le statut le mieux adapt votre projet ou pour tout engagement contractuel. - Prenez le temps de lire et de comprendre tout ce que vous signez. - Ne vous engagez pas au-del de ce que vous avez ou de ce vous pouvez faire. - Constituez et conservez des traces crites de tout ce que vous communiquez et recevez. Sachez distinguer entre courrier simple ou recommand. Certains courriers ncessitent la garantie supplmentaire recommand avec accus de rception . - Identifiez prcisment les incidences en matire de responsabilits civile et pnale lies la ralisation du projet. - Mettez-vous au clair avec toute la rglementation, les dclarations, les obligations lgales et les autorisations administratives qui relvent de votre projet. Il sera trop tard pour vous apercevoir le soir du spectacle que vous ntes pas en conformit avec les rgles de scurit. - Ouvrez un compte en banque uniquement affect au projet partir du moment o il y a maniement de fonds et veillez ny affecter que les dpenses et recettes qui relvent du projet.

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ETAPE 8

REALISER LE PROJET
Assurez-vous davoir au moins les bases des
comptences requises. Formez-vous si ncessaire. Si le temps vous manque, trouvez ces comptences chez un ou des coquipiers. Sinon, sous-traitez ce que vous ne savez pas faire.

Pensez protger les droits de proprit


intellectuelle que pourrait susciter la ralisation du projet : cration artistique, dessin, modle, marque, brevet, etc.

Anticipez les obligations lies lattribution


de toute aide publique et, le cas chant, prive (compte rendu dactivit, justificatifs dutilisation des fonds reus).

Continuez demander conseil et vous


faire aider mme dans la phase de ralisation du projet. On croit avoir pens tout. Ce nest jamais le cas. La gestion des imprvus fait partie des comptences requises et hautement valorises.

Prenez rgulirement du recul par rapport


laction. Faites leffort de lever la tte du guidon, de descendre de vlo et de vous regarder pdaler. Cela vous vitera de tomber dans le trou que vous navez pas vu souvrir vos pieds.

Que votre projet soit ponctuel (organisation dun vnement) ou durable (cration dune activit), la phase de ralisation est une phase dlicate mais, combien, exaltante. Une fois quon y a pris got, on peut difficilement sen passer. Le projet produit lhomme qui produit le projet, etc.

Mettez jour tout aussi rgulirement le


plan daction. Ragissez rapidement aux contraintes qui surgissent et aux opportunits qui se prsentent.

Ne vous laissez pas craser par lurgence, ni


mettre la pression. Prenez le temps de rflchir avant toute dcision importante.

Quel que soit en fin de compte le niveau de russite du projet, sachez que durant tout ce parcours, vous aurez appris un tas de choses sur vous et sur les autres, acquis des comptences, des savoir-faire et des savoir-tre, que vous nimaginiez mme pas. Cest acquis et bien acquis. Transformez cet acquis, rinvestissez et faites le valoir dans votre Curriculum Vitae.

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ETAPE 9

EVALUER ET RENDRE COMPTE


A QUOI A SERT ?
A prendre du recul par rapport au projet. A regarder dans quelle mesure les objectifs ont t atteints (pas du tout, partiellement, en totalit) et identifier les erreurs ne plus faire. A dmontrer votre capacit tirer les enseignements de votre exprience et donc conserver la confiance de vos partenaires. En bref, vous donner les moyens de continuer. Mieux.
Lvaluation nest pas la 8 e roue du carrosse que lon bcle en fin de projet. Lvaluation est au service du projet, elle est utile et ncessaire, bien plus que vous ne limaginez :

A garder en tte :
Prenez le plan daction tape par tape, activit par
activit, mesurez et analysez les carts entre les objectifs fixs et les rsultats obtenus, essayez de comprendre aussi bien les facteurs de russite que les raisons des checs. Notez les + et les - , ce qui vous a paru le plus difficile et le plus facile, ce qui vous a donn la plus grande satisfaction et le pire dsagrment, ce qui a t le plus formateur et ce que vous pensez avoir dcouvert sur vous-mme. Procdez en deux temps : une premire analyse chaud, laissez dcanter quelques semaines et remettez tout sur la table. La mise distance apporte plus de srnit et dobjectivit dans le jugement. Il faut le savoir et le vrifier concrtement. Constituez votre petite bibliothque des erreurs ne pas renouveler. On apprend plus des checs que des russites. Attention quand mme, les situations ne se reproduisent jamais lidentique. Les rapports humains ne se mettent pas en quation, heureusement, sinon quel ennui ! Confrontez votre analyse avec des personnes extrieures au projet. Elles vous aideront situer la part de chacun dans les russites et les checs. Une bonne valuation est une formidable aide la dcision pour vos projets futurs. Prparez un petit document de bilan lintention de vos partenaires. Pensez les remercier de leur participation. Vous pouvez soit vous dplacer chez eux pour leur prsenter les rsultats concrets du projet (film, expo, rencontres dbats), soit organiser une petite fte de bilan qui runira tout le monde. Tout dpend du lien que vous souhaitez conserver avec eux.

Elle met le doigt sur vos forces et


vos faiblesses. Elle met en vidence les comptences que vous avez mobilises (les acquis de lexprience). Quelles que soient les suites du projet, ces donnes sont inscrire dans votre prochain CV. Elle permet de revenir vers vos partenaires avec un bilan lucide (crdibilit oblige). Les partenaires dhier peuvent tre les employeurs de demain. Elle contribue fidliser vos partenaires sur de nouveaux projets. Elle vous aide dterminer vos prochains objectifs et vos prochaines actions.

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ETAPE 10

PROLONGER LACTION
A QUOI A SERT ?
A consolider et dvelopper le projet, en gnral dans une optique professionnelle.
Votre projet est une russite. Vous envisagez tout naturellement de lui donner une suite et damplifier cette premire exprience. Peut-tre mme de trouver loccasion de vous professionnaliser dans le domaine qui vous passionne. Cest une chance saisir qui implique nouveau de faire des choix.

A garder en tte :
Ne brlez pas les tapes sous prtexte que vous avez
acquis de lexprience. Repartez du bon pied : commencez par combler les faiblesses que lvaluation a mises en vidence. Appuyez-vous sur ces rsultats pour gagner en temps et en efficacit. Demandez conseil et continuez vous former si votre projet lexige. Soyez attentif valuer correctement la charge de travail et linvestissement temps ncessaires au dveloppement du projet. Conservez un questionnement critique permanent. Fini le bricolage, vous passez pro . Organisez-vous comme il faut. Prenez le temps de peser vos dcisions : un peu moins dintuition, un peu plus de rflexion seront les bienvenues. Continuez vous faire plaisir, ce sera votre moteur et votre boue de sauvetage quand vous serez submerg de travail. Ne baissez pas les bras, vous aurez forcment des hauts et des bas.

Maintenant il faut consolider les fondations, dvelopper et tenir la distance. Cest le moment de vrifier si la mthode est vraiment acquise. Sans cesse sur le mtier remettez votre ouvrage : clarifiez les nouveaux objectifs, affinez ltat des lieux, refaites un budget prvisionnel, etc.

Vous partez la dcouverte dune nouvelle dimension, alors coutez lavis dun spcialiste :
Alice : "Voulez-vous me dire, s'il vous plat quelle direction je dois prendre ?" Le chat : "Cela dpend dans une large mesure de l o vous voulez aller". Lewis CARROLL Rdaction : Sylvie TUMOINE / Ministre de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative

Changement dchelle, changement denjeux. Les paramtres ont volu (crer des emplois, temporaires ou permanents, vivre de sa passion, se dvelopper linternational). Il faut naturellement en tenir compte et repenser lensemble de votre dmarche.

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ET POUR ALLER PLUS LOIN

QUELQUES SITES INTERNET DE


http://www.jeunesse-sports.gouv.fr
Ministre de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative

http://www.creps-chatenay.jeunesse-sports. fr/cyber/COURS/methodologie/MENU.htm
Un cyber-cours sur la mthodologie de projet propos par le CREPS de Chatenay Malabry

http://www.enviedagir.fr
Le site de Envie dAgir ? Des milliers de propositions daction, de contacts et de conseils pour tous les projets

http://www.animafac.net/article.php3? id_article=389
Quelques indications mthodologiques simples, trs axes sur la communication, par ANIMAFAC

http://www.defijeunes.fr
Le site de DEFI Jeunes, les conseils, des exemples de projets, le carnet dadresse

http://www.chez.com/clubjag/projet/ accueil.htm
Mthodologie du projet pour animateurs, ducateurs dans un centre de vacances, ou de loisirs sans hbergement.

http://www.injep.fr/
Le site de lInstitut national de la Jeunesse et de lducation populaire, incluant lagence franaise du programme europen Jeunesse

http://www.commentcamarche.net/projet /projetmet.php3
Condens des Mthodologies de projet dans un processus industriel : de bonnes ides dorganisation prendre.

http://www.cidj.com
Le site du CIDJ Paris, tte du rseau national dInformation jeunesse, et bureau franais dEurodesk.

http://www.europa.eu.int/youth/index_fr.html
Le portail europen de la jeunesse (en franais). Des milliers dinformations pour la jeunesse des 25 Etats membres et des pays candidats ou partenaires.

http://www.culture-proximite.org/ 4pages/opale/presentation.html
OPALE : Une mine de ressources incontournable pour tous les projets dans le domaine de la culture et du dveloppement local. Un site de chevet

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REFERENCE
http://www.improve-institute.com/ decouverte_uml_rup_processus_unifie_extr eme_programming_gestion_de_projet_nouv elles_technologies.html
Un langage trs techno pour ce site consacr aux mthodologies de projet en informatique et TIC. Pour les inconditionnels des mthodes from Silicon Valley

http://www.educagri.fr/memento/section3/ enseigner/s3618f1som.htm
Mthodologie de projet version ducation socioculturelle dans lenseignement agricole . Incontournable pour les projets de dveloppement rural.

http://www.rampazzo.com/extranet/script /procedures.html
Pour les maniaques de la souris et du clavier, ou la mthodologie de projet assiste par ordinateur . Essentiellement des documents tlcharger.

http://www.ffpe-toulouse.org/youthstart /surco/surco-methodologie.htm#mainstreaming
Etude mene dans le cadre d' un projet financ par le programme europen faisant apparatre des niches d'activits en milieu rural autour des entreprises susceptibles de gnrer services et emplois de proximit.

http://www.training-youth.net/site /publications/tkits/tkits.htm
Pour les anglicistes (quelques documents en franais), le site du partenariat entre le Conseil de lEurope et la Commission europenne dans le domaine de lducation et de la jeunesse. Training kits tlcharger.

http://www.ac-creteil.fr/grisms/ exerciseur/communication/
Site pdagogique de lacadmie de Crteil proposant des exercices en mthodologie de projet au niveau Premire et Terminale SMS.

http://www.psychasoc.com/article.php?ID=99
Enfin, pour donner un sens tout a, extrait du site de lInstitut europen de Psychanalyse et Travail social, un article du philosophe JB PATURET : Le projet comme fiction commune

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pour plus dinformations : contactez votre direction dpartementale Jeunesse et Sports ou le rseau information jeunesse. Coordonnes sur www.jeunesse-sports.gouv.fr.