HERRAMIENTA INFORMTICA PARA LA GESTIN DE CALIDAD

La experiencia de la Universidad de Santiago de Compostela

Fara CALVO MARTNEZ

Jefa del rea de calidad y mejora de procedimientos

Contido
1. Origen de la aplicacin 2. Estructura y funcionalidad
Planificacin Medicin Actuacin

3. Mantenimiento 4. Ventajas

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U n i v e r s i d a d e d e S a n t i a g o d e C o m p o s t e l a

Origen de la aplicacin
Por qu un q desarrollo propio?

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Antecedentes
Ao 2004: implantacin ISO 9001 en dos servicios de la USC, contratacin externa (3 aos), experiencia:

Dependencia externa epe de c a e te a Incompatibilidad con bases de datos Alta burocracia en la gestin Coste de compra y mantenimiento

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Qu hacemos?
Ao 2007: desarrollo de aplicacin a medida

Responsables:

Vicegerencia

del

rea

Acadmica

el

Vicerrectorado de Calidad y Planificacin

Recursos: 1 ao de un programador+analista Seguimiento: C S i i t Comit d C lid d it de Calidad

En Marzo de 2008 aplicacin operativa

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Funcionalidades bsicas b
Planificar, medir, actuar , ,

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Ciclo de mejora continua

Definicin

documental de la mejora del

P
Actuacin:

Planificacin Planificacin

seguimiento

Acciones

A C

D
Seguimiento

Indicadores

y medicin:

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Planificacin
Gestin documental Gestin de la mejora Seguimiento

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Gestin documental

Diseo de fichas y flujogramas dinmicos Distribucin y control de la documentacin Control de la normativa Archivo de evidencias externas

DOCUMENTACIN
PROCESOS/PROCEDIMIENTOS INDICADORES/PROVEEDORES FORMATOS/REGISTROS/ NOTIFICACIONES INFORMES NORMATIVA/LEGISLACIN Consulta de documentos vigentes Consulta indicadores vigentes Consulta de otros documentos vigentes Consulta de informes vigentes Consulta de normativa vigente

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Objetivos acciones Objetivos-acciones de mejora

Planificacin (acciones, responsables, plazos, recursos, etc.) Seguimiento de objetivos y acciones que lo componen

AGENDA
AGENDA OBJETIVOS ACCIONES DE MEJORA Reuniones del rgano de seguimiento. Muestra grficamente las tareas pendientes Alta y seguimiento de Objetivos y Acciones de d mejora j

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Medicin
Indicadores

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Medicin: Indicadores

Control de la explotacin de indicadores Registro de resultados obtenidos (grficas de tendencias) Asociacin con establecimiento de acciones

EXPLOTACIONES
INDICADORES PROVEEDORES CONSULTAS Consulta, simulacin y explotacin de indicadores

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Medicin: Indicadores

Compatible Excel, Access, SQL Server Reproducibilidad de resultados:

BASE DE DATOS

REGISTROS ARCHIVADOS

INDICADOR EXPLOTADO

DATOS ESTTICOS

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DESC CARGA DE DATOS D

anlisis

Archivo evidencias

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Agenda de seguimiento

Agenda que incluye asistentes y ordenes del da Generacin automtica de informes para las reuniones

AGENDA
AGENDA OBJETIVOS ACCIONES DE MEJORA Reuniones del rgano de seguimiento seguimiento. Muestra grficamente tareas pendientes Alta y seguimiento de Objetivos y Acciones de d mejora j

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Actuacin
Gestin acciones

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Toma de acciones

Registro de las no conformidades Planificacin de las acciones propuestas Verificacin/revisin por parte del rgano/cargo definido Generacin de correos automticos a agentes implicados

ACCIONES
ACCIONES PROPUESTA ACCIN PREVENTIVA ALTA NO CONFORMIDAD TAREAS USUARIO TAREAS USUARIO Consulta de acciones Alta acciones preventivas y no conformidades Tareas pendientes Addor: tareas pendientes usuarios

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Datos
Cifras que hablan q

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Cunto se usa?
Carga actual Sistemas cargados Procesos/procedimientos Personas que la utilizan Indicadores calculados Indicadores Centros (26) p Datos tratados por ind. Tiempo requerido 2 47 10 96 7 (182) 500000 Despreciable

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Mantenimiento

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Mantenimiento

Realizado por el equipo tcnico y usuarios:

MANTENIMIENTO GENERAL
ALTA USUARIOS MODIFICACIN USUARIOS PERSONAS REAS ALTA AO AGENDA ACTIVAR AO AGENDA CAMBIAR PIN MODIFICACIONES COMITS PUNTOS DEL ORDEN DEL DA Activacin-desactivacin de aos Modificacin PIN Usuario Gestin rganos de seguimiento Alimenta la generacin automtica de informes Altas de usuarios y gestin de permisos

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Mantenimiento

Realizado por el equipo tcnico y usuarios:

MANTENIMIENTO CALIDAD
PROCESOS PROCEDIMIENTOS FLUJO DE PROCESOS INDICADORES PROVEEDORES CONSULTAS SEGUIMIENTOS ALTA DOCUMENTOS SERVICIO FORMATOS/REGISTROS/ NOTIFICACIONES NORMATIVA/LEGISLACIN / Planificacin de la explotacin Archivo documentos externos Gestin de otros documentos Control normativa Altas y bajas de indicadores Diseo de procesos

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Ventajas

Fruto de la experiencia Garantiza independencia Facilita el pilotaje Facilita el cumplimiento de tareas

Compatible con bases de datos Recursos mantenimiento R t i i t mnimos

Vlida para otras normas Aplicacin ilimitada

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Nuevos retos
En qu estamos q trabajando?

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Nuevos retos

Mejora de diagramas de flujo Cumplimentacin y archivo on line de formularios Disponibilidad va web Compatibilidad con ORACLE Mejora en diseo y apariencia

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Enderezo electrnico

fara.calvo@usc.es
Universidade de Santiago de Compostela