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Manual do Sistema de Secretaria para Clube de Desbravadores e Aventureiros UnioCentralBrasileira da UCB __________________________________________________________
Apresentamos o Sistema de Secretaria para Clubes. Ele foi criado por uma iniciativa da Associao Paulista Sul da IASD atravs de Tiago dos Santos e Geslie Fernandes, funcionrios da APS que foram os responsveis pela anlise, programao e desenvolvimento do mesmo. Ele foi disponibilizado inicialmente para uso do Ministrio Jovem da APS, mas agora est sendo estendido a todos os clubes da UCB para ser um auxilio na organizao, cadastro e manuteno dos clubes de nossa Unio. Com o Sistema de Secretaria, cada clube poder enviar relatrios mensais diretamente pela internet, fazer os cadastros de classes, especialidades, poder emitir etiquetas para correspondncia aos pais, dentre outras funcionalidades. Com o intuito de tornar esta ferramenta mais acessvel a todos os clubes da Unio Central Brasileira, foi preparado este manual de suporte rpido. Neste pequeno e breve manual, sero apresentadas as funcionalidades bsicas para o trabalho de secretaria de cada clube. Ainda assim, havendo dvidas, a secretria do campo estar orientada a dar o suporte necessrio para ajudar a manusear o programa de forma prtica. A partir de agora, todo final de dezembro, os cadastros dos clubes sero desativados pela UCB. Ao iniciar o ano, o clube dever enviar o CADASTRO ATUALIZADO para o Ministrio Jovem do seu campo. Desta forma, o clube ser reativado e poder fazer seus devidos cadastros e alteraes no decorrer do ano em vigncia. importante que de preferncia, somente o(a) diretor(a) e o(a) secretrio(a) tenham acesso senha que ser enviada pela Associao. Esta senha no dever ser divulgada para vrias pessoas para que no haja problemas futuros quanto ao uso indevido da mesma prejudicando assim o clube. Atualize o cadastro junto Associao o quanto antes. Receba a senha e acesse o site: www.ministeriojovem.ucb.org.br. Aprenda a utilizar o sistema e descubra as inmeras vantagens de um sistema que veio para ficar.

Ministrio Jovem da Unio Central Brasileira

1. MdulodeCadastro
No menu de cadastro esto presentes as seguintes opes de cadastro: Clube Membros Especialidades Classes Unidades

Recomenda-se manter os registros destes cadastros sempre atualizados.

1.a. Cadastrodoclube
Ao selecionar a opo Clube, no menu Cadastro, aberta uma janela como mostra a figura 1.a.1. Nesta janela so exibidos os dados de endereo do clube e contato do diretor. Toda vez que uma informao inserida ou alterada dever ser selecionada a opo Gravar, no canto inferior direito da tela. Se esta opo no for selecionada a nova informao que foi inserida ou alterada no ser registrada.
Figura1.a.1

1.b.Cadastrodeunidades
O cadastro das Unidades dever ser efetuado antes do cadastro dos membros porque para cadastrar um membro cuja funo Capito(a) de Unidade, Conselheiro(a) ou Desbravador(a), solicitada a unidade da qual ele faz parte.

Figura1.b.1

Ao selecionar a opo Unidades, no menu Cadastro, abre-se uma janela onde deve-se inserir o nome de uma nova unidade e selecionar a opo Gravar para registr-la. Tambm pode-se selecionar a opo Listar a fim de se visualizar todas as unidades do clube j cadastradas, como mostra a figura 1.b.2. Quando as unidades so listadas possvel alterar o nome delas ou exclu-las.

Figura1.b.2

1.c.Cadastrodemembros
Ao selecionar a opo Membros, no menu Cadastro, aberta uma janela como mostra a figura 1.c.1. Nesta janela so exibidos os dados de cada membro do clube. Toda vez que uma informao inserida ou alterada dever ser selecionada a opo Gravar, no canto inferior esquerdo da tela. Se esta opo no for selecionada, a nova informao que foi inserida ou alterada no ser registrada. necessrio digitar todos os dados.
Figura1.c.1

Para cadastrar um membro cuja funo Capito(a) de Unidade, Conselheiro(a) ou Desbravador(a), a unidade da qual ele faz parte, dever ser previamente cadastrada (ver tpico 1.e Cadastro de unidades). Na opo RG:, no caso do membro no possuir tal documento, dever ser cadastrado o RG escolar, ou na ausncia deste, o n da Certido de Nascimento. Ex: 12345 CN. Logo abaixo do item Religio, existe uma opo chamada Ativo. Se ao atualizar os dados do clube, o membro fizer parte do clube no ano em vigncia, dever ser selecionada a opo Sim. Se porventura o membro sair do clube no decorrer do ano, o responsvel pelas atualizaes no site dever selecionar a opo No.

Na opo Uniformes: devero ser marcadas as opes correspondentes ao(s) uniforme(s) que o membro j possui. Quando o membro for adventista, a data de batismo dever ser informada. Na opo Observaes: devero ser informadas situaes especiais como cuidados especiais, remdios dos quais o membro precisa, alergias, etc. Aps o preenchimento completo do cadastro, selecionar a opo Gravar no canto inferior esquerdo da tela para que sejam registradas as informaes adicionadas. Na parte inferior da janela tambm pode ser encontrada a opo Listar. Quando selecionada, esta opo exibe uma lista dos membros inscritos no clube, abaixo da opo de cadastro. (figura 1.c.2)

Figura1.c.2

Na lista dos membros do clube so encontradas duas opes para cada membro, Alterar e Excluir. A primeira opo exibe os dados do membro na mesma janela onde so feitas as inscries dos membros. Uma vez selecionada essa opo, altera-se os dados necessrios e seleciona-se a opo gravar para que os mesmos sejam registrados. A segunda opo exclui o inscrito do sistema. Aps a excluso, deve-se selecionar a opo gravar para registrar tal excluso. Outra opo encontrada na parte inferior da janela, ao lado da opo listar, a opo Novo. Esta opo abre uma janela de cadastro de membro em branco.

1.c.i.Membros A opo Membros abre nova janela com um relatrio dos membros como demonstrado na figura 1.c.3.

Figura1.c.3

Neste registro, pode-se fazer uma busca por membro como demonstrado na figura 1.c.4.

Figura1.c.4

1.c.iiImprimiretiquetas A opo Etiquetas (Pimaco 6180), encontrada na parte inferior da janela de cadastro de membros (ver figuras 1.c.1 ou 1.c.2) gera etiquetas no padro Pimaco 6180, para todos os membros do clube. A impresso ocorre segundo o padro Pimaco 6180 (trs colunas).

Figura1.c.5

1.d.Cadastrodeespecialidades
Ao selecionar a opo Especialidades, no menu Cadastro, aberta uma janela como mostra a figura 1.d.1. Nesta janela deve-se selecionar o nome do membro, a especialidade e a data de concluso. Aps selecionar os dados desejados necessrio selecionar a opo Gravar, direita da janela, a fim de que a especialidade seja registrada.

Figura1.d.1

Uma vez registrada, a especialidade fica pendente (figura 1.d.2). Nesta situao ela pode ser excluda ao ser selecionada a opo Excluir.
Figura1.d.2

Ao ser aprovada pela Associao, a especialidade no poder ser excluda. Cada membro pode possuir diversas especialidades, pendentes ou no (figura 1.d.3).
Figura1.d.3

1.e.Cadastrodeclasses
Ao selecionar a opo Classes, no menu Cadastro, aberta uma janela como mostra a figura 1.e.1. Nesta janela deve-se selecionar o nome do membro, a classe e a data de inscrio. A data de concluso deve ser registrada somente quando o membro tiver completado todos os requisitos da classe. Aps selecionar os dados desejados necessrio selecionar a opo Gravar, direita da janela, a fim de que a classe seja registrada. Uma vez registrada uma classe, s possvel alterar a data de concluso. A data de concluso dever ser preenchida somente quando ocorrer o trmino da classe. A data de investidura atribuda pela Associao. possvel manter vrias classes, pendentes ou no. importante que ao cadastrar a(s) classe(s), j se cadastre tambm a data de inscrio da(s) mesma(s).


15/02/2007 20/11/2007

Figura1.e.1

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2. MdulodeEventos
No mdulo de eventos possvel inscrever os membros do clube que participaro de um determinado evento e as informaes do transporte utilizado.

2.a. Inscries
Ao selecionar a opo Inscries deve-se, inicialmente, escolher o evento, como demonstrado na figura 2.a.1.

Figura2.a.1

Uma vez escolhido o evento abre-se uma janela com duas colunas. A primeira coluna ( esquerda) mostra os membros do clube que ainda no foram inscritos. A segunda ( direita) mostra os membros j inscritos. Para inscrever um ou mais membros no evento, basta marcar aqueles que forem escolhidos e selecionar a opo Adicionar, localizada logo abaixo da lista de membros. Da mesma forma, para excluir algum membro do evento basta marc-lo e selecionar a opo Remover. (figura 2.a.2) No ser possvel inscrever no evento membros que estiverem fora da faixa etria determinada para cada funo no evento. Algumas funes podero estar impedidas de participar do evento.

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Adicionar

Figura2.a.2

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Na parte inferior da pgina encontram-se os tipos de recibo que so: pagante, meio-pagante e nopagante. Cada tipo possui um nmero limite de participantes (Total), quantidade de inscritos e quantidade de vagas livres (Saldo), conforme demonstrado na figura 2.a.2. direita da janela tambm se encontra a opo Imprimir que, quando selecionada, abre uma nova janela com uma lista dos membros inscritos no evento. Esta lista pode ser impressa ou exportada para algum arquivo (figura 2.a.3).

Figura2.a.3

2.b. Cadastrotransporte
Ao selecionar a opo Cadastro Transporte deve-se, inicialmente, escolher o evento. Escolhido o evento e inseridas as informaes, deve-se selecionar a opo Gravar a fim de que seja registrado o cadastro, como demonstrado na figura 2.b.1. Para alterar alguma informao deve-se repetir o procedimento

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Figura2.b.1

3. MdulodeRelatrios
No mdulo de relatrios possvel visualizar diversas informaes relacionadas aos membros do clube, atividades, etc. A maioria das informaes deste relatrio so geradas automaticamente de acordo com os cadastros que so realizados no mdulo de cadastro. Conseqentemente recomenda-se manter os cadastros sempre atualizados. A Mdia de Presena por Reunio, localizada direita da janela, deve ser devidamente preenchida pelo membro do clube responsvel por manter as informaes atualizadas do clube no site, assim como as atividades. Para adicionar uma atividade deve-se escolher o tipo de atividade, a quantidade de membros que participaram, etc. Aps inserir todos os dados deve-se selecionar a opo Adicionar para registrar a atividade. (figura 3.1) A Mdia de Presena por Reunio e as atividades devem ser adicionadas ANTES de enviar o relatrio, uma vez que estas informaes no ficam armazenadas no site. Para enviar o relatrio selecione a opo Enviar Relatrio, localizada na parte inferior da janela. A data limite para o envio do relatrio se encontra direita, no topo da janela.

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Figura3.1

Depois de enviado o relatrio, este no estar mais disponvel para alterao, mas poder ser visualizado impresso e/ou exportado para algum arquivo (figura 3.2).

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Figura3.2