TDR - Acquisition D'un Outil de Gestion Global Et Integree Des Risques

ACQUISITION D’UN OUTIL DE GESTION GLOBALE ET
INTEGREE DES RISQUES
TERMES DE REFERENCE
APPEL D’OFFRES
ACQUISITION D’UN OUTIL DE GESTION GLOBALE ET INTEGREE DES RISQUES
09/12/2022 TDR : Acquisition d’un outil de gestion globale et intégrée des risques Page : 1/19
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Table des matières

1. PRESENTATION DU GIM-UEMOA .................................................................................................................................. 3
1.1. Présentation générale.......................................................................................................................................................... 3
1.2. Organes décisionnels et consultatifs du GIM-UEMOA .......................................................................................... 4
1.3. Missions des différentes directions du GIM-UEMOA ........................................................................................... 5
1.4. Contexte et justification de la mission ........................................................................................................................... 8
2. DESCRIPTION DE LA CONSULTATION ...................................................................................................................... 8
2.1. Objet des présents termes de référence........................................................................................................................... 8
2.2. Objectifs de la consultation .............................................................................................................................................. 9
2.3. Lieu d’exécution de la mission ......................................................................................................................................... 9
2.4. Durée de la Mission ........................................................................................................................................................... 9
2.5. Structure du dossier de consultation .............................................................................................................................. 9
2.6. Langue et devises du dossier de réponse ...................................................................................................................... 11
2.7. Domaine d’activités du soumissionnaire ...................................................................................................................... 11
3. PREPARATION ET PRESENTATION ............................................................................................................................ 15
4. MODALITES DE SELECTION ............................................................................................................................................ 18
5. RECOURS .................................................................................................................................................................................... 19
6. CONFIDENTIALITE ............................................................................................................................................................... 19
7. DISPOSITIONS FINALES ...................................................................................................................................................... 19
1. PRESENTATION DU GIM-UEMOA
L’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) est une zone intégrée regroupant les États membres
Suivants : Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal et Togo. Elle présente les
caractéristiques essentielles ci-après :
 Environ 120 millions d’habitants ;
 Environ 150 banques, établissements financiers et postaux ; Un Institut d’émission commun aux huit États, la Banque
Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) ;
 Une monnaie unique, une même langue et une politique commune monétaire et de crédit.
Ces spécificités constituent un atout considérable pour le développement de la monétique dans la région.
La BCEAO a ainsi initié un important projet de modernisation des systèmes et moyens de paiement dont l’un des volets principaux
est la mise en place d’un système interbancaire de paiement et de retrait par carte au sein des huit États membres.
Dans le cadre de ce volet pour lequel la BCEAO joue un rôle fédérateur, la mise en place dudit système a été assurée par le GIM-
UEMOA pour le compte de ses membres.
En initiant le projet monétique interbancaire, les banques, établissements financiers et postaux et institutions de micro finance
membres du GIM-UEMOA, parties prenantes au système interbancaire, se sont fixés les objectifs ci-après :
 Développer de manière efficace des moyens modernes de paiement, afin d’augmenter leur productivité interne,
d’apporter de nouveaux services à la clientèle, et de promouvoir l’utilisation des moyens de paiement modernes ;
 Mettre en commun les moyens nécessaires pour le traitement des opérations monétiques, et ainsi éviter la
multiplication des investissements, aussi bien humains que matériels ;
 Réaliser en commun ou partager la charge des investissements, particulièrement coûteux en monétique.
Le GIM-UEMOA a été constitué en février 2003, sous forme de Groupement d'Intérêt Économique.
Toutefois, afin de faire face aux changements importants intervenus dans l’écosystème de la monétique, aux innovations
technologiques et à l’évolution du contexte économique, social et sociétal de la zone UEMOA, les instances du GIM-
UEMOA ont décidé de le doter d’une forme juridique plus appropriée, pour lui permettre de poursuivre sa mission. Ainsi,
depuis le 23 décembre 2016, le GIM-UEMOA est devenu une société anonyme.
À ce jour, le GIM-UEMOA regroupe plus d’une centaine d’actionnaires et assure les missions ci-après :
 Promouvoir les systèmes et moyens de paiement électroniques auprès des secteurs bancaire et financier, des
administrations et des populations de l’UEMOA ;
 Assurer de manière efficiente la gestion du système monétique interbancaire ;
 Assurer l’interopérabilité, la compensation et la sécurité des transactions électroniques entre les acteurs ;
 Garantir l’application des règles opérationnelles conformes aux principes de gouvernance et de régulation de la
monétique régionale, édictés par la Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) ;
 Assurer une veille technologique et réglementaire efficace, ainsi qu'une conformité aux normes régionales et
internationales.
Suite de la définition du plan stratégique décennal du chantier monétique interbancaire régional (2016-2025), les
Instances de gouvernance positionne le GIM-UEMOA en tant qu'Opérateur Global Régional couvrant trois
activités principales et complémentaires :
Le schéma de paiement à travers la mise à disposition d’une application de paiement et des spécifications pour
l’émission de cartes bancaires régionales et autres instruments de paiement ainsi que la gestion du cadre de
gouvernance opérationnelle y relatif. Le GIM-UEMOA entreprend ainsi d’accroître le rayonnement de la carte de
paiement régionale au-delà de la zone UEMOA, à travers des partenariats d’acceptation réciproque avec d’autres
schémas de paiement nationaux ou régionaux. Il s’agit aussi de développer un écosystème ouvert en établissant des
ponts avec l’ensemble des instruments de paiement alternatifs à la carte.
Le Switching qui assure l’interopérabilité des transactions électroniques de tous les acteurs du marché. Le GIM-
UEMOA ouvre son activité d’interopérabilité à tout type d’acteurs susceptibles de remettre des transactions
électroniques à la compensation (routage, compensation des transactions cartes, mobile, e-commerce, transfert
d’argent, etc.).
Le Processing à travers l’infogérance et le traitement technique par délégation des produits et services électroniques,
l’offre des solutions à forte valeur ajoutée et porteuses d’innovation.
1.1. Organes décisionnels et consultatifs du GIM-UEMOA

Les principaux organes décisionnels et consultatifs du GIM-UEMOA sont :
 Organes de décision
 Assemblée Générale
 Conseil d'Administration
 Organes consultatifs
 Comité d’Audit
 Comité des Experts
1.2. Missions des différentes directions du GIM-UEMOA

Le GIM-UEMOA est composé de dix (10) directions dont les missions sont déclinées ci- après :
a) Direction Commerciale et Marketing (DCMA)

Placée sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, elle est chargée:
- de donner les orientations stratégiques en matière de développement des produits et services du GIM-UEMOA
- de définir les orientations marketing et commerciales des produits et services du GIM-UEMOA et assurer efficacement
leur développement auprès des membres et clients
- de définir les programmes des formations à l’endroit des membres et clients et assurer de manière efficace et efficiente leur
organisation
- de veiller à la qualité totale des services offerts aux membres et clients du GIM-UEMOA ainsi qu’à leur satisfaction
- d’assurer le suivi des Comités Monétiques Nationaux ainsi que l’animation des Groupes de Travail Thématiques régionaux
et du Comité des Experts, en concertation avec les autres Directions.
b) Direction des Etudes et Opérations (DEOP)

Placée sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, elle est chargée:
- d’assurer le pilotage des projets monétique, de la phase d'étude jusqu'à la réalisation au regard des objectifs fixés et en
assurant le respect des impératifs de coûts, délai et de qualité ainsi que la mise en œuvre des politiques, processus et
pratiques de gouvernance des services
- de définir les orientations techniques en matière de développement de produits et services du GIM-UEMOA,
conformément à la stratégie des services et à l’évolution des standards de l’industrie, anticiper les impacts des
transformations et conduire l'accompagnement au changement
- d’assurer la veille relative aux évolutions de l’industrie des paiements et maintenir la conformité des solutions du GIM-
UEMOA aux spécifications et standards régionaux et internationaux
- d’assurer de manière efficace et efficiente la mise sur le marché des produits et services, en concertation avec la DCMA et
les autres Directions
- de veiller à la continuité des activités et à la mise en œuvre des dispositifs de lutte contre la fraude monétique
- d’assurer le suivi des normes techniques relatives à la monétique et au système financier numérique
- d’assurer le volet Opérations AML, Fraude monétique et non monétique.
c) Direction des Systèmes d’Information (DISI)

Placée sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, elle est chargée de :
- Développer et mettre en œuvre les politiques des Systèmes d’Information du GIM-UEMOA en les alignant à la stratégie
globale de la Direction Générale
- Garantir une exploitation efficiente du système d’information du GIM-UEMOA
- Garantir la fiabilité, l’intégrité et la sécurité opérationnelles des plateformes de production informatiques et monétique du
GIM-UEMOA
- Fournir les outils systèmes d’information à l’ensemble des Directions opérationnelles incluant la Direction des Etudes et
Opérations
d) Direction Qualité et Conformité (DQAC)

Placé sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, elle est chargée :
- d’assurer la coordination du suivi qualité et de la mise en conformité de tous les acteurs participant à l’écosystème du
GIM-UEMOA
- d’assurer le processus de certification du GIM-UEMOA à la norme ISO 9001 ou celle en vigueur
- d’assurer la mise en œuvre de la politique qualité validée par la Direction Générale
- d’assurer la conformité AML, Fraude monétique et non monétique.
e) Responsable Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI)

Placé sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, il est chargé:
- d’élaborer et veiller au respect des normes de sécurité et de confidentialité des systèmes d’information du GIM-UEMOA
- d’assurer l’appui nécessaire en matière de sécurité aux équipes informatiques du GIM-UEMOA
- Assurer la coordination de la mise en œuvre du plan de continuité d’activités du GIM-UEMOA ainsi que la conformité
aux normes de sécurité en vigueur
- d’assurer la gouvernance AML de lutte contre la fraude monétique et non monétique.
f) Direction de l’Audit Interne (DAIN)

Placée sous l’autorité du Directeur Général, elle est chargée:
- d’évaluer le degré de maîtrise des opérations et apporter les conseils en vue de les améliorer
- de proposer et mettre en œuvre le plan annuel d’audit interne
- d’évaluer la maîtrise du processus de contrôle interne.
g) Direction Financière, Comptable et du Budget (DFCB)

Placée sous l’autorité du Directeur Général, elle est chargée :
- de définir et superviser la gestion financière, comptable et du budget du GIM-UEMOA
- d’assurer la gestion des aspects fiscaux et la réconciliation des opérations internationales
- d’élaborer et assurer le respect des procédures financières et comptables.
h) La Direction Administrative, Juridique et du Contentieux (DAJC)

Placée sous l’autorité du Directeur Général, elle est chargée :
- d’assurer les fonctions administratives et juridiques
- d’assurer le respect de la règlementation, des privilèges et du statut du GIM-UEMOA
- d’assurer la mise à disposition de l’ensemble des biens et services nécessaires au bon fonctionnement du GIM-UEMOA
- de piloter la préparation des Assises du GIM-UEMOA et assurer leur bon déroulement
- d’assurer le suivi de la réglementation relative à la monétique et au système financier numérique.
i) Direction des Ressources Humaines (DIRH)

Placée sous l’autorité du Directeur Général, elle est chargée:
- de définir la stratégie et la politique RH du GIM-UEMOA
- d’accompagner les équipes et impulser des projets RH du GIM-UEMOA
- de piloter et évaluer la mise en œuvre des projets RH du GIM-UEMOA.
j) Contrôle de Gestion (COGE)

Placé sous l’autorité du Directeur Général, il est chargé :
- d’organiser et contrôler la gestion économique du GIM-UEMOA
- d’optimiser la rentabilité financière et aider ainsi les instances dirigeantes à en définir la stratégie générale
- d’élaborer des procédures et outils de gestion
- de coordonner la préparation, le suivi et la consolidation des budgets et des comptes de résultats prévisionnels
- d’assurer la rentabilité des différentes directions et des différents Domaines d’Activités Stratégiques du GIM-UEMOA.
k) Le Responsable du Contrôle Permanent

- d’assurer la mise en œuvre efficace du dispositif de contrôle permanent selon la politique, les instructions, les stratégies, les
exigences de contrôles et autres procédures établies au sein du GIM-UEMOA
- d’accompagner le développement de la culture de contrôle au sein du GIM-UEMOA, dans une démarche pédagogique et
d’accompagnement des métiers.
- Développer le dispositif de contrôle permanent, le promouvoir et piloter sa mise en œuvre dans l’ensemble de l’institution
- Développer le dispositif de contrôle interne et de management des risques et en assurer le respect
- Piloter la gestion de l'ensemble des risques de l'Institution (identification, évaluation, analyse, hiérarchisation, maîtrise,
pilotage et reporting)
- Contribuer à assurer la conformité avec les règlementations et normes applicables et sensibiliser les collaborateurs.
- Conseiller les métiers sur les mesures de prévention, de protection, de détection et de réaction des risques
l) Le Responsable Communication et Evénementiel

- de définir et mettre en place les différents outils et supports de communication nécessaires pour valoriser la marque et
donner de la visibilité au GIM-UEMOA (site internet, brochures, dépliants, programmes, communications numériques,
gestion des médias sociaux,...)
- de concevoir et mettre en œuvre les stratégies de communication interne et externe ainsi que la stratégie, suivant les
objectifs de la Direction Générale
- de concevoir, organiser et mettre en œuvre les opérations nécessaires à la bonne réalisation de tout ou partie des
événements.
1.3. Contexte et justification de la mission

Le GIM-UEMOA et l’écosystème de la sous-région sont en profonde mutation avec la mise en œuvre prochaine de projets
structurants autour de l’émergence d’une plateforme d’interopérabilité des services financiers numériques, de la multiplication
des acteurs et opérateurs sur la place créant des besoins d’inter-connectabilité importants, de la multiplicité des méthodes de
paiements dépassant les frontières de la monétique traditionnelle et enfin la mise en œuvre actuelle d’interconnexion avec
d’autres écosystèmes régionaux et à terme continentaux.
Ces changements et évolutions placent d’ores-et-déjà le GIM-UEMOA en position d’opérateur global et de vecteur de
convergence de tous les acteurs historiques et nouveaux entrants du domaine.
Toutes ces évolutions augurent une augmentation et une complexité accrue de l’activité des paiements à très court terme. D’où
la nécessité de maitriser les différents risques liés à chaque activité dans le but d’atteinte les objectifs escomptés. A cet effet, le
GIM-UEMOA souhaite digitaliser et améliorer son dispositif de management des risques par l’acquisition, le déploiement et
l’exploitation d’un outil de gestion globale et intégrée des risques couvrant les fonctionnalités suivantes :
Gestion des risques

Contrôle interne
Gestion des incidents
Audit interne
Gestion du workflow
Mise en œuvre des recommandations
Gestion des alertes
Interfaçage avec l’existant
Gestion de l'organisation et des entités
Profilage et gestion des habilitations
Gestion du reporting
Gestion des tableaux de bord
Gestion des listes et tableaux
Gestion des documents
Gestion des indicateurs
Gestion des fiches et formulaires
2. DESCRIPTION DE LA CONSULTATION
2.1. Objet des présents termes de référence

Le GIM-UEMOA lance un appel d’offres destiné à se doter d’un outil de gestion globale et intégrée des risques.
2.2. Objectifs de la consultation

Tenant compte des facteurs énumérés en amont de ce document et des nombreux défis qui interpellent le GIM-UEMOA, il
est impératif de veiller à la couverture et à la maitrise de l’ensemble des risques liés à ses activités. Les objectifs visés par cette
consultation sont listés ci-après:
Optimiser le dispositif de management des risques et exploiter l’outil régulièrement
Mettre en place un système de management flexible pour l’efficacité des 3 niveaux de contrôle
(opérationnel, contrôle permanent et audit interne)
Piloter efficacement les tâches de chaque utilisateur relatif à la maitrise des risques
Elaborer une base de gestion d’indicateurs liés aux activités et au dispositif de gestion des risques
Acquérir un outil pouvant supporter efficacement et durablement la gestion des risques, le Contrôle
interne, la gestion des incidents et l’audit interne.
Déployer un outil ergonomique, fiable et durable répondant à une approche intégrée ERM et pouvant
s’adapter à l’évolution du dispositif de management des risques du GIM-UEMOA.
Utiliser un outil d’aide à la décision pour le management des risques et d’échange de données
sécurisées, accessible à temps réel
Personnaliser le reporting conformément à nos besoins et disposer de tableaux de bord sur mesure et
modifiables
Permettre un accès aux différents modules à tout moment et depuis n’importe quel terminal
(ordinateur, mobile,…) grâce à la connexion internet.
2.3. Lieu d’exécution de la mission

Le Lieu de la mission est le siège du GIM-UEMOA à Dakar.
2.4. Durée de la Mission
La durée totale de la mission couvrant le déploiement complet de l’outil et le démarrage effectif de son exploitation ne doit pas
excéder 6 mois.
2.5. Structure du dossier de consultation

Le dossier de consultation est structuré comme suit :
Le présent document recense l’ensemble des prescriptions générales, permettant à chaque soumissionnaire de comprendre le
contexte, les objectifs et l’organisation de la présente consultation.
Deux (02) annexes complètent le dossier de consultation :
Annexe 1 : Questionnaire Editeur. Il est destiné à recenser l’ensemble des modalités administratives à remplir par chaque
soumissionnaire.
Annexe 2 : Matrice des Exigences. Elle a pour objectif de spécifier de manière détaillée, les différentes exigences requises et
propres à l’outil.
2.6. Langue et devises du dossier de réponse

Pour chacun des éléments constituants le dossier de réponse, le soumissionnaire devra se conformer au respect de la langue de
présentation :
La présentation générale de l’offre et des enveloppes à utiliser doivent être rédigées Français.
Annexe 1 : Questionnaire Editeur. Toutes les pièces du dossier administratif peuvent être fournies soit en Français ou en
Anglais. Le fichier Excel prévu à cet effet doit être renseigné en Français.
Annexe 2 : Matrice des Exigences. Le fichier Excel prévu à cet effet doit être renseigné en Français.
2.7. Domaine d’activités du soumissionnaire
Dans le cadre de cette mission, le consultant devra mettre à la disposition du GIM-UEMOA, un outil de gestion globale et intégrée
de gestion des risques ayant les fonctionnalités détaillées et listées ci-après :
Gestion des risques

 Administrer la méthodologie d’élaboration de la cartographie des risques dans l’outil
 Intégrer les actions de maitrise des risques, piloter et évaluer leur mise en œuvre
 Permettre aux collaborateurs d’évaluer directement et simplement dans l’outil les risques, en saisissant les
cotations directement dans l'application via des échelles paramétrables
 Disposer de matrices de criticité pour afficher les cartographies de risques
 Calcul de la maturité des actions de maîtrise des risques : mise en place des règles de gestion permettant le calcul
automatisé de la robustesse du dispositif de maitrise des risques
 Suivi des évolutions des cartographies d'une campagne annuelle à une autre
 Permettre une logique de consolidation des risques avec des règles de gestion précises
 Possibilité d’avoir une matrice d’évaluation de la stratégie de gestion d’un risque
 Lien incident : faire apparaître les incidents liés à chaque risque
 Lien contrôle : faire apparaître les contrôles associés à chaque risque
Contrôle interne
 Administration des données des plans de contrôle dans l'outil
 Création, supervision, mise à jour et évaluation des contrôles
 Possibilité d'importer les plans de contrôle dans l'outil d'une année sur l'autre
 Faire ressortir l'historique du contrôle et les documents y afférents
 Permettre aux contrôleurs de rédiger directement dans l'outil leurs conclusions
 Avoir un workflow de validation des contrôles à 3 niveaux
 Conservation de l'ensemble des pistes d'audit et de tous les contrôles réalisés
 Disposer d'une gestion de droits suffisamment fine pour pouvoir attribuer les contrôles aux contrôleurs et
distinguer les niveaux de hiérarchie
 Gérer, animer et relancer es questionnaires d'auto-évaluation et de contrôle

 Lien risque: faire apparaître les risques liés à chaque contrôle
Gestion des incidents

 Recenser l’ensemble des incidents opérationnels dans une fiche synthétique
 Recenser l’ensemble des incidents dans une fiche synthétique
 Prise en compte des analyses post incident et recommandations
 Lien risque: faire apparaître les risques liés à chaque incident
Audit interne
 Planifier des plans d’audits chaque année, dans le cadre d’un plan d’audit pluriannuel. Chaque plan d’audit est
constitué de missions elles-mêmes rattachées à une ou des entités auditables
 Les missions ont un niveau de priorité, elles sont aussi quantifiées en jrs/h et intègrent des dates de début et de
fin permettant au management de piloter l’activité des auditeurs
 Permet de gérer les constats et les recommandations d'audit
 Créer à partir des missions d’audits, différents types d’actions comme des constats, des recommandations et des
conseils
 Les auditeurs saisissent leurs temps consommés sur leurs missions ainsi que sur d’autres activités (formation,
congé, activités transversales …)
 Le plan d’audit annuel s’inscrit dans un cycle d’audit pluriannuel. Il est établi sur la base d’une évaluation du
niveau de risque de chaque objet auditable dans le périmètre concerné. La fréquence des missions sur un objet
résulte du niveau de criticité. Ce plan d'audit est complété par des missions transverses réalisées à l’échelle de
l'institution
 Archiver les documents et rapports d’audit
Gestion du workflow
 Possibilité de limiter l’accès à certains champs grâce à une gestion des autorisations
 Possibilité de figer les commentaires une fois soumis
 Disposer de workflows natifs se basant sur les droits/accès des utilisateurs.
 Ces workflows de premier niveau peuvent être complexifiés en fonction de nos besoins.
 Les workflows se matérialisent par un mail en push automatique en fonction de nos besoins reprenant les
éléments constitutifs de l’action générateur.
 Des workflows permettant le partage de documents avec plusieurs métiers avec suivi des modifications en temps
réel et étapes de validation
Mise en œuvre des recommandations

 Le workflow des recommandations doit inclure toutes nos étapes et accessibles à tous
 Création, enregistrement et validation de plans d'actions
 Affectation des recommandations et plan d'actions aux acteurs concernés
 Alertes et notifications des recommandations à mettre en œuvre
 Reporting régulier et détaillé sur les niveaux de mise en œuvre des recommandations
 Possibilité d'avoir le niveau d'avancement des plans d'actions
Gestion des alertes

 Possibilité de programmer des envois d’alertes pour assurer le suivi régulier des taches à faire
 Possibilité d’envoyer des alertes aux contrôleurs lorsqu’un champ est modifié
Interfaçage avec l’existant

 Capacité à échanger des données avec la messagerie interne et le calendrier, compatibilité avec Microsoft Outlook
 Possibilité de s'interfacer avec les outils existants
Gestion de l'organisation et des entités

 Gestion des structures hiérarchiques et transverses et une navigation facile entre différents objets
 Possibilité de créer et modifier les attributs dans l’organisation
Profilage et gestion des habilitations

 Profilage en fonction des droits (identificateurs, valideurs,...)
 Facilité d'administration de l'outil
Gestion du reporting
 Des reporting modifiables pour nos besoins et dynamiques
 Des reporting exportables sous différents formats
 Disposer de modèles de données pour des reporting avancés
Gestion des tableaux de bord

 Des Dashboard par utilisateur qui synthétisent les actions à mener
 Data insights illimité, multiples représentations des données "
 Reporting sur-mesure, Technique de mash-up (combinaison de différentes sources de données)
Gestion des listes et tableaux

 Créer et Supprimer une ligne de donnée ou d’information,
 Exporter la liste (avec les filtres) sous Excel et filtrer les colonnes sur une ou plusieurs données,
 "Possibilité d'afficher/masquer des colonnes dans la liste, d’exporter en PDF et d'afficher uniquement les lignes
sélectionnées"
 Affichage du nombre d’éléments total et du nombre d’éléments filtrés parmi le total
 Recherche globale dans toutes les colonnes et surlignage des termes trouvés
 Possibilité de sélectionner plusieurs valeurs dans les filtres, et de tri sur colonne
Gestion des documents

 Ajout et affichage d'un ou plusieurs documents
 Gestion du versionning de documents
Gestion des indicateurs

 Collecter différents type d’indicateurs, soit par saisie manuelle, soit par import, soit par liaison automatique avec
différentes sources
 Au niveau des référentiels des risques et des contrôles, associer des indicateurs
 Au niveau des fiches risques et contrôles, l’information sur les indicateurs est reprise
 En fonction de seuils d'indicateurs, des alertes sont envoyées
Gestion des fiches et formulaires

 Paramétrage, création et mise à jour des différentes typologies de fiches et formulaires (risque, contrôle, plan
d’actions, incidents, recommandations, mission d'audit, constats d'audit, etc)
 Possibilité d'avoir une fiche synthétique et détaillée pour chaque typologie de fiches et formulaires
Cette liste de fonctionnalités n’est pas exhaustive, toutes autres fonctionnalités complémentaires sont à communiquer. Il est
important que l’outil puisse intégrer ultérieurement d’autres fonctionnalités.
2.8. Résultats attendus
A l’issue de la prestation, le GIM-UEMOA devra disposer d’un outil de gestion globale et intégrée des risques prenant en
compte tous les aspects permettant d’améliorer l’efficacité du dispositif de maitrise des risques.
2.9. Profil du soumissionnaire
Chaque soumissionnaire a été identifié comme étant un acteur majeur ou un représentant légal dans le marché des logiciels de
management des risques avec une légitimité technologique reconnue.
Il est attendu du soumissionnaire une réponse en son nom propre ou de son représentant légal sur des logiciels de sa propre
production et sur lesquels il détient tous les droits de propriété intellectuelle.
2.10. Livrables attendus du soumissionnaire retenu
A l’issue de la prestation, le soumissionnaire retenu devra livrer au GIM-UEMOA les éléments suivants :
Les spécifications techniques et fonctionnelles de l’outil de gestion globale et intégrée des risques et les
possibilités et prérequis d’interfaçage avec les outils existants
Un cahier des charges de l’outil correspondant aux besoins et attentes exprimés
Le guide utilisateur et le support de formation relatifs à l’outil
Des rapports périodiques de suivi de la bonne exécution de la mission
Un rapport sur les exigences ergonomiques et techniques de l’outil
Un rapport sur les exigences générales et fonctionnelles de l’outil
Un rapport final sur le déploiement et l’exploitation de l’outil avec les points forts et les axes d’amélioration
3. PREPARATION ET PRESENTATION
3.1. Préparation de la soumission
Pour la préparation de sa soumission et pour toutes informations complémentaires, le soumissionnaire peut s'adresser au GIM-
UEMOA joignable aux contacts ci-après :
Groupement Interbancaire Monétique de l'UEMOA (GIM-UEMOA)
Adresse : Almadies, Immeuble Hermès non loin de Fana Hôtel, Zone 9 Lot G
Boîte Postale : 8853 Dakar Yoff (Sénégal)
Tél. : (221) 33 869 95 95 – Fax : (221) 33 820 54 65
E-mail : offres@gim-uemoa.org ; Site : www.gim-uemoa.org
3.2. Présentation de la soumission

Le soumissionnaire fournira dans trois enveloppes séparées une offre technique, une offre financière et le dossier administratif :
 Le détail du contenu de l’offre technique est précisé dans l’annexe 2 (Matrice des Exigences). L’offre technique
comprendra une présentation détaillée du soumissionnaire et ses références, une présentation détaillée de l’équipe
chargée de la mission et leurs qualifications, une note de compréhension des termes de références, la méthodologie et
le planning proposé. Elle doit être présentée sur support papier en cinq exemplaires et sur une clé USB format PDF
pour les prescriptions générales et sous format Excel pour l’annexe 2 (Matrice Exigences). L’enveloppe portera la
mention « Offre technique ».
 L’offre financière donnera le coût total de la prestation libellée en francs CFA en HT et en TTC. Elle doit être
présentée sur support papier en cinq exemplaires et sur une clé USB format PDF. L’enveloppe portera la mention «
Offre financière ».
Les variations maximales de prix en cas d’augmentation ou de réduction du volume des travaux ne peuvent dépasser
30% du montant du marché initial.
Le contenu du dossier administratif est précisé dans l’annexe 1 (Questionnaire Editeur). Toutes les pièces
administratives ainsi que l’avant-projet de contrat devront être insérés dans une enveloppe qui portera la mention
« Dossier administratif ».
 L’avant-projet de contrat devra être sur support papier en deux exemplaires et sur une clé de stockage de données
(USB) en format Word.
[Il est porté à la connaissance des soumissionnaires relativement au contrat, que les avant-projets de contrat sous
forme de Conditions générales, habituellement considérées par les soumissionnaires comme non modifiables,
feront l’objet de modification si les circonstances l’exigent afin d’une part, de prendre en compte l’expression
des besoins du GIM-UEMOA telle que déclinée dans les présents termes de référence et d’autre part, de
préserver les intérêts de l’Institution].
[Il est également porté à la connaissance des soumissionnaires que le GIM-UEMOA se réserve le droit de
déterminer à sa seule discrétion, le mode de règlement des litiges (Voie judiciaire ou arbitrage).
En cas de choix de la voie judiciaire, le litige sera soumis aux juridictions compétentes du Sénégal.
Dans l’hypothèse où l’arbitrage est retenu, le litige est impérativement soumis à la chambre de conciliation et
d’arbitrage de Dakar à défaut d’un accord amiable.
L’arbitrage se fait à Dakar, et se déroule en langue française.
Les frais de l’arbitrage sont à la charge de la partie perdante.
Le contrat est impérativement régi par la loi sénégalaise. Aucune dérogation ne sera admise.]
- Justificatif de régularité fiscale et sociale.

Les soumissionnaires devront justifier de leur régularité du point de vue fiscal et social, et mettre à la disposition
du GIM-UEMOA les attestations y afférentes.
Les trois enveloppes seront insérées dans une grande enveloppe portant les mentions suivantes :
[Offre pour « Sélection d’un éditeur pour l’acquisition d’un outil de gestion globale et intégrée des risques » - À
n’ouvrir qu’en séance d’Ouverture de plis]
Et adressée à :
Monsieur le Directeur Général du GIM-UEMOA

Almadies, Immeuble Hermès non loin de Fana Hôtel, Zone 9 Lot G
Cette grande enveloppe ne devra comporter aucun marquage extérieur permettant de reconnaître le soumissionnaire.
3.3. Variantes
Les soumissionnaires ne sont pas autorisés à proposer des offres variantes. Une seule offre technique et financière sera
admise par soumissionnaire.
3.4. Validité des offres
Le soumissionnaire reste engagé par son offre pendant une durée de quatre-vingt-dix (90) jours.
3.5. Conditions financières
Le prix définitif ainsi que les conditions de paiement des prestations seront discutés d’accord parties.
Toutefois, il est porté à la connaissance des soumissionnaires que les paiements seront fractionnés et ne seront effectués que
suite à la validation de chaque livrable conformément au calendrier de réalisation de la mission.
Dans l’hypothèse où une avance de démarrage est sollicitée par le soumissionnaire retenu, celle-ci ne pourra excéder trente
pour cent (30%) du montant total du marché.
L’avance de démarrage devra être couverte à cent pour cent (100%) par une lettre de garantie délivrée par un établissement
de crédit accrédité par la BCEAO, si le titulaire est une personne morale, ou une caution, si le titulaire est une personne
physique.
La durée de validité de cette garantie ou caution devra être systématiquement prorogée à son expiration, en cas de non-
exécution du marché à hauteur du montant versé au titre de l’avance.
3.6. Délai et lieu de dépôt

Les offres devront être déposées au GIM-UEMOA ou envoyées à :
Monsieur le Directeur Général du GIM-UEMOA
Almadies, Immeuble Hermès non loin de Fana Hôtel, Zone 9 Lot G
La date limite de dépôt des offres est fixée au Vendredi 30 décembre 2022 à 16 heures TU.
Toute offre expédiée après la date limite indiquée sera considérée comme irrecevable
Tout candidat, désireux d’obtenir des informations complémentaires sur les termes de référence, peut en faire la demande
par écrit à l’adresse indiquée à l’alinéa 1er ci-dessus.
Une réponse écrite sera communiquée aux candidats pour les demandes d’informations complémentaires jugées pertinentes
par le GIM-UEMOA.
Le GIM-UEMOA se réserve le droit de modifier le dossier d’appel à concurrence par voie d’additifs, à son initiative ou en
réponse à une demande d’information complémentaire formulée par un candidat.
Par conséquent, la modification du dossier d’appel à concurrence peut donner lieu à une prolongation de la date limite de
dépôt des offres. Les obligations des soumissionnaires précédemment régis par la date limite initialement arrêtée seront
régies par la nouvelle date limite.
4. MODALITES DE SELECTION
Le soumissionnaire sera choisi par une commission qui statuera suivant les règles ci-dessous.
La grille de notation qui sera appliquée pour évaluer les offres techniques est la suivante :
1- Offres techniques 80
Couverture des exigences requises 40
Déploiement et implémentation 15
Transfert de compétence 5
Support et SAV 10
Références 10
2- Offre financière 20
Total 100
NB : Ne sont prises en compte que les expériences sur des missions similaires.
Les soumissionnaires présélectionnés doivent obtenir une note minimale de 60/80 relativement à l’offre technique pour
être présélectionnés pour la suite de la procédure.
Pour l'évaluation financière, l'offre financière qualifiée ayant le coût forfaitaire le moins élevé aura la note de vingt (20)
points.
Les autres offres recevront « Ni points », calculés suivant la formule ci-après :

Ni = 20 x So/Si dans laquelle :
- Ni = le nombre de points à attribuer à l'offre évaluée ;

- So = le montant de l'offre financière la plus basse ;
- Si = le montant de l'offre financière évaluée.
Le choix du soumissionnaire reste à la seule discrétion de la commission.
Le GIM-UEMOA se réserve le droit d’ajourner la présente mission si les circonstances l’exigent, sans être tenu de faire
connaître les motifs de sa décision.
Il est à noter que seules les attestations de bonne exécution produites seront prises en compte lors de l’évaluation des
offres.
Il est également porté à la connaissance des soumissionnaires qu’en cas d’attribution du marché, le soumissionnaire retenu devra
maintenir l’équipe des intervenants proposée lors de l’appel d’offres ou à défaut une équipe équivalente si les circonstances l’exigent.
En tout état de cause, toute modification devra être acceptée par le GIM-UEMOA.
En cas de non sélection d’un soumissionnaire, les offres techniques et financières ne sont pas renvoyées.
5. RECOURS
Tout candidat à une procédure d’attribution de marché peut former un recours gracieux par écrit, adressé au GIMUEMOA.
Le recours doit être exercé dans un délai maximum de cinq (05) jours ouvrés à compter de la réception du courrier de notification
de l’appel à concurrence. Lorsque le recours est fondé, le GIM-UEMOA doit procéder à la réparation éventuelle des dommages
causés en révisant les décisions inéquitables prises ou en reprenant toute la procédure suivant les règles en vigueur.
Le délai de réponse du GIM-UEMOA est de dix (10) jours ouvrés maximum. Passé ce délai, et sans une réponse du GIM-
UEMOA, le recours est considéré comme rejeté.
6. CONFIDENTIALITE
Les soumissionnaires sont tenus de respecter la confidentialité de l’ensemble des informations communiquées.
A ce titre, ils s’engagent à :

 Garder confidentiel tous documents ou informations, de quelque nature qu’ils soient, qui leur ont été communiqués par le
GIM-UEMOA ou dont ils ont eu connaissance, quels qu’en soient la forme, le support et le contenu, dans le cadre de la
réalisation des prestations ;
 Utiliser ces documents et informations aux seules fins d’exécution des prestations, à l’exclusion de toute autre utilisation,
même partielle. En conséquence, même après la fin de la prestation, ils ne peuvent les communiquer à des tiers ou les
exploiter dans leurs relations avec ceux-ci, sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite du GIM-UEMOA ;
 Restituer sans délai ou sur simple demande du GIM-UEMOA, tout document jugé confidentiel.
7. DISPOSITIONS FINALES
Une notification de sélection ou de non sélection est envoyée à chaque soumissionnaire à l’issue de l’évaluation des offres. Le GIM-
UEMOA n’est pas tenu de se justifier sur les raisons de la non-sélection d’un candidat
Le GIM-UEMOA se réserve le droit d’ajourner la présente mission si les circonstances l’exigent, sans être tenu de faire connaître
les motifs de sa décision.
Il est également porté à la connaissance des soumissionnaires qu’en cas d’attribution du marché, le soumissionnaire retenu devra
maintenir l’équipe des intervenants proposée lors de l’appel d’offres ou à défaut une équipe équivalente si les circonstances l’exigent.
En tout état de cause, toute modification devra être acceptée par le GIM-UEMOA.
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ACQUISITION D’UN OUTIL DE GESTION GLOBALE ET

INTEGREE DES RISQUES

ACQUISITION D’UN OUTIL DE GESTION GLOBALE ET INTEGREE DES RISQUES

Table des matières

1.1. Organes décisionnels et consultatifs du GIM-UEMOA

1.2. Missions des différentes directions du GIM-UEMOA

a) Direction Commerciale et Marketing (DCMA)

b) Direction des Etudes et Opérations (DEOP)

c) Direction des Systèmes d’Information (DISI)

d) Direction Qualité et Conformité (DQAC)

e) Responsable Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI)

f) Direction de l’Audit Interne (DAIN)

g) Direction Financière, Comptable et du Budget (DFCB)

h) La Direction Administrative, Juridique et du Contentieux (DAJC)

i) Direction des Ressources Humaines (DIRH)

j) Contrôle de Gestion (COGE)

k) Le Responsable du Contrôle Permanent

l) Le Responsable Communication et Evénementiel

1.3. Contexte et justification de la mission

Gestion des risques

2.1. Objet des présents termes de référence

2.2. Objectifs de la consultation

2.3. Lieu d’exécution de la mission

2.4. Durée de la Mission

2.5. Structure du dossier de consultation

Deux (02) annexes complètent le dossier de consultation :

2.6. Langue et devises du dossier de réponse

2.7. Domaine d’activités du soumissionnaire

Gestion des risques

 Gérer, animer et relancer es questionnaires d'auto-évaluation et de contrôle

Gestion des incidents

Mise en œuvre des recommandations

Gestion des alertes

Interfaçage avec l’existant

Gestion de l'organisation et des entités

Profilage et gestion des habilitations

Gestion des tableaux de bord

Gestion des listes et tableaux

Gestion des documents

Gestion des indicateurs

Gestion des fiches et formulaires

2.8. Résultats attendus

2.9. Profil du soumissionnaire

2.10. Livrables attendus du soumissionnaire retenu

3.2. Présentation de la soumission

- Justificatif de régularité fiscale et sociale.

Monsieur le Directeur Général du GIM-UEMOA

3.4. Validité des offres

3.5. Conditions financières

3.6. Délai et lieu de dépôt

Couverture des exigences requises 40

Les autres offres recevront « Ni points », calculés suivant la formule ci-après :

- Ni = le nombre de points à attribuer à l'offre évaluée ;

Le choix du soumissionnaire reste à la seule discrétion de la commission.

A ce titre, ils s’engagent à :

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