OFFRE TECHNIQUE

Proposition pour la mise en place d’un syste me

d’archivage numerique MAARCH-ARCHIVAGE AU
CABINET

MINISTERE DE LA DEFENCE ET DES ANCIENS

COMBATTANTS

Tel: 20 23 01 59 /66 74 14 59
Email : info@iserv-ml.com
Site web : www.iserv-ml.net
Badalabougou 31 Rue 140
BP. 403 - Bamako MALI

www.iserv-ml.net
U

Janvier 2022
DESCRIPTION DES COMPOSANTES CLES : ................................................................................... 3
PACK SYSTEME AVEC UBUNTU / LXD ..................................................................................... 3

DEPLOIEMENT DU LOGICIELS MAARCH ARCHIVAGE : ............................. 3

METHODOLOGIE DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET : .................................................................. 4
PREREQUIS :......................................................................................................................................... 4
Identification des fonctionnalités .................................................................................................... 4
Démarche de mise en place ............................................................................................................. 4
DEROULEMENT DU PROJET : ....................................................................................................... 4
Démarrage et cadrage ...................................................................................................................... 4
Analyse fonctionnelle ...................................................................................................................... 5
Prototypage du logiciel Maarch en mode itératif ............................................................................ 5
Formation des utilisateurs et accompagnement ............................................................................... 6
Gestion de projet et mise en production .......................................................................................... 6
RESSOURCES AFFECTEES AU PROJET :..................................................................................... 7
Intervenants Médiateur de la République ........................................................................................ 7
Intervenants ISERV ........................................................................................................................ 7
PLANNING DU PROJET – PARTIE MAARCH : ............................................................................ 9
......................................................................................................................... Erreur ! Signet non défini.
PROPOSITION TECHNIQUE ....................................................................... Erreur ! Signet non défini.

Déploiement Maarch RM – MINISTERE DE LA DEFENSE ET DES ANCIENS COMBATTANTS – Janvier

2022
DESCRIPTION DES COMPOSANTES CLES :

PACK SYSTEME AVEC UBUNTU / LXD

Un ensemble de logiciel sont installés sur votre serveur en amont afin d’accueillir le logiciel Maarch :

 Rapide et efficace, Ubuntu est un système

d’exploitation linux intuitif et sécurisé, idéal
pour les serveurs physiques.
Serveur Linux Ubuntu / Lxd
 Proxmox est une plateforme d’administration de
machine virtuelle Linux et Windows.
1
 Grâce à une interface graphique de type Web,
Proxmox VE facilite la création et
l'administration des machines virtuelles (VM) et
fournit une vue synoptique de l'ensemble des VM
installées sur plusieurs hôtes physiques..

 MySQL est un système de gestion de base de

MySQL
données, c’est à dire un logiciel qui permet de
2 gérer de grosses quantités d’informations
utilisées par les services applicatifs qui seront
déployés.

DEPLOIEMENT DU LOGICIELS MAARCH ARCHIVAGE :

Maarch RM est une solution logicielle entièrement sous licence libre implémentant
l’intégralité des aspects métiers et réglementaires de l’archivage électronique normé. Maarch
RM garantit donc la conservation sécurisée de vos documents. Il répond aux besoins
opérationnels des organisations tout en respectant les exigences normatives et réglementaires.
Il garantit à la fois la valeur probante, la pérennisation de l’information sur le long terme et la
disponibilité des documents aussi bien pour le secteur privé que public.
Versez, consultez et gérez le cycle de vie de vos archives.

Maarch RM répond aux exigences des normes et standards relatifs à l’archivage et à la sécurité
des données. Au-delà des obligations réglementaires qui garantissent la valeur probante des
documents conservés, il permet de replacer l’Archive au centre des processus métier, pour
mieux exploiter l’information archivée et lui redonner toute sa valeur dans l’organisation, grâce
à des fonctionnalités de classement et d’indexation qui s’adaptent aux besoins des différentes
communautés et domaines d’activité.
Les logiciels de Gestion électronique de document en open source ne sont pas légion, et Maarch
figure parmi les plus éprouvés. A partir de son cœur, le Framework SQL, l’administrateur
pourra ajouter des outils métiers comme la gestion de courrier, de dossier, de dossiers du
personnel, insérer un Workflow documentaire ou une gestion archiviste. Evidemment, les outils

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2022
de base sont intégrés en standard avec un utilitaire d’import de masse, une interface de
numérisation et un utilitaire d’export normé.

La convivialité, la facilité d’utilisation, la couverture fonctionnelle et l’étendue des possibilités

de paramétrage, représentent les principaux atouts de Maarch RM et en font un outil très intuitif

METHODOLOGIE DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET :

PREREQUIS :

Identification des fonctionnalités

Nous proposons une solution composée des fonctionnalités suivantes :
 Gestion des entités.
 Gestion des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs,
 Gestion des dossiers et de leurs classements organisationnels
 Gestion des archives et leurs cycles de vie
 Gestion des alertes et notifications
 Gestion des stocks et traçabilité
 Administration du système,

Démarche de mise en place

ISERV s'appuie sur une méthodologie de travail « agile », car c’est une méthodologie fiable et
largement éprouvée et qui a fait ses preuves dans les projets de mise en place de Gestion
Electronique de Documents.

Cette méthodologie est constituée de plusieurs phases structurées qui assurent une parfaite
maîtrise de tels projets et des livrables de haut niveau de qualité. Cette méthodologie est
composée de :
 Analyse des besoins
 Correction des Prérequis
 Déploiement de Maarch
 Formation utilisateurs
 Accompagnement
 L’évolution et le Support

DEROULEMENT DU PROJET :
Démarrage et cadrage
Cette phase intervient après la conclusion des accords commerciaux. Elle consiste à un
ensemble de réunions de travail ayant pour objectif de définir un cadre organisationnel du projet

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et s’assurer que l’ensemble des conditions et prérequis sont réunis ou au moins identifiés pour
garantir le succès du projet.
Cette étape aboutira à :
 L’identification des interlocuteurs et usagers clés chez le client
 La constitution de l’équipe de projet (client et prestataire)
 La validation du planning global de travail (préparation et déploiement)
Cette équipe projet a également une connaissance approfondie du métier et des besoins; elle a
le pouvoir de prendre les décisions nécessaires quant aux choix à faire lors de la phase d'analyse
et de la conception du modèle pilote.
Analyse fonctionnelle
Le but de la phase d’analyse est de recenser les besoins d’une part et d’autre part définir le mode
de fonctionnement et les règles de gestions qui seront paramétrées dans le logiciel. Cette phase
vise l'étude de l’existant, des manquants et des aspirations du Client.
Parmi les tâches réalisées lors de cette analyse, nous citerons notamment:
 La collecte des données et règles de gestion en place.
 L’élaboration d’un planning détaillé.
 La finalisation du dossier d’analyse et de paramétrage qui devrait être signé pour accord
par le client.
La phase analyse est suivie par la phase de modélisation.
Prototypage du logiciel Maarch en mode itératif
Cette deuxième phase permettra de modéliser un prototype opérationnel du progiciel. Cette
étape de modélisation est réalisée par l’équipe ISERV en dehors des locaux du client.
Cette étape consiste en la mise en œuvre des éventuelles adaptations/personnalisations définies
lors de la modélisation. Ces développements peuvent aller de la simple modification d'état à
l'adjonction de modules complets et aux développements d'interfaces et de programmes de
reprise de données. Ces développements seront réalisés par l’équipe technique d’ISERV.

Dans le cas spécifique du présent projet, il est prévu compte tenu des temps de travail proposés
d’utiliser le logiciel en l’état.

Après la réalisation des développements et reprises, les équipes de projet accompagnées par les
consultants vérifient le paramétrage réalisé et valident l'ensemble des processus de gestion sur
la base d’un scénario de tests préalablement préparé par ISERV.

Une fois que l’ensemble des processus est conforme aux attentes, il sera possible de passer à
la phase des formations.

Les tâches itératives à réaliser lors de la phase de déploiement sont :

 Développements spécifiques (adaptations de Documents de sortie)

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  Paramétrage avancée et Reprise de l’existant
 Tests d’intégration et validation selon scénario avec le client
Livrables :
 PV de recette provisoire sur la base des dossiers de paramétrage et du prototype

Formation des utilisateurs et accompagnement

A la fin de déploiement, l’équipe ISERV forme les utilisateurs du client, sur les différentes
fonctionnalités des modules paramétrés avec des données spécifiques de l’institution

La formation sera divisée en 4 activités :

 La formation des administrateurs
o Définition des entités et de l’organigramme
o Création des utilisateurs et gestion des profils
o Gestion des corbeilles de courriers
o Etc…

 La formation des usagers métiers

o Enregistrement des courriers
o Traitement des courriers
o Circuit de visa
o Clôture des courriers
o Réconciliation des réponses
o Suivi des plis numériques
o Etc…

 L’accompagnement et rodage
 La mise en place de la sécurité

Livrables :
 Programme de formation
 Guides utilisateurs et administrateurs

Gestion de projet et mise en production

Tout au long du projet, le Directeur de Projet de ISERV assistera le client pour l'organisation et
la coordination du projet ainsi que le contrôle qualité dans l’objectif de construire une
infrastructure performante et assurer une mise en œuvre réussie de l’environnement fonctionnel
respectant les délais et le budget imparti.

La mise en production consistera essentiellement à la restauration de la base validée dans le

prototype qui devient en ce moment la base en production. Le serveur est installé en
environnement Linux pour des raisons de stabilité et de sécurité. Mais ceci n’impacte pas les
PC client qui restent en Windows et accède au serveur via l’interface Web.

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Livrables :
 PV de recette définitif.

RESSOURCES AFFECTEES AU PROJET :

Pour assurer le bon déroulement du projet, il est impératif de mettre en place une structure de
projet appropriée.

Intervenants CLIENTS

Le Gestionnaire Projet Client

Le Gestionnaire de Projet est responsable de la conduite globale du projet pour le compte du
client. Il est l'interlocuteur du chef de projet de ISERV.

Il assure les missions suivantes :

 Coordonner l'ensemble des relations contractuelles avec ISERV
 S'assurer de la disponibilité des ressources humaines, matérielles et informationnelles
nécessaires au bon déroulement du projet
 S’assurer du respect du budget et des délais du projet
 Assurer la communication interne et externe du projet

Les Utilisateurs Clés

Les Utilisateurs Clés interviennent dans les Equipes de projet pour traiter les sujets fonctionnels
ou techniques dans le cadre de leur domaine de compétence.

Ils rendent compte au Gestionnaire de projet

Leur rôle est de :
 Analyser les sujets soumis par le gestionnaire de projet
 Proposer des solutions fonctionnelles et organisationnelles
 Valider les travaux de l‘Equipe Utilisateur
 Assister le gestionnaire de projet dans ses travaux tout au long du projet

Intervenants ISERV
Le chef de Projet
Le chef de Projet assure la responsabilité du projet. Il est l’interlocuteur privilégié du
Gestionnaire de Projet client Son rôle est de :
 Définir et réaliser les objectifs du projet avec le Gestionnaire du client
 Participer au Comité de Pilotage afin d’informer du déroulement des travaux et de la
planification
 Evaluer la charge de travail et affecter les ressources selon les besoins du projet
 Assurer la maîtrise des délais et du budget

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Consultant Fonctionnel
Le Consultant Fonctionnel maîtrise parfaitement le produit Maarch Archivage. Il est chargé
d’assister les Equipes Utilisateurs tout au long du projet : Analyse des besoins, Paramétrage,
Formation, Assistance avant et après démarrage.

Consultant Technique
Le consultant technique maitrise parfaitement l’aspect technique du logiciel et les notions de
base de données. Il est chargé d’assister les équipes utilisateurs techniques lors de l’installation
de la plateforme, la formation et les développements/paramétrages spécifiques.

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PLANNING DU PROJET – PARTIE MAARCH :
CATALOGUE
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