REPUBLIQUE DU

SENEGAL
Un Peuple – Un But –
Une Foi

MINISTERE DE LA
SANTE ET DE
L’ACTION SOCIALE

PHARMACIE
NATIONALE
D’APPROVISIONNEME
NT

INVENTAIRES 2022 87 DES STOCKS DES PRA, DEPÔTS JEGESI NAA,

DES DEPOTS VENTES ET DU MAGASIN CENTRAL DE LA PNA

PLAN

1ère partie : : INFORMATIONS ET RECOMMANDATIONS

2ème partie : PROCEDURES DES INVENTAIRES

3ème partie : LISTE D’INVENTAIRE

PNA - Inventaires Physiques 2022

 1ère partie :
INFORMATIONS ETet RECOMMANDATIONS

L’inventaire est un décompte manuel des quantités de médicaments et produits

de santé en stock et réalisé à la fin de l’année dans le but de comparer le stock
physique et le stock théorique; elle est différente de celui c’est une activité
obligatoire réalisé pour la clôture de l’exercice et qui se tient en fin d’année
(obligatoire).
Ces inventaires se feront dans tous les sites de stockage de la PNA à savoir
les Pharmacies Régionales d’Approvisionnement (PRA), les dépôts-s vente des
hôpitaux et les dépôts districts, les dépôts ventes, les dépôts Jegesi naa, , le
Magasin Central (MC) et ses dépôts annexes.
Ils se dérouleront du 103 Janvier 21 au 21 Janvier Janvier 202329 décembre
2017.
Ces inventaires visent certains objectifs :à établir :
• Connaître lLa situation du stock physique existant dans tous les sites de la
PNA; et
• De faire le rapprochement entre le stock physique et le stock théorique ;
• De déceler les écarts et anomalies ;
• D’Identifier les produits périmés et détériorés ;
• D’identifier le stock mort ou sans mouvement ;
• De déterminer le stock détenu chez les clients dépôts vente et Dépôts
Jeggesina;
• D’établir des rapports d’analyse et de justification des écarts ;
• D’avoir une base de données apurée avec une concordance entre stock
théorique et physique.

PNA - Inventaires Physiques 2022

Les inventaires ne pouvant pas se dérouler au 31 décembre 2017, les valeurs
seront néanmoins calculées à cette date en prenant la valeur des stocks à la date
réelle de l’inventaire et en la minorant des sorties ou en la majorant des entrées
intervenues entre la date d’inventaire et le 31 décembre 2017.Les inventaires de
cette année vont se tenir au courant des deux premières semaines du mois de
janvier pour faciliter la synthèse et la consolidation des données.

2ème partie :
PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRE

Sommaire

1 - PLANNING DES INVENTAIRES

1.1 - DATES DES INVENTAIRES
1.2 - EQUIPES DE COMPTAGE
1.3 - COORDINATION ET SUPERVISION
2 - PRÉPARATION DES INVENTAIRES
2.1 - LA LISTE D’INVENTAIRE
2.1.1 - Trois exemplaires identiques (1 pour préparation et PRA , 2 pour les
membres de l'équipe de supervision)
2.1.2 - présentation
2.1.3 - utilisation
2.1.4 - mise à disposition des équipes de supervision
2.2 - LES DISPOSITIONS À PRENDRE

PNA - Inventaires Physiques 2022

 2.2.1 - Procédures informatiques à exécuter pour les inventaires
2.2.12 - information des clients
2.2.2 - inventaire des dépots jegesi na et
2.2.3 - Inventaires des dépôts ventes
2.2.4 - Inventaires des dotations et ventes au personnel
2.2.5 - facturation de tous les produits sortis du magasin
2.2.6 - produits périmés
2.2.7 - rangement et précomptage
2.2.8 - Cas particulier des réceptions avant la date d’inventaire
2.2.9 - pendant l’inventaire
2.3 - SYNTHÈSE DES TRAVAUX DE PRÉPARATION
3 - DÉROULEMENT DES INVENTAIRES
3.1 - LA RÉPARTITION DES RÔLES :
3.2 - LES DIFFÉRENTES PHASES :
3.3 - IDENTIFICATION DES PRODUITS COMPTES
4 - ANALYSE DES ECARTS
5 - MISE À JOUR DES STOCKS (COMPTES ET INFORMATIQUE)

PNA - Inventaires Physiques 2022

1.1 – DATES DES INVENTAIRES

L’inventaire se déroulera du 03 au 21 janvier 2023 :

SITES DATE DEBUT DATE FIN

MAGASIN CENTRAL 03/01/2023 21/01/2023

PRA DAKAR 12/01/2023

03/01/2023

PRA THIES 12/01/2023

03/01/2023

PRA DIOURBEL
03/01/2023 12/01/2023

PRA LOUGA
03/01/2023 12/01/2023

PRA SAINT LOUIS 12/01/2023

03/01/2023

PRA MATAM 12/01/2023

03/01/2023

PRA FATICK 12/01/2023

03/01/2023

PRA KAOLACK
03/01/2023 12/01/2023

PRA KOLDA 12/01/2023

03/01/2023

PNA - Inventaires Physiques 2022

 PRA ZIGUINCHOR 03/01/2023 12/01/2023

03/01/2023

PRA 12/01/2023
TAMBACOUNDA 03/01/2023

PRA SEDHIOU 03/01/2023 12/01/2023

PRA KAFRINE 03/01/2023 12/01/2023

☞ Du 10 au 21 décembre 2018 => pré inventaire du MC et PRA (A dérouler

par les responsables des stocks)
☞ Du 2606 au 2808 décembre 20187 => préparation informatique
☞ Du 06 au 08 décembre 2017 => pré inventaire du MC
☞ Du 11 au 13 décembre 20187 => comptage des magasins secondaires
☞ Du 11 au 13 décembre 20187 => comptage du magasin central
☞ Du 14 au 15 décembre 20187 => correction et synthèse du MC
☞ Du 18 au 22 décembre 20187 => régularisation du magasin central
☞ Du 18 au 29 décembre 20187 => inventaire des PRA

1.2 - EQUIPE DE COMPTAGE (VOIR ANNEXE 1)

Les Des équipess de comptage sont ont constituéess afin de répondre

efficacement aux objectifs de comptages physiques et d’indentification des
médicaments et produits, de rapprochement entre le stock physique et le
stock théorique, de saisies des données mais aussi de d’établissement des
rapports de synthèse qui analysent et interprètent les écarts éventuels.
Les es équipess doivenvent être en mesure d’identifier clairement les
unités de vente et de conditionnement des produits. Elles s seront ont
constituées s depar : Un pharmacien, un informaticien ou membre du
service audit, un représentant du commissaire aux comptes pour les PRA et
un pharmacien et un élément du Siege pour le Magasin Central et la Pra de
Dakar

PNA - Inventaires Physiques 2022

Chaque équipe sera dirigée par un chef d’équipe choisi en fonction de sa
connaissance des lieux et de sa capacité à gérer une équipe.
Le pharmacien de PRA ou du MC le comptable et le fichiste trouvés sur place
vont intégrer les équipes d’inventaire.

1.3 - COORDINATION ET SUPERVISION

Les comptages activités seront effectués coordonnées par le responsable de la

PRA ou du Service gestion du stock au niveau central Stockage (ST) sous la
supervision des membres de l’équipes. envoyées par le niveau central.

Chaque membre de l’équipe devra ainsi disposer d’une liste d’inventaire par site
qu’il remplira pour permettre une confrontation des résultats à la fin.

2 2 - PRÉPARATION DES INVENTAIRES

LA PRÉPARATION DES INVENTAIRES PHYSIQUES EST ASSURÉE

PAR LES RESPONSABLES DES PRA, DU SERVICE STOCKAGE (ST)
ET DE LEUR ÉQUIPE).

2.11 – LA FICHE OU LISTE D’INVENTAIRE

La fiche d’inventaire est déjà paramétrée dans le système d’information

SAGE ERP X3 pour faciliter le comptage et la prise d’informations
pertinentes pour l’analyse des données.
Cette fiche donnera un renseignement suffisant sur le code, la désignation,
le conditionnement, le stock théorique et le stock compté à relever par les
équipes. Ci-joint en annexe 2 (à établir par le chef de service)

PNA - Inventaires Physiques 2022

Au cours de l’inventaire physique,

lLa colonne quantités COMPTEES est à compléter au cours de l’inventaire

et des observations particulières peuvent y être ajoutées.

2.1.1 - Mise à disposition des équipes de supervision

Cette liste (les 2 exemplaires) devra être complétée au plus tard la veille du
jour de l’inventaire physique.

Les exemplaires destinés à l’équipe de supervision devront être complétés et

être remis aux superviseurs dès leur arrivée.

2.2 - LES DISPOSITIONS À PRENDRE

L'inventaire physique des stocks doit être effectué dans le respect des règles
légales et selon des modalités assurant une fiabilité satisfaisante. Il convient
ainsi de :

2.2.1 – PROCÉDURESINFORMATIQUES À EXÉCUTER PAR LES AGENTS DU SIG

EN RAPPORT AVEC LES GESTIONNAIRES DE STOCK 72 HEURES AVANT LES
INVENTAIRES

• Edition Editer ldes fiches (ou liste) d’inventaires pour chaque Dépôt
(MC, PRA, JEG et YEK) et les transmettre aux gestionnaires de Stock
(MC et PRA)à chaque membre d’équipe.

• Confronter les listes d’inventaires reçues du SIG avec le pré-inventaire

des dépôts effectué par le gestionnaire de stock pour déceler les
problèmes de conditionnement, de coefficient ou de valorisation.une fois
le comptage terminé.

• Transmettre les incohérences notées sur le stock au SIG pour

correction.

PNA - Inventaires Physiques 2022

 • Lancer la Resynchronisation et Contrôle des Stock puis la
Resynchronisation des Emplacements.

• Edition Editer à nouveau ldes Listes d’inventaire pour chaque Dépôt

(MC, PRA, JEG et YEK) et comparer ;

• Faire signer tous les membres de l’équipe

• Sauvegarde la base de données Erp X3 avant inventaires.

.

Les dispositions habituelles d’un inventaire devront être prises :

2.2.12 -Information des clients

● Chaque responsable avisera sa Clientèle de la fermeture de son magasin

pour « cause d’inventaire » aux dates convenues.

● Arrêter toute facturation le jour de l’inventaire après avoir tiré la liste

d’inventaire.

NB : Il est formellement interdit de facturer le jour de l’inventaire après

avoir arrêté la liste d’inventaire (voir 2.1.3 Utilisation) après le
précomptage

2.2.23 – INVENTAIRE DES DÉPÔTS JEGESI NAA

Les pharmaciens vont procéder à l’inventaire des dépôts Jegesina à la date

la plus proche de la fin de l’exercice. Le PV d’inventaire validé par le
pharmacien-chef, le Médecin-chef et le comptable de la PRA au besoin
devra être présenté aux équipes de superviseurs.

Préparation et mise en œuvre

• Elaborer et soumettre à validation le planning des inventaires des

différents dépôts à la commission suivant le calendrier arrêté ;
• Partager avec les différents acteurs des projets (MCD, Opérateurs) le
planning des inventaires retenu et validé par la commission ;
• Informer tous les acteurs des dates retenues ;

PNA - Inventaires Physiques 2022

 • Assurer la supervision des inventaires des dépôts Jegesi naa avec les
représentants du district le logisticien de la PRA ;

• Procéder à la facturation de tous les produits sortis du dépôt Jegesi

naa aux prix pna ; Elaborer les factures et les procès-verbaux
d’inventaires en trois exemplaires. Le PV d’inventaire devra
comporter les informations ci-après :
- La quantité comptée ;
- La date de péremption ;
- Le conditionnement ;
- A dénomination complète du produit ;
- Les produits périmés en précisant les quantités et les dates de
péremption ;

• Mettre à la disposition de la commission tous les documents liés à

l’inventaire des dépôts .

• Facturer sur l’ERP X3 les quantités sorties du dépôt Jegesi naa.

2.2.3 –INVENTAIRE DES DÉPÔTS VENTE

• Informer les responsables des structures bénéficiaires de dépôt vente,

des dates retenues afin que toutes les dispositions soient prises pour le
bon déroulement qui se fera avant l’inventaire de la PRA ;

Editer la liste pré-inventaire du dépôt avec toutes les informations

nécessaires sur le stock (quantité, date de péremption, en voie de
péremption, périmés…) par le pharmacien Chef de PRA ;
• Parapher sur site tous les documents liés à l’inventaire (procès-
verbaux) ;

• Facturer les produits sortis du dépôt ;

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 NB : toutes les livraisons devront être suspendues durant la période des
inventaires.

2.2.4 – Inventaire des dotations et ventes au Personnel

● Tous les articles entamés (boite, cartons, etc.) dans le cadre de la dotation
au personnel devront être isolés le jour de l’inventaire. Les ventes
réalisées au profit du personnel devront également être isolées;

● Le registre d’enregistrement des dotations au profit du personnel avec les

pièces justificatives (ordonnances validées) devra être remis aux équipes
des superviseurs aux fins d’un rapprochement;

Le jour de l’inventaire, la situation des dotations et des ventes au profit du

personnel sera établie et remis aux équipes de supervision.

2.2.5 - Facturation de tous les produits en sortie de stock

● Tous les produits sortis devront être facturés et/ou sortis du stock (en
particulier les produits utilisés par le personnel)
Il faut isoler tous les produits déjà facturés du stock à inventorier.

2.2.6 - Produits périmés

● Tous les produits périmés, abîmés ou cassés devront être isolés avant
l’inventaire physique (ces produits feront l’objet d’un comptage à part
par l’équipe d’inventaire).

● Une liste valorisée devra être établie ainsi qu’un procès-verbal par les
responsables magasin avec les mentions suivantes : code, désignation,
conditionnement, quantité, prix unitaire, total, date péremption et
adressée à la PNA;
,
● Les copies des PV des périmés, ayant fait l’objet d’un retour physique au
Magasin central depuis le 1er décembre 2017 par les PRA, seront remises
à l’équipe de supervision le jour de l’inventaire.

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2.2.7 - Rangement et Pré-comptage
Au moment de l’inventaire, les précautions suivantes doivent être
prises :

● Un rangement correct des aires de stockage;

●
● Un pré comptage des produits;

● Une vérification des dates de péremption et leurs quantités

correspondantes;

● Un rangement et une meilleure identification des produits pour faciliter

le comptage.

2.2.8 - Cas particulier des réceptions avant la date d’inventaire

Les Produits réceptionnés la veille des inventaires dans les PRA devront
être MIS EN QUARANTAINE dans leur intégralité pour en faciliter le
comptage;

Les réceptions du magasin central n’ayant pas reçu le visa de la commission

de réception à la date de l’inventaire seront MIS EN QUARANTAINE et
non prises en compte.
Le chef du SAMPE doit prendre toutes les dispositions pour un bon
planning d’approvisionnement la réception et la mise en quarantaine avant
inventaire.

2.2.9 - Pendant l’inventaire

● L’arrêt complet de l’activité (réception/livraison) doit être observé;

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● L’accès aux lieux d’inventaire est exclusivement réservé au personnel
PNA/PRA.

2.3 - SYNTHÈSE DES TRAVAUX DE PRÉPARATION

Les travaux de préparation sont à réaliser au plus tard à la veille de la date

prévue de l’inventaire.

3 - DÉROULEMENT DES INVENTAIRES

3.1 - LA RÉPARTITION DES RÔLES :

Le jour de l’inventaire physique, le Pharmacien chef de magasin est

responsable du comptage qui doit être effectué par lui-même (avec son
personnel).

Les scrutateur (Auditeur interne)rs supervisent le comptage, valident le bon

déroulement de l’inventaire et en assurent la saisie informatique en temps
réel.

3.2 - LES DIFFÉRENTES PHASES :

L’inventaire s’effectue selon les étapes suivantes :

• Vérifier l’existence ou non des mouvements en attente

- BC non encore soldé
- Livraisons non validées et/ou validées et non facturées
- Factures non validées
- Etc…
Avant de débuter un inventaire, régulariser tous les mouvements en
attente.
Aucun mouvement ne doit exister au moment d'un inventaire.

• Enregistrement des réceptions d’achat et des transferts PRA

PNA - Inventaires Physiques 2022

 Toutes les réceptions d’achat pour le magasin central et les réceptions de
transferts pour les PRA doivent être enregistrées dans la base X3 ou
alors
isolées physiquement avant le démarrage des inventaires (par
l'inventaire puis par la réception).
Idem si des retours de livraisons non effectués en informatique.

• Paramétrage des inventaires et Impression des listes d’inventaire

L'écran des inventaires est paramétrable via la transaction de saisie et
permet de regrouper/afficher ou non les lots, emplacements, ... selon le
mode de gestion de ses articles.

• Eviter les sorties de stock pendant les inventaires

Une fois les listes d'inventaires générées, interdire les sorties de stock
tout au moins avant le comptage physique du stock.

• Comptage avec le personnel détaché aux magasins;

• Comptage avec le responsable du dépôt vente;

• Analyse des écarts entre les quantités informatiques et les quantités

réelles comptées et recomptage éventuel de confirmation si écarts
significatifs;

• Saisie informatique des quantités réelles comptées (elle doit exclusivement

être faite par l’équipe de supervision) ;

• Édition des états définitifs avec valeur de stock théorique et physique,

• Contrôle et validation sur place des inventaires par le Pharmacien
responsable du magasin et par les superviseurs;
• Remise d’une copie de l’inventaire physique au responsable du magasin
par le superviseur.

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3.3 – IDENTIFICATION DES PRODUITS COMPTES

Au moment du comptage, les articles déjà comptés seront identifiés par les
superviseurs d’une marque conventionnelle de leur choix.

4 - ANALYSE DES ECARTS

Il appartiendra à chaque responsable de stock de rechercher éventuellement

les causes des écarts constatés entre les stocks théoriques (stock informatique)
et physique (stock réel) et de le transmettre par écrit aux superviseurs pour
qu’il soit annexé au rapport d’inventaire des superviseurs.

NB : Les superviseurs devront veiller à ce que tous les écarts significatifs
fassent l’objet d’une note d’explication que les responsables de stock devront
donner et l’annexer au document à transmettre au SIEGE.

5 - MISE À JOUR DES STOCKS

(STOCKS INFORMATIQUE ET COMPTES)

Dès la fin de l’inventaire des magasins et validation des chiffres par les
superviseurs et les responsables magasin, il faut saisir l’inventaire en
renseignant les nouvelles quantités et les nouveaux prix d’achat dans le
document d’inventaire et parapher les supports papiers des inventaires par
les différents membres des équipes.
Les réclamations seront recevables uniquement dans un délai de sept jours
après inventaire.

3ème partie :

PNA - Inventaires Physiques 2022

 LISTE D’INVENTAIRE (voir annexe 2)

Le Directeur

PNA - Inventaires Physiques 2022