Fondos Concursables FEUSAM 2011

Instructivo de Desarrollo de Proyectos

Este instructivo tiene como nalidad facilitar la ejecucin de todos los proyectos que se han o adjudicado fondos este ao, indicando cules son los pasos a seguir para solicitar los fondos, esn a pacios y autorizaciones necesarias para el desarrollo de la iniciativa, y cules son los documentos a a entregar una vez nalizado el proyecto. Cada uno de los pasos enunciados a continuacin es necesario y obligatorio para el desao rrollo de cada iniciativa, y los plazos aqu expresados son impostergables. El incumplimiento de este instructivo resultar en la cancelacin del fondo otora o gado. Cualquier duda sobre este instructivo y la realizacin de los proyectos, debe o ser enviada al correo electrnico felipe.ramirez@feusam.cl. o

Documentos Enviados
A cada Jefe de Proyecto se le ha enviado el archivo .rar Carpeta Ganadores a la casilla de correo electrnico tipicada en su Formulario de Postulacin. Dentro de esta carpeta encono o trarn diversos archivos que son necesarios para la realizacin de cada iniciativa, los cuales se a o encuentran explicados de manera detallada en las secciones venideras. Cada archivo incluye en su nombre una seccin Cdigo PXX, que hace referencia al cdigo o o o de cada proyecto. Se debe modicar el nombre de cada archivo para incluir el cdigo de su o proyecto, que puede ser encontrado el archivo 00 - Listado Aprobados.pdf adjunto en la carpeta. En este archivo tambin se encuentra especicado el monto aprobado para cada iniciativa. e

Pasos y plazos
A continuacin se enumeran los pasos y plazos necesarios para le ejecucin de cada proyecto. o o El detalle de cada paso se realizar en la seccin siguiente. a o Paso Creacin y env de Carta Gantt o o Env de Solicitud de Presupuesto o Env de Solicitud de Difusin o o Env de Solicitud de Uso de Espao cios Rendicin de Fondos o Creacin y env de Informe Final o o Plazo Domingo 24 de Julio 3 semanas antes de ser requeridos 2 semanas antes de la actividad 1 semana antes de la actividad 1 semana despus de utilizados los fondos e 1 mes luego de ejecutado el proyecto

Fondos Concursables FEUSAM 2011

Detalle de pasos a seguir

Creacin y env de Carta Gantt o o
Cada Jefe de Proyecto debe crear una Carta Gantt que incluya, al menos, los siguientes puntos: Fecha de Solicitud de Presupuestos Per odo de difusin de la actividad o Per odo (o fecha) de duracin de la actividad o Fecha tope para la Rendicin de los Fondos o Fecha tope para la entrega del Informe Final Cada Jefe de Proyecto puede (y debe) incluir cualquier actividad o tarea que considere pertinente. La Carta Gantt debe ser enviada al correo electrnico felipe.ramirez@feusam.cl, o con copia al correo electrnico fondos.concursables@fedusm.cl. o

Env de Solicitud de Presupuesto o

Para realizar la Solicitud de Presupuesto se incluye el documento 01 - Solicitud de Presupuesto - Cdigo PXX en el archivo .rar Carpeta Ganadores. o Este documento debe ser enviado por el TUTOR del Proyecto desde su correo institucional a las siguientes personas: Felipe Ram rez, Director de Finanzas FEUSAM, a la casilla felipe.ramirez@feusam.cl Paola Hinojosa, Jefe de Presupuestos USM, a la casilla paola.hinojosa@usm.cl El plazo para el env del archivo de Solicitud de Presupuesto se encuentra tipicado en el o cuadro anterior. El incumplimiento de este plazo puede derivar en el retraso de la entrega de los fondos.

Consideraciones para el uso de los recursos 1 Cada gasto o compra deber ser avalado con boleta o factura. a 2 Los recursos asignados debern ser utilizados para el desarrollo del proyecto, y a en ningn caso se podr nanciar el pago de honorarios y/o remuneraciones u a a alguno de los integrantes del grupo. 3 No se permite la compra de bebidas alcohlicas o estupefacientes con los dineros o otorgados. 4 Los recursos asginados debern ser rendidos a la Universidad, a mas tardar una a semana despus de nalizado el proyecto, segn como se indica en la seccin e u o Rendicin de Fondos. o 5 Cualquier adquisicin de bienes mediante boleta o factura por un valor total o sobre $100.000 deber acompaarse de 3 cotizaciones del mismo bien en a n distintas empresas. 6 Todas las Boletas de Honorarios y Facturas debern realizarse a nombre de la a Universidad, utilizando los siguientes datos:

Fondos Concursables FEUSAM 2011

Razn Social: Universidad Tcnica Federico Santa Mar o e a RUT: 81.668.700-4 Direccin: Av. Espaa 1680, Valpara o n so Rubro: Universidades 7 En el caso de Boletas de Honorarios, la Universidad actuar reteniendo el 10 % a correspondiente al pago de impuestos. 8 En el caso de Facturas, el IVA se pagar al momento de efectuar la compra. a 9 Cualquier activo o bien que sea adquirido con estos fondos, es de propiedad de la Universidad Tcnica Federico Santa Mar quedando a disposicin de la e a, o Direccin de Relaciones Estudiantiles al nalizar la iniciativa o proyecto. o Env de Solicitud de Difusin o o Cada iniciativa que considere difusin mediante aches, yers, u otros medios o que requieran ser posicionados en espacios de la Universidad cuentan con autorizacin de la Sub Direccin de Comunicaciones del Campus Santiago, segn lo o o u incluido en el Formulario de Postulacin entregado por cada proyecto. Se debe o enviar un correo electrnico a Diego Soto al correo electrnico diego.soto@usm.cl, o o haciendo un pequeo resumen de la iniciativa, e indicando cules sern los medios n a a a utilizar para la difusin del proyecto y la duracin de la propaganda. o o La Federacin de Estudiantes pone a disposicin sus medios de informacin mao o o sivos para difundir cada uno de los proyectos, previa peticin del Jefe de Proyecto. o Para hacer uso de estos medios, se debe enviar un correo electrnico a comunio caciones@feusam.cl, con copia a felipe.ramirez@feusam.cl, incluyendo toda la informacin relevante para la difusin (fechas, horarios, aches, yers, etc.). o o Ambos procesos deben cumplir con los plazos enunciados en el cuadro anterior. Env de Solicitud de Uso de Espacios o En caso de que se requiera la utilizacin de espacios y activos de la Universidad o tales como salas, proyectores, aire acondicionado, etc; es necesario que cada Jefe de Proyecto env el documento 02 - Formulario Solicitud de Espacios adjunto en e la Carpeta Ganadores a Carolina Solis, al correo electrnico carolina.solis@usm.cl, o con copia a felipe.ramirez@feusam.cl. La solicitud ser gestionada por la Direccin de Relaciones Estudiantiles, y a o estar sujeta a factibilidad de los medios de la Universidad. a Este proceso debe cumplir con los plazos enunciados en el cuadro anterior. Rendicin de Fondos o Para realizar la Rendicin de Fondos se adjunta el documento 03 - Rendicin o o de Fondos - Cdigo PXX, que debe ser completado por cada Jefe de Proyecto. o

Fondos Concursables FEUSAM 2011

Cada gasto deber ser acompaado por boletas o facturas, las que debern ser a n a pegadas en hojas de tamao ocio, las que irn corcheteadas detrs del documenn a a to anterior. Se adjunta el documento 04 - Ejemplo de Rendicin de Fondos como o ejemplo de este proceso. En caso de existir algn gasto o compra con un valor total sobre $100.000, las u cotizaciones debern ir corcheteadas posterior a las boletas. a Este documento deber estar rmado por el Tutor del Proyecto, que es el resa ponsable directo de los fondos otorgados, y por el Jefe de Proyecto, quien asume la tarea de realizar este documento. Este documento debe ser entregado de forma f sica a la Sub Direccin de Relao ciones Estudiantiles, y debe ser enviada una copia del archivo excel 03 - Rendicin o de Fondos - Cdigo PXX al correo electrnico felipe.ramirez@feusam.cl. o o Los Fondos que no sean utilizados en la realizacin del proyecto, y que den coo mo resultado en la celda Devolucin a la Universidad debern ser redepositados o a en la cuenta presupuestaria de los Fondos Concursables, mediante solicitud directa a Paola Hinojosa. Esta solicitud debe realizarse a la casilla paola.hinojosa@usm.cl. El plazo para la entrega de este documento se encuentra tipicado en el cuadro anterior.

Creacin y env de Informe Final o o Cada Jefe de Proyecto debe confeccionar un Informe Final sobre el desarrollo de su proyecto, siguiendo el formato de Resumen Ejecutivo. Este Informe Final debe concentrarse en: Logro de los objetivos propuestos Desarrollo de las actividades Fondos utilizados Adems, se debe enviar un archivo .rar que contenga fotos o videos de la actia vidad realizada. Este archivo no puede pesar mas de 15 megabytes. Ambos archivos deben ser enviados a la casilla felipe.ramirez@feusam.cl. El plazo para el env de este documento y del archivo .rar se encuentra tipio cado en el cuadro anterior.