A propósito de salvaguardar el Patrimonio Documental de la Nación.

José A. Valdizán Ayala

El Archivo General de la Nación acaba de aprobar el Reglamento de Aplicación de Sanciones

administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de
la Nación, publicado en el diario oficial El Peruano.

Los objetivos del Reglamento es constituirse en un instrumento coercitivo y sancionador para

“salvaguardar el Patrimonio Documental de la Nación” y de esta manera fortalecer el Sistema
Nacional de Archivos. Sus 71 artículos divididos en 8 títulos cubren los siguientes aspectos:
Disposiciones generales, Infracciones, De las reiteraciones, De las sanciones, Procedimiento
Administrativo Sancionador, Disposiciones complementarias y finales y Disposiciones
transitorias.

No hay duda que el organismo rector de la archivística nacional tiene la competencia funcional
para emitir las normas técnicas que regulan la actividad archivística en el sector público, y
determinar y sancionar las infracciones administrativas en el ámbito de su competencia,
conforme a las leyes y reglamentos. Sin embargo, estos mismos dispositivos establecen las
obligaciones del AGN respecto a velar por el fiel cumplimiento de las Normas Generales del
Sistema Nacional de Archivos, no sólo en los archivos centrales y regionales de los organismos
del Estado, sino también en las propias direcciones del AGN, que de acuerdo a dicho
reglamento se han convertido en órganos evaluadores para determinar la existencia de
infracciones en los archivos públicos, notariales, judiciales, históricos y administrativos.
Confiamos que el organismo rector cumpla con todos los dispositivos establecidos en su propia
reglamentación y sea el modelo archivístico por excelencia para toda la Nación.

De acuerdo al Reglamento los titulares de las entidades públicas y/o funcionarios de los
archivos centrales, periféricos y oficinas de trámite documentarios incurren en infracción leve y
son pasibles de aplicación de multas equivalentes de una a cuatro Unidades Impositivas
Tributarias si el respectivo organismo no cuente con un órgano de Administración de Archivos y
Comité Evaluador de Documentos. También pueden ser sancionados sino cuenta con un Plan
Anual de Trabajo Archivístico e incumpla con tener un cuadro de organización documental, los
instrumentos o auxiliares descriptivos, programa de control de documentos o implementar un
servicio archivístico de “conformidad con las directivas que emita el AGN”. Las infracciones
calificadas como muy graves son sancionadas hasta con cincuenta Unidades Impositivas
Tributarias, es decir 175,000 nuevos soles.

Para verificar el pago de las multas el AGN está creando un Área de Control de Multas lo que
hace suponer, de acuerdo al espíritu y la letra del Reglamento, una recaudación cuantiosa que
incrementará el presupuesto institucional que esperamos sea invertida en la modernización de
sus instalaciones y equipamiento tecnológico y no en la burocratización de sus direcciones.

Un comentario final, llama la atención un aviso publicado por el AGN, casi simultáneamente a
la aprobación del Reglamento, ofreciendo los servicios de asesoría y consultoría de archivos,
por supuesto pagados, para todo el sector público. Es decir que el AGN no sólo emite las
normas, supervisa su cumplimiento y recomienda las medidas correctivas en caso necesario,
sino que ahora ofrece sus servicios para que las instituciones públicas se adecuen al
Reglamento y sanciona y multa a los archivos que incumplan el Reglamento: un círculo
perfecto donde no hay escapatoria.

Muy pronto comentaremos sobre la necesidad de una Guía de buenas prácticas archivísticas
en el Perú.