CAS TRACTOCHAR

L’environnement
Tractochar est une société industrielle de fabrication de matériel agricole, implanté sur un
marché national. Son effectif est actuellement de 500 personnes, réparties dans les divers
services production, commercial, administratif & financier et ressources humaines.
L’organigramme est le suivant :

PDG

DG

DIRECTEUR DE
DRECTEUR
LA DAF DRH
COMERCIAL
PRODUCTION

Le service achat est composé de :

- un directeur,
- un responsable bureau commercial,
- un réceptionniste du courrier,
- cinq acheteurs,
Le service magasin emploie :
- un responsable magasin,
- deux réceptionnistes,
- deux gestionnaires de stocks.
Le service fabrication demande 200 essieux. Après contrôle des stocks en magasin, il s’avère que la
demande ne pourra être satisfaite qu’à hauteur de 100 essieux.
Le service fabrication adresse donc une commande de 100 autres essieux au service achats.
Dressez le diagramme de circulation de la commande et analysez les forces et les faiblesses.
Mémorandum
Le demandeur ( service fabrication ) établit une demande d’achats ( DA ) en quatre exemplaires,
précisant les références du produit et les quantités voulues . Cette DA doit être datée et visée par le
chef de srvice fabrication , avant d’être transmise à la cellule courrier du service achats.
Le réceptionniste courrier vérifie le visa porté sur la DA et date à son tour les documents.
Le chef du bureau commercial transmet le dossier à l’acheteur concerné ( chaque acheteur est
spécialisé par type d’achats) .
L’acheteur vérifie les visas et la date apposés sur la liasse qui est transmise avant de dispatcher les
quatre exemplaires de la DA comme suit :
-il envoie un exemplaire à la comptabilité (DA 2)
Il envoie à la cellule courrier un exemplaire qui sera mis en attente jusqu’à la conclusion de
l’opération d’achats ( DA3 ) ;
- il retourne un exemplaire au demandeur pour notifier que la demande a bien été enregistrée ( DA 4
).
- Il effectue une mise en concurrence des différents fournisseurs par l’intermédiare du fax : il
adresse le type de produit et les quantités qu’il propose d’acheter , chacun des fournisseurs lui
signifiant par fax ses conditions de prix et délais de livraison. Ces différents documents sont réunis
avec avec la DA dans un fond de dossier afin de justifier le choix du fournisseur . Pour les
montant supérieurs à 50 millions , il doit pratiquer un appel d’offres.
- Il rédige un bon de commande (BC ) en cinq exemplaires qui , joint au fond de dossier , doit être
visé par le responsable du bureau commercial . Après avoir récupéré son fond de dossier ,
l’acheteur répartit les bons de commande comme suit :
- Le BC1 à la cellule courrier ;
- Le BC2 à la comptabilité ;
- Le BC3 est gardé en fond de dossier qui est archivé chez l’acheteur ;
- Le BC4 au demandeur ;
- Le BC5 au service réception.
La cellule courrier reporte la date de remise du bon de commande sur la DA3 qu’elle archivera. Le
BCI est adressé au fournisseur.
Le chef réceptionniste classe de façon chronologique le BC5. Au moment de la livraison , le
réceptionniste contrôle les quantités et la qualité des marchandises livrées et les compare au bon de
livraison (BL) qu’il reçoit du transporteur en deux exemplaires. Il annote sur ce BL ses constatations
dans tous les cas de figure .Il donne le tout au chef de réception qui récupère le BC5 . Ce dernier
compare le BL annoté et le BC5.
Si la livraison est partielle, il prend le BL1 visé et daté avec la mention « partielle » au transporteur. Il
fait de même avec le BL2 qui, joint au BC5, sera mis en attente du complément de la livraison.
Si la livraison est complète, le réceptionniste vise et date les BL1, BL2, et BC5 numériquement et
adresse à la comptabilité le BL2 sur lequel il aura inscrit le numéro de commande.
Dans les deux cas, que la livraison soit partielle ou totale, le service réception envoie une photocopie
du bon de livraison au service demandeur afin de l’informer qu’il peut se servir. Il fait par ailleurs une
photocopie du BL destinée à son propre service et classée avec le BC5 (garantie en cas de litige).

Inventaire des documents détenus par chaque acteur

Courrier : - DA3 Demandeur : - DA4

- BL
(Photocopie)
- BC4
Acheteur : - BC3 Transporteur : - BL1
- DA1
- Fax Fournisseur : - BC1
Comptabilité : -DA2 Réception : - BC5
- BC2 - BL
- BL2 ( photocopie)