Admin Func Inf Final

Unidad I
Antecedentes y evolucin de La funcin informtica

I ANTECEDENTES Y EVOLUCIN DE LA FUNCIN INFORMTICA COMETIDO DE LA ADMINISTRACIN
Esencialmente, la funcin de los administradores es guiar a las organizaciones hacia el logro de metas y objetivos. Siendo el motivo por el cual existen todas las empresas, siendo responsabilidad de los administradores el combinar y usar los recursos organizacionales para asegurar que las organizaciones logren sus propsitos.
DEFINICIN DE ADMINISTRACIN
Existen diversas definiciones del significado del trmino administracin, ms trataremos de encontrar un significado para nosotros, por tal la administracin se define como el proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio de personas y otros recursos.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
A continuacin se describen las cuatro funciones administrativas bsicas o actividades que integran el proceso administrativo. Son la planeacin, la organizacin, la influencia y el control. La planeacin implica la eleccin de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar. La Organizacin es la asignacin de las tareas desarrolladas en la planeacin a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta funcin crea mecanismos para poner los planes en accin. La direccin o desempeo, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organizacin en direcciones apropiadas. La direccin apropiada, tal como se usa en esta definicin, es cualquier direccin que ayude a la organizacin a desplazarse hacia el logro de metas. El control es la funcin administrativa a travs de la cual los administradores renen informacin que mide el desempeo reciente dentro de la organizacin, comparando el desempeo actual con los estndares preestablecidos de desempeo y a partir de esta comparacin, determina si la organizacin debe ser modificada para satisfacer los estndares preestablecidos. El control es un proceso continuo. Los principios generales de la administracin sugeridos por Fayol en 1916 son todava considerados por una gran mayora de los administradores un aspecto de vital importancia para el xito de las organizaciones modernas. 1 Divisin del trabajo. Fayol considera la especializacin del trabajo como una mejor forma de usar los recursos humanos de la organizacin.
Administracin de la Funcin Informtica 1
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Autoridad. La autoridad es definida por Fayol como el derecho para dar ordenes y el poder para obtener obediencia. Disciplina. Una organizacin exitosa requiere del esfuerzo comn de los trabajadores. Sin embargo, las sanciones deben aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo comn. Unidad de mando. Los obreros deben recibir rdenes de un solo jefe. Unidad de direccin. La totalidad de la organizacin debe desplazarse hacia un objetivo comn, en una direccin comn. Subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales. Los intereses de una sola persona no deben tener prioridad sobre los intereses de la organizacin. Remuneracin. Muchas variables tales como el costo de la vida, la oferta de personal calificado, las condiciones generales de los negocios y el xito del negocio debern influir para determinar el salario del trabajador. Centralizacin. Fayol defini la centralizacin como el descenso en importancia de la funcin de un subordinado. la descentralizacin consiste en aumentar la importancia. Cadena escalar. La estructura jerrquica es una relacin de autoridad. Cada administrador desde el supervisor de primera lnea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad, el presidente posee la mayor parte de autoridad y el supervisor de primera lnea posee la parte ms pequea de autoridad. La existencia de esta cadena escalar y el apego a ella son aspectos necesarios para que las organizaciones tengan xito. Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los problemas de coordinacin en un mnimo, todos los materiales y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo deben ser asignados a la misma rea de trabajo. Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual. Estabilidad en la permanencia del personal. La retencin del personal productivo deber ser prioritario para el administrador. Iniciativa. La administracin deber emprender los pasos necesarios para fomentar la iniciativa del trabajador. Espritu de grupo. La administracin debe fomentar la armona y los buenos sentimientos entre los empleados.
INFORMTICA
El trmino informtica se forma como contraccin de las palabras Informacin autoMATICA, pudindose definir la informtica, de una forma general, como tratamiento automtico y racional de la informacin. Su objetivo es procesar una informacin de ENTRADA para obtener un resultado FINAL. El concepto de informtica es ms amplio que el simple uso de equipos de cmputo o bien de procesos electrnicos. Veamos que se dijo en la conferencia presentada del 5 al 9 de Diciembre de 1983 en el Centro de informtica de la Facultad de contadura y Administracin (CIFCA) de la Universidad Autnoma de Mxico1. No existe una sola concepcin acerca de que es informtica; etimolgicamente, la palabra informtica, deriva del francs informatique. Este neologismo proviene de la conjuncin de information (Informacin), y automatique (automtica). Su creacin fue estimulada por la intencin de dar una alternativa tecnocrtica y menos mecanisista al concepto proceso de datos.
1
Boletn de informtica de la F.C.A. de la UNAM, nmero 99, Vol. A Marzo 1984.
En 1966, la Academia Francesa reconoci este nuevo concepto y lo defini del modo siguiente: Ciencia del tratamiento sistemtico y eficaz, realizado especialmente mediante mquinas automticas, de la informacin contemplada como vehculo del saber humano y de la comunicacin en los mbitos tcnico, econmico y social. Hacia principios de los 70 ya eran claras las limitaciones de esta definicin, sobre todo por el hincapi en el uso de las mquinas. El principal esfuerzo por redefinir el concepto de informtica lo realizo en esa poca el IBI (Oficina Intergubernamental de Informtica, en aquel tiempo rgano asociado a la UNESCO). Este organismo, a travs de los comits expertos convocados para ello, formula en 1975 la definicin: Aplicacin racional, sistemtica de la informacin para el desarrollo econmico, social y poltico. El IBI tambin dio en esa poca una descripcin del concepto de informtica, que aunque no constituye una definicin formal resulta muy descriptiva. Ciencia de los sistemas inteligentes de informacin. En algunas ocasiones se han empleado como sinnimos los conceptos de proceso electrnico, computadora e informtica. El concepto de informtica es ms amplio, ya que se considera el total del sistema y el manejo de informacin, la cual puede usar los equipos electrnicos como una de sus herramientas. Tambin es comn confundir el concepto de datos con el de informtica. La informacin es una serie de datos clasificados y ordenados con un objetivo comn. El dato se refiere nicamente a un smbolo, signo o una serie de letras o nmeros, sin un objetivo que de un significado a esa serie de smbolos, signos, letras o nmeros. La informacin ha sido dividida en varios niveles. El primero es el nivel tcnico que considera los aspectos de eficiencia y capacidad de los canales de transmisin; el segundo es el nivel semntico y considera la informacin desde el punto de vista de su significado; el tercero es el pragmtico y considera al receptor en un contexto dado, y el cuarto nivel considera la informacin desde el punto de vista normativo y de la parte tica de la informacin o sea considerada cuando, desde y a quienes se destina la informacin o la difusin que se le d. La informtica debe abarcar los cuatro niveles de informacin. El cuarto nivel tiene aspectos como la parte legal del uso de la informacin, la parte tica en informtica. La nueva tecnologa que permite que el usuario disponga de informacin en cualquier momento, para acceso, actualizacin, cambio o explotacin de la misma y pueda distribuirse e intercambiarse entre tantos usuarios como se desee; pero al mismo tiempo plantea un gran problema en cuanto al nivel de informacin que es su parte tica y el estudio de las posibilidades de mal uso o bien de uso por parte de personas no autorizadas. La informtica se desarrolla basndose en normas, procedimientos y tcnicas definidas por institutos establecidos en el mbito nacional e internacional. La informtica hoy en da se puede decir que es el campo que se encarga del estudio y aplicacin prctica de la tecnologa, mtodos, tcnicas y herramientas relacionadas con las computadoras y el manejo de la informacin por medios electrnicos, el cual comprende las reas de la tecnologa de informacin orientadas al buen uso y aprovechamiento de los recursos computacionales para asegurar que la informacin de las organizaciones fluya (entidades internas y
externas de los negocios) de manera oportuna, veraz y confiable; adems es el proceso metodolgico que se desarrolla de manera permanente en las organizaciones para el anlisis, evaluacin seleccin, implantacin y actualizacin de los recursos humanos (conocimientos, habilidades, normas, etc.), tecnolgicos (hardware, Software, etc.), materiales (escritorios, edificios, accesorios, etc.), y financieros (inversiones) encaminados al manejo de la informacin, buscando que no se pierdan los propsitos de calidad, confiabilidad, oportunidad, integridad y veracidad, entre otros propsitos.
1.1 HISTORIA DE LOS CENTROS DE INFORMTICA

Ubicacin tradicional del rea de informtica dentro de la organizacin
Direccin General de la empresa
Unidad usuaria
Unidad usuaria
Unidad usuaria
rea de informtica centralizada
Departamento
Departamento
Departamento
Departamento
Departamento
Departamento
1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIN
Directa o indirectamente, usted interacta en el mundo moderno con una computadora: en los cajeros automticos de los bancos, en la compra de un boleto de avin, en su oficina, en la simple orden de hamburguesas que come en el restaurante. Es pues, muy familiar para todo el quehacer del hombre actual el manejo de programas de cmputo, as como de la informacin generada por estos medios. A las empresas que poseen los centros de cmputo ms modernos les preocupa constantemente el control y la seguridad de dicha informacin, por medio de procedimientos giles que incluyan la confiabilidad y la restriccin en el uso de la misma.
ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS ENFOQUE CORPORATIVO
DE
INFORMACIN
UN
El objetivo del enfoque corporativo es disear los sistemas de informacin ms adecuados a las necesidades del corporativo, que se ajusten a los estndares del equipo de computo y del equipo de comunicaciones con que se cuenta.
SISTEMAS DE OPERACIN
Su objetivo es disponer de una base de informacin estndar suficiente y efectiva que conlleve a la oportunidad, confiabilidad y calidad deseada en la misma; adems de controlar las operaciones a travs de herramientas administrativas que permitan la fluidez en el manejo de los recursos humanos, econmicos y materiales, definiendo un ambiente integrado que brinde disponibilidad inmediata de la informacin en cualquier parte del proceso. Los beneficios sern: Un alto grado de control interno Un flujo dinmico en el manejo de los recursos de las empresas Sistemas de informacin con la misma filosofa en cada proceso de las diferentes empresas del grupo.
SISTEMAS EJECUTIVOS
El objetivo es generar un esquema de informacin confiable, oportuno y resumido que permita evaluar las reas operativas con relacin a sus metas, que coadyuven a la obtencin de los objetivos de las organizaciones; as como tener los elementos suficientes, para corregir a tiempo las desviaciones que se detecten en el proceso normal de las actividades de las empresas del grupo. Los beneficios que se deben obtener son: Confiabilidad en la informacin generada en los sistemas operativos, acorde con los programas de trabajo y con los plantes de cada rea. Logro de los objetivos generales y particulares de cada empresa del grupo, a travs de monitoreo de los resultados obtenidos en comparacin con lo planeado. Elementos de juicio suficientes para tomar acciones adecuadas, en el momento de presentarse desviaciones de los planes y programas establecidos.
SISTEMAS TACTICOS
En este estrato se deben estructurar los sistemas de informacin a la medida de las empresas que conforman el grupo, lo que implica mantener la misma filosofa en cada uno de ellos, estandarizar los procedimientos y los mecanismos de control interno, evaluar las polticas internas y el flujo de informacin, as como aplicar las tcnicas administrativas ms adecuadas. Los beneficios esperados sern: Sistemas a la medida de cada empresa Estandarizacin de polticas y procedimientos Homogeneizacin de la administracin en todas las empresas del grupo.
SISTEMAS ESTRATEGICOS
Para alcanzar este estrato es necesario desarrollar la tendencia de condensar la informacin ms importante para la toma de decisiones, con un alto grado de confiabilidad, que permita la consolidacin en forma oportuna, as como la planeacin y proyeccin de cada negocio y del corporativo. Este esfuerzo debe permitir que se conozca la posicin del negocio ante la competencia en el momento adecuado, lo que resultara en una mejor perspectiva de su situacin.
Para este paso debe permitir que se conozca la posicin del negocio ante la competencia en el momento adecuado, lo que resultar en una mejor perspectiva de su situacin. Para este paso, es necesario que se involucre el nivel jerrquico de mayor peso en el corporativo, y que este convencido de la importancia que se debe dar a los sistemas de informacin. Estos programas generarn inversiones considerables al conjuntar en el corporativo el gasto en equipos de cmputo y de comunicacin, pero nunca tan costosas como la suma de esfuerzos aislados que se practican en la actualidad. Las ventajas de esta fase son: Informacin confiable, oportuna, veraz y condensada. Anlisis gil, consolidado o individual Apertura de los canales de comunicacin con todo el grupo Planeacin total o parcial a cualquier plazo deseado. En general la adecuada planeacin de los sistemas de informacin permitir alcanzar un objetivo corporativo y un gasto racional en informtica.
Unidad II
Planeacin de los Centros de Informtica
2.1 VENTAJAS DE LA PLANEACIN Y ESTUDIOS DE REQUERIMIENTOS. Los centros de informtica garantizaran que todos los recursos y proyectos involucrados en el proceso del desempeo y gestin, obedezcan los principios bsicos de un proceso administrativo. Las ventajas de la planeacin y estudio de los requerimientos de un centro computacional son que se deben tener bien claros los objetivos para los cuales fue creada el rea, as como una Normatividad explcita definiendo las funciones, responsabilidades y posicin de todo el personal involucrado, as como el estudio de los requerimientos, nos permitir determinar el sistema apropiado para implantarlo en nuestra empresa, sin que parezca excesivo ni insuficiente, sino acorde a la realidad, y dinamismo de la misma, as como que satisfaga los requerimientos mnimos establecidos. En general la planeacin y estudio de los requerimientos nos dan la pauta para la creacin de los centros en informtica, dndole el lugar apropiado dada su importancia estratgica dentro de la empresa. 2.2 PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO INFORMTICO (PLAN A MEDIANO PLAZO) Se debe contar con un plan integral de desarrollo informtico a mediano plazo ante la cambiante tecnologa informtica y a que las innovaciones estn al da es preciso actualizarnos en la medida de las posibilidades de la empresa y considerando que cualquier mejora que se haga en este rubro es considerada como una inversin que generara excelentes dividendos a la organizacin, y generar una baja en los costos de operacin reduciendo el nmero de horas-hombre utilizadas para realizar tareas
cotidianas y rutinarias las cuales pueden ser automatizadas, mediante la utilizacin de un sistema diseado ex profeso para este fin. A manera de estudio a continuacin se presenta el plan integral de desarrollo informtico, del INEGI a mediano plazo en el rea del sector pblico, que podemos considerar como el rea ms desprotegida en este sentido, ya que necesita sobremanera un impulso tecnolgico sin precedentes en toda la historia moderna de nuestro pas: SECTOR PBLICO El sector pblico puede mejorar significativamente su funcionamiento y su productividad si utiliza adecuadamente la informtica para realizar de manera ms eficiente sus tareas administrativas, para enriquecer la toma de decisiones, y para mejorar la calidad y la cobertura de los servicios pblicos. Adicionalmente, a travs de la informatizacin de los servicios que presta, el sector pblico puede convertirse en un detonador para el uso de estas tecnologas en los sectores privado y social. Por lo tanto, en el Programa se propone alentar el aprovechamiento adecuado de la informtica en el sector pblico. DIAGNSTICO En Mxico, el sector pblico ha tenido un papel muy importante en el proceso de informatizacin. Fue uno de los primeros sectores que introdujeron la computacin en el pas y, desde entonces, ha representado una porcin importante de la demanda de bienes y servicios informticos; alrededor de 30% del total del mercado en los aos recientes. Del total del gasto informtico de la Administracin Pblica, al sector central corresponde el 28%, al para estatal 57% y a los gobiernos estatales y municipales 15%. La reducida participacin de los estados y municipios en el gasto en informtica se traduce en un serio rezago que limita su eficiencia y sus capacidades administrativas y de dotacin de servicios. La heterogeneidad de la inversin en informtica se refleja en diferencias relevantes en cuanto a la infraestructura y al uso de la tecnologa. Mientras algunas dependencias y entidades son comparables a las ms avanzadas del mundo, en cuanto al uso de las tecnologas de la informacin, otras no han aprovechado sus beneficios. En el sector pblico, en general, existe un fuerte desequilibrio entre las inversiones en equipamiento, que utilizan gran parte del uso de recursos, y las correspondientes a programas para computadora, comunicaciones y capacitacin. Adicionalmente, la falta de una planeacin adecuada ha propiciado ineficiencias para aprovechar la infraestructura existente, y una atencin insuficiente a incorporar la tecnologa para mejorar sus funciones sustantivas, como atencin al pblico y prestacin de servicios. Para apoyar la planeacin del desarrollo informtico se han creado comits institucionales, como es el caso en las secretaras de Gobernacin, Hacienda y Crdito Pblico, Desarrollo Social, Agricultura, Ganadera y Desarrollo Rural, Comunicaciones y Transportes, Educacin Pblica, Salud, Trabajo y Previsin Social, Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca; y en el Departamento del Distrito Federal. En la quinta parte de los gobiernos estatales existen comits. An falta mucho por hacer en trminos de fortalecer los mecanismos institucionales internos para asegurar un adecuado aprovechamiento y planeacin de recursos informticos. En cuanto a la estrategia tecnolgica, a partir de 1991 se ha presentado una tendencia hacia el uso de tecnologas abiertas y distribuidas, redes locales y
paquetera estandarizada, lo cual ha favorecido, entre otros aspectos, cambios en las organizaciones y la descentralizacin de actividades. Sin embargo, an hay muchas reas que utilizan tecnologas obsoletas o inadecuadas para atender las necesidades actuales. El desarrollo de bases de datos institucionales con disponibilidad pblica es muy incipiente. Para 1995, de un total de 215 bases de datos comunicadas por 31 instituciones, slo 11 brindan acceso al pblico. De igual manera, se requiere aprovechar mejor la infraestructura de telecomunicaciones para la conexin entre dependencias y para la prestacin de servicios telemticos pblicos. Adicionalmente, existen algunos factores normativos, funcionales y de hbito que han limitado el buen desarrollo de la informtica. Estos factores se reflejan en la fluctuacin de las inversiones, condiciones laborales que dificultan contar con buenos especialistas informticos, los problemas para ejercer ciertas partidas presupuestales y la falta de una cultura informtica general. Recientemente, como resultado de los trabajos del Comit de Autoridades de Informtica de la Administracin Pblica, se han realizado algunas modificaciones del clasificador por objeto del gasto que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, emitido por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico en septiembre de 1995, que permiten una adecuada identificacin de los bienes y servicios informticos. Asimismo, se ha promovido la cultura informtica entre los servidores pblicos, mediante una creciente actividad de capacitacin. En esta ltima, desde 1994, se imparte la Especializacin de Alta Direccin en Informtica Gubernamental, coordinada por el Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica y el Instituto Nacional de Administracin Pblica. Sin embargo, son muchos los retos que an se tienen en todos stos y otros aspectos que inciden en el aprovechamiento de la informtica. OBJETIVOS Dado lo anterior, un objetivo fundamental del Programa de Desarrollo Informtico es fomentar el uso de la informtica en el sector pblico, para mejorar su organizacin y administracin, y para aumentar la eficiencia, calidad y cobertura de los servicios pblicos en el marco de la modernizacin de la Administracin Pblica. Asimismo, para atender las necesidades locales en el contexto del nuevo federalismo y del fortalecimiento de los estados y los municipios. ESTRATEGIAS Enfocar los esfuerzos y recursos a proyectos informticos dirigidos a incrementar la eficiencia de las instituciones, a orientar los trmites y servicios administrativos para que satisfagan las necesidades de la poblacin, y a mejorar los servicios pblicos directamente relacionados con el bienestar social y el mejoramiento de la calidad de vida. Promover que el sector pblico se convierta en detonador del desarrollo informtico en otros sectores, a travs de la automatizacin de sus servicios y de la introduccin de innovaciones tecnolgicas y nuevas aplicaciones. Asegurar la adecuada planeacin y coordinacin del desarrollo informtico del sector pblico en el marco de los programas y proyectos prioritarios de cada institucin, considerando la definicin de estrategias tecnolgicas de largo plazo, la realizacin de los proyectos de mediano plazo y los ajustes de corto plazo que permitan aprovechar la aparicin de nuevas tecnologas. Mejorar la calidad de los especialistas en informtica de las instituciones pblicas, y elevar la cultura informtica de los servidores pblicos para garantizar la asimilacin de esta tecnologa.
LNEAS DE ACCIN Con objeto de atender las estrategias definidas para aprovechar la informtica en el sector pblico se proponen acciones en 10 lneas fundamentales: administracin interna; trmites y servicios administrativos; intercambio de informacin; informacin pblica; servicios pblicos para atender demandas sociales prioritarias; planeacin; estructuras administrativas; adquisiciones; polticas y estndares y, por ltimo, profesionalizacin de los servidores pblicos. Estas lneas fueron definidas -entre otros- conjuntamente con los servidores pblicos responsables de las reas de informtica de la Administracin Pblica Federal, Estatal y Municipal. Ser fundamental para las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal poner en marcha estas acciones. Asimismo, se coordinarn acciones con los gobiernos estatales y municipales y con los Poderes Legislativo y Judicial en apoyo de los proyectos que estimen convenientes. ADMINISTRACIN INTERNA Optimizar o desarrollar sistemas informticos para mejorar la eficiencia de las tareas administrativas al interior de cada dependencia del sector pblico. La definicin de stos debe realizarse dentro del Programa de Modernizacin de la Administracin Pblica y de los programas institucionales de desarrollo administrativo, analizando previamente las posibilidades de mejora de procesos.
TRMITES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Optimizar o desarrollar sistemas informticos para mejorar la calidad de los servicios administrativos de atencin al pblico. Los sistemas deben definirse en funcin de proyectos globales de rediseo de procesos, creacin de servicios integrados y anlisis del costo-beneficio. Realizar los estudios necesarios para establecer normas y estndares que faciliten la aplicacin de las tecnologas de la informacin en los servicios telemticos. Realizar proyectos piloto de aplicaciones para prestacin de servicios telemticos pblicos, que permitan extender su implantacin a toda la Administracin Pblica. INTERCAMBIO DE INFORMACIN INFORMACIN PBLICA Crear una infraestructura de informacin que beneficie a las instituciones pblicas, al sector privado y a la sociedad, mediante el desarrollo de bases de datos sobre temas especficos que incluyan informacin nacional, regional, sectorial e institucional. Impulsar la amplia disponibilidad de la informacin catastral a travs de medios digitales. Fomentar el desarrollo de sistemas interinstitucionales para agilizar trmites en procesos que incluyen el intercambio de informacin entre varias dependencias. Promover el desarrollo de bases de datos y sistemas de intercambio de informacin que faciliten y fortalezcan las relaciones y la coordinacin entre las diversas instancias federales, estatales y municipales.
Establecer criterios que permitan promover y articular los esfuerzos del Gobierno para poner a disposicin de la ciudadana informacin pblica en redes de datos nacionales e internacionales.
SERVICIOS PBLICOS DE ATENCIN A DEMANDAS SOCIALES PRIORITARIAS Aprovechar dentro del sistema educativo las nuevas formas de enseanza y capacitacin que brinda la informtica. Usar la informtica para mejorar los servicios de salud y seguridad social, aprovechando su potencial en favor tanto de la atencin a los usuarios como de la gestin administrativa. Desarrollar sistemas de informacin que apoyen a los organismos responsables de la seguridad pblica en la coordinacin policial y en la prevencin e investigacin del delito, as como para mejorar los procesos de procuracin de justicia. En la instrumentacin de los programas sectoriales, institucionales, regionales y especiales del Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000, identificar proyectos informticos en las reas donde las tecnologas de la informacin tengan mayor potencial para alcanzar las metas previstas. En los proyectos informticos nacionales y regionales, previstos en la instrumentacin de este Programa, incorporar los temas que se consideren prioritarios por sus repercusiones para elevar el bienestar social.
PLANEACIN Realizar una adecuada planeacin informtica en el marco de los programas y proyectos prioritarios de cada dependencia o entidad del Gobierno Federal, de acuerdo con los lineamientos que se establezcan para elaborar los programas institucionales de desarrollo informtico. Los lineamientos establecern, entre otros aspectos, la obligatoriedad de un proceso de planeacin de mediano plazo, con revisiones anuales, as como los mecanismos de seguimiento, control, evaluacin y ajuste. Considerar las previsiones presupuestales que permitan asegurar el financiamiento programado para proyectos tecnolgicos de equipamiento y de desarrollo de sistemas de informacin a mediano plazo. Promover, entre los gobiernos estatales y municipales, la formulacin de lineamientos para elaborar sus respectivos programas de desarrollo informtico, procurando que stos sean consistentes con los proyectos informticos regionales. Considerar, en los proyectos tecnolgicos, el asesoramiento acadmico y la vinculacin con centros de investigacin que posibiliten desarrollos innovadores y eficientes para atender las necesidades del sector pblico.
ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Instituir reas coordinadoras del desarrollo informtico a nivel institucional para las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, y promover su creacin a nivel estatal o municipal.
Las funciones bsicas de estas reas sern la coordinacin instrumentacin y seguimiento de los programas institucionales, estatales o municipales de desarrollo informtico, as como la definicin de polticas, normas y estndares,
adems de las funciones especficas que se definan en cada caso de acuerdo con su propio contexto.
Consolidar el funcionamiento de los comits informticos que han sido creados en algunas dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, y constituirlos donde no existen. Estos comits debern propiciar la participacin de las autoridades responsables de la planeacin institucional, a fin de garantizar que la planeacin informtica se realice en funcin de los objetivos de la institucin. Asimismo, promover la consolidacin de los comits existentes en los gobiernos estatales y municipales, y su creacin donde no se han constituido.
Los comits de informtica debern tener como funciones bsicas la planeacin, evaluacin y ajuste de los programas institucionales, estatales o municipales de desarrollo informtico, adems de las funciones especficas que se definan en cada caso de acuerdo con su propio contexto.
ADQUISICIONES Asegurar que la normatividad de adquisicin de bienes y contratacin de servicios informticos atienda a criterios de simplificacin y transparencia de los procesos.
POLTICAS Y ESTNDARES
Formular, en cada una de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal, las polticas y estndares que se requieran respecto a programas para computadora, intercambio de informacin, uso de equipo, desarrollo de sistemas, certificacin, seguridad, auditoria y mantenimiento. Asimismo, impulsar su definicin en los gobiernos estatales y municipales.
Determinar las polticas, estndares y medidas de seguridad para la operacin de sistemas de informacin que permitan el intercambio electrnico de documentos entre distintas instituciones gubernamentales. Definir las polticas y estndares para el desarrollo y operacin de bases de datos de inters pblico, as como las normas y lineamientos que garanticen la proteccin y seguridad de la informacin.
PROFESIONALIZACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS Instrumentar proyectos que permitan continuar con la capacitacin de los servidores pblicos asegurando, en particular, que los niveles de decisin cuenten con una adecuada cultura informtica. Fortalecer las actividades de actualizacin del personal informtico que permitan fomentar la incorporacin adecuada de nuevas tecnologas.
Asegurar la identificacin y la categorizacin apropiadas del personal informtico en las instituciones pblicas, de manera que permitan su profesionalizacin y el establecimiento de esquemas de servicio de carrera.
2.3 PLANES OPERATIVOS ANUALES Se debe contar con planes operativos anuales con el fin de contar con un marco de referencia para medir la operatividad de los centros en informtica, as como lograr una estructuracin firme y duradera de dichos centros, coadyuvando al desarrollo conjunto de la empresa. A continuacin presento un caso de estudio como son los planes operativos anuales del INEGI como referencia: Para el ao 2000: El intercambio de informacin entre dependencias podr realizarse por medio de redes. Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se elaborarn los trminos de referencia para sistemas de intercambio de informacin por medio de red, considerando, en particular, aqullos donde una oficina de gobierno solicita a los ciudadanos informacin que proporciona otra dependencia para la prestacin de un servicio pblico. Los trmites de las empresas privadas con las dependencias de la Administracin Pblica Federal, como los correspondientes a su registro y los relativos a compras gubernamentales, podrn realizarse por medio de redes desde una terminal, un telfono digital o una computadora personal. Metas iniciales: Para 1997 estar funcionando un sistema en red para la publicacin de bases de licitacin, inscripcin de ofertas, publicacin de resultados y seguimiento de adjudicaciones, donde se registrarn todas las licitaciones pblicas para la adquisicin de bienes y servicios en la Administracin Pblica Federal. Este sistema deber ser accesible desde todas las capitales estatales de la Repblica. En el segundo semestre de 1996, se definir el diseo de un sistema en red para realizar los trmites de registro de empresas ante las dependencias gubernamentales. Diversos trmites que realizan los ciudadanos con dependencias y entidades de la Administracin Pblica, podrn satisfacerse por medio de redes desde una terminal, un telfono digital o una computadora personal. Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se elaborar un estudio de factibilidad para la definicin de proyectos piloto de servicios pblicos por medio de red. Ms amplia informacin estadstica de la Administracin Pblica Federal, Estatal y Municipal estar disponible va red o en medio magntico u ptico. Metas iniciales: En el segundo semestre de 1996 se coordinar la elaboracin de los trminos de referencia para desarrollarlos sistemas de bases de datos con informacin estadstica en el sector gubernamental. Para el primer semestre de 1997, se contar con un catlogo y con los trminos de referencia para la estandarizacin de bases de datos estatales y municipales con informacin estadstica de mayor importancia. En el segundo semestre de 1997 operar un sistema de bases de datos estadsticos de la Administracin Pblica Federal. Para el segundo semestre de 1999 se iniciar la estandarizacin de la produccin cartogrfica catastral para usos mltiples, bajo especificaciones homogneas, con estndares de calidad certificables y en niveles de produccin y actualizacin estables. Diversos servicios de educacin se podrn proporcionar utilizando las tecnologas de la informacin. Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se realizar un estudio de viabilidad y los trminos de referencia para un proyecto de incorporacin
de tecnologas de la informacin en el sistema educativo nacional, que permita mejorar mtodos de enseanza y materiales de apoyo, proporcionar educacin remota y capacitar profesorado. Para el segundo semestre de 1997, se llevarn a cabo dos proyectos piloto, uno de educacin y el otro de capacitacin para adultos. Los servicios de seguridad pblica y procuracin de justiciase apoyarn en la moderna tecnologa informtica. Meta inicial: En el primer semestre de 1996, se disear un sistema de informacin nacional sobre seguridad pblica. En el segundo semestre de 1996, se iniciar el desarrollo de los subsistemas correspondientes al Registro Nacional del Personal de Seguridad Pblica, al Registro Nacional de Armamento y Equipo, y al Banco de Datos sobre delitos y responsables para el apoyo a la procuracin de justicia, estadstica general de seguridad pblica, servicios de atencin a la poblacin y normatividad, ms otros servicios integrados de informacin. Los servicios de salud y seguridad social se apoyarn en las tecnologas de la informacin. Meta inicial: En el primer semestre de 1996, se difundirn los trminos de referencia y el programa detallado de actividades de un proyecto para reforzar y actualizar el uso y las aplicaciones de las tecnologas de la informacin, con el propsito de elevar la calidad y oportunidad de los servicios de seguridad social, principalmente los referentes a la atencin mdica y las prestaciones econmicas.
2.4 ESTUDIOS TCNICOS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMTICOS Es importante efectuar estudios para la adquisicin de bienes y servicios informticos, con el fin de encontrar los que mejor se adapten a las caractersticas de la empresa, en cuanto a calidad, precio y garanta, ya que si se cuenta con un presupuesto reducido para este rubro se tendr que tener mucho cuidado en la eleccin de los proveedores de bienes y servicios, previa seleccin y valoracin de los mismos con el fin de que obtengan todo el respaldo para que en caso de algn problema sean solucionados de inmediato, y con el mnimo de costos para la empresa con el fin de salvaguardar los activos de la misma.
ORGANIZACIN Y DIRECCIN DE LOS CENTROS EN INFORMATICA

3.1 UBICACIN DE LOS CENTROS EN LAS EMPRESAS Aproximadamente entre nueve y diez aos atrs, el rea de informtica se haba formado con los siguientes departamentos.
Unidad III
Etapa I
Responsable del rea de informtica
Requerimientos del usuario
Anlisis, diseo y programacion
Anlisis, diseo y programaci n
Acuerdos recepcin datos horarios servicio
de y de
Captura De dedatos
Operacin de computadora s
El flujo de actividades se comportaba como sigue:

Produccin
Administracin de la Funcin Informtica Resultados 14
Utilizacin
3.2 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS CENTROS DE INFORMTICA Por espacio de dos aos, aproximadamente el esquema fue el mismo y aunque hubo algunas variantes, stas no fueron significativas. Sin embargo, con la aparicin de los sistemas on line sbitamente el panorama cambi, y la organizacin del rea informtica adquiri la siguiente estructura:
Gerencia del rea de informtica
Analisis y Diseo de sistemas
Unidad de programacin
Unidad de operacin
Soporte tcnico
Sistemas Batch
Sistemas on line
Sistemas Batch
Sistemas on line
Computadora
Red On line
Captura de datos
Software local
Softwar e en linea
Los efectos fueron los siguientes: Hubo cambio de organizacin. Se establecieron especialidades Los procedimientos de control variaron drsticamente Se establecieron nuevos estndares de trabajo
Se incremento el nmero de usuarios Se increment la configuracin del equipo de computo Las cargas de trabajo aumentaron, ya que varios sistemas batch pasaron a ser on line
Como se notara, dentro de la institucin el rea de informtica adquiri ms importancia, ya que alcanzo el nivel de gerencia. Transcurrido un ao, el impacto de las bases de datos y los adelantos en el hardware y software volvieron a conformar una nueva estructura en el rea de informtica (vase la figura de etapa III), los cambios fueron los siguientes. Cambio de organizacin Cambio de procedimientos de control Cambio de mtodos de trabajo Cambio de funciones y responsabilidades Las cuotas de produccin se elevaron Se abrieron ms horarios de servicio Hubo ms usuarios
Ahora el rea de informtica participa en el nivel de Subdireccin dentro del esquema organizacional de la empresa. Esta organizacin fue tambin temporal, pues en lapsos de tiempo breves cambio hasta alczar el nivel de direccin, bajo la cual existan varias subdirecciones, de las cuales, para abreviar, solo se esquematizan dos de ellas; la complejidad de su estructura salta de inmediato a la vista. Estas dos subdirecciones, de entre las seis que existan al momento de realizar la investigacin, se conformaban como se ilustra en el organigrama de etapa IV. 3.4 FUNCIONES DE LOS CENTROS DE INFORMTICA El rea de informtica es un rea de servicio, cuyo objetivo es apoyar al resto de las reas de la organizacin. Por tanto debe hacerse conciencia de lo siguiente: El 10% de la productividad del personal del rea de informtica debe ver hacia dentro El 90% restante debe proyectarse hacia fuera La aseveracin anterior obedece a que el trabajo del profesional en informtica es muy apasionante, y por tratarse de una tecnologa novedosa y en constante auge, aquel se llega a enfrascar en la idea de que sus actividades se circunscriben al ambiente interno del rea de informtica, sin darse cuenta que el beneficio de su trabajo producir fuera de dicha rea. La eficiencia en el rea de informtica, en cuanto a la calidad y oportunidad de la informacin que genera, representa un poderoso eslabn, el cual unido a la cadena de los servicios que presta la empresa o institucin, conforma el esquema de la informacin-usuario-servicio.
3.4 DELIMITACIN DE RESPONSABILIDADES DE LOS DIVERSOS RGANOS DE UN CENTRO DE INFORMTICA.

Direccin De Informtica

Gerencia De Desarrollo de sistemas Gerencia De Consultora Tcnica A usuarios Gerencia De Servicios De cmputo Gerencia De Desarrollo tcnico
GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS Descripcin Es responsable de automatizar los requerimientos de informacin de aquellas unidades usuarias que por el alcance de sus operaciones dentro de la empresa, volmenes de datos y requerimientos especficos de servicio, necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas de informtica, o el aprovechamiento del banco de datos centralizado en la computadora principal Desarrollo de funciones De planeacin: a) En conjunto con el usuario y e coordinacin con la gerencia de consultora tcnica a usuarios, precisa objetivos, alcances, normas y polticas que regirn cada sistema. b) En conjunto con el director de informtica y los directivos de las unidades usuarias, analiza el alcance posible de los proyectos de sistemas que consideren inversiones no previstas con anterioridad, a fin de lograr su autorizacin. c) Participa en la planeacin para que los requerimientos de hardware y software que estarn involucrados en el desarrollo de los sistemas, se encuentren disponibles en las fechas en que sern utilizados. Esto lo hace en coordinacin con la gerencia de desarrollo tcnico. d) Establece, junto con el usuario, el plan estratgico para el inicio y desarrollo de los sistemas por disear e) Analiza las cargas de trabajo del personal bajo su direccin, establece los equilibrios necesarios en funcin de los requerimientos de cada sistema. f) Formaliza compromisos con apego a la capacidad y disponibilidad de su personal. g) Asigna proyectos para los coordinadores de sistemas, en funcin de la importancia del servicio de cada sistema. De administracin: a) Participa en el desarrollo de metodologa de trabajo ex profeso, para su rea de accin. b) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos, y regula las deficiencias detectadas. c) Se asegura que los mtodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en prctica
d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con la calidad suficiente, y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control e) Establece mecanismos de medicin que le permitan detectar a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, para establecer correctivos oportunos. f) Evala peridicamente el nivel tcnico de su personal, y analiza si es congruente con la magnitud de los proyectos en cartera, o en su defecto, la tendencia de stos, para establecer los requerimientos de capacitacin necesarios, haciendo las solicitudes correspondientes a la gerencia de desarrollo tcnico. g) Lleva registro sistemtico de fallas en sistemas puestos en produccin, y las analiza para determinar las causas y acciones a emprender. h) Evala en forma peridica el desempeo de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotacin de personal i) Peridicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados que stos reciben, satisfacen los requerimientos de informacin, tanto en oportunidad como en calidad. j) Informa de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatizacin. Tcnicas: Participa en seminarios tcnicos que le permitan conocer la evolucin de los recursos de cmputo para que los diseos se apeguen a los mtodos modernos. PUESTO: COORDINADOR DE SISTEMAS Descripcin Es responsable de cubrir los requerimientos de informacin de un mdulo especifico dentro del mbito de la compaa. Desarrollo de funciones De planeacin: a) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, analiza los objetivos, alcances normas y polticas que regirn al sistema, a fin de establecer las bases para el diseo. b) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, verifica la disponibilidad de recursos tcnicos y humanos, para estructurar un plan maestro de actividades que garanticen la correcta consecucin del mismo. c) En conjunto con los usuarios, establece las responsabilidades mutuas para el desarrollo de cada sistema. d) Lleva a cabo la asignacin del sistema para el lder de proyecto correspondiente. e) En conjunto con el lder del proyecto, analiza el plan maestro y establece fechas de compromiso. De administracin: a) Vigila que las actividades establecidas en el plan maestro sean cubiertas cabalmente.
b) En conjunto con el lder de proyecto correspondiente, inicia las visitas a usuarios directivos a fin de empezar con platicas de detalle para el inicio del diseo del sistema. c) Verifica que el desarrollo de todo el sistema se apegue a la metodologa detallada establecida para tal fin. d) Administra el control de actividades y calendarios de los lideres de proyecto, para vislumbrar desviaciones y detectar causas y opciones de solucin. e) Lleva informes de avances para mantener informado al gerente de desarrollo de sistemas f) Coordina juntas con los usuarios directivos, para precisar los resultados de cada sistema g) Lleva a cabo prestaciones de avance hacia los usuarios directivos, para lograr congruencia de actividades durante el desarrollo del sistema. h) Supervisa y autoriza el control de cambios a los sistemas bajo su responsabilidad. Tcnicas: Participa en seminarios tcnicos que le permitan conocer la evolucin de los recursos de cmputo, para que los diseos se apeguen a los mtodos modernos. PUESTO: LIDER DE PROYECTOS Descripcin Es responsable del diseo, programacin y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo. Desarrollo de funciones De planeacin: a) Realiza visitas y entrevistas a nivel de usuarios operativos, para elaborar el diseo conceptual de cada sistema b) Establece el plan detallado de actividades para todo el sistema, en conjunto con los analistas programadores c) En conjunto con los usuarios operativos, analiza la utilidad prctica de los resultados para obtener de cada sistema. d) Descompone en mdulos cada sistema, y establece prioridades de desarrollo acordadas con el usuario. e) Asigna cada mdulo al analista-programador correspondiente. f) En conjunto con los usuarios, establece el plan de implantacin de cada sistema por liberar. De administracin: a) Administra los calendarios de detalle, de manera que no existan retrasos. b) Verifica que el desarrollo de cada sistema se apegue a los estndares de documentacin establecidos c) Verifica que las pruebas de mdulos e integrales cubran todas las condiciones determinadas para el proceso de los datos de cada sistema. d) Vigila que la calidad del diseo y programacin se sujete a los estndares tcnicos establecidos. e) Lleva a cabo presentaciones al usuario sobre ejemplos de los resultados obtenidos en las pruebas. f) En conjunto con el usuario, administra la puesta en marcha de los mdulos de cada sistema
g) Vigila que el mantenimiento de los sistemas se lleve a cabo por medio de un control efectivo de cambios. Tcnicas: a) Desarrolla el diseo conceptual de cada sistema b) Participa en cursos especficos sobre las facilidades tcnicas del equipo de computo, para que sus diseos consideren las facilidades que tiene disponibles. c) Se mantiene informado sobre paquetes de software que existen en el mercado, para abreviar el diseo de algunos sistemas. d) Participa en seminarios de actualizacin que le permitan conocer la evolucin de los recursos de cmputo para que los diseos y la programacin sean ms efectivos y confiables. PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR Descripcin Es responsable del diseo detallado y de la programacin de los mdulos de un sistema asignados a l. Desarrollo de funciones De planeacin: a) Realiza investigaciones y entrevistas a nivel usuario operativo, para desarrollar el diseo detallado de los mdulos del sistema asignados a l. b) Elabora el calendario de actividades detallado para el diseo y programacin de los mdulos asignados a l. De administracin: a) Administra su tiempo en funcin de las actividades por cubrir a fin de cumplir con las fechas de compromiso. b) Coordina las pruebas con el usuario de los mdulos por liberar. Tcnicas: a) Desarrolla el diseo detallado de los mdulos del sistema asignados a l. b) Desarrolla la definicin de cada programa resultante del diseo detallado. c) Documenta el diseo detallado con base en los estndares establecidos. d) Lleva a cabo la programacin y prueba de cada programa resultante del diseo detallado y lo documenta. e) Capacita la prueba integral de cada mdulo asignado a l, y la valida. f) Capacita tcnicamente a los usuarios en la implantacin de los mdulos del sistema asignados a l. g) Participa en cursos especficos sobre las facilidades tcnicas del equipo de cmputo para que sus diseos y programacin consideren las facilidades que tiene disponibles. h) Participa en seminarios de actualizacin que le permitan mejorar sus diseos y programacin. i) Imparte cursos especficos de accin, a analistas y programadores de nuevo ingreso a la instalacin.
j) Realiza el mantenimiento necesario para los mdulos responsabilidad de l a fin de que los resultados de los mismos siempre sean satisfactorios para las necesidades cambiantes de los usuarios. k) PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR Descripcin Es responsable de resguardar, controlar, documentacin correspondiente a cada sistema. Desarrollo de funciones De planeacin: No realiza funciones de planeacin. De administracin: a) Centraliza la documentacin integral de cada sistema b) Actualiza la documentacin con los cambios que le reportan c) Depura la documentacin obsoleta, bajo autorizacin del gerente de desarrollo de sistemas. Tcnicas: No realiza funciones tcnicas GERENCIA DE CONSULTORIA TCNICA A USUARIOS PUESTO: GERENCIA DE CONSULTORIA TECNICA A USUARIOS Descripcin Es responsable de asesorar a las unidades usuarias para determinar el tipo y el nivel de tecnologa que satisfaga sus requerimientos de informacin, y encaminadas hacia la opcin apropiada. Esta rea es la que integra al usuario a los servicios de cmputo. Desarrollo de funciones De planeacin: a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos especficos de informacin solicitados. b) Determina si los requerimientos de informacin pueden ser satisfechos por el desarrollo de algn sistema procesable en el equipo de cmputo central, y participa en la delegacin del proyecto hacia la gerencia de desarrollo de sistemas. c) Determina si los requerimientos de informacin del usuario debern ser satisfechos por equipo y software autnomo al computador central. d) En conjunto con el director de automatizacin y con los directivos de las unidades usuarias determina las posibilidades de alcance para logra la autorizacin. e) Participa en la planeacin para que los requerimientos de hardware y software que estarn involucrados en el proyecto, se encuentren disponibles en las fechas planeada. Esto lo hace en coordinacin con la gerencia de desarrollo tcnico. depurar y actualizar la
f) Establece en conjunto con el usuario, el plan estratgico para el inicio y desarrollo del proyecto. g) Analiza las cargas de trabajo del personal que esta bajo su direccin, y establece los equilibrios necesarios en funcin de la magnitud de cada proyecto. h) Formaliza compromisos en apego a la capacidad y disponibilidad de su personal. i) Asigna los proyectos al personal a su cargo. De administracin: a) Participa en el desarrollo de metodologas de trabajo dirigidas a su rea de accin. b) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos, regula las deficiencias detectadas. c) Se asegura que los mtodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en prctica. d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con calidad suficiente y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control e) Establece mecanismos de medicin que le permiten detectar a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, a fin de establecer correctivos oportunos. f) Evala peridicamente el nivel tcnico de su personal, y analiza si es congruente con la magnitud del proyecto en cartera, o en su defecto, la tendencia de estos, para establecer los requerimientos de capacitacin necesarios, y hace las solicitudes pertinentes a la gerencia de desarrollo tcnico. g) Lleva registro sistemtico de las fallas de los sistemas detectadas por los usuarios, y analiza para determinar cuales son las causas y las acciones por emprender. h) Evala en forma peridica el desempeo de su personal, y establece planes de incentivos para evitar rotacin de personal i) Peridicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados de stos obtienen, satisfacen los requerimientos de informacin predefinidos. j) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatizacin. Tcnicas: Participa en seminarios tcnicos de actualizacin, para conocer nuevos equipos y paquetes disponibles que ofrezcan a los usuarios ms ventajas operativas y de informacin. PUESTO: CONSULTOR DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS Descripcin Es responsable de asesorar tcnicamente a los usuarios para sistematizar sus requerimientos de informacin, ya sea optimizando los procedimientos de trabajo o por medio de equipos de cmputo para oficina.
Desarrollo de funciones De planeacin: a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos especficos de informacin para evaluar la utilidad que stos representan, tanto en calidad como en oportunidad. b) En conjunto con el usuario, analiza los volmenes de datos por procesar, para vislumbrar si se requiere la mecanizacin de stos y el tipo de equipo necesario, ya que puede ser slo la instrumentacin de procedimientos administrativos y equipo especial de oficina lo requerido para satisfacer las necesidades de informacin. c) En caso de que la solucin sea un computador de oficina, participa en coordinacin con el usuario para elaborar un plan de actividades conjuntas. De administracin: En conjunto con el usuario, administra el plan de actividades para cumplir con las fechas de compromiso. Tcnicas: a) Asesora tcnicamente al usuario para la elaboracin del manual de mtodos y procedimientos, cuando se trate del desarrollo de un sistema administrativo. b) Asesora tcnicamente al usuario en la implantacin de un sistema administrativo. c) Asesora tcnicamente al usuario para la elaboracin del manual de requerimientos de automatizacin. Esto es para cuando se use un computador para oficina. d) Presenta el manual de procedimientos de automatizacin al gerente de consultora tcnica, para tramitar la adquisicin de software y hardware a travs de la gerencia de desarrollo tcnico. e) Si es necesario desarrollar un sistema por la falta de un paquete de software que satisfaga los requerimientos de informacin, o porque resulte ms costeable, dar la asesora al usuario para el desarrollo del anlisis y diseo del sistema y su documentacin. f) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para conocer nuevos productos de hardware y software que existen en el mercado. PUESTO: CONSULTOR TECNICO Descripcin Es responsable de la puesta en marcha del hardware y el software para los usuarios con sistemas automatizados autnomos al computador central. Desarrollo de funciones De planeacin: Elabora el plan de trabajo para la instalacin de hardware y software requeridos De administracin:
a) Lleva registro de fallas en los paquetes de software contratados e instalados en los computadores propios de los usuarios, as como de las correcciones. b) Lleva registro de los paquetes instalados en las computadoras propios de los usuarios y proveedores de stos. Tcnicas: a) Coordina la instalacin de hardware y software en la fase de puesta en marcha b) Verifica que funcionen correctamente. c) Coordina la capacitacin tcnica para la autosuficiencia de los propios usuarios d) Asesora al usuario en la contratacin de su propio personal tcnico e) Asesora al personal tcnico propio del usuario cuando se trate del desarrollo y programacin de un sistema automatizado. f) Realiza visitas de auditoria tcnica cuando los sistemas ya estn en produccin. Asesora al personal tcnico propio del usuario cuando detecta deficiencias en la utilizacin del equipo de computo. g) Evala la autosuficiencia tcnica del personal propio del usuario y emite dictamen y sugerencias. h) Imparte seminarios de informtica a usuarios nuevos. GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO PUESTO: GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO Descripcin Es responsable de mantener en forma permanente la disponibilidad de hardware y software en condiciones para permitir la operatividad de las unidades usuarias que reciben el servicio, adems de cubrir a tiempo los calendarios de produccin de los sistemas liberados. Desarrollo de funciones De planeacin: a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas, estructura los planes de servicio requeridos por las unidades usuarias. b) En conjunto con la gerencia de desarrollo tcnico, establece los planes de instalacin, puesta en marcha y mantenimiento del hardware y software requeridos por los sistemas. c) Desarrolla los planos fsicos considerando dimensiones locales, ubicacin estratgica de equipo, seguridad de las instalaciones, configuraciones optimas de equipo e instalaciones fsicas de acondicionamiento ambiental. d) Lleva la planeacin de las cargas de trabajo, de manera que se pueda vislumbrar a tiempo la posible saturacin en cualquiera de los servicios de cmputo responsabilidad de l. De administracin: a) Establece las medidas de control y seguridad de acceso a las distintas reas restringidas. b) Participa en el desarrollo de metodologas de trabajo dirigidas a su rea de accin.
c) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos y regula las deficiencias detectadas. d) Se asegura que los mtodos de trabajo establecidos sean respetados y puestos en prctica. e) Establece mecanismos de medicin que le permitan detectar con tiempo desviaciones en los calendarios de servicio y establecer medidas correctivas. f) Lleva el control de facturacin para los servicios de mantenimiento de hardware, software e instalaciones diversas, canaliza las facturas para su autorizacin cuando los servicios son satisfactorios a plenitud. g) Vigila que el mantenimiento del hardware, software e instalaciones diversas renan los rasgos de calidad que le permitan dar un servicio continuo. h) Lleva registro sistemtico de fallas de hardware, software y sistemas de produccin, y emprende las acciones necesarias para su correccin. i) Evala peridicamente el nivel tcnico y administrativo de su personal y analiza si es congruente con el nivel de la tecnologa operada bajo su responsabilidad, asimismo establece los requerimientos de capacitacin necesarios y los solicita a la gerencia de desarrollo tcnico. j) Evala en forma peridica el desempeo de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotacin de personal. k) Peridicamente coordina juntas con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de desarrollo tcnico para evaluar si los niveles de servicio cubren las necesidades de informacin de las distintas unidades usuarias, o en su defecto, estructurar acciones conjuntas. Tcnicas: Participa en seminarios tcnicos de actualizacin que le permitan coordinar la explotacin ms efectiva de los recursos de hardware y software disponibles. PUESTO: JEFE DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS Descripcin Es responsable de vigilar el mantenimiento sistemtico del equipo de cmputo para lograr que el servicio sea congruente con los horarios establecidos. PUESTO: SUPERVISOR DE TURNO DE OPERACIN Descripcin Es responsable de la operacin del centro de computo y de cubrir los requerimientos especficos de servicio del turno al cual esta asignado. PUESTO: OPERADOR DE LA RED DE TELEPROCESO Descripcin Es responsable de mantener en lnea los servicios de la red en funcin de los horarios establecidos para cada tipo de servicio. PUESTO: OPERADOR DE COMPUTADORA Descripcin: Es responsable de mantener activos los servicios del computador central.
PUESTO: INGENIERIA Y SEGURIDAD DE INSTALACIONES DE EQUIPO Descripcin: Es la responsable de coordinar la instalacin, y cambios fsicos de equipo de cmputo, lneas de comunicacin y terminales garantizando que renan los requerimientos confiables de seguridad para evitar accidentes o fallas constantes Desarrollo de Actividades: a) Participa en la planeacin fsica de instalacin o cambio de equipo. b) Elabora el plan detallado para la instalacin, puesta en marcha, y cambio de equipo de cmputo, incluyendo la red de servicios en lnea. De administracin: a) Lleva la administracin de equipo instalado en relacin con las conexiones fsicas, tanto local como remoto. b) Mantiene el inventario actualizado de equipo instalado y localidades de ubicacin c) Mantiene identificado cada dispositivo para conocer su interrelacin conjunta. Tcnicas: a) Coordina la instalacin y cambios planteados de equipo, adems supervisa los niveles de seguridad. b) Supervisa que las instalaciones elctricas estn conectadas en ubicaciones no riesgosas y con las normas de calidad confiables. c) Supervisa que el equipo contra incendios sea el adecuado y est ubicado en lugares estratgicos, adems de que reciba el mantenimiento adecuado. d) Atiende reportes para corregir fallas mnimas de equipo e instalaciones. e) Coordina la instalacin de terminales nuevas. f) Coordina la reparacin de terminales daadas. PUESTO: AUXILIAR DE INSTALACIONES. Descripcin: Es responsable de cumplir con los planes de instalacin de cmputo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a cargo del rea de instalaciones. Tcnicas: a) Peridicamente realiza recorridos de observacin para verificar que las instalaciones de equipo de cmputo, aire acondicionado, energa elctrica, equipo de seguridad, equipo de comunicaciones, lneas y terminales se encuentren en estado satisfactorio. b) Realiza un diagnstico por cada recorrido y determina las acciones. PUESTO: JEFE DE OPERACIN DE SISTEMAS. Descripcin: Es el responsable de cubrir los calendarios de produccin de los sistemas liberados.
Funciones: a) Elabora el plan de produccin donde establece las cuotas de captura de datos diariamente. b) Elabora el plan de distribucin de resultados donde establece diariamente los horarios de entrega y destinatarios. c) Lleva registro de la entrega de resultados de cada usuario. PUESTO: SUPERVISOR DE CAPTURA DE DATOS. Descripcin: Es el responsable de cubrir las cuotas de captura de datos, de acuerdo con la planeacin establecida por el jefe de operacin de sistemas. Funciones: a) Elabora un plan diariamente de asignacin de trabajo de captura para garantizar su consecucin. b) Supervisa la calidad de asentamiento de datos en los documentos fuente, y levanta reportes en aquellos que le originan retrasos o errores de captura. c) Administra las cargas de trabajo hacia el personal de captura y lleva registro de la productividad individual para lograr un mejor aprovechamiento. PUESTO: CAPTURISTA DE DATOS. Descripcin: Es responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados por el supervisor. PUESTO: SUPERVISOR DE CONTROL DE PROCESOS. Descripcin: Es responsable de la operacin de los sistemas de produccin, de acuerdo con la planeacin establecida por el jefe de operacin de sistemas. PUESTO: OPERADOR DE SISTEMAS Descripcin Es responsable de operar cada sistema de acuerdo con la matriz de control. PUESTO: SUPERVISOR DE LA MESA DE CONTROL. Descripcin Es responsable del control de calidad, registro histrico de procesos y de la preparacin y distribucin de resultados a las distintas reas usuarias. PUESTO: CONTROL DE CALIDAD DE RESULTADOS Descripcin
Es responsable de verificar que los resultados de los procesos renan los niveles de calidad, orden, presentacin y veracidad. PUESTO: PREPARACIN Y DISTRIBUCION DE RESULTADOS Descripcin Es responsable de que los usuarios reciban en tiempo los resultados de cada sistema en operacin. PUESTO: JEFE DE SOPORTE TECNICO Descripcin Es responsable de la instalacin, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad continua del software requerido para la funcin del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas. PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA INSTALACIN DE SOFTWARE EN LINEA. Descripcin Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software especifico de soporte a los sistemas del servicio en lnea. PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS INSTALACION DE SOFTWARE LOCAL Descripcin Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del sistema operativo del computador y paquetes de apoyo en calidad de servicio local. PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE E INSTALACION DE SOFTWARE DE BASES DE DATOS Descripcin Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software para servicio del manejo de las bases de datos. PARA EL SOPORTE TECNICO E EL SOPORTE TECNICO E
GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO Descripcin Es responsable de mantener a la instalacin en un ambiente tecnolgico actualizado que satisfaga los requerimientos de informacin de la compaa a corto, mediano y largo plazo. Desarrollo de funciones
De planeacin: a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de consultora tcnica. Determina la planeacin de requerimientos tcnicos necesarios para cubrir los requerimientos de informacin de las unidades usuarias. b) Establece el plan maestro para investigacin de mercado con miras a adquirir el hardware y software con ms ventajas para satisfacer los requerimientos de informacin planteados. c) Determina el plan de negociacin con los diferentes proveedores d) En conjunto con el director de automatizacin. Determina el plan presupuestal, la adquisicin de bvedas o cajas de seguridad de datos de la compaa. e) En conjunto con el director de automatizacin, determina el plan presupuestal para los planes de capacitacin y contratacin de asesores externos. De administracin: a) Lleva control y registro de los gastos presupuestales y conceptos de los mismos. b) Realiza estudios peridicos del costo-beneficio de las inversiones c) Lleva registro del hardware y software contratado, en uso y descontinuado para vislumbrar la inversin global y las amortizaciones logradas. d) Lleva a cabo las negociaciones de adquisicin de hardware y software. e) Supervisa que el hardware y software contratados estn disponibles segn lo planeado f) Administra el pago de las rentas de hardware y software en funcin de las condiciones de adquisicin. g) Lleva registro del record de fallas y problemas ocasionados por hardware y software para negociar con los proveedores sustituciones necesarias, o en su defecto, indemnizaciones econmicas por interrupcin de servicio. h) Coordina los recursos de proveedores para lograr adquisiciones de hardware y software ms ventajosa en servicio y precio. i) Supervisa que el desarrollo tecnologico de la compaa se apegue a una estandarizacin de hardware y software. j) Administra la asignacin de trabajos para el personal a su cargo. k) Prepara informes de compromisos adquiridos, avances, logros presupuestales, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatizacin. Tcnicas: Asiste con regularidad a presentaciones de hardware y software nuevo en el mercado por considerarlo de importancia para la compaa.
PUESTO: ADMINISTRACIN Y SEGURIDAD DE ARCHIVOS Y BASES DE DATOS Descripcin Es responsable de mantener la integridad y el resguardo de los archivos crticos de la compaa.
Desarrollo de funciones De planeacin:
a) Elabora el plan detallado para determinar el nivel de resguardo que le

corresponde a cada archivo. b) Elabora el plan de depuracin y caducidad de archivos obsoletos. c) Participa en la planeacin de la administracin de las bases de datos. De administracin:
a) Lleva el control de resguardo de archivos locales en bveda fuera de

sitio. b) Establece las polticas de seguridad, acceso a los lugares donde se encuentran resguardados los archivos locales fuera de sitio. c) Lleva control de respaldo de archivos locales y en bveda fuera de sitio. d) Lleva registro de los movimientos de afectacin de las bases de datos y verifica la integridad. e) Lleva registro de utilizacin de espacio en disco y uso de volmenes de cinta para evitar saturaciones que pudieran retrasar procesos en produccin. f) Establece los estndares de identificacin externa e interna para volmenes de disco y cintas magnticas. g) En caso de perdida o destruccin de archivos crticos, supervisa su correcta recuperacin y coordina a las distintas reas para asegurar la validez de los datos. Tcnicas: Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para conocer herramientas de software que garanticen mayor seguridad a los datos y evala su adquisicin. PUESTO: DESARROLLO DE MTODOS DE TRABAJO, AUDITORA TCNICA Y SEGUIMIENTO DE FALLAS Y PROBLEMAS. Descripcin Es responsable de que las actividades de todas las reas de la direccin de automatizacin estn reguladas por mtodos de trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad. Desarrollo de funciones De planeacin: Elabora los planes de auditoria para evaluar el desarrollo de actividades por rea, y se asegura de que los mtodos de trabajo se respeten y sean funcionales. PUESTO: EVALUACION DE HARDWARE Y SOFTWARE Y MEDICIN DE NIVELES DE SERVICIO. Descripcin Es responsable de la adquisicin de hardware y software requerido por la instalacin cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnologa y volmenes de datos por procesar
PUESTO: PLANEACIN Y CONTROL DE CAPACITACIN TECNICA. Descripcin Es el responsable de estructurar los planes de capacitacin en funcin de las necesidades requeridas por cada rea, para mantener un nivel de conocimientos congruentes con la tecnologa adquirida por la instalacin.
IV INSTALACION DE SALAS INFORMATICAS
Unidad IV
4.1 CONDICIONES CONSTRUCTIVAS GUIA DE PREPARACION FISICA PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE UN CENTRO DE COMPUTO Esta gua de preparacin fsica, bsicamente esta enfocada para empresas medianas con Microprocesadores en su centro de computo, aunque la informacin del contenido es estandarizada con las normas, requerimientos y sugerencias tanto para Macro computadoras. Como primer punto tenemos la designacin del edificio, rea y espacio lo cual es de suma importancia para evitar peligros por razones naturales, vecinos altamente contaminantes, facilidades de servicios pblicos etc. Otro factor considerado es la energa elctrica y tierra fsica, fundamental para el buen funcionamiento de los equipos la polarizacin de los contactos, acondicionar la corriente para evitar que la variacin de voltaje degrade los componentes electrnicos o se quemen los equipos por picos de alto voltaje, la proteccin en la continuidad de la operacin con el uso de la fuente interrumpida de energa, etc. As como el personal requiere de un agradable clima ambiental para trabajar adecuadamente, los equipos de Computo, comunicaciones, unidades magnetices y adems perifricos requieren de Aire acondicionado y Humedad controlada y constante para sus optimas condiciones de funcionamiento. La iluminacin y acstica son factores que provee una mayor eficiencia y una operacin confortable en el centro de computo. Algunas de las ventajas de construir Piso Falso en el centro de computo son: La facilidad de distribuir el aire acondicionado como cmara plena para enfriamiento de los equipos, ocultar los Ductos y cableado de instalacin elctrica, distribuir el cableado de seal de datos y telefona, as como facilidad para cambios de distribucin de los equipos y mantenimiento de los mismos. En un centro de computo donde existe gran variedad de cable necesarios para el funcionamiento y comunicacin de los procesadores con sus equipos perifricos, se requiere de los Ductos y cableado de seal de acuerdo a sus necesidades actuales y futuras, por lo que en esta gua se muestran algunas caractersticas, tipos y clasificacin de los mismos. La Seguridad del centro de computo tiene como objetivo establecer las medidas necesarias para asegurar la integridad de la informacin y el personal que labora, as como la continuidad de la operacin de los equipos. II.- EDIFICIO, AREA Y ESPACIO EDIFICIO Es trascendental la ubicacin del edificio y su construccin misma para la operacin eficiente del centro de computo y como primer medida, debe considerarse si se trata de un edificio nuevo de construir o uno ya existente a adecuarse, para ello se mencionan los siguientes puntos: a) Realizar un estudio de la zona a fin de evitar estar expuestos al peligro por sismos, contaminacin, incendio, explosin, inundacin, radiaciones, interferencia de radar, vandalismo, disturbios sociales, as como riesgos
b) c) d) e) f) g) h) i)
provocados por las industrias cercanas y todo lo que puede ocasionar problemas con el equipo de procesamiento de datos. Seleccionar la parte ms segura dentro del edificio para el centro de computo y contar con facilidades de energa elctrica, acometidas telefnicas, aire acondicionado etc. Cuando el acceso al centro de computo deba efectuarse a travs de otros departamentos, ser necesario prever el paso de las maquinas a travs de diferentes puertas, ventanas, pasillos, montacargas, etc., se debe definir claramente las rutas de acceso del personal para la carga de documentos, respaldos en unidades magnticas, elaboracin de reportes, etc. la construccin del piso debe soportar el peso de los equipos que sern instalados. La puerta de acceso al centro de computo debe tener 95cm. de ancho mnimo y abrir hacia fuera. Se deben de usar materiales de construccin no combustibles y resistentes al fuego. Recubrir las paredes con pintura lavable, con el objeto de que no se desprenda polvo y sea fcil su limpieza. Construir el mnimo de ventanas exteriores (o ninguna) a fin de evitar interferencias.
AREA Y ESPACIO Se recomienda que el rea del centro de computo existan separadores de aluminio y cristal o cuartos independientes para la instalacin de todo el equipo y debemos considerar lo siguiente: a) La configuracin definitiva del sistema a instalar: el procesado, impresoras, estaciones de trabajo, mdems, multiplexores y adems perifricos. b) Para hacer una distribucin adecuada se deber poseer un plano del local elegido en escala 1:50 sobre el que se ubicaran las plantillas de los equipos cuidando sus reas de servicio y pruebas (espacio adicional al rea del equipo para su mantenimiento). c) Es necesario plantear la secuencia de conexin de los equipos para los direccionamientos de los mismos. d) Se recomienda la ubicacin de la consola del sistema como mximo a 6 metros de distancia del rack del procesador y que sea visible el panel de control del mismo. e) Por el polvo que desprenden las impresoras y el ruido que hacen al imprimir, se deben instalar en un cuarto independiente junto con una estacin de trabajo a un metro de distancia de la impresora del sistema par facilitar el suministro de los deportes. f) Se debe tener en cuenta el espacio a ocupar del equipo adicional como son: Comunicaciones, modems, telfonos, nobreak, un archivo mnimo, cintas de respaldo, una mesa de trabajo, mueble par manuales y papelera, adems del espacio para futuro crecimiento.
4.2 INSTALACIONES ELCTRICAS Y CLIMA ARTIFICIAL 2
III.- ENERGIA ELECTRICA Y TIERRA FISICA INSTALACION ELECTRICA La instalacin elctrica es un factor fundamental para la operacin y seguridad de los equipos en el que se debe completar el consumo total de corriente, el calibre de los cables, la distribucin efectiva de contactos, el balanceo de las cargas elctricas y una buena tierra fsica. Una mala instalacin provocara fallas frecuentes, cortos circuitos y hasta que se quemen los equipos. La instalacin elctrica para el rea de sistemas debe ser un circuito exclusivo tomado de la subestacin o cometida de la C. F. E. usando cables de un solo tramo, sin amarres o conexiones intermedias. Para l calculo de lnea se debe tomar un factor de seguridad de 100% en el calibre de los conductores para una cada mxima de voltaje de 2%. Se debe construir una tierra fsica exclusiva para esta rea, la cual se conecte a travs de un cable con cubierta aislante al centro de carga del rea de computo. CONSTRUCCION DE LA TIERRA FISICA 1. S deber elegir un jardn o lugar en donde exista humedad, en caso contrario es necesario colocar un ducto que aflore a la superficie para poder humedecer el fondo. 2. Hacer un pozo de 3 metros de profundidad y 70 centmetros de dimetro. 3. En el fondo se debe colocar una capa de 40 cm. De carbn mineral sobre la cual descansara una varilla copperwel. 4. Encima del carbn se deber agregar una capa de sal mineral de 5cm. Y otra de padecera de aluminio y cobre de 40 cm. Cubrindose despus con tierra hasta superficie. a) El tablero principal para el equipo del computador se debe proveer trifsico y con doble bus de tierra, (5 hilos), uno par el neutro elctrico y otro para proveer tierra fsica a las maquinas. Como una medida de seguridad deber instalarse en un lugar prximo a la puerta un control para cortar la energa a todo el equipo de computo en cualquier situacin de emergencia (EMERGENCY POWER OFF). El espacio prximo al control de interruptores debe permanecer libre de obstculos para su fcil operacin. b) Se deber tener tantos circuitos como maquinas estn indicadas que deben llevar conectivo, esto es: la unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de discos, cintas comunicaciones, pantallas, etc., la proteccin de estos circuitos debe ser interruptor termomagnetico. Se deben tener circuitos extras para cubrir ampliaciones con las caractersticas de los circuitos trifsicos y monofsicos. Todos los conductores electrnicos hacia el centro de carga de la sala deben instalarse bajo tubera metlica rgida y de dimetro adecuado, debidamente conectadas a tierra. Los circuitos de la unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de discos, cintas, comunicaciones, se debe rematar con conectores tipo industrial a prueba de agua y explosin Rusell & Stoll o equivalente. c) Al efectuarse los clculos de la instalacin elctrica al tablero del equipo, los conductores, reguladores de tensin, interruptores termomagneticos, etc., se deben calcular teniendo en cuenta la corriente de arranque de cada maquina, la cual generalmente es superior a la nominal. Dicha corriente de arranque debe
ser manejada sin inconvenientes, por todos los elementos constructivos de la instalacin. Se debe considerar una expansin del 50% como mnimo.
LNEA ELCTRICA INDEPENDIENTE PARA SERVICIOS El uso de herramientas elctricas para la limpieza o cualquier otro trabajo (aspiradora, taladro, pulidora, etc.) dentro del rea de computo o en sus proximidades, implica las necesidades de que estas sean utilizadas conectndolas en una lnea elctrica que no sea utilizada por las maquinas componentes del sistema, par evitar las perturbaciones electromagnticas que pudieran producir, las cuales afectan el trabajo que realiza el computador. PLACA CONTRA TRANSIENTES ELECTRONICOS En construcciones nueva de los locales para centros de computo, es necesario provee una placa de aluminio de 1 metro cuadrado, ahogada en concreto, debajo del piso falso y frente del tablero principal de distribucin electrnico a las diferentes maquinas del sistema. Estas placas debern unirse electrnicamente al tablero de distribucin elctrico, de modo que forme una capacidad contra el plano de tierra de piso falso. La lnea de conexin entre la placa contra TRANSIENTES con el tablero de distribucin, no debe exceder del 1.5 metro de largo. REGULADOR DE VOLTAJE Es indispensable la instalacin de un regulador de voltaje para asegurar que no existan variaciones mayores al +- 10% sobre el valor nominal especificado, que de alta confiabilidad, proteccin total de la carga y rechace el ruido elctrico proveniente de la lnea comercial contaminada por motores, hornos, etc., este deber soportar la corriente de arranque con baja cada de tensin y estar calculado para necesidades del sistema y la ampliacin futura que se estime necesaria. La regulacin debe ser rpida efectuando la correccin para cualquier variacin de voltaje o de carga entre 1 y 6 ciclos. Las variaciones que soportan los equipos son los siguientes:
Tolerancia de voltaje de
Tolerancia frecuencia
115 volts + 10% -10% 60Hz + - Hz

Se requiere instalar un arrancador electromagntico con estacin de botones, para proteger los equipos que no estn soportados por el UPS, el cual abastezca elctricamente como mnimo al equipo procesador, la impresora del sistema y la consola del sistema. El uso de una fuente interrumpida de energa evita fallas en los sistemas de computo entregando una tensin. a) De amplitud y frecuencia controlada. b) Sin picos ni ciclos faltantes.
208 vols + 6% - (%
c) En fase y redundante con la lnea externa, independiente del comportamiento de la red comercial. El USP en condiciones normales de energa comercial funciona como un regulador de voltaje, y en una baja o corte de energa, entra la carga de las bateras de modo sincronizado que le es transparente al funcionamiento de los equipos. Una vez restablecida la energa, las bateras se recargan automticamente. IV.- ESTATICA Una de las fallas ms difciles de detectar en los equipos son ocasionadas por la electricidad esttica producida por la friccin entre dos materiales diferentes y la consiguiente descarga de este potencial. Los materiales que son ms propensos a producir esttica son aquellos que estn hechos de resina, plsticos, fibras sintticas. El simple hecho de arrastrar una silla sobre el piso nos ocasionara que tanto la silla como la porcin del piso sobre el que se arrastro queden cargados de electricidad esttica. Si aquella silla o esta persona son aproximadas a una mesa metlica conectadas a tierra como los equipos de computo, ocasionara que se produzca una descarga que puede ser o no sensible a una persona, pero si ser sensible a los equipos de computo. Para reducir el tamao al mnimo la esttica, se recomienda las siguientes medidas: a) Conectar a tierra fsica tanto el piso falso como todos los equipos existentes. b) El cable para la tierra fsica deber ser recubierto y del mismo calibre que el de las fases y el neutro. c) La humedad relativa deber estar entre 45%+-5% para que las cargas estticas sean menos frecuentes. d) Se recomienda usar cera antiesttica en el piso. e) Si existieran sillas con ruedas, se recomienda que estas sean metlicas. ILUMINACION Es muy importante contar con buena iluminacin en todo el rea, que facilite la operacin de los equipos y para el mantenimiento de los mismos. Si es posible, se deben instalar todas las estaciones de trabajo alineadas en paralelo, de tal forma que las lamparas en el techo queden directos a los costados de las pantallas. Para evitar la fatiga de la vista es necesario instalar lamparas fluorescentes blancas compatibles con la luz del da y pintar la oficina con colores tenues y el techo blanco para activar la reflexin. Debe evitarse que lleguen los rayos directos del sol, para observar con claridad las distintas luces y seales de la consola y tableros indicadores de los equipos. El nivel de iluminacin corresponde a 40 watts por metro cuadrado de superficie de saln, usando lamparas fluorescentes. ACUSTICA El total del nivel de ruido en el centro de computo, es acumulado por todos los ruidos del saln es afectado por los arranques fsicos de los motores de los equipos y los movimientos en la operacin. Para proveer una mayor eficiencia y una
operacin confortable, se recomienda aplicar material acstico en paredes y techos del saln, como con texturas basndose en tirol o recubrimientos de enjarres. VII.- PISO FALSO El piso falso de la facilidad de distribuir el aire acondicionado de una manera mas eficiente para el enfriamiento de los equipos, ocultar el cableado de instalacin elctrica y distribuir el cableado de seal a las necesidades requeridas as como sus cambios de posicin y mantenimientos. Se pueden mencionar algunas de las ventajas al usar el piso falso: a) Permite un espacio entre el piso real y el piso falso, que se pueden usar como cmara plena para el aire acondicionado, facilita la distribucin y salida del mismo donde se requiere. b) Proveer una superficie uniforme y plana que cubra todos los cables de seal de interconexin, cajas, cables y boas de alimentacin de energa elctrica, lneas telefnicas y de comunicaciones, etc. c) Permite cambios de distribucin de los equipos o aplicaciones de los mismos con el mnimo de tiempo y costo. d) Es construido por paneles antiestticos por una densa barrera termoacstica, envuelto con lamina electrogalvanizada, proporcionando solidez para un soporte de cargas optimo resistente a la humedad y al fuego. e) La base guarda uniformidad estructural para soportar cargas distribuidas en un rea mnima de 40cm cuadrados. f) Los pisos falsos metlicos, presentan la facilidad de ser conectados a tierra en diferentes puntos, lo cual ayuda a descargar la esttica que se produce en las superficies.
El piso falso debe ser de mdulos intercambiables de 61*61cm. Y pueden ser construidos de acero, aluminio, hierro, etc. en el caso de los pisos de madera, la parte inferior de las losas deber quedar cubierta por lamina metlica, de tal forma que al descansar sobre los pedestales la placa haga contacto fsico y forme un plano de tierra elevado, que facilite la descarga electrosttica. Esto implica que los pedestales debern ser conectados a tierra, lo cual se comprobara previamente a la instalacin de sistema. La carga de algunos equipos en sus puntos de apoyo puede ser de hasta 455 kg. (1000 lbs.), por lo que el piso falso debe ser capaz de soportar cargas concentradas de 455 kg. En cualquier punto con mxima deflexion de 2mm. Si el espacio entre el piso real y el piso falso se usa como cmara plena, es necesario que tanto el firme del piso como las paredes que limitan la cmara no desprendan polvo en absoluto y sean tratadas, deber estar sellada lo mas hermticamente posible, para evitar fugas de aire o para evitar que el polvo y basura. Es necesario un escaln o rampa de acceso al centro de computo para igualar los niveles de piso, por seguridad el escaln o rampa deber ser del mismo material del piso falso y estar recubierta con hule estriado perpendicular a la direccin de circulacin o acceso, y en caso de la rampa tener una elevacin menor de 12. VII.- DUCTOS Y CABLEADO DE SEAL En un centro de cmputo donde existe gran variedad de cables necesarios para el funcionamiento y comunicacin de los procesadores con sus equipos perifricos,
tanto por seguridad como por cuidar los acabados en la decoracin interior, los Ductos son un factor de gran importancia para ocultar los cables de seal. An contando con piso falso en el centro de cmputo, se deben distribuir los cables a travs de canaletas o Ductos especiales para cables, los cuales reducen los costos de instalacin dando una apariencia ordenada y facilidad para el mantenimiento. Existen varios tipos de Ductos como son: PVC el cual es igual para la canalizacin aparente, METALICOS, NORYL, POLYCARBONATO,etc., (los ltimos dos soportan temperaturas arriba de los 125 C). El sistema modular de cableado de comunicacin permite conducir cables para voz, datos, vdeo, fibra ptica y electricidad en canales independientes y cuenta con toda la gama de conectivos RJ11, RJ45, F, TWINAX, BNC, TOKEN- RING, RCA, etc. tanto en PLUG, JACK, ADAPTADOR O RECEPTACULO. Nunca deber conducir seal y electricidad por la misma tubera o ducto. CABLE COAXIAL El tipo de cable para la conduccin de seal ms comn es el coaxial o twinaxial, aunque ha sido rpidamente desplazado por el par trenzado (Twisted Pair) sobre todo en los edificios nuevos o nuevos sistemas de cableados. El cable coaxial provee un alto rango de inmunidad a las interferencias electromagnticas y de radiofrecuencia, lo cual es de suma importancia en lugares contaminados o zonas con interferencias, tambin alcanza distancias ms grandes para la transmisin de seal en comparacin con el par trenzado (Twisted Pair). CABLE PAR TRENZADO (TWISTED PAIR) Hoy en da el sistema de cableado estructurado ha dado las facilidades de convertir un departamento, rea o edificio en inteligente, donde cada oficina cuente con los servicios de seal que necesite utilizando el cableado de par trenzado (Twisted Pair). Este cableado estructurado consiste en un sistema de distribuidores donde en uno le llegan las seales de voz, datos o vdeo de los equipos o procesadores y en el otro distribuidor es la concentracin de todos los cables que llegan de las oficinas y en este se realiza el patcheo de la seal o servicios requeridos. CLASIFICACION DE CABLE TWISTED- PAIR
REFERENCIA APLICACIONES EIA/TIA categora 1 Voz digital Voz analgica EIA/TIA Categora 2 Voz digital, analgica IBM 3270 IBM S/3X IBM AS/400 ISDN (datos) 1.44 Mbps EIA/TIA Categora 3 TOKEN- RING 4 Mbps
NEMA 100- 24 STD IBM 3270, 3X, AS/400 ISDN Voz digital, analgica 10BASE- T EIA/TIA Categora 4 TOKEN- RING 16 Mbps NEMA 100-24-LL 10BASE-T IBM 3270, 3X, AS/400 ISDN Voz digital, analgica EIA/TIA Categora 5 Token- Ring 16 Mbps NEMA 100-24-F 10BASE-T DDI 100 Mbps IBM 2370, 3X, AS/400 Voz digital, analgica 4.4 SEGURIDAD LGICA Y FSICA IX.- SEGURIDAD La seguridad es factor de suma importancia al plantear la instalacin fsica de un centro de computo. Esta consideracin se refleja en la eleccin de las normas a considerar para la ubicacin del procesador, materiales utilizados para su construccin, equipo de detectores y proteccin contra incendios, sistema de aire acondicionado, instalacin elctrica, sistema de control de acceso y el entrenamiento al personal y operaciones. 1. SITUACION DEL AREA DEL PROCESADOR. a) El rea de los procesadores no debe situarse encima. Debajo o adyacente reas donde se procesen, fabriquen o almacenen materiales inflamables, explosivos, gases txicos, etc. b) No debe existir material combustible en el techo, paredes o piso y debe ser resistente al fuego (mnimo una hora). c) Todas las canalizaciones, Ductos y materiales aislantes, deben ser no combustibles y que desprendan polvo. 2. ALMACENAMIENTO DE INFORMACION. a) Cualquier informacin almacenada en centro de proceso, como listados, disquetes, cintas, etc., debe estar guardados en gavetas metlicas o resistentes al fuego.
b) La cintoteca deber estar construida con un rango de resistencia al fuego de por lo menos dos horas y debe ser utilizada solo para este fin. c) Se deber contar con un lugar seguro e independiente del centro de proceso para custodiar los dispositivos magnticos de respaldo, ya sea en bvedas o en cajas fuertes, de preferencia en otro edificio. 3. EQUIPOS CONTRA INCENDIOS. a) La mejor prevencin contra incendios consiste en emplear materiales no combustibles o en su defecto, tratarlos con pinturas, impregnaciones u otros que impidan o retarden su inflamacin. b) Debe instalarse un sistema de deteccin de humo e incendio distribuido por toda el rea, tanto debajo del piso falso, o en las salidas de aire acondicionado, en el falso plafn como las visibles en el techo. Este sistema de deteccin debe activar una alarma, la que avisara al personal para efectuarse el plan de contingencia ya establecido. c) Deben emplearse suficientes extintores porttiles de bixido de carbono. Este es el agente recomendado para el equipo elctrico (fuego clase C). La ubicacin de los extinguidores debe estar marcada en el techo y ser accesible a las personas que trabajan en el rea. Adems, deben poder ser retirados con facilidad en caso de necesidad. d) Es aconsejable colocar una boca de agua con manguera a una distancia efectiva del centro de proceso, como agente extintor secundario para escritores, sillas, muebles, etc. es (fuego clase A). 4. LUCES DE EMERGENCIA. Se recomienda uso de luces de emergencia alimentadas del UPS (Uninterruptible Power Supply) o con bateras, que automticamente se encienden ante una falla de energa elctrica comercial. 5. SEGURIDAD DEL PERSONAL. a) El centro de computo debe estar construido y amueblado de manera que no se presenten lugares de peligro para el personal, como son: puertas enteras de vidrio sin indicadores en el mismo, lamparas de vidrio sin una proteccin adecuada, etc. b) Las salidas deben estar claramente marcadas y los pasillos del saln que los conducen, deben permanecer sin obstrucciones. c) Las reas de servicios recomendadas para todos los sistemas y equipos auxiliares deben ser siempre respetadas. d) Controles de acceso varia segn las distintas horas del da. Es importante asegurar que los controles durante la noche sea tan estrictos como durante el da. Los controles durante los descansos y cambios de turno son de especial importancia. e) Vigilar el acceso de terceras personas como pueden ser ingenieros de aire acondicionado y de computacin, los visitantes y el personal de limpieza estos deben ser identificados plenamente y controlados y vigilados en sus actividades durante el acceso.
6. SEGURIDAD CONTRA INUNDACIONES. a) Si el centro de cmputo en la planta baja o en el stano, es importante que se considere y elimine cualquier posibilidad de inundacin. b) Eleve 20cm. Su piso normal y verifique que el rea y sus alrededores haya buen sistema de drenaje y que este funcione adecuadamente. 7. SEGURIDAD PARA EL ACCESO AL CENTRO DE CMPUTO a) El centro de computo debe tener una sola entrada par controlar el acceso a la instalacin. Las puertas adicionales para salida de emergencia solo podrn ser abiertas desde adentro y debern estar siempre cerradas. b) Dependiendo de factores tales como el edificio en donde esta instalado el centro de computo albergue otras funciones, es primordial el hecho de evitar el libre acceso a reas restringidas. La identificacin de las personas deber ser total, antes de permitirles el paso hacia reas mas criticas. c) Excepto para el personal de servicio, no se debe permitir que cualquier visitante tenga acceso al centro de computo o sus alrededores. Si esto es requerido o necesario, dicho visitante deber ser acompaado por el personal responsable autorizado o de vigilancia durante su permanencia en el rea. d) El acceso puede ser mejor controlado por medio de cerraduras electromagnticas operadas a control remoto, previa identificacin a la persona. Existen cerraduras elctricas que se pueden abrir con tarjetas magnticas programables o tableros de control con password (clave de acceso), cuya clave puede ser cambiada peridicamente y es posible registrar automticamente las entradas, intentos de violacin e inferior cuando se esta haciendo mal uso de una clave confidencial. e) Tambin existen dispositivos de monitoreo basado en cmaras de T.V. En circuito cerrado, de modo que una persona de vigilancia pueda estar checando simultneamente todas aquellas reas que son de fcil acceso desde el exterior del edificio y poder notificar oportunamente al vigilante ms cercano sobre lo que considera sospechoso y que es necesario interceptar. f) La vigilancia personal es de los mejores medios de seguridad por lo que el personal deber ser instruido para que vigile a cualquier persona que no conozca y que se encuentre dentro de la instalacin y que en adiccin sepa que no esta autorizada para permanecer ah. Cuando menos una persona de cada turno deber ser designada como responsables de la seguridad interna. 8. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Es muy importante saber las condiciones de operacin de los equipos y prevenir riesgos y efectos de problemas que puedan afectar la operacin de los mismos, por lo que se recomienda que peridicamente se elaboren los calendarios y se realice el mantenimiento preventivo oportunamente. Se recomienda contar con una pliza de mantenimiento de servicio de algn proveedor o con personal altamente capacitado para la realizacin del mantenimiento preventivo.
a) Se deber revisar las especificaciones en el manual de operacin de cada equipo. b) Para los procesadores de datos s debern checar: los errores del disco duro, cambiar los filtros de aire o en su defecto lavarlos, revisar la configuracin del rack, limpiar las cabezas lectoras de las unidades de cintas diskette y cartucho, revisar cables flojos, remover y aspirar el polvo que pueda tener, revisar puertas abiertas etc. c) Para las impresoras y dems perifricos revisar las bandas, engranes rodillos, tractores, motores, etc., se debern cambiar partes muy gastadas. d) Para el piso falso y plafones, se debern mantener aspirados y limpios sobre todo si se usan como cmara plena de aire acondicionado para que no suelte polvo para los equipos. e) El aire acondicionado por sus condiciones de uso que es exclusivo para el centro de computo y su funcionamiento es de las 24:00 hrs. del da todo el ao, se requieren de un mantenimiento preventivo del compresor filtros de aire d la manejadora, etc. f) Los detectores de humo e incendio probarlos para que activen el sistema de alarmas y estn en condiciones de operacin para cuando se requiera. g) La instalacin elctrica, UPSs y reguladores checar que proporcionen los voltajes correctos, cables flojos o de falso contacto, interruptores, etc. 4.5 ERGONOMA APLICADA A LOS PROCESOS INFORMTICOS INTRODUCCIN A LA ERGONOMA La ergonoma es el estudio del rendimiento y el bienestar humano con relacin al trabajo, el equipamiento, las herramientas y el entorno. La ergonoma determina cmo afecta a las personas la interaccin con computadoras, la utilizacin de mtodos de trabajo especficos y el trabajo en diversos ambientes. Personalizar su entorno de manera que sea cmodo para su situacin de trabajo aumenta su bienestar fsico y mental. Aplicar principios ergonmicos adecuados ayudar a que su oficina sea ms cmoda. Adems de mejorar la disposicin de su rea de trabajo, es importante tener en cuenta su forma de vida. Una alimentacin sana, el ejercicio y el descanso le ayudarn a mejorar su salud y comodidad. INFORMACIN IMPORTANTE ACERCA DE LA ERGONOMA Hay estudios que sugieren que los movimientos repetitivos realizados durante perodos prolongados, unidos a un entorno de trabajo inadecuado y hbitos de trabajo incorrectos pueden estar relacionados con cierto tipo de molestias o daos fsicos. Entre ellos se incluye el sndrome de tnel del carpo (STC), tendinitis, tenosinovitis y tendinitis de Quervain. Existen mtodos por los cuales no slo pueden ayudarle a reducir al mnimo las posibilidades de sufrir una de estas patologas, sino que tambin le ayudarn a trabajar de manera ms cmoda y eficaz frente a una computadora. Es importante
asegurarse de que la silla, la superficie de trabajo y el dispositivo sealador se encuentran en las posiciones correctas. Adems, debe tomarse descansos frecuentes para evitar estar sentado en la misma posicin durante perodos de tiempo prolongados. ORGANIZAR SU ESPACIO DE TRABAJO Organice su rea de trabajo de forma que sea tranquila y cmoda, con buena iluminacin y muebles adecuados a la forma y tamao de su cuerpo. Sugerencias Sitar el espacio de trabajo lejos de reas con mucho trfico. Evitar los lugares ruidosos. Mantener el rea que se encuentra bajo su escritorio sin cables ni otros elementos para que se pueda sentar cmodamente sin torcerse. No colocar el monitor delante de una ventana; en vez de esto, sitelo en ngulo recto con la ventana y utilizar persianas para reducir el brillo.
ORGANIZAR SU ESCRITORIO Y ESTANTERAS Organizar el espacio del escritorio y las estanteras cercanas de forma que trabaje con la mxima comodidad. Sugerencias Dividir el escritorio en tres zonas. Zona 1 Principal 2 Secundaria 3 Referencia Situacin Entre el codo y la mano Al alcance de la mano Uso
Elementos ms utilizados Elementos que se usen a menudo Ms all del alcance de la Otros materiales mano
Disponga los materiales de referencia de forma que estn al alcance de la mano Coloque los libros y otros materiales en las estanteras entre la altura del hombro y la rodilla. Evite tener que estirar los brazos y torcerse cuando tome objetos de los estantes.
AJUSTAR EL MONITOR DE SU PC PARA MAYOR COMODIDAD Utilice la iluminacin adecuada y ajuste correctamente la pantalla de su PC y el material de trabajo de forma que le ayude a reducir el cansancio ocular y la fatiga. Sugerencias Site el monitor al nivel de sus ojos; un poco ms abajo si utiliza lentes bifocales. Coloque la pantalla a una distancia de 45 a 75 cm de sus ojos. Disponga sus notas junto a la pantalla a la altura del monitor. Incline el monitor hacia abajo para evitar el reflejo de las luces del techo. Mantenga limpia la pantalla. Utilice colores de pantalla naturales y de alto contraste.
UTILIZAR CMODAMENTE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADA Puede lograr una mayor comodidad mientras utiliza el teclado, Mouse (ratn) u otro dispositivo de entrada de datos de varias formas. Sugerencias Utilice mtodos abreviados Aprender todo lo que se pueda acerca de sus programas de software para ayudar a reducir las pulsaciones de teclado y ser ms eficaz al usar su PC. Utilizar un Mouse u otro dispositivo de entrada de datos puede proporcionar un descanso necesario del uso del teclado. Utilizar una ligera presin
Presionar las teclas y sostenga el dispositivo de entrada de datos con suavidad. Evitar estirar los brazos innecesariamente Mantener el Mouse u otro dispositivo de entrada de datos cerca del teclado para minimizar el movimiento del hombro. Si se utiliza el Mouse u otro dispositivo distinto del teclado, colquelo delante de usted con el teclado ligeramente a un lado. Utilizar un soporte para muecas cuando no est escribiendo Intentar descansar las palmas de las manos y muecas slo cuando no est utilizando el teclado, pero no las deje descansar en el borde de la mesa. Si su teclado tiene un soporte para palmas integrado, como sucede con Microsoft Natural Keyboard, mueva el teclado hacia delante lo suficiente para que las palmas puedan descansar en ese soporte. SU PC Y EL CANSANCIO CORPORAL Algunas personas que utilizan equipos informticos experimentan molestias como dolor de espalda, rigidez de cuello y hombros, sensibilidad en las manos o cansancio en las piernas. Gran parte de estas molestias pueden evitarse, ya que estos sntomas se producen a menudo por forzar al cuerpo ms all de sus lmites naturales. Sugerencias Cambiar la postura Cambiar la postura reduce la fatiga muscular. Disponga de un buen apoyo en la espalda y conservar las muecas rectas. Evitar las posturas extraas o torcidas, as como estirar los brazos con frecuencia. Utilizar una presin suave cuando escriba o utilice el mouse (ratn) o la bola de seguimiento. Utilizar soportes para los pies y las piernas Asegrarse de que sus pies tengan un buen soporte, ya sea en el suelo o en un apoyo. Quiz necesite un apoyo si se eleva su silla para mantener sus muecas en una posicin recta. No dejar que el borde de la silla presione la parte posterior de sus rodillas. Alternar las tareas Realizar una variedad de tareas a lo largo del da, alternando varios tipos. Con ello le dar al cuerpo la oportunidad de recuperarse a la vez que contina siendo productivo. Hacer pausas regulares a lo largo del da Para reducir la fatiga, tmar descansos cortos (de 30 segundos a dos minutos) entre tareas a lo largo del da. Durante los descansos, realizar ejercicios sencillos y respire profundamente para ayudar a su cuerpo a eliminar los efectos del cansancio. Posicin de la espalda y los hombros
Tanto si trabaja de pie como sentado, intentar reducir al mnimo las posturas extraas, los ejercicios forzados y los movimientos que puedan producir incomodidad. Sugerencias Cuando est de pie Asegrese de cambiar la postura con frecuencia. Sitese sobre una alfombrilla anti-fatiga para reducir el cansancio.
Cuando se trabaje sentado La silla debe sostener la parte inferior de su espalda. Ajuste la altura de la silla de manera que el respaldo est en contacto con la parte ms curva de su espalda (utilizar un cojn si fuera necesario.) Ajuste los brazos de la silla (si los hubiera) de manera que no tenga que elevar los hombros ni encogerse en la silla para usarlos cmodamente.
Utilizar un soporte para los pies, si fuera necesario, para reducir el cansancio en las piernas. Posicin de las manos, las muecas y los brazos Mantener sus manos, muecas y brazos en una posicin neutra mientras trabaja para lograr ms comodidad. Sugerencias Asegurarse de que la parte superior de sus brazos descanse naturalmente a ambos lados, de manera que los hombros no estn encogidos. Eleve su silla o baje la mesa segn sea necesario. Colocar las manos por encima del teclado, formando con los codos ngulos de 90 grados. Extender las manos en lnea recta desde el antebrazo, manteniendo rectas las muecas. Doblar ligeramente los dedos.
EJERCICIOS CORPORALES Durante las pausas, pruebe los ejercicios siguientes que le ayudarn a sentirse descansado. No realice ningn ejercicio que le haga sentir incmodo o le produzca tensin.
Sugerencias Respiracin profunda Alivia la tensin muscular. Masaje en las manos y en los dedos Reduce los calambres o la rigidez y calienta las manos. Estiramientos Haga ejercicio con toda la parte superior de su cuerpo. Junte sus manos detrs de la cabeza y estire hacia atrs sus codos con suavidad, respirando profundamente a medida que se estira hacia atrs. Encogimiento de hombros Reduce la tensin o rigidez de la parte superior de la espalda y los hombros. Eleve suavemente los hombros hacia sus orejas y despus reljelos hacia abajo. Rotacin de los pies Mejora la circulacin de las piernas y los pies. Mientras permanece sentado, gire cada tobillo tres veces hacia la derecha y despus hacia la izquierda. ILUMINACIN Y FATIGA OCULAR Al igual que otras partes del cuerpo, los ojos necesitan relajarse de vez en cuando. Sugerencias Iluminacin Cuando trabaje con su PC, el nivel de luz debe ser ms bajo que cuando trabaja con papel. Si trabaja con los dos, elija una iluminacin de ambiente relativamente tenue ms una lmpara de lectura ajustable que puede utilizar para trabajar con el papel. Brillo Coloque en ngulo la lmpara de lectura lejos de sus ojos y del monitor de forma que no pueda ver la luz directamente y que no se refleje en la pantalla del monitor. Reflejos Retire todo el material reflectante, como pisapapeles de cristal y marcos de fotografas, de las cercanas de su monitor para evitar reflejos que le distraigan. Adems, trate de inclinar hacia abajo su monitor o cambie de posicin su escritorio para eliminar los reflejos. Ejercicios oculares Haga pausas breves (de 30 segundos a dos minutos) pero frecuentes cuando est trabajando con su PC para que descansen sus ojos. Esta pausa proporciona a sus ojos la oportunidad de recuperarse de la fatiga y le ayuda a sentirse descansado. Sugerencias
BOSTEZAR Y PARPADEAR Mantiene los ojos lubricados. CAMBIAR DE FOCO Relaja los msculos de los ojos. Con el brazo estirado hacia delante, mire las puntas de los dedos, despus un punto lejano y otra vez las puntas de los dedos. REALIZAR PALMEO OCULAR Ayuda a superar la fatiga ocular. Cbrase los ojos con las palmas de las manos, mientras respira profundamente.
V NORMATIVIDAD DE LA FUNCIN INFORMATICA

5.1 ESTANDARES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS Problema.- Gran parte de los centros de cmputo tienen problemas con el control de los archivos de datos que se resguardan. Existen varios factores por los que una instalacin pierde el control en cuanto a cantidad, contenido, tipo e importancia de los archivos de datos que mantiene en resguardo. Esto se antoja inconcebible en un centro de computo, cuya funcin es precisamente esa. As, los desajustes ms severos que enfrentan tales instalaciones son: a) Procesos errneos al encontrar que se manejaron archivos equivocados. b) Perdidas elevadas en tiempo maquina y de operacin. c) Resultados incorrectos encontrados hasta que el usuario los detecta. d) Perdidas cuantiosas en impresin con datos errneos tanto en formas pre-impresas como papel stock. e) Saturacin de paquetes de discos y cintas con archivos obsoletos f) Consulta errnea y actualizacin de archivos maestros afectados con archivos invlidos. g) Severas dificultades al tratar de restaurar archivos maestros mal actualizados. h) Extravos frecuentes de datos valiosos e histricos i) Destruccin de archivos tiles. j) Necesidad de trabajos urgentes a deshoras y fines de semanas con objeto de reestructurar archivos mal actualizados o perdidos. k) Demoras frecuentes en la entrega de resultados. l) Confusin para identificar a que reas o sistemas corresponden los archivos resguardados. m) Sistemas descontinuados al perder archivos medulares de difcil recuperacin. n) Alto grado de posibilidad de alteraciones fraudulentas en los archivos. o) Poca confidencialidad de archivos con datos restringidos.
Este problema atae directamente a los jefes que permiten que el centro de computo se les desintegre en las manos. SUGERENCIAS DE SOLUCION a) El primer factor que se debe establecer para abordar el problema de la falta de control de los archivos de datos, es clasificar el tipo de datos con los que opera la instalacin, y establecer un esquema por orden de importancia. Esto podra ser como sigue: Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos de produccin. para prueba de sistemas integrales. del sistema operativo en operacin. del sistema operativo en prueba. para desarrollo de nuevos sistemas.
b) Una vez clarificado el tipo de archivos y su importancia, se establecer una identificacin muy precisa para determinar los niveles de respaldo para aquellos archivos vitales, histricos o de difcil recuperacin.
Resguardo local. Resguardo fuera de sitio.
Los archivos con resguardo fuera de sitio sern aquellos que por su importancia en la historia de la instalacin sean vitales en casos de perdidas o danos de los archivos locales para restablecer cualquier accidente y que se puedan reponer rpidamente. Estos archivos debern estar en una bveda contra accidentes, fuera y distante del centro de cmputo donde se mantengan los respaldos necesarios como proteccin contra cualquier desastre. En esta bveda debern resguardarse bsicamente archivos maestros, archivos histricos y archivos de difcil recuperacin. Esto deber ser un aspecto respetado por todo centro de cmputo, no importa si es grande o pequeo, pues ninguna instalacin esta exenta de actos de- terrorismo, accidentes o robos. Son posibilidades latentes que tienen que ser cubiertas. Vase como seguro de vida, donde no se sabe cuando puede ocurrir un accidente, ni cmo, pero llegara; es entonces cuando habr que estar preparado. Adems, el costo de prevenir los danos a los archivos es raqutico si lo comparamos con los beneficios que esto significa. La identificacin individual de cada archivo es el punto dbil si no se planea en forma eficiente; es decir, la consistencia, seguridad y asignacin de una nomenclatura moderada pero segura, por si sola debe contestar las siguientes preguntas: Que archivo es? A quien corresponde? Que tipo de archivo es? En dnde se encuentra dicho archivo?
Desarrollar un anlisis y elaborar el diseo de un sistema no es tarea sencilla, requiere de mucho tiempo de estudio y dedicacin. Representa una gran dosis de investigacin y otro tanto de planeacin. Implica bastante creatividad por ambos lados, el usuario y el analista. Obliga a una labor fuerte de anlisis de necesidades de informacin y, por lo tanto, a un alto grado de conocimiento del medio para el cual se har el diseo. A continuacin presentare los estndares para la elaboracin de un sistema. 5.2. ESTANDARES DE DISEO ELABORACIN DEL ANALISIS Y DESARROLLO DEL DISEO El disparador normal que origina el desarrollo de un sistema surge como una solicitud que hace el usuario al rea de informatica. En dicha solicitud destaca lo siguiente:
Los objetivos. el usuario debe definirlos Las politicas. Los usuarios del sistema debern establecerlas ya que
stas normarn los criterios ms importantes dentro de la filosofa del sistema. Propuesta para mejorar el sistema.- Durante la investigacin y recorrido de la informacin recopilada el analista de sistema debe percatarse de las fallas del sistema vigente, para proponer mejorar el sistema en los siguientes aspectos: Informacin fuente. Pasos innecesarios o duplicados. Funciones clave. Procedimientos crticos. Utilizacin correcta de resultados. Objetivos, polticas y requerimientos actuales. Recursos humanos y materiales necesarios. Costos.
Propuesta de factibilidad de automatizacin.- Despus de haber efectuado la investigacin y recorrido de la informacin, el analista deber evaluar el sistema y determinar si es conveniente su automatizacin efectuando un esbozo general de la posible solucin en caso de ser viable. Podra presentarse el caso de que el sistema empleado en ese momento pudiera ser automatizado sin obtener muchas ventajas, pero ser ms costoso; esta situacin debe ser expuesta por el analista, dentro del documento. DISEO DEL SISTEMA Durante el diseo del sistema, el trabajo del analista consiste en elaborar una o ms opciones de automatizacin del sistema que va a cumplir con los requerimientos de informacin de la unidad usuaria. En la formulacin de opciones de un sistema propuesto se debe considerar muy importante la investigacin realizada, as como su evaluacin ya que depende
de la comprensin y del conocimiento de los procedimientos y problemas del sistema vigente para formular la opcin del sistema propuesto para su aprobacin. Cuando se disea un sistema de procesamiento de datos, se debe considerar sobre todo el perfeccionamiento de las operaciones y la reduccin de los costos, as como la oportunidad y calidad de los resultados. Algunos de estos objetivos son los siguientes: Estandarizacin de procedimientos de las unidades. Eliminacin de funciones innecesarias. Eliminacin de reportes, registros y formas innecesarios. Eliminacin de datos superfluos. Establecimiento de los controles necesarios y simplificacin de los excesivos. Eliminacin de duplicacin de funciones. Eliminacin de duplicacin de objetivos. Eliminacin de duplicacin de operaciones.
1. ESTRUCTURA DEL SISTEMA
Objetivos y polticas del sistema: Objetivo general. Objetivos particulares. Polticas del sistema. Resultados por obtener Operaciones por realizar, manuales, semi-manuales y electronicas. Fuentes del sistema Usuarios Recursos Proveedores de recursos Componentes del sistema operacionales, apoyo y regulacin
2. DIAGRAMACIN Diagrama general del sistema. Diagrama de captacin de informacin. Diagrama operativo del usuario. Diagrama de procesamiento electrnico. Tablas de informacin y de decisiones.
3. Evaluacin del diseo Sensibilidad Restricciones Adaptabilidad. Colapso. Puntos de control. Disponibilidad de recursos. Posibilidades de implantacin. 4. Evaluacin del sistema ESTRUCTURA DEL SISTEMA
El inicio del diseo de un sistema es el desarrollo de la estructura del mismo; se debe considerar como estructura de un sistema el agrupamiento ordenado de todos los elementos componentes de este, los cuales son los siguientes:
Objetivos y polticas del sistema. Con base en la investigacin realizada, y en la evaluacin de la misma, donde se determino el objetivo general y los objetivos particulares de cada fase, se debern agrupar en orden de importancia todos y cada uno de ellos, as como las polticas y normas que lo regirn. Estos objetivos y polticas sern la base para el diseo del sistema: Objetivo general. Por ser lo primordial, marcara la pauta de todo el sistema. Objetivos particulares. Son aquellos que cubren un fin especifico dentro de todo el sistema, y el conjunto de ellos debe lograr el objetivo general. Polticas. Son aquellas que reglamentaran el sistema; asimismo, marcaran sus limites, alcances y correlaciones con otros sistemas. Resultados por obtener. Van en funcin de los objetivos del sistema, los cuales ya fueron determinados por las autoridades usuarias del sistema; adems, deben estar documentados. Operaciones por realizar. En el diseo del sistema es importante considerar todas las operaciones que se tengan que realizar, ya que son parte importante en el mismo. Las operaciones que intervienen en un sistema, bsicamente son: Manuales. Semi-manuales. Electrnicas.
Estas operaciones deben estar bien definidas, indicando quien o quienes las tienen que efectuar. Fuentes del sistema. Es indispensable saber donde se originan las fuentes del sistema (estas ya debieron ser detectadas en las investigaciones), para considerarlas en el nuevo diseo y determinar como y donde se origina la informacin que, una vez procesada, emane los resultados deseados. Usuarios.- El conocimiento del ambiente de los usuarios del sistema por disear es importante porque en un momento dado se deber establecer contacto con ellos, pues sern los usuarios quienes utilicen los resultados. Recursos.- Estos debern ser conocidos y tomados en cuenta para el diseo del sistema por automatizar. Aqu se consideran recursos humanos, materiales y econmicos. Proveedores de los recursos.- Debern ser conocerse cules son 1os departamentos que proporcionan los recursos, para responsabilizar a cada uno de ellos a la hora de integrar los mismos. Componentes del sistema.- Como ya se indic anteriormente stos son los que integran la estructura de un sistema; los cuales pueden ser los siguientes:
. Operaciones: procedimientos, entradas y salidas. Administracin de la Funcin Informtica 52
. Apoyos: servicios, recursos y tcnicos. . Regulaciones, ya sean internas: objetivos, polticas, criterios, puntos
de control y decisiones; o externas: cambios legales, relaciones con otras empresas, convenios con el gobierno, cambios de moneda, inflacin, etctera.
DIAGRAMACIN La diagramacin es una herramienta esencial para disear un sistema, ya que con ella se especifican grficamente las actividades por realizar dentro de cl, as como la secuencia de las mismas y quien las debe ejecutar. Por tanto, una vez estructurado el sistema, la diagramacin es el planteamiento de cmo se va a desarrollar ste. Debido a los flujos de datos que usualmente intervienen en los sistemas manejados en este medio, se ha generalizado el uso de los siguientes diagramas:
Diagrama general del sistema. En este diagrama se indica el flujo de la informacin, donde se separan en cada columna los procesos por des arrollar correspondientes a cada departamento que interviene en el sistema. En cada proceso se describe de manera breve la actividad por desarrollar, indicando grficamente que informacin entra y como sale del proceso. Diagrama de captacin de informacin. Aqu se indican los pasos para la captacin de informacin a medios procesables, sealando las fuentes as como los destinatarios de la informacin transcrita y los puntos de control especficos de cada procedimiento. Diagrama operativo del usuario. Existen dos tipos de usuarios: el que nicamente utiliza los resultados del sistema y el que, adems, ajusta la informacin. Diagrama de procesamiento electrnico. Este tipo de diagrama es un grupo de smbolos preestablecidos que representan las operaciones en el centro de computacin. Estos smbolos se conectan por medio de flechas que indican la secuencia de las operaciones. El diagrama es el plan maestro de los procesos en el computador; en l se muestran las entradas, las salidas y los procesos que se llevan a cabo para producir las diferentes salidas. Es una representacin grfica del flujo de los datos a travs de todo el proceso electrnico, deben considerarse los siguientes aspectos: Configuracin del equipo. Este deber tomarse en cuenta a fin de utilizarlo adecuadamente e y optimizar cada uno de los pasos del sistema dentro del computador. Las caractersticas por considerar son las siguientes:
Capacidad de memoria (relacionada con el nivel de multiprogramacin). Sistema operativo (relacionado con las facilidades tcnicas). Perifricos (relacionado con la capacidad de almacenamiento de datos).
Organizacin de archivos. En este aspecto, el analista debe hacer una investigacin y evaluacin para determinar la organizacin de archivos adecuada al sistema, dependiendo de las caractersticas del mismo; existen las siguientes organizaciones de archivos. Secuencial. Indexada. Directa. Relativa. Particionada. Tablas de memoria. Bases de datos.
Correlacin con otros sistemas. El analista debe tener conocimientos las funciones de otros sistemas, para: Utilizar archivos ya creados. No duplicar resultados. Proporcionar informacin a otros sistemas.
Compatibilidad con otros equipos. Esto esta orientado bsicamente al soporte en otros equipos para la operacin continua del sistema cuando ocurran descomposturas o siniestros en el equipo de computo propio. Programas de utilidad. El analista deber conocer los programas de utilidad existentes en el centro de procesamiento, a fin de utilizarlos y evitar redundancia de programas, los ms comunes son: Sort. Merge. Selector. Impresor. Rutinas especiales de uso comn.
Lenguajes.- Es obligacin del analista estandarizar los lenguajes de programacin para el desarrollo del sistema, as como certificar la habilidad del personal de programacin para el manejo de los mismos entre los lenguajes ms usados estn: Cobol. Teleproceso (macros). Pl/ 1. Rpg. Fortran.
Assembler.
. . . .
Basic. Lenguaje"c" Excel. Dbase.
Tablas.- Es conveniente, si es posible, aprovechar el uso de tablas en el sistema; bsicamente existen dos tipos de tablas: de decisin y de informacin.
Tablas de decisin.- Es un elemento grfico en forma de matriz, que va a determinar la accin por real i zar en funcin de un determinado problema, dependiendo de la condicin presentada. Tablas de informacin. Es tambin una matriz, pero a diferencia de las anteriores, aqu se consulta informacin en vez de tomar una accin. EVALUACIN DEL DISEO Al terminar el diseo del sistema, y antes de presentarlo a consideracin de los funcionarios que lo vayan a aprobar, el analista debe evaluar su propio diseo utilizando pruebas de escritorio; una vez realizadas estas, presentarlo al grupo de analistas designado para el conocimiento y critica constructiva del mismo, para que a su vez, con estas observaciones determine los siguientes puntos de evaluacin: Sensibilidad.- Se caracteriza comprendidas en el sistema. por detectar fcilmente las variaciones no
Restricciones.- Se refiere bsicamente a las limitaciones del sistema, en cuanto a sus objetivos y polticas definidas para el. Adaptabilidad.- Es la orientacin que se le debe dar al sistema, para operarlo en distintas instalaciones del usuario (en caso de existir). Desde luego, esto depende de los objetivos propios de la institucin y del sistema. Colapso.- Se refiere a determinar el punto o parte del sistema en donde no pueda soportar mas variaciones de operacin, apoyo o regulacin; esto origina que se desvirte el sistema. Puntos de control. Bsicamente debern existir puntos de control en las interfaces de la operacin del sistema, con lo cual se deben determinar cuales son esos puntos de control y cules son las correcciones a las variaciones detectadas por medio de ellos. Disponibilidad.- De recursos. Aqu se debe tomar en cuenta que recurso es posible utilizar para el desarrollo del sistema, y que disponibilidad existe para contar con ellos en el momento adecuado. Posibilidades de implantacin.- Esencialmente este punto esta orientado a determinar las posibles opciones de implantacin, las cuales dependen primordialmente de tres elementos: tiempo, recursos y costos. PRESENTACIN DEL SISTEMA Una vez diseado y evaluado el sistema, se debe presentar a consideracin de los funcionarios correspondientes para su aprobacin o ajuste. La forma de presentacin del sistema depende de los recursos con que se cuente para ella, los mas utilizados son los siguientes: 'I'ransparencias y pelculas. Flip chart (hojas grandes, un caballete). Material para proyectar cuerpos opacos. Material para proyectar cuerpos transparentes. Material adherible para franelgrafos. Figuras imantadas para pizarrones o superficies. Cartulinas o cartones ilustrados.
Carpeta de presentacin (hojas cambiables, de tamao ms pequeo a las utilizadas en el caballete). Presentacin por medio de pc. De no contar con los recursos descritos, se puede auxiliar de un pizarrn, utilizando de preferencia gises de colores. Es muy importante contar con una documentacin que respalde esta presentacin, la cual debe contener lo siguiente Introduccin.- Se deber explicar, en forma breve: Razones por las que se decidi efectuar el estudio de factibilidad de diseo e implantacin del nuevo sistema, y quien lo solicit. Indicar el objetivo general del nuevo sistema. Descripcin general de las opciones de implantacin. Objetivos del sistema.- Se deben describir en forma breve los objetivos, tanto generales como especficos, del sistema, los cuales debieron ser fijados por los altos funcionarios. Diagrama de flujo de la informacin del sistema.- Deber ser una representacin grfica con la que cualquier persona de cierto nivel comprenda el flujo de la informacin; es recomendable utilizar dibujos y/o esquemas ilustrativos. Ventajas operativas, administrativas e informativas. Se deben describir brevemente las ventajas ms importantes del sistema, tanto las operativas como las administrativas. Estas ventajas debern estar en relacin con el sistema actual; o bien, si los dos sistemas se asemejan en algunas ventajas, indicar en forma concisa las diferencias, si es que las hay. Informacin por procesar.- Indica las distintas fuentes de informacin y su contenido, lo cual muestra a los funcionarios el tipo de informacin con que se cuenta para la obtencin de los resultados. Resultados por obtener.- Se indica cada uno de los resultados ms importantes que se van a obtener con el sistema. Se debe especificar la utilidad de cada uno; algunos sern autoexplicativos. Proyecciones a futuro.- Se indicara en forma concisa lo que el sistema, despus de implantado, puede absorber o crecer, lo cual depende de las necesidades que se presenten a futuro.
Conclusiones.- Se deber indicar la importancia que representa para el usuario el buen funcionamiento del sistema por implantar y las consideraciones necesarias para el logro de ello, como apoyo, vigilancia, manejo adecuado, etctera. Elementos necesarios para la implantacin del sistema.- Se debern indicar en cada una de las opciones presentadas los recursos humanos y materiales necesarios para la implantacin del sistema, tanto en procedimientos manuales como electrnicos. Diagrama general del sistema.- Es la presentacin grfica de cada una de las fases del sistema, en forma general, donde se especifican y deslindan las
responsabilidades y actividades de cada uno de los departamentos que debern intervenir en el sistema. Descripcin del diagrama.- Se describirn cada una de las fases por realizar, que tipo de informacin entra, donde se obtuvo y que resultados produce esta fase. Se deber empezar con la accin por realizar ms importante. Tiempo probable de implantacin.- Se debe considerar el tiempo probable de implantacin, representado por un calendario de trabajo, donde se sealen las actividades, la duracin y las fechas de cada una, as corno los responsables de su desarrollo. Anexos.- Se debern integrar en esta documentacin las formas utilizables para la captacin de informacin, documentos fuente y ejemplos de cada uno de los resultados por obtener. Adems de la documentacin, se deben considerar los siguientes aspectos, para el desarrollo de la presentacin:
Preparacin: Fijar objetivos.- Clarificar el alcance de la presentacin. Organizacin.- Deber organizarse el material presentacin, as como la secuencia del mismo. Simplicidad.- Se deber simplificar lo ms posible. Definicin.- Elabora que utilizar la terminologa adecuada con participantes y, en su caso, definir los trminos tcnicos utilizables. los de apoyo para la
Analogas.- Entre ms abstracto sea el contenido, ms analogas se necesitan. Conocimiento.- El conocimiento total del sistema es indispensable para su presentacin, ya que ello dar confianza al analista y podr responder a las preguntas que se le planteen. ANLISIS Y DISEO Presentacin.- Esta depende de la habilidad del expositor. Se consideran los siguientes aspectos:
Autoridad.- Los participantes debern tener en cuenta que el

expositor cuenta con autoridad frente a ellos, respaldado por su competencia, sinceridad e integridad y sobre todo por el conocimiento del sistema.
Contacto visual.- Se debe ver a los participantes, esto dar una idea
al expositor de como adaptarse a las necesidades de ellos.
Voz.- Esta deber ser adecuada, se debe poner nfasis y hacer las
pausas que destaquen ciertos puntos de la presentacin.
Escritura.- Se deber escribir con letra grande y espaciada, as como

suprimir lo innecesario.
Movimientos.- Estos debern estar bien calculados, procurando no

distraer la atencin de los participantes. Bien empleados, pueden ayudar a subrayar lo que se esta explicando.
Participacin.-
Durante la presentacin, procurar que los participantes intervengan en la misma; para esto, hay que considerar los siguientes elementos:
Humorismo.- Relaja a la gente y ayuda a producir una atmsfera

agradable, donde los participantes se sienten libres para exteriorizar ideas y formular preguntas.
Contestar.- El expositor debe evitar contestar mucho o con

brusquedad. Debe dialogar con todos los participantes, cuidando de no convertir la presentacin en una platica generalizada. IMPLANTACION DEL SISTEMA en esta parte se har referencia nicamente al sistema electrnico, ya que el sistema aprobado puede ser de otro tipo, en cuyo caso, la labor del analista termina en las opciones que expuso. Una vez aprobado el sistema propuesto, se deber disear con detalle cada paso, tomando en consideracin las observaciones que se hayan hechos al sistema durante sus presentaciones. Otros aspectos por considerar son: la preparacin de los elementos humanos que intervendrn en cada una de las actividades que requiere el proyecto, los recursos con los que se decidi implantar el sistema, as como las caractersticas del equipo, para aprovecharlo mejor. La implantacin es la fase don de se pone en prctica el concepto terico de un sistema, es la ms objetiva del desarrollo; es la culminacin de actividades como planeacin, anlisis, diseo y programacin del nuevo sistema. Es la parte en la que el analista debe demostrar su habilidad y conocimientos para lograr el mximo aprovechamiento y efectividad de todos los recursos humanos y materiales, mediante una coordinacin precisa y cuidadosa. Lo anterior requiere del conocimiento completo del sistema, pero esto no quiere decir que l lo tenga que hacer todo, sino que mediante bases de planeacin y estructura organizacional debe delegar en otras personas ciertas funciones de detalle. Entre las funciones de la implantacin por realizar estn las siguientes
USO DE LA DIAGRAMACIN Como ya se dijo, habr que considerar las observaciones que se hayan hecho al sistema durante las presentaciones, y esto deber reflejarse en los diagramas utilizables en tal sistema.
DIAGRAMA GENERAL Este diagrama especificara en forma muy general el recorrido de la informacin, indicando las reas internas y dependencias externas que intervendrn en el sistema. DIAGRAMA PARTICULAR DE PROCEDIMIENTOS MANUALES Este diagrama es el desglose especifico de las actividades por realizar correspondientes a cada rea usuaria, primordialmente en lo que se refiere a captacin de informacin (codificacin y realimentacin de informacin) y uso de cada uno de los resultados por obtener en el sistema. Por otro lado, el diagrama tambin comprende las actividades de conversin de informacin fuente a medio procesable. DIAGRAMA DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO Es la representacin grfica del flujo y proceso de la informacin en un computador para obtener los resultados previstos en el sistema. La conformacin de este procesamiento depender por un lado del tipo y configuracin del equipo de computo y, por el otro, de la calidad del personal con que se cuenta en programacin. Por ltimo, se debe considerar la no saturacin del equipo con un solo proceso.
DEFINICIN DE PROGRAMAS El momento en que se debe iniciar la programacin es determinante. Al llegar a este punto, el diseador ha invertido meses de tiempo y esfuerzo en la investigacin y disueno; sin embargo, durante el diseo cualquier cambio, cualquier factor descuidado previamente, por lo general no causa retrasos o riesgos; normalmente todo lo que se requiere para rectificar el caso, es adicionar una nota de algn registro, cambiar una anotacin en el diagrama de proceso, o dar de baja una lnea del esquema. No obstante, en el momento de empezar la programacin, cambia el panorama. El analista es el responsable de cuidar que los programas desarrollados estn de acuerdo con las especificaciones de los procesos diseados. Es importante saber que es fcil hacer cambios en el sistema antes de programarlo, pero una vez hecho esto, cualquier cambio se dificulta; esto significa que el sistema propuesto debe estar correcto y completo antes de pasar las (definiciones a la fase de programacin). Por lo tanto, la definicin de los programas del sistema deber hacerse una vez que se tenga en forma detallada el diagrama de procesamiento electrnico, y que el analista este totalmente seguro de los objetivos del sistema, as como de lo que va a hacer cada uno de los programas que intervienen en el mismo. Para llevar a cabo las definiciones de cada uno de los programas, es conveniente que el analista se apegue a los siguientes puntos: ELEMENTOS PARA LA DEFINICIN DEL UN PROGRAMA Identificacin.- Estar formada por los siguientes datos: Nombre del sistema y sub sistema.
Nombre del analista. Clave del programa. Fecha.
Objetivos.- Contendr una explicacin concisa de los resultados que se obtendrn en dicho programa y la relacin, si la hay, con otros programas. Entradas.- Aqu se proporciona la informacin genrica con las caractersticas de los archivos de entrada, tales como: Nombre externo del archivo. Posiciones por registro. Factor de bloque o registros por bloque. Dispositivo. O dispositivos. Posicin por la que esta clasificado (si esta clasificado). Organizacin. Llaves de acceso. Mtodo de acceso. Tipo de etiquetas. Nombre interno y numero de volumen de dispositivo.
En caso de existir una clasificacin previa, la cual se utilizara en el proceso, deber especificarse la llave de clasificacin y los niveles de la misma, referidos al nombre o nombres de los campos, as como las posiciones relativas dentro del registro de datos. Invariablemente se anexara un formato correspondiente a cada uno de los archivos de entrada, en donde se detallaran las posiciones que ocupa cada campo, as como el tipo de caracteres que contiene cada uno. Si el programa utiliza lectura de parmetros, deber precisarse.- En esta seccin de entradas deber anexarse por separado el formato de los parmetros, as como las especificaciones, claras y precisas, donde se explique el uso de todos y cada uno de los parmetros. Cuando el programa requiera armar una tabla, es necesario proporcionar el numero de elementos que la constituirn, as como el formato de los mismos, mencionando la necesidad de por que se defini. Salidas.- Su contenido es similar a lo expuesto en el prrafo de entradas, salvo para resultados por impresora, en cuyo caso deber anotarse la clave de la "forma de papel" que se utilizara, numero de tantos, si la impresin es a sextos u octavos, y parmetros de control de saltos de impresin. En lo que respecta a formatos de registro, lo especificado para archivos de salida. Proceso. Esta parte de la definicin de un programa es la que normalmente presenta una mayor dificultad para su realizacin y entendimiento; esto se debe principalmente al hecho de pretender decir como se quiere hacer, y por consiguiente no se atiende lo que se desea que el programa haga. La descripcin del proceso debe ser lo ms simple posible, atendiendo con precisin los resultados que se desean. Esta descripcin atender lo siguiente: Procesos de conversin y depuracin. En este tipo de procesos es frecuente que solo se depuren los campos considerados como informacin bsica, descuidando el resto de la informacin. Por consiguiente, se sugiere que este tipo de programas haga una depuracin ms exhaustiva de todos y cada uno de los campos que integran un registro de informacin. Con esto se evita que en programas subsiguientes, ya sean de la propia aplicacin o de otra conexa, haya la necesidad de depurar informacin. De igual forma, es conveniente que no se rechace un registro a la primera inconsistencia detectada, sino que la depuracin debe continuar hasta agotar ese registro, marcando todas y cada una de las
inconsistencias detectadas. Esto evita correcciones parciales y, por consiguiente, la realimentacin de la misma informacin ms de una vez. Especificacin de campos por procesar. Cuando se haga referencia a los campos sujetos al proceso, debern corresponder, tanto la descripcin del campo como las posiciones que ocupa dentro del registro, a las especificaciones en el formato de registro. Es frecuente el error de no correspondencia entre nombres y posiciones por fallas de transcripcin mecanogrfica, por esto es recomendable que el analista cuide esos detalles. Procesos de da tos clasificados. Cuando la informacin se presenta clasificada, con el propsito de producir uno o ms cortes, o bien acumulaciones de informacin que corresponden a la misma llave de clasificacin, es importante que se den los criterios para que, al verificar la secuencia, el programa tenga la opcin de tratamiento en caso de inconsistencia. Esta puede ser fuera de secuencia, registros duplicados o especificacin de que el archivo no esta clasificado. Debe insistirse en que para procesos de corte y/o acumulacin por llave de clasificacin siempre deber verificarse la secuencia y, en consecuencia, tambin se especificara el orden de clasificacin de la informacin; lo mismo procede para cruces de archivos clasificados que pretenden complementar informacin y/o actualizacin. Cruces de archivos para actualizacin y/o complementos de informacin. Aparte de lo expuesto en el prrafo relativo a informacin clasificada en este tipo de procesos, es de gran importancia dar los criterios para cuando la informacin no encuentra correspondencia en uno o mas de los archivos objeto del proceso. Nunca se debe presuponer que toda la informacin encuentra correspondiente; o que un archivo se termina primero que otro, o bien que el programador tiene los antecedentes para dar un tratamiento adecuado a esta informacin, ya que solo producir resultados inadecuados. Por lo anterior, el analista deber dar siempre, por escrito, los criterios para el tratamiento de estos casos. Rutinas de calculo. Para toda rutina de calculo, el analista debe proveer, dentro de la definicin, las frmulas matemticas mediante las cuales se llega al resultado deseado. Lo anterior es mas claro y preciso que pretender describir en forma literaria dichas formulas. Se debe prestar atencin a los campos numricos con los cuales se van a hacer las operaciones, sobre todo con aquellos que podran ser negativos, esto ultimo con frecuencia pasa inadvertido en las definiciones. Cuando los campos numricos por procesar no se hayan depurado previamente, es indispensable hacerlo saber en la definicin del programa, para lograr resultados oportunos y adecuados con dicho programa. Condiciones de excepcin. Todas las condiciones previsibles de excepcin que sean del conocimiento del analista se deben poner en la definicin. Ejemplo: si un programa procesa registros tipo 1, 2 y 3, deber preverse que hacer cuando un registro no sea ni 1, ni 2, ni 3. Programas con dos o ms opciones. En estos casos deber poner atencin en no hacer confusa la definicin, procurando dejar independiente cada opcin y dando marcada preferencia a la manera en que el programa optara por alguna de sus opciones; en otras palabras, deber especificarse el mtodo de seleccin de la opcin. Las opciones sern dadas por parmetros de control.
Se deber adicionar todo comentario til que sirva para aclarar conceptos o dar una idea del tipo de informacin que se ha de procesar; servir de gran ayuda, tanto para el programador como para los analistas que tengan que realizar trabajos futuros de mantenimiento con dichos programas. Cifras de control. Esta parte de la definicin requiere mucha atencin por parte del analista; se debe cuidar especialmente que las cifras de control cubran su principal objetivo: controlar los resultados del programa. Esta valiosa herramienta por lo general no se usa en forma adecuada, resultando a veces muy problemtico o imposible cuadrar dichas cifras de control. Otra gran dificultad que presentan en su mayora las cifras de control es que no se proporcionan criterios que permitan establecer la relacin entre las mismas; por tal motivo, en muchas ocasiones solo la persona que defini el programa sabe en que forma se verifican esos resultados, lo cual en un centro de procesamiento no es recomendable. Por lo anterior, se sugiere: Realizar un estudio detallado de las cifras de control del programa para que sean contabilizados todos los registros del proceso. Proporcionar el numero de posiciones de que constara cada cifra de control, ya que es el analista quien conoce los volmenes por procesar, evitando con ello el sobrepeso de los contadores correspondientes. Anteponer una letra o combinacin de letra y numero a la leyenda correspondiente a cada una de dichas cifras; as ser mas fcil establecer por medio de una formula la relacin entre ellas. Como ejemplo se muestra la siguiente situacin: A- registros ledos B- registros tipo i C- registros tipo 2 D- registros tipo 3 E- registros sin tipo F- registros errneos Fl - tipo i F2 - tipo 2 F3 - tipo 3 G- total grabados H- registros maestros grabados I- registros detalle grabados Frmulas de verificacin: A=B+C+D+E+F F=FI +F2+F3 G=H+ I H = B - FL I = (C+D) - (F2+F3) Xxx,xxx Xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx xxx,xxx
SUGERENCIAS ACERCA DE LA ELABORACIN DE PROGRAMAS Para que el programador realice una prueba eficiente del programa es indispensable que el analista provea a aquel de criterios para elaborar datos prueba, de modo que cubran todas las condiciones que debe prever el programador, como casos de excepcin, exclusin, fuera de secuencia, inconsistencia, etc.; Ya que cuando se deja a criterio del programador normalmente probara condiciones simples o la rutina principal del programa. Debe entenderse que lo que se pide son criterios para elaborar la prueba, los cuales, para una mayor eficiencia, ser necesario proporcionarlos por escrito; con ello, el analista estar en condiciones para certificar el buen funcionamiento de dicho programa. Existen analistas cuyo conocimiento de la aplicacin a su cargo les permite concluir la solucin de un problema mediante la definicin de un solo programa que cubre mltiples opciones y de uso simultneo de varios dispositivos perifricos, donde se logra obtener los resultados requeridos. Sin embargo, el problema surge cuando: se va a actualizar dicho programa. quien lo realiz ya no trabaja en la institucin. Adems, complica la operacin de la computadora, cuando bloquea equipo perifrico para otros procesos. Por tanto, si se toma en cuenta el sistema operativo y el equipo disponible, as como la futura depuracin y mantenimiento de los actuales sistemas, se sugiere que mejor se busque la posibilidad de producir dos o ms programas, que sern ms fciles de realizar, actualizar y mantener, y que tambin darn una mayor oportunidad de que los analistas que en el futuro atiendan dichas aplicaciones, adquieran en un menor tiempo el conocimiento de los programas correspondientes, tanto en su lgica como en el tipo de resultados que arrojan. Con el propsito de estandarizar la terminologa, se debe entender por: Modificacin. Todo cambio que en mayor o menor grado afecta la definicin original de un programa cuando este aun se encuentra en fase de elaboracin o prueba. Actualizacin. Los cambios a un programa que ya ha estado en produccin. Para estos casos, lo ms importante es que la actualizacin o modificacin se presente siempre por escrito, con fecha, y forme parte de la definicin original por medio de hojas anexas, las cuales, para mayor claridad, debern hacer mencin a la pagina y/o prrafo que afectan de la mencionada definicin original, o bien, de modificaciones o actualizaciones previas. Lo importante es que haya antecedente. Es importante que el analista exponga una platica sobre los objetivos del sistema a los programadores que intervinieron, pues tiene gran trascendencia para la persona conocer cuales son las reas de afectacin con el trabajo por ellos realizado. Lo anterior obedece al principio establecido en las relaciones de trabajo, que dice: "todo empleado debe conocer la importancia y alcances de su trabajo en forma integral." Adems de lo anterior, cabe mencionar la importancia de los siguientes puntos: Relacin entre programadores y analistas.- Una vez estudiada la definicin por el programador, deber establecerse una platica o serie de platicas con el analista. Esto es para que el programador certifique que la definicin del programa ha sido entendida para que se disipen las dudas que tenga. Si estas platicas no se hacen oportunamente retrasaran la entrega del programa.
Revisin y aprobacin de los programas en funcin del tiempo.- Una vez que el rea de programacin entregue los programas al analista, es recomendable que se efecte la revisin de todos los productos lo mas pronto posible. Y que no espere a que se efecten las pruebas de volumen correspondiente, para que el programa sea aprobado o rechazado, ya que en la demora al revisar el programa trae como resultado que el programador que lo hizo, ya no trabaje. Trabajos urgentes. En este tipo de trabajos no debern pasarse por alto las definiciones por escrito de los programas, ya que la experiencia nos dice que cuando no existen definiciones, ocurren malas interpretaciones y, como consecuencia; no se obtienen los resultados deseados. Acceso a los programas fuente. Este acceso solo deber efectuarlo el personal del rea de programacin, y ocasionalmente el personal de anlisis. Elaboracin de programas. La elaboracin de los personal del rea de programacin, a medida entregadas por el analista. Esos programas establecidos; si no es as, debern regresarlos de las condiciones que no cumplen. programas la llevara que las definiciones debern reunir los inmediato al analista, a cabo el les sean requisitos indicando
Revisin y aprobacin de los programas. Esta etapa es una de las ms importantes y de ello debe hacer conciencia el analista de sistemas, ya que de una buena revisin de los resultados de los programas depende en gran parte el xito de un sistema, porque ello evita modificaciones o actualizaciones de los programas en la fase de operacin del sistema por razones de falla de programas o resultados errneos. La revisin de los programas, aunque es muy tediosa y aburrida, debe ser muy cuidadosa y tienen que verificarse todas las condiciones posibles, las cuales se deben plantear en los criterios de datos de prueba. El analista nunca deber confiarse en que el programador haya probado tal o cual condicin; deber comprobarlo el mismo. Una buena revisin de los programas de un sistema se refleja en el manejo del mismo, es decir, durante dicha operacin no existen modificaciones o actualizaciones de los programas; si existieran, serian por excepcin y con plena justificacin. Pruebas de programas con informacin real. Para hacer este tipo de pruebas es recomendable que adems de las pruebas de los programas con datos prueba, durante su elaboracin se hagan otras, pero con informacin real. Esto se hace para depurar la programacin que va a intervenir en el sistema. En este tipo de pruebas es recomendable que los datos que se seleccionen contengan la mayor variabilidad de condiciones posible, a fin de probar a toda capacidad cada programa, y que los programas donde se detecte alguna anomala sean modificados de inmediato; adems, se debe actualizar la documentacin correspondiente. Si se efectan este tipo de pruebas en forma adecuada, los problemas que se presenten sern mnimos. Pruebas del sistema. Al terminar la programacin, el analista tiene ya un grupo de programas definido por l, todos los cuales se ajustan, unos a otros, para formar un sistema funcional. Es probable que debido a la carencia de comunicacin, aun cuando se le defini al programador lo que se esperaba que hicieran los programas, estos no estn de acuerdo con las necesidades del sistema; asimismo, la programacin individual de dicho programa los puede hacer inconsistentes unos con otros, y en consecuencia, estos, como un todo, no trabajen como un sistema completo.
Debe asegurarse que los programas probados por separado no contengan estas deficiencias y, por tanto, constituyan un sistema de proceso aceptable. Esto se obtiene con la prueba del sistema, en donde la secuencia de los procesos debe engranar perfectamente. La preparacin de datos es responsabilidad del analista; debe probar todas las opciones posibles para el sistema desde cualquier ngulo, para as detectar los errores que haya cometido el o los programadores. La prueba del sistema es un procedimiento cclico, en el cual l os errores detectados requieren de modificaciones a la programacin, y una vez corregidos los programas problema, se procesa nuevamente el sistema para detectar cualquier error que no hubiera surgido antes. Si el sistema es muy grande (mas de 100 programas), es conveniente que la prueba se realice por partes o subsistemas. Una vez eliminados los errores de cada uno de ellos, se podr probar el sistema completo. Las entradas y salidas en cada uno de los programas deben ser revisadas cuidadosamente, poniendo mayor atencin al primero y ultimo registros de cada archivo, ya que es ah donde existen mas errores. La documentacin del sistema debe ser actualizada con todos los cambios que se hayan hecho durante estas pruebas. Las pruebas del sistema pueden ser piloto o en paralelo. Pruebas piloto. Este tipo de prueba es el que se hace cuando no existe ningn sistema anterior contra el cual se comparen los nuevos resultados. Pruebas en paralelo. Este tipo de pruebas se utiliza cuando anteriormente exista algn sistema con el cual se comparaban los resultados de uno nuevo. Estas pruebas, como su nombre lo indica, consisten en correr simultneamente el antiguo y el nuevo sistema. El objeto del trabajo en paralelo de los dos sistemas es comprobar si el nuevo funciona con los mismos resultados que el anterior. En este tipo de pruebas deben participar todos los elementos que normalmente intervendrn cuando funcione el sistema en forma real. Por lo general, para estas pruebas es inevitable un aumento temporal de personal, ya que se revisaran los resultados de dos sistemas en vez de uno; por ello, el diseador debe advertirlo as al usuario. Tanto en la prueba piloto como en paralelo, es la ocasin para que se defina la fuerza del trabajo manual que servir en el sistema, as como para detectar errores, corregirlos y reiniciar los procedimientos que se probaran en su totalidad; y revisar las estimaciones de tiempos del sistema hechas originalmente, pero a un nivel ms realista. Revisin y evaluacin del sistema.- Una vez que se ha terminado con la prueba del sistema, el analista y el usuario debern hacer una revisin y evaluacin general de tal sistema en la cual consideren todos los procedimientos que intervengan en l, y comprobar si los resultados que se obtuvieron cumplen realmente con los objetivos establecidos en un principio, ya que en esta etapa se determinara en que momento se libera el nuevo sistema. Calendario de implantacin. Es inevitable que cualquier sistema trabaje bajo un calendario de actividades elaborado de antemano, en el cual se indiquen las actividades de cada uno de los elementos que intervendrn en dicho sistema, as como las fechas en las que debern desarrollarse tales actividades. El analista del sistema debe elaborar este calendario y tomar en cuenta las necesidades del usuario, otros departamentos que intervengan y las cargas de trabajo en el computador. Una vez determinado el calendario, es importante que lo aprueben todos los departamentos que intervendrn en las actividades. Cuando el calendario este aprobado, deber enviarse una copia a cada uno de los participantes en el sistema, para que las actividades que les correspondan se efecten en los tiempos sealados.
5.3 ESTANDARES DE DOCUMENTACION DOCUMENTACION DEL SISTEMA La documentacin adecuada y completa de un sistema que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier sistema de informacin; sin embargo, con frecuencia es la parte a la cual se dedica menor tiempo y atencin. Toda persona dedicada a sistemas que haya recibido una solicitud para mantener o modificar un sistema, del cual no se tenga ninguna documentacin y en donde la persona que lo dise ya no trabaje en la institucin entender el problema que representa un sistema en tal situacin. Muchas veces intentar retroceder y documentar un sistema, despus que ha estado en operacin durante algn tiempo, es ms costoso que hacerlo desde la primera vez, aun si se considera que el procedimiento de documentacin original sea, de por s, de alto costo. Este costo materialmente esta determinado en mayor grado por el tiempo que el personal de sistemas dedique a la documentacin, por lo que el propsito de este instructivo es establecer las normas de documentacin por escrito, lo cual reporta las siguientes ventajas: Estandarizacin de la documentacin. Facilitacin del desarrollo de la misma. Ahorro de tiempo.
Una vez que estas normas han quedado establecidas, es importante que se realice el esfuerzo necesario para ponerlas en practica, puesto que, bajo estas bases, una buena documentacin traer consigo las siguientes ventajas: Es una magnfica herramienta didctica para nuevos miembros de la organizacin de sistemas, as como para nuevos usuarios del mismo. Es requisito bsico para quien tenga la responsabilidad de su mantenimiento y/o modificacin. Ayuda a los analistas de sistemas que trabajan en reas relativas, evitando traslapes y redundancias, y facilita la integracin a los diferentes sistemas. Asegura que el sistema se opere en forma correcta con el mnimo de errores. Se utilizan mas eficientemente los recursos de que se dispone. Si se considera que por una u otra causa los sistemas deben cambiar, ya sea por una variacin en las necesidades de informacin, una optimizacin de los sistemas, un cambio de objetivos o normas, etc., Ser necesario que la documentacin sea actualizada por cada modificacin, ya sea de diseo o de programacin. Si no se tiene actualizada, esta documentacin pronto ser obsoleta, y una documentacin as es peligrosa en extremo, tanto en lo referente a los errores que puedan producir en la operacin del propio sistema, como por lo que respecta a los problemas que puedan resultar cuando se requieran modificaciones y los cambios previos no hayan sido documentados. Otro aspecto importante es el nombre del sistema, el cual deber ser nico para cada sistema existente; dicho nombre deber conservarse invariablemente en todos los documentos referentes a ese sistema, ya que ser con ese nombre con el que se identificaran todos los procesos relacionados con l.
CARPETA ADMINISTRATIVA Esta carpeta contendr lo siguiente: Indice.- Enunciado de cada apartado de la carpeta. Resumen administrativo (introduccin). Es una condensacin de todos los dems puntos que se detallan en esa carpeta y cuyo propsito es permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de los objetivos del sistema. Para elaborar este resumen no se establecen normas rgidas que limiten la capacidad de expresin de quien lo realice, excepto la recomendacin anterior de ser lo ms breve posible. Planteamiento. Esta seccin tiene como finalidad dejar registrados los antecedentes que sirvieron como punto de partida para el desarrollo del anlisis del sistema emprendido. Por esto se deben mencionar los siguientes puntos: Unidad usuaria que requiri el sistema. Personas y/o los puestos ocupados por estas en el momento de requerirse el sistema. Los trminos y/o medios bajo los cuales se hizo el planteamiento del sistema (acuerdos, disposiciones legales, memoranda, etctera). Condiciones y criterios especificados que normaron el desarrollo del sistema. Fechas correspondientes a los puntos anteriores. Objetivos y polticas.- Se dejarn establecidos los objetivos y polticas que debe cubrir el sistema en forma clara y precisa para evitar errores de interpretacin. Para lograr lo anterior, se sugiere transcribir, o bien, anexar los documentos en los cuales los interesados fijaron dichos objetivos y polticas. En virtud de que durante la realizacin de la investigacin por parte del anlisis del sistema pudieron surgir objetivos secundarios, se mencionan en esta misma seccin. Considerar qu tanto los objetivos primarios como los secundarios fueron aprobados como tales por los interesados. Debe quedar perfectamente aclarada su prioridad; es decir, objetivos a corto plazo o inmediatos, y objetivos a largo plazo o mediatos, ya sean secundarios o primarios. Entradas al sistema (informacin por captar). En este punto debe especificarse los documentos fuente que inician las operaciones del sistema, as como la informacin detallada de los conceptos que sern los datos de captacin por el sistema. Es recomendable que se anexe una copia de todos los documentos. Lo anterior es conveniente ya que, en ocasiones, al efectuarse el anlisis del sistema, los documentos originales presentan ciertas deficiencias para captar los datos por procesar, por lo cual es necesario el diseo de nuevas formas para ese propsito; cuando esto suceda, con mayor razn deber atenderse la recomendacin de anexar dichos documentos con las anotaciones correspondientes. Adems, debern mencionarse todos los datos que en forma secundaria o lateral originan una entrada importante al sistema; como ejemplo estn los catlogos de marcas, de artculos, etctera.
Salidas del sistema (resultados por obtener). Como se habr observado en el prrafo anterior de entradas al sistema, s1o se hizo mencin de los datos de captacin por el mismo, as como los datos laterales que pudieran significar una entrada. Ahora bien, siguiendo este criterio, en esta seccin solamente se describen los resultados de mayor importancia obtenidos a travs de todo el proceso. Cuando sea posible, se anexaran los documentos que contengan los resultados, por ejemplo: listas, formas preimpresas, etc., O bien, los diseos. Sobre dichos resultados, por ejemplo formato de un registro en cinta, diseos de impresin, etctera. Cuando se considere de gran importancia el destino de algunos resultados, debern registrarse los departamentos a los que sern distribuidos, y la utilizacin que harn de cada uno. Diagrama general de flujo del sistema. En esta carpeta aparecer un diagrama que muestre en forma condensada el flujo de la informacin y de las operaciones que se realizan con esa informacin. Explicacin genrica de las fases del sistema. Esta seccin se encuentra relacionada directamente con la anterior; lo que ah se muestra grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos que se lleven a cabo en cada rea o departamento, sin profundizar en detalles tcnicos o especficos. Se debern res altar en forma preponderante las fases del proceso en las cuales se obtengan resultados de importancia, as como aquellas que requieran una supervisin especial. Requerimientos. Esta seccin se presenta en virtud de que deben quedar establecidos los recursos, tanto humanos como materiales, necesarios para llevar a cabo la operacin del sistema. Dentro de los recursos humanos, debern tomarse en cuenta todos los tipos de trabajos ordinarios o especializados que se requieran, y con base en ello tomar los elementos con que se cuenta o, de ser necesario, pensar en el reclutamiento de personal especializado si el trabajo lo requiere. Si el personal con que se cuenta debe capacitarse para los fines que se persiguen, se planteara en esta seccin el tipo de capacitacin que habr que dar a los elementos a quienes se les proporcionara, as como el tiempo que ello implique; en lo que se refiere a los recursos materiales, quedaran establecidos en esta seccin los requerimientos indispensables para que se pueda poner en marcha el sistema, mencionando los dispositivos, archivos y papelera, etc., Poniendo nfasis en los elementos materiales que no existan aun y que sean de vital importancia para llevar a cabo las funciones del sistema. Estimacin del tiempo probable de implantacin. Es necesario que exista una fecha probable de implantacin, cuya base ser la terminacin de cada etapa considerada dentro del desarrollo del sistema, tales como anlisis, programacin, elaboracin de formas especiales, capacitacin de personal, etctera. Un punto importante que debe ser considerado dentro de esta seccin, es el periodo de congelacin, atendiendo a las aprobaciones por parte de los distintos funcionarios a quienes estn en la realizacin del sistema. En todo caso, la fecha estimada que se plantea aqu ser seguramente una fecha tentativa que pueda ser modificada por consideraciones especiales que se presentaran en el desarrollo del sistema.
Consideraciones generales del nuevo sistema. En caso de haber existido un sistema anterior que cubriera las necesidades que se pretenden satisfacer con el nuevo sistema, quedara sealadas las ventajas y principales diferencias del nuevo sistema respecto de su antecesor, tales como ahorro de tiempo, disminucin de costo, seguridad, flexibilidad, confiabilidad, proyeccin, etctera.
CARPETA DEL USUARIO. Esta carpeta contendr lo siguiente: Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta. Diagrama general del sistema. En la carpeta deber aparecer un diagrama que muestre en forma condensada el flujo general de la informacin y de las actividades que se realicen en este sistema. Este diagrama utilizara los mismos nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la seccin correspondiente a la carpeta administrativa. Las recomendaciones aplicables en la elaboracin de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboracin del diagrama de la carpeta mencionada anteriormente, de preferencia deben ser iguales. Diagrama particular de la unidad usuaria. El diagrama representa grficamente todos los pasos que se efectan dentro de la unidad usuaria a quien esta dirigida esta carpeta. La simbologa utilizada ser la misma que la usada en el diseo del sistema, pero se especificaran en forma clara las operaciones a que se refieren estos smbolos. Debern precisarse los archivos de entrada y de salida, los resultados obtenidos, comprobaciones, procesos manuales, etctera. Explicacin de las fases del diagrama particular. En esta seccin se expondrn en forma especifica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular del usuario. Aqu deben analizarse cada una de las fases de que consta el trabajo, adems de sealar el proceso principal que se realiza, entrada de la informacin, obtencin de un resultado parcial, envo de informacin a otra unidad o departamento determinado, etc. Para ello debe seguirse el mismo orden que aparece en el diagrama particular de la unidad usuaria. Instructivo de procedimientos. En cada carpeta de usuario existir un instructivo de procedimientos que permita establecer los lineamientos generales, con base en los cuales se desarrollara el trabajo por parte del usuario. Dicho instructivo deber contener las normas referentes a pasos como: Codificacin. Cuando sea necesario efectuar una codificacin, aqu se darn los criterios acerca de como se desea llevar a cabo. Ello implica conocer el documento fuente y la hoja donde se vaciara. En caso de ser necesario, tambin se darn las claves y normas conducentes al logro de los fines que se pretenden con la codificacin. De ser posible, se anexaran el documento fuente, o una copia del mismo, y una hoja de vaciado.
Facturacin. Cuando el proceso implica el manejo de documentos que pudieran extraviarse, deber existir una o varias facturas que amparen el envo, manejo, recepcin, etc., De dichos documentos. En esta seccin se establecern los tipos de facturas que se definan, los documentos que son amparados en esta fase, as como la fecha. Se anexaran copias de las facturas. Envo. Debido a que el usuario va a producir resultados que debern trasmitirse a otras unidades o departamentos, es necesario conocer a donde se enviaran los resultados obtenidos por ese usuario, volumen estimado, periodicidad con que ello se efecte y forma de envo. Confirmacin de listas. A veces ser necesario verificar las listas obtenidas en algn otro departamento, contra los documentos fuente. El usuario encargado de esta actividad deber tener una gua para comparar ambos documentos. La forma en que dicha comparacin se lleve a cabo, as como los campos esenciales de verificacin, quedarn establecidos en este prrafo. Condiciones anormales. Todas las condiciones anormales no previstas en los prrafos mencionados, debern quedar aclaradas aqu. Entre otras podran ser: proceso por seguir en caso de encontrar errores, consultas a otros departamentos en caso necesario, etctera. Solicitudes de modificaciones y trabajos especiales. Cuando se analiza el sistema propuesto, es posible que no se detecten situaciones especiales que afecten su diseo. Al detectar estas situaciones, es posible que se origine una solicitud de modificaciones al sistema en donde se sealen los procesos que se desea modificar, las causas por las que se han planteado y las posibilidades de llevarse a cabo, as como las ventajas y desventajas que las modificaciones implican. En caso de que durante el diseo del sistema se detecte la posibilidad de obtener algn resultado no establecido con anterioridad, se especificar en esta seccin el tipo de trabajo que se desea, la fase en la cual puede obtenerse, y todas las dems observaciones relacionadas con ese trabajo especial, por ejemplo: que al vaciarse a una hoja de codificacin los datos de un documento fuente, se pueda obtener un catalogo de productos especiales, etctera. En ambos casos, ya sea que se trate de una modificacin o de un trabajo especial, debern llevar la fecha en que se haya planteado. Caducidad de documentos fuente y destino final. En ocasiones, ambas tienen por ley un periodo de retencin y un destino especifico; en esta seccin debe quedar claramente designado el espacio de tiempo con que se cuenta para manejar los documentos fuente y el lugar al que habrn de destinarse.
CARPETA PARA CAPTACIN DE DATOS Esta carpeta contendr lo siguiente: Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta. Diagrama general de flujo del sistema. En la carpeta aparecer un diagrama que muestra en forma condensada el flujo de la informacin y de las operaciones que se realizan en este sistema. Este diagrama utilizara los mismos smbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la seccin correspondiente de la carpeta administrativa.
Las recomendaciones aplicables en la elaboracin de este diagrama, son las mismas que se aplican en la elaboracin de la carpeta mencionada, de preferencia deben ser iguales. Diagrama particular a detalle. El diagrama particular a detalle ser la representacin de todos los pasos que sigue la informacin dentro del departamento de captura de datos. La simbologa que se utilizara ser la misma que la usada en el diseo del sistema. En este diagrama aparecern todas las operaciones que se efecten con o sobre la informacin, tales como: recepciones, comprobaciones y revisiones, procesos manuales, perforacin, verificacin, uso de dispositivos especiales como: pantallas de vdeo, key-tape, (cinta de llaves), as como produccin de listas de prueba, envos, etctera. Explicacin de las fases del diagrama particular. En esta seccin se explican en forma especifica y detallada las operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular de detalle. Siguiendo el orden que aparece en el diagrama anterior, se proceder a explicar forma detallada cada una de las operaciones que se efecten, poniendo nfasis la obtencin de resultados parciales como: listas de prueba, archivos de paso cinta o disco, envo de listas, recepcin de formas especiales para vaciamiento informacin, etctera. en en en de
Adems, deber darse una explicacin clara y precisa sobre las cifras de control que se hayan establecido para cada fase del proceso. Fuente de los datos por captar. En esta seccin aparecern las fuentes de donde proceden los datos que se van a captar, tales como el departamento en que se origina la informacin y el destino de es la para su proceso. Al mencionar el origen de la informacin, este variara segn la situacin particular de un sistema, podra ser el cliente, una oficina de cobranza, un departamento de contabilidad, etctera. Medios utilizados para la captacin. Aqu deben mencionarse todos los medios con los cuales se ayuden para captar la informacin, tales como: formas especiales, solicitudes, avisos, hojas de vaciados, listas de prueba, declaraciones, etctera. En caso de que la captacin de datos se efecte mediante dispositivos especiales, ser necesario incluir aqu los instructivos correspondientes a dichos dispositivos, as como tambin establecer los tipos de dispositivos, caractersticas, funciones, etctera. Formatos donde aparecen los datos. En virtud de que los datos sern procesados posteriormente, deben conocerse y establecerse los formatos en los cuales aparezcan los datos, tanto al captarse como despus de ser procesados. Debern anexarse los formatos donde se encuentra la informacin y, de ser posible una copia de los documentos en que aparezcan (facturas, cheques, etc.). Dichos formatos deben indicar la naturaleza de los datos y los nombres con que se designan, as como las posiciones en que se encuentran, longitud, etctera. Cuando la informacin aparezca en tarjetas perforadas o en cualquier dispositivo magntico, se anexaran formatos especiales para marcar el arreglo de los datos.
Transformaciones de la informacin, previas a su procesamiento electrnico. En esta seccin quedaran asentadas todas las transformaciones que la informacin haya sufrido con anterioridad a su procesamiento electrnico. Una vez que se ha captado la informacin, esta puede entrar a diferentes procesos antes de su transformacin electrnica; dichos procesos debern mencionarse aqu, haciendo resaltar aquellas actividades u operaciones que den como resultado una transformacin de la informacin. Un ejemplo podra ser una sumarizacin de informacin, o una clarificacin de datos. Instructivo de situaciones anormales. Existir un instructivo de situaciones anormales que permita prever el curso de las actividades en caso de detectarse situaciones anormales. Este instructivo marcara cuando una operacin se encuentra fuera de los estndares preestablecidos, y la accin que debe emprenderse en cada caso. Las entregas al centro de computo. En esta seccin deber existir un calendario que establezca los horarios y la periodicidad de las entregas al rea de operacin, la recepcin por parte del centro de cmputo, el envo de facturas, la forma de verificar las cifras de control, tanto de la entrada de informacin como de salida, la duracin del proceso 5t las fechas probables de entrega de resultados; se deben mencionar tambin los conductos por los cuales se hagan las entregas al centro de computo. Caducidad de los datos fuente. Debido a los grandes volmenes de in formacin con que se trabaja, es necesario establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuente y el fin a que han de destinarse, ya sea para su destruccin, devolucin o conservacin en un archivo determinado. Si se destina a un archivo determinado, ello implica llenar una forma que indique el volumen, fecha de entrega, fecha de caducidad y destino final al cumplirse el lapso en que han de ser archivados.
CARPETA DE PROGRAMACIN
Esta carpeta contendr lo siguiente: Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta. Diagrama general. En la carpeta aparecer un diagrama que muestre en forma condensada el flujo general de la informacin y de las actividades que se realicen en este sistema. Este diagrama utilizara los mismos smbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la seccin correspondiente a la carpeta administrativa. Las recomendaciones aplicables en la elaboracin de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboracin del diagrama de la carpeta administrativa, de preferencia deben ser iguales. Diagrama de flujo del proceso electrnico. En este diagrama se presentaran grficamente todos los pasos que se siguen en el rea de operacin en forma de
tallada y especfica, desde la entrada de informacin hasta la obtencin de resultados finales. Para ello es necesario que aparezcan en dicho diagrama todas las operaciones y dispositivos requeridos, donde se identifiquen todas ellas por el uso de la simbologa utilizada en el rea de sistemas, se marcara cada una de las fases (conversin, copiado de archivos, impresin de listas, etc.) Por una leyenda que as lo explique, adems, dentro del smbolo utilizado para el proceso, ira la clave del programa correspondiente. Tambin aparecer en forma clara y precisa el nombre de los archivos que entran al proceso, y deber ponerse una leyenda que, de ser necesario, aclare la situacin especial de un archivo, como podra ser el tipo de acceso que tendr. Descripcin general de las fases. En vista de que, por lo general, una fase del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte determinada, no es necesario explicar en forma detallada todas las fases que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo, y ser suficiente con mencionar la fase de que se trata, el programa que la identifica y, si fuera necesario, algunas caractersticas esenciales de ese programa.
Por cada programa documentacin:
con
que
cuenta
el
sistema
se
incluir
la
siguiente
Indice. Enunciado de cada seccin. Definicin del programa. Esta seccin deber llevar el nombre o clave del programa, fecha y el sistema al que pertenece, estableciendo por escrito los objetivos inmediatos del programa, los dispositivos en donde se encuentran contenidos los archivos de entrada, etiquetas, posiciones por registro, factor de bloque y clasificacin, y tambin los dispositivos donde se desea contener los archivos de salida, etiquetas y posiciones en el registro. Tambin contendr la explicacin del proceso para obtener los resultados deseados en forma detallada, sobre todo en los casos en que se desea un proceso estrictamente sealado (calculo del impuesto a determinados causantes, reporte de clientes morosos, etc.) Y las cifras de control que se desea obtener. Diseo de formatos de registro e impresin. Como complemento necesario de la definicin, existen los formatos de registro e impresin. Como los registros pueden estar contenidos en cinta magntica o en cualquier otro medio, aqu se mencionara el archivo de que se trata, as como el dispositivo que lo contiene, utilizando los siguientes elementos, tanto para modo de entrada como de salida.
A) registros mltiples. En caso de existir dos o ms tipos de registro para el

programa, se recomienda usar el formato mltiple; podr usar el diagrama (layout) de campos, o bien, dibujarlo. En cualquier caso deber contener la clave del programa (que servir para su identificacin), as como tambin la clave del sistema al que pertenece. Se marcaran y escribirn con claridad todos y cada uno de los campos. En caso de que contenga claves, se deber anotar una tabla que explique el significado de las mismas, esto deber quedar en la misma hoja en que se hizo el formato.
B) formato de registro. Esta forma se usara para diseo de registros, tanto en cinta
magntica como en dispositivos de acceso directo y se debe emplear como a continuacin se indica: Clave de programa. La correspondiente. Dispositivo de almacenamiento. Se pondr el nombre genrico del dispositivo, por ejemplo: cinta magntica, disco, etctera. Salida. Se marcara si se trata de un archivo de salida. Cuando el mismo formato corresponde tanto a entrada como a salida, se marcara en ambos casos. Fecha. Da. Mes y ao de cuando se entrega el instructivo, o cuando el analista dise el formato. Notas. Se anotaran las caractersticas generales del archivo, como son: nombre, etiquetas, numero de posiciones por registro, factor de bloque, organizacin, llave de acceso, etc., As como las que consideren pertinentes. C) impresin. Se empleara el diseo mas adecuado de acuerdo con las necesidades de la impresin, pero procurando anotar las posiciones que ocupan los distintos conceptos por imprimir dentro de las 132 posiciones disponibles, para lo cual se recomienda usar el diagrama de impresin. En el formato de impresin se anotan: Los ttulos deseados. El formato de la fecha. Los campos deseados por sacar a impresin. La separacin entre una lnea y la siguiente. Impresin de signos especiales. Posiciones de los campos por imprimir. Pie de pagina, etctera.
D) Descripcin de campos. Para todos los formatos de registro, es recomendable usar la estructura de renglones: En el primer rengln se escribir el nombre correspondiente a cada campo y/o sub-campo. En el segundo rengln se escribirn las posiciones de inicio y fin del campo o sub-campo. En el tercer rengln se especificara el numero de posiciones que ocupa dicho campo dentro del registro, para lo cual, segn el tipo de caracteres que contendr cada campo, se adopta la siguiente anotacin convencional: A28,x i 0,z9,p4 Lista de la ultima compilacin. Para tener un respaldo del programa que se encuentra en diskette (o en cualquier otro medio), deber contarse con una lista que se haya obtenido inmediatamente despus de la ultima compilacin del programa, y el cual se identifique con la clave del programa, clave del sistema y fecha en que se obtuvo. Clusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deber contarse con una lista de las clusulas de control para que el programa pueda ser utilizado en cualquier momento. Aun cuando no se cuente con las clusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas en forma inmediata.
Lo anterior es necesario en vista de que los programas se encuentran catalogados; a fin de ejecutarlos debe existir un juego de clusulas para iniciar el programa y otro juego para su reinicio. El reflejo de esos juegos de clusulas sern las propias listas de las clusulas de control. Cifras de control. En esta seccin se establecen por escrito todas aquellas cifras necesarias para conocer la actividad de un programa. Sern tantas como sea necesario, con una longitud variable que ser determinada por los volmenes estimados con los que trabajara el programa. En esta seccin quedaran escritos los conceptos para interpretar las cifras de control, as como las formulas que permitan verificar dichas cifras para hacer una evaluacin y saber si los resultados obtenidos en ellas son correctos. Una copia de la prueba final del programa servir para anexarla al instructivo de operacin al cual nos referimos mas adelante. Listas de datos prueba. Esta seccin esta formada por las listas de los datos prueba que se hayan utilizado para la prueba del programa, ya que servirn como referencia en caso de que desearan verificarse con posterioridad los resultados obtenidos en las pruebas. Resultados de la ltima prueba del programa. Los resultados a que se refiere esta seccin, son las listas de impresin obtenidas durante la ultima prueba, verificando que los resultados que aqu se muestran coincidan en longitud, posiciones, espaciados, etc., Con lo especificado en el formato de impresin, al igual que el formato de la fecha, el pie de pagina, los ttulos, etctera. En caso de que no se obtengan los resultados impresos, lo nico que se verificara sern las cifras de control (formato, leyenda, etc.), Con excepcin de aquellos casos en los que se haya especificado que no se obtendrn cifras de control. Todos los documentos inherentes al programa y que no se hayan incluido en los prrafos anteriores, se agregaran como anexos al final del resultado de la ultima prueba, marcndose tambin con la clave del programa, la fecha y una leyenda que identifique cada anexo. CARPETA DE OPERACIN Esta carpeta contendr lo siguiente: Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta. Diagrama general. En la carpeta aparecer un diagrama que muestra, en forma condensada, el flujo general de la informacin y de las actividades que se realicen en este sistema. Este diagrama utilizara los mismos smbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la seccin correspondiente de la carpeta administrativa. Las recomendaciones aplicables en la elaboracin de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboracin del diagrama de la carpeta ya mencionada, de preferencia deben ser iguales.
Diagrama de flujo del proceso electrnico. En este diagrama se presentaran grficamente todos los pasos que se siguen en el centro de computo, en forma detallada y especifica, desde la entrada de la informacin hasta obtener los resultados finales. Para ello es necesario que en dicho diagrama aparezcan todas las operaciones y dispositivos requeridos, los cuales deben identificarse con la simbologa utilizada en dicho centro; se marcara cada una de las fases (conversin, copia de archivos, impresin de listas, etc.) Con una leyenda que as lo explique, adems, dentro del smbolo utilizado para cada proceso deber ir la clave del programa con que lleve a cabo este proceso. Tambin aparecer en forma clara y precisa el nombre de los archivos que entran y salen en el proceso; y en cada caso se pondr una leyenda que de ser necesario aclare la situacin especial de un archivo. Descripcin general de las fases. En vista de que, en general, una fase del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte determinada, no es necesario explicar en forma detallada todas las fases que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo; bastara con mencionar la fase de que se trata, el programa que la identifica y si fuera necesario, algunas caractersticas esenciales de ese programa. Caducidad de archivos. En este punto el analista deber especificar la caducidad de los archivos que maneje el sistema, y tomar en consideracin los respaldos necesarios. Asimismo habr un instructivo de operacin por cada programa existente en el sistema, con lo siguiente: Diagrama general de entradas-salidas. En la primera hoja del instructivo pueden existir tantos diagramas como opciones tenga el programa correspondiente. Se llena de la siguiente manera: Nombre o clave del programa. Se anotara el nombre o clave que el analista asigno al programa, este debe ser el mismo que aparezca en la tapa de la carpeta del instructivo individual del programa. Sistema. Nombre del sistema. Analista programador. Iniciales de los nombres y apellidos paternos, tanto del analista como del programador. Fecha. Da. Mes y ao en que se elabora el instructivo. Entradas/salidas. Se conectaran a la unidad central, por medio de lneas, los dispositivos por utilizar, y se llenaran las especificaciones correspondientes a los archivos particulares. En el caso de la impresora, se anotara a su lado la forma, medida y tantos por utilizar, as como la especificacin de control de salto. Observaciones. Se anotaran condiciones especiales de arranque, lo que hace el programa, as como la opcin de que se trate cuando existan mas de una o, en su caso, cuando lo que se pretenda anotar sea extenso, se anexara una seccin de aclaraciones especiales, donde se anote la existencia de dicha seccin. Mensajes. Si el programa, como caso excepcional, requiere enviar mensajes por consola, se anexara una forma de mensajes, que debe llenarse de la siguiente manera: Clave del programa. La que corresponda. Fecha. Da. Mes y ano de la elaboracin del instructivo.
Hoja. Nmero progresivo que le corresponde dentro del instructivo. Mensaje. Texto del mismo, o bien su identificacin cuando as se use. (esto ser por cada mensaje que enve el programa). Causa. Lo que origina en el proceso que sea enviado el mensaje, se puede usar la palabra autoexplicativo cuando sea as el mensaje y se haya escrito en esta forma. Accin. Lo que debe hacer el operador cuando se presente esta condicin; es posible que tambin el mensaje sea autoexplicativo a este respecto. Clusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deber contarse con una lista de las clusulas de jcl para que el programa se pueda utilizar en cualquier momento; as, cuando no se cuente con estas clusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas inmediatamente. Lo anterior es necesario porque los programas se encuentran catalogados, y a fin de ejecutarlos debe existir un juego de clusulas para iniciar el programa y otro juego para su reinicio, si el programa contiene la rutina de checkpoint (punto de control). El reflejo de esos juegos de clusulas sern las propias listas de las clusulas de control. Aclaraciones particulares de cada programa. La finalidad de esta seccin es dejar por escrito y a manera de instrucciones para operacin todas las condiciones que, por su naturaleza, se consideren como especiales dentro de un programa particular y que, por lo mismo, debern atenderse en forma preponderante. Para ello, en el diagrama general de entradas-salidas se har la anotacin que indique la existencia de la seccin de aclaraciones. Resulta ocioso, pero oportuno, insistir en que no todo programa va a requerir esta seccin, ya que las "condiciones especiales" que se mencionan son a nivel operacional y no de lgica interna. Cifras de control. En esta seccin se establecern por escrito todas las cifras necesarias para conocer la actividad de un programa, teniendo una longitud variable que se determinara por los volmenes estimados de datos con los que trabajara el programa. En esta seccin quedaran escritos los conceptos para interpretar las cifras de control que aqu aparezcan, as como las formulas que permitan verificarlas para hacer una evaluacin y saber si los resultados obtenidos en estas cifras son correctos. Se podr usar una copia exacta de lo que ya exista en la carpeta de programacin. Diseos de impresin. En esta carpeta de operacin debe existir un formato de resultados en el cual se mostrarn: Ttulos deseados. Subttulos. Formato de la fecha. Campos deseados para sacar la impresin. Espacio entre una lnea y la siguiente. Impresin de signos especiales. Posiciones de los campos de impresin. Pie de pagina, etctera.
En el caso particular de forma preimpresa deber anexarse un ejemplar que muestre el diseo ya impreso, que facilite el centrado de la misma; no hay que olvidar las especificaciones de control de salto. Los resultados impresos obtenidos por el programa debern ajustarse a los especificados en el formato de impresin. Formatos de registro. En esta carpeta debern existir los formatos de registro de entradas y salidas que utilice el programa. Distribucin de resultados. Para hacer mas fluido el proceso que se realice en determinado sistema, es necesario conocer de antemano los lugares hacia donde se van a canalizar los resultados obtenidos, estos son: Bodega. Archivo. Cintoteca. Usuarios.
Por escrito, quedara la cantidad y lugares hacia los cuales se har la distribucin de los resultados que se hayan obtenido. Todo cambio en el sistema deber ser reflejado en su respectiva documentacin para tenerla actualizada. Las carpetas referidas anteriormente son las requeridas para lograr una buena documentacin del sistema en cuestin. Sin embargo, deber considerarse como un tipo de documentacin importante para la instruccin del personal que maneja el sistema; por lo tanto, el siguiente punto deber ser necesario.
INSTRUCCIN SOBRE MANEJO DEL SISTEMA debido a que el analista es quien tiene un conocimiento pleno del sistema, es la persona mas adecuada para impartir la instruccin que sea necesaria para el manejo del sistema. Esta instruccin debe darse a todas las personas que intervengan en el manejo del mismo, para que sepan manejar la informacin que a cada uno le corresponde, y para hacerles sentir la importancia de sus actividades y el objetivo que se persigue con el sistema, as como las repercusiones que puede tener un mal manejo de la informacin. Ahora bien, como los instructivos facilitan el entrenamiento y la capacitacin del personal, es tambin labor del analista elaborarlos. La elaboracin de manuales facilita el entrenamiento y la capacitacin del personal. A continuacin se mencionan otros tipos de instructivos. INSTRUCTIVOS DE CODIFICACIN Y MANEJO DE ARCHIVOS Este instructivo indica cules datos deben captarse, de que documentos fuente, en que orden, el lugar del cual deben tomarse, bajo que condiciones, etc.; Debe contener como mnimo: Introduccin.
Generalidades. Documento fuente. Datos por captar y condiciones (ejemplos). Elaboracin de cifras de control. Cuotas por cubrir. Calendario de entrega.
INSTRUCTIVO DE REALIMENTACIN Y DE INFORMACIN Debido a que la informacin presenta diferentes condiciones de error y al volumen de los mismos, el analista debe estudiar con cuidado cual ser el mtodo para eliminar o corregir las inconsistencias que se presenten. Este mtodo debe ser econmico y practico, adems de cumplir con todas las condiciones posibles para la realimentacin de correcciones. Los rechazos o sealamientos de inconsistencias se hacen por lotes facturas, documentos o campo. La correccin y realimentacin, por tanto, pueden hacerse en la misma forma. Es el instructivo que para este fin se elabore, el que indicara los medios mas apropiados. Este instructivo deber contener como mnimo: Introduccin. Generalidades. Causas del rechazo. Formas de correccin. Cuotas por cubrir. Calendario de entrega.
5.4 ESTANDARES DE IMPLEMENTACIN OPERACION DEL SISTEMA La operacin de un sistema es la parte que, dependiendo de la consistencia del sistema y de su documentacin, ser la que integralmente arrojara los resultados producto del mismo. Este manejo ser regulado por los siguientes elementos:
CALENDARIO DE RECEPCIN DE INFORMACIN Y ENTREGA DE RESULTADOS Debido a que es necesario prever las cargas de captacin de datos y responsabilizar al usuario de la entrega oportuna de su informacin, se debe elaborar un calendario de recepcin de informacin y de entrega de resultados, porque tambin el centro de computo esta obligado a entregar resultados en forma oportuna para lograr la continuidad en el trabajo de los usuarios. El calendario deber contener lo siguiente: Departamentos que intervienen en el sistema. Actividades por realizar en cada departamento. Duracin de la actividad (tiempo estimado y tiempo real). Observaciones.
El calendario acordado se debe respetar; de lo contrario, los departamentos que intervienen en el sistema se veran afectados en la planificacin de su trabajo. El calendario acordado debe darse a conocer a los distintos departamentos, y cada uno de ellos debe aprobarlo por escrito. Existen algunos resultados estimados por el sistema o algunos resultados especiales no considerados dentro de este, que no podrn sujetarse al ciclo de un calendario por ser emitidos en forma exclusiva a peticin del usuario. Estos resultados se manejaran por rdenes de proceso y las fechas de entrega de resultados se acordaran despus de recibir la solicitud del trabajo, previa aprobacin de esta. CADUCIDAD Y RESPALDO DE INFORMACIN Al tomar en cuenta los grandes volmenes de in formacin que se manejan, es necesario establecer por escrito la fecha de caducidad de la informacin y el destino, ya sea para destruccin o archivarlo. Existen dos tipos de caducidad: Caducidad de informacin documental. Esta caducidad queda sujeta a la reglamentacin de la unidad usuaria respectiva, que en la mayora de los casos es la depositaria y responsable de dichos documentos. En los casos de excepcin, el usuario respectivo, as como el analista responsable, determinaran en conjunto la fecha de caducidad de la informacin documental, esta es normalmente cada tres actualizaciones del archivo afectado. Caducidad de informacin magntica. La caducidad de informacin dispositivos magnticos se determinara cada tres actualizaciones del ya que sirven como respaldo de este en caso de ser necesario proceso. Estos tipos de archivo contenidos en dispositivos magnticos contenida en archivo base, repetir algn pueden ser
Archivos base. Son los generados por el propio sistema y que servirn para obtener datos estadsticos o resultados del mismo. La caducidad de cada archivo variara de acuerdo con las actualizaciones del mismo. Usualmente es cada tres actualizaciones, ya que sirve de respaldo al archivo actualizado. Algunos archivos base llegan a convertirse, al cierre de determinado ejercicio, en archivos de consulta, por lo que se les dar caducidad histrica. Archivos de paso. Son aquellos archivos que, como su nombre lo indica, solo intervienen en alguna fase de un proceso. La caducidad de estos archivos por lo general ser inmediata una vez validado el proceso mediante las cifras de control correspondientes. Este tipo de archivos normalmente se generan de programas de utilidad (sort, merge, selector, etc.). Archivos de movimientos. Son aquellos archivos que afectan de alguna manera a los archivos base o de consulta. La caducidad de estos archivos ser cada tres actualizaciones, ya que sirven de respaldo a los archivos actualizados.
REGULACIN DE LA OPERACIN DEL SISTEMA
Para lograr que un sistema funcione con alto grado de confiabilidad, es necesario, adems del buen diseo del sistema, tener una regulacin operacional del mismo; es decir, ejercer una constante vigilancia sobre los resultados que se obtienen, utilizando para ello los siguientes elementos: Cifras de control. Las cifras de control deben dar la garanta a un analista de los buenos resultados obtenidos en un proceso; adems, deben ser precisas, claras y 1gicas, para llegar a una validacin rpida y confiable. Tiempos de proceso. Es necesario considerar los tiempos de proceso dentro de un sistema, porque los procesos que no justifican un consumo de tiempo considerable se disparan en este, y es indispensable revisar el programa afectado y buscar su optimizacin. Si esta poltica se aplica a un sistema en su conjunto, se reducirn los tiempos de proceso, y en consecuencia, las horas-maquina ocupadas por un sistema. Puntos de control. Un sistema debe tener puntos de control estrictos, dado el manejo de que es objeto la informacin por procesar. Estos puntos de control son la facturacin de documentos por captar, y posteriormente de los registros capturados, para verificar estas cifras contra las de control obtenidas electrnicamente y cualquier control que verifique la validez de los procesos. Oportunidad de resultados. Los resultados obtenidos por un sistema se deben entregar en forma oportuna y veraz; si no es as, sern intiles para el usuario.
MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTACIN DE SISTEMAS Cuando se disea un sistema, debe hacerse considerando que debe ser permanente en una institucin, no as las personas; por lo que es necesario crear una biblioteca de sistemas en la cual existirn tantas documentaciones de sistemas, como sistemas existan. Todo sistema es viable de optimizarse o modificarse, por lo que es necesario actualizar su documentacin; cuando as sea, podran afectarse las siguientes carpetas: Carpeta Carpeta Carpeta Carpeta Carpeta administrativa. del usuario. de captacin de datos. de programacin. de operacin.
Dentro de la biblioteca, cada sistema debe estar integrado por las carpetas mencionadas; as mismo, es recomendable agrupar sistemas por reas de servicios similares, para mayor facilidad de consulta.
VARIACIONES DE OPERACIN (permitidas por el sistema) Cuando un sistema ya ha sido implantado, es posible que surja la necesidad de variar la operacin sin que afecte al sistema en s. Estas variaciones podrn ser:
Numero de copias impresas. Destino de resultados. Distribucin de resultados. Parmetros de control. Modificaciones de encabezados.
DISTRIBUCIN DE RESULTADOS
La distribucin de resultados se har de acuerdo con las necesidades del usuario, y podr ser: Directamente al usuario. Aunque la entrega de resultados se haga por medio de una oficina de servicios, los resultados son enviados directamente al usuario, siendo este el que les del destino final. Por medio de la oficina de servicios. En este tipo de entrega se decide previamente el destino de los resultados obtenidos por un sistema. Es decir que la oficina de servicios se encargara de distribuir los resultados obtenidos por un sistema de acuerdo con lo establecido en este. Por correo. Este tipo de entrega puede variar en su procedimiento; es decir, se le pueden enviar los resultados bajo responsabilidad de la oficina de correos segn lo crea conveniente, o bien, el centro de computo se puede encargar de rotular los envos y hacerlos llegar a su destinatario por embarque particular. 5.5 ESTANDARES DE MANTENIMIENTO Una vez implantado un sistema, es necesario darle mantenimiento para cerciorarse de su buen funcionamiento y adaptacin a las necesidades del momento, ya sea del sistema electrnico o de recursos tcnicos. A un sistema se le debe dar mantenimiento bsicamente por actualizaciones del sistema o por racionalizacin del mismo.
ACTUALIZACIONES Un sistema se puede actualizar por: Nuevos resultados. Los nuevos resultados dentro de un sistema pueden afectarlo, desde los procedimientos manuales, el proceso electrnico del mismo, los recursos humanos o solo algunos de estos, y es necesario actualizar el sistema segn se requiera. Modificacin a resultados existentes. Como en el punto anterior, un sistema se puede ver afectado en cualquiera de sus puntos; por lo tanto, ser necesario actualizar el sistema, incluso por disposiciones legales. Variaciones de procesos y/o de recursos. Las variaciones de procesos pueden ser. Entradas. Las variaciones en las entradas de un sistema pueden estar relacionadas con el cambio del documento fuente y/o con los recursos de
captacin, generndose una variacin en el sistema; por lo que es necesario actualizarlo. Salidas. Las variaciones en las salidas de un sistema pueden estar relacionadas con l as variaciones de entrada y/o con las variaciones de operacin. Es decir, si la creacin de un nuevo resultado, o la modificacin a otro ya existente, afectan las entradas de un sistema, lgicamente afectaran las salidas del mismo, y en consecuencia su operacin, por lo que es necesario actualizar el sistema. Operacin. Las variaciones de operacin son producto de las variaciones de entradas y/o salidas de un sistema, o bien por fallas de proceso; por lo que es necesario actualizarlo. Habr variaciones de operacin en donde no ser necesaria la actualizacin del sistema, nicamente se har un ajuste en la fase afectada. Los recursos variables de un sistema pueden ser: Humanos. En la implantacin de un sistema se deben indicar los recursos humanos necesarios para el manejo del mismo. La variacin de este recurso puede repercutir en el buen funcionamiento del sistema; por lo cual ser necesario realizar los ajustes correspondientes para que estas variaciones no interfieran en su funcionamiento. Materiales. Los recursos materiales de que dispone un sistema estn estrechamente ligados con los recursos materiales de que disponen las unidades usuarias que intervienen en l. Al cambiar el tipo de los recursos materiales de las unidades? Un sistema podr variar a fin de adaptar el sistema a estos nuevos recursos, sin que esto afecte los objetivos originales. Documentacin. Las variaciones que sufra un sistema por actualizacin, lgicamente repercutirn en la documentacin del sistema, ya que esta servir de consulta para cualquier persona relacionada con el mismo. Las actualizaciones de documentacin del sistema debern efectuarse a la mayor brevedad despus de ocurrida la variacin, de lo contrario llega un momento en que la documentacin no corresponde a la realidad o se olvida la modificacin. Regionalizacin. Al actualizar un sistema se debe investigar si esta actualizacin es aplicable al sistema implantado en las regiones. El concepto de regionalizacin es comn en empresas gubernamentales, bancos y, en general, en empresas que implantan los sistemas centrales en las dems regiones del interior del pas en donde tambin dan servicio. Racionalizacin. Todo sistema debe estar sujeto a una racionalizacin, es decir, a una organizacin sistemtica del trabajo para obtener un mayor rendimiento, este objetivo se lograra mediante la evaluacin peridica del sistema. La evaluacin peridica es una investigacin profunda del sistema cuya finalidad es determinar las necesidades actuales del usuario y si el sistema cubre las mismas. Esta investigacin se debe efectuar como si se tratara de un sistema nuevo, y se consideraran los siguientes puntos: Objetivos actuales. Estos se determinaran en forma conjunta con el usuario, segn sus necesidades. Polticas actuales. Las polticas establecidas para un sistema pueden variar por diferentes motivos, entre otros, pueden ser: nuevos resultados, nuevos objetivos,
recursos materiales, etc.; Estos factores harn necesario determinar nuevas polticas para manejar el sistema. Entradas. Se investigaran los procedimientos manuales y de captacin, para determinar si aun son funcionales o deben modificarse o cambiarse en su totalidad. Salidas. En este aspecto bsicamente se investigara la funcionalidad de los resultados que se obtienen en el sistema. Esto se logra con una determinacin del objetivo, donde se busca un resultado y la utilizacin real de este. Utilizacin de resultados. Si al hacer la investigacin de la funcionalidad de un resultado obtenido por un sistema, se determina que no ha sido utilizado en forma adecuada, es necesario hacer notar al usuario esta deficiencia en el manejo del sistema, indicndole la mejor manera de utilizar el resultado. Operacin del sistema. Este estudio esta dirigido al manejo del sistema; la evaluacin de este punto determinara los ajustes que se deban hacer. Rediseo o actualizacin del sistema evaluado. De la evaluacin de los puntos detallados anteriormente, se de terminara lo siguiente: - el sistema cubre las necesidades para las que se creo, y no es necesario hacerle ningn ajuste. - el sistema cubre las necesidades para las que fue creado, pero es necesario hacer algn ajuste en algn(os) punto(s) evaluado(s), sin llegar a redisear el sistema. Si este es el caso, se deben seguir los pasos descritos en el punto de actualizaciones a un sistema. - ya no cubre las necesidades para las que se creo, y por este motivo es necesario redisear el sistema. Si es as, se deben seguir los pasos descritos en esta metodologa en lo referente al diseo de un sistema.

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