M-Business

Informatisation de la Gestion du Réseau de

Ventes

Pour: DICARLUB

Numéro: NWT20221027

Date: 27 Octobre 2022

Validité: 60 jours

Sujet: Informatisation de la Gestion du Réseau de Ventes

Offre Technique solution mobile NEWT

Easy Sales
 New Wave Technology
Offre Automatisation SFA

Table des matières

1. Introduction ....................................................................................................................... 3
2. Présentation de la société.......................................................................................... 4
3. Présentation de la solution ....................................................................................... 5
A. Portée du projet ................................................................................ 5
B. Vue générale .................................................................................... 6
4. Méthodologie d’implémentation et plan de mise en œuvre......................................... 19

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 New Wave Technology
Offre Automatisation SFA

1. Introduction
Le présent Document Constitue l’offre New Wave Technology pour la Mise en place d’une
Solution Mobile Basée sur les Produits EasySales.

Le principal objectif est la mise en œuvre d’une solution pour l’informatisation de la gestion du
réseau des Vendeurs de DICARLUB

La portée et l’organisation de la solution seront présentées dans les chapitres suivants. Néanmoins,
nous citons ici, les principaux Modules traités par l’application.

EasySales front office est utilisée sur PDA/Téléphone sous Android. Elle comporte quatre
modèles de gestion (Les vendeurs, les pré vendeurs, Les livreurs et les superviseurs) et permet le suivi des
visites, la saisie des commandes clients (modèle Pré vente) ou des factures dans le cas de vente au camion.
Le vendeur peut imprimer la facture, collecter les encaissements et les réconcilier avec les factures. Le
stock camion sera mis à jour en temps réel. Un certain nombre de rapports seront édités directement de
l’application à partir du PDA.

EasySales Back office est une application exécutée sur un serveur WEB et
permet le paramétrage des données de base. Un certain nombre de rapports de
gestion sont édités à partir de cette application.

EasySales synchronisation est l’outil qui permet la synchronisation entre les

données du PDA et la base de données de l’application Back office.

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2. Présentation de la société
Créée en mars 1998. NEW WAVE TECHNOLOGY est le fruit de longues années d’expérience
dans le domaine de service et d’ingénierie relatifs aux technologies de l’information. Les compétences qui
l’ont fondée ont participé au développement de ce secteur et ont participé à un grand nombre de projets
informatiques aussi bien dans le domaine de l’administration publique que dans le secteur privé
(assurances, industries, distribution). Le champ d’intervention englobait les études, la formation, le
développement de solutions et assistance à l’organisation et à l’implémentation de grands ERP
internationaux. Depuis sa création, New Wave Technology a assisté un certain nombre de sociétés
multinationales à passer le problème de bogue de l’an 2000 sur l’environnement AS400. Elle a également
participée à l’implémentation de l’ERP BPCS (SSA) et l’assistance à maitrise d’œuvre pour des ERP
comme IScala, PRMS, JDE et SAP B1. Les consultants de la société ont également dirigé d’importantes
missions de consulting au profit de sociétés multinationales ainsi qu’au service de compagnies marocaines
les plus prestigieuses. Ces grandes entreprises ont fait confiance à notre société grâce au professionnalisme
et au sérieux qui caractérisent l’équipe qui a mené ces différentes missions.

A partir de l’an 2001, notre société a pris un virage stratégique en s’intéressant aux systèmes
informatiques embarqués (essentiellement gestion des forces de vente –SFA). De ce fait, nous avons étoffé
notre équipe avec des compétences en Informatique mobile. Notre souci premier est la satisfaction de nos
clients. Dans tous les projets réalisés, nous avons tenu à discuter avec nos clients du retour sur
investissements (ROI) de leurs projets et de nous engager sur une qualité d’implémentation (en termes de
conduite de projets, coûts et fonctionnalités) qui réponde à leurs soucis de rentabilité. Pour ce faire, nous
investissons dans la formation de notre personnel et nous procédons à une veille technologique continue

A partir de l’an 2013, notre société a pris un virage pour le développement sous Android pour
l’application Easysales, Superviseur, Marchandiseurs ainsi que pour le module Programme de fidélité

Domaine d’interventions :

Solutions Mobile (M-Business) environ 90% de l’activité ces 5 dernières années

Implémentation ERP standard au niveau de l’Industrie/Distribution (BPCS, JDE, PRMS,
Scala)
Études et Re-engineering de système
Développement spécifique de solutions
Délégation de personnel en régie

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3. Présentation de la solution
A. Portée du projet

La solution cible sera basée sur l’application de base EasySales et complétée par les demandes qui
seront spécifiées dans le cahier des charges. L’étude préalable détaillera les besoins dans le cahier des
charges définitif après (mapping/matching)

L’expérience de New Wave Technology qui a mis en marche plusieurs projets d’informatisation
de Réseaux de Ventes garantie le succès de la solution.

La zone géographique du projet est le MAROC. Les licences ne peuvent être utilisées qu’au niveau du
territoire Marocain

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B. Vue générale

EasySales est une solution qui a été développée selon une architecture ouverte pour répondre aux
besoins d’automatisation des forces de vente en utilisant la technologie mobile. D’un autre coté,
l’application peut communiquer avec les différents ERP moyennant un développement spécifique. De plus,
le produit est utilisé comme un système de reporting pour les données concernant les ventes.

Le schéma suivant présente l’architecture globale de la solution

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La solution gère 4 modèles de distributions. La même application PDA est utilisée pour les différents
modèles. C’est un paramètre défini pour l’utilisateur PDA au niveau du back office qui détermine le
mode de tournée au niveau du PDA.

Modèle Prévente-Livraison Easysales

Ce modèle permet au pré vendeur ainsi que des livreurs d’être muni d’un PDA. Le pré vendeurs
suivent des routes programmées, effectue les visites et prennent uniquement les commandes qui seront
synchronisées vers le back-office. Les livreurs Chargent le stock dont ils ont besoins selon les commandes
à livrer. Ils démarrent ensuite une tournée de livraison pour les commandes qui leur sont affectées.
L’application gère pour les livreurs le stock véhicule et permet également la saisie des encaissements avec
lettrage des factures. Selon le paramétrage, on peut autoriser la vente directe pour le livreur.

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Modèle Prévente-Livraison BO Easysales

Dans ce modèle, on peut gérer les livraisons pour des certains livreurs à partir du back-office. Dans ce cas,
le magasinier édite directement les factures du Back office avec possibilité d’annulation ou le report de la
livraison. La fonction livraison à partir du Back office nécessite l’utilisation du module Magasinier.

Modèle Prévente-Livraison ERP

Ce modèle est comme le modèle précédent mais la livraison s’effectue à partir de l’ERP du client.
En effet, le pré vendeurs prennent uniquement les commandes qui seront synchronisées vers le back-office
et intégré vers l’ERP du client. La livraison le contrôle de crédit ainsi que la facturation sera effectué au
niveau de l’ERP. Ce modèle est utilisé pour la gestion de canal moderne et pour les grossistes qui
nécessitent une logistique de transport.

Modèle Vente conventionnel

Ce modèle permet la gestion des tournées en vente conventionnelle. Le

vendeur charge éventuellement le stock selon la commande qu’il a passé au
magasinier. Il effectue ensuite sa tournée selon la route programmée.
Devant le point de vente, il ouvre une visite, effectue la vente (facturation
avec impact de stock) et récupère l’encaissement et lettrage éventuel.

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Modèle Hybride
Le modèle hybride est un composé de 3 modes de tournée. Comme pour le
vendeur conventionnel, le vendeur hybride démarre sa journée en chargeant
éventuellement le stock selon la commande qu’il a passé au magasinier. Il
effectue ensuite sa tournée selon la route programmée. Devant le point de
vente, il ouvre une visite. Selon la demande du client, il peut soit :
Saisir une commande qu’il va livrer ultérieurement
Effectuer une vente (Facturation avec impacte du stock)
Livrer une commande déjà prise lors d’une tournée précédente.

En plus de ces modèles, on peut utiliser les modèles

Superviseur :
Effectue des tournées ‘Store check’ des clients
Suivre les indicateurs de performance KPIs de ses vendeurs

Dans ce qui suit, nous allons détailler les fonctionnalités par support, PDA, Back office et Synchronisation.

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C. EasySales –PDA
EasySales-PDA est la solution mobile qui permet l’automatisation des
forces de vente sur un PDA de type téléphone ou PDA Durci, utilisant Android.
Elle sera installée sur le PDA de chaque vendeur. Nous allons décrire les grandes
lignes des fonctionnalités offertes au niveau du PDA indépendamment du modèle.
Aussi allons-nous parler invariablement de vendeur ou utilisateur. Voici une liste
des fonctions non exhaustives disponibles au niveau de l’application EasySales
PDA et dont certaines peuvent être désactivées soit automatiquement selon le
modèle ou par paramétrage au niveau du back office :

Le responsable introduit les paramètres pour démarrer la

tournée lorsqu’il sort de l’agence. Celle-ci se termine lorsque le
vendeur effectue une synchronisation globale

Le chargement des produits si nécessaire sera saisi par le

vendeur. Selon le paramétrage et si le module magasinier est
utilisé, le chargement du magasinier sera directement
synchronisé vers le PDA du vendeur. Le vendeur peut
également effectuer une annulation de chargement avec ou sans
mot de passe.

Durant sa tournée, le vendeur aura à visiter un certain nombre de clients selon

une route prédéfinie. Le positionnement du client peut être en mode
séquence dans la route, en mode GPS en scannant un code à barre collé
chez le POS ou en utilisant un tag NFC. Pour chaque client, l’application
PDA présentera des informations sur le client telles que solde et justification de
l’encours

Si la visite n’est pas concluante (pas de vente réalisée, le vendeur sera obligé de sélectionner un
motif de non vente (produit encore en stock, client absent, pas d’argent etc.)

Avant de pouvoir facturer, le système contrôle les limites du crédit du client (Voir back office)
avant de permettre la saisie de la vente

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Si une vente est réalisée, le vendeur introduit uniquement les quantités

vendues par produit en utilisant l’unité principale et/ou l’unité secondaire.
L’application calculera automatiquement les prix en tenant compte des
plans tarifaires, des remises, des promotions, de l’escompte et des gratuités
qui ont été paramétrées au niveau du back office. Selon le paramétrage, le
système peut proposer des quantités de commande (Recommended Order)
selon le stock du client et des ventes client des 2 dernières visites et le stock
client de la visite actuelle

Si l’utilisateur supprime une commande, le système effectue une suppression

logique et garde trace de la commande supprimée. Cette opération ne peut
s’effectuer que si la commande n’est pas encore synchronisée.

Le vendeur saisie les encaissements et effectue éventuellement le lettrage avec

les factures anciennes. Dans le cas ou on a paramétré la gestion l’escompte
automatique, le système exigera le mode de paiement et l’échéance éventuellement pour calculer
automatiquement l’escompte selon les conditions de règlement définies dans el back office.

Le vendeur peut également saisir les dépenses de la tournée selon les rubriques
de dépense paramétré dans le back office

Avant la clôture de la tournée, le vendeur peut effectuer un déchargement de

stock selon l’organisation de l’entreprise. Ce déchargement peut selon le
paramétrage être soumis à un mot de passe. Il peut également être effectué par le
magasinier

A la fin de la tournée, le vendeur édite les rapports de tournées. Il effectue

ensuite la fermeture de la tournée en précisant des données telles que le
kilométrage. Une fois la tournée clôturée, l’application n’est plus utilisable
qu’après la synchronisation des données avec le back office.

A la fin du mois ou lors de contrôle de stock véhicule du vendeur, l’application permet la saisie de
l’inventaire avec possibilité de correction automatique de stock

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Remarques

Selon les modules et les fonctions utilisées, le vendeur peut effectuer d’autres opérations lors de la
visite :
Saisie du stock du client
Saisie des retours et des échanges
Générer les avoirs
Situation des consignes
Installation et suivi des équipements (matériel de visibilité, frigo etc)
Répondre aux questionnaires paramétrés au niveau du back office
Gérer l’octroi des cadeaux fidélités dans un document indépendant de la vente selon les points
fidélité cumulés durant une période et selon le paramétrage du Back office

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D. EasySales BackOffice
EasySales BackOffice constitue la partie la plus importante de la solution. En effet, au niveau de
cette application s’effectue l’ensemble du paramétrage. Elle est développée sous forme d’un serveur WEB
(intranet) et installée sur un serveur IIS de Microsoft ou Apache. La base de données utilisée en standard
est SQL Server. En plus du paramétrage, l’application Back office permettra aux utilisateurs d’accéder à la
base de données et d’éditer un certain nombre de rapports de gestion qui permettront le pilotage de
l’activité des vendeurs et suivre les indicateurs de performance KPIs et les statistiques de ventes.

Cette application exécutée sur le backoffice permet de saisir les données de base et les paramètres
du système. Ces données seront envoyées sur le PDA après la synchronisation. La liste suivante présente
un échantillon de données de base gérées par EasySales Back office:

Les clients avec les différentes catégorisation et données de sectorisation. Ils sont regroupés par
route qui est l’unité programmé pour les visites d’une journée

Les canaux de distribution ou catégorie

Les classes de clients
Les types clients
Les agences
Les régions
Les secteurs
Classifications libres
Adresses de livraison/Facturation
Les limites de crédit
Modes de paiement autorisés

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Etc.
On peut saisir des objectifs par client en chiffre d’affaires et en volume statistique. Cet
objectif est visible sur le PDA

Les articles avec leurs catégorisations ainsi que leur prix de base et plans tarifaires

Les marques / sous marque

Les familles / sous famille
Les types articles
Classifications libres
Unités de ventes principale et secondaire
Poids et volume
Gestion des emballages, des articles cadeau et des articles vendus en vrac avec des
quantités décimale 1,350 KG

Les vendeurs ou utilisateur PDA avec Leur catégorie, modèle, les routes qui leur sont affecté. On
peut gérer un certain nombre d’objectif fixé pour le vendeur. Ceux avec * sont visibles sur PDA
les autres sont consultables uniquement sur le back office :

Objectif Nombre de visites

Objectif chiffre d’affaires *
Objectif Volume statistique *
Objectif Nombre de facture *
Objectif Valeur moyenne de facture
3 initiative du mois (Par Marque / groupe article) *

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Objectif par article

Objectif par Famille/sous famille article *

Le paramétrage des remises englobant les différents cas de figures

Remise avec exclusion
Remise sur différent palier (exemple plier 500 DH et palier quantitative)
Conditions clients élaborés avec possibilité de négation et combinaison de plusieurs
conditions sur
 une liste de clients
 une liste de catégorie (région, classe type, catégorie en plus des catégories libres)
 un groupe tarifaire de clients hétérogène
 pour tous les clients
Conditions article élaborés avec possibilité de négation et combinaison de plusieurs
conditions sur
 une liste d’articles
 une liste de catégorie (Famille/sous-famille, marque/sous-marque, type, taille
couleur en plus des catégories libres)
 un groupe tarifaire d‘articles hétérogène
 pour tous les articles
Condition avec un pack d’articles hétérogène et plusieurs conditions
Utilisation de plusieurs palier (Monétaire, quantitative, Volume, Poids, conditionnel)
Des remises sous forme
 Réduction en pourcentage
 Réduction ou en montant
 Gratuité simple
 Gratuité à choix multiple
 Gratuité lié
Des remises avec palier fixe ou répété
Plafond en montant ou en quantité ou en nombre de fois pour vendeur
Plafond en montant ou en quantité ou en nombre de fois pour client

En plus des remises octroyées sur la facture on peut définir des remises
Basée sur les points de fidélité à cumuler par le client selon une pondération par
article et offre de cadeau qui seront généré dans un document spécifique sans nécessité
d’effectuer une vente
Remises plan calculé par le client sur des base objective et subjective. Elles seront
intégrées au niveau du back office en utilisant un fichier Excel au bénéfice de client
et seront envoyé au PDA pour être exécuté avec possibilité de suspension

Les questionnaires peuvent servirent pour récolter des informations au niveau du terrain comme la
visibilité, la présence des produits, la concurrence. De plus, les demandes de modification de la
fiche client peuvent être paramétrées au niveau du questionnaire. Le vendeur répond à ces
questions qui mettront à jour la fiche client si elles sont validées. On peut faire des
questionnaires spécifiques selon la catégorie du point de vente

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EasySales BackOffice permet l’édition d’un certain nombre de rapports (Plus de 80 rapports) qui
facilitent le suivi de la force de vente sur le terrain :

Ventes par canal de distribution

Vente par vendeur, par classe client et par région

Visites et factures par vendeur

Comparaison entre objectif et réalisée selon les indicateurs de performance

Liste des remises accordées

Contrôle des gratuités

Un certain nombre de rapports et de graphiques

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E. EasySales Synchronisation
EasySales Synchronisation, comme son non l’indique est le Module système de communications qui
permet la synchronisation entre les données des vendeurs sur les PDA et la base de données dans le back
office.
EasySales est une Solution d’application de Transmission/Réception de données basé sur l’adressage IP
utilisant le protocole HTTP ou HTTPS. Elle permet une communication indépendante du support :

VPN
ADSL avec adresse IP Fixe
Wifi
GPRS
Et toutes technologies futures s’appuyant sur les protocoles TCP/IP

F. Développement spécifique
Le développement spécifique fera l'objet d'une étude préalable avec des sessions de mapping/matching
afin de compléter et préciser les besoins énumérés. La charge de travail est donnée à titre estimatif et sera
précisé après la rédaction du cahier des charges définitif.

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4. Méthodologie d’implémentation et plan de mise en œuvre

L’implémentation de la solution EasySales est organisée en plusieurs phases. Chacune d’elles est
décrite dans les deux tableaux ci-dessous. La première table précise les livrables. La deuxième table
défini le responsable de chacune des tâches, une estimation de la charge de travail en jours*homme ainsi
que le délai en jour calendaires. L’implémentation définie dans ce plan d’action est relative au
démarrage d'un pack de 6 vendeurs

Phases Livrables
Phase 0: Kick off meeting pour le démarrage du projet Plan d’action
Phase 1: Lancement de l’acquisition de matériel (Téléphones, imprimantes
Phase 2: Préparation du cahier des charges pour les développements Cahier des
spécifiques (Mapping/Matching) charges
Phase 3: Adaptation Easy Sales selon cahier des charges Easy Sales
Adaptée
Phase 4: Collecte des données de base spécialement les clients et la Données de base
sectorisation (route, région etc.) prêtes
Phase 5: Installation, tests et validation Applications
prêtes
Phase 6: Formation de l’administrateur de l’application
Phase 7: Saisie et/ou reprise des données de base Back-office prêt
Phase 8: Formation des vendeurs site pilote (6 vendeurs)
Phase 9: Démarrage en réel du site pilote support aux
vendeurs
Phase 13: Fin du projet mémorandum
de fin de Project

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Charge Délai
Phases Responsable Jours * en
Homme Jours
Phase 0: Kick off meeting pour le démarrage du
NEWT-CLIENT 1 1
projet
Phase 1: Lancement de l’acquisition de matériel
CLIENT 2 45
(PDAs, imprimantes, et serveur)
Phase 2: Préparation du cahier des charges pour les
NEWT-CLIENT 1 1
développements spécifiques
Phase 3: Adaptation Easy Sales NEWT 2* 5
Phase 4: Collecte des données de base CLIENT 22 ** 30
Phase 5: Installation, tests et validation NEWT-CLIENT 5 7
Phase 6: Formation de l’administrateur de
NEWT 3 4
l’application
Phase 7: Reprise des données de base CLIENT 2 ** 3
Phase 8: Formation vendeurs site pilote 6 NEWT 4 10
Phase 9: Démarrage en réel site pilote avec
NEWT 2 3
formation magasinier et caissier
Phase 13: Fin du projet NEWT 1 1

* La charge de travail est donnée à titre estimatif. Le cahier des charges déterminera la charge réelle
qui peut être 0 en cas d'utilisation de la solution standard
** Le délai dépend du nombre de secteurs couverts et de la disponibilité des données. Si les données sont
préparées dans des fichiers Excel respectant le format de reprise EasySales, la reprise se fera en 1 journée

Remarques

Les Tests d’intégration seront réalisés avec un jeu de données du client

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