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ADMINISTRATIVES ET
COMPTABLES
ENTREPRISE
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Sommaire :
1. Présentation de l’entreprise.....................................................................................................3
1.1 Fiche signalétique de l’entreprise.....................................................................................3
1.2 Partenaires.........................................................................................................................3
1.3 Organigramme..................................................................................................................4
2. Intérêt et organisation du manuel des procédures administratives........................................5
et comptables..............................................................................................................................5
2.1 Intérêt du manuel des procédures administratives et comptables.....................................5
2.1.1 Obligation légale........................................................................................................5
2.1.2 Moyen de renforcement du système de contrôle interne...........................................5
2.1.3 Moyen de capitalisation du savoir-faire.....................................................................5
2.2. Organisation du manuel des procédures administratives et comptable.........................6
3. Manuel de procédures administratives et comptables............................................................6
3.1 Présentation et fonctionnement du manuel.......................................................................6
3.2 Description du système comptable...................................................................................7
3.2.1 Objectifs du système comptable................................................................................7
3.2.2 Principes de base........................................................................................................7
3.2.4 Système Informatique................................................................................................7
3.2.5 Présentation de l'application informatique.................................................................8
3.2.6 Traitement de la comptabilité....................................................................................8
3.2.7 Lieu de tenue de la comptabilité :..............................................................................9
3.2.8 Principe de classement et d’archivage.......................................................................9
3.2.9 Procédures de fin d’année........................................................................................10
3.2.10. Ouverture de la comptabilité de l'exercice suivant...............................................10
3. 3 Plan des comptes............................................................................................................10
3.4 Eléments relatifs à l’établissement des comptes annuels................................................26
3.4.1 Guide de fonctionnement des comptes....................................................................26
3.4.2 Description des règles d'évaluation spécifiques à la société et des procédures.......61
d’inventaire.......................................................................................................................61
3.5 Supports et informations comptables produites..............................................................69
3.5.1. Livre journal et livre d'inventaire cotés et paraphés...............................................69
3.5.2 Journaux...................................................................................................................69
3.5.3 Le grand livre...........................................................................................................69
3.5.4 La balance générale..................................................................................................69
1. Présentation de l’entreprise
Nom :
Siege social :
Forme juridique :
Date de création :
N° RC :
N° taxe professionnel :
N° d’identification fiscale :
N° CNSS :
Nom de la gérante :
1.2 Partenaires
Banque
Avenue Med VI Gueliz
Tel : 0524434561
Compteprincipal :
Gérant
Secrétariat
5 Pompistes
Depuis le 1er janvier 1994, et en vertu de l’article 4 de la loi comptable 9-88, « toute
personne assujetti à la dite loi, réalisant un chiffre d’affaires annuel supérieur à
7.500.000 DH, est tenue d’établir un manuel ayant pour objet de décrire
l’organisation comptable de son entreprise ».
Parce qu’ils apportent une assurance de régularité dans le temps, les manuels de
procédures sont un facteur de fiabilité et de qualité pour les partenaires de
l’entreprise.
Le manuel se présente sous la forme d'un classeur avec des feuillets mobiles pour
une mise à jour facile, en fonction de l'évolution de l'organisation de la société. Des
feuillets nouveaux pourraient être créés pour décrire des procédures nouvelles ou
se substituer à des feuillets anciens.
Aucune opération ne peut être décrite en comptabilité sans qu'il soit préalablement
établi un document interne ou externe visé ou certifié par le(s) service(s) chargé(s)
à cet effet.
Les pièces comptabilisées font l’objet d’un classement suivant les règles décrites ci-
dessous.
-Saisie des écritures: se fait par journal avec un contrôle de validité des écritures à
la fin de la saisie.
-Classement des écritures saisies: le classement est effectué par type de journal et
par date de pièces de façon automatique.
-Edition des journaux.
-Consultation.
Le logiciel mis en place peut générer les états de synthèse (Bilan, CPC, ESG et T .F.)
directement à partir de la balance définitive.
Les états de synthèse à nouveaux sont générés automatiquement par le logiciel
après clôture de la comptabilité de l'exercice précédent.
Journaux utilisés :
Journal achats
Journal ventes
Journal banque BMCI
Journal caisse
Journal OD
Journal à nouveau
Principe de classement
Documents de la paie :
Fiche de personnel Par matricule
-journal de paie,
-bordereaux de CNSS, Par mois
-déclarations de la CIMR,
-mutuelle
Manuel des procédures Administratives et Comptables – …………………….. Page 9
Déclarations fiscales : IGR, Classement chronologique par impôt
IS, TVA, Patente,…
Durée de conservation
Lieu d’archivage
L’archive de la comptabilité est tenue dans les locaux de l’Entreprise après avoir
passé un exercice comptable complet chez le cabinet comptable.
Le plan des comptes est conçu de sorte que la comptabilité puisse générer
directement le bilan, le CPC, l'ESG et le Tableau de Financement (tableau des
masses du bilan).
Le plan de comptes permet de ressortir au niveau de la balance générale les
rubriques, les postes, les comptes et les sous comptes.
3. 3 Plan des comptes
30. STOCKS
31110000 Marchandises (groupe A)
31120000 Marchandises (groupe B
31212000 PEAUX MAE
31 Stock X
7197 Transfert de Charges X
Après utilisation :
6 Charges X
5 Trésorerie ou 4 Tiers X
______________________ ______________________
34281 Prêts acquéreurs à débloquer X
3421 Clients X
______________________ ____________________
Au moment du déblocage du crédit :
______________________ ______________________
5141 Banque ou X
1481 Emprunt –Organisme de financement
34281 Prêts acquéreurs à débloquer X
______________________ ______________________
Le compte clients sera soldé au moment de la comptabilisation de la vente.
Poste 343 : Personnel-débiteur
Le compte 3431 est débité du montant des avances et acomptes versés au
personnel par le crédit d’un compte de trésorerie. Il est crédité pour solde par le
débit du compte intéressé de la classe 4 ou 5.
Poste 345 : Etat-débiteur
Les opérations à inscrire dans le poste 345 sont celles qui sont faites avec l’Etat
considéré en tant que puissance publique à l’exception des opérations qui
pourraient être faites avec l’Etat en tant que client ou fournisseur par exemple.
Le compte 4453 Etat, impôts sur les résultats est crédité du montant des impôts
sur les résultats dûs à l’Etat par le débit de l’un des comptes formant le poste 670
Impôts sur les résultats. Il est débité du montant des règlements effectués au
Trésor par le crédit d’un compte de trésorerie pour le paiement du solde et le
crédit du compte 3453 Acomptes sur impôts sur les résultats pour les acomptes
déjà versés.
Exemple : L’impôt sur les sociétés dû par la société sur l’exercice N est de
30 000,00 DH. Le 26 Mars N+1, l’établissement a réglé le reliquat par chèque
sachant qu’il a versé des acomptes au cours de l’exercice N, d’un montant global de
25 000,00 DH.
TRAITEMENT DE LA TVA
Les produits livrés à l’exportation par les assujettis sont exonérés de la TVA.
Le traitement de la TVA sur opérations des Achats s’effectue de manière suivants
étant donnés que SHIHARA est une société exportatrice. Le compte 345551 TVA
4411 Fournisseurs. X
Suivant la déclaration : le compte 3456 Crédit TVA est débité par le crédit du
compte 34551 TVA récupérables sur les immobilisations et le compte 34552 TVA
récupérable sur les charges.
5- COMPTES DE TRESORERIE
6- COMPTES DE CHARGES
Les charges sont les sommes ou valeurs versées ou à verser à des tiers soit en
contrepartie de matières, fournitures, travaux et prestations, soit
exceptionnellement sans contrepartie. Sont comprises également dans ces charges,
les dotations aux amortissements et aux provisions et exceptionnellement la valeur
nette d’amortissements des immobilisations cédées. Ne sont donc pas considérées
comme charges, les remboursements de dettes et le montant des biens et créances
destiné à être immobilisé ou investi.
Les comptes destinés à regrouper les charges courantes et non courantes de
l’exercice sont réunis dans la classe 6. Ils sont affectés à l’enregistrement des
charges réelles et des charges calculées (amortissements et provisions) relatives à
l’exploitation normale et habituelle de l’entreprise.
Les charges courantes qui concernent l’exploitation normale et la gestion
financière sont enregistrées respectivement sous les rubriques 61 et 63.
Quant aux charges non courantes, elles figurent sous la rubrique 65.
Figurent également dans les charges sous la rubrique 67, les impôts sur les résultats
de l’entreprise.
Les charges sont enregistrées hors taxes récupérables.
7- COMPTES DE PRODUITS
Les produits sont les sommes ou valeurs reçues ou à recevoir soit en contrepartie
de fournitures, de travaux ou prestations exécutés ou fournis par l’établissement,
soit exceptionnellement sans contrepartie.
Les produits comprennent, par extension, les immobilisations produites par
l’établissement pour lui-même, la variation des stocks de produits et services, les
reprises sur amortissements et provisions, les transferts de charges et les produits
des cessions d’immobilisations.
Ne sont donc pas considérées comme produits les sommes reçues en paiement des
créances et les sommes empruntées.
La classe 7 regroupe les comptes destinés à enregistrer les produits par nature qui
se rapportent à l’exploitation courante et non courante de l’entreprise.
Les produits courants qui concernent l’exploitation normale et la gestion
financière sont enregistrés dans les rubriques 71 et 73.
Les produits non courants sont inscrits dans la rubrique 75.
Les produits sont enregistrés hors taxes récupérables.
Pour la détermination du résultat, les produits, à l’instar des charges, doivent être
rattachés à l’exercice considéré.
Un produit est acquis lorsque les prestations ont été effectuées (services) ou
lorsque les fournitures ont été livrées. Sont donc rattachés à l’exercice tous les
produits résultant de l’activité de l’exercice et eux seuls. En conséquence, à la
clôture de chaque exercice :
- Lorsqu’une créance comptabilisée concerne un bien non livré ou une
prestation non encore effectuée, le produit comptabilisé d’avance est éliminé des
produits d’exploitation par l’intermédiaire du compte 4491 Produits constatés
d’avance ou d’un compte rattaché ;
- Lorsqu’un bien livré ou une prestation effectuée n’a pas encore fait l’objet
d’une créance, elle est ajoutée aux produits d’exploitation par l’intermédiaire du
compte 3427 Clients - Factures à établir et créances sur travaux non encore
facturables.
Pour toute la classe 7, des subdivisions de comptes sont ouvertes pour permettre à
la société de fournir plus facilement le détail des produits.
La société peut, en fonction de leurs besoins, créer au niveau de chacun des
comptes principaux, des comptes divisionnaires et des sous - comptes.
_______________ __________________
2321 Bâtiment administratif 300 000
34551 Etat, TVA récupérable sur immob. 42 000
Immob. Corporelles 300 000
7143 produites
4455 Etat, TVA facturée 42 000
______________ _________________
Cette écriture suppose que la comptabilisation des opérations est assurée par le
partenaire et non par la société.
Poste 719 : Reprises d’exploitation : transferts de charges
Les reprises d’amortissements sont portées au crédit des comptes 7191, 7192 et
7193 par débit des comptes d’amortissements de la rubrique 28.
Les provisions sont en principe réajustées à la fin de chaque exercice.
Si les augmentations des provisions sont débitées aux comptes du poste 619, les
diminutions de provisions devenues en tout ou en partie sans objet, sont créditées
aux comptes 7194, 7195 et 7196. La contrepartie de ces derniers comptes se trouve
dans les comptes de provisions de l’actif circulant ou dans les comptes de
provisions pour risques et charges.
Pour le compte 7197, les écritures passées en crédit se justifient notamment dans
le cas où l’entreprise n’est pas en mesure au moment de l’imputation initiale, de
faire la distinction entre charges d’exploitation et charges non courantes.
Le transfert de telles charges s’effectue en fin d’exercice à un autre compte du
C.P.C. par l’intermédiaire du compte 7197.
Les comptes de résultats sont destinés à faire apparaître les différents résultats
dégagés par le compte de Produits et charges (C.P.C), ainsi que les principaux
soldes de gestion ressortant sur l’Etat des soldes de gestion (E.S.G).
Ces comptes sont utilisés seulement en fin d’exercice.
Poste 810 : Résultat d’exploitation
Le compte 8100, sert à solder les comptes de charges et de produits d’exploitation
de l’exercice.
Le compte 8100 est crédité de tous les produits d’exploitation (rubrique 71) et
débité de toutes les charges d’exploitation (rubrique 61).
Valeur d’entrée
Il s’agit des dépenses engagées à l’occasion d’opérations spécifiques (frais
préliminaires, charges à répartir sur plusieurs exercices, primes de remboursement
des obligations). Ces dépenses sont portées à l’actif pour leur montant total.
Amortissement
Ces dépenses sont amorties selon un plan préétabli et dans un délai maximal de
cinq exercices, y compris celui de la constatation de la charge. Le plan
d’amortissement doit comporter des amortissements annuels avec un minimum
linéaire de 20% à appliquer dès la fin du premier exercice.
Toutefois, les primes de remboursement des obligations sont , en principe,
amorties au prorata des intérêts courus. Elles peuvent l’être également par fractions
égales au prorata de la durée de l’emprunt quelque soit la cadence de
remboursement des obligations.
L’immobilisation totalement amortie est soldée l’exercice qui suit celui de
son amortissement total.
STOCKS
Les comptes de stocks sont annulés chaque année .ils interviennent dans le compte de resultat
pour le montant de leurs variations avant la provision .
Résultat
Les emprunts contractés auprès des établissements de crédit sont enregistrés, pour
le principal, dans le compte dettes de financement.
En vertu du principe du coût historique, les dettes sont inscrites en comptabilité
pour leur montant nominal.
Lorsque le montant du règlement final stipulé comporte distinctement le montant
du principal et des intérêts, seul le montant du principal est à inscrire en valeur
d’entrée de la dette.
L’augmentation ou la diminution pour des raisons contractuelles ou légales de la
dette constitue un complément ou une réduction de la dette modifiant la valeur
d’entrée , la contrepartie constitue une charge ou un produit selon sa nature, ou le
cas échéant une modification de la valeur d’entrée d’une immobilisation.
Une distinction par échéance doit être fournie dans l’Etat des Informations
Complémentaires (ETIC). Il s’agit d’indiquer les dettes classées selon la durée
restant à courir jusqu’à leur échéance, en distinguant les dettes à moins d’un an et
à plus d’un an ainsi que celles qui sont garanties par des sûretés réelles.
Les commissions d’engagement, généralement déduites par les établissements de
crédit, du montant principal constitue une charge financière à comptabiliser dans
un compte de charges.
Définition
Il s’agit de provisions destinées à couvrir des risques et des charges que des
événements survenus ou en-cours rendent probables.
A la fin de chaque exercice, il doit être tenu compte des risques et des pertes
intervenus au cours de l’exercice ou d’un exercice antérieur pour la constatation de
provisions.
Les provisions pour risques et charges sont portées au passif du bilan sous la
rubrique provisions pour risques et charges.
Dans la mesure où des informations pertinentes ne figurent pas dans le bilan ou le
CPC, il convient de mentionner dans l’ETIC les méthodes utilisées pour le calcul
des provisions et leurs montants par catégorie.
Les provisions peuvent être constituées pour couvrir :
- Le service après vente,
- Les garanties légales (achèvement, garantie décennale...),
- Les litiges avec les tiers,
- Les travaux restant à effectuer,
- Provision pour litige sur acquisition de terrain,
- Provision pour péréquation, Etc...
L’estimation du montant des provisions doit être motivée et justifiée.
La société tient le livre journal et le livre d'inventaire qui sont cotés et paraphés
dans les formes prévues par la loi.
3.5.2 Journaux
Les états de synthèse établis au moins une fois par exercice (qui coïncide avec
l’année civile) sont établis selon les principes et règles du CGNC et de la loi
comptable n° 9-88.
La présentation de ces états, identique d'un exercice à l'autre, est faite selon le
modèle normal.