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OPERATIONS DANS UN GROUPE

CLIENT MISE A JOUR

LES ACTEURS APPARTENANCE A UN GROUPE

REF DATE INTERVENANT

REPONSE 1 Est-ce que les intrts relatifs aux crances et dettes / groupe ont t calculs et comptabiliss ?

OBSERVATIONS ET INCIDENCES

REF

2 Obtenir les contrats ou autres justificatifs des oprations nouvelles (charges communes notamment) 3 Obtenir la confirmation des soldes ou rciprocit la fin de l'exercice Si des tats financiers sont fournis, est-ce que la situation nette est suffisante? 4 Runir les lments probants suffisants et appropris justifiant que les oprations rciproques sont correctement enregistres et qu'une information pertinente est donne dans l'annexe lorsqu'il s'agit des entreprises lies (achats, ventes, sous-traitance, frais commerciaux) Obtenir notamment le ou les tableaux de ventilation des charges communes 5 Vrifier le bien-fond des provisions pour dprciation des crances rattachs des participations qui ont t comptabiliss 6 S'assurer que les abandons de crances accords ont t autoriss par l'organe d'administration 7 En cas de socits situes l' tranger, vrifier la conversion la clture

DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS COMPTABLES 0


TEXTE DUREE DOCUMENTS RECOMMANDEE RAISONS DUREE OBLIGATOIRE IMPOSANT LA DUREE LA PLUS LONGUE 1-Documents et comptables Documents dcrivant les procdures Livre d'inventaire Livre journal et Grand livre Livres auxilliaires ou facultatifs Registre des achats (forfaitaires) Livre de recettes forfaitaires) 2-Pices justificatives Correspondance commerciale Inventaires Factures mises Factures Fournisseurs Contrats commerciaux Documents bancaires 3-Documents divers Titre de proprit Contrats de prts Leasing 4-Livre de paie Prescription pour Livre de paie Registre des entres et sorties du personnel Reus pour solde de tout compte 30 ans 30 ans 30 ans paiement Cotisations rgime Retraite complment, 5 ans Article 143-14 5 ans 5 ans Article L143-5 Code du Travail Article R 620-3 (Article R 154-3) Code du travail illimite documentaire illimite intrt 30 ans code civil (code de commerce) Art2262 et s, Absence de preuve 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans Obligation 10 ans Code de Commerce (art.16) Voir a,b,c, ci-dessus 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans obligation 10 ans Code de commerce rectification d'office c) Sanction fiscale Illimite Illimite Intrts Documentaire 10 ans Dcret 29/11/83 a) Faillite et banqueroute b) Absence de preuve CONSEQUENCES EVENTUELLES DU DEFAUT DE CONSERVATION

1 SEPARATION DE FONCTIONS

CLIENT MISE A JOUR

LES ACTEURS SYSTEME COMPTABLE SEPARATION DES FONCTIONS

REF DATE INTERVENANT

COURRIER-OUVERTURE

COURRIER-SIGNATURE

ACHATS-BON DE COMMANDE

ACHATS-BON DE RECEPTION ACHATS-VERIFICATION FACTURES

ACHATS-BONS A PAYER

ACHATS-COMPTABILITE

VENTES-BONS DE LIVRAISON

VENTES-FACTURATION VENTES-CONTRLE-TARIFS-CALCULS

VENTES-RELANCE

VENTES-AVOIRS

VENTES-COMPTABILITE

CAISSE-VISA DES PIECES

CAISSE-TENUE DU BROUILLARD CAISSE-DETENTION DES ESPECES

CAISSE-COMPTABILITE

BANQUES-BORDEREAUX DE REMISES

BANQUES-SIGNATURES

BANQUES-COMPTABILITE PAIE-ETABLISSEMENTS BULLETINS

PAIE-LIVRE DE PAIE

PAIE-REGLEMENTS

PAIE-DECLARATIONS SOCIALES

2 TENUE DE LA COMPTABILITE - JOURNAUX

CLIENT MISE A JOUR Nom du logiciel Editeur

SYSTEME COMPTABLE SAISIE COMPTABLE

REF DATE INTERVENANT N version

SATISFAIT 1 - CONTROLE DE LA COHERENCE DES CUMULS ENTRE JOURNAUX-BALANCE-GRAND LIVRE 2 - TEST DE COHERENCE DES ENREGISTREMENTS ENTRE LES JOURNAUX ET LE GRAND LIVRE : - Sur quelques enregistrements - Sur les centralisations du mois de Journal de Ventes Journal d'Achat Journal de Trsorerie Journal de Caisse Journal d'OD 3 - CONTRLE DE LA DATATION ET DE LA NUMEROTATION CHRONOLOGIQUE DES EDITIONS 4 - CONTRLE DE LA FIABILITE DES TRANSFERTS D'ECRITURES IMPORTES D'AUTRES LOGICIELS : Facturation Paie
Indiquez s'ils sont ou non du mme diteur

NON SATISFAIT

OUI 5 - IMPOSSIBILITE DE MODIFIER UNE PERIODE CLOTUREE 6 - EXISTENCE D'UNE DOCUMENTATION 7 - EXISTENCE D'UNE ASSISTANCE EXTERNE 8 - EXISTENCE D'UNE PROCEDURE DE SAUVEGARDE CONCLUSION

NON

ORGANISATION DE LA COMPTABILITE

CLIENT
MISE A JOUR

SYSTEME COMPTABLE VOLUMES

REF DATE INTERVENANT

PERSONNEL ADMINISTRATIF NOM

FONCTION

QUALIFICATION

SYSTEME COMPTABLE Plan comptable spcifique Procdures formalises Edition mensuelle de balances Possibilit rcuprat fichiers ASCII Centralisation des ventes, Priodicit Enregistrements Nombre de comptes utiliss Compta gnrale Compta Fournisseurs Liste des journaux utiliss (notamment en trsorerie)

Traitements Compta. Clients Caisses et Banques

MODE CLASSEMENT DES PIECES (CHRONO, ALPHA) - Fournisseurs - Trsorerie Conservation de documents (archivage) Clients OD

SYSTEME DE PAIE Contrle - Convention collective - Prparation bulletins Centralisation en comptabilit

COMPTABILITE ANALYTIQUE Contrle - Y a-t-il une comptabilit analytique intgre la comptabilit gnrale - Sinon un rapprochement dcle-t-il un cart important ? - Quels sont les axes : familles articles, lieux, activits ? - Comment sont rparties les charges indirectes ? ?

4 ACHATS

CLIENT MISE A JOUR CYCLE ACHATS-FOURNISSEURS 0 - Qui reoit les marchandises ? Visa d'un double des bons de livraison et classement ? RECEPTION DES FACTURES 1 - Qui reoit les factures ?

ORGANISATION ACHATS FOURNISSEURS REPONSE

REF DATE INTERVENANT REF

OBSERVATIONS ET INCIDENCES

2 - Sont-elles enregistres au courrier ? 3 - Les originaux sont-ils diffrencis des duplicatas ? 4 - Qui contrle que toutes les commandes sont livres et factures ENREGISTREMENT COMPTABLE 5 - Les factures sont-elles mentionnes "Original" lorsqu'elles parviennent au service comptable ? 6 - Qui contrle les factures : - rapprochement avec la commande - contrle des conditions (prix, ch) 7 - Sont-elles annotes du bon payer 8 - Existe-t-il un chancier ? 9 - La frquence de comptabilisation Est-elle correcte ? 10 - Responsable de la tenue du journal d'achats ? 11 - Respect de la chronologie des enregistrements ? 12 - Contrle de l'exhaustivit des enregistrements (Rapproch.courrier) 13 - La comptabilisation est-elle matrialise sur la facture ? 14 - Les factures sont-elles correctement classes aprs enregistrement ? SUIVI DES COMPTES FOURNISSEURS 15 - Le service comptable connat-il les conditions accordes par les fournisseurs ? 16 - Les contrle-t-il ? 17 - Les factures sont-elles annotes "Payes" avec indication des modalits de paiement ? 18 - Le service comptable assure-t-il un suivi rgulier des comptes fournisseur Frquence et mthode de lettrage 19 - Responsable et mthode de recensement des factures et avoirs non parvenus ?

5 STOCKS ET EN-COURS

CLIENT MISE A JOUR

ORGANISATION STOCKS ET EN COURS

REF DATE INTERVENANT

REPONSE STOCKS ET EN-COURS INFORMATIONS GENERALES 1 Nature des stocks et importance 2 Lieux de stockage (point de vente, rayonnages..) 3 Suivi des stocks (fichier ou cardex) 4 Stocks appartenant des tiers ou dtenus chez des tiers 5 Mthode de valorisation des stocks de marchandises et matires 6 Mode d'incorporation des cots dans les stocks de produits finis et les en-cours (frais d'approche & fabrication) 7 Mthode de calcul des provisions pour dprciation 8 Protection de stocks ( dont les assurances) 9 Autres informations (catalogues) GESTION 10 Suivi des niveaux de stocks 11 Contrle de saisie de tous les mouvements dans le fichier stocks (si existence d'un inventaire permanent) 12 Priodicit et droulement de l'inventaire physique 13 Inventaire physique effectu en conformit avec les procdures dcrites 14 Analyse des carts entre inventaire physique et inventaire permanent EVALUATION 15 Contrle de l'application des mthodes de valorisation des stocks dfinies dans l'exercice 16 Analyse des marges par catgories de stocks 17 Contrle de l'application du principe de sparation des exercices la clture de l'exercice 18 Contrle du calcul de la provision pour dprciation des stocks (selon la mthode dfinie en annexe)

OBSERVATIONS ET INCIDENCES

REF

6 VENTES

CLIENT MISE A JOUR

ORGANISATION VENTES-CLIENTS-ENCAISSEMENTS REPONSE

REF DATE INTERVENANT REF

CYCLES CLIENTS-VENTES FACTURATION 0 - Les ventes sont-elles ralises? - sur stock, sur commande - en gros, au dtail, par agent, VRP - au comptant, crdit 1 - Qui tablit les factures ? 1-1 S'agit-il de clients au comptant ? 2 - Quel document permet de facturer 3 - Frquence de facturation ? 4 - Existe-t-il une squence numrique unique des factures ? 5 - Qui contrle les factures ? - rapprochement avec le bon de livraison, de travail - contrle des conditions tarifaires 6 - Qui contrle que toutes les livraisons et prestations ont t factures ? Comment et quelle priodicit? ENREGISTREMENT COMPTABLE 7 - Contrle arithmtique des factures 8 - La frquence de comptabilisation est-elle correcte ? 9 - Respect de la chronologie des enregistrements ? 10 - Contrle de l'exhaustivit des enregistrements ? 11 - La comptabilisation est-elle matrialise sur la facture ? Comment ? 12 - Les factures sont-elles bien classes aprs enregistrement ? 13 - Le service comptable suit-il les conditions accordes aux clients ? 14 - Les contrle-t-il ? 15 - Assure-t-il un suivi rgulier des comptes clients ? 16 - Etablit-il une balance age ? 17 - Informe-t-il la direction des retards de paiement ? 18 - Qui fait les relances ? 19 - Responsable et mthode de recensement des factures et avoirs tablir ?

OBSERVATIONS ET INCIDENCES

7 IMMOBILISATIONS

CLIENT MISE A JOUR

ORGANISATION IMMOBILISATIONS

REF DATE INTERVENANT

IMMOBILISATIONS 1. IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 1.1. Nature et valeur des principaux montants immobiliss 1.2. Figurent-elles leur juste valeur ? (dure bail, concession ou loyer lev?) 1.3. Y-a-t'il des engagements financiers pris (nantissement, franchise) 2. IMMOBILISATIONS CORPORELLES 2.1. Nature et valeur des immobilisations les plus importantes 2.2. Mthode d'valuation des immobilisations 2.3. Suivi des immobilisations (tableau ou fichier) 2.4. Mode de calcul des amortissements (dure, taux) 2.5. Production d'immobilisations 2.6. Protection des immobilisations (protection physique et assurances) 2.7. Financement des immobilisations (prciser les hypothques ventuelles) 2.8. Autres informations et supports utiliss IDENTIFICATION DES CONTROLES INTERNES 2.9. Contrle des investissements (dcision devis, commande, suivi, rception) 3.0 Vrification des factures d'immobilisations (vrification des lments, bon payer) 3.1. Contrle de la comptabilisation des oprations d'acquisition, de production, de cession ou de la mise au rebut d'immobilisations (imputation comptable, TVA) 3.2. Rapprochement du tableau ou fichier immobilisations avec le grand livre 3.3. Contrle de l'application de l'amortissement au regard des rgles comptables (mode, taux, prorata temporis) 3.4. Contrle de l'affectation en comptes de charges ou immobilisations

REPONSE

OBSERVATIONS ET INCIDENCES

REF

8 PERSONNEL

CLIENT MISE A JOUR

ORGANISATION PERSONNEL ET PAIE

REF DATE

REPONSE PERSONNEL-PAIE Gestion Systme de rmunrations Relev des heures travailles et suivi des heures supplmentaires 3 Procdure de calcul de la paie 4 Suivi RTT et repos compensateurs 5 Mode de paiement des salaires 6 Mode de dtermination de la provision pour congs pays 7 Application de la convention collective: Nom / code APE 8 Comit d'entreprise, dlgus du personnel, syndicats 9 Fixation et contrle des niveaux de rmunration 10 Contrle des donnes variables de de paie (heures travailles, primes..) Comptabilisation 11 Contrle du journal de paie et approbation 12 Rapprochement du journal de paie et de l'tat des rglements 13 Analyse des comptes de personnel et des comptes des organismes sociaux 14 Rapprochements journaux de paie, grand livre et DADS/TDS 15 Analyse de validit du contrat d'intressement (non substitution des primes) 16 Respect des obligations lgales (notion d'unit conomique et sociale) 1 2

OBSERVATIONS ET INCIDENCES

REF

TRESORERIE

CLIENT MISE A JOUR

SYSTEME COMPTABLE TRESORERIE REPONSE

REF DATE INTERVENANT

OBSERVATIONS ET INCIDENCES

REF

CYCLE TRESORERIE BANQUE 1 Qui dtient la signature bancaire ? des 1-a Qui dtient les codes extranets bancaires et minitel 2 Qui ouvre le courrier ? 3 Est-il enregistr ? 4 Qui prpare la remise en banque Des encaissements ? 5 Quelle est la frquence des remises en banque ? 6 Existe-t-il un suivi des n des chques ? Comment ? 7 Qui prpare les moyens de rglement ? 8 Les chques annuls sont-ils agrafs la souche ? 9 Les rglements sont-ils prsents la signature avec les pices justificatives ? 10 Le signataire appose-t-il son visa ? 11 La pice justificative est-elle annote des modalits de rglement ? 12 L'enregistrement des pices comptables est-il matrialis ? 13 Les tats de rapprochement bancaires sont-ils tablis et justifis rgulirement ? Sont-ils viss par le chef d'entreprise ou l'expert-comptable? CAISSE 14 Le montant des oprations par caisse est-il significatif? 14 La caisse est-elle tenue par une personne indpendante du service comptable ? 15 Le solde comptable de caisse est-il rgulirement rapproch de l'encaisse physique ? 16 Les dpenses par caisse sont-elles individualises et justifies? DECISIONS 17 Existe-t-il des prvisions de trsorerie ?