ET D’ETUDES –LPEE-
TETOUAN CASABLANCA
Rapport de Stage :
La Mise en place du tableau de bord des Achats et
Approvisionnement au sein de LPEE
Sommaire
Remerciement
Introduction
I- Présentation du LPEE
1- Présentation Générale du LPEE
2- Les activités du laboratoire
3- Les réalisations du Laboratoire
II- Présentation de la direction du contrôle de gestion
1- Présentation générale de la direction
2- Missions de la direction
3- Objectifs et finalités
Conclusion
Annexes et Figures
Remerciement
Introduction
Durant les dernières décennies, le monde dans le quel nous vivons s’est transformé en un
environnement ouvert caractérisé par la compétitivité accrue, la concurrence farouche ou en
d’autres termes un champ de guerre.
Dans ce cadre, Laboratoire Public d’Essais et d’Etudes (LPEE) reste l’un des meilleurs
exemples qui illustrent parfaitement le concept de gestion déléguées d’un service public dans
le but de chercher l’excellence et la qualité et aussi afin que le gouvernement puisse financer
d’autres projet grâce aux recettes de la privatisation.
Afin de donner une articulation logique à ce rapport, une première partie s’intéresse
exclusivement à la présentation de LPEE et de la direction contrôle de gestion au sein de cette
firme, la seconde traite d’une présentation théorique du concept des tableaux de bord et du
pilotage par des indicateurs de performances et la troisième et dernière partie traite de la
proposition d’un tableau de bord d’achat et d’approvisionnement pour la direction
Approvisionnement Logistique et Gestion du Patrimoine au sein de LPEE.
I-Présentation du LPEE
1- Présentation générale
1-1 LPEE
Avec prés de 1100 collaborateurs, et un taux d’encadrement de plus de 25%, le LPEE fournit
chaque année un effort important dans la formation et le développement des compétences de
son personnel. Ses experts et techniciens figurent parmi les références dans leurs domaines
d’interventions.
Direction Générale
Comité
Stratégique
Direction Contrôle de Direction Système
Gestion Management et Audit
Comité
Compétences
Comité Scientifique
Direction de et Technique
l’organisation et
Système d’information Comité Qualité,
Hygiène et Sécurité
Comité Budget
et Investissement
Centre Expérimental Centre Expérimental et Centre technique régional Centre technique régional
des Sols de Recherche de Agadir Casablanca-Béni Mellal
l’Environnement et
Pollution
Direction des
Centre Expérimental Centre technique régional
Ressources
des Grands Travaux Kénitra
Centre Scientifique et Centre technique régional Humaines
Technique des Tanger-Tétouan et De la
Constructions Formation
Centre Expérimental Centre technique régional
d’Hydraulique El Jadida
Centre Expérimental
des Essais et Etudes Centre technique régional
Laboratoire National de Electriques Fès-Meknès
Métrologie Centre technique régional
Marrakech Direction
Approvisionnement
Centre Expérimental de
Logistique et Gestion
Centre Expérimental Recherche des
Centre technique régional Centre technique régional du Patrimoine
des Matériaux et Génie Infrastructures de
Industriel Oujda Safi
Transport
Intégrité et Neutralité
Intégrité, Honnêteté, loyauté et neutralité sont les mots d’ordre qui gouvernent en toutes
circonstances les pratiques et les décisions du LPEE. Ils constituent les consignes d’action qui
donnent le ton de sa recherche de la vérité car, « même quand on ne trouve rien, on renifle
l’odeur de la vérité qui se cache » 1
Sens de responsabilité
Acteur majeur dans le domaine du bâtiment et travaux, le LPEE est conscient de ses
responsabilité, y compris à l’égard du public, bénéficiaire ultime de ses services, ce sens de
responsabilité tire sa force de le sacralité de la mesure qui est au cœur de son métier et quel
que soit sont résultat car, « la mesure de l’erreur est également la mesure de la vérité
correspondante » 2
Conseil et partenariat
Ils n’ont pas de clients. Ils n’ont que des partenaires pour lesquels ils se mobilisent dans le
cadre de leurs projets, offrant une prestation de qualité et en prime un conseil d’expert pour la
réussite de leurs projets qui sont aussi les leurs cas. « La seule voie qui offre quelque espoir
d’un avenir meilleur pour toute l’humanité est celle de la coopération et du
partenariat »3.
Innovation
L’inventivité :
1
Jean Rostand, Chercheur biologique.
2
Claude de saint Martin, Ecrivain.
3
Koffi Annan, Ancien Secrétaire Général
4
Steve Jobs, PDG d’Apple.
5
LPEE Magazine (Trimestriel d’information) N°63-2ème Trimestre 2013. p19
L’excellence :
L’éthique :
La reconnaissance :
L’homme est le capital du LPEE. Reconnaître ses qualités, ses compétences et ses
performances ce qui permettra de développer le respect mutuel, l’appartenance et de favoriser
l’épanouissement personnel et la cohésion (esprit d’équipe).
Le partenariat :
Etablir des relations ’’win-win’’ avec les clients et les partenaires, via des approches
personnalisées, reposant sur l’écoute et la confiance, la proximité et la réactivité et la mise à
disposition des savoirs et savoir-faire.
Le LPEE accompagne ses partenaires et clients pour la réalisation et la réussite des grands
chantiers au Maroc à partir des études préalables de conception jusqu'à la réception et pendant
l’exploitation. Ceci grâce à la diversification de ses métiers et ses domaines de compétences.
Notre activité de base s’articule autour de l’essai, de l’étude, de l’expertise, du contrôle, et
de l’assistance technique dans les domaines suivants :
Bâtiment ;
Géotechnique ;
Infrastructures routières, portuaires et aéroportuaires ;
Structures ;
2-1 Industrie
En plus de ses métiers de base de bâtiment et génie civil, le LPEE s’est progressivement
renforcé en embrassant d’autres domaines notamment le domaine de l’industrie ; Le LPEE
offre aux différents intervenants du secteur industriels des prestations d’assistance technique ,
d’expérimentation, d’essais, d’étude, de contrôle et d’audit de sécurité sur les milieux , les
installations , les produits et équipements industriels.
Temps et Fréquence
2-3 Environnement
Le LPEE dispose d’une grande expérience en matière d’analyses, mesures et expertise liées
au domaine de l’environnement, il est en effet mandaté depuis 1993 par le Ministère de
l’Equipement et de Transport pour la surveillance de la qualité des eaux de baignade tout au
long du littoral Marocain.
Pour un meilleur environnement, les essais et analyses réalisés par le LPEE sont effectués
dans le cadre d'une démarche qualité maitrisée, cette démarche lui a valu une reconnaissance
internationale et une double accréditation, par le COFRAC en 1994 et par le Ministère du
Développement Durable et de l’Environnement du Québec en 2001.
Les prestations réalisées par le LPEE dans ce domaine couvrent les sous domaines suivants :
Eau
Air
Sols, déchets solide et sédiments
2-4 Hydraulique
Pour répondre aux besoins de ses clients dans les différents domaines susvisés, le LPEE
dispose d'une équipe d'ingénieurs et de techniciens hautement qualifiés et du matériel adéquat,
en effet le LPEE capitalise un savoir-faire et une expérience reconnus à l'échelle nationale et
internationale dans le domaine de la modélisation physique, la modélisation mathématique et
de l'hydrographie.
Hydraulique maritime
Hydraulique fluviale
Hydraulique industrielle
Avec plus de 60 années au service de l’économie nationale, nous citons ci-dessous quelques
références techniques et professionnelles des chantiers et ouvrages suivis par le LPEE, depuis
les études préalables de conception (études de faisabilité, études géotechniques, études
d’impact, modélisation, expertise, auscultation,…), en passant par le contrôle de la qualité et
le contrôle de la mise en œuvre des matériaux lors de la réalisation de l’ouvrage jusqu’à sa
réception et pendant son exploitation.
Bâtiment
Marina de Casablanca
Anfa place
Mosquée Hassan II
Villes nouvelles salla al jadida (sale) Tamesna (Rabat), Tamansourt (Marrakech)
Immeuble Twin Center a Casablanca
Complexes sportifs et complexes d’enseignement (université, lycées, collèges, écoles …)
Stades de Casablanca, Marrakech, fes, Agadir, Tanger
Centres commerciaux
Complexes balnéaires
Projets immobiliers (CGI, ANHI, ERAC, AL OMRANE, DOUJA PROMOTION)
Génie Civil
Tout le réseau routier, autoroutier et ferroviaire national
LGV Casa -Tanger
Rocade méditerranéenne
Tramway Casablanca et Rabat-Salé
Aéroport Mohamed V
Ouvrages d’art : pont Moulay Al Hassan, pont Moulay Youssef...
Wharf de laâyoune, de Dakhla,…
Tous les ponts du royaume sur oueds Sebou, Loukkos, Oum Rebbii, Moulouya, Bouregreg,
Tensift, Souss,…
Réhabilitation des Mosquées de tout le royaume
Réhabilitation des immeubles Dyar Al Madina
3-2 Industrie
3-3 Environnement
3-4 Hydraulique
« Ce n’est ni une inspection des services, ni un cabinet d’audit, ni une structure qui se
substitue aux services mais un service d’assistance, se conseil, d’information et de
pilotage »6.
1- Présentation Générale
Le contrôle de gestion au sein de LPEE est représenté par la direction contrôle de gestion, qui
a été créée en 2010, et attachée directement à la direction générale, pour répondre au souci de
l’indépendance et de la neutralité qui lui est indispensable pour le bon fonctionnement de ses
objectifs et ses tâches.
6
D. Hermann et Susmann.
Au niveau des centres, des cadres administratifs en concertation avec les directeurs des
centres répondent à la fonction de contrôleurs de gestion au niveau externe.
Par ailleurs, le contrôle de gestion reste une fonction centrale qui se trouve au siège du LPEE
et qui a pour mission de mettre en place un dispositif de suivi des performances comme étant
un outil de pilotage à travers la réception des éléments de reporting pour une analyse et une
consolidation pour le compte de la direction générale.
Directeur
Assistante
Technicien
spécialisé
2 Cadres de
gestion
Courtier
Le contrôle de gestion est une fonction d’aide à la direction générale et aux responsables
opérationnels, pour fixer les objectifs, définir les moyens et les méthodes pour les atteindre,
compte tenu des contraintes du laboratoire, et suivre leur mise en œuvre pour s’assurer qu’ils
atteignent effectivement les objectifs visés.
La consolidation du budget du LPEE en se basant sur les budgets établis par ses
centres.
Contribuer à l’élaboration des tableaux des comptes d’exploitations globaux
commentés éclairant la direction contrôle de gestion sur la conduite de la
performance de LPEE.
La consolidation de l’activité et l’élaboration du tableau de bord qui permet de
vérifier les données communiquées par les directions des centres fonctionnelles et
opérationnelles.
L’analyse mensuelle du tableau de bord permettant de mettre en évidence les points
forts et points faibles, pour suivre la réalisation des objectifs et pour dégager les
écarts entre les prévisions et les réalisations pour dresser les actions correctives.
Assurer le suivi du reporting interne entre la direction et les différentes unités
opérationnelles et fonctionnelles, ainsi que le reporting externe pour assurer la
remontée des informations et des analyses vers la direction générale et le conseil
d’administration.
3- Objectifs et finalités
La direction contrôle de gestion de LPEE à travers ses différentes missions, vise à atteindre
différents objectifs :
Assurer la réalisation de la stratégie du LPEE
Participer activement à la préparation des plans stratégiques de LPEE
Asseoir dans un esprit collaboratif les principes de la gestion par les performances
basée sur la planification et l’analyse ex post des résultats.
Apporter un soutien actif aux responsables pour le suivi des performances au niveau
des centres de responsabilités au niveau central et au niveau régional.
Contribuer activement à la gestion des risques majeurs pouvant avoir une incidence
significative.
Dans ses débuts, le contrôle de gestion (qui ne s’appelait pas encore ainsi) touchait l’activité
de production
Une première évolution dans les enjeux et le champ d’analyse des premières formes de
contrôle de gestion va apparaître avec l’accroissement de la taille des unités de production et
de leur diversification. Il devient nécessaire de déléguer des tâches des responsabilités tout en
exerçant un contrôle sur les exécutants.
7
Frederick Winslow Taylor (20 mars 1856 - 21 mars 1915) était un ingénieur américain qui a mis en application
l’organisation scientifique du travail, qui est la base de la révolution industrielle du XXème siècle.
En 1982, le Plan comptable reprenait cette analyse pour définir le contrôle de gestion comme
« l’ensemble des dispositions prises pour fournir aux dirigeants et aux divers responsables des
données chiffrées périodiques caractérisant la marche de l’entreprise. Leur comparaison avec
des données passées ou prévues peut, le cas échéant, inciter les dirigeants à déclencher des
mesures correctives appropriées. »
La notion de contrôle de gestion est difficile à cerner car son champ d’analyse s’enrichit au
fur et à mesure que la production évolue. Nous avons vu qu’historiquement, avec le
développement industriel, c’est la connaissance des coûts qui était recherchée.
Mais le contrôle de gestion englobe un champ d’analyse plus large que celui des coûts.
8
R. N. Anthony, Planning and Control Systems: a Framework for Analysis, Harvard University, 1965.
Ainsi le besoin de contrôle s’est élargi et s’est diversifié ; de nombreuses formes de contrôle
sont apparues. Il semble nécessaire de les définir afin de délimiter et de positionner le contrôle
de gestion.
a) La performance de l’entreprise
Pour utiliser au mieux les ressources et les compétences, l’entreprise doit piloter son
organisation comme une variable stratégique. La structuration par les processus semble être
une voie pertinente pour la performance ; il s’agit de découper l’organisation en processus
opérationnels et en processus supports pour ensuite modifier et améliorer ceux qui ne sont pas
rentables. Le contrôle de gestion peut aider à formaliser ces processus et surtout à mesurer les
coûts de ces processus pour déterminer les marges et les leviers d’accroissement possible de
valeur ajoutée.
Il n’y a pas de règles et de normes pour positionner les contrôleurs de gestion dans
l’organigramme d’une organisation, puisque de nombreux facteurs de contingence, liés à la
taille, à la nature du pouvoir, à l’activité conditionnent sa place. Il est possible de repérer un
certain nombre de critères qui influencent le rapport de force qui s’instaure entre le contrôleur
et la direction : l’autorité, l’image, l’influence, la sanction, l’information, le temps. Ces
curseurs de pouvoir (selon Bouin et Simon) s’intègrent en fonction des trois composantes du
pouvoir : le pouvoir intrinsèque, la volonté à utiliser ce pouvoir, la capacité à l’exercer.
Dans les structures décentralisées (filiales, centres de profit), le contrôleur de gestion peut être
aussi rattaché au responsable de l’entité de base, en termes hiérarchiques, et au contrôleur de
gestion central, en termes fonctionnels.
Quelle que soit sa position, le contrôleur de gestion doit pouvoir être sur le terrain, écouter et
communiquer avec tous les services et tous les niveaux hiérarchiques, être le consultant
interne de l’ensemble de l’organisation.
De constater les produits et les charges que l'entreprise génère au cours d'un exercice
et déterminer le résultat qui en découle ;
De dresser à la fin de chaque exercice, un état de sa situation patrimoniale, le bilan que
l'on peut définir comme la description en valeur de la situation patrimoniale d'une
entreprise à un moment donné, et éventuellement d'en étudier l'évaluation (tableau de
financement)
En outre, la comptabilité générale en aux dirigeants de déceler les points faibles de leurs
entreprises, d'identifier les causes de leurs malaises et de prendre les mesures correctives à fin
de rétablir la situation. Donc elle sert d'aider les administrations de mieux contrôler,
coordonner et planifier les opérations quotidiennes de l'entreprise.
La gestion budgétaire est un plan ou un état prévisionnel des recettes et des dépenses
présumées qu’une personne aura à encaisser ou à effectuer pendant une période donnée.
La prévision
La budgétisation
Le contrôle budgétaire
La prévision
La prévision se base sur des données historiques pour fournir un plan global du budget dans le
futur.
La budgétisation
La budgétisation est le rapport entre les objectifs visés et les moyens pour les atteindre. Un
budget est un document qui transforme les plans en argent –l’argent qu’il faudra dépenser
pour que les activités que vous avez planifiées puissent être réalisées (dépenses) et l’argent
qu’il faudra obtenir pour couvrir les frais engendrés par la réalisation des activités (revenu).
C’est une estimation ou une supposition éclairée, sur ce dont vous aurez besoin en termes
monétaires pour réaliser votre travail.
On utilise le contrôle du budget pour déterminer dans quelle mesure une organisation atteint
ses objectifs en termes financiers. Il est nécessaire de comparer régulièrement les revenus et
les dépenses réelles par rapport aux revenus et aux dépenses budgétés. Pour cela, il faut être
capable de préparer un rapport d’analyse des écarts. Ceci montrera, mois après mois, dans
quels domaines les dépenses sont trop élevées, à quels domaines ou la réalisation de quels
objectifs n’a pas été consacré suffisamment d’argent. Afin de pouvoir réaliser un rapport
d’analyse des écarts et les projections des marges brutes d’autofinancement, il faudra détailler
le budget général en un budget mensualisé.
3-6 Le reporting
Le reporting est un système d’information, en continu, entre les filiales d’une entreprise, et
au sein d’une filiale entre les équipes. Le reporting existe dans tous les domaines :
La gestion,
Les finances,
Le marketing,
La fabrication,
Le développement,
Le juridique,…
Le reporting est le fruit d’un contexte dans lequel il faut absolument être réactif. Il n’est plus
possible de planifier et attendre des résultats annuels. Ce délai peut être suffisant pour couler.
L’entreprise doit être dynamique pour répondre, au jour le jour, aux fluctuations du marché.
Chaque équipe doit, en fait, tenir toutes les autres au courant de ses projets, de ses actes et de
ses résultats. Cela se passe au cours des réunions où la brièveté et l’efficacité sont de mise.
Plutôt qu’être récitées, les informations sont récapitulées dans des tableaux de bord, illustrées
par des schémas où des photos. Une fiche est distribuée (le plus souvent par voie
électronique) qui tient sur une page.
Ce n’est pas parce que ces informations sont brèves qu’elles doivent être superficielles, au
contraire. Les informations diffusées doivent être sélectionnées pour leur qualité
informative :
Leurs fondements sont solides, mais elles sont exposées brièvement parce que déjà traitées.
De la sorte, ceux qui ne sont pas spécialistes peuvent les analyser (ce qu’ils ne peuvent pas
faire lorsque l’information est brute).
1-1 Historique :
Le concept de tableau de bord est né aux Etats Unis au début des années 1990, à la suite des
travaux de Robert Kaplan et David Norton (1992). Cette approche s’est progressivement
développée outre atlantique, dans les pays anglo-saxons et les pays scandinaves, où d’autres
initiatives (comme celle de SCANDIA en Suède dès 1990) cherchaient à compléter la mesure
de la performance des entreprises par de nouveaux indicateurs non financiers.
L’origine du tableau de bord en France remonte à plus de 50 ans, et cette pratique a évolué et
mûri au fil des besoins. Utilisé dès les années 1930 pour suppléer aux carences du système
comptable pour le pilotage d’entreprise, il a constitué dans les années 50 le support à
l’introduction en France des méthodes de management américaines, et en particulier le
reporting. Au début des années 90, l’accent mis sur la performance a déplacé le centre
d’intérêt du tableau de bord, du reporting vers le pilotage des actions nécessaires pour
atteindre les objectifs.
La tableau de bord reçoit un accueil mitigé en France, où il existe déjà une forte culture de
tableau de bord, et où beaucoup de dirigeants d’entreprise craignent un nouvel avatar des
méthodologies américaines, comme le fut le Business Process Reengneering dans les années
90.
Si le concept de tableau de bord paraît encore jeune, il est cependant aussi le fruit d’une
évolution des systèmes de pilotage aux Etats Unis. De fait, les deux approches américaines et
françaises convergent aujourd’hui vers le même objectif, le management de la performance,
dans des contextes culturels sensiblement différents.
1-2 Définition
Par analogie avec la conduite d'un véhicule qui exige l'observation d'un tableau de bord
donnant au pilote une synthèse des informations nécessaires au maintien de sa trajectoire, on
appelle Tableau de Bord de Gestion l'ensemble des indicateurs fournissant à un responsable
les renseignements utiles au pilotage immédiat de l'entreprise.
«Un ensemble de mesures qui donne rapidement aux cadres une perspective complète du
déroulement des activités, le tableau de bord inclut des mesures financières complétées par
des mesures opérationnelles sur la satisfaction des clients, sur le fonctionnement interne et sur
les activités d'innovation et d'amélioration de l'organisation.
systèmes qu'ils pilotent et d'identifier les tendances qui les influencent sur un horizon cohérent
avec la nature de leur fonction ».
Un tableau de bord de gestion est une façon de sélectionner, d'agencer et de présenter les
indicateurs essentiels et pertinents, de façon sommaire et ciblée, fournissant à la fois une
vision globale et la possibilité de forer dans les niveaux de détail.
Le tableau de bord mise principalement sur la qualité de l'information et non sur la quantité. Il
met en évidence les résultats significatifs, les exceptions, les écarts et les tendances. Il offre à
son utilisateur un modèle cohérent qui permet d'enrichir d'autant l'analyse et l'interprétation de
l'information, et représente les indicateurs sous une forme compréhensible, évocatrice et
attrayante pour en faciliter la visualisation.
Origine, forme et périodicité des informations vont structurer le tableau de bord. C'est du
choix de l'organisation des indicateurs du tableau de bord que va répondre la valeur ajoutée
réelle apportée par le contrôle de gestion à chacun des membres de l'entreprise.
C'est une opération de sur mesure informationnel où le contrôle de gestion peut être
prescripteur mais surtout doit être au service de tous dans l'entreprise pour étudier leurs
besoins en terme de communication de gestion de communication de management tout court.
Des responsabilités
Des niveaux hiérarchiques
Des fonctions
Le sur mesure et l'élaboration avec le terrain n'impliquent pas que les gestionnaires ne
puissent pas proposer eux-mêmes des indicateurs.
Il importe de s'assurer aussi des critères de qualité de l'information que nous avons vu dans le
chapitre précédent.
Présentation matérielle :
Tableau statistique ;
Le graphique (simple, bâtonnets, tuyaux d'orgue, spirale) ;
Le document comptable ;
Un mémo-court.
La performance peut se définir comme étant ce que l’intéressé peut être capable de réaliser.
Il va être, grâce à l’action qu’il va mener, efficace et/ou efficient. Il sera efficace lorsqu’il
atteindra ou dépassera le résultat attendu ; il sera efficient lorsqu’il ajoutera au résultat
attendu un atout supplémentaire non prévu. Dans les années 70, les entreprises mesuraient
leur performance à partir de leur productivité ; c’est à dire la quantité produite par personne
ou par machine. La productivité a augmenté grâce à l’automatisation, synonyme de
diminution des postes de travail. C’est surtout en évitant les gaspillages, en changeant
l’organisation du travail, en favorisant l’innovation, la personnalisation du produit, la
diminution des délais et en s’approchant de la qualité totale que les entreprises ont pu viser la
performance. Autant de points clefs qui nécessitent des indicateurs de performance à savoir
un paramètre mesurable, compréhensible, et fiable.
Pour éviter le cloisonnement entre les services ou les départements de l’entreprise, il est
intéressant d’adjoindre aux indicateurs propres, des indicateurs en provenance d’autres
services. Il s’agit alors d’indicateurs d’éclairage.
Zone
paramètres
économiques
Trois possibilités sont envisageables lors de l'élaboration des tableaux de bord de gestion:
Dans ce cas, l'entreprise se base pour l'identification des indicateurs sur l'analyse de ses
propres préoccupations de gestion. Les indicateurs produits s'avèrent généralement pertinents
car, en envisageant cette possibilité, l'entreprise s'assure de la cohérence de ses tableaux de
bord avec ses méthodes de gestion, ses besoins et ses objectifs. Il faudrait alors chercher
l'information nécessaire pour la production d'indicateurs.
Dans ce cas, le choix des indicateurs des tableaux de bord s'effectue à partir des données
produites par les systèmes d'information de l'entreprise. Ceci implique bien sûr une meilleure
utilisation des données disponibles mais une faible pertinence des indicateurs car les objectifs
de l'entreprise ne sont pas pris en considération.
Cette possibilité consiste à recourir à un étalonnage ciblé (benchmarking) sur des modèles de
tableaux de bord et d'indicateurs. Ceci permet d'accélérer la réalisation du projet mais encore
faut il personnaliser les indicateurs repérés pour les adapter aux différents paramètres de
l'entreprise (taille, objectifs, système d'information, personnel..)
En général, il ne s'agit pas pour une entreprise de choisir l'une des possibilités offertes mais de
savoir coordonner les trois pour profiter des avantages de chacune. En combinant besoins,
données disponibles et exemples existants, l'entreprise s'assure alors une bonne méthodologie
de choix des indicateurs.
Pour l'élaboration des tableaux de bord de gestion, nous passons par la démarche suivante:
Cette étape consiste à analyser les conditions dans lesquelles évolue l'entreprise.
Ceci passe par l'analyse de l'organigramme de gestion et par l'élaboration d'un plan d'action.
Cette phase consiste à vérifier si les conditions favorables sont réunies au départ et si
l'entreprise est en mesure d'en garantir la présence tout au long du projet. Ceci implique
l'ensemble des moyens organisationnels, humains, techniques, financiers et informationnels.
1- Diagnostic des systèmes de mesure, de suivi, d'évaluation et d'information existants :
Il s'agit de repérer les problèmes ou carences des systèmes d'information et de gestion
existants. Dans le cas de système déficient, que ce soit sur le plan de la disponibilité, de la
qualité ou de la valeur managerielle de l'information existante, une démarche d'analyse et de
correction pourrait alors s'avérer nécessaire.
2- Analyse d'organisations comparables :
Il s'agit d'identifier des organisations, d'explorer et de comparer les besoins qu'elles avaient,
les systèmes d'indicateurs ou de tableaux de bord mis en œuvre et leur degré de succès.
Toutefois, il faut s'assurer de la comparabilité avec cette organisation (taille, caractéristiques,
environnement, concurrence etc. . .).
3- Analyse de la rentabilité:
L'analyse coûts-bénéfices d'un système de tableaux de bord est possible mais souvent difficile
à effectuer de façon tangible et objective.
Côté coûts, on retrouve généralement les coûts techniques d'acquisition (équipements,
logiciels), les coûts de réalisation (salaires des spécialistes et conseillers), les coûts annuels
récurrents (formation des utilisateurs, mise à jour des logiciels, entretien du système et des
Les décisions prises dans le cadre d'un système de tableaux de bord dépendent directement de
la qualité de mesure et de la pertinence des indicateurs retenus. Par conséquent, l'analyse
menant à la sélection, construction et présentation des indicateurs s'avère être une étape
critique. Les indicateurs doivent alors être soumis tout au long de cette analyse à des
conditions et critères déterminants :
Pertinence: l'indicateur doit avoir une relation significative et démontrable avec la
stratégie et les objectifs. Il doit être dirigé vers les personnes adéquates au bon
moment de manière à influencer leur prise de décision.
Couverture: l'indicateur doit couvrir les processus clés des métiers de l'entreprise.
Clarté: l'indicateur doit être simple, bien compris et sans ambiguïté.
Disponibilité: l'indicateur doit être facilement extrait des systèmes existants ou
construit à coût raisonnable.
Par ailleurs, on peut recourir à la consultation d'indicateurs utilisés dans d'autres unités ou
filiales (Benchmarking interne) ou dans d'autres organisations comparables (Benchmarking
externe). On peut également assister aux rencontres des dirigeants, consulter les gestionnaires,
organiser des ateliers d'analyse des besoins et de brainstorming. La liste d'indicateurs
potentiels est alors complète, toutefois, seuls les indicateurs les plus pertinents seront retenus.
Dans un premier temps, il faut répertorier les différentes parties influençant l'activité de
l'entreprise. On retrouve d'un côté les acteurs externes : clients, fournisseurs et apporteurs de
fonds; de l'autre côté, se situent les acteurs internes composés pour l'essentiel du personnel.
L'identification des attentes de ces divers acteurs servira, dans un second temps, à la définition
des objectifs. Ainsi, les objectifs globaux de l'entreprise découleront des attentes des acteurs
externes, parmi lesquels le client occupe une place de choix. Ces objectifs doivent retracer les
grandes lignes des orientations et visions adoptées par l'entreprise.
Les intervenants sur les activités et processus concernés devront décliner les objectifs globaux
en objectifs fonctionnels, puis en objectifs individuels. Ces derniers feront l'objet d'une
sélection par ordre de priorité et on ne retiendra que ceux qui sont essentiels à la performance
globale. La priorité accordée aux indicateurs correspondra à celle accordée aux objectifs et
aux préoccupations dont ils sont issus. Toutefois, il est important de signaler que des
indicateurs pertinents peuvent découler d’importantes préoccupations de gestion sans avoir un
objectif spécifique. Dans ce cas, on ne peut comparer le résultat obtenu à un objectif mais il
est tout de même intéressant d'en suivre les tendances et de les comparer avec d'autres unités.
Les indicateurs devront alors être soumis à deux types de filtre: filtre par les stratégies et filtre
par les objectifs.
Filtrage par les stratégies :
Les indicateurs choisis doivent être en phase avec les stratégies de l'entreprise.
Par exemple, si les orientations stratégiques de l'organisation prévoient de renoncer à
certaines activités annexes pour se concentrer sur ses principaux métiers, il serait inutile de
mesurer les performances des activités qui seront abandonnées.
Filtrage par les objectifs:
Le filtre consiste à établir des priorités parmi les indicateurs possibles, pour ne retenir que les
indicateurs suffisants, exploitables et qui servent à atteindre les objectifs de l'entreprise. Il
s'agit en fait d'un aller-retour entre la liste d'indicateurs et les objectifs déjà définis pour
s'assurer de la cohérence tout au long de l'élaboration du système de tableaux de bord.
Ainsi, l'entreprise aura défini les indicateurs pertinents qui figureront sur ses tableaux de bord.
Ceci dit, il peut être utile de conserver quelques-uns uns des indicateurs non retenus dans les
bases de données de l'entreprise, ceux -ci pourraient s'avérer être utiles dans d'autres tableaux
de bord.
Dans cette étape, il faut établir des « fiches indicateurs» qui rassemblent les informations
suivantes :
La définition et caractéristiques de l'indicateur: nom facile à retenir, référence à un
objectif, valeur mesurée, unité de mesure, formule de calcul, ventilation, périodicité,
utilisateurs et source de données.
Le tableau de bord comprendra d'abord une page de synthèse présentant un certain nombre
d'indicateurs, de diagrammes, de panoramas et commentaires. Il donnera ensuite la possibilité
de ventilation des indicateurs (par exemple, ventiler le niveau de satisfaction des clients par
régions ou par catégorie de clients).
Stratégie
Objectifs de l’unité
Direction
Assistance
De nos jours, le service d’achat joue un rôle dominant dans la gestion de la chaîne
d’approvisionnement. Habituellement, il aide les autres services à déterminer leurs besoins,
gère le processus de demande d’approvisionnent, repère des prix concurrentiels. Mais on doit
séparer entre la fonction d’achats et la fonction d’approvisionnement.
La fonction achats
La fonction achats joue un rôle d'interface dans l'entreprise avec les fournisseurs externes.
L'achat ne se résume pas uniquement aux marchandises, matières et fournitures. Il couvre
également tous les autres besoins d’exploitation de l'entreprise. La fonction achats est en
charge de :
o Recevoir les besoins exprimés par les services commerciaux et/ou généraux ;
o Consulter et sélectionner les fournisseurs ;
o Négocier avec ces derniers les meilleures conditions commerciales à travers l’étude
des offres et la mise en place de contrats (prix, délais, conditions de paiement...)
o Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison au lieu convenu, en quantité
exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges
La fonction approvisionnement
Les fonctions « Achats » et « Approvisionnement » n'ont souvent pas été dissociées car elles
travaillent conjointement dans l'évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges, la
détermination et le choix du réseau logistique. Il ressort cependant de cette analyse que leurs
missions respectives sont totalement différentes. Il convient donc de les apprécier dans une
logique de complémentarité.
Définir la politique en matière d'achats, selon les domaines (produits, services, prestations,
services généraux.)
Superviser les opérations d'approvisionnement
Optimiser les processus d'achat et d'approvisionnement (e-procurement.)
Effectuer une veille régulière sur les nouveaux outils et prestataires
Etablir un cahier des charges / une commande recensant l'ensemble des besoins en produits et
services
Organiser des appels d'offres afin de sélectionner les prestataires et fournisseurs susceptibles
de répondre au cahier des charges / commande défini
Négocier avec les fournisseurs et définir les modalités du contrat (tarifs, délais de livraison...)
Prendre en charge les échanges et le suivi quotidien des fournisseurs et sous-traitants
Le suivi des activités des différentes unités est réalisé par différents indicateurs d’activité. La
difficulté de l’élaboration du tableau de bord réside dans le choix de ces indicateurs parmi la
masse d’informations fournis par le système concerné.
1- Indicateurs approvisionnements
Coût
Achats
Retard de paiement par type d’achat : en cas de défaut du paiement d’une facture à
l’échéance prévue, des pénalités de retard peuvent être exigées même s’elles ne
sont pas indiquées dans les conditions générales d’achat (Temps moyen entre la
date de paiement prévue et la date de paiement réelle).
Efficacité globale
Qualité
Service
2- Indicateurs Fournisseurs
Classement
Valeur annuelle d’achat par fournisseur = valeur annuelle d’achat par fournisseur /
valeur d’achat total.
Nombre de commandes fournisseurs / nombre total de commandes.
Qualité et service
a- Litiges de livraison
Valeur des produits reçus en litige par rapport / valeur totale des produits reçus.
b- Ruptures
Rupture en % du nombre de références stockées / objectif.
Délai
Facturation
Nombre de lignes de facture avec écart de prix / nombre total de lignes de facture.
Le tableau de bord type de la direction des achats et approvisionnement peut être présenté de
la façon suivante :
Coût
- Réduction des coûts
- Coût d’approvisionnement
Achat
- Stratégie
- Termes de paiement
- Livraison
- Prix d’achat
Efficacité
- Efficacité globale
- Efficacité opérationnelle
Planification des approvisionnements
- Fiabilité du planning
Fournisseur
- Valeur annuelle d’achat /FRS
- Classement ABC
- Paiement
Qualité
- Ecarts de livraison
- Litiges
- Produits retournés
Service
- Taux de livraisons à l’heure
- Délai
- Disponibilités
Conclusion
Les tableaux de bord occupent une place significative au sein du contrôle de gestion puisqu’il
représente un outil de degré de sophistication élevé dans le processus de pilotage. Néanmoins
les tableaux de bord de gestion recouvrent des réalités différentes.
Le tableau de bord est un outil du système de contrôle de gestion, visant la mise en œuvre
d'un système d'information permettant de connaître le plus rapidement possible les indicateurs
pertinents, indispensables pour contrôler la marche de l'entreprise à court terme.
Ceci étant, concevoir un tableau de bord, le construire et le faire vivre est une question qui,
par essence, délicate. Délicate car elle renvoie à des notions tirées du monde de l’entreprise
qui doit instaurer un modèle de pilotage propre à son secteur, et qui tient compte de sa
particularité et de son environnement.
Par ailleurs, ce stage a été l’occasion pour moi d’approfondir et de mettre en pratique mes
connaissances acquises tout au long du cursus de formation à la FP Tetouan. Aussi, il m’a
permis de confirmer les compétences personnelles et professionnelles acquises lors de mes
précédents stages.
En outre, la période d’un mois est insuffisante pour mener une mission d’une telle envergure
dans une entreprise au fonctionnement complexe et aux réalités multiples.
Enfin le tableau de bord est un outil parmi d’autres permettant de piloter la stratégie.
L’intégration des systèmes de gestion tels Total Quality Management (TQM), Supply Chain
Management, reegineering… dans la conception et le déploiement du BSC augmenterait sa
valeur ajoutée.
Sommaire ................................................................................................................................................ 2
Remerciement ......................................................................................................................................... 4
Liste des Figures ...................................................................................................................................... 5
Introduction............................................................................................................................................. 6
Partie I : Laboratoire Public d’Essais et d’Etudes –LPEE-......................................................................... 7
I-Présentation du LPEE ........................................................................................................................ 7
1- Présentation générale ............................................................................................................. 7
2- Les domaines d’activité du laboratoire : ............................................................................... 11
3- Les réalisations du laboratoire : ............................................................................................ 15
II-Présentation de la direction du contrôle de gestion ..................................................................... 17
1- Présentation Générale .......................................................................................................... 17
2- Missions de la direction contrôle de gestion ........................................................................ 18
3- Objectifs et finalités............................................................................................................... 19
Partie II : Le contrôle de gestion et le tableau de bord ......................................................................... 20
I- Généralités sur le contrôle de gestion ........................................................................................... 20
1- Fondement du contrôle de gestion ....................................................................................... 20
2- Les objectifs du contrôle de gestion et la position du contrôleur de gestion ....................... 22
3- Les outils du contrôle de gestion .......................................................................................... 24
II- Généralités sur le tableau de bord ................................................................................................ 27
1- Historique et définition du tableau de bord ......................................................................... 27
2- L'organisation et les indicateurs du tableau de bord ............................................................ 29
3- Les voies possibles et la démarche de conception des tableaux de bord............................. 33
Partie III : Conception du tableau de bord d’achats et d’approvisionnement ...................................... 40
I-Généralité sur la division des achats et approvisionnement .......................................................... 40
1- Direction d’achat et d’approvisionnement ........................................................................... 40
2- Les fonctions d’achats et d’approvisionnement ................................................................... 40
3- Le rôle d’un Responsable achats et approvisionnement : Acheteur - Chargé de
l'approvisionnement ..................................................................................................................... 42
II-Le choix des indicateurs et la présentation du tableau de bord .................................................... 43
1- Indicateurs approvisionnements ........................................................................................... 43
Direction Générale
Comité
Stratégique
Direction Contrôle de Direction Système
Gestion Management et Audit
Comité
Compétences
Comité Scientifique
Direction de et Technique
l’organisation et
Système d’information Comité Qualité,
Hygiène et Sécurité
Comité Budget
et Investissement
Direction Direction de la
Scientifique et Direction coordination et du Direction
Technique Export développements Finance et
Régional Comptabilité
Centre Expérimental Centre Expérimental et Centre technique régional Centre technique régional
des Sols de Recherche de Agadir Casablanca-Béni Mellal
l’Environnement et
Pollution
Direction des
Centre Expérimental Centre technique régional
Ressources
des Grands Travaux Kénitra
Centre Scientifique et Centre technique régional Humaines
Technique des Tanger-Tétouan et De la
Constructions Formation
Centre Expérimental Centre technique régional
d’Hydraulique El Jadida
Centre Expérimental
des Essais et Etudes Centre technique régional
Laboratoire National de Electriques Fès-Meknès
Métrologie Centre technique régional
Marrakech Direction
Approvisionnement
Centre Expérimental de
Logistique et Gestion
Centre Expérimental Recherche des
Centre technique régional Centre technique régional du Patrimoine
des Matériaux et Génie Infrastructures de
Industriel Oujda Safi
Transport
Coût
- Réduction des coûts
- Coût d’approvisionnement
Achat
- Stratégie
- Termes de paiement
- Livraison
- Prix d’achat
Efficacité
- Efficacité globale
- Efficacité opérationnelle
Planification des approvisionnements
- Fiabilité du planning
Fournisseur
- Valeur annuelle d’achat /FRS
- Classement ABC
- Paiement
Qualité
- Ecarts de livraison
- Litiges
- Produits retournés
Service
- Taux de livraisons à l’heure
- Délai
- Disponibilités