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LA FICHE DE POSTE

CETTE

FICHE

NA PAS VOCATION A

PROPOSER UNE METHODE TYPE.

ELLE

SINSCRIT DANS UNE DEMARCHE

DE RECHERCHE SUR LES SPECIFICITES DES ASSOCIATIONS DE SOLIDARITE EN MATIERE DE RH ET DE RAPPORTS SOCIAUX.

SOMMAIRE

RESUME INTRODUCTION
1- RAPPEL SUR LUSAGE COMMUN DE CET OUTIL
DE GRH EN ENTREPRISE

2- USAGE SPECIFIQUE DE LA FICHE DE POSTE


DANS LES ASSOCIATIONS DE SOLIDARITE

page 1.1 Rappel historique 1.2 Objectifs classiques de base de la fiche de poste 1.3 Reprage de thmes formaliss 5 2.3 Reprage de thmes spcifiques correspondant aux diffrents acteurs 1.4 Reprage de mthodes dutilisation et pratiques 1.5 Reprage de mthodes dlaboration 1.6 Approche des consquences juridiques 1.7 Evolutions du sens du management dans les entreprises 9 7 8 2.5 Reprage de mthodes dlaboration 2.6 Points de vigilance juridique 2.7 Evolutions du sens du management et de la gouvernance des associations de solidarit 6 2.4 Mthodes dutilisation et pratiques spcifiques 4 4 2.1 Rappel historique et spcificits 2.2 Objectifs spcifiques pour des acteurs diversifis

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3 QUESTIONS OBLIGATOIRES & DEBATS INDISPENSABLES

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Uniopss - GRHAF Uriopss Pays de la Loire Dcembre 2009

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RESUME
De nombreuses entreprises laborent des fiches de postes en vue dune meilleure organisation du travail en fonction de leur stratgie et de leurs projets. Relevant de la volont de lemployeur et devant tre compatible avec le contrat de travail, cest un outil de cadrage qui permet de prciser pour chaque salari sa situation de travail individuelle, ses missions et responsabilits, les moyens et les comptences ncessaires, sa localisation et ses conditions de travail. Outil de transparence, elle permet par sa souplesse une actualisation rgulire. La cration de fiches de postes offre une base pour dvelopper une vision prospective de management et de gestion des emplois et comptences en fonction de la ralit des hommes et femmes que ces entreprises emploient. Elle permet de tenir compte des talents personnels et potentiels, de signer les progressions individuelles en comptences et responsabilits lors de leurs rvisions. Outil de rationalisation de lorganisation du travail, la fiche de poste peut aussi tre le vecteur de meilleurs rapports sociaux et collaborations au sein de lentreprise : cela dpend des mthodes dlaboration et de communication retenues, de la volont des directions de dvelopper une approche plus ou moins participative dans lorganisation du travail. Le besoin dune meilleure formalisation des missions et rles de chacun a conduit certaines associations dvelopper des fiches de postes pour leurs salaris. Elles se sont galement inspirer de cet outil pour rendre plus transparent lapport des acteurs non salaris qui apportent leur contribution activits des associations. Les bnvoles et les volontaires ne se situent pas dans une relation de subordination, mais sur le registre du don et du contre-don : pour les bnvoles, on parle de mandat, de convention dengagement rciproque, les volontaires sinscrivant dans un contrat de volontariat. Les usagers voient leurs possibilits de prises de responsabilits dont les conditions sont dfinies au niveau collectif selon les statuts et projets des associations ainsi que dans le cadre des conseils de la vie sociale et dans les livrets daccueil. Les modes de formalisation des apports dacteurs autres que les salaris doivent se distinguer nettement des fiches de postes pour ne pas donner lieu requalification en contrat de travail. Mieux identifier les domaines des apports des diffrents, acteurs permet alors une meilleure reconnaissance mutuelle, en identifiant dans leur rle les apports de chacun. Cela facilite ainsi lanimation dune co-construction collective, et la reconnaissance des comptences dveloppes par chacun au regard de sa mission propre. Gouvernance et dirigeants dassociations sont donc interrogs par les mthodes dorganisation possible du travail ds lors que celui-ci implique une multitude dacteurs aux statuts diffrents.

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INTRODUCTION
Ltude des activits humaines implique le plus souvent de distinguer ce quil en est des fins et des moyens. Ainsi quand des personnes se regroupent pour agir, leur finalit sera diffrente selon qu'il s'agit dorganiser un territoire, de gagner de largent ou de dvelopper des solidarits. On peut examiner la faon dont les personnes se regroupent, les formes d'organisation, de direction et de management et trouver les similitudes dans les pratiques humaines de regroupement dont le but est de faire ensemble. Il n'en reste pas moins vrai que les finalits distinctes pourront tre repres et donner un sens diffrent l'organisation du travail, aux formes concrtes d'activit. Il est vrai que dans toutes les organisations, lucratives ou non, capitalistes, coopratives, mutualistes ou associatives de laction sociale, on retrouve les questions qui relvent de la sociologie des organisations. Le rapport entre les fins et les moyens est un rapport systmique et pour parodier Edgard Morin, nous dirons que les fins agissent sur les moyens qui agissent sur les fins. Cette interaction et tous ses avatars (diffrences entre discours sur les fins et pratiques concrtes, etc.) sont indispensables examiner. Mais en aucun cas ce rapport dialectique ne peut effacer les diffrences. Ne plus voir lassociation dintervention sociale, que comme une entreprise commerciale de service, cest ramener lhumaine condition aux changes conomiques. Cest un choix. Ce nest pas le ntre. La fonction employeur des organisations non lucratives et notamment des associations de l'action sociale est une fonction importante. Le fait que des dirigeants du secteur associatif souhaitent mettre en avant les formes particulires de management de ce secteur est primordial et devenu indispensable. Pour autant l'activit d'une association d'action sociale ne saurait tre rduite sa fonction d'employeur. Dire cela, ce n'est pas nier cette responsabilit considrable, c'est la remettre sa place de moyen. Une des missions de lUNIOPSS est de rappeler que lambition associative et les finalits solidaires vont marquer les pratiques en matire de RH. Il est vrai aussi que lappellation GRH ou DRH ou RH voque plutt les rapports entre la direction et les professionnels salaris. De notre point de vue cette dimension des rapports sociaux dans lorganisation nest quun aspect de la question qui nous occupe ici. Cest la faon moderne de concevoir les rapports entre acteurs dans lorganisation. Les professionnels y sont considrs dans leurs rapports salariaux. De ce point de vue il ny a gure de diffrence entre les organisations lucratives ou daction sociale et de solidarit. LUniopss est bien place pour entreprendre avec les Uriopss et les grandes fdrations le toilettage des outils de gestion des ressources humaines. Le fait de redonner lexpression ressource humaine un sens plus riche en y intgrant lensemble des acteurs y compris les usagers considrs comme agissant sur le projet de lorganisation est une dmarche forte quil faudra soutenir sur le plan thorique.

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1 - RAPPEL SUR LUSAGE COMMUN DE CET OUTIL DE GRH EN ENTREPRISE


1.1 Rappel historique
La fiche de poste est un des outils de gestion des ressources humaines. Cet outil rend visible pour chacun, selon une organisation donne, les aspects importants de son poste, missions, objectifs, comptences demandes, conditions et moyens, articulations organisationnelles et dpendance hirarchique, risques attachs. Non obligatoire rglementairement, la fiche de poste ne revt pas non plus une forme fixe. Cest un outil dorganisation qui permet de prciser le cadre de lactivit de chacun par rapport sa situation de travail propre. Il sinscrit dans la dynamique volutive de la gestion des personnels dans une entreprise. Parmi les outils de GRH il vient complter le rfrentiel mtier1 en sinscrivant dans la ralit concrte et spcifique dune organisation du travail donne. Lmergence des fiches de poste est ne historiquement dans le cadre des entreprises tayloristes but lucratif : pour rpondre des objectifs conomiques de rentabilisation de la production de masse, la fiche de poste est dfinie en lien avec le bureau des mthodes pour lorganisation du travail des salaris pour une application sur la base dune technicit prtablie. Cet outil a t amen voluer en fonction des conceptions nouvelles du management dans les entreprises. Cf. lintroduction de loutil fiche de fonction pour plus de dfinitions.

1.2 Objectifs classiques de base de la fiche de poste Dfinitions


Un poste est une situation de travail individuelle et localise, occupe par une personne selon une organisation du travail correspondant la stratgie de lentreprise, telle que dfinie sur une priode donne. La fiche de poste est un outil de cadrage disposition des salaris, de leurs responsables, ainsi que plus largement des acteurs de la gestion des services. Elle permet de clarifier et de formaliser les responsabilits, les missions et activits exerces par chacun, les articulations organisationnelles, dfinir les comptences ncessaires et prciser les conditions demploi. Cest une photographie un moment donn qui, par dfinition, a vocation tre rgulirement revue. 1 - Outil vocation individuelle Cet outil doit tre labor en fonction de chaque personne, la fiche de poste permettant une approche plus individualise que lapproche mtier ou le rfrentiel emploi-type (fiche de fonction). Elle offre des repres la

Le rfrentiel mtier dcrit les composantes principales dun mtier. Il se constitue par rapport lensemble des fiches de fonction class par famille.

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personne pour la mobilisation, lacquisition, la mise en uvre et la valorisation de comptences dans le cadre de la construction dun parcours professionnel tout au long de la vie comme en termes darticulations dans lorganisation. 2 - Outil vocation collective Outil dorganisation collective, elle est un lment de transparence dans la chane des responsabilits lies lactivit de lentreprise. Pour organiser le travail et rpartir les activits en fonction des moyens humains dont il dispose, le responsable a besoin de connatre les comptences en place et lutilisation quil peut en faire. Il doit pouvoir adapter son management en fonction de lautonomie des salaris et en connaissant la capacit de faire de chacun. Cela facilitera la dtection des besoins en formation, dun potentiel dvolution ou dune dmotivation. Il est important pour chacun des salaris de savoir prcisment ce que lon attend de lui. La dfinition des activits et des moyens permet de fixer un cadre lintrieur duquel un salari pourra faire preuve de plus ou moins dimplication et dautonomie. Cela peut tre un levier important dans la motivation de la personne dans sa fonction et dans son projet. Cela lui permet aussi de se situer dans lentreprise ainsi que dans son quipe. Par ailleurs, il lui sera plus facile denvisager des possibilits dvolution. Lensemble des fiches de postes de lorganisation, aprs description, regroupement par famille et hirarchisation (regroupement des cadres et non cadres, allant du plus au moins de responsabilit) constitue le rfrentiel emploi propre lentreprise (appel aussi fiche de fonction cf outil fiche de fonction ) de la structure selon son mode de professionnalisation.

1.3 Reprage de thmes formaliss


Une trame peut donc tre dfinie pour la formalisation de la fiche de poste. Selon les cas, nous retrouverons des lments de trame communs toutes les fiches de postes, quels que soient lentreprise et son mode de management. Nous devrions trouver par ailleurs des lments qui vont signer des approches particulires une organisation et un projet. Les lments cits ci-dessous le sont titre dexemples non exhaustifs, ni dailleurs obligatoires, comme support de rflexion et permet lanalyse du poste : Intitul du poste : Quel est lintitul exact du poste ? De quel emploi-type il relve ? Missions du poste : Quels principaux objectifs gnraux permanents sont attendus du poste ? Quels sont les grands champs permanents dinitiatives et de responsabilit du titulaire du poste, qui clairent le service attendu ?

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Cadrage du poste Comment le poste se situe-t-il dans lorganigramme ? Qui donne les instructions et comment ? Qui contrle ? Qui value ? Avec qui le titulaire est-il en relation ? Description des activits Quelles activits principales contribuant lexcution des missions ? Pour chacune, quelles tches cela sous-tend en rfrence une dmarche de projet ? Selon quelles rfrences particulires ? Selon quelles liaisons ? (Lactivit est-elle dtermine par un poste en amont ? en aval ? en coconstruction ? linterne ? lexterne ?) Responsabilit du poste : cadrage de la marge dautonomie Prcisions sur ce qui est en responsabilit complte. Prcisions des aspects sur lesquels en rfrer la hirarchie (dlgations). Prcisions sur ce que le collaborateur ne peut pas faire. Prcisions sur la participation aux aspects collectifs du management institutionnel (dont valuation, etc.). Critres de contrle. Conditions de travail du poste : Lieu, horaires de travail et de cong, et contraintes de temps. Composantes de la rmunration et avantages. Rgles de fonctionnement collectif. Aspects particuliers lis la scurit et la prvention des risques Conditions dapprentissage et de formation tout au long de la vie. Profil de comptences requises : Savoirs, savoir-faire, savoirs relationnels et personnels requis, pouvant tre attests par des diplmes, des formations ou lexprience. Moyens du poste, humains, matriels, externes, autres

1.4 Reprage de mthodes dutilisation et pratiques : Quels liens avec dautres outils RH, dorganisation, la qualit, la stratgie, et la communication de lentreprise ?
La rflexion autour de la fiche de poste permet lanalyse du poste. Cette dernire doit rpondre aux proccupations suivantes : connatre lutilit du travail ; dcrire les composantes matrielles, organisationnelles, environnementales du travail ; permettre de se situer dans une dmarche dvaluation.

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Au niveau de lorganisation, lanalyse des postes permet dtablir la carte des emplois2 avec une meilleure approche de la rpartition individuelle des fonctions selon les emplois. Cela constitue une base de gestion prvisionnelle des emplois et comptences pour anticiper les volutions lies au projet de lentreprise. Lanalyse de postes permet dorganiser les mobilits dans lentreprise mais aussi daccompagner les volutions hors de lentreprise, dadapter lemploi court et moyen terme aux besoins conomiques et de performance de lentreprise. Quel que soit le type dentreprise, il faut citer parmi les utilisations possibles 3 : la dfinition des besoins en personnel, les recrutements et slection, lapprciation du personnel, llaboration des plans de carrire, lactualisation des comptences (formation), la dtermination des grilles de rmunration, lorganisation de lentreprise : clarification des relations hirarchiques et fonctionnelles et de la rpartition du travail, la possibilit dune autonomie dans lorganisation de son travail (attribution de comptences et dlgation de pouvoirs), lamlioration des conditions de travail, la fidlisation dans lemploi.

1.5 Reprage de mthodes dlaboration


Etapes pralables : Le recensement des postes. Il est ncessaire deffectuer linventaire des postes de la structure. Cette observation pralable permet dtablir une vritable cartographie des ressources de l'entreprise mais aussi des besoins. Lanalyse du travail / du poste : Quelle que soit le la mthodologie retenue, lanalyse du travail est une phase dobservation - ou de questionnement - qui doit permettre de collecter lensemble des informations relatives aux postes. Deux principes sont essentiels : Lanalyse sattache au poste tel quil est, cest--dire ce qui est fait et non ce qui devrait tre fait. Lobservation est celle du travail et non lvaluation du titulaire du poste. Ce qui nous intresse ce sont les activits du poste et non la faon dont le titulaire occupe le poste, qui est du ressort de lvaluation. Diffrentes mthodologies dlaboration : par rfrence un "modle type" d'une profession sans prendre en compte les spcificits de lentreprise ;

Un emploi est une situation de travail dune ou plusieurs personnes effectuant les mmes activits et correspondant au versement dun salaire. Il sagit dun terme gnrique dcrivant le mode doccupation des individus Les Ressources Humaines WEISS Dimitri Edition dOrganisation - -1999- 795 pages
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Ressources humaines - PERETTI JM -, Edition Vuibert Gestion, 1990, 573 p. La fiche de poste Uniopss - GRHAF Uriopss Pays de la Loire Dcembre 2009 7 /24

par le directeur et/ou le responsable (N+1) mais sans y associer le salari ; auto description faite par le salari : le mode auto descriptif est tributaire du titulaire qui pourra survaluer ou sous-valuer le poste ; par le responsable avec une collaboration du salari : management participatif ; par des groupes de travail (reprsentatifs des diffrents postes) : cette mthodologie va s'appuyer sur une dmarche participative, avec des groupes de travail qui peuvent tre pluridisciplinaires. L'animation des groupes peut tre faite par une tierce personne.

1.6 Approche des consquences juridiques : Une valeur juridique contractuelle de la fiche de poste variable selon sa forme
Au regard de la loi, la fiche de poste na pas de caractre obligatoire. La fiche de poste est un outil de gestion des ressources humaines. Elle est mise en place dans chaque structure, supervise par la direction, ce qui permet de formaliser et officialiser les responsabilits et activits concrtes lies chaque poste de travail : qui fait quoi, comment, sous lautorit de qui, et dans quel objectif , ainsi que leur volution. Mais sa valeur juridique va dpendre de la nature de son articulation avec le contrat de travail, selon que la fiche de poste est intgre ou non au contrat de travail. aLa fiche de poste intgre au contrat de travail

La loi ne donne pas de dfinition du contrat de travail. Si on se rfre la doctrine et la jurisprudence, le contrat de travail se dfinit comme un contrat par lequel une personne sengage travailler pour le compte et sous la direction dune autre personne moyennant rmunration. Le contrat de travail est soumis aux rgles de droit commun. Par application de larticle 1108 du code civil, quatre conditions sont requises pour sa validit : le consentement des parties, la capacit de contracter, un objet, une cause licite dans l'obligation Par consquent, en application de la premire condition, toute modification du contrat de travail devra ncessairement tre mise en uvre par accord entre les parties par la voie dun avenant au contrat (sauf si une clause du contrat autorise expressment lemployeur modifier unilatralement le contenu). La fiche de poste, si le choix en est fait, peut donc tre intgre au contrat de travail selon les modalits suivantes : Par un article dans le contrat de travail Les parties peuvent convenir que la fiche de poste sera retranscrite dans le corps du contrat de travail. Dans ce cas, la valeur contractuelle de la fiche de poste est claire. La volont des parties est de sengager ds lembauche sur les fonctions et les conditions dexcution du contrat. Toute modification de la fiche de poste ncessitera laccord des deux parties, ce qui limite le pouvoir de direction de lemployeur et accrot le pouvoir du salari.

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Par le biais dune annexe Lannexe un contrat de travail na de valeur juridique qu la double condition que : le contrat y fasse rfrence expressment, quelle soit effectivement annexe au contrat.

Le renvoi lannexe est donc indispensable. Cette dernire doit figurer au contrat avant que le salari ne sengage. Dans ce cas, lannexe fait partie intgrante du contrat au mme titre que les dispositions du contrat principal . En cas de contentieux, il appartient aux juges de vrifier lexistence de lannexe. Annexer la fiche de poste au contrat de travail limite la mise en uvre du pouvoir de direction de lemployeur. bLa fiche de poste comme document non attach au contrat de travail

La fiche de poste doit tre porte la connaissance du salari. Lemployeur et le salari doivent sengager en toute connaissance de cause, et donc se communiquer toutes les informations ncessaires qui rgiront leur future relation. Les parties nont pas lobligation de mentionner au contrat la remise de la fiche de poste. Nanmoins, si lemployeur veut se prvaloir de ce document pour dmontrer que le salari na pas rempli ses obligations, il devra prouver que le salari a eu connaissance de ce document, de son contenu. La fiche de poste doit donc tre porte la connaissance du salari pour que son caractre impratif soit opposable. La signature de la fiche de poste par le salari (pour visa) permet lemployeur de dmontrer quil a rempli son obligation dinformation en cas de contentieux. En revanche, la co-signature par lemployeur doit tre vite sil ne veut lui confrer une valeur contractuelle. Si lemployeur veut disposer de son pouvoir unilatral de direction, la fiche de poste ne devra pas tre contractualise. Le contrat de travail informera simplement le salari de lexistence de la fiche de poste. Pour lemployeur, il sagira de toujours veiller ce quil y ait congruence entre la fiche de poste et le contrat de travail. En tout tat de cause, lemployeur devra toujours veiller ce que lvolution du poste, retranscrite dans la fiche de poste, nait pas pour consquence de modifier le contrat de travail ou bien il devra voir avec le salari comment modifier celui-ci, notamment la suite dentretiens de progrs, lorsque le salari co-investit dans le dveloppement de ses comptences.

Les consquences sur la valeur contractuelle de la fiche de poste et donc ses modalits dvolution ne seront pas les mmes selon les modalits choisies de transmission de linformation au salari, selon quelle est intgre au contrat de travail ou remise pour information au salari.

1.7 Evolution du sens du management dans les entreprises


Comme nous lavons soulign prcdemment, loutil fiche de poste permet dorganiser, de clarifier et de formaliser les missions et activits exerces par chacun - les articulations organisationnelles sont lisibles. Cela est en lien avec la stratgie de lentreprise.
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La fiche de poste va permettre daccompagner les volutions internes (mobilits) ou hors de lentreprise. Elle sinscrit donc dans le processus de la formation professionnelle tout au long de la vie en offrant des repres la personne pour la mobilisation, lacquisition, la mise en uvre et la valorisation de comptences dans le cadre de la construction dun parcours professionnel. Cet outil est une base pour mener une rflexion sur lvolution des postes. Lengagement dans les dmarches qualits (cf. lAfnor
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ou dautres certificateurs de la qualit) permet de

rexaminer les processus de ralisation du service, ce qui permet de rinterroger la conception des postes.

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2 USAGE SPECIFIQUE DE LA FICHE DE POSTE POUR LES ASSOCIATIONS DE SOLIDARITE


2.1 Rappel historique et spcificits
La spcificit de la gestion des ressources humaines dans une association de solidarit est trs lie au niveau de projet de cette association. Une association dont le niveau de projet consisterait n'tre qu'une courroie de transmission des politiques publiques ou bien une association qui se dfinirait essentiellement comme une entreprise de services nont l'une et l'autre aucune raison de dvelopper une gestion spcifique des relations humaines. Autrement dit c'est la spcificit du projet associatif qui peut influer sur les rapports sociaux entre les membres d'une association de solidarit. Cela est vrai au niveau des rapports humains qui seront fortement dtermins par les orientations solidaires de l'association. Cela est vrai aussi pour la gestion des ressources humaines et finalement pour l'organisation du travail. Le fait dutiliser la loi de 1901 ne prjuge en rien dune spcificit des relations humaines. Cette ventuelle spcificit est aussi difficile mettre en uvre que le projet saffirmer. Chaque association nen est pas au mme niveau de projet et cela a des consquences sur sa conception des rapports sociaux. Mais cette situation volue. Le projet reste un combat au service de la solidarit, une dmarche de progrs solidaire. Cest une dmarche qui va conduire revisiter notre conception des rapports sociaux dans lassociation, commencer par revoir notre conception de la professionnalit (mtiers, professions, comptence, qualification etc.). Dvelopper une professionnalit ouverte conduit : rinterroger les formes de lengagement aujourdhui, bnvoles, militants, volontaires, professionnels engags ; prendre en compte le fait que lassociation daction sociale est un systme complexe ; ouvrir sur une conception des ressources humaines o lusager ferait partie des ressources mettre en uvre en tant quacteur dans le cadre dun projet. Cette dmarche suppose : un projet en dbat et qui saffirme, de distinguer dbat sur les orientations, rflexions et postures stratgiques, organisation et rpartition des tches, des rles et des fonctions.

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Si ce sont donc bien les fins qui dterminent les moyens et non le contraire, cela exige un effort collectif pour un dbat o chacun sa place est associ la rflexion dans une organisation o lon distingue clairement les lieux de dbat des lieux darbitrages.

2.2 Objectifs spcifiques pour des acteurs diversifis


1 - Pour les salaris Les politiques de solidarit et de protection sociale comme les cadres daction avec les publics vulnrables voluent de leur ct rapidement. Les critres dvaluation des projets vont apporter des dimensions nouvelles par rapport lapproche traditionnelle se rfrant une technicit prtablie et repre dans le cadre de lorganisation des moyens. La fiche de poste devient un outil indispensable pour lorganisation des emplois, rles et missions selon une approche collective et individualise, support dune approche prvisionnelle soucieuse de personnes inscrites dans une dimension dapprentissage tout au long de leur vie. Les fiches de postes permettent de mieux formaliser lattention porte aux emplois aids et aux salaris handicaps, au regard de leur accompagnement spcifique. 2- Pour les autres catgories dacteurs Lorganisation du travail et des relations humaines ne concerne pas que les salaris. Il est alors intressant de faire le rapprochement avec dautres types de documents similaires la fiche de poste, dvelopps pour dautres catgories dacteurs, bnvoles, volontaires, usagers, stagiaires, et permettant cette photographie individuelle. Comme la fiche de poste, ils peuvent tre utiliss comme outils pour lorganisation du travail des activits au service du projet associatif, comme base aussi pour une valorisation individuelle en quipe ou dans le cadre de projets individuels tout au long de la vie. A la diffrence de la fiche de poste des salaris, ils ne sinscrivent pas dans une relation de subordination telle que dfinie par le droit du travail. Les fonctions assures par ces autres acteurs vont avoir un effet sur la fiche de poste des salaris, du fait de lorganisation gnrale des activits, selon leffectivit du management associatif et selon les valeurs et le projet ports par une association. Il y a donc lieu dtre attentif aux formalisations adoptes travers lutilisation doutils proches des outils utiliss dans la gestion des ressources humaines salaries, pour bien faire ressortir les diffrences. aLes bnvoles

De plus en plus, les bnvoles non seulement demandent que soit pris en compte laspect affectif de leur engagement, mais ont aussi des exigences defficacit par rapport celui-ci. Ils ont besoin dune transparence sur leurs missions et rles et posent des exigences nouvelles en termes de management associatif. Pour mieux prendre en compte ces attentes, des associations ont t amenes dvelopper une approche plus rationnelle de lengagement des bnvoles sans pour autant driver vers une
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logique purement technicienne de leur contribution. Lapport des bnvoles interroge non seulement lorganisation collective mais aussi la politique gnrale de relations humaines, de communication et de valorisation des personnes, selon les principes adopts en termes dambition associative5. Les bnvoles ne se situent pas dans un lien de subordination par rapport lassociation et ils ne sont pas non plus forcment adhrents. Ils mettent disposition leur temps et leurs comptences, au service du projet. Ils contribuent ainsi au projet associatif, ce qui pose la question de la contrepartie morale de lassociation leur gard pour dvelopper des convergences entre les attentes individuelles et celles de lassociation par rapport son projet. Pour mieux rationnaliser cet apport et cet engagement, un outil non contraignant juridiquement se dveloppe : la convention dengagements rciproques. Il peut prsenter des similitudes avec la fiche de poste mais sur la base dun engagement moral au regard des motivations, comptences et disponibilits des bnvoles. Il permet aussi de prciser les rgles scuritaires et les moyens disponibles, notamment au regard des frais engags, assurances Il est tout fait possible dy inscrire les aspects correspondant aux modalits darticulation avec lactivit de lassociation et lanimation de son organisation, ainsi que dy prciser la personne rfrente pour le bnvole dans lorganisation, lorsquest prvue une telle modalit. Cest un outil individualis qui permet dinclure le bnvole dans une dmarche dynamisante, qui offre un support pour ensuite valoriser son action titre personnel, son apport la dynamique collective de lassociation et ventuellement sa valorisation professionnelle et personnelle. Lun des aspects de cette valorisation peut notamment nourrir llaboration dun passeport bnvole tel que notamment envisag par le CNVA dans son rapport Mieux accompagner et reconnatre lactivit bnvole diffus par le rseau France Bnvolat. bLes volontaires (cf. dcret n 2006-1205 du 29 septembre 2006)

Se situant dans un statut intermdiaire entre salari et bnvole, les volontaires relvent dune relation particulire avec les associations pour la ralisation de missions dintrt gnral cadre travers un contrat spcifique qui nest pas un contrat de travail (le contrat de volontariat exclut les liens de subordination). Ils apportent leur engagement et leurs comptences au service dune cause donne pendant un temps prcis. Consacrant un temps de leur vie cet effet, les volontaires auront inscrire leur exprience dans un parcours professionnel. Mais les risques de requalification existent6 : larrt de requalification n1347 du 20.09.07 concernant une association de Compagnons btisseurs et lUrssaf dIlle-et-Vilaine a ainsi requalifi des volontaires comme salaris du fait de lexistence dun lien de subordination. cLes usagers

Les politiques sociales rcentes conduisent mieux valoriser lapport des usagers dans la construction et la mise en uvre des projets associatifs, pour affirmer laccs leurs droits autant que les devoirs correspondant leurs responsabilits. Les politiques de lutte contre les exclusions, ou plus rcemment la loi n2005-102 du 11 fvrier

Lambition associative Guide pour interroger nos pratiques Editions Uniopss Dcembre 2003 - Tome I, 406 pages et Tome II, 100 p.

Se rfrer au 2.6 de cette fiche (points de vigilance juridique).


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2005 pour lgalit des droits et des chances, la participation et la citoyennet des personnes, confortent les associations qui se sont engages dans une dmarche de co-construction de leur action avec les usagers. La loi 2002-2 de rnovation des institutions sociales et mdico-sociales prvoit de son ct un livret daccueil et cre le Conseil de la vie sociale o des usagers sont appels exercer des responsabilits collectives de reprsentation. Dans les projets dtablissement et services, le livret daccueil peut donner des informations sur les principes de co-construction avec les usagers. Les modalits daccompagnement des usagers peuvent les conduire exercer des tches, fonctions et rles vocation collective. Leur mode de formalisation peut revtir des formes varies, notamment : contrat dans le cadre des projets individuels donnant lieu accompagnement, mandat pour un rle de reprsentation ou adhsion une association. Ce sont autant daspects qui de leur ct vont avoir un impact sur les formulations retenues dans le cadre des fiches de poste, contrats dengagement rciproque, indiquant la posture professionnelle attendue des autres intervenants. Les usagers peuvent changer de statut dans le cadre du projet individuel. Les documents rpondant certaines finalits comparables celles de la fiche de poste faciliteront larticulation des activits pour une co-production salaris, bnvoles et usagers

2.3 Reprage de thmes spcifiques correspondant aux diffrents acteurs


La fiche de poste peut se constituer partir des lments cits prcdemment dans la partie 1.3. Selon les orientations de lassociation, peuvent se greffer des lments de trame additionnels, selon les axes quelle souhaite mettre particulirement en valeur, par exemple en ce qui concerne : la prvention des risques (dont la maltraitance), les dmarches qualit, le tutorat des stagiaires, des volontaires ou des contrats de travail aids le prvoyant, les relations avec les bnvoles de terrain, pour certaines associations, le positionnement par rapport des usagers dans une relation de co-construction, les conditions dans lesquelles il est possible ou souhaitable dvoluer et les orientations envisageables (ce qui permettra notamment dclairer lutilisation du passeport formation). Comme nous lavons mentionn prcdemment, France Bnvolat a mis au point deux documents types qui peuvent servir de base la clarification des rgles du jeu entre bnvoles et associations et permettre ainsi le dveloppement de bonnes pratiques. Ces documents doivent videmment tre adapts chaque situation : Charte du bnvolat (rgles du jeu collectives), Convention dengagements rciproques (rgles du jeu individuelles) :
Dans de nombreuses associations, les modalits de collaboration des bnvoles font lobjet dun contrat ou dune convention de bnvolat qui fixera les droits et devoirs des bnvoles : ainsi lassociation France Bnvolat recommande lutilisation du terme convention , plutt que celui de contrat dont le sens est plus fort et pourrait donner lieu confusion. 7

www.francebenevolat.org
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Si la formalisation de ce type de document nest pas obligatoire, il permet de clarifier lobjet et les conditions dintervention du bnvole et de limiter les risques de requalification de la collaboration bnvole en relation salarie . Il convient alors dtre prudent dans la rdaction.
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2.4 Mthodes dutilisation et pratiques spcifiques


Quels liens avec lorganisation, la stratgie et les finalits de lassociation en termes de capital humain et de rapports sociaux, selon quelles cohrences et tensions ? Au service dune approche sociale et socitale, la fiche de poste permet de sous-tendre la politique des relations humaines : au regard de lemploi : progression et valorisation professionnelle, engagement dans lgalit des chances et la lutte contre les exclusions travers lemploi, gestion des ges, scurisation des parcours professionnels et mobilits, autonomie et dveloppement personnel, dmarche crative dans le respect des valeurs sociales et socitales de lassociation, inscription dans des dmarches de management participatif, dmarches qualit et droits des usagers, entreprise apprenante, thique et dontologie. au regard de la responsabilit collective : scurit et prvention des risques, orientations politiques de lassociation en matire de GRH et GPEC, valuation interne de son action, ducation populaire, dveloppement conomique et social du territoire. Si toute entreprise est interroge par cette double dimension, les associations de solidarit le sont dautant plus du fait de leur caractre non lucratif mais aussi de leur rle politique.

2.5 Reprage de mthodes dlaboration


De la part des professionnels salaris dans les associations de notre secteur, sexprime une crainte que la cration dun tel outil ne fasse disparatre la coopration et la complmentarit qui staient installes de faon informelle dans les quipes. Cest pourquoi il convient de poser quelques pralables, avant dexplorer un certain nombre daxes qui vont tre dterminants pour le choix dune mthodologie par une association, parmi la diversit des approches possibles.

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a-

Pralables

Si la fiche de poste doit tre un outil dorganisation sappuyant sur la confiance, gnrateur de motivation, plusieurs pralables son laboration doivent tre poss. Posture au service dun projet (projet associatif et projet dtablissement) : il ne peut y avoir dtermination des fiches de poste sans pralablement avoir dfini un projet. Lanalyse doit sattacher ce qui est fait dans la ralit du poste tel quil est un moment donn, et non tel quil doit voluer. Posture dontologique : la fiche ne doit pas tre utilise dans un objectif disciplinaire. Posture inscrite dans le temps : la rvision priodique des fiches de postes permet de mesurer ses volutions et les acquis raliss ou raliser en fonction tant de la ralit des personnes que des objectifs de lorganisation, en tenant compte de la ralit entre travail prescrit et travail rel comme des enseignements des valuations qui auront pu tre menes. bRecommandations Sa porte dpendra du style de management, autoritaire, bureaucratique ou participatif. Il revient aux personnes morales dorienter leur management en fonction de leurs valeurs et de leur projet. Les mthodes dlaboration de la fiche de poste doivent tre adaptes aux buts poursuivis. Direction et encadrement doivent tre volontaires pour construire un outil qui leur permette de rsoudre les problmes de ressources humaines quils rencontrent et damliorer les conditions de motivation de leur personnel. Apprcier la ralit des activits suppose que le salari soit associ ce travail dlaboration. Le rle des reprsentants du personnel est envisager, notamment pour susciter ladhsion la dmarche dlaboration. Plus la fiche de poste est laboutissement dune rflexion pralable impliquant les acteurs concerns, plus elle est performante car dautant plus aisment approprie par eux et motivante. Do limportance de la porte dentre dans llaboration des fiches de poste, sappuyant sur une culture de la concertation. Les dmarches participatives saccommodent mal du seul rapport hirarchique, do lintrt de recourir un travail en groupe diversifi pour mieux comprendre les contraintes des uns et des autres, lintrt aussi du recours un consultant cet gard. Cela nempche pas quin fine, cest la direction qui tranche. Lobservation des diffrentes mthodes dlaboration dune fiche de poste conduit un certain nombre de consquences en matire de performance de la fiche de poste au niveau individuel comme de lorganisation collective (se rfrer la partie c- exemple de mthodes dlaboration). Le Conseil dAdministration, en tant quemployeur, a un droit de regard sur les fiches de poste. Les administrateurs ont leur place dans la dmarche - notamment par rapport la validation des fiches. De plus, cela peut leur permettre de dcouvrir ou de redcouvrir les postes existants au sein de leur association et le lien, larticulation entre les diffrents acteurs. La transparence de lorganisation collective conduit rendre visible la combinaison des principales fonctions identifies dans les diverses fiches de poste, do lintrt aussi dinclure une approche collective dans la rflexion.

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La communication est importante : les acteurs concerns doivent tre informs. Cela favorise ladhsion lesprit de la dmarche. Il est essentiel que les objectifs de cet outil soient exposs et compris de tous. La fiche de poste tant un outil individualis, le salari doit se sentir acteur. c. exemples de mthodes dlaboration

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OUTILS
DEVELOPPES

METHODOLOGIE DELABORATION ET ACTEURS ASSOCIES

LIMITES / LEVIERS
Le salari n'a pas de visibilit sur ses missions. Le salari ne se situe pas dans l'organisation ni par rapport aux

Aucun outil

autres acteurs impliqus dans le mme projet. Les volutions possibles du poste sont floues. Lvaluation se fera plus difficilement. Le salari a une liste de tches accomplir mais cela reste technique

Planning journe

Le responsable avec ou sans le salari.

Pas de valorisation de son poste ni de ses comptences. Ses responsabilits n'apparaissent pas lisiblement. Le professionnel ne se situe pas dans l'quipe. Le collectif n'apparat pas.

Par le directeur ou le responsable mais sans y associer le salari. La fiche de poste est un "modle type" d'une profession sans prendre en compte les spcificits de la structure. Le responsable avec
Fiche de de poste

Le salari ne se l'approprie pas. Toutes ses comptences ne sont pas prises en compte. La fiche de poste ne prend pas en compte les ralits du terrain. Le dialogue social peut tre tendu. Dysfonctionnement organisationnel. Frustration des salaris. Erreurs de recrutements. L'volution du poste est compromise. La dimension de co-construction individu / association pour une meilleure qualit napparat pas. Reconnaissance des comptences (valorisation). Le salari se situe dans la structure et dans son quipe. Amlioration de l'organisation gnrale. Prise en compte de la ralit. Evite les doublons qui pouvaient exister pour certaines tches. La mise en place de groupes de travail est facteur denrichissement sur : o le mode dorganisation gnrale,

une collaboration du salari : management participatif.

Des groupes de rflexion pluridisciplinaire anims par une personne extrieure.

o les difficults que les professionnels peuvent rencontrer, o linteraction des diffrents acteurs : mise en avant, elle permet en effet de se dcouvrir, dcouvrir les autres collgues prendre conscience des missions, du rle et de la place de chacun) Valorisation des comptences collectives. Clarification du rle de chacun, de son positionnement aux autres et de ses limites. Le regard de neutralit de la tierce personne est un atout.

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Quel que soit le mode d'laboration choisi, il y a des acteurs quil faut intgrer tout au long de la dmarche et qui ont des rles diffrents, que lon peut regrouper dans diverses instances :

DIFFERENTES INSTANCES

ACTEURS
Les volontaires, bnvoles, salaris, stagiaires : ces acteurs constituent un

Lieu de concertation

ensemble, ils sont concerns par llaboration de loutil. Les instances reprsentatives du personnel peuvent tre associes la dmarche. Le directeur, responsable hirarchique, responsable des ressources

Lieu darbitrage

humaines : ces acteurs sont les personnes concernes par la rdaction, la formalisation de loutil. Ils sont aussi garant de la cohrence globale. Le conseil dadministration : celui-ci va tre lorgane dcisionnel. Le directeur peut valider loutil, selon les dlgations en place.

Lieu de validation

A noter par rapport llaboration des outils RH : les gnrations se succdent, avec des aspirations diffrentes, les projets voluent en mme temps que la socit et le contexte conomique et social. Il parat important que dans une dmarche participative, pour ne pas tomber dans une culture de la procdure se vidant de sens pour ses acteurs, la rflexion sur les fiches de poste et outils similaires puisse tre revue rgulirement.

2.6 Point de vigilance juridique


La valeur de la fiche de poste dpendra de la nature de son articulation avec le contrat de travail, selon quelle y est intgre ou non, comme nous lavons prsent au 1.6. Nous pouvons retrouver dans les contrats de travail le type de disposition suivante : En votre qualit de vous devrez mener bonne fin notamment les missions suivantes : Les conditions dexercice de votre fonction sont dfinies par la Direction et rgulirement mises jour dans une fiche de poste qui vous est communique. Il est convenu par ailleurs que votre affectation ainsi que vos fonctions pourront voluer selon les ncessits du service 9. Lorsqu'une personne contribue l'activit d'une association, elle le fait dans un cadre organis, et participe ainsi son dveloppement. Les glissements de rles et de statuts peuvent gnrer des ambiguts. Les exemples ne manquent pas o certains bnvoles ou volontaires ou usagers ont saisi les juridictions judiciaires afin de se voir reconnatre la qualit de salari avec tout ce que cela implique (un salaire minimum, une couverture sociale, la protection du droit du travail, etc.).

Extrait du Guide pratique de lemployeur associatif Uniopss - modle de CDI. La fiche de poste Uniopss - GRHAF Uriopss Pays de la Loire Dcembre 2009 19 /24

Afin de prvenir le risque de requalification du bnvolat en salariat, il conviendra alors de prendre un certain nombre de prcautions. La relation est susceptible dtre requalifie en salariat ds lors que les lments suivants existent : la perception dune rmunration excdant le strict remboursement de frais professionnels et lexercice de lactivit bnvole ; dans des conditions rvlatrices de lexistence dun lien de subordination. Plusieurs critres vont permettre de reconnatre ou non lexistence de ltat de subordination : intervention dans un service organis, excution des directives de lemployeur, fourniture des moyens de lassociation (cf. rmunration), contrle et sanction de la mission. Il est donc ncessaire d'organiser l'intervention des bnvoles et autres acteurs en les distinguant trs nettement du travail des salaris. Dans de nombreuses associations, les modalits de collaboration des bnvoles font lobjet de contrats moraux ou dune convention de bnvolat
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marquant leurs diffrences avec lactivit des salaris. Si la formalisation de

ce type de contrat nest pas obligatoire, elle permet de clarifier lobjet et les conditions dintervention du bnvole et de limiter les risques de requalification de la collaboration bnvole en relation salarie11.

2.7 Evolution du sens du management et de la gouvernance des associations de solidarit aujourdhui et demain et impact sur la conception de la fiche de poste
Ds lors que la fiche de poste est un outil de base qui sinscrit au service de la stratgie de lentreprise associative selon une dynamique de progrs, se pose la question de la communication, de lanimation et de lvaluation autour de loutil mis en place pour le faire progresser selon des repres partags. La fiche de poste et autres documents comparables sont des supports pour un processus dynamique voluant en fonction des hommes, des valeurs, du projet et de la stratgie associative. Outil privilgi pour une dmarche de gestion prvisionnelle des emplois et comptences et plus largement du management RH, le mode dutilisation de loutil fiche de poste rinterroge aussi lapproche des relations humaines, les modes de communication et danimation selon lambition associative de transformation sociale quune association veut vhiculer. Le travail sur cet outil amne chaque association se questionner plus largement sur sa conception de la vie associative : supplance aux pouvoirs publics, prestations de service dun service, cration de liens sociaux et rponse aux besoins en consquence,

et donc choisir le mode de management RH correspondant.

10 11

Se rfrer au 2.2 de cette fiche. Guide pratique de lemployeur associatif - Editions Uniopss. La fiche de poste Uniopss - GRHAF Uriopss Pays de la Loire Dcembre 2009 20 /24

3 QUESTIONS OBLIGATOIRES & DEBATS INDISPENSABLES


Lintrt dun tel outil est de permettre un repre professionnel identitaire pour les professionnels concerns par rapport leur travail, comme de le clarifier pour la communaut des autres acteurs, en loccurrence, les autres professionnels mais aussi les bnvoles, usagers, volontaires, stagiaires La fiche de poste soulve donc divers enjeux tels que : un enjeu organisationnel, au service des personnes accueillies en fonction de la stratgie et des projets de lassociation ; un enjeu de transparence et de communication : elle amliore la visibilit des contributions de chaque acteurs, de la chane des responsabilits, et est un vecteur de communication interne important ; un enjeu de reconnaissance mutuelle en identifiant les apports de chacun dans son rle et de a reconnaissance des comptences. La rflexion mene autour dun tel outil, nourrit les dbats suivants : La fiche de poste interrogent le plus souvent lorganisation du travail des salaris, mais comment les conseil dadministration peut sen saisir afin damliorer son organisation au service du projet, et pour rflchir sur son propre mode de gouvernance ? La formalisation des missions et des comptences via une fiche de poste, ou via des outils similaires , ne limite t-elle pas la capacit dinnovation des acteurs ? Comment articuler les diffrents outils de gestion de ressources humaines (recrutement, intgration, entretiens professionnels, ) ?

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BIBLIOGRAPHIE
Classification qualification : de lvaluation des emplois la gestion des comptences DONNADIEU Grard, DENIMAL Philippe, GENTIL Bruno Editions Liaisons 1994 200 p. La rvolution des mtiers PIOTET, Franoise Editions les Presses Universitaires de France, collection Le lien social 2002 362 p. Les associations daction sociale, outils danalyse et dintervention AFCHAIN Jean Editions Dunod 2me dition 2001 267 p. Les ressources humaines WEISS Dimitri Editions dOrganisations 1999 795 p. La professionnalisation, acqurir et transmettre les comptences CONJARD, Patrick (dir.) et DEVIN, Bernard (dir.) Editions Rseau ANACT 2007 159 p. Lambition associative Guide pour interroger nos pratiques Editions Uniopss Dcembre 2003 Tome I, 406 pages et Tome II, 100 p. Guide de lemployeur associatif Editions Uniopss. www.guide-employeur.fr Enqute sur la gestion des ressources humaines bnvoles Ses enjeux, ses bonnes pratiques THIERRY Dominique (dir.) Vice prsident de France Bnvolat Fvrier 2005. La France bnvole MALET Jacques (dir.) - Quatrime dition mars 2007 63 p. Site France Bnvolat www.francebenevolat.org

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Cette fiche sinscrit dans le cadre de la recherche action formation de lUniopss : Ressources humaines et spcificits des rapports sociaux dans les associations de solidarit : comment mieux utiliser les outils RH ? . Dans le contexte actuel, la recherche sur laxe Ressources humaines est devenue incontournable pour accompagner le changement et laffirmation du mtier des associations de solidarit comme pour interroger leurs spcificits en tant quacteurs institutionnels. Pour mieux mettre en relation les valeurs des associations et leur mise en uvre oprationnelle, ce projet de recherche veut faire apparatre trois niveaux de questionnement mthodologiques autour de 7 outils RH (fiche de poste, fiche de fonction, entretien annuel d'valuation, entretien professionnel, recrutement et intgration, formation pratique in situ, document unique de dlgation ). La recherche veut : - identifier autour de chaque outil des spcificits associatives sur le registre RH mais aussi des rapports sociaux, au carrefour d'acteurs parties prenantes de statuts trs diffrents, salaris, administrateurs, bnvoles de terrain, volontaires, co-construction avec les usagers, etc., autour d'une dmarche de projet de solidarit et en rfrence aux valeurs dune ambition associative . - interroger le niveau oprationnel et technique de ces outils selon un clairage pluridisciplinaire; identifier comment dautres outils destination des acteurs autres que salaris rpondent des fonctions proches. - resituer ces outils en termes de management RH et de gouvernance, pour une construction de comptences collectives aussi bien qu'individuelles, quel que soit le statut des acteurs impliqus et selon une vision prospective. Cela passe notamment par la gestion prvisionnelle des emplois et comptences et la formation tout au long de la vie. Les administrations, les entreprises font voluer les outils qu'elles utilisent travers la ngociation collective comme du fait de leur politique. Des entreprises rflchissent sur leur responsabilit socitale. Cette recherche vise revisiter lhritage des entreprises but lucratif ou de ladministration qui ont fortement marqu les conceptions du management RH, partir de lobservation de spcificits associatives devenues plus manifestes sur ce registre. Lapproche retenue interroge la cohrence entre la dmarche de mouvement associatif, lorganisation et la mise en uvre de son action partir de ces outils RH : elle est sans exclusive et ne prne pas un modle unique. Elle cherche identifier des points de tension et de bonnes pratiques autour des 7 outils retenus pour sinscrire dans une dmarche de progrs. Cette recherche veut sappuyer sur les rflexions et les pratiques dadhrents de lUniopss et dUriopss volontaires impliques dans le GRHAF (Groupe ressources humaines associatives et formations). Ce projet se situe dans le prolongement dun travail au long court soutenu par la DIIESES. Il a bnfici du soutien de la DGAS ainsi que du partenariat du Crdit Coopratif et de Chorum, ce dernier se situant dans une perspective dextension aux autres domaines de lconomie sociale.

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Cette fiche a t ralise par Sverine Salafia, Uriopss Pays de la Loire, dans le cadre du GRHAF (Groupe Ressources humaines associatives et formation) de lUniopss, sous la coordination dHlne Dolgorouky, ple Emploi-RH et la responsabilit de Christine Chognot, adjointe au directeur de lUniopss. Le GRHAF est compos des membres suivants : Julie Aigret et Clotilde Guillon ( Uriopss Auvergne Limousin) ; Nathalie Perret-Launay et Vronique Dorval (Uriopss Bretagne) ; Isabelle Colly-Favr (Uriopss Haute Normandie) ; Sabine Esnault (Uriopss Ile de France) ; Latitia Courtin (Uriopss Languedoc) ; Sylvie Mathieu et Brengre Henry (Uriopss Lorraine) ; Valrie Delaet (Uriopss Nord Pas de Calais) ; Anne-Marie Poyet (Uriopss PACAC) ; Anne Postic et Sverine Salafia (Uriopss Pays de la Loire) ; Sverine Dupont (Uriopss Picardie) ; Christine Chognot, Hlne Dolgorouky, Jean Afchain, Romain Guerry, Annick Chuffart (Uniopss).

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